利用WORD进行论文排版的方法.docx

1、利用WORD进行论文排版的方法利用Word进行论文排版的方法工欲善其事，必先利其器。本章主要介绍 Word 文档排版的基本知识以及数学公式编辑 器的应用，以便你的论文排版更加方便和轻松，能够快速、准确地写出漂亮的学术论文。Word文档排版论文的排版是让许多人头疼的问题，尤其是论文需要多次修改时更加令人头疼。本节将 给你提供一些用 Microsoft Word 进行论文排版的技巧，使你的论文排版更加方便和轻松，以 便把更多的精力放在论文的内容上而不是文字的编排上。这些技巧不只在论文写作中可以使 用，在写其他文档时也可以使用。本节将分几个专题来讲解论文排版过程中常见问题的解决方法，下一节将介绍数学

2、公式 编辑器的使用。样式的应用首先新建一个空白文档，输入下面的文字内容：Word 与数学公式编辑器及其应用Word 文档排版样式的用我们将以这些名称为将要建立的样式命名。 选中“Word与数学公式编辑器及其应用”行，在菜单栏单击“格式项目符号和编号”命令，打开“项目符号和编号”对话框。切换到“多级符号”选项卡，选中第五种标题样式， 如图 1-1所示，单击“确定”按钮，返回文档编辑页面。在页面中打开“样式和格式”任务窗格，可以看到已经应用了“标题 1”样式的“Word 与数学公式编辑器及其应用”和任务窗格中我们所选的“多级符号”的样式表，如图 1-2所 示。图 1-1图 1-2通过这个样式表，可

3、以建立多大九级的标题样式，即从 1 到 ，这么多的 样式，再深层次的文档内容都用不完。根据需要，我们只用其中的 1 到 1.1.1 样式，并对其 稍加修改。 建立章节标题样式将光标插入点置于“Word与数学公式编辑器及其应用”行，这时会看到“样式和格式” 任务窗格的“所选文字的格式”文本框显示出改行的样式。右键单击该样式，如图 1-3所示， 在快捷菜单中单击“修改”命令。图 1-3图 1-4打开“修改样式”对话框。在该对话框中将该样式的名称修改为“Word与数学公式编辑器及其应用”，如图 1-4所示。 单击菜单栏中的“格式项目符号和编号”命令，打开“项目符号和编号”对话框，单击“自定义”按钮打

4、开“自定义多级符号列表”对话框，在“编号格式”文本框的“1”前 后加入“第”和“章”，这样编号的格式就成了“第X章”，如图 1-5所示，单击“确定”按 钮返回文档。图 1-5图 1-6这时，文档中的章节标题前面已经自动添加上了“第 1 章”。将此标题居中显示。这样章节标题样式就建立起来了，名称就是“Word与数学公式编辑器及其应用”，如6图 1- 所示。以后在开始新的章节之后，直接对章的标题应用此样式即可。 这样做的应用效果是，当你写第 1 章的时候，后续编号就是 1.1、1.1.1；写第 2 章的时候，后续编号就是 2.1、 建立第一级标题样式 选中“Word文档排版”，单击“样式和格式”任

5、务窗格中的“1.1 标题 2”样式，应用该样式。应用的效果就是自动在“Word文档排版”前加上 1.1 的标题，这正是我们需要的，如 图 1-7所示。图 1-7以后，当需要建立该级别的标题时，直接重复执行上面的步骤就可以了。 建立第二级标题样式 选中“样式的应用”，单击“样式和格式”任务窗格中的“1.1.1 标题 3”样式，应用该样式。应用的效果就是自动在“样式的应用”前加上 1.1.1 的标题，如图 1-6所示。图 1-8以后，当需要建立该级别的标题时，直接重复执行上面的步骤就可以了。图表和公式的自动编号在论文中，图表和公式要求按在章节中出现的顺序分章编号，例如图 1-1，表 2-1，公 式

