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1、题目选择1在使用复印机的过程中，以下哪项内容是不恰当的（接通电源可立即复印操作）2以下文员对办公室零用现金管理的行为中，哪一项是不适宜的（标准的零用现金单据有一个签名）3文员按照“优先顺序”处理工作，以下哪一项是不适宜的（可以按照文员自己的习惯进行工作）4文员传达上同的指示时，哪一项做法是不适宜的（传达可以根据上司主要意思，夹进自己的意见）5以下文员应遵守的电话礼仪中，哪一项是不适宜的（打出电话，而对方无人接听，等铃声响了二、三下可挂电话）6以下文员应遵守的参加宴会的礼仪中，哪一项是不适宜的（未用完一道菜时，应将刀叉平行排放放在盘子上右侧，叉尖向上，刀向内）7以下关于预订工作的行为中，哪一项是

2、不适宜的（不一定要弄到确认族馆预订的传真或其他书面形式的证明）8文员协助举行宴会时，不用考虑（有无休息室）9以下关于说话的要领中，哪一项不适宜（由过程先说）10将同文多页沿边取齐后均错开，从首页到末页，在页边加盖一完整公章，可以证明文件各项确实是同时形成，以杜绝日后篡改之嫌疑，这是（骑边章）11社交场合很讲究次序序礼仪，一般（以右为尊）12办公室人员在社交活动中应如何选择话题，哪些是属于合适的话题（有共同利益的话题）13邮件的寄发不要考虑以下因素（爱好）14文员做会议记录时，可以在会议记录中（与发言者用词不一致但意思完全一致）15以下哪些标准不是文员分拣邮件应该遵守的（按私人公务标准分拣）16

3、传真机最好用来传送以下哪种邮件（一般的图纸）17以下哪些不是文员在准备办公用品时的职责（制造）18文员在处理信访工作时，由收件人复信的情况是以下哪一种（初次写信，或有过激言行的）19以下哪一种类型适合自由谈话，或是收集创意的会议（圆桌型）20以本单位与外单位就某些问题的往来文书为标准立卷，如问函与复函等用（通讯者特征立卷）21传统办公室的主要职能是（办文、办事、当好参谋）22办公室管理的理论渊源是（科学管理原理）23办公室工作的基本任务是（信息处理）24在目标管理中，目标考核是指（目标完成情况）25化解矛盾体现了办公室的（协调职能）26激光传递信息的范围一般是（15英里以内）27不属于办公部门

4、的应用软件是（公司专用信息系统）28办公室职位划分提供的用人标准有（因事求才）29集体领导式的办公室管理系统组织结构是（委员会组织结构）30工作定额修改，一般在试行期需要（每年修改一次）31注办是指（注明办理经过或结果以备查考）32办公室工作系统简称（办公体系）33请示、报告属于（上行信息）34工作定额这种劳动管理方法在西方的历史已有（200多年）35量化管理最早用于（生产管理）36下面各系统属于营销与金融型的是（市场调查分析系统）37开拓型程序的基本步骤的起点是（确定问题所在，提出目标）38办公室地面黑白相间的条纹图案叫做（对比色图案）39办公室自动化系统建设实施阶段的验收依据是（有系统说明

5、书和设计计划）40能使人产生消极困倦的心理反应的颜色是（灰色）41发达工业国家办公自动化发展最早最快的是（德国）42办公室管理工作技术型程序是指（办公室务中的技术活动的程序）43下面不属于办公自动化的是（生产中的机械加工自动化）44办公自动化系统建设中利用小型或超级微机形成完善的三级网是为实现（为领导决策提供有力支持）45工作调动时随人走的是（职称）46软件包公自动化系统安全与保密内容涉用（前三者）47中华人民共和国保守国家密法颁的年份是（1988年）48计算机网络出现于（20世纪40年代）49国际互联网是（广域网）50办公室内部的噪音来源于（办公室机机器设备、办公室工作人员）51办公室管理规

