捷信达仓库系统用户操作手册知识讲解.docx

1、捷信达仓库系统用户操作手册知识讲解系统简介GS酒店系统软件仓库系统主要分为四个模块：采购、仓库、财务、维护。采购模块包括了报价、定价、申购、申购审批、采购、采购审批等；仓库模块是整个系统的重要部分，包括了入库、出库、退库、退货、直拨、直退、调拨；财务模块包括报表查询、流水帐记录查询、凭证管理，基础数据的修改。从申购到采购，从入库到出库产生节余，系统都能快速真实的反映每一笔进出的情况。具体的功能与操作方法我们将在以下章节做详细的介绍。功能介绍为了仓库系统能同时适用于酒店的小型仓库与一些大型仓库，很多功能都使用的参数控制（e.g 是否使用采购模块；是否允许负出库；单号是否自动产生；供应商报价模式；

2、相同品名是否提示；是否检测报价单的可用性；报价是否显示物品树；仓库权限限制；是否有申购单审批流程；出库是否按入库顺序插入等等），所以在安装好系统后首先要在维护模块做一些基本的设定，与基础资料的录入。2-1维护模块登陆界面，点击维护（图一），输入用户、用户密码即可登陆到系统维护界面（图二）。(图一)仓库系统主界面（图二）维护模块主界面 在这里，我们可以查看系统操作日志、维护用户权限、修改口令、设定系统参数、维护基础数据（比如说：仓库列表、货位、使用部门、供应商、货类维护、物品维护、单位、单证等信息。）、初始化数据、数据备份等操作。2-1-1 日志 在这里，我们可以清楚的看到各个模块的使用情况，各

3、个用户在某一个时间段内的使用情况。在界面上，提供了组合查询功能、打印功能。 点击工具栏上的打印按钮，可以打印您所有的日志内容。 点击工具栏上的查询按钮，会弹出一个输入查询条件的综合查询窗口，这是系统中各个部分都会含有的一个功能子模块，它可以让用户自定义查询条件，更为直接的查出用户所要查询的数据。 点击首页、上页，下页、末页等工具栏上的按钮，可以对记录进行翻页查看，它跟键盘上的PAGE UP、page down的功能键功能类似。操作日志界面2-1-2 权限权限主界面权限维护主要提供了用户组、用户的维护，用户的权限维护。 选定左边的操作员组，点增加可以增加用户组。选定左边操作员组下面的具体组，点增

4、加，可以增加一个用户，设置其用户名，用户代码、用户密码等，点击保存，操作即完成。修改可以修改相关的选定记录，比如操作员组、操作员等。删除删除用户组，或者用户，此操作涉及到数据的安全，请谨慎使用。密码可以给用户设置密码。权限可以给用户设置用户模块权限。 模块权限设置具体的操作方法:点击的下拉菜单的，会弹出以下窗口 模块权限设置界面 在模块权限里，考虑到整个系统与现实要求的严谨性，权限可以细分到子模块里的每一个功能操作，具体分三种设定：一般控制、完全控制、禁止控制。一般控制是指有权限进入相应的模块看到相关的数据，但是没有权限做任何修改或删除的操作；完全控制是指有权限进入相应的模块看到相关的数据，也

5、有权限做修改或是删除的操作；禁止控制是指没有权限进入相关的模块，操作时会提示“您无该模块的权限”。 仓库权限设置具体的操作方法:2-1-3 口令 点击工具栏上的口令，即可修改自己的密码，跟权限设置中不同的是，在权限设置中的密码设置，可以修改其他用户的密码，而在此，只能修改自己的密码。2-1-4 系统参数系统参数设置界面 基础设置，主要设置一些系统必需的一些基础数据，只读列如果为1参数是不可修改的，如果为0可依据描述设定参数，以下对其中一些主要的参数做简单说明：624：供应商报价模式：设为0就是一定要先有报价才可以进行定价；设为1只需直接进行报价即可；633：是否有申购单审批流程：设为0在采购模

