公路竣工资料编制指南.docx

1、公路竣工资料编制指南公路竣工资料编制指南第一章编 制 依 据编制公路工程竣工文件涉及到许多方面，其法律、法规文件较多。公路工程项目的提出、立项、招投标、设计、施工、监理、验收等各方面的资料均应有序地编入竣工文件中，竣工文件的归档、移交又将涉及到档案方面的问题。因此，编制依据较多，以下为截止至2000年7月的现有编制依据。1、中华人民共和国档案法2、中华人民共和国档案法实施办法3、中华人民共和国保守国家秘密法4、 国家标准GB/T11822-89科学技术档案案卷构成的一般要求 5、国家标准GB/T11821-89照片档案管理规范6、交通部办公厅转发国家计委关于印发建设项目（工程）竣工验收办法的通

2、知的通知（1990厅工字67号）7、交通部办公厅转发国家档案局关于印发建设项目（工程）档案验收办法的通知的通知（厅档案字199221号）8、交通部、国家档案局关于发布交通档案管理办法的通知（1992年1月9日交办发199289号）9、交通部关于发布交通文件材料立卷归档办法的通知（1992年1月9日交办发1992120号）10、交通部关于印发交通档案管理和交通文件材料立卷归档统一表格式样的通知（交办发1992121号）11、交通部关于发布公路工程竣工验收办法的通知（1995年11月15日交通部交公路发19951081号）12、交通部关于加强公路工程项目验收工作的通知（1998年2月11日交公路发

3、199861号）13、建设工程质量管理条例（2000年1月30日国第二章范 本 说 明湖南省高速公路工程竣工文件编制范本是根据第一章所述的“编制依据”进行编写的。然而，法规文件在不断地更新，如果有新的法规文件（或原有法规文件作了修改），而“范本”中的内容与新的法规文件有冲突的话，应以新的法规文件的规定或要求为准。范本由五大部分组成，这五大部分是：A.“目录清单”；B.“编制指南”；C.“竣工文件编制范本及附件”；D.“规范化表格及使用说明”； E.“竣工文件编制依据的重要文件”。范本有两种不同的载体：其一是纸张（A、B、C、D、E部分），其二为软盘（F部分）。2.1 “竣工文件编制范本及附件（

4、C）” “竣工文件编制范本”将竣工文件划分成5部分（简称部）32册48分册，部、册、分册内容固定不变。也就是说当某一部内无某一册时，其它册的册号不变；当某一册内无某一分册时，其它分册的分册号也不变。而某册（或某分册）超过规定的装订厚度（见第四章）时，可以划分成若干本（请注意：某册内规定没有分册号，且该册厚度超过规定的装订厚度而划分成若干本时，“本”不能称为“分册”）。因此竣工文件中一部分是以部、册、本的形式出现，另一部分是部、册、分册、本的形式。 公路工程竣工验收办法（交通部交公路发19951081号文件）中附录A将竣工文件划分成四部分，并分甲、乙组两种文件。甲种文件包括第一、二部分，乙种文件

5、包括第一、二、三、四部分。也就是说，乙种文件包括甲种文件。而“竣工文件编制范本”中第一、二、三、四部分与公路工程竣工验收办法中竣工文件的第一、二、三、四部分是基本上一一对应的；第五部分是工程监理文件，是将公路工程竣工验收办法中竣工文件内部分有关监理方面的文件抽出来，再增加一些相关资料而单独成一部的，相当于（交通部规定的）乙种文件中增加第五部分。2.1.1 综合文件（第一部分）综合文件是甲种文件（当然也是乙种文件的一部分），共有6册，规定无分册号。它与交通部规定的竣工文件目录中第一部分对应，只是去掉了“竣工文件缩图”；因为“竣工文件缩图”与第三部（竣工图表）中第一册（路线平面、纵断面竣工图表，比

6、例12000）基本上相同。综合文件不按合同号分开来装订。某册分成几本时，请注意，同类文件不能跨“本”装订，但一本装订不下时可以分成几本。也就是说，几种不同类型的文件（每类文件较少时）可以合在一本中，一种类型的文件（较多时）可占一本或几本，但同类文件不能一部分在一本上与另一种类文件合订。例如：第二册（工程总结）中“监理工作总结”不能一部分与“施工总结”合在一本中，而另一部分“监理工作总结”与“设计总结”合在一本中。其它部中的册与分册内同类文件的装订同理。2.1.2 竣工决算（第二部分） 竣工决算是甲种文件（也是乙种文件的一部分），共2册，规定无分册号。同第一部一样，不按合同号分开来装订。2.1.

