常用公文写作基础知识0401080421.docx

1、常用公文写作基础知识0401080421常用公文写作基础知识第一节 通 知通知是批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员时使用的公文。通知具有使用范围广泛、使用频率高、种类多等特点。通知按其用法可以分为:转发性通知、发布性通知、部署性通知、任免性通知、事务性通知、会议通知等。转发性通知适用于批转或转发文件，包括批转下级机关的公文、转发上级机关或不相隶属机关的公文，如国务院批转国家体改办关于深化经济体制改革总体方案的通知。发布性通知适用于向所属下级机关发布有关行政法令和规章制度，如国务院办公厅关于发布国家行政机关公文处理

2、办法的通知。部署性通知适用于部署工作、传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项，如国务院关于禁止犀牛角和虎骨贸易的通知。任免性通知主要用于任免和聘用干部，如关于x x x等同志任免的通知，事务性通知用于处理日常工作中带事务性的事项，如国务院办公厅关于成立国家信息化工作领导小组的通知。会议通知主要用于上级机关或 有关部门通知会议的召开，以保证预定的会议能有准备地如期进行，如关于举行x x研讨会的通知。例文一国务院办公厅转发信息产业部关于解决计算机2000年问题工作进展情况及意见的通知各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委，各直属机构: 及各单位要进一步提高认识，高度重视，认真

3、负 责地解决好本地区、信息产业部关于解决计算机2000年问题工作进展情况及意见已经国务院同意，现转发给你们，请认真贯彻执行。 随着2000年的临近，解决计算机2000年问题迫在眉睫，刻不容缓。各地区、各部门及各单位要进一步提高认识，高度重视，认真负 责地解决好本地区、本部门及各单位的计算机2000年问题。信息产 业部要继续加强对这项工作的组织协调、宣传指导和督促检查，国家 计委、国家经贸委、科技部、财政部、人民银行、国家质量技术监督 局等部门要积极配合，相互支持，共同努力，进一步做好技术服务和 指导工作，积极协助落实经费，确保计算机立即0年问题如期解决。 对因未能及时妥善解决计算机20年问题而

4、造成不良后果或重大损 失的，将追究主要负责人的责任。国务院办公厅(印章)这是转发性通知。第一段写表示同意 转发文件的内容。第二段说明文件涉 及的背景或实际情况， 对受文单位如何贯彻落 实文件提出具体要求。 有时如没有新的意见，第二段可以不写。参见最新应用文写作大全)，李孝华、张玲燕编著，浙江古籍出版社2001年第2版，此处略有改动。x x x x年月x x日 例文二关于开展消防安全工作检查验收的通知各区、县(市)人民政府，市府直属各单位: 为切实做好我市的消防安全工作，市政府决定对各系统、各单位 的消防工作进行检查验收。通过检查验收，总结经验，找出差距，进 一步推动安全防火工作责任制的落实，强

5、化消防安全的基础工作，提 高抗灾能力，认真贯彻谁主管，谁负责原则，以确保国家和人民 生命财产的安全。现就检查验收的事项通知如下:一、检查内容和验收标准这次检查验收，主要是检查各单位安全防火工作责任制的贯彻落 实情况，具体以防火责任制、消防安全制度、消防安全承包、消防知 识宣传、培训、消防设备、火险隐患整改、消防档案和火灾事故等八 个方面进行检查验收。验收时，将按杭州市消防安全工作验收标 准) (以下简称标准_)进行。二、检查方法各局和区、县(市)可组织检查组，参照标准)，对下属单位|称? 进行检查验收;市公安消防监督部门对上述单位、部门和市一级防火 重点单位进行抽查。这次检查验收采取学、昕、看

6、、议、查、找、定 的做法。即:学标准、昕介绍、看现场、小组议、对照查、找差 距、定措施。在检查验收的基础上进行评分。评分可作为全年消防工 作先进评比和企业上等级的参考。三、检查时间今年的检查时间，从1月1日至30日为各系统自行组织检查验 收时间; 12月1日至15日，由市公安消防监督部门进行抽查和验收。 以后每年的验收时间，由市公安消防部门另行确定。 这次检查验收，涉及面广，上至机关，下至基层，既检查工厂、 仓库，也检查宾馆、酒家和企事业单位。因此，各单位接此通知后， 要认真做好宣传发动工作，按照标准搞好自查，迎接检查组的检 查验收。x x市人民政府办公厅(印章) 这是部署性通知。第一段写发通

