财务报销制度及报销流程.docx

1、财务报销制度及报销流程财务报销制度及报销流程财务报销制度与报销流程 第一部分 总则 目的:为了加强公司内部管理，规范公司财务报销行为，确保费用支出的合理性、可依性、可查性，特制定本制度。 核心:根据相关的财经制度并结合公司的实际情况，着重阐述了本公司相关费用的财务报销制度和流程(包括借支管理规定和借支流程)。 适用范围:本制度适用公司全体员工。 第二部分 借支管理规定及借支流程 一、借支管理规定 1、出差借款:出差人员应凭审批后的出差申请单按批准额度填写借款单由部门经理审核、总经理审批后到财务出纳处办理借款。 2、购买办公用品及固定资产的借款:应凭审批后的办公用品申购单按预计金额填写借款单由部

2、门经理审核、总经理审批后到财务出纳处办理借款。 3、其他临时借款:如车辆维修费、周转金等，应填写借款单由部门经理及总经理签批后到财务出纳处办理借款，借款人员应在30日之内报帐，除周转金外其他借款原则上不允许跨月借支。 4、办事处借款:应凭审批后的办事处费用申请表，并填写借款单由部门经理及总经理签字后到财务出纳处办理借款。各办事处应6个月清理一次备用金。 5、各项借款金额超过5000元应提前一天通知财务部备款。 6、借款销账规定:借款销帐时应以借款申请单为依据，据实报销，超出申请单范围使用的，须经主管领导和总经理批准。 7、原则上本着“前帐不清，后帐不借”的原则，延误工作责任自负，特殊情况由总经

3、理特批。逾期未还借支者转为个人借款从工资中扣回。 备注:对于购买办公用品及固定资产要由验收人签字确认及附入库单。 二、借支流程 1、借款人按规定填写借款单，注明借款事由、借款金额(大小写须完全一致，不得涂改)、 支票或现金。 2、审批流程:主管部门经理审核签字?财务经理复核?总经理审批(董事长审批) 3、财务付款:借款凭审批后的借款单到财务部办理领款手续。 第三部分 日常费用报销制度及流程 一、日常费用主要包括差旅费、交通费、办公费、低值易耗品、业务招待费、培训费、资料费等。 二、费用报销的一般规定 报销人必须取得对应的真实合法的票据,按实际花费金额填写费用报销单，按性质(如 1、交通费、招待

4、费、汽油费、停车费、办公费等)分类。 交通费 ?公交车费的报销:填写车费支出明细，由部门经理签字认可，凭车费支出明细及公交车原始票据报销。 ?出租车费的报销:各部门员工在市内办事原则上应乘坐公交车，如遇紧急情况或陪同客户等特殊情况无法乘坐公交车应经部门经理批准后方可乘坐出租车，填写车费支出明细列明往返地点、业务内容、乘坐出租车原因，由部门经理签字认可后，报销人员凭车费支出明细和出租车发票报销。 备注:联号发票、时间重复及假发票一律不予报销。像是同一辆出租车的联号及多张发票， 公交车票联号发票均不予报销。 招待费 应凭审批后的招待费用审批表按照实际金额填写费用报销单，报销费用不得超出招待费用审批

5、表预计支出金额，特殊情况由总经理特批。 备注:?招待费用审批表应在招待行为发生之前申请并填写由部门经理及总经理审批后方可进行(如果是出差期间发生招待费，应电话或短信请示部门经理)。 ?招待费应取得正规的原始发票，如有特殊原因实在无法取得正规发票的应取得相应业务的真实收据，取得收据应在收据背面由收款人签名并留下联系电话，方便财务核查。 办公费 应凭审批后的办公用品申购单，按照实际金额填写费用报销单，报销费用不得超出办公用品申购单预计支出金额，特殊情况由总经理特批。 备注:应取得正规的原始发票并附购买办公用品明细清单，发票背面由收款人签名并留下 联系电话，方便财务核查。 午餐补贴 午餐补贴是针对员

6、工因公外出(一天之内返回)未在公司就餐，给予每天/10元的补 助，午餐补贴与当月工资一起发放，员工申请午餐补贴，必须列明外出时间，外出地点，所办公务，并填写费用报销单，并由行政主管签字确认。 备注:未进行外出登记、未按规定时间申请的，均不予以报销 办事处费用报销 办事处人员应凭审批后的办事处费用申请表，凭原始单据填写费用报销单，报销费用不得超出办事处费用申请表申请金额，特殊情况由总经理特批。 2、填写报销单应注意:根据费用性质填写对应单据;严格按单据要求项目认真填写，金额大 小写必须完全一致(不得涂改);简述费用内容或事由，特殊情况下要写明情况说明。 3、报销5000元以上需提前一天通知财务部

