视频会议系统实施计划方案.docx

1、视频会议系统实施计划方案XXXX高清视频会议系统施工方案第 1 章 高清视频会议系统实施方案 31.1综述方案 31.1.1项目详细施工方案 31.1.2制定详细安装调试计划 41.1.3安装现场环境调查及现场勘察 61.1.4现场安装调试 81.1.5到货验收 141.1.6培训工作 161.1.7技术支持与售后服务 161.1.8交付的技术文件和施工文件 161.1.9项目实施的管理 191.1.10项目实施应急方案 201.1.11项目实施过程中 ISO9001 质量保证 221.1.12项目实施质量控制表 231.1.13项目风险控制 231.2实施流程、目标和任务时间、人力安排 30

2、1.2.1项目管理综述 301.2.2工程实施任务 421.2.3项目组织 451.3项目的验收方式与容 551.3.1 工程验收 561.3.2 到货验收 571.3.3视频会议系统验收 641.3.4单机验收计划 641.3.5系统验收 641.3.6连续负荷运行测试 65第 2 章 培训计划 662.1 培训目标和需求 662.2 面向主会场系统管理员的培训 672.3面向分会场用户的培训 692.4培训记录文件 712.5培训效果 72第1 章 高清视频会议系统实施方案1.1综述方案工程实施方案包括项目组织和管理、工程实施计划、技术文档和施工文件、 项目实施管理和质量管理等。工程实施是

3、一项系统工程，实施水平的高低是项目成功的关键。作为系统 集成商，市 XXXX 在行业有实施多个大型项目的成功经验，这得益于对整个 项目实施的良好组织和规划、 工程实施过程中严格的质量控制和在项目实施过 程中所采用的项目经理负责制。我们根据本项目情况，将项目进度管理和质量管理放在首位，保证系统可 以按期保质投入使用，这是我们制定实施方案的主导思想。1.1.1项目详细施工方案为了使市 XXXX 集团高清视频会议系统建设能够按部就班、有条不紊地 进行，市 XXXX 将系统集成的实施分为实施前期、实施中期、实施后期三个 阶段，同时对项目实施任务进行分解。项目实施各阶段关系和要完成的任务图 示如下：1.

4、1.2制定详细安装调试计划合同签定以后，系统设计小组和工程实施小组将共同对实施方案的技术细节进行分析、探讨，制定详细安装调试计划，包括：1、安装调试手册 2、安装调试进度安排3、安装方式4、 调试方法5、 调试工具的准备，我公司工程师自带专用工具。6、 安装调试环境的准备，会议室附设线缆7、 详细的IP地址分配方案，详细的线缆连接图8、 设备参数配置表9、 对影响系统实施的关键工序、关键设备进行分析，提出相应的解决措施10、 编制实施方案、技术参数手册、培训手册和工程安装手册11、 制定项目建设质量管理方案和措施详细安装调试计划将在合同签定后的 7日提交用户。项目详细实施进度计划表：niElM

5、gp z三-四-五令F -.aElC1F 二_成里工高诂肚肖一计丸-繼工由構工吧荒项 両冃-顶冃si期培利刘數楠走越蝮悟HIHit-旌T冉帝臣牆各聖门工惟廿射 怙工工且尙哥:目:n卩审B冃“日 =丘一二三凹行七二三1四2右日Hl 耶）曲1!丸耐幷刊庚導摘申鬧丰金埼穩麺合便備曲 FE去装ED丽QCO弊知菲 录总融与老号奘 空辽集:也 井空场虫製菇耀 品I窑场万忡倉為北1?主珂 银艺会塢 西寄令场 上右岂序 爲戢主闽試运行削忙 索统位比 sfttmr|：”4呃1订1珥阴nn小和耳世同了鬥 厲】耳询坷13a 1 -二=四五丨光a 1 - 1 - 匹五丨壮 - V=四 S 1A 1 曰一 -14X i

