产品销售管理系统需求计划书.docx

1、产品销售管理系统需求计划书MIS（Marketing Information System）产品销售管理系统需求计划书目 录前言 2一、 销售管理模式匹配 3二、 经销商管理模式匹配 4（一） 与金奔腾总部直接往来的客户群分类 4 （二） 金奔腾经销商MIS需求分析 5三、金奔腾总部销售管理模式匹配 7（一）产品销售出库流程匹配 7（二）销售结款方式匹配 9（三）应收帐款管理与转结 10（四）产品编码可追溯性 10（五）经销商库存监控 10（六）产品定价与价格折扣及调帐权限设置 10（七）宣传品控制及发票管理 11（八）运费核算及订单毛利核算 11（九）在线通知广播 11（十）产品库存管理 1

2、1四、商务统计 11（一）MIS商务统计要求12（二）金奔腾商务报表类型 12附件13伴随企业的发展，业务量的激增，经销商规模的扩大，现有的传统的供应链管理模式已经不能适应我公司的需求，为了更好的提升公司的管理水平，增强对市场的掌控能力，提高工作效率，应对日益复杂竞争激烈的市场环境，决定引进MIS这种现代化的管理软件，来规范业务流程、减少工作失误、提高业务精准度。为使MIS软件可以最大程度的适应企业需要，与现有的业务流程相契合，对于金奔腾MIS 软件实施提出如下需求目标：一、销售管理模式匹配我公司现行的销售管理模式，以山西、黑龙江、辽宁、吉林四省为例，图示如下：我公司现行的业务团队管理方式，主

3、要采用有两种模式：1. 大区经理业务代表经销商；（一对多关系）2. 区域经理（业务代表）经销商；（一对一关系） 模式1中，一位大区经理对2至3个省负有业务管理职责，对其中一个省的销售任务直接负责，其余省份配有专职的业务代表，大区经理对销售任务有管理职责；模式2中，一位区域经理（或销售代表），对一个省或自治区、直辖市的销售任务直接负责。对业务人员的管理主要采用任务绩效考核的管理方式，每个销售区域都制定有相应的考核任务额，分别为（月）销售保底任务、（月）销售基本任务和（月）销售目标任务。在MIS实施过程中，要充分满足对于业务团队任务考核的需要，在初始化信息时，可以根据区域分配人员，并定制相应的销售

4、任务；同时要充分考虑到，业务人员变更、职位调整、区域调整、销售任务调整等情况的应对措施，使系统既可以客观的保留历史信息，同时又可以根据实际工作的需要，进行相关信息的调整。二、 经销商管理模式匹配（一）与金奔腾总部直接往来的客户群体分类1.签约经销商我公司采用渠道销售的管理模式，每个区域都有一个或数个经销商，对于不同的经销商，又采取不同的经销合作模式进行管理，每种模式给予经销商的支持力度和返利模式不尽相同。2007年经销商管理模式主要有四种方式：区域经销联合体；核心经销商；专卖经销商和外围经销商。在每种经销商模式下，又分别制定有相应的考核任务、返利点和其他支持政策。即使是同一管理模式的经销商，具

5、体的签约条款也是不尽相同的，因此就要求在MIS系统中，需要为每个经销商都建立有独立的档案，不仅包含有基本的通信信息，更要充分的体现出合同条款中涉及销售任务（包括月销售任务、季度销售任务和年度销售任务）、销售返点等重要信息，使系统可以通过设定一定的条件，来计算出相应的经销商返利。并且可以动态的记录已经兑现的各种经销商返利，以备随时查看。同时，由于市场环境是瞬息万变的，经销商的存续和级别也不是一成不变的，对于各种可能出现的变化，系统可以灵活的予以更新和反应，对于历史信息要充分保留，即使经销商已经停止合作，他的各种信息也应可以调用备查，新发展的经销商也应可以动态的增加。为了适应市场发展的需要，经销商

