OA办公系统需求方案.docx

1、OA办公系统需求方案OA办公系统需求方案OA办公系统需求方案第一部分 OA系统设计的具体看法一、对OA的具体看法与其他办公自动化软件相比，OA办公系统具有如下鲜明特色：易用：以人为中心的设计OA可对组织机构、表单、流程、访问权限等可自定义和灵活调整，专业技术团队可根据中小企事业单位的实际需求进行定制开发；可根据单位的具体情况对工作流程、文件库、公文库、会议库、人力资源库等的数量与应用办法进行规划；系统还为领导和办公人员提供一个集中办理工作的窗口；到一个流程被启动时，系统会自动提醒相关当事人。实用：以实际应用为出发点OA充分考虑中小企事业单位的实际需求，将最需要、最实用的功能体现给用户，摈弃了华

2、而不实的功能，完全符合中小企事业单位办公事务处理的习惯，避免了以技术为中心的误区用户使用不便（如：需要调整人和业务来适应系统）、简单事情复杂化和投入高等缺点。高效：协同集成的办公环境通过我们提供的应用OA平台，可以方便地将企业内部其它应用系统的数据集成到现有办公自动化系统中，对企业现有流程进行重新整合，将事件、流程、文档、人员、角色等关联起来，相互配合组成统一的协同应用环境，实现应用系统之间信息的高度关联与交叉应用，减少数据重复输入，实现信息同步更新，以便更有效利用信息资源，提高办公效率。安全：数据安全系统可靠 OA提供多种安全机制保证数据的机密性及完整性，保障企业业务的正常运转。包括身份认证

3、、角色分配、用户操作监控、日志报告、信息安全级别设定等，并支持多重级别、多个层次的安全性定义。此外， OA采用系统化、结构化设计，各应用模块采用插件式安装方式，最大限度保证应用系统与基础平台的可靠与稳定。可扩展：支持多种应用场景OA采用A技术的B/S模式，具有跨平台、易扩展等特性，对硬件降低要求，用户端不需安装任何软件，只需通过浏览器即可访问，用户可以轻松实现移动办公、远程办公与无纸化办公。系统升级与维护成本低廉，可以针对企业新的组合和扩展，迅速做出相应的系统调整和变化，极大地适应了用户在不同环境和条件下的需求，为中小企业提供了较高的性价比。开放式体系结构、标准化接口、模块化设计，使客户可根据

4、需求选择相应的模块，或在现有系统上自由叠加其他功能模块。第二部分 OA系统功能概述一、系统结构图决策支持模块通用办公模块OA办公自动化程序运行服务器用户电脑用户电脑业务管理模块用户电脑用户电脑二、OA功能架构图以及功能列表模块类别模块名称模块描述个人事务通知公告查看公司的最新通知公告内容新闻查看公司的新闻，并且可以发表评论日程安排方便查看每一天的日程安排，增、删、改日程，定时提醒等内部信箱 收件箱、发件箱、草稿箱、废件箱交流论坛公司论坛，方便发帖，评论等操作。工作日志工作过程中的记录以及工作日志等个人考勤 1、简单的在线打卡考勤功能，“上班，下班”，打卡，查询，导出。2、个人考勤记录，请假记录

5、，加班记录，调休记录。手机短信短信发送，已发送记录投票投票记录，投票自定义桌面桌面显示模块可以自定义显示公文管理收文管理对上级来文的处理，包括上级电子文件的处理和纸介质的扫描处理发文管理企业内部发文处理，支持对发文办理过程、办理意见和公文副本保留公文归档提供办公系统中的临时归档、销毁，为档案管理系统提供接口催督办公文流转过程中的流程监控和催办、督办，手机短信提醒流程设置公文流程通过工作流程建模平台进行设定，平台支持多流程、多分支、一节点多人或、与、大多数关系。公文流程可任意定义，能够对公文的各种类别、不同的职能部门设定不同的公文流程，满足日常工作变化的需要印章及签名管理流程电子印章设置。电子签