6、i落比山崗宾中曲II乐筑试疋行鬲悅駅狂通过对项目实施各阶段的主要容和工作量地仔细分析， 我们制定出了项目 实施的进度计划。市XXXX和供货商保持着多年友好合作的关系，我方承诺 在中标合同签订后一个月完成工程建设1.1.3安装现场环境调查及现场勘察为确保各工程实施小组到达现场后能够尽快展开工作，保证项目顺利进 行，我公司将在设备到货前5天对用户单位设备安装环境进行调查， 填写安装 环境调查表。同时，我们还将提前向用户单位提交各种主要设备的具体环境要 求（包括对视频会议室的环境要求），在用户单位的积极配合下，确保在现场实 施工作开始前完成场地环境准备工作。安装环境调查由工程实施小组负责市XXXX集

7、团高清视频会议系统项目安装环境调查表:单位名称填表时间联系联系人职务联系地址部门邮编网络情况从网络机房到视频会议室是否已布有网线：视频会议室网络接口的位置（图示说明）：会议室的长*宽*高为： 米* 米* 米请附图说明会议室的窗户和门的位置以及桌椅的摆放情况照明设备日光灯（）三基色灯（）会议室背景颜色（墙壁，桌椅，窗帘）：会议室窗帘配备了遮光布? 会议室概况有（）没有（）背投（）电视机（）投影（）显示数量（）数量（）数量（）设备显示器（）等离子屏（）数量（）数量（）接口类型（）音响调音台：有（）无（）；设备调音台空余输入输出接口数量：（）调音台的接口类型（)摄像机是否已有咼清摄像机：有（）没有（

8、）设备视频终端安放位置：安放位置音视频矩阵有否（）其距离视频终端设备（)控制室有（）否（）视频终到调音台距离（ ）米；)端与连是否有布线：有（）没有（接设备的距离到调音台距离（ ）米；)视频终端与连是否有布线：有（）没有（到已有摄像头距离（)米;)接设备的距离是否有布线：有（）没有（到电源接口距离（）米到网络信息点距离（）米信息点到网络机房距离（ ）米会议室或控制室是否有计算机：有（ ）没有（）1.1.4现场安装调试设备到达安装现场后，由我公司技术人员和用户共同清点完毕后，工程实施小组的工程师将开始设备安装调试工作项目组将有包括项目经理在的多名工程师参加项目实施， 他们负责现场视频会议系统设备

9、的安装和调试，完成后同时填写项目安装调试报告。我们在设备安装和调试的同时，将对使用单位的设备操作和维护人员进行现场 培训，同时为每个会场提供一套完整的技术资料。市XXXX集团高清视频会议系统项目实施任务书项目名称项目编号项目经理填写日期其它执行人任务的容、完成的标志序号任务的容任务完成标志具体完成情况1熟悉设计方案掌握项目需求2安装准备现场培训资料，文档3勘察用户的安装现场填写安装环境调查表4设备交货，到货验收到货验收单5设备安装就位6设备调试可以参加会议7现场培训用户能够独立使用该设备8工作日志日志报告9系统联调运行稳定10系统验收验收报告项目经理签字签字日期部门经理签字签字日期节点单位项目

10、实施任务书项目名称安装地点施工人员填写日期任务的容、完成的标志序号任务的容任务完成标志具体完成情况1安装准备工作了解会场状况填写安装环境调查表，现场培训资料2与各会场联系人确认安装计划和行程日志记录3设备交货，到货验收到货验收单4设备安装就位5设备调试可以参加会议，填写功能验收单6现场培训用户能够独立使用该设备7工作日志日志报告8系统联调，联系用户进行配合运行稳定9系统试运行，经常与用户进行沟通，了解使用情况，及时发现并排除问题保证系统的正常运行10系统最终验收，联系用户进行配合验收报告施工人员签字签字日期部门经理签字签字日期市XXXX集团高清视频会议系统项目安装调试报告用户信息单位名称：联系

11、人：联系人/传真：电子：地址：视频终端设备配置信息主机名称：会场名：IP地址：子网掩码：网关：电视机设置数目：1（） 2（） 3（）4（）图形显示器使用：电视机（）显示器（）视频源：1( ) 2( ) 3( ) 4()置多点功能状态：打开（）关闭（）自动应答：打开（）关闭（）允许远程监视：打开（）关闭（）系统密码：有（）无（）有密码，密码为：MCU配置信息主机名称：控制接口 IP地址：子网掩码：网关：H.323服务名：IP模块IP地址：子网掩码：网关：工程信息开工时间：完工时间：设备安装人：视频会议终端外围设备连接情况：电视机（ ）投影机（ ）等离子电视（ ）显示器（ ）音箱（ ）调音台（ ）