7、知的原因。 段末常用现通知如下、特作如下通知引出下文。通知的具体内容应分条或分段叙述，使人 一目了然。 这里为什么要用简称？最后一段写执行要求。有的只写以上通知，望认真执行，有的不写结尾这一段。x x x x年月x x日简 析无论什么类型的通知，都要做到事项明确，用语得体。例文一是转发需要下属单位知晓的同级单位的公文，既写转发单位的意见，又对受文单位提出了具体要求;例文二是向所属下级 布置工作，通知的主体部分具体明了。写作方法指南通知因为适用范围广，不同类型的通知作用不尽相同，因而在写法上也不完全一样，要根据实际情况灵活掌握。但通知的结构一般是由标题、上款、正文、落款等几个部分组成的。 标题通

8、知的标题多采用发文机关名称+事由+文种名称或事由+文种名称两种形式。 如国务院关于更改新华通讯社香港分社、澳门分社名称问题的通知、关于加强中小学收费 管理工作的通知。转发性通知，要在标题中标明批转或转发字样，并要列出原文件起草单位及原文 件名称，如国务院办公厅转发财政部关于农业综合开发若干政策的通知。转发性通知标题 往往较长，草拟时要酌情处理，力求精练，碰到两个关于、通知时要尽量省去一个，如 浙江省人民政府关于转发国务院办公厅关于加强中小学收费管理工作的通知的通知)，可 以压缩为浙江省人民政府关于转发国务院办公厅加强中小学收费管理工作的通知或浙江省人民政府转发国务院办公厅关于加强中小学收费管理

9、工作的通知。上款受文单位一般在标题的下一行顶格写，后加冒号。如受文单位有好几个，则在每个受文单 位之间用顿号或逗号隔开。正文正文一般分三部分写，即开头、主体、结尾。开头写发通知的原因、依据和目的;主体写 通知事项，内容多的可采用条款式;结尾写要求、希望等，也可因文而异，不写结尾。不同类 型的通知写法不尽相同，下面着重介绍转发性通知、部署性通知、事务性通知正文的写法。 转发性通知一般先用一个独立段，说明转发或批转什么单位的什么文件;接着说明转发单 位的意见，对转发文件作出评价，对受文单位提出执行要求。部署性通知要把工作来由、工作内容、工作要求三个方面写清楚，多半用条款的形式把内 容和要求结合在一

10、起逐条列出。事务性通知只把通知事项写清楚即可，不必发表议论;结构上既可用条款式，也可用分段 陈述的形式。落款在正文未的右下方写明发文机关、发文日期。第二节 通 报通报是表彰先进、批评错误、传达重要精神或者情况时使用的公文。通报由领导机关发出，一般指向具有普遍意义的典型事例、成功的经验和失败的教训，起到表彰、惩戒、指导和宣传教育的作用。通报按其性质和功用，可分为表彰性通报、批评性通 报和情况通报。通报不同于通告，也不同于通知，它有两大主要特点:一是知照性，即要将有关情况告诉 读者;二是指导性，即通报对读者的思想、行动有指导作用。【例文一】_浙江省人民政府关于表彰奖励占旭刚等优秀运动员、教练员的通

11、报各市、县人民政府，省直属各单位: 我省体育健儿，在第26届奥运会上克服重重困难，经过顽强拼搏，获得1枚金牌、2枚银牌、1枚铜牌、4个第五名和1个第八名，并破三项世界记录，取得了优异成绩。为进一步促进我省体育事业的发展，鼓励广大运动员、教练员继续发扬拼搏精神，为国争光，省人民政府决定: 授予金牌获得者占旭刚浙江省劳动模范称号，给予通令嘉奖，晋升工资二级，奖励住房(三室一厅)一套; I给予银牌获得者吕林、曹棉英和铜牌获得者刘坚军各记大功一 次，晋升工资一级;给予占旭刚的教练陈继来记大功一次，晋升工资二级; 给予曹棉英的教练周琦年、刘坚军的教练王小明各记功一次，晋升工资一级。在本届奥运会上，我省运

