公文管理办法.docx

1、公文管理办法公文管理办法1 范围本规定明确了工程项目管理公司公文种类、公文格式、行文规则和批准发布以及发文办理、收文办理、公文归档和管理的要求。本规定适用于工程项目管理公司及所属项目经理部公文处理的管理。2 管理职责工程项目管理公司综合管理部是公文处理的管理部门，主管机关的公文处理工作，并指导各项目部的公文处理工作。公司所属项目部依照本办法负责本单位公文的处理工作。3 管理内容3.1 公文种类 3.1.1 决定适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。3.1.2 公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。3.1.3 通告适用于公布社会有关

2、方面或公司内部应当遵守或者周知的事项。3.1.4 通知适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或执行的事项，任免人员。3.1.5 通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。3.1.6 报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。3.1.7 规定适用于对特定范围内的工作和事务制订有约束性的措施。3.1.8 请示适用于向上级机关请求指示、批准。3.1.9 批复适用于答复下级机关的请示事项。3.1.10 意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。3.1.11 函适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和

3、答复审批事项。3.1.12 会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项。3.2 公文格式3.2.1 公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附件、附注、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成：a) 涉及国家秘密和企业商业秘密、工作秘密的公文，应当依据有关规定标明密级和保密期限。其中绝密、机密级公文还应当标明份数序号；b) 紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。其中电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”；c) 发文机关标识应当使用发文机关全称或者规范化简称，联合行文，主办机关排列

4、在前；d) 发文字号应当包括机关代字、年份、序号。联合行文，只标明主办机关发文字号。发文字号一般置于发文机关标识的下面，横线中央上面（上行文置于横线左侧上面）。公司文件字号为“石化四建工20号”。六角符号内的 “” 为年份，第一个“”为机关部门代字，如综合部为“办”字、工程管理部为“工程”字，其他部门类推。各项目部的文件字号，为“单位代字项目代字20号”；e) 上行文应当注明签发人、会签人姓名。其中“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话；f) 公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。红头文件的标题

5、可以省去发文机关的名称；g) 主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称。主送单位过多，可概括地写为统称；h) 公文如有附件，应当在正文之后成文时间之前注明附件顺序和名称；i) 公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，应当加盖印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章，联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章；j) 成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准，电报以发出日期为准；k) 公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号标注；l) 公文应当标注主题词。上行文按上级机关的要求标注主题词，平行文、下行文主题词一般从集团公司公文主题词表中选用。公

6、文主题词一般不得超过5个，最多不得超过7个，排列顺序是先标注类别词，再标注类属词，最后标注文种。主题词印在末页下部，抄送栏的上面；m) 抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或规范化简称、统称。上级单位用抄报，平级单位和不相隶属单位用抄送，下级单位用发送；n) 印发机关的名称印在文件末页最后一行，印发日期一般为送印日期；o) 会议纪要眉首占首页的四分之一。会议纪要年号和会议顺序号印在横线中央的上面，密级和保密期限印在首页右上角。报送、发送栏设在纪要末页下端，对上级机关和领导用报送，对公司领导、机关各部门、各项目部用发送。印发单位和印发时间放在末页最后一行；q) 文字从

7、左至右横写、横排。3.2.2 公文中各组成部分的标识规则，按照GB/T9704国家行政机关公文格式的规定执行。3.2.3 公文用纸一般采用国际标准A4型（210mm297mm），左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。3.3 行文规则3.3.1 机关各部门、项目部的行文关系，应根据各自的隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。3.3.2 机关各部门、项目部送领导的请示、报告、情况反映、汇报材料等，均应由本部门领导签字后，交综合部文秘部门登记转送。3.3.3 属于主管部门职权范围内的具体问题，应当直接报送主管部门处理。各项目部送机关各部门的公文，可直送各部门登记分办。3.3.4

8、“请示”应当一文一事，一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。“报告”不得夹带请示事项。3.3.5 除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。3.3.6 受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关，由主送机关负责答复。上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一上级机关。3.4 发文办理3.4.1 发文办理指以本机关名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。3.4.2 草拟公文应做到：a) 符合国家的法律、法规及其他有关规定，符合公司

9、的决策和有关规定，前后发文的内容不能互相矛盾，如有矛盾应说明以哪个文件为准。下级发文不能违反上级发文的有关规定；b) 情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短；c) 公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定；d) 拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度；e) 人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日；f) 结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”；g) 应当使用国家法定

10、计量单位；h) 文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名；i) 公文的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字；j) 要使用标准红头发文稿纸，并逐项填写清楚。3.4.3 拟制公文，对涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文。如有分歧，主办部门的主要负责人应出面协调，仍不能取得一致时，主办部门可以列明各方理据，提出建设性意见，并与有关部门会签后报请上级领导协调或裁定。3.4.4 公文拟制完