6、块就只有申购功能，暂时隐藏审批的功能（不用审批）； 设为1在采购模块申购上报后需进行审批；634：是否有采购单审批流程： 设为0在采购模块就只有采购功能，暂时隐藏采购审批的功能（不用审批）； 设为1在采购模块直接采购就可以也，不用进行审批；647：仓库权限限制：设为0不限制就是在做仓库的相关操作时有权限看到所有仓库的数据； 设为1受限制是在做仓库的相关操作时只可看到个人所在仓库权限范围内的单据；648：指定部门限制：设为0不指定就是在做部门的相关操作时可以看到所有部门的数据； 设为1有指定是在做部门的相关操作时只可看到个人所在部门权限范围内的单据；652：是否允许负出库： 设为0是允许负出库，

7、即允许出库量大于现有的库存量； 设为1是不允许负出库，如果出库量大于现有库存量会提示“库存余额不足”出不了库；667：报价是否显示物品树（两种录入方式没有什么本质区别，只是加快了进入报价界面的速度） 设为1是在报价窗口显示左右窗口，左窗口显示物品树，可清楚的看到各物品从属哪个类别； 设为0是报价窗口只显示个简捷的形式，可直接在报价界面直接添加物品报价，使用这个方式看不到各物品所属的类别，会令进入报价窗口速度加快；668：单据是否可以输入负数：设为0是允许负数录入单据，即是是有必要时可以以负数入库形式将之前录错的单据冲销；设为1时不允许负数录单；677：是否允许根据物品档案默认库：设为0是在录单

8、时会在录单窗口显示会多出一个仓库列，显示物品储存的仓库；设为1反之；678：申购单打印模式：设为0是明细模式，就是同一张打印单内有多条明细的申购单据数据；设为1是单据模式，就是一张打印单只有一条申购单的数据；687：是否支持单据的批量打印： 设为0是不支持，即在打印单据只能单据逐条打印； 设为1是支持，就是在可选择性批量打印多条单据；688：直拨单必须输入部门：设为0不用，即在录入直拨单不录入直拨部门也可以保存单据设库1必须，在录入直拨单如果不录入直拨部门会提示“部门列必须插入值”且不允许保存。689：是否检测报价单的可用性：设为0：不检测报价设为1：每个供应商对每个物品会有个报价有效时段，如

9、果在入库时录入某物品的报价已过有效时段，系统将会弹出提示“本月供应商未定价，是否启用以前的报价”，选“是”单价则会弹出该供应商对该物品上一次的报价，选“否”单价处会变空可供手工录入新的价格。690：出/入库增加单据是否在限定列表中选择仓库设为0时新增一张入/出库单可从先从仓库列表中选定相应的仓库，也可从在单据面板中仓库编码的下拉菜单中选择仓库。设为1时新增一张入/出库单时必须从仓库列表中选择相应的仓库，否则会提示 “请选好名细仓” 691：单据显示格式：设为0是在录单时各种输入法都显示在列表内，可随时切换输入方式录单；设为1是录单时只显示编码输入法；设为2是录单时只显示拼音码输入法；设为3是录

10、单时只显示拼音码输入法；设为4是录单时只显示名称输入法692：物品档案检索方式： 设为0即开即检索：在基础数据的物品档案设置里的上窗口直接默认是显示所有的物品设为1物品类别检索：进入基础数据的物品档案设置里暂时不会显示物品资料，在选择了类别后才会按所选的类别在上窗口显示相对应的物品档案。693：申购单的单张申购形式 设为0：在同一单据内只能针对一个部门申购 设为1：在同一个单据内能同时录入几个部门的申购单明细694：直拨单是否固定单位 设为0不固定：在录入直拨单据时，录入的物品是默认基础参数内设定的单位，但是可以手动更改为其他单位 设为1固定：在录直拨单时，录入的单位会默认是基础参数内设定的单

