调档函问题.docx

1、调档函问题调档函问题 篇一：档案常见问题 天润档案管理系统说明书 天润行知教育科技发展中心 常见问题 一、服务器名称或IP地址更改后，客户端如何更改？ 在客户端登录界面点击“服务器设置”按钮重新填写服务器名称及服务器IP地址。 二、客户端数据库连接不上，如何解决？ 1、联接不上数据库一个原因是服务器安装SQL Server 2000方法不正确，使SQL Server 2000产生两个实例。双击系统托盘中 按钮，弹出服务器管理器，看服务器下拉框是否出现一个空白行，出现此问题的解决方法可以给服务器电脑重新设置IP地址，将网络联通，重要启动电脑，如果还是出现此问题，则需要重新安装SQL Server

2、 2000，详见服务器安装。 2、检查服务器端身份验证模式 确保Sql Server 2000 安装过程中身份验证模式为：混合模式。 单击开始程序Microsoft SQL Server企业管理器。 在左侧服务器列表中展开Sql Server组，找到本地数据库点击右键属性：弹出如下对话框，找到“安全性”选项卡，查看“身份验证”是否为 SQL Server 和Windeos - 1 -天润档案管理系统说明书 天润行知教育科技发展中心 3、ping 服务器ip地址,测试客户端与服务端是否连通。 4、ping 服务器计算机名，测试ip地址解析是否正确，个别病毒会导致解析出来的ip地址与服务器真正的i

3、p地址不相同。 5、关闭服务器端计算机网络防火墙，或设置开放1433端口，并允许SQL Server相关服务访问网络。 6、客户端如果为98操作系统需要安装光盘中“数据库访问部件”，个别XP系统也可能会需要，如客户端不能正确连接服务端的话，请安装一下。 7、设置ODBC检测连通性： 依次点击：开始设置控制面板管理工具数据源（ODBC） 弹出如下界面： 选择“系统DSN”选项卡，单击“添加”按钮。弹出如下界面： - 2 -天润档案管理系统说明书 天润行知教育科技发展中心 选择 SQL Server 点击“完成”按钮：出现如下界面： 名称：随意填写 描述：可以为空 服务器：如果在下拉列表里没有找到

4、服务器计算机名，则手工输入服务器计算机名称。 点击下一步： 选择：“使用用户输入的登录ID和密码的SQL Server验证” 在界面下半部填写： 登录ID：填写数据库管理员帐号“sa” 密码：填写安装SQL Server过程中指定的sa帐号的密码。 - 3 -天润档案管理系统说明书 天润行知教育科技发展中心 输入完毕后点击界面中部的“客户端配置”按钮： 查看“网络库”列表中勾选的是否为TCP/IP。如不是请勾选 TCP/IP项。点击确定。 返回上一个界面后点击下一步： 如果能正确出现下面对话框则说明服务器和客户端均正常，可以尝试使用档案系统进行连接测试。 如果出现错误提示，并且不能弹出此对话框

5、，则说明服务器端数据库或者操作系统安装有问题，建议重新安装服务器操作系统及SQL Server 2000。 三、数据库备份与还原 数据库备份/还原有以下几种方法： - 4 -天润档案管理系统说明书 天润行知教育科技发展中心 第一种：数据备份和还原（推荐在服务器操作）：在服务器端打开“天润档案系统服务管理器”，选择菜单“数据维护据库备份/数据库恢复 菜单进行备份或恢复。 第二种：SQL Server 企业管理器备份/还原 在直接使用客户端软件进行备份/恢复不成功时推荐采用此方法。 在您的数据库存储内容较多的时候可能用软件直接备份会显示超时，此时您可以使用此种方法进行备份。1、备份数据库 再服务器

6、上依次打开：开始程序Microsoft SQL Server企业管理器。 在打开的SQL企业管理器控制台根目录中依次点开Microsoft SQL ServerQL Server组双击打开你的服务器双击打开数据库，在TRDAbase数据库上点击鼠标右键，再弹出的快捷菜单中选择“所有任务备份数据库”，如下图所示： 点击后弹出如下对话框： - 5 -篇二：档案管理中存在的问题及应对措施 档案管理中存在的问题及应对措施 摘要：随着信息技术的发展，电子档案对传统档案的冲击日渐加剧，人们对档案管理学的重视不够，档案管理学人才的流失，企业对档案科室的投入不够等直接导致了档案管理的没落，但是，其实档案管理学