12、动员、教练员发扬爱国主义、集体主义 精神，奋力拼搏，勇攀体育高峰，为祖国和我省人民赢得了荣誉。省|最后写希望与号 政府号召全省各行各业、各条战线要向体育健儿学习，在各自的岗位|召。 上为社会主义现代化建设作出贡献;希望体育战线的同志再接再厉， 不断进取，为发展我省体育事业再立新功。浙江省人民政府(印章) 一九九六年八月十五日这是一篇表彰先进的通报。先写主要事实。再写表彰决定，并写明表彰内容。【例文二】关于批评x x食品厂司机x x x私自开车去北戴河游玩的错误行为的通报公司所属各单位:今年月日晚，我公司下属的x x食品厂司机x x x以磨合汽车为借口，擅自作主开630食品防尘车带着五人去北戴河

13、游玩。 于x x日早上八点左右到达北戴河，第二天夜间十二点多钟返回厂 里，往返行程六百多公里。x x x私自开车去北戴河游玩，目无组织纪律，错误实属严重。 车队负责人在问题发生后未及时向公司汇报，这种做法也是错误的o 为了严肃纪律，维护公司利益，以及教育本人和广大职工，经公司研 究决定:对司机x x x予以通报批评，扣发三个月奖金，并补交往返 路程所用的汽油费o望各厂接此通知后，组织车队同志进行认真讨论，从中吸取教 训Io各厂必须加强对车辆的管理，不断健全和完善各项规章制度。今 后，磨合车要指定时间、路线、人员，同时可以结合送货进行磨合; 车辆存放要指定地点，严格限制去外省市，努力使车辆管理工

14、作更加 有序规范。x x市食品酿造工业公司(印章) x x x x年月x x日 这是批评性通报。这段写被通报批评 者的错误事实这段写明被通报批 评者的错误性质及对他 的处理决定。这段先提出要求， 然后写出具体措施。【例文三】广东省人民政府办公厅关于人大代表建议政协提案办理情况的通报有关市人民政府、省府直属有关单位: 今年，省八届人大三次会议、省政协七届三次会议分别交给省政 府有关单位办理的人大代表建议共263件，政协提案共352件。省人 大、省政府、省政协办公厅在3月份召开的建议提案交办会上，分别 将上述建议和提案交给有关部门办理。现根据省政府领导意见，通报 如下:截至9月15日，已办理答复的

15、人大代表建议、政协提案分别为 203件、215件，占建议总数的77%和提案总数的61%0省交通厅、 民政厅、人行、电力局、环保局、广州铁路集团公司等单位，对办理 工作抓得较紧，及时组织经办人员进行调查研究，较好地完成了办理|况。 任务。但也有个别单位对此项工作重视不够，答复不及时，有相当部 分建议或提案到目前为止仍未办复。省人大办公厅近期将组织人大代表和有关人员对代表建议办理情 况进行视察。请各单位按照建议、提案办理的要求，抓紧对建议、提|容? 案的办理工作，如期完成省人大、省政协交予的办理任务。附：1999年人大代表建议、政协提案办理进度表。广东省人民政府办公厅（印章）一九九九年九月二十十二

16、日。这是情况通报。第一段交代了情况 通报的缘由。第二段通报了全省 办复人大代表的建议和 政协委员提案的基本情第三段写了什么内【简析】例文一表彰奥运体育健儿，表述简明、层次清晰;例文二针对现实中出现的问题进行批 评，以点带面，行文严密，教育性强;例文三既有情况介绍，又有情况分析，最后提出工作要 求，条理分明。标题通报的标题一般有两种写法:一是发文机关名称+事由+文种名称，如例文一和例文 三的标题;二是事由+文种名称，如例文二的标题。上款在标题的下一行顶格写受文单位，一般用泛称，也有的不写上款。正文通报的正文一般由主要事实、事实评析、决定和要求三个部分组成。 主要事实:概述事实发生的时间、地点、单