6、范化建设包括（建立制度、组织实施）52办公室管理工作程序设计的组织形式有（委员会制、专门机构制、委员会与专门机构结合制）53办公室自动化系统中不可缺少的有（人、机器、信息）54列入国家密级的某一事项泄密可能造成的后果有（危害国家政权的巩固和防御能力、影响国家统一、民族团结和社会安定、影响国家领导人和外国人员安全、削弱国家经济、科技实力、妨害国家重要的安全保卫工作）55办公室事务管理特征（服务性，分散性，专业性，主动性，繁杂性）判断1文秘人员对上司主要工作的辅佐主要有提神醒脑的服务、私事方面的协助、财物管理用其他活动（对）2凡是单位撤消，原公章应立即停用，不用通知有关单位（错）3值班人员要认真填

7、写值班接待登记表或值班日志，直接解决不了的问题要报请领导批示或转交有关部门处理（对）4档案是指使用过的、文件中所指事情已经办理完毕、具有保存价值的文书（错）5办公室人员值班工作的制度有交接班制度、请示报告制度和安全、保密制度，但没有岗位责任制度（错）6合适的话题可以有双方都感兴趣的、有共同利益的话题、比较高雅的话题和夸耀自己的话题（错）7受到直属上司以外的指派时，假如是文员自己能够安排输，而且不会影响到直属上司所指示的工作就可以接受，否则要向直属上司请示后再作决定（对）8宴请的请柬一般要提前一至二周发出，以便客人及早安排，已经口头约定的就不要补发请柬了（错）9无论何种礼服都应考虑宴会的地点、时

8、间、形式。请贴上指定打“黑领结”，便表示穿无尾正式礼服（对）10拜访长辈或地位较高人士时，可先请人递上你的名片，以作通报（对）11办公室环境布置的目的之一是为了建立挡驾制度（对）12没有两位办公室人员一天的工作内容是完全相同的，但像核对文员的日志与上司的日志的事项是否一致则是典型的工作（对）13文员第一次做一项工作时应该快一些，如果错误可以再做一遍（错）14文员传达上司信息时，可以把上司的话语加多或减速少，以个人的口吻把话转达（错）15在阳光明亮的教室和会议室内使用投影机，效果不受影响（错）16文员对报纸和杂志的处理，可以挑出上司喜欢的报纸和杂志放在他的办公桌上，其他的物在报刊架上供大家阅读（

9、对）17男女之间，男士先伸手了，女士才能与之相握（错）18英美国家习惯，文员进入会客室后，才能让客人进入（错）19介绍地位相同的人时，应按照到职的先后，先介绍新进的职员，就先介绍年纪较轻的人（对）简答1来信受访的范围包括哪些？受理与处理的程序和基本要求是什么？答：1）受理的范围是：国家机关、主管部门或新闻单位转来的信件；职工、群众直接给机关、单位领导的信件2）用时拆封。拆封时，不要损坏邮票、邮戳和其他书面内容的地方。对急信、要信、或有过激言语的来信，要处理时，报告上司，还要以有效方式通告有关单位紧急处理。拆开后在装订时，信纸在前、信封在后，要一并装订3）认真阅读。把握信中的主要内容，也可用颜色

10、笔为领导标明信中的重点，或在信纸的空白处注明“参阅某卷宗”或“可与前信印证”等。提供领导复信所需要的资料4）逐项登记。用钢笔将写信人的姓名、职业、单位或住址、写信时间、收发日期、主要内容、要求、收信单位（人）以及承办后的情况、结果和立卷存档号等详细记载，便于统计、查找和催办5）认真处理。处理信伺：应该按照“分级负责、归口办理”的原则，进行转办、交办或自办6）用时复信。复信是取信于职工群众的有效措施，增加职工群众对组织的信任。复信可采取收信人（单位）复信，或承办人（单位）复信两种方式进行2文员所作的口头报告的基本方法是怎样的，有什么要求？答：1）不要失去报告的适当时机。报告时机原则上最好是在完成

11、被指示工作之时，但有时也要在尚未完成之时先作期中报告。有时因上司太忙，不妨预先约好时间2）不要弄错报告对象及顺序。要直接向指示工作的人（上司）报告；3）报告的顺序基本上是先说结论，接着依照必要说明理由用经过，如：“结果是这样，现由有三个，一是。”4）一定要简短、扼要、流畅5）如报告过于复杂，应事先以5W2H的原则检查是否有遗漏6）如果觉得仅仅以口头报告对方，对方不易明了，或者报告项目很多时，可以制作“报告备忘录”提出来3文秘人员经常要代替上司选择礼品，向他人赠送礼品，在处理这些事情应考虑什么么，怎样做？答：1）在赠送礼品前必须搞清赠礼目的，如为周年庆典、生日、结婚、荣升、乔迁，或是圣诞节、中秋