7、的重要性确实凌驾于许多学科的领域，人们身份信息等重要机密文件都与档案管理学的完善分不开，本文介绍了档案管理学中存在的问题并提出了解决措施，以此来说明档案管理的重要性。 关键词：档案管理；机密文件；身份信息； 我们想要了解一个领域它所存在的问题,就要首先分析这个领域它存在的背景与意义.一门学科存在就有其存在的价值.所谓档案,它的历史可以追溯到文字开始出现的时期,只不过开始记载文明并编撰成书的时候我们管它叫各类史书典籍,其实从夏商周开始古人们就已经对史书进行过归类整理,这也是”档案”管理的前身.到了清康熙年间,档案开始作为一个独立名词而登上历史舞台.随着文明的进步历史的演变,档案管理制度日趋完善,

8、如今加上互联网大力发展的支持,档案管理也更加的现代化.不论是上到国家建设或是中承国企私企的人事管理再或者下至每个人的人生发展轨迹,档案的发展都与之关系紧密.档案涉及到非常多的不同级别的机密,一旦泄露不仅给了犯罪分子可乘之机而且对档案管理者及档案所有人都是财产及名誉的严重损失,所以我在下面介绍了几点目前档案管理中面临的问题,以及我对这些问题提供的解决措施: （一）电子档案与传统档案之间的”对决”问题及解决措施 可以说计算机的发展速度已经达到了登峰造极的地步,最明显的是它变得越来越薄,辅助软件越来越丰富,在人事归档的角度来说,电子档案的确提供了十分便利的程度,仅在刑事侦查方面,到案率就在急剧攀升,

9、这是造福人类的一大幸事.再者说现在指纹技术发展也迅速,将指纹归档在学生考试方面来说,就减少了很多的舞弊案,这是提高社会公平一大幸事. 在计算机技术不发达的年代想要调档或者更改档案,那是相当的复杂,中间要浪费太多的人力物力,还不一定达到我们想要的结果.相比之下,传统档案越来越不被人接受,甚至有些公司已经实行全电子档案制.就像在英语的大力宣传下大家已经越来越摒弃语言文字的积累一样,那么传统的纸质档案就没有必要存在了吗,答案当然是否定的.首先计算机技术的发展也带动了黑客事业的兴起,现实生活中我们的QQ号就经常被盗，导致个人隐私泄露。电子档案也存在着这种漏洞。相比于个人的信息遗失事件国家的机密就显得太

10、大了，大到没有人能冷静的应对，所以健全网络安全就迫在眉睫。一旦遭遇这样的事，要重建网络档案就要依赖于纸质档案的存档了。现在电子档案已经相当普及，但是传统档案也一直沿用。协调好两者之间的关系，给与同样的重视是十分必要的。 （二）后备人才不足问题及解决措施 后备人才不足说到底就是重视程度不够。档案管理学在许多高校中并不作为必修科目而设立。而许多学生及家长都是以今后发展为名选择金融财经类的科目就读。认为档案管理没前途是目前认知上的弊病。许多家长并不了解档案管理学是什么就来盲目的下定义，从而这种口碑就流传开来。就像我们去评价一个人，你不去收集资料不去亲身接触只是从身边人的只字片语中就去说这个人这不好那

11、不行，这是相当狭隘的，也是对当事人极度的不公平，真的需要抛开有色眼镜用平和的心态的逐步了解。那么对档案管理学的普及也是十分必要的，从家长到学生，我想我们应该去各大高中及高校去宣传各个专业，每个专业的存在都不是可有可无，都有其实用的意义。有些我们看似并不起眼的专业将来也能在社会中应用的十分广泛，用自身所学能够造福社会，是中国青年之幸是中国社会之幸。要知道现在许多部门的人事档案管理人员其实并不专业，但是他们从事的却是重大机密的行业，不允许有丝毫的纰漏。档案管理需要更多的有相关知识的人才来共同建设。 档案管理室的条件问题及相关解决措施 前几天我去档案室整理大家的档案,看到档案室已经很久没有人打扫过了

