商务谈判组织与管理.doc

1、第二章 商务谈判的组织与管理 商务谈判活动离不开周密的组织与管理，特别是一些大型技术引进项目的商务谈判，往往是一项综合性活动，其谈判内容庞杂、涉及范围广泛。势必必须要求对诸如：谈判团队的构成、谈判人员的素质、谈判环境的分析、谈判对手的分析、谈判计划的制订、谈判现场的安排、谈判活动的管理七个方面对进行组织与管理。第一节 商务谈判团队的构成一、谈判团队的构成要实现谈判的预期目标，提高谈判效率，谈判团队的构成起着决定性的作用。在组团时要掌握以下原则：1、结构合理结构合理是指商务谈判团队的人员阵容中，年龄结构、知识结构和性格结构需要根据具体项目的大小、内容和难易程度来加以确定，做到年龄互补、知识互补和

2、性格互补，这是商务谈判团队构成的基本原则。2、规模适度规模适度是指商务谈判团队要根据谈判对手的特点、项目的重要程度来配备谈判人员的人数，少而精的谈判团队往往容易发挥出谈判人员的最大潜能，易于集中意见，能够随机应变应对谈判。通常情况下，l 大型项目的谈判团队往往由团长（组长）、商务人员、技术人员、财务人员、律师（法律顾问）、翻译人员等若干人员组成。在谈判全过程中，参谈人员也非一成不变，随着各个阶段内容的不同，谈判人员可以随时变更。如：在谈判开始阶段，负责起草协议的律师就无需到场；在协议阶段，技术人员、财务人员已完成使命；至于专家们可以作为谈判顾问而不是正式成员的身份出席谈判。l 小型项目的谈判小

3、组的最佳规模往往为4人左右；l 货物贸易合同的谈判往往是单枪匹马进行。3、分工明确分工明确是指每个谈判人员都要有明确的分工，谈判中工作不得越位，角色（身份、职能）不得混淆，以便通力合作，协同作战。由于谈判的具体内容、范围、性质、经验、素质和能力的不同，谈判团队的人员的构成也会不同，但是无论团队构成如何确定，都必须符合取胜（达标、双赢）、高效、易控的基本要求。二、谈判人员的分工商务谈判团队组成后，要对成员进行明确的分工，除了谈判团队的负责人外，最重要的是还需确定主谈人和辅谈人，及其谈判中的地位、职责。1、谈判团队负责人谈判团队负责人是谈判团队的核心，直接关系谈判的成败。必须具备自信心、决策能力、

4、观察判断力、组织协调沟通能力、激励能力等。负责人的职责是：代表本方利益组织谈判，负责上传下达，充分调动他人的积极性、主动性和创造性，发挥他人的能力、智慧和作用。2、主谈人在商务谈判的全过程（或某一阶段或针对某个具体议题），以主谈人的立场和观点为主进行谈判。主谈人必须具备广泛的知识、丰富的谈判经验、思维敏捷、善于分析和决断、较强的应变和表达能力、驾驭谈判进程的能力、熟练相关专业技术，能与谈判团队中的其他成员团结协作，默契配合。主谈人的职责是：代表本方做正式发言、全面负责谈判事宜、确定谈判方案、协调谈判的筹备工作、通过谈判策略和技巧的实施以实现谈判目标、调动积极性形成合力、及时汇报、组织谈判文件的

5、记录起草修订和签署（需经授权）。谈判团队负责人与主谈人都是谈判能否达到预期目标的关键人物。在大型商务谈判活动中，谈判团队负责人往往也是商务谈判的全过程的主谈人。 3、辅谈人辅谈人也称陪谈人，是指陪同、配合、协助主谈进行谈判的其他所有谈判人员（如商务人员、技术人员、财务人员、律师或法律顾问、翻译人员等）。辅谈人的职责是：做好主谈人的助手和参谋、参与谈判方案的制订、必要时适时提醒主谈人、为主谈人提供必要的补充发言（通常需经主谈人同意）、参与谈判文件的记录起草修订和签署。4、主谈人的变更在商务谈判中，往往并非在谈判的全过程中自始至终、一成不变地都由一人担当主谈人，特别是在大型的商务谈判中，往往在某一

