欧派集团出差管理制度.docx

1、欧派集团出差管理制度欧派集团出差管理制度JTTY-1291.目的：为规范出差管理，明确出差申报流程、补助标准及管理要求，特制定本制度。2.适用范围：本制度适用于欧派集团各事业部、各部门（合伙分公司还有制度规定的按制度执行，未有制度明确的参照本制度执行）出差的管理。3.主要内容：出差概念与分类：3.1.1出差：本制度指公司员工因公事需调派到常驻工作职位之外的地点工作，包括参加会议、商务洽谈、商务考察、担任临时职务等。3.1.2出差分类：依据出差性质、日程、目的地等，出差分为外勤、省内出差、省外出差、国外出差、派驻（不含常年派驻）四大类型。出差（不含外勤）审批3.2.1所有出差须事前由出差人或部门

2、填报出差审批表（附件一），详细列明职务、出差事由、出差时刻、乘坐交通工具、同出差人员名单、详细线路、拟住宿方式（对方安排仍是自住）等内容，经合规签批人批准后方可出差：3.2.1.1省内出差报批（须同时符合下述规定）：计划费用每人3,000元（含交通、食宿、通信等补助，下同）以下的，由部门负责人签批；计划费用3,000元及以上、5,000元以下的，由事业部主管副总签批（橱柜、家具营销部门别离由橱柜营销副总、家具营销总领导助理签批；公共职能部门报集团总裁助理签批，其中行政部、采购开发部报总裁行政助理，内务部、监察审计部报总裁内务助理，本文下同）；计划费用5,000元或以上、或持续出差时刻超过7天的

3、，报事业部总领导（其中橱柜、家具营销部门别离报橱柜营销总领导、家具营销副总，公共职能部门报集团总裁，本文下同）批准。3.2.1.2省外出差报批（须同时符合下述规定）：计划费用每人5,000元（采购开发部及橱柜、家具事业部所属部门10,000元）以下的，由事业部主管副总签批； 计划费用每人5,000元（其中采购开发部及橱柜、家具事业部所属部门10,000元）或以上、10,000元（其中采购开发部及橱柜、家具事业部所属部门20,000元）以下的，报事业部总领导批准。计划费用每人10,000元（采购开发部及橱柜、家具事业部所属部门20,000元）或以上，或部门负责人出差时刻持续超过10天，和总领导室

4、成员出差，报董事长批准。3.2.1.3远程交通工具乘坐规定:A类职位、勤杂人员：汽车座位或火车座位（若是某线路汽车卧铺价钱低于汽车或火车座位，允许报销汽车卧铺）。B类职位：汽车卧铺或火车硬卧、高速火车（动车组、轻轨）二等座位，若机票折后价低于上述交通工具价钱，则允许乘坐飞机经济舱。C类职位：汽车卧铺或火车硬卧、高速火车（动车组、轻轨）二等座位，机票价5折以下（含5折）或折后机票价等于或低于火车、汽车价钱时，允许乘坐飞机飞机经济舱。D类职位：汽车卧铺或火车硬卧或火车软座或高速火车（动车组、轻轨）一等座位；其中事业部（副）总领导及以上可乘坐飞机经济舱，省外出差总监级可乘坐8折、领导级及副领导级部门

5、负责人可乘坐折或以下飞机经济舱及火车软卧，非部门负责人的副领导级可乘坐折或以下飞机经济舱。超出上述标准乘坐远程交通工具的，超出部份费用由出差人员自付。特殊情形须超标准乘坐交通工具的，须在出差审批单中注明（同时注明单程或双程，返程的应事前口头请示本条款后述合规审批人，出差回来后补书面审批件），其中总额超过补助标准500元之内的，报事业部总领导批准，超过补助标准500元或以上的，报集团总裁（总领导室成员须报董事长）批准。未按此程序而擅自超标准乘坐交通工具的，一概只报销标准限额部份（以来回单程分开计），超出部份由个人自付。本着节省费用的原则，出差必需乘坐直达交通工具，确因出差需要半途转车或无直达交通