11、位695：单证编号：例如：在本系统内自动生成的单证编号为01020009，前2位01代表仓库的编码，接着3位4位02代表的是月份，从第五位到结束都是单号的序号，这样，看单号就可以很清楚的知道该单的物品所属的仓库，该单据录入的月份，和该单据的录入的顺序。 设为0 明细仓库：这个方式一般是针对小仓库使用，例如：只有一个大仓库01，下级有子仓库0105、0106、0107，系统自动生成的单号就是05、06、07开头，也就是说单号是以子仓库编码的后两位开头的。 设为1上级仓库：这也是常用的一个方式，如果仓库一级仓库分别为01、02、03编码，在01仓库下会有子仓库0105、0106、0107，在录单时

12、系统自动生成的单证编号就会是01、02、03开头用以明确区分入/出哪个仓库，例如入库（01）的第一张单证编号系统会自动生成为，也就是说单证编号的前两位是以子仓库的前两位开头的；696：相同品名是否提示 设为0：指在录入基础资料的物品时，如果已存在相同的物品名称，会提示“货品名称重复” 设为1：在录入物品资料时如果已存在同名物品也可保存，以便用规格来区分同名物品697：录单表头简单化 设为0：录入库单时表头分两个版本，一个是简化版，只有一些主要的入库资料 设为1：录入库单时表头除了一些主要的入库资料，还有多了一些具体的项目比如采购地点、收货单、订单批号、经办人等等698：申购单打印模式 设为0可

13、批量（多张申购单）打印单据 设为1是单（条）张打印申购单700：餐饮服务器名 如果699参数是1支持餐饮二级库，这里可填入餐饮的服务器名701：餐饮数据库名 如果699参数是1支持餐饮二级库，这里可填入餐饮的数据库名707：退库方式 设为0总仓退库：是指在仓库系统作退库操作，二级库数据也会跟着更新（常用） 设库1二级库退库：是指在二级库作退库的操作708：直拨是否更新二级库 设为0否：直拨的物品只影响仓库系统的数据，不更新二级库的数据 设为1是：直拨的物品会直接更新二级库的数据（常用）709：出库是否按照入库顺序插入这个方式基本上是针对先进先出算法而言，例如：2005-01-07入库 苹果5斤

14、2元10元；2005-01-08 入库苹果 6斤3元18元 现有库存为11斤， 如果一次性出库出11斤 设为0否：出库单就只有一条记录出库11斤，单价也按先进顺序以总额与数量换算出平均价 设为1是：系统会按先进先出的顺序将出库单自动拆分成两条明细，5斤的为其中一条明细，6斤的为另一条明细。710：入库是否默认库： 设为0是在录入库单时，没有默认库，可通过手动选择要入哪个仓库 设为1是在录入库单时，在没选库时会默认一个仓库，也还可以另行选择要入的仓库711：单号是否自动生成： 设为0时所有单据的单号系统都不会自动生成，以便手工录入单号 设为1时所有单据的单号系统都将自动生成，不须手工录入712：

15、默认计价方法：指在录入各物品资料可默认其中一种计价方法。 设为1时物品计价方法为FIFO（先进先出） 设为2时物品计价方法为LIFO（后进先出） 设为3时物品计价方法为加权平均 设为4时物品计价方法为移动加权平均716：出库单直拨单是否录入一级部门 设为0是在录入出库单/直拨单时不须录入一级部门 设为1是在在录入出库单/直拨单时必须录入一级部门、二级部门717：明细报表是否实时更新查询条件：指在明细报表内，查询条件可以实时更新，即在报表内有多个查询条件，时间段选择、仓库选择、部门选择 设为0：查询条件不会实时更新 设为1：e.g 先选择了时间段，如果在这个时间段内食品仓库没有过物品进出存的情况