12、节等；2）还要清楚赠礼对象身份、爱好、文化背景、性格习惯等3）在日历上应该清楚地标明节日活动安排以引起上司的注意。时间如何取决于当地的购物环境4）还应熟知以下规则：除非上司有特殊的要求，不必送太昂贵的礼物，只要用心为对方选择适当的礼物即可5）要看对方的实际情况选择礼品，做到恰如其分，适合对方6）赠送的礼物应去掉包装上的标价，并应请商店用精美包装纸重新包装一下7）如果不是亲自送礼，应该在礼物的外包装上写上赠送者的姓名或附上名片、贺卡8）文秘人员应该准备一张节日礼物名单，上司可以在上面作一些增减速，表示是否同意你提的建议或者提出一些其他的意见、以及村明价格范围9）为了避免所送礼物的重复，文秘人员应

13、该为所有接受上司礼物的人做一张卡片记录4文秘人员在单独或随同上司旅行结束后，要做好哪些工作？答：1）整理好旅行过程中所有的单据、凭证、送上司审阅、签字后向财务部门报销，或者结算预支的出差费用2）回到公司上班后，应将出差过程以用有关事务写出工作汇报。如果是与上司同行的，可根据上司的原始记录整理出报告，送上司过目或批准，然后存档备案3）尽快恢复正常工作和生活状态，继续做旅行前未完成的工作4）把在出差时结识的有关人士、单侠等情况做好记录，以便将来有用5）对在旅行过程中给予帮助和照顾的有关部门和人员，分别去函或去电表示感谢5什么是受意？受意有几种？办公室人员应怎样运用受意方法？答：1）受意是文员接受和

14、领会上司意图2）一种是直接受意，另一种是间接受意3）文员要善于领会上司意图，按上司意图办事。但要防止把上司酝酿过程中的意图当作上司的授意，把上司的质疑、设问误认为上司的指示。要做到：备好记录本，记录下指示要点。注意倾听，用心判断指示的用意。必要时可以提问，直至明了意图为止，但不要打断谈话。如有不同意见，可以公开提出，但要言之有理，并不注意方式、态度。接受指示后，要不失时机地贯彻实施6公文的完全格式包括哪几项？请写出这些项目。答：1）版头、发文字号、印刷顺序号2）密级、紧急程度3）签发人姓名4）公文标题5）主送机关6）正文、附件7）发文机关、成文日期、机关印章8）注释、阅读（发送）范围9）主题词

15、10）抄送单位、印发说明 7办公室的参谋咨询职能。答：办公室要发挥参谋作用，积极出谋献策。1）收集信息，向领导班子提供服务2）协助决策3）帮助制定目标实施方案8公文撰写前的准备工作。答：1）调查掌握情况2）整理积累材料3）吃透方针政策4）选择剪裁例证5）撰似写作提纲9办公室内空气环境管理的内容和作用。答：办公室内空气环境管理包括：适当的温度；良好的空气流通；良好的空气净化措施；有效的、适当的空气调节。实践证明，生活或工作在空气温度适度、湿度适宜、通风良好、空气新鲜、空气交货的环境中，可促进脑力活动，提高工作效率9-1工作量化管理的主要特点与研究内容。答：1）研究改进或变革现行工作程序、方法，使

16、之更科学化2）实现办公室管理现代化3）用量化管理优化劳动组合，充分发挥办公人员潜力4）改善办公和管理环境5）排除无效劳动10办公室工作安全与保密的特点。答：1）鲜明的政治性2）明显的现实性3）明确的秘密性4）广泛的群众性5）一定的区域性11办公用易耗品主要包括哪些？答：办公用易耗品主要有：1信封、纸张；2软盘、光盘等；3铅笔；4圆珠笔；5签字笔或钢笔；6修正液或修正带；7印盒；8各种小型机器，如订书机（包括订书针）、打孔机、装订机（包括装订线）、日期号码机、切纸机、计算机、拆信器、碎纸机等；9小刀；10日历等；11其他，如标签纸、直尺、三角尺、透明胶带、粘胶带、绳带、图钉、橡皮筋、大头针、纸夹