12、录像机（ ）辅助摄像机（ ）视频终端设备及外围设备连接示意图：MCU设备连接示意图：1.1.5到货验收在合同设备到达用户指定的地点后，用户与我公司代表将共同开箱验货, 依标书要求对全部设备的型号、规格、数量、外型、包装及资料、文件（如装 箱单、保修单、随箱介质等）的验收，当出现损坏、数量不全或产品不对等问 题时，我公司将负责解决；同时按标书技术部分要求对其产品的性能和配置进行测试检查，并做出测试方案和测试报告，保证所有硬件设备在标书中所规定的地点和环境下，实现正常运行，并达到标书要求的性能和产品技术规格中的性能。系统联调系统联调的主要任务容：系统视频、音频和数据图像效果，会议方式模拟，视频会议

13、系统与网络系统的融合效果，使系统运行稳定。视频会议设备和 会议室设备的融合。系统验收在完成系统联调工作后，我公司将配合市 XXXX集团视频会议用户按照 验收测试计划共同对视频会议系统进行现场验收测试，对设备技术指标和系统 总体性能进行验收。系统验收后，签署系统验收文件:序号工作描述时间点参与人员工作成果1测试方启动阶段，实施方案技术实施经理/测试方案（重点是描述案编写完成之后实施组工程师测试项、测试方法）2测试计划编写启动阶段，实施方案完成之后技术实施经理/实施组工程师测试计划（重点是描述测试时间、人员、测试项、测试方法）3到货验收设备到货之后技术实施经理/实施组工程师到货验收报告4设备安装测

14、试实施阶段，设备加电配置完成之后实施组工程师加电验收报告5系统联调实施阶段，视频会议 会议室设备安装调试完成后技术实施经理/实施组工程师视频会议系统AV系统联调测试报告6验收系统验收之前，对系统安装、测试及演习情况进行汇总分析技术实施经理/实施组工程师验收报告1.1.6培训工作现场培训：在工程实施阶段，我公司工程师除了进行现场的安装调试工作 外，还会对各会场指定的系统操作使用人员和维护管理人员进行现场培训。我 们提供完整详细的培训资料，保证用户能够正确掌握设备的使用方法，熟练地 进行安装、维护及检修等工作。集中培训：对系统相关使用和维护人员进行集中的系统培训。集中培训将 根据用户要求安排时间和

15、制定培训细节。1.1.7技术支持与售后服务工程验收后，系统将进入技术支持与售后服务阶段，由市 XXXX客户服务中心对系统进行技术支持与售后服务工作， 同时我们有专职的服务经理专门负责本项目的售后服务。1.1.8交付的技术文件和施工文件在项目实施期间，我们将根据用户的要求、依据 IS09001的规，编写和整理各类技术文档和项目实施文档； 在项目完成时将全部技术文档汇集成册交付给用户我们将提供全套的中文技术文件，包括：系统设计说明书 设备安装指南、操作手册、管理员手册和维护手册 市 XXXX 集团高清视频会议系统项目系统拓朴图 视频会议管理规定建议 视频会议现场操作规程 会议室摄像显示系统、音响扩

16、声系统的说明书 我们将提供中文项目实施文档，包括： 安装环境调查表 项目实施进度记录 安装调试报告 到货验收单 培训记录视频会议系统 IP 地址分配表 安装竣工图 系统最终配置图、线缆连接图、对线表 工程竣工报告 事故应急预案设备厂商联系名录 技术支持和售后服务计划 售后服务人员联系名录同时，根据市 XXXX 集团对视频会议系统建设的要求，交付文档还包含以下：序号种类文档名称1项目管理项目工作说明书项目计划项目开发计划项目进展报告项目周报会议纪要项目验收报告2设备验收IT资源验收单3项目实施规划设计方案项目实施方案4项目测试灾难应急预案灾难应急预案演练报告5项目验收项目初验报告项目终验报告项目