6、名，管理。协同工作工作计划制定计划，计划完成情况跟踪工作任务任务办理、任务模板、任务分配、任务监控、任务关注、完成情况工作日志我的日志、待评日志。行政管理通知公告管理发布公告，公告已读，公告回复，公告置顶，公告通知类型管理，公告通知显示模式，公告通知模版，手机短信通知*新闻管理公司内部新闻发布，管理。用户评论投票管理发起主题投票，终止投票，投票记录管理办公用品管理办公用品信息（查询，办公用品信息管理物品类别管理，办公用品导入、导出，办公用品登记管理登记审批，库存登记，登记查询固定资产管理固定资产（新增，导入、导出，查询）图书管理图书录入，借书管理（借书登记，借书确认，还书确认），图书查询，设置

7、管理员，图片类别定义会议申请与安排会议申请（申请会议，待批会议，已准会议，进行中会议，未批准会议），会议查询，会议管理，会议室设置，管理员设置，会议纪要车辆申请与安排车辆使用与申请（申请车辆，待批申请，已准申请，使用中车辆，未准申请），车辆使用查询，部门审批管理，车辆使用管理（待批申请，已准申请， 使用中车辆，未准申请，使用结束车辆，全部记录查询），车辆维护管理（维护记录管理，添加维护记录），车辆信息管理（添加车辆，查询车辆情况车辆状态，车辆预定情况，车辆维护记录，车辆档案等）公共通讯薄包含各种分类，主要用于联系使用组织机构信息单位信息查询，部门信息查询，用户信息查询人事管理 人事管理1、档案

8、管理（在职登记，修改，删除，离职登记，档案统计报表），档案查询2、合同管理（合同的签订、续签、变更、查询的全面：查询，新建合同信息，批量导入、导出，试用期到期查询，合同到期查询，未签劳务合同人员）。3、人事异动（对员工的职务调整进行管理，如调动、晋升、降职等）。4、员工关怀（新增，导入，查询，关怀提醒，修改，删除，生日贺卡模板）5、员工奖惩（新增，修改，删除）考勤管理考勤审批，考勤记录，考勤统计，值班排班管理招聘管理招聘需求（新增，修改，删除），招聘计划（新增，修改，删除），招聘计划审批，人才库及录用培训管理培训计划，培训计划审批，培训记录绩效考核考核项目设定，考核任务管理，进行考核，考核机制

9、设置积分设置设置积分为技校考核调用。薪酬管理薪酬项目及保险设置，薪酬基数设置（员工薪酬基数设置批量设置），工资管理（工资流程管理，工资项目定义）在线考试1、题库管理（新增，修改，删除）2、试题管理（新增，修改，删除，导入）3、试卷管理（新增，修改，删除，导出，选题） 4、考试信息管理（新增，修改，删除，终止，查卷，导出分数，考试结果）文档知识库类别管理（文档类别（标准文件，规章制度，产品服务），文档管理权限，子目录权限继承）内部文档（文档查看，文档大图标显示模式，树形显示模式，新建文档，文档评论，文档搜索）人力资源设置 考勤设置（上下班考勤登记设置，考勤数据管理，设置考勤审批规则，考勤机设置）

10、流程管理流程设置新建流程，图形化流程设计，流程图示、流程模版设置、流程权限修改流程模板新建，修改，删除，导入流程模板。印章管理流程电子印章设置，管理。客户管理客户管理我的客户信息、我的客户联系人、全部客户管理 客户追踪客户追踪、客户关怀客户合同管理合同（实现对公司和客户已达成的利润关系进行文字的记录以便跟踪与维护）客户财务管理客户收款信息、客户付款信息客户服务管理客服记录、客户投诉项目任务项目立项包括项目的立项申请、立项审批、立项登记等，可打印立项表项目计划包括项目计划书提交审批和打印，及项目执行中人员和计划调整的管理项目进程把一个项目计划分解为几个进程，对进程安排表提交、审批、打印进程评估检