7、3 竣工图表（第三部分） 竣工图表属乙种文件，共有8册17分册。一般情况下，高速公路工程项目的承包合同段较长(1020公里)，故原则上应按承包合同段分开来装订(即每个合同段均有8册17分册)；若承包合同段较短，则宜按监理合同段分开来装订；若项目规模小(比如小于30公里)，可不按合同段分开来装订。具体情况可由项目管理者在开工之前决定。 册（或分册）内文件材料总的排序是文字说明（或概况）、竣工工程汇总表、工程竣工图。汇总表内项目及竣工图按里程先后顺序排列。 竣工图号可由原设计图号后面加“竣”字构成；也可以是“竣工文件范本”中设置的分类代号、承包合同号、合同段内同一类工程按里程的排序号、流水号构成。

8、如11合同内第3座大中桥中第5张竣工图，其竣工图号按后者可以编为“TQ-11-3-5”。第二册中第一分册“路基横断面竣工图”的比例可同原设计图的比例。2.1.4 设计、施工文件（第四部分） 设计、施工文件属乙种文件，共有12册24分册。 第一册中第一分册不按合同号分开来装订，其它均按合同号分开来装订。第十二册中照片、录音、录像材料与本册内其它文字图表材料不能混装。 第四、五、六、七、八、九册中开工报告的附件资料，如果与第三册中的编制内容有重复的话，应去掉重复部分。2.1.5 工程监理文件（第五部分） 工程监理文件属乙种文件，共4册7分册。全部按监理合同号分开来装订，即每个监理单位均有4册7分册

9、（若总监办与高级驻地办是分开来招标的，则总监办可无第一册中第七分册及第四册）。2.1.6 “范本”的附件 “范本”的附件对竣工文件的封面、副页、总目录、册与分册目录、竣工图标准图框、工程交接表等格式作了统一规定。同时，对工程交工验收、竣工验收和工程质量鉴定证书、各类总结的格式与内容作出了规定或提示，可以避免上述文件中遗漏重要的内容。 附件中“监理单位”是指与业主签订监理委托合同的单位，填写时应填其营业执照上的单位全称。2.2 “规范化表格及使用说明（D）” 使用表格前，首先应认真阅读“表格使用说明”，且应从头至尾全面阅读。因为许多表格具有共同性，有时前面的作了解释或说明，后面的也就省略了。绝大

10、部分表格是要编入竣工文件中的，所以，其填表、签述意见及签名应符合档案管理的要求。 “规范化表格”共分为十二大类，分别是：施工监理用表（SJ）；计量支付用表（ZF）；质量检验用表（ZJ）；测量与试验用表（CS）；监理测试抽验用表（CY）；交工验收质量评分表（JY）；竣工验收质量评定表（JP）；工程监理月报（YB）；附属房建用表（FJ）；竣工工程汇总表（JH）；竣工决算用表（JS）；工程质量责任备查用表（ZR）。汇编的表格虽然已能满足一般的高速公路编制竣工文件及工程施工监理的需要，但并不十分齐全，尤其是试验方面的表格。公路工程中有些试验（或检测），承包人工地试验室和监理单位驻地试验室无法做（或者没