12、,灰尘一片,甚至有些地方有了蜘蛛网,真的是触目惊心,作为一个学档案管理的,很辛酸.其实目前国内许多小企业还无法达到中明文规定的整齐规范分类严谨等,反而杂物堆积更有甚者成了公司的仓库,管理设备也出现老化过时,种类不齐全.公司上级对档案管理条例规定的不健全,下级执行人员操作的不规范不重视,直接导致档案的损坏甚至遗失.许多企业对这类问题的答复是”公司资金紧张没有多余的钱去购置单独的档案室”而有些有资金的公司也是找各种理由去回避这类问题.还有一些企业有资金也有独立档案室,但是对档案管理人员的要求不到位,没有提前进行相关知识的培训,这就好比有资源乱挥霍，诺大的森林也会有消失的一天。所以对待企业档案管理室

13、的条件问题必须有一个重视，有一个舒心的环境员工工作起来也会更加努力。这类问题最好的解决方式就是从上而下逐级进行审查，将档案管理问题提到上层领导的议事日程里，与其他部门共同评比，优秀的档案管理人员可进行各类奖励，并积极聘请相关的优秀人员加入进来，以此等办法共同努力。 （四）档案分类不标准问题及相关解决措施 有太多的脏乱差的档案室它们的档案分类自然也是不标准的，试想满地的堆积如山的档案想要从中找出精确的档案可是好比登天了。打个比方记载中国古代列位皇帝和列位书法家的档案不可能放在一个档案柜，但是宋徽宗他既是皇帝又是书法家，我找中国著名的书法家不可能去皇帝的档案柜里去找，这时档案分类显得尤为重要，这就

14、要求档案管理者必须熟知各个档案的类别，对于兼性档案要如何处理。再比如个人档案的年限问题，如果一个军人他要在3年内退伍，那么档案记录者要详细记载此名军人他是何时入伍何时退伍，他中间有没有因为疾病或是其他个人因素而离开以及具体的时间是什么时候，这中间不可以存在任何差错，否则将来涉及到调档问题或其本人要办理任何个人申办手续会出现各类纠纷。这类问题最好的解决措施便是要明确每个档案的类别，针对不同类别的档案分别进行档案归类，对于兼性档案一定要做好记录，调档时保证准确的拿到所需档案。（五）档案记录精确度问题及相关解决措施 前一段时间我陪父亲去办理退休手续，看到有一个老人要办理退休问题，到社保局办理相关手续

15、，他的身份信息显示他已经达到退休年龄，但是档案记录差了几个月，这中间出现了差异导致他还要出示其他许多相关手续，使他忙的焦头烂额，最后他有没有办成我不得而知，但是这件事却关系到了档案记录的精确问题，上世纪计算机不发达的年代身份信息出错是常有的事，只在我身边就有好多年龄出现偏差的，这和档案记录人员的疏忽是脱不了关系的，档案关系到一个人的一生，记录问题必须严肃对待，有些人为了能够提前退休故意加大了年龄，有些人为了骗保有意去医院开假病历，这些假的东西是千万不能出现在个人档案中的，这可以上升到相关法律问题，法律是严肃的，我们档案记录者要更加的严肃严格，才能确保社会秩序正运行才能维护社会公证。 （六）档案

16、室工作人员流动性大问题及相关解决措施 俗话说一个人藏的东西十个人也不一定能找到，我认为这话说在档案管理过程中再合适不过了。因为档案室办公人员普遍工资不高，企业重视程度又不够，在没有大力投入资金之前，档案管理人员的流动性很大，交接过程往往容易出现差错，每个人对新环境的熟悉都是要一定的时间，他们如不是严格受过档案管理培训那么他们每个人对档案分类的理解也会不同，当需要调档的时候就会耗费许多时间，档案数量之大，类别之多，有经验的管理者已经游刃有余。对于人员流动性大必要的措施就是给与相对应的薪资以及优厚的福利待遇，相应篇三：档案管理中常见的问题 档案管理常见问题（一） 1.在平时的档案管理中，如何避免在