17、位或个人、经过、结果。事实要有一定的代表 性和典型性。文字表述要抓住主要内容，做到简明扼要、清楚明白、准确无误。 事实评析:对通报的事实进行恰如其分的议论分析，指出事实的性质和产生的原因，阐明 通报的意图o表彰先进，要指出先进事迹的精神实质、意义和影响;批评错误，要分析其性 质、原因和危害性;传达重要精神或者情况，要全面和辩证。决定和要求:针对通报事实，作出表彰决定或对错误者的处分(处理)决定，并由此引申 出应当吸取的经验或教训，有的放矢地提出希望与要求。文字表述要简略、概括，针对性强。 正文的三个部分，在具体写作时也可以有所变化。情况通报可采用夹叙夹议的写法，叙述 部分将告知的情况一一列出，

18、议论部分则是对情况进行分析和预测。落款落款处写发文机关名称并注明日期。练习：1判断下列事项是否可以用通报行文:(1)县工会拟表彰奋不顾身抢救落水儿童的青年工人x x。(2)某厂拟向市工业局汇报该厂遭受火灾的情况。(3) x市安全办公室拟向各有关单位知照全市安全大检查的情况。(4)某县政府拟公布加强机关廉政建设的几条规定。(5) x县纪委拟批评局x x x等干部挥霍国家钱财潺山玩水的错误行为。 2.请把以下材料改写成一份表彰性通报。鲁方国是株洲车辆工厂材料车间的工人，担负着锡等稀有金属的回收任务。在从事这项工作的6年时间里，他东寻西找，居然从破烂堆里为工厂回收了有色金属6多种，钱砂管120 多吨

19、，总价值70多万元。爱护工厂财物，回收废旧物资，鲁方国简直是逢铁必捡。路面上谁 丢了颗螺帽螺杆，他见了准会心痛地拾起来;别人丢弃的电线，他会一根根盘好;废旧水龙头 能修好的他尽量修好，实在不行，他就会将水龙头拆卸开，取出里面的铜芯。这样一来，鲁方 国的工具柜里塞满了四处捡来的珍宝，同事们打趣地说老鲁的工具柜胜过了杜十娘的百 宝箱。一次，一位同事不慎将割刀烧断，而材料库一时没有铜焊条，还是老鲁从柜里取出半 截铜焊条应了急。切割有色金属，特别是铅锡，毒性大，每次干完活，老鲁总感到喉咙痒痒的。有人劝他: 你这么大年纪了，何必这么认真，一斤铅锡值几个钱7老鲁则回答得干脆聚沙成塔，集 腋成袭，几个钱也是

20、国家财产，浪费了我心疼!第三节 报告 请示 批复报告是向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见和建议、答复上级机关的询问时使用的 公文。请示是向上级机关请求指示、批准时使用的公文。批复是答复下级机关的请示事项时使用的公文。报告和请示都是上行文，但是两种文种不能混用、错用，更不能写成请示报告。报告 与请示的区别主要有:一是行文目的不同。报告的目的是下情上达、陈述情况，不要求答复; 而请示是要求上级对请示事项给予指示、批准或答复的o二是行文时机不同。报告所涉及的事 项大都是过去的或正在进行中的，可以事后行文，也可以事中行文;而请示必须在事前行文， 在得到上级的批准、指示后方能行事，不允许先斩后奏。三

21、是内容宽窄不同o报告一 文一事、数事皆可;而请示必须坚持一文一事的原则。四是办理要求不同。报告多是汇报 工作、反映情况，答复上级机关的询问，报请上级阅知，是阅件;而请示多是就有待解决 的问题，请求上级答复办理，是办件。批复是下行文，具有指示性、针对性和简要性等特点，是针对请示作出答复的公文。【例文一】关于我省清理整顿公司工作的报告国务院: 我省自198年10月清理整顿公司以来，坚持既坚决又稳妥的方 针，抓紧清理整顿方案的拟订和实施，积极查处公司违法违纪案件， 努力加强公司的建设和管理，基本完成了党中央、国务院赋予我们的 任务，达到了预期的目的D现将这项工作情况报告如下: 一、撤并了一批流通领域