16、，那么这时仓库的下拉菜单就不会弹出食品仓。也就是实时过滤查询条件。719：入库单单据录入换行字段：在录入入库单时，按回车可以依次录入各细项这里可以设定在哪个字段回车。 设为0金额：在录入单据明细时到金额字段再敲回车就可以直接跳转到下一条明细； 设为1保质日期：在保质日期字段跳转； 设为2位置：在位置字段跳转； 设为3备注：在备注字段跳转；720：退库操作是否选择单据 设为0否：指在做退库操作时，不用选择领用的单据，直接录入要退回仓库的物品明细 设为1是：指在退库时，一定要在领用出库单号处选中相的出库单据，然后再从该单据中选中要退库的具体的物品。721：退货操作是否选择单据 设库0否：在做退货操

17、作时，不用选择入库的单据，直接录入要退给供应商的物品明细 设为1是：指在退货时，一定要中要退库的物品所属的入库单据，然后再从该单据中选中要退库的具体的物品。723：入库明细是否跟申购单号挂勾 设为0：是入库明细不用录入申购单号 设为1：在入库明细列表可以通过选择申购单号来将已采购回来的物品直接入库。724：库存是否截位 设为0：不截位 设为1：截位，主要适用于处理移动加权平均计价方法产生的一此误差数据，将系统内所有的数据都按保留两位小数计算。 725：直拨操作是否选择单据 设为0为否：在做直退操作时不必选择要退的物品所属的直拨单 设为1为是：指在做直退操作时必需选择要退的物品所属的直拨单2-1

18、-5基础基础数据设置，主要是设置仓库系统的一些主要资料，比如仓库、部门、供应商、货类、物品等等。2-1-5-1仓库 点击如下图所示仓库设置界面新增一个仓库，编码、名称及一些基本的项目手工录入，若该仓库没有下级仓库可直接上明细标志复选框，反之，不用在复选框打。编码长度由系统定义，每个下级子仓都要打上明细标志，若录入最高/低存量、最高/低金额相关数据，在该仓库超过一定限额时会在 008#各仓物品警戒报表 内体现超出限额差异数据，这几项也可不录入任何数据。明细标志：用以区别新增的仓库是否属于保存具体货物的子仓库。如果选定则是，否则不是。另外仓库编码具有一点的逻辑性，若首级总仓库编码为01，该仓库的下

19、级子仓库应该是0101，这样哪个子仓库从属于哪个总仓就一目了然了，就可以明确的分清楚仓库的从属关系。新增可以增加仓库，处理数据的新增，填入仓库编码、仓库名称等必须输入的信息后，即可保存。 修改点击修改按钮，可以修改选定记录的详细信息，注：在对保存过的仓库进行修改编码是不可更改的。 删除点击删除按钮，可以删除当前记录，但如果当前记录存在子记录，则它不允许删除，涉及到数据安全，请谨慎使用。 保存保存修改、增加的内容。 放弃不保存修改、增加的内容，将记录恢复到原来没新增前的状态。 查询弹出自定义查询条件窗口，设定条件后，可以查询相关记录。 打印打印所有仓库的记录。 导出将选定的记录导出，可以是文本文

20、件，也可以是EXCEL以及其他文件格式。 2-1-5-2 部门 点击如下图所示： 部门设置界面 新增可以增加某部门，处理数据的新增，填入部门编码、部门名称等必须输入的信息后，即可保存。若一部部门编码为01，该部门二级部门的编码应该是0101，这样哪二级部门从属于哪个一级部门就一目了然了，就可以明确的分清楚部门的从属关系。 修改点击修改按钮，可以修改选定记录的详细信息(注：部门编码不可以修改)。 删除点击删除按钮，可以删除当前记录，但如果当前记录存在子记录，则它不允许删除，涉及到数据安全，请谨慎使用。 保存保存修改、增加的内容。 放弃不保存修改、增加的内容，将记录恢复到原来没新增前的状态。 查询