17、查阅和利用时才发现没有要查找的文件资料？ 答：这个貌似没法彻底避免。只要不移交齐全就有这样的现象。而要移交齐全需要我们不断的提醒配合部门，配合人员。要他们的资料清单或者台账。当他们移交档案时一一核对。这样一般可以避免你说的这个问题。但是，也不能完全保证没有任何遗漏。说到底是档案意识的强弱。 2.房地产开发公司，公司各部门、各项目部，合同、资料，管理混乱，收集不全咋办？怎样实现统一有效管理？ 答：分类：文书类档案（政府公文、公司文件）公司内部资料类档案（公司注册信息、证照；公司人力资源档案；公司管理文档）、资质证书类档案（公司各类资质证书、公司人员资质证书、其它证书）、合同类档案（工程类合同；设

18、计类合同；材料设备类合同等） 编号：可按照“公司名+档案大类+分类细项+日期+顺序号”来进行分类的。 3.多份会议记录可以归为一件吗？ 答：如果你不是很会起文件题名，我建议还是各归各的。如果文件题名可以准确的反映文件内容。那就可以。不过，文书一般以件为单位。我觉得还是分开的好。 答：也可以，你的题名一定要准确反映归档内容。 年一月完成的2008年度的统计表放在哪一年啊？ 答：放在09年里。为什么这样做呢。因为一般情况下,上一年的统计表，下一年才能做出来。而放在08年里日期是不符的。 5. 基建和设备档案归档时间大概都是什么时候呀？ 答：负责基建类档案归档管理的部门，指定专（兼）职人员在平时做好

19、基建项目材料的收集、积累，按竣工年度归档。但施工时间短的，在基建项目验收后两个月内，按立卷要求分类整理装订；施工时间跨度长的，可采取分阶段归档。房屋产权档案在每户办理完手续后一个月内按立卷要求整理装订。 设备档案：一般的办公设备应随时归档，设备仪器安装调试完成后即可归档。 6. 单位的档案是什么时候移交？是每个部门集中一起每年一次移交，还是任何时候都可以啊？ 答：是这样。工程档案是竣工后一个月内。财务档案是2013年移交2011年度的,也就是财务档案在财务部门保存一年。其他档案呢,看自己具体管理的需要来协商。三个月移交一次或者更久一点都是可以的。看你整理和归档方便。 7. 目前有几种文书档案整

20、理的方法，分别是什么？ 答：一般按一事一件的原则整理，并可整合文件（如请示与批复，转发文与被转发文，正文与附件，正文与定稿整合归档）. 8请问“请示”和“批复”怎样来存，是做为一件还是分别来存？ 答：同一事件批复在前，请示在后。作为一件存档。 9档案库房修建时应注意什么?答：档案库房应尽可能选择1楼，不可选地下室，如2楼以上要考虑楼板承载。办公室选择阳面的的房子，库房选择阴面的房子，窗子不要太大，避免日光。库房内不要走上下水管道，消防、暖气管道很重要。如使用密集架，应将密集架轨道植入地板，方便书车推动。消防要选气体消防。 10. 跨年度的会议记录应归到哪个年度? 答：跨年度的会议记录应归到会议

21、的闭幕年。 11.许多单位会议上形成的领导讲话、工作报告,会后往往又以红头文件颁发,这类文件内容基本相同,归档时该归哪一份? 答：归会后的红头文件。这个是正式的文件。 12.请教一下机要文件是否需要归档? 答：机要文件肯定需要归档。 13.会计档案必须要全部装进档案盒吗？ 答：是的，会计档案要保持它的完整性。档案部门一般只给每一凭证盖上档号章，录入系统，录入财务原有凭证号,打印备考。装盒粘上脊背即可。 14.请教一下，基建档案档案室都收哪些？ 答：整个建设项目从酝酿、决策到建成投产（使用）的全过程中形成的、具有保存价值的各种形式的历史记录，包括基建项目的提出、调研、可行性研究、评估、决策、计划

