1、合同档案借阅登记表合同档案借阅登记表 人事档案管理制度 第一章 总则 第一条 为了将企业人事档案管理工作制度化、规范化,维护人事档案材料完 第二条 第三条 第四条 第五条 第七条 整,防止档案丢失、损坏。便于相关人事档案材料的借阅和使用。特制订本制度。 档案与借阅的定义。 档案是指公司从事经营、管理工作中形成的,对企业和社会有利用与保存价值的各种文字、图表、声像、实物等不同形式与载体的历史记录。 借阅是指本流程所指借阅为广义借阅,包括查询、借阅、复印等利用方式。 本制度适合公司总部及各办事处及分支机构。 第二章 人事档案分类 员工人事档案具体分为分四大类:即入职档案、职位档案、薪酬考核档案、其
2、他档案。 入职档案。 1.、员工入职登记表、面试评价表、 _、户口本、学历学位证书、英语等级证书、计算机等级证书、各类资格证书复印件等个人入职基本信息。 2.动合同、保密合同、补充协议、应届毕业生协议、实习协议等。 职位档案。 职位说明书、职务说明书、职务任命书。职务变动申请、职位职务变更记录。 第八条 薪酬考核档案。 试用期考核表、员工试用期总结表。季度/年度考核记录表、考核成绩、考核面谈记录。工作记录、调薪申请单、调薪/降薪记录。 第九条 其他档案。 个人党、团相关资料。各类奖励、处罚记录。离职申请、离职工作交 接单、离职谈话记录、离职证明存根、补偿金协议等、其他协议 第三章 档案的归档、
3、核对与传递 第十条 归档的程序如下: 首先,对各类人事档案进行鉴别,看其是否符合归档的要求。其次,按照材料的属性、内容,确定其归档的具体位置。登记人事档案登记表,见附件1。最后,在目录上补登材料名称及有关内容。将新材料放入档案盒中,同时备份电子版。 第十一条 人事档案的核查核对。 检查和核对时保证人事档案完整、安全的重要手段。检查的内容是 多方面的,既包括对人事档案材料本身进行检查,如查看有无霉烂, 虫蛀等,也包括对人事档案保管的环境进行检查,如查看档案室环 境是否良好,有无其他存放错误等。 第十二条 检查核对一般要定期进行。但在下列情况下,也要进行检查核对: 第十三条 突发事件之后,如被盗、
4、遗失或水灾火灾之后。对有些档案发生疑 问之后,如不能确定某份材料是否丢失。发现某些损害之后,如发 现材料变霉,发现了虫蛀等。 第十四条 人事档案的转递。 档案的转递一般是由工作调动等原因引起的,转递程序如下: 取出应转走的档案。 在档案底账上注销。 填写转递人事档案材料 _单。 按发文要求包装、密封。 在转递中应遵循保密原则,一般通过内部人员转递,不能交本人自带。另外,收档单位在收到档案,核对无误后,应在回执上签字盖章,及时退回。 第四章 人事档案的利用 第十五条 人事档案的利用有以下三种方式:即查阅、借出使用、出具证明材 料。 第十六条 查阅。 设立档案查阅资料室以供利用查阅。相关权限人员可
5、以到人事档案 管理部门进行查看,无关人员不得要求档案查阅。档案管理部门要 做好查阅的资格审查及登记工作。 第十七条 借出使用。 相关人员为完成某项人事工作任务,必须将人事档案借出使用时采 用的方式。借阅人必须履行严格的借阅手续,基础时间不能超过一 周,需要在“借阅登记表”上进行登记,逾期未归还者,续办延长 借阅手续,并到期归还。见附件 第十八条 出具证明材料。 一般由于使用人因入党、入团、提升、招工、出guo等要求需要档案管理部门出具证明材料的,由管理部门向证明人核实情况,可以出具证明材料。出具的证明材料经认真校对、审查,经主管部门审批,加盖 公章后方能生效。 第五章 人事档案的管理 第十九条
6、 在通过以上方式管理人事档案时,必须符合一定的手续。这是维护 人事档案完整安全的重要保证。具体分为以下三种: 第二十条 查阅手续。 查阅手续包括以下内容:首先,由申请查阅者填写档案利用申请 表,见附件2。在申请中写明查阅的对象,目的,理由,查阅人的 概况等情况;其次,查阅部门负责人签字;最后,由人事档案部门 审核批准。人事档案部门对申请报告进行审核,若理由充分,手续 齐全,则给予批准。 第二十一条 外借手续。 首先,借档人员写出借档申请,内容与查档报告相似;其次,借 档人员(部门)盖章,负责人签字;再次,人事档案部门对其进 行审核、批准然后,进行借档登记。把借档的时间,材料名称、 份数、理由等
