外贸英语函电整理.docx

1、外贸英语函电整理CHAPTER 1介绍商务信函基础知识与外贸交易程序）Structure and layout of intern ati onal bus in ess letter(7 原则 7Cs:1.Correctness, 正确 2.Conciseness,简洁 3.Clarity, 清晰4. Concreteness,具体 5.Completeness,完整 6.Courtesy 礼貌 7.Consideration. 体谅 信函时间的正确的写法February 2, 20132 February,2013February 2nd, 20132nd February,2013Str

2、ucture of Bus in ess letter :I. The Letterhead （信头）2. The Date line （日期）3. The Refere nee and In side Address （编号和圭寸内地址） 5. The Salutatio n （称呼语）7. The body of the Letter （正文）8. The Complime ntary Close （结尾敬语）9. The Sig nature （签名）10. The En closure （附件）II. The Postscript （附言）12. The Refere nee Line

3、 信件编号13. The Atte ntion Line 主办人或经办人 14. The Subject Headi ng 事由行15. The Ide ntificatio n Marks 备忘署名 16. The Atte ntion line （注意项）17. The C.C. Line 抄送（cc to XX）18. The subject line （事由）信头（Letter Head）:信头一般都是事先就印好的，它表示发信人公司行号名称及地址，使收信人一看就知道发自何方、何处、核 实，也便于复信时参考。包括发信人的姓名、地址、网址、电子信箱、电报挂号、电话号码。有的信头还包含公 司

4、负责人的姓名和职务职称。一般商号的信笺都印有信头，如果没有，也可以在信纸上端的中间，或者在信笺的右上方，如：Richard Thomas &Baldw ins Ltd.151 Gower StreetLon do n, SCT 6DY, En gla ndTel: 63216260Fax: 633027001. 一般说来，门牌号和街名之间不用逗号点开，但城市名和国名之间必须用逗号点开。城市名后面的字母或 数字等是大城市的邮区号。注明邮区便于邮局分信。 2.有时候不写门牌号，而是用邮箱号代替。如：P. O. Box No.1079London, En gla nd日期（Date）: 应据信头右下

5、角三至六行处。1 日期可按“日、月、年”的次序排（英国） ，如15 Jan., 2012 （国际通用）也可按“月、日、年”的次序排（美国） 如，Jan. 15, 20122 年份应完全写出，不能用（00）来代表（2000）3 月份要写英文名称，不能用数字代替，例如， 3/9/99不能用在正式的信函中。4 月份名称可用缩写， 如Aug.代替August; Oct.代替October，但May, June , July本身很短，不再减缩。5 日期可用基数词，也可用序数词。一般用基数词，较少使用序数词基数：3 November, 2000 （3 Nov., 2000 ） November 3,200

6、0 （Nov.3,2000）序数：3rd November, 2000 November 3rd, 20006 月份和日期之间不要用标点点开，年份之前，必须用逗号点开例如，Oct.1,2000 （ 或 October 1,2000） 30 Nov.,2000（ 或 30 Novermber,2000）日期的几种常见写法：June 5,2000 (5th June,2000)30 Nov.,2000 ( 30 November,2000)1st October,2000 (1st Oct.,2000 或 October 1,2000) 封内地址和行名（ Inside Name and Addre

7、ss）: 这是指收信人的行号和地址。距日期两行，打在左边。3. 写封内地址时对公司行名的称呼：一般用公司全称London Export CorporationChina Chemical Co.在公司的名称由人的姓名组成时可以使用 Messrs 表示客气Messrs. John Smith& Co.Messrs. Black & White Co.还有即使公司的名称由人名组成，也不应该加 Messrs 的情况，例如a. 写给公司中某一个人的信，例如Mr.Charles SnowRobinson & Co.b. 公司名称中已包括其职衔 c. 公司名中有定冠词 theDr. Haris& Co.

8、The Grayson Electrical Co.称呼（ Salutation ）：写信人对收信人的一种称呼，其位置是在封内地址的下面空两行，并与之平头。 其形式取决于写信人与收信人的关系。1. 商业函件1 用Dear Sirs, ” 不能单独用Sirs, ”如果是女性公司，则用 “ Dear Madams,”2 美国人用“ Gentlemen：” , 更加普遍 （不能用单数） , 单数时称“ Dear Sir ”2. 公事函件：“ Dear Sir ，”对一般机关团 体负责人适用。此外公事函件还可以用“ To those who may be concerned ，”3. 半公半私函件，且

9、给个人的信件给男士，用Mr.” 或Esq.” a） Dear Mr. Black,b） Esq.=Esquire 。在英国，它是对一般男性的敬称，在美国 Mr. 是很通用的称呼，Esq. 则是对有声望的男性的尊称，如法官、地方长官等。注意：用在姓之后Dear Black, Esq.2 ）给女士，用“ Miss” , “Mrs. ” , ” Ms.” ,最好用“ Ms.” ,例如， Dear Ms. Black,注意：称呼后面的标点一般用逗号（， ），但美国和加拿大等地的来信中， Gentlemen 后面也用冒号（： ）Mr. 和 sir 是常能碰到的词， 意思都是“先生”表示对男性的尊称， 但