11、查每个项目的进程，支持对项目进程检查表和不合格项目处理报告提交、审批、打印我的项目任务用于填写工作任务安排 成果验收项目完成时提交成果验收单，可对其进行审批、打印合同管理包括对项目合同的呈批、登记、付款申请的管理资料管理在项目资料输入表中登记项目必备和生成文件，在归档清单中登记项目相关表单和文本目录，均可进行审批、打印项目监控对项目进度和办理事务实时监控，及时调整执行过程中的不利因素合同管理合同管理合同分类（员工劳务合同，客户合同，项目合同等），合同（查询）系统管理系统设置填写使用该软件公司信息软件设置系统授权信息，系统所配软件模块列表，许可证更新组织机构支持对部门信息的增、删、改、查询，设定

12、上下级从属关系功能菜单对菜单的增，删，改，查询，设定上下级从属关系。角色管理支持对角色信息的增、删、改、查询，有助于减轻系统维护工作量权限管理具有普通员工、栏目管理员、子栏目管理员、审批授权人及系统管理员等多种权限设定，避免不当信息访问参数设置自定义各类模版、公文参数、字典数据、考勤参数、流程类别等报表管理报表模板新增，修改，删除，查询日志管理有助于了解用户登陆系统的情况，查询管理员所做的各类操作。三、OA功能特点 支持远程办公与异地办公OA提供了完善的远程办公解决方案，不仅可以实现单位总部与各地区分部之间的公文互流、信息传递，还可以实现出差领导、人员异地办公。在任何时候，从任何地方获取信息为

13、领导、决策层及时地进行判断和作决定提供了强大的支持。强大的企业信息集成功能提供与现有系统数据集成功能，实现与现有业务系统的完美接合，企业的全体员工都可以在这种开放式的系统中通过信息的发布、交流实现知识的获得和积累，成为集成企业各种业务系统和信息系统、进行协同办公的平台，实现企业信息动态交流的内部门户。灵活完备的公文处理流程用户可以按照实际需要进行流程定制，系统将依据流程自动进行公文流转。同时用户还可以通过授权，使公文的流转过程根据授权情况自动或人为进行调整，真正体现了公文处理过程的灵活多变。提供自定义模板功能电子邮件、公文流转子系统提供模板功能，用户可以自定义邮件、公文模板，对于经常发送的邮件

14、、经常下发的公文可以直接由模板建立。完善的邮件传输系统集成了大容量的电子邮件系统，为用户建立了完善的内部电子邮件系统，同时系统实现了内部电子邮件与外部邮件服务器的整合，直接面向Internet 收发邮件。加入手机短信功能手机短信时时接收，获得信息的及时性。方便用户更好的获取最新信息。自定义的工作台面个性化设置系统采用自定义的工作台界面，用户可以根据自己的需要自定义设置平台内容，真正实现网络办公环境的个性化设置。管理简单，易于安装、维护办公自动化系统以企事业单位的Intranet/Internet 为基础，采用B/S 结构，通过Web浏览器，使系统易于安装和维护。可扩展的模块化结构系统采用模块化

15、结构设计，所有组成模块在逻辑上是独立的，可独立安装，满足企业需求不断发展的现状。灵活的组织结构管理系统采用灵活的组织结构管理，用户可以根据实际需求设置自己的多级组织结构，还可以根据实际情况，设置实现不同办公自动化系统间的互联。提供强大的安全管理支持系统针对不同用户，不仅对每个功能操作进行授权管理，还可对操作的进行使用级别授权，通过多级安全控制确保系统安全可靠运行和数据的严格保密。第三部分 OA功能模块简介一、个人事务用户可通过此模块完成个人日常办公，其中主要包括查看通知公告，查看新闻，日程安排、短信息、交流论坛，工作日志，个人考勤，手机短信，投票等模块。用户通过这些模块可完成与个人有关的办公事