21、弹出自定义查询条件窗口，设定条件后，可以查询到相关记录。 打印打印所有部门记录。 导出将选定的记录导出，可以是文本文件，也可以是EXCEL以及其他文件格式。是否用途：若选中可将该新增的部门在录单时出现在 领用用途的下拉窗口内可供选择。 2-1-5-3 供应商 点击如下图所示：供应商设置界面新增可以增加某供应商，处理数据的新增，填入供应商、供应商名称等必须输入的信息后，即可保存。 另：增加时最好注意一定的规范，先增加省份、地区、然后才增加供应商，这样能够更为方便的管理供应商的资料。如上图所示。 修改点击修改按钮，可以修改选定记录的详细信息（注：供应商编码不可以修改）。 删除点击删除按钮，可以删除

22、当前记录，但如果当前记录存在子记录，则它不允许删除，涉及到数据安全，请谨慎使用。 保存保存修改、增加的内容。 放弃不保存修改、增加的内容，将记录恢复到原来没新增前的状态。 查询弹出自定义查询条件窗口，设定条件后，可以查询到相关记录。 打印打印供应商资料记录。 导出将选定的记录导出，可以是文本文件，也可以是EXCEL以及其他文件格式。 2-1-5-4 货类 点击如下图所示： 货类设置界面新增可以增加某货品类别，处理数据的新增，填入类别编码、类别名称等必须输入的信息后，即可保存。明细标志是为了区别新增的货品类别，是否是保存具体类别。如果选定则是，否则不是，另外货品类别具有一点的逻辑性。若首级总货类

23、编码为001，该仓库的下级子仓库应该是001001，这样哪个子货类从属于哪个大货类就一目了然了，就可以明确的分清楚货类的从属关系，级数可因具体情况分多级。 修改点击修改按钮，可以修改选定记录的详细信息（注：物品分类编码不可以修改）。 删除点击删除按钮，可以删除当前记录，但如果当前记录存在子记录，则它不允许删除，涉及到数据安全，请谨慎使用。 保存保存修改、增加的内容。 放弃不保存修改、增加的内容，将记录恢复到原来没新增前的状态。 查询弹出自定义查询条件窗口，设定条件后，可以查询到相关的记录。 打印打印所有货类记录。 导出将选定的记录导出，可以是文本文件，也可以是EXCEL以及其他文件格式。 2-

24、1-5-5 物品 点击如下图所示：物品资料录入界面新增可以增加某物品，处理数据的新增，填入物品编码、物品名称等必须输入的信息后，即可保存。另外：右下角的单位维护，右键打开菜单，增加、删除，双击修改物品的出入库、库存单位代码的关系，单位可能会存在大单位入库小单位出库的情况，所以一个物品的单位可分库存单位、采购单位、出库单位，在单位栏可以点击右键新增单位。比如采购入库以箱计算，出库以瓶计算，库存也以瓶计算（假设1箱内有10瓶），物品单位可以如图设定 修改点击修改按钮，可以修改选定记录的详细信息（注：物品编码不允许修改）。 删除点击删除按钮，可以删除当前记录，但如果当前记录存在子记录，则它不允许删除

25、，涉及到数据安全，请谨慎使用。 保存保存修改、增加的内容。 放弃不保存修改、增加的内容，将记录恢复到原来没新增前的状态。 查询弹出自定义查询条件窗口，设定条件后，可以查询相关记录。 打印打印物品档案记录，可由参数设定分类打印，也可所有的物品资料一起打印。 导出将选定的记录导出，可以是文本文件，也可以是EXCEL以及其他文件格式。 2-1-5-6 货位 点击可进入货位设定界面：货位设置界面新增可以增加某货位，处理数据的新增，填入货位编码、货位名称等必须输入的信息后，即可保存。 修改点击修改按钮，可以修改选定记录的详细信息。 删除点击删除按钮，可以删除当前记录，但如果当前记录存在子记录，则它不允许

26、删除，涉及到数据安全，请谨慎使用。 保存保存修改、增加的内容。 放弃不保存修改、增加的内容，将记录恢复到原来没新增前的状态。 查询弹出自定义查询条件窗口，设定条件后，可以查询相关记录。 打印打印记录。 导出将选定的记录导出，可以是文本文件，也可以是EXCEL以及其他文件格式。 2-1-5-7 单位 点击如图所示：单位设置界面新增可以增加某单位，处理数据的新增，填入单位编码、单位名称等必须输入的信息后，即可保存。 修改点击修改按钮，可以修改选定记录的详细信息(注：单位编码不可以修改)。 删除点击删除按钮，可以删除当前记录，但如果当前记录存在子记录，则它不允许删除，涉及到数据安全，请谨慎使用。 保