7、填清楚并由借档人员签字;最后,归还时,及时在 外借登记上注销。 第二十二条 出具证明材料的手续。 单位、部门或个人需要由人事档案部门出具证明材料时,需履行 以下手续:首先,由有关人员(部门)提出申请,说明要求出具证 明材料的理由;其次,人事档案部门按照有关规定,结合利用者 的要求,提供证明材料;最后,证明材料由人事档案部门有关领 导审阅,加盖公章,然后登记、发出。 第六章 人事档案保密规定及保存期限 第二十三条 公司设专人负责各类人事档案的保管工作,保管人员不得对各类 存档档案进行删除、涂改、变更或销毁,并且严格保密,不得扩 散。 第二十四条 公司的内部各类人事档案原则上永久保存,对于已辞职、
8、辞退人 员的个人档案,自员工离职之日起3年后方可销毁。 附件1 公司人事档案管理制度 第一章 总则 第一条 为了将企业人事档案管理工作制度化、规范化,维护人事档案材料完 第二条 第三条 第四条 第五条 第七条 整,防止档案丢失、损坏。便于相关人事档案材料的借阅和使用。特制订本制度。 档案与借阅的定义。 档案是指公司从事经营、管理工作中形成的,对企业和社会有利用与保存价值的各种文字、图表、声像、实物等不同形式与载体的历史记录。 借阅是指本流程所指借阅为广义借阅,包括查询、借阅、复印等利用方式。 本制度适合公司总部及各办事处及分支机构。 第二章 人事档案分类 员工人事档案具体分为分四大类:即入职档
9、案、职位档案、薪酬考核档案、其他档案。 入职档案。 1.、员工入职登记表、面试评价表、 _、户口本、学历学位证书、英语等级证书、计算机等级证书、各类资格证书复印件等个人入职基本信息。 2.动合同、保密合同、补充协议、应届毕业生协议、实习协议等。 职位档案。 职位说明书、职务说明书、职务任命书。职务变动申请、职位职务变更记录。 第八条 薪酬考核档案。 试用期考核表、员工试用期总结表。季度/年度考核记录表、考核成绩、考核面谈记录。工作记录、调薪申请单、调薪/降薪记录。 第九条 其他档案。 个人党、团相关资料。各类奖励、处罚记录。离职申请、离职工作交 接单、离职谈话记录、离职证明存根、补偿金协议等、
10、其他协议 第三章 档案的归档、核对与传递 第十条 归档的程序如下: 首先,对各类人事档案进行鉴别,看其是否符合归档的要求。其次,按照材料的属性、内容,确定其归档的具体位置。登记人事档案登记表,见附件1。最后,在目录上补登材料名称及有关内容。将新材料放入档案盒中,同时备份电子版。 第十一条 人事档案的核查核对。 检查和核对时保证人事档案完整、安全的重要手段。检查的内容是 多方面的,既包括对人事档案材料本身进行检查,如查看有无霉烂, 虫蛀等,也包括对人事档案保管的环境进行检查,如查看档案室环 境是否良好,有无其他存放错误等。 第十二条 检查核对一般要定期进行。但在下列情况下,也要进行检查核对: 第
11、十三条 突发事件之后,如被盗、遗失或水灾火灾之后。对有些档案发生疑 问之后,如不能确定某份材料是否丢失。发现某些损害之后,如发 现材料变霉,发现了虫蛀等。 第十四条 人事档案的转递。 档案的转递一般是由工作调动等原因引起的,转递程序如下: 取出应转走的档案。 在档案底账上注销。 填写转递人事档案材料 _单。 按发文要求包装、密封。 在转递中应遵循保密原则,一般通过内部人员转递,不能交本人自带。另外,收档单位在收到档案,核对无误后,应在回执上签字盖章,及时退回。_合同档案借阅登记表。 第四章 人事档案的利用 第十五条 人事档案的利用有以下三种方式:即查阅、借出使用、出具证明材 料。 第十六条 查
12、阅。 设立档案查阅资料室以供利用查阅。相关权限人员可以到人事档案 管理部门进行查看,无关人员不得要求档案查阅。档案管理部门要 做好查阅的资格审查及登记工作。 第十七条 借出使用。 相关人员为完成某项人事工作任务,必须将人事档案借出使用时采 用的方式。借阅人必须履行严格的借阅手续,基础时间不能超过一 周,需要在“借阅登记表”上进行登记,逾期未归还者,续办延长 借阅手续,并到期归还。见附件 第十八条 出具证明材料。 一般由于使用人因入党、入团、提升、招工、出guo等要求需要档案管理部门出具证明材料的,由管理部门向证明人核实情况,可以出具证明材料。出具的证明材料经认真校对、审查,经主管部门审批,加盖