6、模式以及合作条约可能也会发生变化，但基本在年度内不会变更。因此就要求系统具备结账功能，年度进行账目结转，同时对于基本信息可以从新设定。并且，由于可能出现先发生业务关系，再订立经销合同的情况，所以系统应该进行相应的匹配，允许先发生业务，再更新经销商基础档案中相应的合同条款信息。就经销商返利而言，与我公司签订的协定为每季度返一次利，这就需要MIS可以根据经销商的回款及发货记录来准确的计算出返利值，并可以按经销商名称/签署合同类型/某个季度来动态的查询相应的返利值及计算依据明细。如果在发货中已经有特殊折扣政策的，则该批回款及货物不再计算在季度返利之中。2集团业务我公司与国内数家大型汽车集团有业务合作

7、关系，集团的合作方式和结款方式，与普通经销商有很大的区别，有单独模块进行处理。（二）金奔腾经销商MIS软件需求分析金奔腾MIS软件要求以安全、稳定、准确、便捷的功能给经销商（终端用户）带来高效的工作流程，才能促使经销商来放心并积极使用MIS系统来下订单，我们现对经销商MIS系统简易需求如下：1.经销商MIS模块应体现如下内容:产品订购,代理商对帐,商务统计,收货入库,销售出库,产品库存,发票申请,售后服务。 2经销商订单体现:实施初期，订单为经销商通知总部下达，订单应该包含的信息为：订单号、订货单位、销售区域、业务代表、产品名称(分为成品和宣品两大类)、数量、单价、订单总价、预期发货时间、特殊

8、说明、收货信息、发票申请。（1）省份及业务代表名称由金奔腾总部基础数据库中维护及体现，不需要经销商下订单时输入，订单可自动体现；（2）金奔腾产品分为成品和宣品两大类。其中成品只有总部市场部有权限销售，宣传品市场部和技术部有权限发放：培训会宣传品申请需要经销商单独下订单由技术部直接发放，这就需要MIS将培训会宣传品申请直接报总部技术部，并为总部技术部经理加入权限；此外，配件也是宣品中的重要组成部分，一般经销商会单独打款由技术部负责发放，而市场是灵活的，金奔腾公司为了更好的为经销商提供便利，允许可以用部分余款购买配件或配件和成品一起打款的由市场部统一配发，不再单独结算；（3）收货信息:要写明收货地

9、址,收货人,联系电话及传真(注:必须加入传真号,用于总部和代理商发送货运单) ；（4）开票申请 增票 资料不变 普票 填写增票资料总部收到订单后，总部根据到帐或经销商的余款情况可更改货物数量或单价形成发货单，最终帐目计算及统计都以发货单为依据。要求MIS订单出现时要有语音提示，并有对未处理的订单提示的功能，同时可以直接显示经销商余款和欠款情况。3售后服务申请金奔腾公司提供的售后服务主要有以下四种：（1）质量更换申请:金奔腾公司对于在保质期内的产品出现质量问题提供更换新机的服务，经销商商需填写购买时间,故障产品类型，故障产产品主机编号,故障现象及返回故障机的物流信息；（2）以旧换新申请:在销售业

10、务中，为了帮助经销商增加产品吞吐量，我公司制定了老款产品补一定差额更换换新款产品的优惠政策，要求代理商申请时填写旧机名称，要更换的新机名称,差价申请及旧机返回总部的物流信息.（3）退货申请: 经销商需填写购买时间,产品名称，产品主机编号及返回机器的物流信息；（4）维修申请: 经销商填写购买时间,成品的主机编号,故障现象及返回故障机的物流信息；（有些维修情况可能涉及到一定的劳务费，费用由技术部经理确定）以上货物调换情况,代理商要填写发货时间,货物名称数量,成品填写主机编号,货运时间,联系人及货单号.前三种需报总部市场部做处理,第四种直接报总部技术部做处理，因此要求MIS系统对于维修机要为技术部经

11、理加入权限. 4旧仪器折价申请为了更好的拓展市场业务，提升产品的市场占有率，也为了充分的降低合作伙伴的经营风险，在销售业务中，会出现有将旧仪器折抵部分货款的订单，具体有以下两种情况：1. 经销商集中返回一批滞销产品，产品整体折价，冲抵部分货款；待折价产品退返公司，并且补齐差价款后，可以执行新订单；2. 以一对一的方式进行补差价购买的订单，即退回旧仪器一台，补足与新产品差价部分货款，就发送新产品的订单。在系统建设过程中，需要考虑此种特殊业务的处理方式，在这种业务的订单中，对于旧仪器是否退回也是订单审核条件之一，相关信息，即退回产品的明晰（包括型号、产品编号、折抵金额）都需要在订单中予以体现。三、

12、金奔腾总部销售管理模式匹配（一）产品销售出库流程匹配我公司现运行的订单销售流程为：经销商下达订货需求，由市场部助理根据客户需求，下达订单，同时沟通货款支付方式和金额；财务部出纳核对货款是否到账。市场部经理审核订单中关于产品售价等相关条款信息；财务部经理审核订单付款信息。经过审核的订单，传递到库管员处，产品出库，记录主机编号，最后由物流专员将产品发送至经销商处。通过MIS系统的实施，对现有的订单流程应加以优化，同时通过权限的设定和分配，来实现各种单据的制单和审核功能。权限的设定尽量细化，使责任的区分更加明确。同时强化审核功能，只有在上一环节经过审核的单据，才能进入下一环节，以有效的避免错误的发生

13、。在MIS系统实施后，拟初步优化订单流程为： 实施初期，订单为经销商通知总部下达，订单应该包含的信息为：订单号、订货单位、销售区域、业务员、订单下达日期、产品型号、产品数量、产品单价、订单总价、预期发货时间； 订单经由市场部审核，方可生成发货单； 发货单由发货员根据订单生成，发货单应该包含的信息为：订单号、发货单号、发货日期、产品型号、产品数量、产品发货时间、采用的发货方式、物流公司、运费； 发货单由财务部审核，方可生成出库单； 出库单由库管员根据发货单生成，出库单应该包含的信息为：发货单号、出库单号、出库日期、产品型号、产品数量、产品编码；通过软件控制，不允许进行订单超量发货，在库存不能满足

14、订单需要时，可以采用分批发货方式，每笔发货原始记录均予以保留，每笔发货采用何种物流运输方式，是哪家物流公司，方便查询。（二）销售结款方式匹配我公司现行的销售结款方式主要有以下几种：1 款到发货：货款到达我公司账户后，再下达订单进行发货；2预付款：经销商预付一笔货款到达我公司账户上，无法决定订购产品的型号和数量，需要分批下达订单；3先货后款：对于信誉比较好的经销商，可以进行赊销，即先行发出货物，再行回收货款。对于我公司现存的几种销售结款方式，系统都应相应的予以匹配。款到发货方式，需要有订单货款与财务收款核销的功能；预付款方式，应该对预付款订单的下达进行跟踪管理，可以时刻查询余款；先货后款方式，系

15、统需要设定有预警功能，对于账期内未回收的货款进行预警。对于总部根据经销商的订单而形成的发货单应体现：a.付款方式: 现金和银行卡(交行/工行/建行/农行)b.应收帐款c.本次发货数量及尚需配货数（三）应收帐款管理与转结根据设定的账期，每个财务月度结束，都需要结算出本财务月度的实际货款金额。但是由于并不是每一笔实际支付的货款都是和订单总标的额完全对应的，一般会存在两种情况：1实际支付货款大于订单总标的额，即需要分批下达订单完成销售，在这种情况下，需要在结账时，将剩余的货款予以结转，以确保订单的执行；2订单的总标的额大于本次付款金额，但是同一订货单位还有部分剩余货款未下达订单，即本次付款只是差额部

16、分，在这种情况下，需要系统可以通过对客户应收账款的管理，动态的计算出剩余货款，以及是否可以执行订单。（四）产品编码可追溯性作为电子产品，为了确保客户利益，和市场管理的需要。我公司的所有产品都采用唯一的产品编码作为标识，对于产品，我公司要求可以根据编码进行动态跟踪，即产品在供应链过程中可以实时掌握产品的去向信息。产品从生产入库销售发货经销商入库客户购买的整个过程中，我们希望可以通过系统进行追踪。以有效的控制跨区窜货的发生。（五）经销商库存监控加速终端客户的出货速度，是提升产品销售的根本途径。为了更好的控制经销商的销售进度，实时掌握经销商的库存数量和出货量。我们需要通过MIS系统在经销商处建立库存