16、务，提高处理公务的效率，建立自己的办公体系。通知公告用户可以方便的查看公司发布的通知公告内容，即使了解公司的最新信息。新闻用户可以方便的查看公司发布的新闻内容，并且可以评论新闻内容设置匿名发表。日程安排用户可以方便的查看每一天的日程安排、待办事宜，并能完成新增、编辑、删除、查询日历，设置定时提醒等各种操作交流论坛用户可以浏览论坛帖子，并且也可以发帖，作为公司公共交流的地方。手机短信用户通过OA平台进行手机相关信息发送，发送对象自由选择（通过部门）工作日志通过系统自带的强大网络工作流引擎，并按照用户定义的模式，每位网上工作者只需打开其待办事宜即可查看并办理所有需其处理的待办任务、待办流程、未处理

17、信息等，并自动与各模块建立链接。真正实现并创建轻松而又有序的协同工作环境。个人考勤 用户进行上下班的打卡；用户进行一系列的考勤登记（请假，出差等）投票管理员发起一项投票，用户有一次投票机会。用户也可以查看其他已投过的投票记录。自定义桌面用户可以根据自己需要，自由排列桌面显示模板。二、公文管理 公文管理模块用于处理日常工作中单位内外部各种公文的收发和流转，可以使企业实现无纸化公文流转，提高公文流转的速度，并通过与档案管理系统的连接，可以将完成流转的公文直接转入档案管理系统。具体功能包括：发文草拟、收文登记、催督办、公文查询、公文流程设置等。发文草拟 允许工作人员草拟发文，公文依照公文模板进行拟定

18、，符合企业统一标准。收文登记 工作人员可以对外来文进行签收、登记、审核，对需本企业处理的公文可以设定各级审批流转。公文催督办 对需个人审核、校核、会签、批办、拟办、执行、督办、催办的公文进行处理。系统能够通过即时提醒、待办事宜、电子邮件等方式通知有关员工尽快办理，并能够跟踪公文的全程状态。公文查询 系统提供多条件模糊查询权限内公文的基本信息、执行信息、各级审批信息等，查询条件包括公文文号、公文名称、公文主题词、归档日期等等。公文流程设置 公文流程通过工作流程建模平台进行设定，平台支持多流程、多分支、一节点多人或、与、大多数关系。公文流程可任意定义，能够对公文的各种类别、不同的职能部门设定不同的

19、公文流程，满足日常工作变化的需要。三、协同工作工作计划 制定计划、计划模板工作日志 我的日志、待评日志工作任务 任务办理、任务模板、任务分配、任务监控、任务关注、完成情况四、行政管理办公管理是以流程核心为基础、以B/S为结构、基于Internet架构的网上办公管理系统，为企事业单位的正常运转提供了许多必不可少的功能，为业务的开展提供了极大的保证。它针对不同的职能部门，完成相对应的工作，其中包括通知公告管理，新闻管理，投票管理，办公用品管理，固定资产，图片管理，会议申请与安排，车辆申请与安排，公共通讯录，组织信息管理等等。同时，用户还可以根据实际的工作需要，任意选择或组合这些模块，或定制开发众多

20、功能强大的周边扩展模块。通知公告管理公告通知主要实现单位内部公告告示作用，是单位内部不可缺少的信息发布与共享的功能。主要是由管理员人员发布通知或公告可以选择指定人员进行发布，并且可以设置提醒功能（事务提醒或手机短信）；管理员可以管理自己发布的通知或公告进行修改，删除，查阅情况。新闻管理管理员可以添加新闻内容，设置发布对象。而用户查看新闻，并且可以对新闻进行评论。投票管理主要是发起投票项目，选择发布范围，投票的类型进行投票。设置投票的有效时间，查看投票的结果内容。 并且对已终止的投票记录可以进行删除等操作。日程安排查询 用户可以查看自己有权限查看的员工的日程安排和任务安排，了解员工的工作情况。用

21、户也可以进行安排员工工作任务。用户也可以对安排的工作任务进行修改或者删除操作。工作日志查询 用户可以查看员工的每天每周等工作情况，及时了解员工的工作（可以按时间进行查询，也可以按照部门员工进行查找）。办公用品管理办公物品管理实现办公用品的申购、入库、发放、库存统计等功能。有权限的用户可起草申购单，经领导审批同意后方可购置，物品由办公用品管理员登记入库，自动更新库存信息。办公用品发放也是由办公用品管理员进行登记，发放后库存信息自动更新。办公物品领用 可通过在线查询、提交申请、相关领导审批、出库登记完成对办公用品领用的全流程管理，准确记录相关费用，自动完成库存增减。办公物品请购 对于采购或者请购办