13、 公章后方能生效。 第五章 人事档案的管理 第十九条 在通过以上方式管理人事档案时,必须符合一定的手续。这是维护 人事档案完整安全的重要保证。具体分为以下三种: 第二十条 查阅手续。 查阅手续包括以下内容:首先,由申请查阅者填写档案利用申请 表,见附件2。在申请中写明查阅的对象,目的,理由,查阅人的_合同档案借阅登记表。 概况等情况;其次,查阅部门负责人签字;最后,由人事档案部门 审核批准。人事档案部门对申请报告进行审核,若理由充分,手续 齐全,则给予批准。 第二十一条 外借手续。 首先,借档人员写出借档申请,内容与查档报告相似;其次,借 档人员(部门)盖章,负责人签字;再次,人事档案部门对其
14、进 行审核、批准然后,进行借档登记。把借档的时间,材料名称、 份数、理由等填清楚并由借档人员签字;最后,归还时,及时在 外借登记上注销。 第二十二条 出具证明材料的手续。 单位、部门或个人需要由人事档案部门出具证明材料时,需履行 以下手续:首先,由有关人员(部门)提出申请,说明要求出具证 明材料的理由;其次,人事档案部门按照有关规定,结合利用者 的要求,提供证明材料;最后,证明材料由人事档案部门有关领 导审阅,加盖公章,然后登记、发出。 第六章 人事档案保密规定及保存期限 第二十三条 公司设专人负责各类人事档案的保管工作,保管人员不得对各类 存档档案进行删除、涂改、变更或销毁,并且严格保密,不
15、得扩 散。 第二十四条 公司的内部各类人事档案原则上永久保存,对于已辞职、辞退人 员的个人档案,自员工离职之日起3年后方可销毁。 附件1 档案管理制度 一、档案分类 普通文件:会议纪要、行政文书、项目手续文件、合同、各部门物业往来文件、各部门经营产生的一般性文件等 重要文件:股权转让文件、企业三证、财务证件、企业经营产生的重要文件等 二、归档程序 1、文书档案由各部门负责人按规范后,才能向综合部移交归档。 2、归档手续: 普通文书:由移交人到综合部填写档案归档登记表,档案管理员核实后归档; 重要文件:移交人应编制好归档文件移交目录,移交人需做电子目录和纸质目录,移交过程需经过移交部门负责人和综
16、合部长监交,并签字确认方可归档 4、档案归档后,由档案员进行重新入档,按照工作年限和程序进行分类和编目,使之便于查找借用 5、各部门就档案归档应每日进行,归档前将资料分类,归档文件必须完整详实。 二、档案借阅 电子档案借阅_合同档案借阅登记表。 1、填写档案借用登记表,写明借阅理由,由本人签字,方可给予借阅 电子档案或者复印件借用 1、内部员工借用:填写档案借用登记表,写明借用理由,由本人签字,方可给予借用 2、外部人员借用:填写档案借用登记表,写明借用理由,由本人签字,留下 _,相关负责人签字,董事长签批,方可给予借用,借用复印件的,必须盖“复印无效”印章 原件档案借用 1、内部员工借用 公
17、司内部使用:填写档案借用登记表,写明使用理由,本人签字确认,方可给予借用。 公司外部借用:填写档案借用登记表,写明使用理由,由本人签字,部长签字批准,方可给予借用。 重要文件借用:填写档案借用登记表,写明使用理由,由本人签字,部长签字签批,隶属副总签批,方可给予借用。 2、外部人员借用 填写档案借用登记表,写明使用理由,由本人签字,留下 _,相关部门负责人签字,董事长签批,方可给予借用。 3、自觉准守档案借阅保密制度,严格履行查、借阅手续,借用档案需写明申请使用日期,原则上借用期限不能超过一周,超过一周,需到综合部重新办理借用手续 4、借用档案者应爱护档案,确保档案的完整性,不得擅自涂改、勾画、剪裁、折散或损毁,借用档案交还时,须当面查看清楚,如发现遗失或损失,应及时报告部门领导。 档案管理制度 一、档案分类 普通文件:会议纪要、行政文书、项目手续文件、合同、各部门物业往来文件、各部门经营产生的一般性文件等 重要文件:股权转让文件、企业三证、财务证件、企业经营产生的重要文件等 二、归档程序 1、文书档案由各部门负责人按规范后,才能向综合部移交归档。 2、归档手续: 普通文书:由移交人到综合部填写档案归档登记表,档案管理员核实后归档; 重要文件:移交人应编制好归档文件移交目录,移交人需做电子目录和纸质目录,移交过程需经过移交部门 本文: 内容仅供参考
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