22、的公司，解决了公司过多过滥的问题。 (略)二、查处了公司违法违纪案件，整顿了公司的经营秩序。(略) 三、认真做好撤并公司的各项善后工作。(略) 四、加强了公司管理和法规、制度建设。(略) 特此报告。x x省人民政府(印章) x x x x年月x x日【例文二】x x区人民政府关于解决优质西瓜生产基地 建设资金的请示x x市人民政府:近年来，在市科委的帮助支持下，优质西瓜品种在我区x x乡已|正文有几层意思? 试验推广成功，种植面积正逐年扩大。今年我区共种植西瓜1 073 I能否分段陈述? 亩，平均亩产2 15千克，形成了一定的规模，取得了较好的经济效 益和社会效益。西瓜已成为我区重要的经济作物

23、之一。为了进一步发 展地方生产优势，促进农村经济的发展，区政府拟从明年开始，用两 年时间建成以x x乡为中心的5创泊亩(亩产28千克以上)稳产、 高产优质西瓜基地。经规模论证，该基地总投入资金需35万元。鉴 于基地建设投入资金较大，区财政解决尚有较大困难，特请求市政府从市科技发展项目资金或水果开发资金中解决基地建设资金7万元和 周转金贴息贷款9万元。以上请示当否，请批复。x x区人民政府(印章) x x x x年月x x日_开头部分写了什么 内容? 主体部分内容较 多，因此采用条款式的 结构方式。正文有几层意思？能否分段阐述？该文的请示事项时什么？第四节 会议纪要会议纪要是记载、传达会议情况和

24、议定事项时使用的公文。 纪有综合、整理的意思，要指要点。会议纪要就是把会议的主要情况、主要精神加 以综合整理，形成文字A议纪要是在会议记录等材料的基础上整理而成的，但它与会议记录 有很大的区别:第一，马记录是对会议过程及内容所作的实录，是撰写会议纪要的基础材 料;会议纪要是对会议记录内容的整理、归纳和提高o第二，会议记录是存档备查用的内部材 料，一般正式会议都要有;会议纪要是外发公文，具有一定的约束力。第三，会议记录不具有 运行性，无周知性;会议纪要则具有下行为主的多向运行性和周知性。第四，会议记录是顺时 实录式结构;会议纪要则以整理过的总分式结构为基本框架。会议纪要按会议的形式可分为:工作会

25、议纪要、座谈会议纪要、办公会议纪要、联席会议 纪要、协调会议纪要等。按纪要的内容性质可分为:决议性会议纪要、部署性会议纪要、情况 性会议纪要等。x x省人民政府办公厅 关于食糖储备工作会议纪要(xxxx年月x x日)x x x x年月x x日，省政府办公厅召集省计委、经贸委、财 政厅、工商银行研究了省级食糖储备问题。秘书长x x x同志主持会 议。参加会议的有x x x、x x等同志。现将会议确定事项纪要如 下:一、为保证我省市场消费和轻工食品生产正常进行，加强对食糖 的调控能力，一致同意建立省级食糖储备制度。 二、省级食糖储备暂安排2吨，由省糖酒茶叶公司落实货源。 三、食糖储备资金6万元，由

26、省糖酒茶叶公司自筹5万元， 省工商银行贷款5 500万元，贷款指标近期予以安排。 四、储备费用年需730万元，由省财政厅和代储企业共同承担。 其中，省财政拨付一部分资金作为铺底资金，周转使用。省级储备糖 坚持全年储备和季节性更新相结合，销售差价部分先抵补储备费用。 如有节余，除适当留给储备单位作留利外，主要用于充实储备资金; 如出现亏损，先从基金中补贴，超过部分由省糖酒茶叶公司负担。开头一段交代了会议的时间、地点、内 容、与会人员及主持人等基本情况。 纪要事项常采用条 款式陈述。落款部分可省略， 为什么?【简析】这篇会议纪要的导言部分非常简要地介绍了会议的基本情况，主体部分写会议研究确定的 四