10、用法有较大的差异， 需要认真区别。 一、 Mr. 的用法特点Mr. 是 mister 的缩写形式， Mr. 一般与姓氏或姓名全称连用，但不能与名字连用。还常与表示职位的名称连用3. Mr. 不能单独使用，单独使用需用 sir 来代替 Mr. 。如不可说“ Yes, Mr./ mister ” , 可说“ Yes, sir ”.二、 sir 的用法特点1、 不知姓名， 或虽知姓名， 但为表明对对方的尊敬， 常常用 sir ，一般性的会话中和严肃的公函中都可使用，2、 sir 一般单独使用，后面不可接姓氏，但写信时称呼对方可加 dear. 如：可以说 dear sir, 不可以说dear sir

11、brown. 如果 Sir（ 大写首字母 ） 后面接姓氏，就不能理解为“先生”，而应理解为“爵士”。3、 sir 常用于下级称呼上级， 服务行业人员称呼顾客等。 也有西方人在为别人服务时对所有的人都称呼 sir. （五）信的正文（ Body）信的主要部分，表达发信人的意见。信的优劣完全要看正文写得好坏。大多数书信遵循三段原则： 第一段为引导段，自我介绍或说明来信已收到。第二段提供信息或说明事实。第三段设计将来的打算和行动。 注意事项：段与段之间一般空一行如果信的本文很长，一页纸不够用而需两张或数张联页，应在第一页的右下端打“待续”（ to be continued）, 并在联页上端注明收信人的

12、名称、日期、页数，再继续打正文。这是为了避 免第一页和第二页，第三页在发信时误置。5） 结尾语（ The Closing Sentences）: 一般用来总结本文所谈的事项，提示对受信人的要求。如希望来函或电报订货，答复询问或作必要的声明等，另外也附加一些略带客套的语气 。他在正文结束之后，另起一段。A ）用分词短语开始的：Awaiting your good news, we are,Looking forward to your early reply, we remain,Looking forward to receiving your shipping advice, we rema

13、in, 注意 : 句末用逗号，不用句号。We await your good news.We hope to receive your early reply.We look forward to your shipping advice.8. The Complimentary Close 结尾敬语 结束语是一种客套用语它应与前面的称呼相呼应。 结束礼词( The Complementary Close )商业函件用： Yours faithfully ， Faithfully yours ， Sincerely yours ， Sincerely yours公事函件用： Respectfu

14、lly yours ， Yours respectfully1 结束礼词写在结尾语下隔一行，正中或略向右边写起 只有第一个字母大写，后面加逗号2 欧洲把Yours放前，美国则把副词放前不能将其单独另页打印，万一出现该况则应重新打印全信。用Yours而不用Your，与Yours连用的一定是带-ly的副词。格式如下：Yours Faithfully,THE NATIONAL TRANSPORT CO.9. The Signature （placed two lines below the complimentary close. ）手签名往往难以辨认，签名一般由手签、打印名和职务三部分组成。1）结

15、束语的下面，一般应将公司的名称用大写打出。 2）必须由负责人签名。3）打上签名人的姓名。 4）打上签名人的职位。T.M.WhiteT.M.WhiteManager5. The Enclosure Notation 附件When there is something enclosed with the letter, typed the wordEnclosure ” or “Encl.or Enc., in the bottom left-hand under the identification marks (if any).如信中有附件时，应在签名下注明 Encl.或Enc.如果附件不止一

16、件，应注明2 Encls. 或 3 Encls. 等.如：Encl / Enc: 2 InvoicesEnclosure: (1) A catalogue(2) Invoice No. 24533 Encls. : 1 B/Lading ( 提单一张 )1 Photo ( 照片一张 )1 Certificate ( 证明书一张 )Memo Style (备忘录式)TO: All students in the business writing training seminarFrom: Helen Sharp, Professor of EnglishSubject: Memo Style o

17、f Business LettersDate: March 5, 2010Dear Students ，Influenced by the style of memo which is used for inner officecommunication,some businesscorrespondences now adopt memo style even for formal and external communication.E-mails often use this style.Sincerely yours,Helen SharpHelen SharpProfessor of

18、 EnglishRcLjisLercd1. Name of the addressee;3. City, state and zip code;now have the pleasure of in formi ng you that,as possible.Vir. Stephen Douglas12 Rue de Nantes CherboujFranceMl George Carter 1623 Lincoln AvenueNew Berlin WI53261USA（收信人姓名）2. Number and street; （门牌号）（城市、州、邮编）4. Cou ntry.（国家）注意：

19、1.注释：如系私人信件或密件，需收信人亲自开启而不要他人拆阅可在信封“ Remarks处，根据需要注明下列字样： Private 私人信Perso nal个人信Con fide ntial 机密信1. Common used phrases:sample 样品 with compliments 赠品 printed matter 印刷品 photo only 内有照片，请勿折叠private 亲启 pers onal 私函 con fide ntial 密函 registered 挂号 carb on copy (C.C.)抄送urge nt or immediate 急件 forward (