6、 3-4 等。在插入或删除图、表、公式时编号的维护就成为一个大问题，比如若在第二章的 第一张图（图 2-1）前插入一张图，则原来的图 2-1 变为 2-2，2-2 变为 2-3，更糟糕的 是，文档中还有很多对这些编号的引用，比如“流程图见图 2-1”。如果图很多，引用也很 多，想象一下，手工修改这些编号是一件多么费劲的事情，而且还容易遗漏！表格和公式存 在同样的问题。能不能让 Word 对图表公式自动编号，在编号改变时自动更新文档中的相应引用？答案 是肯定的！下面以图的编号为例说明具体的作法。自动编号可以通过Word的“题注”功能来实现。所谓题注，就是“图、表、或任何可 被归类的东西”的编号。

7、插入题注的操作非常简单，在菜单栏中单击“插入-引用-题注” 命令，打开“题注”对话框，如图 1-9所示。题注一般有两部分组成，一部分叫作“标签”，由题注的对象确定，比如“图”、“表”、 “公式”；一部分就是编号，这个编号是 Word 可自行维护的。Word内建三种标签：表格、公式、图表。如果这三种标签不能满足需要，可以单击“新建”按钮自定义一个。比如这里建立的是一个“图”标签，如0图 1-1 所示。图 1-9图 1-10要对文中的图片插入自定义的题注，可执行如下操作：在菜单栏中单击“插入-引用-题注”命令，打开“题注”对话框，如图 1-9所示。从标签的下拉列表框中选择自定义的标签“图”，单击“

8、确定”按钮，如图11 1- 所示。图 1-11如果想让题注同时依据章节来编号，可进一步单击“编号”按钮，打开“题注编号”对 话框。选中“包含章节号”复选框，选择章节起始样式，并选择要使用的分隔符，单击“确定”按钮，如图21-1所示。图 1-12在文档中引用这些编号时，比如“如图 1-1 所示”，将光标放在插入的地方（例中是“如” 字的后面），在菜单栏中单击“插入-引用-交叉引用”命令，弹出“交叉引用”对话框， 在“引用类型”下拉框中选择“图”，“引用内容”下拉框中选择“整项题注”，选中“插入 为超链接”复选框，“引用哪一个题注”选中“图 1-1”，单击“插入”按钮，即可得到文档中对“图 1-1

9、”引用，如图31-1所示。图 1-13至此我们就实现了图的编号的自动维护，当在第一张图前再插入一张图后，Word 会自 动把第一张图的题注“图 1-1”改为“图 1-2”，文档中的“图 1-1”也会自动变为“图 1-2”。表格编号的作法与图相同，唯一不同的是表格的题注在表格上方，且要求左对齐。 公式的编号略有不同，插入公式后，将公式单独放在一个段落，版式为“嵌入式”（Word默认），光标放在公式之后，不要（注意是“不要”）选中公式，在“插入”菜单选“题注”， 由于没有选中项目，所以“位置”一项为灰色，新建标签“公式 1”，点击“插入”，Word 就将标签文字和自动产生的序号插入到光标所在位置。

10、在文档中引用公式编号的方法与图相 同，此处不在赘述。公式的编号要求在右边行末，具体的方法在“制表位的使用”一节详细说明。需要说明的是，公式的编号虽然也可以通过题注来完成，但我建议使用数学公式编辑 器MathType来完成，有关数学公式编辑器MathType的应用，见1.2数学公式编辑器MathType 使用。这里顺便说一下，交叉引用、书签和题注都是 Word 的域。域是文档中可能发生变化的 内容，Word 使用域来进行文档自动化。多个域的联合使用可以实现更复杂的功能，各个域 的具体使用方法请参考 Word 的帮助。 制表位的应用制表位是指水平标尺上的位置，它指定了文字缩进的距离或一栏文字开始的