27、项主要内容。全文层次分明，任务明确具体。会议纪要的写法较为灵活，一般由标题和正文两部分组成。标题会议纪要的标题由会议名称和文种名称组成，如全省政法工作会议纪要。有的还写上 召开会议的单位名称，如青年学院思想政治工作会议纪要。标题下面以会议结束的日期作为成文的时间o正文正文通常由导言、主体和结尾三个部分组成。导言一般写会议概况，包括以下内容:会议 的背景、依据和目的;会议名称、时间、地点;与会人员和主持者、领导人出席会议的情况; 会议的议程和议题、结果及评价。主体写会议的主要精神、研究的问题、讨论的意见、提出的 任务要求等。常用的写法有综合归类法、分项罗列法等。结尾-般写指明方向、发出号召、提

28、出希望等内容。有的会议纪要不写结尾，这要根据具体情况而定。练习：1请你谈谈会议纪要与会议记录的关系。2.请根据以下材料写一篇会议纪要: 上海市创建国家卫生城市领导小组昨天召开第八个卫生月动员会。会议提出，要通过卫生月活动，使中小马路、城乡结合部等展现出崭新的面貌，让市民切身感受到卫生月的效 果。副市长x x x、x x x出席了会议并讲话。会议确定3月31日为卫生月活动宣传日，全市掀起宣传高潮; 4月7日为居住环境整治日； 4月1、18、25日为单位卫生和环境卫生薄弱环节整治日o市有关单位负责人在会上提出了各自参与卫生月活动的打算:普陀区政府提出，以整治住 宅和环境卫生为重点，将动员、发动工作

29、做到每家每户，努力为居民创造净化、美化、绿化的 环境；共青团上海市委号召全市团员、青年参与双休日奉献2小时，为您带来环境美活 动；市工商局要求各级工商部门以规范市场秩序，整治市场环境为主题，加强市场监督和执法力度;市建委提出，以直接关系市容环境污染的工地卫生为重点，层层发动，做到文明施 工2市教委号召全市20万大中小学生人人动手整治校园、居室内外环境;市环卫局要求广大环二职工规范作业，重点将中叫路和城乡结合部的积存垃圾清除干净;市巡警总队提出，对卫生状况差的中小道路或路段进行集中整治，加大执法力度，确保一方环境整洁。 会议要求各地区和系统对卫生月活动要精心组织、周密安排，落实卫生整治工作;要动

30、员广大群众以主人翁的姿态投入环境整治活动。各地区和部门要强化监督检查，对后进单位要严 肃批评，对违章者要依法处罚。卫生月后，要落实长效管理措施，尤其要完善制度，健全机 制，提高管理水平。第五节 规 定规定是由机关、社会团体和企业事业单位对某一方面工作或行为做出具体规约的文件。一、标题：地域内容文件种类（规定、管理办法、细则、规则等）。二、正文：（一）正文的内容通过“条”的形式表述，按顺序依次排列。“条”是法规的基本单位。（二）“条”的内容较多时可分为“款”，“款”的内容较多时可分为“项”。（三）根据内容的需要，可以在“条”上设“章”。规约性公文的结构包括：依据与目的、适用范围、主管机关、行为规

31、则、违法处理、解释机关、施行时间、其他条款。某一文件不一定全部包括上述各部分。【例文一】（行政法规类规定）北京市关于禁止燃放烟花爆竹的规定（一九九三年十月十二日北京市第十届人民代表大会常务委员会第六次会议通过）第一条为了保障国家、集体财产和公民人身财产安全，防止环境污染，维护社会秩序，根据国家有关法律、法规，结合本市情况，制定本规定。第二条本规定由各级人民政府组织实施。第十一条本规定具体应用中的问题，由市人民政府负责解释。第十二条本规定自一九九三年十二月一日起施行。【例文2】xx市交通安全责任制暂行规定 第一条 为贯彻“安全第一，预防为主”的方针，保障交通安全，根据国务院关于加强交通运输安全工作的决定精神，结合本市实际情况，制定本规定。 第二条 凡在本市行政区域内的机关、部队、团体、企业事业单位和其他组织(以下统称单位)，均须按本规定建立交通安全责任制(以下简