7、以便备款。 、以上费用均在业务发生后30日之内报销，逾期均不予以报销。 45、所有业务必须取得原始单据，如遇毁损、丢失等情况，原则上一律不予报销，如遇特殊情况，填写情况说明，报部门经理及总经理特批。 费用报销的一般流程: 三、按规定粘部门负责财务部负总经理(董出纳支付报销贴票据 人复核 责人审核 事长)审批 款或借款销账 四、差旅费报销制度及流程。 、费用标准: 1详见出差管理制度。 2、报销流程 3.1. 出差申请:拟出差人员首先填写出差申请表，详细注明出差地点、目的、行程安排、交通工具及预计差旅费用项目等，出差申请单由部门负责人核准，总经理审批。 3.2. 借支差旅费:出差人员将审批过的出

8、差申请表交财务部,按借款管理规定办理借款手续，出纳按规定支付所借款项。 3.3. 购票: 出差人员持审批过的出差申请复印件，到行政部订票。 3.4. 返回报销:出差人员应在回公司后五个工作日内办理报销事宜，根据差旅费用标准填写差旅费报销单，部门经理审核签字，财务部审核签字，总经理审批。原则上前款未清者不予办理新的借支。 第四部分 报销时间的具体规定 一、为了协调公司对内、对外的业务工作安排，方便员工费用报销，财务部将报销时间具体 安排如下: 1、财务报销:公司财务部每周二、五为财务报销日。若当月的最后一个报销日在该月的28日以后，为了便于财务部集中时间月末结账，该报销日停止财务报销。 2、借支

9、及其他业务的不受以上的时间限制，可随时办理。 二、费用审批管理。 1、公司负责人在授权内行使审批权。 2、公司所有货币资金支付的审批权限原则上由公司负责人统一审批。 3、公司负责人外出时可以指定授权人(电话授权)，报财务备案，由公司财务负责人进行复核，对不符合公司财务制度的单据，财务有权拒绝办理，公司负责人回来后要立即补办批准手续。 4、审批人应当根据上述货币资金授权批准权限的规定，严格在授权范围内进行审批，不得超越审批范围。 5、货币资金支付的批准方式为书面方式。 6、公司对货币资金支付的审批建立以 “谁批准，谁负责”为原则的责任追究制度，审核人、批准人要对由本人审核、批准支付的货币资金负责

10、任，以防范货币资金风险，保证货币资金的安全。对于违反公司财务制度的规定而批准支付的单据，各相应审核人或审批人以失职论处，并对由此引起的不良后果负连带责任。 7、报销人营私舞弊、弄虚作假，对违规违纪金额不予报销，对已经报销的，除退回违规报销金额外，同时对报销人予以违规报销金额510倍的罚款，情节严重者一律开除并做进一步处理。 8、审核人、审批人在资料不全、原始凭证不充分、项目不真实的情况下签名准予报销的，对审核人及审批人予以违规报销金额10%-50%的罚款。 9、因审核过失造成借款人未有效报帐冲销借款，或者无法从工资扣回逾期借款者，经办责任人(含:各级审批人)应承担不低于流失款总额50%的经济责

11、任。按责任人基本工资比例分别承担相应损失金额，并在坏帐当期应发工资中扣还。 10、财务人员在收到报销单据后应审核报销单据是否填写、粘贴规范，是否经过有效批准，所附附件是否合法合规等，对符合要求的报销单据应及时制作报销凭证并交与出纳处付款，对不符合要求的应退回报销人并向报销人说明退回理由。 11、出纳收到报销单后应检查部门负责人、公司负责人(副总)、会计签名是否齐全，对审批手续齐全的报销单据应及时给予报销，对于不符合审批手续的报销单出纳有权拒绝报销或付款。若失职，承担报销费用的10% -20%不等。 12、越权审批，审批者承担费用的10%-30%不等。 备注:?审批权限:500元之内由部门负责人