6、工具的，必需在出差审批单（事后发生的在出差行程表）上注明，报出差终批人签批后给予报销。3.2.1.4国外出差报批：出差人员事前同时填报出差审批单、费用计划申请单，列明须支出费用清单，估计整体费用等，报事业部主管副总、事业部总领导审核，董事长审批。所有国外出差一概须事前报批，不得事后补报。3.2.1.5低职他人员与高职他人员一同因公出差，特殊情形下（如因工作需要无法别离安排住宿、乘坐交通工具等）须按超出本人职别标准报销的，须在出差审批单中注明，经集团总裁或董事长审批同意后方可。3.2.1.6 派驻报批：部门因工作需要指派人员离开常驻工作职位，相对固定在同一地域处置工作或担任临时任务、持续时刻达3

7、0天或以上的（包括半途临时性返回常驻工作职位、后继续派驻的），视为派驻，主要包括：技术、开发、质量部门派往供给商、外设机构的驻点人员、巡检人员等。由部门填报出差审批单，详细注明派驻事由、计划派驻时刻等，报事业部主管副总签批。虽未在总部上班但工作职位长期固定的常年派驻人员（如广州各商场人员，天津公司人员，广州总部派驻天津公司、合伙分公司的人员，外设台面分厂、趟门分厂/车间人员等）不纳入本制度管理范围，其有关福利补助按欧派集团福利管理制度JTTY-60及相关薪酬待遇制度最新版本执行。出差费用借支3.3.1出差人员需预支出差费用的，凭合规签批的出差审批单填写借支单，借支单由出差审批单合规签批人的下一

8、级人员（最低签批人为部门负责人或其指定授权人员）审批。借支单签批人须严格依照出差申批单上所审批费用签批借支额度。3.3.2借款人员已发生借支未还款的，不得再借支，确需继续借支的，按欧派集团财务管理制度JTTY-62最新版本规定执行。3.3.3对单次、单人借支费用达2万元的，一概报集团总裁批准，借支挂账人为出差人本人。3.3.4出差费用借支其他规定依照公司有关财务管理制度执行。省内、省外出差补助标准3.4.1住宿、伙食补助:3.4.1.1 A类人员和勤杂人员：住宿补助110元/天，伙食补助21元（5+8+8）/天。3.4.1.2 B类人员：住宿补助150元/天，伙食补助26元（6+10+10）/

9、天。C类人员折： 住宿补助元/天，伙食补助34元/天通信补助： 15元/天 ，交通补助20元/天3.4.1.3 C类人员：住宿补助190元/天，伙食补助40（10+15+15）元/天。3.4.1.4 D类人员：副领导级住宿补助250元/天，伙食补助60元（15+25+20）/天；领导级及副领导级部门负责人住宿补助300元/天，伙食补助75元（20+30+25）/天；事业部主管副总级（总领导室专职助理）住宿补助400元/天，伙食补助90元（20+35+35）/天；事业部总领导、营销总领导、制造总领导450元/天，伙食补助100元（20+40+40）/天；制造总裁、集团总裁住宿补助500元/天，伙

10、食补助120元（20+50+50）/天。对于享受固定伙食补助标准的员工，出差期间按上述标准补助，但不得再同时享受固定伙食补助，其余出勤则按固定伙食补助标准按出勤比例发放。3.4.1.5 鉴于部份城市消费水平较高，当实际发生费用超过以上标准的，出差人员住宿、伙食补助可在上述基础上乘以相应系数，具体见附件三。3.4.1.6橱柜、家具、厨电、卫浴营销部门B类业务人员及监察审计部B类职员、督导支部B类专员出差按C类人员补助标准的予以补助。3.4.1.7 (副）领导级以上干部如因涉及重要接待或出于公司形象考虑，或因其他特殊原因（如遇大型展会临时性房价太高等）致使住宿费用超出补助标准的，须在出差审批单中注