11、有资质去做），这些试验（或检测）一般需要委托有能力、有资质的单位去做，而被委托的单位一般有自已固有（或特有）的专用试验检测报告单，所以相应的表格没有收集（或编制）；有些表格不常用，故也未收集；有些则因为习惯性使用红头文件（如总开工令），所以不便统一规定；对于政府派出监督机关所使用的表格，也不便统一规定。总之，“规范化表格”只是公路工程施工和监理过程中及编制竣工文件时所常用的一些表格。 “表格使用说明”是通用说明，项目管理者可根据实际情况编写项目表格专用说明，作为必要的补充。 因项目管理组织（包括监理组织）机构不尽相同，为方便操作，管理者可对表格（主要是指SJ类、ZF类表格）的签字档次作适当的调

12、整，并加以详细规定。第三章 编 制 指 导 公路工程竣工文件并非工程竣工后编造的文件，而是公路项目的提出、立项、招投标、勘察设计、施工、监理、交工验收、竣工验收全过程中形成的文字材料、图纸、表格、照片、音像等资料，应能正确地反映工程建设全过程的真实情况。有了范本后，编制竣工文件是将公路建设项目全过程中形成的资料按“竣工文件编制范本”的具体规定（或方法）组卷成册（或分册或本）。3.1 竣工图编制指导 竣工图是公路项目建设最终情况的真实反映,是公路工程建成后投入使用及维修时必不可少的凭证和依据。其规定如下：（1）竣工图一般用计算机绘制，且宜用激光打印机打印，然后晒成蓝图或者用档案管理部门认可的其它

13、方法进行复制，不宜手工绘制；（2）竣工图中文字应使用长仿宋体，字体大小可参考设计图；（3）签名严禁打印，必须手工草签（即本人的手写体）；（4）竣工图应将设计通用标准图中不需要的部分去掉（例如：斜交盖板钢筋尺寸数量通用图中可能有0、5、10、15等不同角度的尺寸，那么具体某个盖板涵时则只有一种尺寸，故应去掉不需的部分）；（5）重新绘制的竣工图，一律使用“竣工文件编制范本及附件（C）”中的标准图框；（6）凡按图施工没有变动的（包括图内文字说明及图中工程数量表），可在施工设计图背面的左下角逐张加盖竣工图章（竣工图章尺寸样式见附件一）；（7）竣工图一般使用A3纸（297420mm），其它规格的竣工图应

14、按297420mm折叠。 工程中间交工计量时，承包人应递交相应的竣工图供监理审查。监理单位应加强督促与指导，审查合格（并签名）后，监理单位保留一份原稿（一般情况下，承包单位首先提交一份原稿，监理修改或提出意见后退承包单位，然后承包人在计算机上按要求修改好，并认真复查，最后再次向监理递交修正无误的原稿数份及原修改稿，监理再次核对，无误后签名），其余退承包单位。 施工过程中完成的竣工图，应按“竣工文件编制范本”中规定的部、册、分册要求装入临时档案盒内。监理应定期检查承包人的临时归档工作。3.2 竣工文件质量要求及编制指导3.2.1 质量要求 竣工图的部分质量要求见3.1节中竣工图的编制规定，竣工文

15、件中“规范化表格”的部分质量要求见范本中（D）部分的“表格使用说明”中第四章的内容，其它部分的质量要求如下：1）字迹清晰、工整，资料齐全、完整，内容真实、准确，签字手续完备；2）验收或鉴定证书、各类总结、工程概况、编制说明等非工地现场填报的文字材料或图表均要求打印，字体以印刷体为宜，高速公路工程建设中三大主体（业主、监理、承包商）各自负责的文字材料或图表宜使用激光打印机打印；3）不允许用涂改液修正；4）签述意见及签名时应使用不易褪色的蓝黑墨水、黑墨水，严禁使用红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、铅笔书写，签述意见可以打印，但签名不能打印，复制件不允许使用复写纸复写；5）传真件应及时复印，竣工文件中不能

16、出现传真件；3.2.2 文件用纸规格 1）与竣工图合订在一起的文字材料及表格一律使用A3纸；2）第一、二、四、五部分（除照片、音像资料及上级红头文件外）一般使用A4纸，如使用A3纸，则折叠成A4纸大小（297210mm）。3.2.3 编制指导1）竣工图编制指导见3.1节内容。 2）合同、协议、上级指示、上级批准文件、往来函件、会议纪要、变更令、停工令、复工令、工作指令、进度计划、月报、开工报告、索赔、事故处理等文件应及时整理并检查，定期按“竣工文件编制范本”中部、册、分册的要求分类装入临时档案盒中，并编写临时归档文件的临时流水目录，以便核对与查阅。各单位负责人应经常督促临时归档工作的落实。 3