17、等。12简要阐述文员工作的三个步骤，相互关系如何？答：文员工作分为三个步骤：计划、实施和检查。1计划的步骤，要充分了解即将开始的工作内容，并思考以什么方法进行效率会最佳。2实施的步骤，要注意：同时检查是否按照当初所拟定的顺序进行；上司所指示的工作无论是哪一种，都要正确地实施；配合上司预期的期限。3检查的步骤，要分析计划和实绩的差异，并把以前进行过的工作或别人做过的工作和目前自己所从事相同性质的工作加以比较分析。三者的关系为：先作计划，付诸实施，然后检查结果，围绕“计划实施检查”这样一个滚动的过程开展。三者相互联系形成一个循环。文员首先要仔细制定计划，然后根据这个计划去实施，并严格检查其结果，使

18、得这个结果对下一次的计划有所帮助和启示。13从下列文员工作方法中，任意选择一种或两种，谈谈你的工作体会或对此工作方法的认识。1请示方法和报告方法；2计划方法和总结方法；3受意方法；4传达方法；5进言方法；6变通方法和挡驾方法；7分工方法与合作方法。答：1首先简要说明此种方法：受意就是文员接受和领会上司的意图。可以分为直接受意（即领会上司在会议讲话、文件批示、工作部署或与文员谈话时，直接就某一问题或某项工作所发表的意见和想法等，易于文员判断和领会）和间接受意（即上司在平时随便交谈的情况下，或与其他人员谈话种就某一问题、某项工作发表的意见和看法等）。受意方法要注意：（1）善于领会上司意图，不要曲解

19、上司意图；（2）备好记录本，记录下指示要点；（3）注意倾听，用心判断指示的用意；（4）必要时可以提问，直至明了意图为止，但不要打断谈话；（5）如有不同意见，可以公开提出，但要言之成理，并要注意方式、态度；（6）接受指示后，要不失时机地贯彻实施。14从文员工作的角度对比说明打电话和接听电话的异同。答：同：1（1）都应先问好，再传达自己的信息；（2）都应保持耐性、热情的态度；（3）通话结束，应让对方感受到自己愉快的心情；（4）都应简明扼要表达自己的意思。2（1）打电话应首先查清楚对方的电话号码；接电话应等电话铃响24声就接听。（2）打电话应将重点部分在挂电话之前再确认一遍；接电话则没有这一步。15

20、了解“电视会议”、“交互式电话会议”的基本用途，比较其与一般会议的不同，谈各自的优劣或应注意的地方。答：1基本用途：“电视会议”主要用途是使相隔较远的双方可以面对面地交谈，共享文件、图表、录象带等资料。“交互式电话会议”的基本用途是使单位或个人可以在任意一部电话机上组织多方的国际、国内或本市的电话会议，声音清晰宛如一室。2两者与一般会议的不同：可以消除时空上的局限性。3各自的优劣：“电视会议”优：通达范围广，消除时空上的局限性，生动形象；劣：技术上的要求较高。“交互式电话会议”优：方便、省时、高效，消除时空上的局限性，具有保密功能、报数功能和欢迎词播放功能；劣：费用高，技术含量高。16简要回答

21、邮件分拣的一般标准。答：（1）按照收件人的姓名分拣；（2）按照邮件的重要性分拣；（3）按照收件部门的名称分拣。17怎样处理上司不在时的邮件？答：1）文秘人员把需要上司亲自处理的信件先保存下来，并通知发信人信已收到，告诉对方何时可能得到答复2）上司指明他不在时把收到的邮件转送某个部门或人员处理3）上司授权文秘人员处理一些应由他处理的邮件，文秘人员应在全面掌握情况的基础上慎重办理4）如果邮件很多，文秘人员还可以制作邮件摘要表5）如果上司习惯于每天给办公室打电话，文秘人员应该把需要上司处理的每封信的内容大致记录一下，这样文秘人员就可以随便时向上司汇报6）如查上司在临走时留下通迅地址和电话，文秘人员在