17、售后服务及保修说明项目资料交接单6培训培训教材培训效果调查单7运维用户手册日常维护手册系统安装部署手册序号种类文档名称系统操作维护手册数据备份与恢复手册用户说明书/操作手册二次开发部分的源代码1.1.9项目实施的管理为了对项目实施工作进行有效管理，并能及时控制、调整、解决实施中 的问题，我们将在实施过程中执行以下管理措施： 定期项目小组会议定期的项目小组会议贯穿整个项目的实施过程，由项目经理负责召集相 关人员定期召开：审查项目进程解决存在问题检查落实后续的工作分解目标，细化任务分解目标，细化任务，将项目实施过程分为三个阶段，实施前期、实施中 期和实施后期，并细化每一阶段的工作，将每一项工作分配

18、到项目组成员, 由该成员负责完成该项工作。全过程文档记录文档和质量管理小组和系统设计小组确定在各个阶段要提交的所有文档， 并监督这些文档在实施过程中的应用， 项目组成员在项目实施过程中将认真填 写相关文件和记录 定期汇报制度和及时汇报制度项目实施全过程采取项目每日报制度； 对货物运输情况采取每日汇报制度； 对现场安装调试情况、系统联调情况采取每日汇报制度； 对系统试运行情况采取每日汇报制度； 对各种应急情况采取实时直报项目经理制度。 项目组成员每天将自己完成的项目信息通过电子的方式发送给项目经理， 以便项目经理可以及时掌握项目进展情况，遇到问题可以及时协调；并可 以及时安排和调整第二天的工作。

19、现场实施规各实施小组在进驻项目现场后， 将严格遵守用户的各项规章制度和管理规 定。1.1.10 项目实施应急方案市 XXXX 已经针对本项目制定了详尽的设计、实施方案。同时，针对各 类突发事件，我们设计了相应的预防与解决措施， 提供了完整的应急处理流程。 应急流程。我们要求项目实施过程中，实施人员直接将突发情况报告项目经理，项目 经理对突发事件做出判断，安排相关小组处理。如属软件问题，安排系统设计 小组以最快的方式向实施人员提供没问题的软件；如属硬件和货物问题，安排 商务小组以最快的方式向实施人员提供备用的设备或部件。同时，由系统设计小组将故障情况通报项目实施小组，保证所有实施人员可以尽快获得

20、相关信息，避免同一情况的再次发生。系统设计小组也将这些情况放置到该项目上，以备查阅究紀状况 I 报墉n经履 项I丨策比幽涯系纸实的血怎处理愉程应急处理措施项目实施过程中不可避免会出现各种各样的问题， 我们考虑到这一情况,在系统设计时增加了对系统关键环节、关键设备的技术分析和保障措施，特别 是设计了相应的预防措施，努力做到以预防为主。针对工程实施中可能遇到的各种各样的风险，市 XXXX总结多年项目实施经验，针对一些可能出现的情况，制定了一系列预防处理措施，举例如下：事件预防措施处理货箱清点，缺箱、少箱做好装箱单包装箱做好密封备件库提取备件；核查货物装运过程；事件预防措施处理提前与运输部门协调；场

21、地不符合安装条件做好安装环境调查；协调用户尽快解决；先保证系统开通；或调整安装计划，先安装其它会场；设备安装过程中出现问题发货前做好加电测试备件库提取备件；采用取快方式发往安装地点；工程师现场更换故障设备或部件；1.1.11项目实施过程中IS09001质量保证市XXXX于2002年12月通过了 IS09001质量管理体系认证，树立了 以服务客户为中心的思想。市XXXX凭借多年从事系统集成工作的经验，总结实际工作的切身体会 与正反两方面的经验教训，逐步形成了一套以 IS09001质量体系标准为基础的系统集成工程管理流程与规。公司通过对IS09001 质量管理体系文件的编写、评审、试运行，修 改、

22、再评审、再修改，正式运行，集思广益、博采众长形成了独具特色、切实 可行的管理体系一IS09001质量管理体系，并使用相应的实施方法和手段， 在多个大型视频会议项目中得到了应用，取得了良好的效果。为了保证整个工程能够自始至终有序地进行和保质保量按计划地完成， 我们组织了一批具有较为扎实的项目管理理论知识和丰富的系统工程实践经验的项目管理人员、IS09001质量管理人员、工程技术人员，他们将遵循IS09001质量管理体系要求，规项目的业务过程，降低和消除项目风险，保证项目实施的质量和工期。项目质量控制的关键在于项目实施过程的科学性、 实施人员的技术水平和完善的质量监督管理体系。我们要求工程师依照安