11、毕后，应填写中国石化集团第四建设公司工程项目管理公司发文稿纸（见附录A）。公文送主管领导签发前，须经由综合部审核。审核的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合本规定等。3.4.5 公文由本机关主管领导签发，以本机关名义制发的上行文，由主要领导或者主持工作的领导签发；以本机关名义制发的下行文或平行文，由主管领导或者主管领导授权的其他负责人签发。3.4.6 公文正式印制前，文秘部门应当进行复核，重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序复审。3.4.7 公文签发后，由文印

12、部门负责打印，主办部门负责校对，文秘部门负责用印、核阅、送发。3.4.8 各部门以项目管理公司名义召开的专业会议的文件、会议纪要等，需经主管领导签发，方可印发。会议纪要一般不要超过3000字。3.4.9 对下发的重要公文，应当及时了解和反馈执行情况。承办单位要主动及时地向文秘部门反馈公文办理情况。3.5 收文办理3.5.1 收到上级公文，文秘部门要认真按照公司OA公文处理流程，进行签收、登记、拟办、批办、承办、催办、查办等项工作。每一步工作必须加盖电子印章后方可转交下一步。3.5.2 收到下级机关上报的需要办理的公文，综合部还应进行审核。审核的重点是：是否应由本机关办理，是否符合行文规则，内容

13、是否符合国家法律、法规及其他有关规定，涉及其他部门职权的事项是否已协商、会签，文种使用、公文格式是否规范。3.5.3 经审核，对符合本规定的公文，综合部文书应当及时填写公文阅办单（见附录B），标识来文单位、收文号、原文号、收文日期等，综合部主任并提出拟办意见送负责人批示或者交有关部门办理，需要两个以上部门办理的应当明确主办部门。紧急公文，应明确办理时限。对不符合本规定的公文，经综合部主任批准后，可以退回呈报单位并说明理由。3.5.4 承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。对不属于本部门职权范围或者不宜由本部门办理的，应当

14、及时退回交办的文秘部门，并说明理由。3.5.5 公文办理中遇有涉及其他部门职权的事项，主办部门应当主动与有关部门协商。如有分歧，主办部门主要负责人应出面协调，如仍不能取得一致，可以报请上级机关协调或裁定。3.5.6 审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人签字视为同意，没有请示事项的，签字表示已阅知。3.5.7 送主管领导批示或者交有关部门办理的公文，综合部文书要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。3.5.8 建设公司要求上报办理情况的，承办部门要提前拟好上报文稿，送综合部核稿、送签、印送。3.5.9 对各项目部的请示，

15、应及时批复，不能及时批复的，主办部门应及时向请示单位说明办理情况。3.6 公文归档3.6.1 公文办理完毕后，应根据FCC/BG01.02档案管理规定，及时立卷归档。工程项目管理公司及机关各部门的发文由综合部负责统一立卷归档。立卷归档工作应在建设公司档案室的指导下进行。个人不得保存应当归档的公文。3.6.2 归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理立卷，要保证归档公文齐全、完整，能正确反映本机关的主要工作情况，便于保管和利用。3.6.3 代表项目管理公司外出参加重要会议后，应将会议文件、资料交综合部文书立卷、归档。3.6.4 归档范围内的公文应当确定保管期限，按照有关规定定期

16、向档案部门移交。3.6.5 拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。3.7 公文管理3.7.1 公文由文秘部门统一收发、审核、用印、归档和销毁。机关各部门、项目部应设置专兼职人员负责公文管理。3.7.2 上级机关的公文，除绝密级和注明不准翻印的以外，下一级机关经主管领导或者办公室主任批准，可以翻印。翻印时，应当注明翻印的机关、日期、份数和印发范围。3.7.3 公开发布行政机关公文，必须经发文机关批准，经批准公开发布的公文，同发文机关正式印发的公文具有同等效力。3.7.4 公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖公文处理专用章。3.7.5 公文被撤销，视作自始不产生效力，公

17、文被废止，视作自废止之日起不产生效力。3.7.6 不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经综合部主任批准，可以销毁。3.7.7 销毁秘密公文应当到指定场所由2人以上监销，保证不丢失、不漏销。其中销毁绝密公文应填写“中国石化第四建设公司绝密文件销毁记录”（JB0101）。3.7.8 工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。中国石化四建工程项目管理公司发文稿纸发文字号：石化四建工 号 缓急： 密级： 领导签发： 领导会签：综合部主任、副主任审稿： 综合部秘书核稿： 拟稿部门： 拟稿人： 电话： 部门核稿：? 部门会稿：? 主送单位： 抄送（抄报）单位： 文种：? 主题词： 排版： 校对： 份数：标题：?备注：? 附 录 B（规范性附录）公 文 阅 办 单中国石化四建工程项目管理公司 序号来文单位收 文 号原 文 号收文日期文 件内 容送 批意 见送到时间传阅姓名阅后签字领 导 批 示主 办部 门意 见注：各有关部门，为提高公文处理时效，阅知性的文件停留时间不超过48小时，办结性的速结，之后将原文退回综合部。