17、）各类测试资料（CS、CY类表格）、质检记录（ZJ类表格）、分项工程质量评分（JY类表格）应按月临时归档，分类要求见“竣工文件编制范本”，每月计量时监理应检查承包单位的质检及测试资料是否齐全，是否符合要求。 4）凡“范本”中规定的其它资料可以收集整理或编写时就应及时整理或编写。 5）将平时积累的临时归档资料按第四章“档案组卷”的要求立卷成册即成了竣工文件。3.3 竣工文件的编制、归档、接收单位竣工文件的成文、编制单位见表3.3-1。这里的“成文单位”是指文件、材料的原形成单位或主要责任者；其“编制单位”是指公路工程建设中“三大主体”中的某一主体，是将竣工文件、材料按“范本”要求组卷成册的主要责

18、任者。编制好的竣工文件由项目业主统一归档，归档后其接收单位如下：（1）第一、第二部分，一式五份，接收单位有交通部（需要时）、省交通厅、省高速管理局、管养单位、城建档案馆（需要时）；（2）第三部分，一式三份，接收单位有省高速公路管理局、管养单位、城建档案馆（需要时）；（3）第四、五部分，一式二份，接收单位有省高速公路管理局、管养单位。以上不包括编制单位自存的份数（需要时）。竣工文件的形成、编制单位一览表 表3.3-1组 名部册分册文 件 名成 文 单 位编制单位甲、乙11竣工验收鉴定证书交工验收报告竣工交工验收组（或验收委员会）业 主交工验收申请承包商交工验收批准监理、业主竣工验收申请业主竣工验

19、收批准交通部或交通厅12各类总结各自编写业 主13征地拆迁资料业 主业 主14上级批准文件及有关指标业 主15承发包合同或协议业 主16工程交接及有关资料业 主21竣工决算报告业 主业 主22桥梁、隧道、互通工程竣工决算承包商承包商或监理乙3竣工图表承包商承包商或监理411技术设计综合文件业 主412变更文件监 理监 理42工程质量文件承包商、监理监 理4其它承包商承包商5工程监理文件监 理监 理第四章 档 案 组 卷高速公路竣工验收时，按建设项目（工程）档案验收办法（交通部厅档字 1992 21号，转发“国档发 1992 8号文件”）的规定，“档案部门派员参加验收委员会或验收组”，“着重抽查

20、项目档案的归档情况”，“评价档案资料的完整、准确、系统性情况以后，写出初验意见，对存在问题提出改进要求，限期解决”。因此，竣工文件必须符合科技档案的归档要求。各单位应重视资料管理，平时加强归档的指导与检查工作。工程开工之前，应认真组织学习竣工文件的编制与归档要求。4.1 名词解释考虑到编制竣工文件的人在档案方面不一定十分熟悉，因此，将部分名词作必要的解释或说明。 （1）案卷：由互相联系的若干文件材料组合而成的一种档案保管单位。当竣工文件的册中无分册且只有一本时，该册即为一案卷；某分册只有一本时，该分册为一案卷；册或分册中的某一本为一案卷。 （2）卷内目录：案卷内登记文件材料及其排列次序的目录。

21、 （3）卷内备考表：说明案卷内文件材料状况的表。 （4）档号：由分类号、案卷号等组成，是存取档案的标记。 （5）保管期限：分为永久、长期（十六至五十年左右）和短期（十五年以下，含十五年）三种。4.2 案卷的组成内容、顺序及要求 案卷（册或分册或本）各部分的排列格式是：案卷封面卷内文件目录文件材料备考表封底。4.2.1 卷皮1）卷皮为本案卷（册或分册或本）的封面 、封底，是一张宽297mm的纸，长度为2210（420）mm+案卷厚度+富余值（最后内折或切除）。同一公路项目内的卷皮应使用同一品牌、名称及颜色的纸。封面内容见“范本（C）”的附件1与附件7。2）封面填写： a）部、册、分册号按“范本”