11、位置，使用 户能够向左、向右或居中对齐文本行；或者将文本与小数字符或竖线字符对齐。用户可以在 制表符前自动插入特定字符，如句号或划线等。默认情况下，按一次 Tab 键，Word 将在文 档中插入一个制表符，其间隔为 0.74 厘米。制表位的类型包括：左对齐，居中对齐，右对齐，小数点对齐和竖线对齐等，这些制表 位的使用方法大致相同，这里仅根据论文中公式排版的要求和目录的制作为例说明制表位的 使用方法和效果，更详细的说明请参阅 Word 的帮助文档。图 1-14论文里的公式要求单独放在一个段落，公式居中；按章节进行编号，编号用小括号括起 来放在右边行末。首先输入公式和编号，公式的版式选择“嵌入式”

12、，编号用小括号括起来。 然后把光标放在公式所在的段落里，点击页面左上角的制表位图标，切换到居中制表位，如4图 1-1 所示。用鼠标在水平标尺上大约中间的位置点一下，这样就放置了一个居中制表位在点击的地方，如果位置不合适还可以用鼠标拖动进行调节，如图51-1所示。图 1-15再把左上角的制表位图标切换到右对齐制表位，用放置居中制表位相同的方法放置一个右对齐制表位在行末，如6图 1-1 所示。图 1-16设置好制表位后，把光标放在公式的前面，按一下Tab键，这样就在公式的前面插入了 一个制表符，此时公式以居中制表位为中心居中对齐，再把光标移到公式和左括号之间，再按Tab键插入一个制表符，编号就跑到

13、行末了，如图71-1所示。用制表位的方法来处理公式的排版，很简单也很方便，不用去敲很多空格去把公式挪到 中间，编号推到行末。还有一个好处，若公式或编号的长度发生变化时，Word 会自动调节 以使公式始终在页面的中间，编号始终在行末，不会因为公式或编号变长而换行。更简单的 作法是使用格式刷，把所有的公式段落刷成这种格式，既简单又方便，而且可以保持所有的 公式段落制表位的一致。图 1-17涉及到制表位还有一个概念：前导符。前导符是填充制表符所产生的空位的符号，一般 有实线、虚线、点划线等，在目录中经常见到（就是标题和页码之间的圆点）。制作目录时， 敲入标题和页码后，在行末设置一个右对齐制表位。点击

14、“格式制表位”，制表位对话框 显示了光标所在段落的制表位信息。选择右对齐制表位，前导符选择圆点（Word 默认无前 导符），确定后在标题和页码之间插入一个制表符，可以看到页码跑到行末了，而且页码和 标题之间用圆点进行了填充。当页码或标题长度变化时，Word 会自动增加或删除圆点。这 里用目录做例子只是想说明前导符的使用方法，其实制作目录还有更好的方法，下文详述。1.1.4 目录的制作目录是用来列出文档中的各级标题及标题在文档中相对应的页码。首先介绍 Word 的一 个概念：大纲级别。Word 使用层次结构来组织文档，大纲级别就是段落所处层次的级别编 号，Word 提供 9 级大纲级别，对一般的

15、文档来说足够使用了。Word 的目录提取是基于大纲 级别和段落样式的，在 Normal 模板中已经提供了内置的标题样式，命名为“标题 1”、“标 题 2”，“标题 9”，分别对应大纲级别的 19。我们也可以不使用内置的标题样式而采 用自定义样式，但有点麻烦。下文中的目录制作方法直接使用 Word 的内置标题样式，关于 自定义样式的方法请参阅 Word 的帮助文档。要在文档的最前面插入目录索引，可执行如下步骤： 把插入点定位在文档的最前面，在菜单栏中单击“插入-引用-索引和目录”命令， 打开“索引和目录”对话框。切换到“目录”选项卡，可在“打印预览”中看到即将插入的目录的样式，如8图 1-1 所