22、公物品的事务规范化管理，每次采购都有充分的理由保证，按需购买，尽可能地避免浪费和物品闲置。借用和归还 对于短期借用办公物品情况专门的管理，保证短期借用的按时归还。预警功能 各部门每月办公物品消耗超出计划时，系统会自动报警；借用物品逾期不还也会自动报警。统计查询 各级管理者可通过部门、时间段、类别等不同口径进行相应的统计查询。对于办公用品库存、领用、采购情况进行管理。有效减少库存浪费、合理监控相关费用。物品管理数据库 详细记录办公物品各种详细的数据，包括物品的名称、价格、厂商、购买日期、参数、领用纪录等。固定资产管理 图书管理能对企事业单位内部的书籍实现强大的网上管理（包括：图书管理、新书预定、

23、借阅申请、审批、续借、催还等）与借阅功能，普通借阅者能看到所有可供借阅的书籍并可直接在网上提出借阅申请，通过后即可到管理员处办理借阅。图书管理数据库包括的内容有：图书名称、出版社、单价、数量、是否带光盘、购书人员、入库日期、借书人员、借阅日期和备注等。数据库可由专人进行图书的登记和维护，同时提供方便的检索方式。会议管理实现会议室管理、会议审批、计划、准备、记录、查询的功能。在会议召开前可以对会议的议题和内容进行审批和准备，准备内容包括合理地安排会议的参加人员、时间、场地、内容议题，准备会议文件，以电子邮件或打印通知单的方式发放会议通知等。对已召开的会议可以对出席情况、议题讨论结果、会议决议等内

24、容作记录并整理会议纪要，同时该模块还对所有的会议室的规模、设备服务配置和使用时间安排进行管理。具体功能包括：会议计划、会议通知、会议室管理、会议审批、会议纪要等。会议计划 包括会议名称、召开部门、日期、会期、地点、参加范围、费用预算等内容。登记会议准备基本项目后，准备会议文件和议题，检索空闲会议室，对冲突的会议室进行会议室的申请，进行预发通知，根据大家的回执，确定会议时间，最后即可发放会议通知，至此完成会议计划的各项工作。会议通知 可以完成向与会者发送会议通知的工作，并接收与会人员的反馈信息，记录每次会议的通知时间和次数，节约了人力、物力，提高了工作效率，保障了会议的出席。会议室管理 将每个会

25、议室每天或每小时的利用情况都在系统中登记。可对指定会议室在某一时间段内的状态作检索，查看是否被占用。由会议室管理员对会议室的使用情况做统一调度，根据实际情况对会议室的申请作出处理。会议审批 对会议的议题及内容做审批。会议计划有两种，一种需要领导对议题作审批，待流程结束后产生会议计划；另一种是由会议计划员直接新增会议计划。会议纪要 在会议召开中或结束后，记录会议召开的各方面的细节情况，如基本情况、出席情况、议题讨论情况、会议发言等，并整理形成会议纪要。可以对会议纪要进行归档，发送给领导审批并填写审批意见。检查反馈机制可以有效的保证会议议决事项的执行。车辆管理对单位内日常车辆的使用进行管理，包括车

26、辆信息、出车申请、出车记录、驾驶员信息等繁杂信息的记录和处理，对单位内的用车起到了很好的管理及监督作用，使单位内部用车日趋规范、借用及检索方便。车辆信息 对于自有车辆，从购买之日起，保险、日常维护、保养、检查、每次调用、消耗、维修状况等和该车发生的情况均有非常详细的记录。所有数据可供统计和查询。用车管理 对于出车情况建立预定、审批、派车/收车登记的流程化管理制度，最大可能的保证车辆使用在最需要的业务上，尽可能的避免使用时间上的冲突 车辆检查 由车辆的负责人每日履行车辆检查流程，有问题可以早发现、早解决，最大限度的避免安全隐患的发生 费用请领 由于加油、保养、维修等发生费用需要请领款项的，在此进