22、的目录填写，册（或分册）有几本时，“册”字后加“本”的流水号（例如，第四分册有三本，第二本可如此填写：“第四分册（二）：（文件名）”）； b）部的“文件名称”、有分册时册的“文件名称”按“范本”的目录填写； c）无分册时册的“文件名称”、分册的“文件名称”、本的“文件名称”即是该案卷的题名，因此，要求以短语形式简明、准确、全面揭示卷内科技文件材料的内容，不应超过50个字，字多时可分几行； d）编制单位：见3.3节内容； e）编制日期：填写完成组卷的日期，可以省略“年、月、日”字样，在表示年、月的数字右下角加“.”号； f）封面的填写要求打印。3）封面右上角加档号，封面举例见附件二。4.2.2

23、卷内目录1）卷内目录不编页号，放在案卷内文件材料之前，目录要求打印，字号、字体前后要统一。样式见附件四。2）序号：用阿拉伯数字从1起依次标注。 3）文件编号（或文号）：发文机关文书部门的发文号或图样的图号。竣工文件中的施工文件几乎每页都有编号，所以，文件编号可不填写。4）责任者：填写科技文件材料的直接编制（编写）部门或主要责任者，一般填单位。5）文件题名： a）原文上有标题的，可以照录下来； b）原文上的标题太简单或者没有，应重新拟写一个符合文件材料内容的标题，外加“ ”号； c）几乎每页都是一个文件的情况下，且案卷内页数很多，那么，若干个有联系的文件而与别的文件相比相对独立时可以考虑合起来题

24、名（例如：压实度检测报告，可以将某一段的下路堤的压实度试验报告合起来题名为：“起止桩号段下路堤压实度检测报告”）,合并应以简明、清晰及便于借卷者查阅为度（合并单位太细则卷内目录过长，太粗，则查阅不便）； d）一横栏内题名书写不下，可将该处横栏加宽，书写成两行或三行。6）日期：填写文件的形成时间，同4.2.1小节中的“编制日期”的填写方法、方式。7）备注：留待对卷内文件变化时作说明用等。另外如果有与该科技文件材料内容相关的特殊载体的档案（比例照片、音像材料），要求在此栏标注具体载体的档号（或编号、代号）。 8）页次：填写每份文件首页上的页号，最终件填写起止页号。4.2.3 备考表 1）卷内备考表

25、要标明案卷内科技文件的件数、页数以及在组卷和案卷使用过程中需要说明的问题。页数要求填写卷内每件页数相加之总和。 2）立卷人：负责整理、检查、装订的人，负责立卷者应签名，并填写完成立卷的日期。 3）备考表格式见附件五，要求打印（除签名外）。4.2.4 文件内容文件材料放在卷内目录之后，每册（或分册）内容见“范本”。要求编写页号，从文件内容的每一页开始，用铅笔在右下角编写页号，双面书写的文件内容，正面在右下角、背面在左下角编写页号。4.3 照片与声像档案 照片与声像属乙种文件，归入“范本”中第四、五部分内，所以，应为一式二套，其接收单位有省高速公路管理局、管养单位。照片档案应符合GB/T11821

26、-89照片档案管理规范的要求。4.3.1 照片档案 1）照片不能贴在纸上与其它文字材料混合装订，应直接装在符合GB/T11821-89要求的相册中。 2）照片档案分照片和底片。照片和底片的案卷页号，正面编在右上角，背面编在左上角。 3）照片应题名，题名不宜超过50个字。在尽量保证基本要素内容完整的前提下将下面述及到的“照片文字说明”改写成照片名称。 4）应填写本张照片内容相关的纸质文字（图表）材料档案的档号（即相册内应有“参见号”一栏）。 5）照片文字说明：文字说明的内容应具有事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等要素。要求文字简练，一般不超过200个字。6）分组说明：由若干张联系密切的照片组