12、审批，500元以上，企业负责人审批，即:总经理或董事长。 ?原辅材料采购、大宗物质采购，详见营运体系采购流程。 附则 1、 本制度解释权归公司财务部。 2、 本制度经总经理办公会议讨论通过并由董事长或其授权人签字后生效。 财务费用报销流程图 流程图 说明 权责部门 相关表单文件 相关部门人员根据公司报销费用标准，整理好需要报销的发报销发票、报销单据 相关部门 票或单据，并进行整齐粘贴 财务费用报销制度、报销单据整理人员 借款单 粘贴 相关人员必须按照财务规范要求和规定的时间填写报销单报销单据粘贴单 ? 相关部门据粘贴单，不得涂改，不得用铅笔或红色字体的笔填写，并出差审批单 填写费用报销附上相关

13、的报销发票或单据，若属于出差的费用报销，必须财务费用报销制度 人员 附上经过批准签字的出差审批表。 借款单 申请单 报销单据粘贴单及相关单据准备完成后，相关人员提交报销单据粘贴单 给直接主管审核签字，直接主管必须对以下方面进行审核: 出差审批单 相1) 费用产生的原因及真实性; 财务费用报销制度 关? 部2) 费用的合理性; 报销单据 门主3) 票据及单据的规范性; 报销发票 直接主管审核 管 4) 直接主管审核的严谨性。 借款单 若发现不符合要求，立即退还给相关报销人员重新整理提报。 直接主管审核签字后，须将报销单据报部门经理进行进一步报销单据粘贴单 ? 审核签字，审核内容包括: 出差审批单

14、 相1) 费用产生的原因及真实性; 财务费用报销制度 关部门经理审核 部 2) 费用的合理性; 报销单据 门 经3) 票据及单据的规范性; 报销发票 理 4) 直接主管审核的严谨性。 借款单 ? 若发现不符合要求，立即退还给相关报销人员重新整理提报。 部门经理审核签字后，将报销单据提交给财务部，由财务部报销单据粘贴单 财务部审核 财 门会计人员进行报销费用的确认，主要内容包括: 出差审批单 1) 产生的费用是否符合报销标准; 财务费用报销制度 务 2) 财务是否能及时安排此费用; 报销单据 ? 部 3) 单据或票据是否符合财务规范要求。 报销发票 若发现不符合要求，立即退还给相关部门重新整理提

15、报。 借款单 总经理批准 财务部对审核符合要求的报销单据统一呈总经理，由总经理报销单据粘贴单、出总 进行批准签字，若总经理发现不符合要求，须立即退回财务差审批单、报销单据、经 部，由财务部跟进处理。 报销发票、借款单 理? 财务部出纳根据总经理批准的报销单据准备好报销款项。 报销单据粘贴单、出 准备报销款项 财务部 差审批单、报销单据、出纳 报销发票、借款单 ? 财务部出纳通知报销人领款，领款时，报销人员必须在报报销单据粘贴单 相关报销销单据粘贴单上领款人处进行签字确认。如是代领人进行借款单 通知报销人领领款，必须出具委托书并由双方的签字或手印证明。如属于 人员 借款性质报销，借款人必须将存于

16、财务的借款单取走核销。 款 财务部会计根据已完成的报销单据和公司财务制度要求进行财务部 财务报表 ? 相应的账务报表处理。 会计 财务报表处理 出差申请单 出 差 人 部 门 出差日期 年 月 日 至 年 月 日 出差地点 出发时间 暂支旅费 出差事由: 总经理 部门经理 申请人 借 款 单 借款部门 借款人 借款时间 借款事由: 人民币(大写): ,: 部门主管 部门经理 总经理(董事长) 办公用品申购单 申购部门 日期 申请人 序号 申购物品名称 型号规格 单位 数量 单价 金额 备注 1 2 3 4 预计金额 人民币(大写): 申购理由: 综合办公室主任: 总经理签批: 采购人、采购地点

17、 验收人: 费用报销单 部门 报销日期: 序号 报销项目 报销金额 序号 报销项目 报销金额 1 8 2 9 报3 10 销清4 11 单 5 12 6 13 7 14 报销金额总计(人民币大写): ,: 预支款 ,: 补领金额 ,: 退还金额 ,: 部门经理签批 财务审核 备 注 总经理(董事长)审批 领(退)款人 招待费用审批表 申 请 人 时 间 招待对象 参加人员 预计支出金额 就餐标准 招待目的 部门经理 综合办公室主任 总经理签批 备 注 原始发票丢失情况说明 业务发生日期 业务摘要 丢失原因 金 额 , 人民币大写 申请人: 部门经理: 总经理: 办事处费用申请表 办事处名称: 申请日期: 序 号 申 请 事 由 金 额 备 注 1 2 3 4 5 6 7 合 计 申请人(办事处负责人): 部门经理审核意见: 财务部审核意见: 总经理审核意见: