1、编号细则编号细则(一)文件资料、记录编号规则1 目的确保对公司文件、资料及记录进行有效控制,便于识别、记录和查询,为文件资料和记录的保管、查阅创造条件。2 范围适用于公司质量管理体系要求的文件、资料识别,以及质量管理体系实施过程中有关质量记录的标识。3 文件的编号与格式 / 编制年份(发文年)顺序号分类号企业代号4 质量体系文件编号格式说明4.1 质量体系文件编号规则4.1.1 企业代号标识:用企业名称简写的汉语拼音字母表示:WNO机动车检测有限公司4.1.2 文件分类号标识:QM质量手册 QP程序文件QR质量记录 QJ检测作业指导书QL管理制度 QS设备操作规程QZ仪器设备自校规范 QH仪器
2、设备期间核查规程 QT其它4.1.3 顺序标识: 此文件在系列文件中的顺序号。4.1.4 年份号标识:发布此文件的年份编号。4.1.5 版次编号:对文件进行给修改时需要对修改的次数编号,修改次数的编号以阿拉伯字标识,但需要换版时,以大写英文字母标识,修改和换版的规定见文件控制程序。4.1.6 例如:质量管理体系质量手册编号:WNO/QM 012013表示该文件是:公司2009年发布的质量管理体系第一层次文件2013年编制序号为01的质量手册。4.2 外来文件编号4.2.1 外来文件的接收,应先经办公室接收,经办公室识别是否属于受控文件。外来非受控文件以行政文件方式接收,按行政文件编号方式编号,
3、受控文件按4.2.24.2.4方式编号。4.2.2 企业代号标识同4.1.1。4.2.3 文件分类号标识:FG法律法规 BZ国际国家标准JS技术资料QT顾客和供方等相关方文件4.2.3 顺序标识: 按收集先后顺序编号4.2.4 年份号标识:按收集时间的年份编号。 4.3 行政性文件收发编号行政性文件编号如下:XXX XXXX 第X号 发文顺序号 发文年份 公司代号公司代号一般以“温瓯检收”或者“温瓯检发”标识。4.4 文件的发放4.4.1 对发放至有关人员的文件资料属于受控的都应编制发文编号,以加盖“受控文件” 章方式手动填写,“受控文件” 章应包含一下内容:受 控 文 件分发号持有人发文时间
4、4.4.2 受控文件发文号应与编制文件的编号有所区别,其编制年号由发文年月来代替,按部门分类应有唯一性代码予以区别。4.4.3 文件分类号标识:JZ机构认证GL管理层(总经理、质量负责人、技术负责人)CD档案室存档XZ办公室SL受理大厅AJ安检车间HJ环保监测车间4.4.4 顺序标识: 按各部门编制人员顺序编号,应编制所有人员固定编号和分发文件的目录存档。顺序号以01开始编号。4.4.5 年份号标识:按发放时间的年份编号。4.4.6 文件层次标识:可省略。4.4.7 发文时间:按持有人签收的时间编写。机构认证需要的文件可以不用填写。4.4.8 例如:受 控 文 件分发号WNO/SL02-201
5、3持有人Xxx发文时间2013年10月21日表示该文件为:机动车检测有限公司受理大厅编号为02的员工xxx持有,分发时间为2013年10月21日,WNO-SL-02-2013即为该员工所有受控文件的唯一标识。4.4.9 非受控文件的发放以行政行文形式分发。4.5 文件的存档存档文件的编号按档案管理程序执行。5 相关文件文件控制程序。档案管理程序(二)体系文件编号细则1. 目的为了正确地指导制定质量体系文件,使编制的质量体系文件的标识、结构与格式系统协调,以利于文件管理,确保质量体系的有效运行。2. 范围本导则适用于本企业体系文件的编制。3. 职责质量部负责本导则的编制和管理,各相关部门负责本导
6、则的实施。4. 管理内容4.1 质量体系文件4.1.1 质量手册(代号:QM)4.1.2 程序文件(代号:P)4.1.3 作业文件(代号:W)4.1.4 质量记录(代号:QR)4.2 质量体系文件编写的标识和结构4.2.1 质量手册4.2.1.1标识 OY - QM - XX 顺序号(以数字表示) 质量手册代号 公司名称代号4.2.1.2 结构 1) 封面2) 目录3) 修改控制4) 总经理声明5) 概述6) 手册简介7) 公司概况8) 范围与应用9) 组织结构10) 质量方针与质量目标11) 术语和定义12) 质量管理体系描述13) 质量管理体系14) 管理职责15) 资源管理16) 产品实
7、现17) 测量、分析和改进18) 程序文件和部门关系矩阵图19) 体系条文和部门关系矩阵图20) 过程关系定位图4.2.2 质量体系文件4.2.2.1 标识4.2.2.2 HBAL - P XXX 顺序号(以数字表示) 程序文件代号 公司名称代号4.2.2.3 结构a. 封面b. 正文1. 目的2. 范围3. 定义4. 职责5. 工作程序6. 相关文件7. 使用记录4.2.3 作业文件作业文件是指图纸、作业标准、作业指导书、工艺规程、检验规范、设备操作规程等。其结构格式原则上不求统一,但同一性质的作业文件结构上要一致。4.2.3.1 标识 OY-W X X X 顺序号(以数字表示) 部门文件编
8、号(以字母表示) 作业文件代号公司名称代号部门代号:总经理GM 品技部-TD、销售部-SD、生产部-PD、管理部-GD、财务部-FD发放编码:总经理01 品技部-02、销售部-03、生产部-04、管理部-05、财务部064.2.3.2作业文件格式要求作业文件除了图纸和工艺文件外,其他指导性作业标准应该按照下述格式进行编制,如图例:文件编号:HDXL-W-GD-01文件版次:第A版 第0次修改体系文件编写规则文件页码:第1页 共4页生效日期:2009/01/011.目的:为了正确地指导制定质量体系文件,使编制的质量体系文件的标识、结构与格式系统协调,以利于文件管理,确保质量体系的有效运行。2.适
9、用范围:本导则适用于本企业体系文件的编制3.定义:无4.职责:质量部负责本导则的编制和管理,各相关部门负责本导则的实施5.内容:5.1质量体系文件5.1.1质量手册(代号:QM)5.1.2程序文件(代号:QP)5.1.3作业文件(代号:WI)5.1.4质量记录(代号:QR)。6.使用记录 无编 制审 核批 准4.2.3.2.1“”处填写公司名称;4.2.3.2.2“”处填写文件编号,一般是JL/WI后面加流水号,文件编号不可重复,所以须到公司文控中心申请文件编号,以便统一管理;4.2.3.2.3“”处填写该文件版次,初始版本是“第A版 第0修改”,即表示该文件为第A版本第0次修改状态;4.2.
10、3.2.4“”;处填写该文件名称,一般作业指导书类文件后缀为“作业指导书”、“作业标准书”及“准则”、“导则”等;4.2.3.2.5“” 处填写文件页码,填写方法为第几页,共几页;4.2.3.2.6“”处填写文件的生效日期,格式为YYYY/MM/DD;4.2.3.2.7“”处为描述该作业文件的编制目的;4.2.3.2.8“”处描述该文件适用于什么范围,即哪些工作要遵循该份文件规定;4.2.3.2.9“”处描述该文件一些名词的解释和定义,若没有特别的名词解释可写“无”;4.2.3.2.10“”处描述该作业文件内容的执行部门分工,即各部门职责;4.2.3.2.11“”处描述该文件的具体规定,这些描
11、述不限于文字描述,有时候可用表格和数据进行描述,但阐述应有层次感;4.2.3.2.12 “”处描述该文件要求的相关记录;4.2.3.2.13“”;处为编制该份文件的人员签名,签名时需附上日期;4.2.3.2.13“”处为审核该份文件的人员签名,签名时需附上日期,审核人员在审核文件时不应只草草签字了事,应该对文件要求的合理性和文件结构进行严谨的审查;4.2.3.2.13“”处为文件批准人的签字,签名时需注明日期,文件批准人只需对文件结构作审查,详细内容可以不考虑。4.2.4 质量记录4.2.4.1 标识 HDXL-QR XX-XX 顺序号(以数字表示) 对应程序文件顺序号 记录代号 公司名称代号4.2.4.2 结构按企业实际需要确定,内容必须包括:a. 名称b. 标识c. 栏目d. 填写人e. 填写日期确认人
copyright@ 2008-2022 冰豆网网站版权所有
经营许可证编号:鄂ICP备2022015515号-1