27、存保存修改、增加的内容。 放弃不保存修改、增加的内容，将记录恢复到原来没新增前的状态。 查询弹出自定义查询条件窗口，设定条件后，可以查询相关记录。 打印打印记录。 导出将选定的记录导出，可以是文本文件，也可以是EXCEL以及其他文件格式。 2-1-5-8 单证 点击如图所示：单据凭证设置界面新增可以增加某出入库单类，处理数据的新增，填入单类编码、单类名称等必须输入的信息后，即可保存。在编辑的时候，注意选择好归类。 修改点击修改按钮，可以修改选定记录的详细信息。 删除点击删除按钮，可以删除当前记录，但如果当前记录存在子记录，则它不允许删除，涉及到数据安全，请谨慎使用。 保存保存修改、增加的内容。

28、 放弃不保存修改、增加的内容，将记录恢复到原来的状态。 查询弹出自定义查询条件窗口，设定条件后，可以查询记录。 打印打印记录。 导出将选定的记录导出，可以是文本文件，也可以是EXCEL以及其他文件格式。 2-1-6 初始 点击出现如下图 当点击工具栏上的初始按钮时，就会弹出上述窗口，点取消不操作退出，否则，会弹出输入当天系统的密码，输入密码，就会清空所有的营业数据，比如出、入库和直拨数据等等;这时会弹出一个窗口如图可选择性在相关复选框上打“”，如果打上“”的，在确实后会被系统删掉相关资料。（建议：如果只删除所有单据数据，保留所有的基础资料数据，在该界面可全不打勾）2-1-7 备份数据库备份界面

29、 点击工具栏上的备份按钮，操作数据备份。弹出数据备份、数据恢复窗口，选择数据库后添加文件点保存。点击执行备份，开始备份数据，数据恢复跟数据备份差不多，不过数据恢复要慎重，因为恢复可能会导致备份之后的数据丢失。2-2 采购模块2-2-1 报价每一个供应商针对每个物品会有不同的报价，每个物品针对不同的时间段也会有不同的报价，在报价功能都可以按时间、按供应商、按物品的各种检索方式来查询物品的报价。在报表中的035#供应商报价表和039#货品存量查价明细表都可以查到物品的相关单价间的对比。操作如下：进入采购模块的点击报价会弹出以下窗口 报价操作界面方法一：在区域一中录入报价适用起止日期（一般系统会默认

30、为当月初到月末的时间段），也可手工更改日期，在供应商下拉菜单选中所属的供应商，可在区域三的物品树中先选中要报价的物品，在区域二中就可以针对该物品作相应报价。常用于同一个供应商对不同的物品进行报价。方法二：可以在进入报价界面后，直接点击增加在区域二录入各物品的报价与供应商的选择。常用于不同的供应商对不同的物品进行报价。该界面还提供了查询条件，可以根据物品和供应商进行报价查询。2-2-2 定价如果参数设定了先有报价后有定价，就一定要先做报价操作，这时的报价只起到一个参考的作用，最终录单是以定价为准，在做了定价如果还要做修改可以通过操作实现。2-3仓库模块2-3-1采购入库入库单录入是酒店购买物料后入库的过程,从账务处理角度讲是存货增加和资金减少.为了核算材料的加存成本和出库成本,正确地核算材料的采购成本是很重要的，所以材料采购要依据正常的手续填表制入库单，各原始单据经审核合法后允许入库，所以入库单是物料入库的必要手续。操作方法：1、 在图2-2-1所示窗口中，我们把窗口分成两个区域，区域一为功能按钮选择区域，在该区域中可以有一排不同功能的操作按钮，分别是“增加”、“修改