20、care of,c/o) 请转交 in troduci ng Mr.,. 兹介绍” 先生kindness of Mr,or per favor of Mr, 敬烦” 先生转交 commercial papers 商务文件please readdress 请转寄 poste restante 留存邮件 care postmaster 留存邮局2. If undelivered, please return to, 若无法投递，请退回原处。3. After 10 days, please return to, 10 天后请寄回。4. Return postage guaranteed 回信邮资已付

21、。5. We have received your letter of May 18, 2010, for which we thank you.收到你方2010年5月18日函，谢谢。6. In accorda nce with the in struct ions give n in your favour of the 10th May.遵照贵公司5月10日来函指示。7. Thank you for your letter dated August 12, informing us of the opening date of the fair.感谢你方8月12日来函，告知交易会开幕日期

22、：8. Further to our letter yesterday, we now have the迟复贵方,续谈我方昨日函，现欣告知”9. We must apologize for the delay in repl ying to your letter of ,10. In reply of your letter of. we are glad to. 兹复你方,11. For your in formati on we would like to add that,我方要补充说明”，仅供参考。12. If you are in terested in the article,

23、please let us know as soon as possible.如对该货感兴趣，请尽早告知。13. We are pleased / glad to inform you that,. 兹欣告你方”14. We would remind you that we have not had a reply yet from you to our qu我们提醒你方，我方尚未收到你方对”问题的答复。15. We are sending you herewith / under separate cover. 兹随函 /16. Please accept our thanks for th

24、e trouble you have taken. 有劳贵方17. We are obliged to thank you for your kind attention in this matter.18. 对贵方之盛情，不胜感谢。We ten der you our sincere tha nks for your gen erous treatme nt of us in this affair.对贵方在此事中的慷慨之举，深表感谢。19. Allow us to tha nk you for the kindn ess exte nded to us. 对贵方之20. We tha nk

25、 you for the special care you have give n to the matter.21. We should be grateful for your trial order. 如承试订货，不胜感激22. We should be grateful for your furnishing us details of your requireme nts.23. It will be greatly appreciated if you will ki ndly send us your samples. 如承惠寄样品，不胜感激。24. We shall appre

26、ciate it very much if you will give our bid your favorable con siderati on. 如承优惠考虑报价，不胜感激。25. We are greatly obliged for your bulk order just received. 收到贵方大宗订货，不胜感激。26. We assure you of our best services at all times. 我方保证向贵方随时提供最佳服务。27. If there is anything we can do to help you, we shall be more

27、tha n pleased to do so.贵公司若有所需求，我公司定尽力效劳。28. It would give us a great pleasure to ren der you a similar service should an opport un ity occur.我方如有机会同样效劳贵方，将不胜欣慰。29. We spare no efforts in en deavori ng to be of service to you. 我方将不遗余力为贵方效劳。30. We take this opport un ity to re-emphasize that we shall

28、, at all times, do everyth ing possible togive you whatever in formation you desire. 我们借此机会再次强调，定会尽力随时提供贵方所需的信息。例China Nati onal Light In dustrial ProductsImport & Export Corporati on Shan ghai Branch128 Huchiu Road, Shanghai, ChinaCable address: INDUSTRY SHANGHAITelex address: 33054 INDUS CNMarch 2

29、3, 2010H.G. Wilkinson Company, Limited245 Lombart StreetLagosNigeriaDear sirs ,Re: Sewi ng Mach inesWe thank you for your letter of March 16 enquiring for the captioned goods.The enclosed booklet contains details of all our Sewing Machines will enable you to make a suitable selectio n.we are wait in

30、g for your reply.Yours faithfully,China Nati onal Light In dustrial ProductsImport & Export Corporatio n Shan ghai BranchWang QiongWang QiongMan agerEn closure: Price list(or catalugue)ChitiaNalioflal Light Industriid Products iTiipurl & tixpurl CUrptTralinn Shanhii llrdncli 12x Uurhiu RoadSliiinjki

31、iChinaH.G. ilkirwifl onipatis; Limited245 I .(UTihnrt SueetT.agnsNigeriaChapter 2Establishi ng Busi ness Relatio ns （建立业务关系）目的：了解如何撰写建立最初的业务关系的信函，同时如何对客户的资信情况、经营范围进行调查。进出口双方可以通过以下渠道来相互了解：（1）银行（Bank） （ 2）商会（Chamber of Commerce）（ 3）商务参赞处（Commercial Counselor s Offices ）（4） 交易会和展览会（Export Commodities Fairs & Exhibitio ns ）（5） 广告（Advertisement ） （6）商业目录（Trade Directory ）（ 7）其他渠道：网络、代理商等写信要点（Writing Skills ）1信息来源：告诉对方我方是如何获悉对方的地址和经营范围的。2写信目的：表示我方有与对方建立业务关系和合作的强烈愿望。3本公司概述：介绍本公司的性质、基本