11、明理由，费用超过标准100元之内的，报事业部总领导批准，超过补助标准100元或以上的，报集团总裁（总领导室成员须报董事长）批准；事前不能预见的，也须口头事前报批，出差回来后补报规范手续，并凭开具的发票实报实销。3.4.1.8持续在同一个城市出差时刻超过15天、且住宿地址不变的，出差人员应尽可能争取住宿的优惠，此类住宿补助按上述标准的85%报销；确实不能争取到优惠的，应书面说明，报合规审批人签批后报销。3.4.2出差期间通信补助:3.4.2.1省外出差补助：15元/天；省内出差补助：10元/天（已有月度补助同时生效）。3.4.2.2出差人员应尽可能利用所入住酒店的电话联系本地业务，以节约远程话费

12、。3.4.2.3因大型业务活动省外出差的（如大型招商、促销等），可另外再补助10元/天。由部门负责人认定后在报销单上审核、签名。3.4.2.4补助天数计算同下述。3.4.3远程搭车补助：乘坐汽车座位、火车硬座超过10小时或超过午夜12点者，超出部份给予5元/小时的补助。3.4.4动身地及出差所在地域交通费用补助：3.4.4.1动身地交通费用补助：不乘坐公司车辆而乘坐市内公交（含机场快巴、轻轨）抵达车站、机场的，交通费用按实报销；特殊情形符合下列条件之一的，乘坐出租车、摩托车、或其他交通工具能够按实报销，但应尽可能以节省为原则:特急公事或因公带有20千克以上重量的货物并由部门负责人同意；本公司主

13、管级人员两人或以上、职员级及以下人员三人或以上一同出差的；晚上九点钟以后出发或返回者；部门副领导（厂长）及以上职位人员出差遇公司无法调派车辆时。3.4.4.2出差所在地域交通费用补助：出差所在地域交通费用补助20元/天，包括出差地域火车站、汽车站至目的地来回车费，不包括机场至目的地来回车费（如机场大巴、机场轻轨等），机场至目的地来回公交车费据实报销。副领导级以上人员乘坐出租车实报实销；其它人员特殊情形下须乘坐出租车的，须书面说明具体情形，由事业部主管副总批准后按实报销。3.4.5出差补助天数的计算方式：3.4.5.1住宿补助天数：以实际住宿天数计算，以车票或机票抵达出差所在地日期为准计第一天，

14、返程车票或机票动身时刻的前一天计最后一天。若出差地为公司外设分厂所在地（或天津公司等外设机构回广州总部）的，应尽可能安排在外设分厂、（或总部招待房）住宿，所入住天数不计入补助，报销时须减去。当次出差期间转换出差地址的，均以实际入住天数为准，以交通单据为依据界按期间的实际入住、退住时刻。确因特殊公事致使返程当天仍须支付住宿费用的，须在报销单上注明详细理由，报当次出差终批人签批后予以补助。3.4.5.2伙食补助天数：原则上以出差天数计算，但中午12点以后动身（或中午12点前回到原工作职位的，）只能计半天（以交通单据为依据）。若出差地为公司外设分厂（或天津公司等外设机构回广州总部）的，应尽可能安排在

15、外设分厂（广州总部）食堂就餐，期间出差天数不计伙食补助，报销时须注明并减去天数。3.4.5.3分厂、商场确实不能提供食宿的，须在报销时注明。3.4.5.4外设机构因专项任务回广州总部、需超出出差补助范围申请专项费用的（如质量部门每一年举行的外设台面车间主任统一回广州总部集训须聚餐或其他活动费用），须事前形成专项报告，其中总费用（含来回差旅费、差旅补助及当次活动的其他所有费用）20,000元以下的，报事业部总领导审批，20,000元及以上的报集团总裁审批。派驻人员补助3.5.1住宿补助：公司或派驻方应提供固定住宿，再也不计发派驻人员住宿补助，由部门同时填报出差审批单及费用计划申请单，直接申请费用

16、；确须自行解决住宿的，由部门事前在出差审批单中注明原因后报批，实际住宿费用与上述3.4.1标准的80%比较，按孰低原则报销，同时按3.4.1标准的80%与实际费用的差额的50%补助给出差人员。3.5.2伙食补助： 派驻地食堂提供就餐的补助标准：A类人员：5元天；B类人员：7元天；C类人员：10元天；副领导级人员：15天；领导级人员：20天。部份城市消费水平较高的，可按附件二在上述基础上乘以相应系数。派驻人员确实不能在派驻地食堂就餐、须自行解决伙食的，其补助按上述3.4.1标准的80%计发。由部门负责人审核确认后报批报销单。 享受总部月固定伙食补助的人员驻外期间按上述标准补助，再也不发放每一个月

17、固定伙食补助，由部门考勤员每一个月统计驻外人员的实际驻外天数及总部上班天数，提供给工资核算员核算伙食补助，随工资计发。国外出差补助：国外出差期间所有因公支出的费用按欧派集团财务管理制度JTTY-62最新版本规定报销，不另计出差补助，其中实际费用超过预算的，营销线人员须报董事长审批，其他人员报集团总裁审批。费用报销3.7.1住宿费用须凭实际住宿有效发票报销。当次出差住宿费用能够按规定标准*天数累计报销，按实际发生住宿费用与有效单据金额孰低原则确认“可报账金额”，当可报账金额高于公司住宿费用标准的，按公司住宿费用标准报销；当可报账金额低于公司住宿费用标准的，除按可报账金额报销外，另将差额的50%补

18、助给出差当事人。举例：某领导某次出差5天，其中2天住宿费用为200元天，另外3天住宿费用为400元天，其补助标准为300元天，其实际住宿费用为200*2+400*3=1600元，但其可报销住宿费用为：300*5=1500元（本制度规定能够特批的情形除外）。3.7.2出差人员须在出差结束后7个工作日之内完成出差费用报销工作。3.7.3除伙食补助及远程搭车补助、摩的费外，其他所有出差费用一概凭有效单据报销。出差人员应自觉掌握、不断增强对单据的辨别能力，避免获取假单据。单据丢失或持假单据者，年内第一次发生的，由本人备书面报告，经出差审批人批准，给予按原标准（其中）降低一级（D类按C类、C类按B类、B

19、类按A类，A类按核定价钱的80）报销；第二次发生的，按原标准的50%报销；第三次及以后发生的，均不得报销。由财务部初审职位成立台账进行记录、备案。3.7.4出差期间必要的因公办公业务费用按欧派集团财务管理制度JTTY-62最新版本规定报销。3.7.5交通费用报销时须在出差行程表上详细注明起止地址、时刻、线路、事由说明，以车站或机场电脑出票单为准，手撕票无效；公交车费、的士费等确实无法取得电脑票单的，须书面说明具体情形，报事业部总领导批准方可报销。因私产生的交通费用一概不得报销。3.7.6报销审核、审批人须对报销单费用的真实性、准确性负责，严格依照公司财务管理制度要求进行审核、审批。3.7.7出

20、差费用报销其他规定依照公司有关财务管理制度执行。出差考勤计算3.8.1经合规审批的出差均以正常出勤计，但若因周六、周日及节假日出差致使当月总出勤时刻超过应出勤时刻的，不计加班，可于事后换休。3.8.2若出差人员出差、探亲同时进行的，须减去探亲时刻及周末、节假日时刻，在出差申请审批表中注明、报批；其探亲补助另按公司相关福利制度执行。3.8.3出差人员须事前当面或以电话、邮件、QQ等有效方式报直接上级及部门负责人，同时将出差申请审批表交部门考勤员备案，部门考勤员依据审批表批准时刻跟进出差人员考勤。3.8.4出差人员出差完后应及时返回公司，上午10前返回的，当天计一天出勤；下午3点前返回的，当天计半

21、天出勤；不能返回的应提前向部门负责人请示、同意后当天可不返回，其中车票或机票抵达时刻为11点前的，当天计半天出勤，车票或机票抵达时刻为下午3点的，当天计一天出勤。出差动身当日未返回工作职位直接动身、车票或机票动身时刻为11点前的，当天计一天出勤；车票或机票动身时刻为下午3点前的，当天计半天出勤。出差人员应将有效交通单据复印件提供给部门考勤员，以核算考勤。外勤规定3.9.1因公临时出差省内、不需在出差地住宿的，一概视为外勤。3.9.2外勤补助标准：3.9.2.1伙食补助：按上述标准执行。3.9.2.2通信补助：按上述标准执行。3.9.2.3交通补助：按上述标准执行。出差纪律及其他要求3.10.1

22、出差人员应高效完成公司安排的出差任务，做好工作记录，如期或提前返回职位；遇有问题应及时、主动与上级以电话、传真、电子邮件等方式联系、解决。出差应按出差审批单上报批的事由、期限、工作安排进行，确因特殊情形须调整或因病、遇意外或因工作实际，需要延长或缩短出差时刻、调整出差内容的，应及时向上级请示（电话、OA等），经上级批准后方可，同时，上级须及时将情形向出差合规签批人汇报。出差回来后，须由部门负责人在出差报销行程表（附件二）上签名确认后方可报销。3.10.2出差人员不得因私事或借口延长出差时刻，出差期间不得从事与工作无关之商业行为，不然其当次差旅费不予报销，不享受当次出差补助；若同时违背公司其他规

23、章的，按规章执行。3.10.3出差人员对其出差工作有详细报告的义务，出差回来后须按部门要求完成当次出差任务的工作报告。3.10.4出差人员必需维持电话随时开机状态，及时接听公司电话或回电。无合法理由不及时接听公司电话或回电者，由相关当事人报责任人部门负责人查实后，不予报销当次出差通信补助，同时在当月工资核算时取消当月通信补助。3.10.5除非上级指派或工作确实需要，出差动身时刻原则上不得为周日或节假日。3.10.6同性别、同级别两人以上同行出差，要求尽可能以两人或三人为单位入住一个房间，以节省差旅费开支，此类住宿费用按上述补助标准的80%报销；若高级他人员与低级他人员一同入住、按低级别补助标准

24、80%报销的，则高级他人员按级别补助标准差额的50%予以补助；若低级他人员按高级他人员补助标准80%可低于低级别补助标准的，可与高级他人员一同入住、按高级他人员补助标准80%报销。3.10.7如有他方（如商场、外设分厂或其他接待方等）代为支付费用的，出差人员应委婉拒绝，并正确宣导公司相关政策；确实无法推拒的（如已先行垫付），也应及时将等额费用给回对方，对方拒不同意的，须将所得发票给回对方，同时出差费用报销时不计入补助，报销时须减去，并注明付费方具体名称，属公司商场的，由财务部直接冲抵其等额货款；属外设分厂的，由财务部冲抵其费用。监督管理3.11.1部门负责人应对本部门出差行为及出差费用进行有效

25、管控，为本部门出差行为、出差费用的真实性、准确性、规范性的第一责任人。每一个月财务部将各部门差旅费报销审核错误情形发送监察审计部，由监察审计部结合监察审核发觉的该部门审核错误情形，对考核时段内审核错误达3次或10%时，对部门负责人提出OA警示，达4次超过10%时，由监察审计部按失职对责任部门提出处置意见，报合规签批人批准后执行处置。3.11.2监察审计部、业务督导部有权对各事业部、各部门出差管理及费用报销情形进行检查监督， 处置各类违规。3.11.3对故意行为致使的营私舞弊、弄虚作假、假公济私等违规行为（如虚报出差天数、多人同行谎报为单人出差、或他方付费隐瞒不报等并未实际产生费用的行为），一概