22、处理邮件时遇到棘手的事情，应及时向上司请示，如有可能，可以把那些难以办理而又急需回复的邮件用传真、快件、电子邮件等形式发给上司，请上司定夺7）把寄给上司邮包连续编号8）文秘人员也可以把积压的信件分别放入纸袋，标上“需要签字的信件”，需要处理的信件18怎样妥善处理上司拒绝接见的来访者的来访？答：上司拒绝接见来访者时，应尽可能向对方表达上司不能接见的理由，以免来访者发生误会，并诚恳地看着对方的眼睛致歉。1、上司正在开会时让您久等，抱歉，他正在紧急会议中，无法离开2、上司繁忙时“真对不起，某某（上司现在正忙，放不下手边的事，您看这样好不好，改日再与您联系，实在麻烦您，很抱歉”。3、上司即将外出“对不

23、起，某某先生，已经安排好有事外出，现在正忙着，没法与您见面，我们上司说让您白跑上趟，真是不好意思，能否由我转达留言4、远道来访问有重要事情的来访先告诉来访者“他（上司）即将外出（理由），再去通报上司，若上司指示代理人，便向来访者传达“抱歉，让您久等，某某急着外出，但他请代理人与您见面，请往这边走”使对方能充分了解情况19简要阐述会议记录内容与写法应注意的一些问题。答：会议记录内容：1、会议名称2、会议记录人的姓名、盖章3、时间（开始时间、结束时间）4、会议地点5、议题6、主持人、主席7、出席者名单8、会议的经过情形及结论9、相关的资料10、下次会议预定日期会议记录的写法，应注意如下的事项：1、

24、以决定事项为重点，逐项列出较易明了2、简洁而有要领地写出会议经过，不必写所有人员的发言3、要注意的是，要写什么议题？以怎样的顺序提出？什么答复？表决结果有没有定案？这些都要简要地写上4、要写正确，写清楚，要注意会议内容有无疏漏之处。客观地记录内容，不可写记录者的主观感觉，用主观意识去影响记录内容20日程安排计划表的种类大致有几种？试以其中一种为例，编制一份预定表。答：日程安排计划表的种类：1）年预定表：是企业在每年度例行的主要业务活动，及有关公司的活动事项一览表2）月预定表：是从年预定表中抽出一个月的预定计划，以一个月为单位，填写该月要进行的会议、面谈、出差、访问等预定计划3）周预定表：是一个

25、月预定的一周计划，比预定计划比月预定表更详细4）日预定表：是从周预定表里写出一天的预定计划，进一步以时间为单位，详细地预定从早到晚的业务活动21文秘人员对上司主要工作的辅佐主要包括哪些方面？答：1提神醒脑的服务。2私事方面的协助。3财物管理。4其他。22简单阐述口头语言的基本特征及敬语应用的一般场合。答：1口头语言的基本特征：（1）语音听过就立即消失，但语义让人明白了，可能留在记忆中；所以发声要清楚，尽可能说得通俗、生动、规范，使人一听就明白，并留下印象。（2）有重音。口语中，需要强调的成分，都是通过重音表达的。（3）有歧义。因为汉字一音多字。（4）口头语言视时间、场合、对象的不同而有所不同。

26、比如，庄重的场合，口语应规范、简明些；休息时间，口语可生动些，语调也可轻松、愉快些。2敬语使用的一般场合：（1）对于自己尊敬的人，当然会使用敬语。（2）与非熟悉的人或是在正式场合（生意场合或婚丧喜庆时的致词及谈话）也需要使用敬语。（3）敬语一般针对：年长或比自己辈分高者；具有较高职务、职称或社会地位者；给（给过）自己恩惠者；有求于对方，或希望得到对方帮助，或好感者。23简要阐述社交话题的选择。答：1合适的话题包括：（1）谈话双方都感兴趣的、有共同利益的话题，如合作意向等；（2）一般人喜闻乐见的话题，如天气、时事新闻、体育报道等；（3）显示地方或民族色彩的话题，如本地的经济建设、风景名胜、历史名