17、数据库，经销商每购进一笔货物，销售以单产品都可以通过数据库进行反映，总公司可以随时掌握主要经销商的库存情况，包括产品型号、数量，以预防由于在经销商处的产品积压，造成产品的贬值。金奔腾总部通过MIS系统，可以随时掌握各代理商的销售进度。（即：某某代理商，某时间范围内，销售了什么产品，销售给哪些单位，总销售额是多少，利润率是多少（备选）等等）（六）产品定价与价格折扣及调帐权限设置产品采用统一经销定价原则，为适应市场竞争的需要，产品定价会做出阶段性的调整，因此要求系统可以满足这种动态调整的需要，通过设定时点条件，当达到设定时点时，产品报价自动调整。价格折扣是企业市场运作的需要，通过设定分级审批的权限

18、，（例如：10以内的价格折扣，市场部经理审批就可生效；超过10的价格折扣需要总经理审批才能生效）对于一些特殊订单，可以适用折扣价格成交。对于有总经理批文的特殊折扣政策申请的方案，经销商未付够全额款项时订单都按标准产品定价配发，待经销商补其所需款项时，需要对已发货物的价格按照特殊折扣价计算，因此需要经财务经理和市场部经理共同审核对已出货的产品价格可做调整。为两位经理设置调帐权限，先经过市场部经理调帐再经过经财务经理确认则调帐成立。（七）宣传品控制及发票管理各种企业宣传用品，也需要纳入到MIS系统中进行管理，建立一个相对简单的流程：同时可以随时查看各经销商的宣传品配发量。对经销商开具发票的金额进行

19、记录，随时核对经销商累计付款额和累计发票额，如果发票超额开具，则进行预警提示。（八）运费核算及订单毛利核算在发货单生成时，可以根据运输方式、货运公司的选择等信息，预期计算出运费，事先填写，运费是否符合标准也是审核条件之一。通过预期设定产品的计划价，同时根据核减发货的运费，可以计算出每个订单的销售毛利。（九）在线通知广播总公司的各种通知，例如价格调整、优惠促销、产品升级等等，可以通过系统进行在线广播，直接通知到经销商处。经销商在阅读通知后，可以向总公司进行信息反馈，确认通知已响应，从而使总部与经销商之间的距离更近，交流更便捷。 、（十）产品库存管理产品入库，采用产成品批次入库方式，同样可以运用库

20、存管理模块进行管理。如果出库、入库单据处理的实时性较好，则可以通过系统可以实时监控各种产品的库存情况，包括宣传品的库存存量。同时可以通过进行预警设置，当库存低于安全设定值时，自动报警。四、商务统计（一）MIS商务统计要求:可以按时间段/产品名称/产品编号/经销商名称/业务员名称/销售区域随意导出数据.（二）金奔腾商务报表类型：目前我公司主要做的商务统计报表主要有以下几类： 1各类产品实时统计表 2. 经销商、销售区域、业务代表回款统计表，并能排名。经销商回款统计表：表头：销售区域，业务代表，经销商名称，保底任务，基本任务，目标任务，回款，完成比例，排名销售区域回款统计表：表头：销售区域，保底任

21、务，基本任务，目标任务，回款，完成比例，排名业务代表回款统计表：表头：销售区域，业务代表，保底任务，基本任务，目标任务，回款，完成比例，排名3.经销商，地区，业务员销售出货统计表各一张4.月财务报表（见附件）5季度返利统计表：分为以下两大类： 按合同返利统计表：分体验中心，专卖店两类（见附件）按促销政策返利表：（见附件） 就经销商返利而言，与我公司签订的协定为每季度返一次利，这就需要MIS可以根据经销商的回款及发货记录来准确的计算出返利值，并可以按经销商名称/签署合同类型/某个季度来动态的查询相应的返利值及计算依据明细。如果在发货中已经有特殊折扣政策的，则该批回款及货物不再计算在季度合同返利之中。常用表格见附件！