22、、勘测、设计、施工、调试、生产准备、竣工、试生产（使用）等工作活动中形成的文字材料、图纸、图表、计算材料、声像材料以及其它形式与载体的文件材料。 15. 三室具体指的是什么啊？ 答:三室：库房、办公室、阅览室。 16.准备升级的新建设档案室需要配备哪些必需品？ 答：通常需要梯子、书车、密集架、防磁柜、温湿度显示仪，空气消毒机、西北需要加湿器，南方、中原需要除湿机。 17.我们公司说所有档案实行电子化，不再归档纸张版。这行嘛？档案法上也没有明确归档一定要归档纸张版。 答：公司这样做在档案管理上应该是不规范的，电子文件和纸质文件在归档问题上将长期并存，形成电子文件和纸质文件的同时归档，即双轨制，也

23、叫双套制。双套制的实现可以是对电子文件制作纸质拷贝；也可以是对纸质文件进行数字化。双套归档可使同一份文件的电子版本和纸质版本共同处于存储和可利用状态。“双套制”归档的意义与成因除了出于对电子文件与纸质文件的优势互补的考虑以及基于电子文件自身特点而采取的策略外，更重要之处在于它是档案完整性与真实性的保证。如果把电子文件与纸质文件视为同一份文件的两个部分，那么二者的地位和价值就显得同等重要，将二者同时归档保存乃理所当然。这是采取双套归档的根本原因。 就目前的科技水平，建议实行双轨制，纸质和电子同时存在。不建议取消纸质档案。 18.谁知道购买一台档案库房加湿器，应该买多大型号的，大约要多少钱啊? 答

24、：加湿机的加湿量是需要按库房的面积核算的，不同品牌，不同型号价格不同。 19.编写全宗介绍时,应注意哪些问题?答：一、介绍本全宗的历史概况。简要地叙述单位成立的时间、人数、机构设置情况，主要领导的配备，单位的性质、任务及主要职能活动情况，隶属关系以及全宗历史的沿革等。 二、介绍本全宗内档案内容和管理情况。这是全宗介绍的主体部分。包括有：档案管理组织机构、档案管理网络、本全宗的分类方案，立卷说明，档案号编制说明，归档范围，档案数量等。 三、本全宗内工作形成的各种记录，包括资料移交记录、查借阅审批记录及利用登记表、库房温湿度记录、档案销毁记录等； 四、本全宗内信息化工作开展情况的介绍； 五、本全宗

25、内编研材料种类、数量等情况介绍； 20.单位成立10多年了,文件材料从未整理过,最近,从下属单位抽调了几个人员,进行突击整理。请问他们整理的案卷,备考表中立卷人、检查人项目该由谁签名? 答：立卷人是当时整理档案的人员。检查人是档案室负责人。比如主管。或者现在你那里有帮忙的人，你可以让她们谁整理的谁签立卷人。你签检查人。这样就可以。一般比如部门经理虽然管理档案这一块工作。备考表那么多。部门经理一般是不会签字的。 答：立卷人是整理的人员签名，一般指档案管理员。检查人是负责检查整理归档文件质量的人员签名，一般是档案管理部门的领导。 21. 全宗卷包括哪些内容? 答：全宗卷是对全宗管理的重要工具和手段

26、，它是由在全宗管理过程中所形成的管理记录性材料构成的一个案卷，实质上是档案管理活动中所形成的“档案”，是档案管理活动的原始记录，是围绕全宗的管理活动形成并以一个个全宗为单位组合成案卷。全宗卷是全宗的“档案”，但不是全宗内的档案，在管理上应单独存放并实施统一管理，不能与全宗混在一起，也不能将其作为全宗内的一个案卷对待。 全宗卷包括：档案交接凭据、立档单位与全宗历史考证、整理工作方案、档案实体分类方案（分类表）、移进移出记录及手续（凭据）、对全宗档案进行检查、清点的历次记录及所发现的问题记录，以及档案受损害、遭破坏的情况记录和实施补救性措施的记录材料、档案销毁清册等。凡是在档案管理活动中形成的对全