27、人、风土人情等；（4）比较高雅的话题，如古典音乐、书法、绘画、中外名著、展览会、新闻任务等；（5）积极、健康的生活体验的话题；（6）风趣、幽默的小故事，无伤大雅的笑话，有时也能活跃气氛。2不合适的话题包括：（1）应当忌讳的话题。如个人私生活等。（2）令人不快的话题。如疾病、残疾、死亡、凶杀、丑闻、惨案等。（3）过于敏感的话题。如个人的特殊的生活习惯、宗教信仰和政治观点的分歧等。（4）自己不甚熟悉的话题。如对于专业问题略知皮毛就不应随意发挥。（5）夸耀自己的话题。（6）庸俗的、色情的话题。（7）不宜谈论的保密的话题。如涉及商业机密的话题。24印章的使用主要有哪几种形式，其中落款章、骑缝章、更正章

28、的使用范围如何？答：1印章的使用的主要形式为：（1）落款章；（2）更正章；（3）证见章；（4）骑缝章；（5）骑边章；（6）密封章；（7）封存章。2落款章、骑缝章、更正章的使用范围：（1）落款章加盖于文书作者的落款处，用来表明作者的法定性和文件的有效性。（2）骑缝章用于带有存根的公函、介绍信，加盖在正本和存根连接处的骑缝线上。（3）更正章用于文书书写中的错字、脱字、冗字、倒字进行改正后，作为法定作者自行更正的凭信。25简要阐述收文处理的程序及分送的基本原则。答：1收文处理的程序：签收和拆封登记分送拟办批办承办催办注办。2分送的基本原则：（1）属于方针政策性的，关系本机关工作全局的指挥性文件或重大

29、问题的请示、报告之类的文件，均应先送办公部门负责人或机关领导审阅或处理；（2）属于机关日常事务性的已有明确分工的文件，或早有批示规定和有规可循的例行公文，按主管业务的分工范围分送给有关部门或承办人阅办；（3）分送给机关领导阅批的文件，要先填好“公文处理单”，连同文件一并送批；（4）便函、请柬、介绍信、广告、启事等，不作登记，直接交具体负责人办理；（5）在文件份数少时，阅办阅知部门（或领导）多的情况下，应按先办理、后阅知，先主办、后协办，先正职、后副职的次序分别审阅处理，并以秘书为轴心，进行轮辐式传阅。26按照文书立卷特征立卷，主要有哪几种类型？简要说明按照问题特征立卷的基本含义。答：1类型：（

30、1）按问题特征立卷；（2）按作者特征立卷；（3）按文种特征立卷；（4）按时间特征立卷；（5）按地区特征立卷；（6）按通讯者特征立卷。2按问题特征立卷的含义：将反映同一问题的文书组成案卷，这种方法能反映对某一方面或某一具体问题的相互联系和处理情况，运用最广泛。27通过档案利用的途径和方式，谈谈档案利用的意义。答：1通过设置档案室，可以提供档案原件或复制件，方便借阅或直接阅读；2通过一定的制度和手续，如借阅证制度、催还续借制度和调离认可制度等，可以提供档案外借；3根据档案原件制发各种复制本，实行档案的有偿交流，可以提高档案的利用率；4利用所藏档案中的有关记载和资料，可以对申请者提供核实某种事实的书

31、面证据；5以档案为依据，文秘和档案人员可以对查询者的有关问题进行专业性的解答，提供咨询服务；6将档案目录印制成册，分发到有关部门，可以交流信息；7通过举办档案展览，以充分发挥档案的作用。28办公室的含义：广义的：泛指一切办公场所，区别于用于教学的教室，用于生产的车间，或是医疗室、实验室等。狭义的：是指某一类职业人员或某一级职务人员的办公场所。譬如：教师办公室、护士办公室、厂长办公室、院长办公室等。特指的：党和政府机关、企事业单位内的综合办事机构。级别高的又称“办公厅”。专指的：某种专门的独立的工作机构。如：国务院台湾事务办公室、上海市浦东新区征兵办公室。29办公室事务管理特征：服务性、分散性、专业性、主动性、繁杂性。30我国文秘工作主要包括：文书撰写；文书制作；文书处理；档案管理；会议组织；调查研究；信息资料；信访工作；接待工作；协调工作；督查工作；日程安排；日常事务；办公室管理；其他临时交办的事项。31国际文秘人员工作主要包括：以速成