16、示。图 1-18图 1-19 在该对话框中，选中“显示页码”复选框可以在目录后面加上该目录对应的页码； “页码右对齐”是指目录对应的页码统一居右对齐；“制表符前导符”决定了引线的样式； “显示级别”则决定了创建哪几个级别的目录索引。在本例中，由于应用了“章节标题”、 “第一级目录标题”和“第二级目录标题”，所以设置“显示级别”文本框的值为 3。单击“确定”按钮，此时目录已经建好。按论文格式要求，目录放在正文的前面。在刚建好的目 录前，添加“目录”二字，并设置好格式，新起一段落；在刚建好的目录后，单击菜单栏中 “插入-分隔符”，弹出分隔符菜单，在“分隔符”对话框中，“分隔符类型”选项选中“分 页

17、符”，单击“确定”按钮，这样目录就放在正文的前一页。建立目录索引之后，效果如图 1-19 所示。目录生成后有时目录文字会有灰色的底纹，这是 Word 的域底纹，打印时是不会打印出 来的（如果你愿意浪费一张纸可以试着打印一下目录）。在“工具选项”的“视图”选项 卡可以设置域底纹的显示方式。此后若章节标题改变，或页码发生变化，只需更新目录，更 新方法是：将光标定位到目录页，在目录上点右键，打开“更新域”，并在出现的“更新目录” 窗口上选择“更新整个目录”，即可。1.1.5 页眉页脚的制作首先介绍一个概念：节。这里的“节”不同于论文里的章节，但概念上是相似的。节是 一段连续的文档块，同节的页面拥有同

18、样的边距、纸型或方向、打印机纸张来源、页面边框、 垂直对齐方式、页眉和页脚、分栏、页码编排、行号及脚注和尾注。如果没有插入分节符， Word 默认一个文档只有一个节，所有页面都属于这个节。若想对页面设置不同的页眉页脚， 必须将文档分为多个节。论文里同一章的页面采用章标题作为页眉，不同章的页面页眉不同，这可以通过每一章 作为一个节，每节独立设置页眉页脚的方法来实现。首先介绍页眉的制作方法。在各个章节的文字都排好后，设置第一章的页眉（若连页眉 都不知怎么加，请参考Word帮助）。然后跳到第一章的末尾，菜单栏上选“插入分隔符”， 分节符类型选“下一页”，不要选“连续”（除非你想第二章的标题放在第一章

19、的文字后面而 不是另起一页），单击“确定”按钮，这样就在光标所在的地方插入了一个分节符，分节符 下面的文字属于另外一节了，如图 1-20所示。光标移到第二章，这时可以看到第二章的页眉和第一章是相同的，如图11-2所示。鼠标双击页眉Word会弹出页眉页脚工具栏，工具栏上有一个“同前”按钮（图像按钮，不是文字），如图21-2所示。这个按钮按下表示本节的页眉与前一节相同，我们需要的是各章的页眉互相独立，因此把这个按钮调整为“弹起”状态，然后修改页眉为第二章的标题，完成后关闭工具栏，修改后第二章的页眉如图31-2所示。如法炮制制作其余各章的页眉。图 1-20图 1-21图 1-22页脚的制作方法相对比

20、较简单。论文页面的页脚只有页码，要求从正文开始进行编号， 但是，在正文前还有扉页、授权声明、中英文摘要和目录，这些页面是不需要编页码的，页 码从正文第一章开始编号。首先，确认正文的第一章和目录不属于同一节。然后，光标移到 第一章，点击“视图页眉和页脚”弹出页眉页脚工具栏，切换到页脚，确保“同前”按钮处于弹起状态，如图24 1- 所示，插入页码，这样正文前的页面都没有页码，页码从第一章开始编号。图 1-23图 1-241.1.6 参考文献的编号和引用参考文献的标注本不是一件麻烦的事情，但是对参考文献编号后就成了一件麻烦的事 情，产生的问题和图表公式编号的问题是一样的。手工维护这些编号是一件费力而