6、阶段甚至某个具体议题的谈判中，指定一个临时的主谈人。比如：l 商务条款谈判时，以商务人员作为主谈人，技术、财务和法律等人员则处于辅谈人的地位；l 技术条款谈判时，则以技术人员作为主谈人，商务、财务和法律人员则处于辅谈人的地位。5、谈判人员的配合在商务谈判活动中，团队负责人、主谈人、辅谈人等成员间的配合对于谈判是否取得成功至关重要，有时甚至可以起到决定性的作用。但是，谈判团队成员间的配合，绝不是一朝一夕可以达到的，往往需要长期的磨合。特别是在谈判过程中，本方的一切重要的、关键的观点、评价、意见和结论都必须由主谈向对方表述，辅谈不得随意谈论和发表个人的观点，特别是不能谈论和发表与主谈不一致的意见。

7、在主谈发言时，一个称职的辅谈应该自始至终以言谈或举止等尽可能的方式予以支持，如可以采用口头语言、肢体语言、面部表情、纸条、文件、图片、实物等方式。当对方刁难、攻击主谈时，辅谈可以及时向对方予以反驳，使主谈摆脱困境，维护主谈的地位，加强主谈的谈判威望；当谈判内容涉及到辅谈所熟知的专业问题时，辅谈可以及时向对方提出详尽、充足的论据。第二节 商务谈判人员的素质（教材不全面）商务谈判人员的成长环境、教育背景、生活经历等会对其综合素质产生较大的影响、使谈判人员的综合素质有着极大的差异，这些差异主要体现在：性格（character）、品行（morality）、能力（ability）等方面。现代商业谈判对谈

8、判人员的综合素质的要求越来越高，这些差异成为直接影响谈判的进程和结果的重要因素之一。一、性格优秀的谈判人员除了要具有良好的气质外还要有良好的性格，某种意义上讲，两者较大程度分别是源于先天和后天的。心理学家们对于性格的定义多达50种，我们平常所说的外向、内向、好强、固执、坦诚、腼腆、文雅、温柔、柔弱等性格只是具体性格的不同表现形式。教材在p.42的2.2.3商务谈判团队成员的性格构成一节中，将谈判人员的性格分为：独立型、活跃型、急躁型、顺应型、精细型、沉静型等。这里，我们从商业谈判的角度出发，分为：权力型、说服型、执行型、疑虑型。1、权力型权力型谈判人员的主要特点是：以对谈判局势施加影响为满足，

9、为实现目标往往全力以赴，为了获得最大利益往往不惜一切代价，在谈判中不给对方留任何余地，充分运用一切机会讨价还价，甚至不择手段，逼迫对方接受条件，敢于冒风险，充满信心，喜欢挑剔而缺少同情，乐于挑战和树立个人形象，求胜心切决策果断，不容纳拖沓和延误。这类谈判人员的弱点也是十分明显：往往一意孤行而不顾冒险的代价，缺乏必要的警惕性，没有耐心而对细节不感兴趣，易于冲动以至于无法控制自己。在商务谈判中，这是比较难对付的一类人，如果你顺从他，势必作出极大的让步；如果你抵制他，可能会使谈判陷入僵局甚至破裂。要对付这类谈判对手，要针对其性格特点采取相应的对策，要有极大的耐心，靠韧性取胜，以柔克刚，寻找解决问题的

10、突破口。2、说服型 说服型谈判人员的主要特点是：具有良好的人际关系，比较随和，乐于助人，不露锋芒，外表和蔼，善于发现和迎合对手的兴趣，在不知不觉中使谈判对手屈服，对他们来说受到承认最重要，会主动消除谈判障碍，处理问题决不会草率和盲从，往往三思而后行，竭力维护自己和对方的面子，不轻易伤害对方，而是想方设法说服对方。这是谈判活动中最普遍、最有代表性的特点。因为他们不外露，所以发现这类谈判人员的弱点是十分困难的，通常他们的性格可能存在如下弱点：过于期望通过解释说服对方，过分看重与对方的关系，忽略必要的进攻和反攻，不适应冲突气氛，最善于单独谈判。其实，在商务谈判中，这是最难对付的一类人，欲一争高低而不

11、露声色，在温文尔雅的外表下可能暗藏杀机。3、执行型 执行型谈判人员的主要特点是：对上级的指示和计划坚决执行，言听计从，按部就班甚至维持现状是其愿望，乐于照章办事，往往缺乏创造性，没有主见，适应能力差，在面对挑战和遇到复杂环境时往往不知所措，往往尽量避免决策，当对方提出新建议时往往不知所措，不习惯也不善于全局考虑问题，无法应付复杂的、多种方案的局面，不适应单独谈判。4、疑虑型疑虑型谈判人员的主要特点是：缺乏创造性灵活性，习惯按既定计划行事，对另一方提出的新建议往往持怀疑态度，处事谨慎不轻易表态，习惯于凡事多虑且不原意冒风险，对自己熟悉的公司和商品品牌忠诚度较高，为避免做出错误选择而宁可放弃最佳选