23、装任务书和设备说明书进行 施工，施工期间保证工程师遵守用户方制度和纪律，并按照用户的办公时间作 息。1.1.12项目实施质量控制表信息反锻.分析硏究总帘设讣质fit*施匚准备质駅七材料设备质量一施工过程质疑七厝S-冋访:杲修,满足用户1.1.13项目风险控制作为一个大型的项目，由于各种客观因素的影响，必然存在一定的实施风险， 因此，必须进行全面的风险分析、并建立一套切实可行的风险控制机制及应对 措施。1、识别风险针对市XXXX集团高清视频会议系统项目情况，详细分析相应的项目实施 计划，参考以往类似项目的实施经验，分析各类风险因素，识别项目潜在风险 及其征兆。2、 量化风险对各类已知风险进行量化

24、分析，如估计风险的影响力（如围、程度等） ，判断风险发生的可能性，并采用专门的量化工具、按一定的规则综合估算各类 风险的风险值。3、 制定风险应对措施制定风险管理方案，针对不同的风险因素制定不同的风险应对措施，如消 除风险发生的起源避免风险发生、设定风险预算投入降低风险发生概率、制定 防计划或后备措施减缓/消除风险的影响等。下表是关于“市XXXX集团高清视频会议系统项目工程”的风险分析及应对 措施：注：H 高；M 中；L低4、 风险应对措施实施控制根据制定的风险管理方案，在项目过程中对风险事件做出回应：当变故发 生时，风险识别，风险量化，并按照风险应对措施采取相应的项目活动。 另外，大型项目的

25、风险极其复杂，就算最彻底和最复杂的分析，也不可能完全识 别出所有风险并事先做出应对措施，因此，必须实施和重复进行风险控制。 风险分析影响度可能性编号风险H M LH M L编号风险影响度H M L可能性H M L1到货或清关延期HL2测试点场地不具备安装测试条件HM3测试点设备DOAHM4某些安装点场地不具备安装条件LH5客户应用不一致，测试时不能含盖MM6设备运输过程中造成设备有损HL风险识别根据项目情况分析，可以识别出项目主要风险如下：（1 ）设备风险风险来源：项目涉及视频会议设备、语音设备等多种产品。风险描述：货物不能及时到达；货物到达不齐；货物错发；包装损坏加电自检 通不过；设备在试运

26、行期间出现故障。（2 ）时间风险风险来源：项目实施工期短，所涉及的产品比较多，各系统之间需要项目 配合。风险描述：比较短的时间要完成整个市 XXXX集团高清视频会议系统集成 工作。（3 ）技术风险风险来源：实施目标较高。风险描述：搭建一个技术先进的、稳定可靠安全的视频会议应用平台，并实现招标方对系统的全部。（4）系统维护风险风险来源：新系统的维护。风险描述：对于客户来说，在短时间新建了一个系统。如何维护好这样系 统是一个的挑战。风险对应策略（1）设备风险 在整个货物采购，交货的过程中，我们质量控制组有专人负责整个流程各 个环节的监控。项目协调组会协调厂商及时组织生产， 协调货运代理及时运送货物

27、到达口 岸。商务组及时、积极运作报关手续，保证货物提前或及时入关。 我公司工程师将按照设备清单清点货物，并做详细记录，如果发生货物少发， 多发，错发情况时，经双方确认后形成一个备忘录，由我们负责在用户满意的 时间尽快更换补齐或者更换。如果发现包装有明显的破损或异常时，应记录包装破损程度，并照相；检 查并记录外包装上的振动标志和倾斜标志是否变红；记录设备外表是否有损坏现象；由工程师决定是否决定加电测试； 填写开箱验货报告；对于包装破损，或者加电自检有问题的设备，我们有充足 的备品、备件库，将在指定的时间，迅速更换全新的备品备件。设备在试运行期间如果出现故障， 我们将查明故障原因并根据故障的实际 情况，采取调试软件系统，更新配置或者整机系统等手段重新测试（2）时间风险对策；详细的进度计划。在项目实施周期较短的情况下， 与各方共同制定一个详尽可行的进度计划 非常必要。在进度计划中，确定需要完成的任务、任务的开始和结束时间以及 相关的责任人，这样便于对项目进行监控。可以在项目实施时间有所偏差时及 时赶工，保证进度要求。