27、行管理。公共通讯薄对公司内部的通讯情况进行管理（电话，手机，email）五、人事管理人事管理系统为企事业单位员工建立完整的档案管理，记录企事业单位的人员新进、人员调出、人事变动的情况，员工工资变动、奖惩情况、人事合同等资料，通过对员工分类进行考评，进行相应的奖惩和工资核定。具体功能包括人事档案、招聘管理 、考勤管理、培训管理、在线考试、绩效考核、劳务合同、薪酬管理、文档知识库、积分设置等。人事档案保存员工的人事资料和历史资料的详细档案，灵活处理试用期满、合同期满、临时工转正、员工离职、员工晋升，降职等事件。我们可以从数据库中找到某一员工从应聘发生的录用通知书、试用期考核纪录、转正时间、每月考核

28、情况、考勤、薪资、奖惩，以及人事合同等全部数据。还有员工的关怀（生日提醒）。对人事结构中的人员调整进行管理，其中主要包括调动、晋升、辞职、降职、辞退和资遣等，并通过合理完备的交接程序降低企业因人事异动带来的损失。提供对合同的订立、变更、解除、续签的全面管理。用户可根据需要设定试用期、合同到期的自动提示招聘管理对人员的甄选录用管理，是为了标准化甄选录用的程序，数据库化应聘人员的各种资料、数据，保证充分的信息供决策者判断是否录用。并使人员的招聘工作有计划、有明确目的、有储备的进行。考勤管理 包括单位内部员工自动签到、签退、请假申请、销假核准，生成考勤统计、考勤统计查询、员工考勤信息查询、单位考勤信

29、息查询等。员工在出差或外出办事时，可指定代理人，以配合其他系统的流程运行和员工考勤的正确性。对员工每段时间进行考勤统计。值班排班管理设置等操作培训管理通过建立企业的培训体系使得企业的培训管理工作更加系统化，同时与职位体系结合，使培训工作更具有针对性和有效性。包括增、删、改、查询打印、分类统计等功能。绩效考核 可根据员工的职位任职资格及发展情况进行考评和记录，并根据不同情况设计相应的考核内容和奖惩办法。考核结果将直接影响员工工资。薪酬管理 能满足不同企事业单位薪资核算的需要，不仅可以计算员工薪资，而且可以计算与薪资相关的养老金、住房基金、医疗保险等，还包括了与薪资相关的成本信息，如各种工时数据等

30、。可适应国内不同省份、城市、地区有关工资、福利、税务等方面的特殊规定。积分设置：设置积分是为了绩效考核作考核的数据基础。文档知识库 对公司规章制度等文档整理（文档类别（标准文件，规章制度，产品服务）管理），内部文档（文档查看，文档大图标显示模式，树形显示模式，新建文档，文档评论，文档搜索）人力资源设置 上下班考勤班次时间设置，考勤数据管理，设置考勤审批规则等操作六、客户管理 客户管理主要是一些客户信息登记管理，方便管理层次的用户进行查询了解。对客户进行及时的跟踪，避免客户流失。主要有功能客户管理，客户追踪，客户合同管理，客户财务管理，客户服务管理。客户管理 用户对客户信息进行登记，修改，删除，查询。客户追踪 客户追踪、客户关怀客户合同管理 实现对公司和客户已达成的利润关系进行文字的记录以便跟踪与维护客户财务管理 客户收款信息、客户付款信息客服服务 客服记录、客户投诉七、项目管理对项目涉及的全部工作进行有效地管理，即从项目的投资决策开始到项目结束的全过程进行计划、组织、指挥、协调、控制和评价，以实现项目的目标。该模块具有严格控制项目进程、管理项目相关事宜及人员等特性，用户可在其中进行进度计划编制和进度控制。能充分满足一些以项目管理为主的公司或部门的需要。项目立项 包括项目的立项申请、立项审批、立项登记等。项