27、成的一组的总体说明。 7）案卷题名：一个相册要拟写一个案卷题名，写在封面上。案卷题名应概括本册内全部照片的基本主题。 8）底片号：底片号应用铁笔横排刻写在胶片乳剂面的边处。底片要装入袋内，底片装右上方标明底片号，然后按底片顺序号插入底片册中。 9）要求编写案卷目录。4.3.2 音像档案 1）声像资料要有文字说明（包括录制说明、录制单位、录制人及年、月、日等）声音清楚，图像清晰，不得有水渍、油渍、划伤、灰尘、霉菌及其他有害物质。宜将磁带、录像带改制成光盘，以延长保质期。保管期限，可根据科技文件材料中相关的内容来确定。 2）音像材料档案，要按形成顺序排列，分别编写流水编号。3）要求编写案卷目录。4

28、.4 档号（临时） （1）每册（或分册或本）均要求编制档号，由于存在不同的接收单位，所以每册（或分册或本）只编制一个临时档号，用铅笔（B型）书写。正式档号由项目业主根据档案部门的要求统一填写。 （2）临时档号根据高速公路工程的特点用字母或数字的形式表示该案卷所代表的工程类别、项目名、合同段、部、册、分册、本。 （3）工程类别为公路（GL）；项目名取两个汉语拼音，当不同的两个项目的两个汉语拼音字母完全相同时，其中一个项目可取三个字母，三个字母中一个字母小写；合同段取合同代号；部、册、分册、本用阿拉伯数字表示。不按合同段分开来装订时，合同号用“0”代替。工程类别、项目名、合同段、部、册、分册（如果

29、有分册）的代号之间用“ ”隔开，册（或分册）与本（如果有几本时）之间用“”隔开，本的阿拉伯数字顺序号外加圆括号。 （4）举例说明： a）临长路第一部第二册（只有一本时），临时档号为：“GLLC012”； b）潭邵路05合同段第三部第二册第四分册第三本，临时档号为：“GLTS05324（3）”； c）衡枣路11合同段第四部第十二册第二本，临时档号为：“GLHZ11412（2）”; d）临长路第五监理处（监理合同代号为“E”）第五部第一册第四分册（只有一本时），其临时档号为：GLLCE514。4.5 文件装订4.5.1 装订准备 1）分两种卷面规格装订（照片、音像材料除外，照片、音像档案见4.3节

30、内容），即A4、A3规格（见3.2.2小节要求）。A4（297210）为竖式，A3（297420）为横式。 2）对于破损资料，应进行托裱。对批语、签注意见写在文件装订线上的，应予以粘贴补宽。 3）去掉文件上的金属物，以免锈蚀文件。 4）取案卷底边、装订边整齐，以免文件散失。5）每本厚度不宜超过2.5cm。6）原件与复制件不宜混装，一式几套的竣工文件中应有一套原件。4.5.2 装订 1）该装订的文件采用线装订，装订线与左侧边缘的距离为10mm。 2）薄本采用缝纫机装订。超过缝纫机的装订厚度时采用三孔一线的方法手工装订（孔距为8cm），装订线采用财务专用打腊线，线结打在背后，要求拉紧。 3）装订后

31、用不易老化变质的胶将卷皮小心细致地贴装上，然后按4.2.1小节要求内折（或切除）富余值。当卷皮较厚时，采用铅笔根据案卷的厚度及卷面规格在卷皮内面小心画出脊背线，然后将直尺靠近画出的铅笔线用无墨水的圆头硬笔来回划动，再沿划动处内折，用力压出脊背线，最后涂胶贴装卷皮。4.6 档案盒4.6.1 档案盒规格 档案盒由湖南省高速公路管理局统一定做，其外表尺寸有： 长宽尺寸 310220mm (装A4文件，竖式) 310430mm （装A3文件，横式） 脊背尺寸 20、30、40、50、60mm 可以简称为“A4-20”、“A3-20”“A4-60”、“A3-60”，其样式见附件六。 封面印刷如附件六（1）（2），脊背印刷如附件六（3），借卷守则（其内容见附件三）印在封面