12、择。在一个结构合理的谈判团队中，应当要求谈判人员的性格协调、兼容、互补。二、品行（略）1、忠于职守2、遵纪守法 3、不屈不挠4、坚持主见4、谦虚谨慎6、团结协作 7、诚实无欺8、讲求信誉 三、能力（略）1、心理承受能力2、决策协调能力3、分析判断能力4、创新应变能力5、观察思考能力6、表达沟通能力7、评估预测能力8、经济核算能力第三节 商务谈判环境的分析与市场营销一样，商务谈判程度不同地会受政治、经济、文化、科技等社会环境因素的直接或间接影响。商务谈判人员需要在谈判前有针对性地对这些环境因素进行调研、分析、评估，制定相应的谈判策略和技巧。主要的环境因素有：一、政治法律一国的政治制度、政治的稳定

13、程度、政府对经济的干预程度、有关经济的政策和法规、产业政策扶持与倾斜、加入国际公约与否（如环保绿色包装、野生动植物保护、海洋运输）等，都直接或间接地影响行业或企业的发展、影响到企业相关产品的经营与销售、影响到产品营销的商业谈判。对此，商务人员应具备一定的预测、判断和处理能力，以便商业谈判、商品营销能适应市场和环境。而投资谈判可能还会涉及员工聘用、福利待遇、社会保险、医疗保险等。二、社会文化谈判人员的价值观念、审美情趣、民族风俗、宗教信仰、消费习惯、教育背景、社交礼仪等文化背景会有程度不同的差异，这些差异或多或少会对商务谈判的风格产生一定的影响，特别是那些来自于不同地区或国家的谈判人员。因此，在

14、同他们进行商务谈判时，需要对对方的这些文化因素的背景有所了解，只有这样商务谈判才会容易进行，并可能得到意想不到的收获。社交礼仪：迎送、座次、对方赞扬、赠送礼品、指点对方或自己、越过肩膀观看偷窥（慢严舒柠喉片的广告在西方人眼里来看，是要笑掉大牙的，广告效应为零，甚至是负效应），后面会介绍有关的商务谈判礼仪。三、商业习惯商业习惯主要表现为：不同（国别）企业的决策程序的差异、律师与法律顾问的介入、商业贿赂的认定、谈判的忌讳（如：一个项目同时选择、接触若干家公司进行谈判，以选择最优条件达成协议，并有意透露给对方以施压）、国际谈判的常用语种、起草合同或文件的语种（有时两种）、法律效力等。如我国对印度、巴

15、基斯坦的出口谈判中，他们的进口商有拦腰侃价的恶习；成交后的支付又往往要求分期付款以逃避进口关税的做法。案例：21 中国某出口商C公司与印度服装进口商I公司经过商谈签订一份出口合同，出口1个20集装箱的印度服饰尕内什外套（Ganesh Surcoat）和纱丽（Sari）各5000件，按客户提供的样品交货，价格条款方分别采用CIF Bombay India USD12.00/pc和USD8.00/pc，总金额为USD100,000.00。付款方式为50由即期信用证支付，剩余50的货款在装运前十天以T/T方式支付。I公司如约开到不可撤销跟单信用证，经通知行和C公司分别审核无异议（银行审核偿付线路和软

16、条款、受益人审核信用证与合同是否一致），随即C公司便投入生产备货，在货物即将生产完毕之前，C公司提前租船定舱并通知了I公司提醒其以T/T方式将余额50的USD50,000.00汇到C公司指定帐户。由于市场发生变化I公司始终拖延不办理T/T汇款，C公司虽握有一份50货款的信用证，但却无法如期装运，直至信用证的装期到期，导致信用证被自动撤销。由于该产品内销无望，造成C公司大量产品积压，既占压了流动资金、又占据了仓库空间，给C公司带来巨大的经济损失。建议：在装期前及时决策发货对信用证议付，可以先索偿回50的货款，然后提请仲裁或诉讼。四、财政金融对于涉外谈判活动，谈判的结果会使得资产形成跨国流动，这种流动与谈判双方