26、以贪腐论处，按欧派集团奖励与违规处置条例JTTY-63、欧派集团员工廉洁自律管理制度JTTY-26最新版本相关条款处置。4.本制度自二一二年四月起执行，由总领导室负责解释，公司现有制度中关于出差管理的条款与本制度相冲突的，一概以本制度为未准。之前关于出差补助的申请报告、通知等文件同时废止。5.相关记录：欧派集团福利补助制度JTTY-60、欧派集团考勤与休假管理制度JTTY-61、欧派集团财务管理制度JTTY-62等制度最新版本出差审批表（附件一）（原JTTY-61F附表五同时废止）、出差报销行程表（附件二）附件三：住宿、伙食补助系数对应表广东欧派集团总领导室二一二年三月十三日JTTY-129附

27、件一出差审批表申请部门申请日期姓 名职 务出差申请项目、内容计划出差时间自 年 月 日 至年 月 日预计金额交通工具 ；若乘坐飞机，折扣： 借支金额部门审批事业部主管副总事业部负责人集团总裁董事长实际出差时间自 年 月 日 至 年 月 日共计 天 备注注：出差人凭此审核表进行借支、报帐JTTY-129附件二： 出差报销行程表出差人级别：填报日期：出差日期出差起始地点路线交通工具交通费住宿地点住宿天数实际住宿费城市系数按补助标准计住宿费(住宿标准*系数*天数)按制度孰低原则确认可报的住宿费按节约部分补50%给出差人备注合计其中：伙食补助 系数城市) 补助金额为： 伙食补助 系数城市) 天，补助金

28、额为： 伙食补助 系数城市) 天，补助金额为： 伙食补助 (无系数城市) 天，补助金额为： 市内交通补助 天，补助金额为： 电话费补助 天，补助金额为： 补助合计： 元部门审核：制表JTTY-129附件三： 住宿、伙食补助系数对应表一、乘系数的城市（26个，其所辖区、镇级城市乘系数）：广州、深圳、北京、上海、重庆、天津、南京、武汉、长沙、杭州、成都、沈阳、济南、哈尔滨、西安、福州、长春、郑州、大连、太原、石家庄、北海、青岛、苏州、扬州、舟山二、乘系数的城市（33个，不含所辖区、镇级城市）：昆明、南宁、合肥、呼和浩特、南昌、乌鲁木齐、兰州、贵阳、海口、无锡、东莞、宁波、温州、淄博、常州、厦门、三

29、亚、琼海、宜兴、昆山、镇江、盐城、汕头、珠海、桂林、钦州（广西）、防城港（广西）、东兴（广西）、凭祥（广西）、烟台、威海、连云港、日照三、乘系数的城市（不含所辖区、镇级城市）：广东：中山、佛山、惠州、湛江、江门、韶关、茂名（7个）；广西：柳州（1个）；江苏：徐州、南通、淮安、江阴、常熟（5个）；山东：潍坊、济宁、泰安、东营、枣庄、临沂（6个）；山西：长治、大同（2个）；浙江：湖州、嘉兴、金华、绍兴、慈溪、义乌、台州（7个）；福建：泉州、莆田、石狮、晋江（42个）；宁夏：银川（1个）；青海：西宁（1个）；内蒙古：包头、赤峰（2个）；陕西：宝鸡、延安（2个）；河南：洛阳、南阳、安阳（3个）；河北：唐山、邯郸、保定、秦皇岛（4个）；湖南：岳阳、株洲（2个）；湖北：襄樊、宜昌（2个）；安徽：芜湖、黄山（2个）；黑龙江：大庆、齐齐哈尔、绥化、牡丹江（4个）；吉林：吉林（1个）；辽宁：抚顺、鞍山（2个）；四川：峨嵋山、都江堰、乐山（3个）；甘肃：敦煌、嘉峪关（2个）；新疆：库尔勒（1个）；云南：大理、丽江（2个）；西藏：拉萨（1个）。