27、宗状况及全宗历史有原始记录意义的文字、图表等材料均应归入全宗卷中。 全宗卷的主要内容具体包括： 1、档案收集：档案交接文据、移交目录，接收、征集记录，档案来源和价值说明等。 2、档案整理：整理工作方案、分类方案、案卷目录说明、整理工作小结等。 3、档案鉴定：鉴定小组成员名单、档案保管期限表、鉴定分析报告、销毁档案的请示与批复、销毁档案的清册等。 4、档案保管：档案安全检查记录、报告，重点档案采取的特殊保护措施，档案的抢救与修复情况汇报等。 5、档案统计：档案收进、移出登记，案卷基本情况和重要利用统计表等。 6、档案利用：全宗指南（全宗介绍），开放利用和控制使用范围说明，档案汇集和公布出版情况及

28、报批文件，档案产生社会效益和经济效益的典型事例等。 7、档案管理新技术应用：缩微复制和计算机辅助管理等情况的文字说明材料。 22.对材料题名的补充，该用什么符号？因为有的标题太广泛，不便查找。 答：档案人员自拟内容用中括号。 23.档号章里的内容手写不大好看，有没有更好的办法？ 答：建议保管期限直接刻制，档号中分类号、件号等数码使用打号机。 24.特殊载体档案在录入的时候都录入哪些必须字段？ 答：这得看你们的软件设置了那些。一般录入年度，档号，保管期限，题名，起止和终止日期。 25.基建档案如何整理？ 答：一、整理原则 1、遵循基建档案的自然形成规律，保持档案材料之间的有机联系，便于保管和利用

29、。 2、充分利用原有的整理基础。 3、区分不同项目，保持各工程项目文件的成套性。同一工程项目内，应包含工程的前期准备、设计、施工、竣工验收、管理使用、维修、扩建、改建的全过程。 二、整理方法与步骤 一般分两个过程完成： 1、文件材料形成之后，由基建部门或基建人员在本单位综合档案室档案员的协助下进行整理组织保管单位进行基本编目向综合档案移交归档； 2、移交之后，由本单位综合档案室档案人员对保管单位进行排列、编制档案分类目录以及零散文件的补充整理。 基建档案的整理工作包括以下步骤： 对文件材料的鉴别、分类、组织保管单位编目、装订、排列编号等。 1、对文件材料属性的鉴别 文件材料属性的鉴别 就是将基

30、建文件同其它文件，如房地产权文件（包括房改文件）、党务政务文件、设备文件、科研文件、教学文件及科技资料等区分开来。 应注意：凡与某项目基建工程联系密切的管理性文件材料，应纳入该项工程与相关文件材料一并整理归档。关于基建、设备的一般管理性文件，如不涉及具体工程项目或设备，应纳入文书档案整理，有关基建项目的诉讼材料应纳入文书档案。 完整性的鉴别 项目文件材料应严格依照归档范围收集齐全、完整成套，在一套工程项目文件材料内不能缺项，在一份文件材料内不能缺张少页。 准确性的鉴别 档案的准确性指档案的内容真实反映工程竣工时的实际情况和 建设全过程。 保存价值的鉴别 目录确定保管期限，依照基建文件材料保管期

31、限表进行。 2、分类 单位基建项目少，形成的文件材料也少，只设基建档案大类，可与房地产权档案合并称基建房产档案。如果基建项目较多，且工程复杂，形成的文件材料较多，在大类下按工程性质或项目设置二级类目。 编码：大类采用汉语拼音字母法。基建档案-J；二级类目采用阿拉伯数字。大类与二级类目代码一律连定，如J1、J2。类目代码与案卷号在同一行书写的，其间一律用“- -”隔开，如J- -5、J1- -3；分成两行书写的不使用间隔符号。 3、组卷方法 按子项工程分别组卷。如主档与裙档、土建与水电安装、装饰、消防、人防、排污工程等分别组卷。 按阶段组卷。主要分为建设前期（立项、规划、征地、基建计划、报建、招投标