21、且容易出 错的事情，我们的目的是让 Word 自动维护这些编号。很幸运，它可以做到，方法跟图表公 式的作法相似。光标放在引用参考文献的地方，在菜单栏上选“插入脚注和尾注”，弹出的对话框中选择“尾注”，位置为“文档结尾”，“编号格式”下拉框中选择阿拉伯数字，如图51-2所示，确定后Word就在光标的地方插入了参考文献的编号，并自动跳到文档尾部相应编号处请你 键入参考文献的说明，在这里按参考文献著录表的格式添加相应文献。参考文献标注要求用 中括号把编号括起来，至今我也没找到让Word自动加中括号的方法，需要手动添加中括号。图 1-25在文档中需要多次引用同一文献时，在第一次引用此文献时需要制作尾注

22、，再次引用此 文献时点“插入交叉引用”，“引用类型”选“尾注”，引用内容为“尾注编号（带格式）”，然后选择相应的文献，插入即可，如图61-2所示。图 1-261.1.7 流程图的绘制利用Word中的绘制图形功能，可以绘制出很多专业的图形。将鼠标放在常用工具栏的空白处，单击右键，选择“绘图”，在编辑窗口的下方可以显示“绘图”工具栏，如图7 所示。1-2图 1-27利用“绘图”工具栏，不仅可以绘出直线、箭头、矩形和椭圆等常见的图形，而且可以 绘出很多自选图形。在“绘图”工具栏中，单击“自选图形”右侧的下拉按钮，可以打开“自 选图形”的下拉菜单，如所示，从图中可以看出，“自选图形”分为“线条”、“连

23、接符”、“基 本形状”、“箭头总汇”、“流程图”、“星与旗帜”、“标注”共七大类。当然，在这些分类中如 果找不到满意的自选图形，可以单击“其他自选图形”命令，将打开“剪贴画”任务窗格， 从剪贴画中可以找到合适的图形。在撰写论文时，我们常常会需要绘制诸如算法流程之类的流程图。当然绘制流程图也有 比较专业的绘制工具，比如 Visio，但用户可能会觉得比较麻烦，而且也不易与 Word 文档 组合在一起排版。下面，我们简单介绍流程图的绘制。 绘制流程图的基本框架单击绘图工具栏“自选图形-流程图-过程”命令，页面中立刻出现了绘图画布，同时 鼠标指针变成了“+”的形状，如图 1-28所示。图 1-28拖动

24、鼠标，在画布的居上、居中位置画出流程图的第一个组成图形“过程”这是一个长方形的图形，表示流程中的某个步骤。 继续从自选图形中选取“决策”、“过程”等组成图形，画出如所示的流程图基本框架。图 1-29接下来，要建立各种图形之间的连接。连接可以使用箭头工具，但是这里推荐使用 Word提供的一个非常好的自选图形连接符来建立连接。 建立流程连接在 Word 中提供了三种线性的连接符用于连接对象：直线、肘形线（带角度）和曲线， 用户也可以设置连接符的属性，例如设置为虚线等（右键单击连接符，选择“设置自选图形 格式”）。选择连接符自选图形后，将鼠标指针移动到对象上时，会在其上显示蓝色连接符位置。 这些点表

25、示可以附加连接符线的位置。用带箭头的肘形线连接符和直线连接符将图91-2连接到一起，得图01-3 。 添加流程图文字 用鼠标右键单击形状，单击“添加文字”命令，图形随即变成文本框的样子，接下来就可以像操作文本框一样输入文字并进一步调整文字的居中、大小等属性了。 需要注意的是，在 Word 中不能向线段或连接符上添加文字，但可以使用文本框在这些绘图对象附近附加说明文字。操作很简单，插入一个文本框，输入内容，移动文本框到需要 说明的步骤连结线旁，设置文本框的线条为“无线条颜色”。可以给流程图的画布添加填充色，烘托流程图的显示，如图11-3所示。图 1-30图 1-31 合并流程图流程图设计完毕，为了移动方便，可以将所有图形组件合并在一起。 拖动鼠标，选中全部图形组件，单击右键，在快捷菜单中单击“组合-组合”命令，把所有图形组合成一个，这样移动和复制都非常方便了。