华港行政人事管理制度.docx

1、华港行政人事管理制度 文件编号：2018030001版 本：3.05修订时间：2018.1.8华港集团管理制度（行政、人力资源）编 制：人力资源部审 核：总经办批 准：总经理实施日期：2018年1月16日目 录第一篇 行政管理制度 3第一章 公司财物管理制度 3第一节 办公用品管理制度 3第二节 资产管理制度 4第三节 印章管理制度 7第四节 电话、名片管理规定 10第二章 公文、档案管理制度 11第一节 公文管理规定 11第二节 档案管理规定 13第三章 日常事务管理制度 16第一节 办公室日常管理制度 16第二节 会议管理规定 18第三节 法律事务管理规定 20第四节 合同管理办法 21第

2、五节 车辆管理办法 27第六节 出差管理制度 33第二篇 人力资源管理制度 37第一章 招聘、录用、离职管理制度 37第二章 考勤与假期管理制度 41第三章 员工培训与发展制度 44第四章 薪酬管理制度 48第五章 劳动合同管理办法 51第六章 员工奖惩制度 53第一篇 行政管理制度第一章 公司财物管理制度第一节 办公用品管理制度第一条 为加强公司办公用品管理，控制费用开支，规范办公用品的采购与使用，特制定本制度。第二条 办公用品包括：办公用品及办公设备、设施。办公用品指日常消耗用品和管理品。第三条 集团公司所有办公物品及相关资料由综合管理中心统一管理，各部门应该按计划提出申购、配备申请，经审

3、批后由综合管理中心统一采购支配；各子公司办公用品由各综合管理部统一管理。第四条 领用手续：各部门需领用办公物品时，到综合管理中心（各子公司为综合管理部）填写办公用品领用登记表后领取。第五条 办公用品的采购及入库必须遵守验收入库和会计审核制度。各种物品、设备调换使用时，须按规定办理退库领用手续；综合管理中心（各综合管理部）做好台帐，掌握办公用品库存情况，随时备查。第六条 办公物品领用后由使用人负责保管。原则上不对外借用，特殊情况借用须经上级批准并办理借用手续，使用完毕应及时归还。如有人为损坏或遗失的，视情况由责任人支付赔偿，并做好相关登记。第七条 员工离职时应在人力资源部和综合管理中心（各综合管

4、理部）人员监督下退还办公物品，并填写员工离职审批表。第一条 本制度由集团行政部负责制定、解释及修订。第二节 资产管理制度第一条 为了有效的控制和管理公司的资产，提高资产的利用率、完好率，使其发挥更大的效益，特制定本制度。第二条 资产分类（一）单位价值在2000元以上且使用年限超过一年的土地、房屋、建筑物、机器设备、办公设备、运输工具等列为固定资产。（二）单项价值在2000元以下使用年限不足一年的用品为低值易耗品。第三条 管理职责（一）集团总部：综合管理中心对所有固定资产统一管理，对固定资产的购置、验收、调拨、维护、报废进行全面动态管理；财务部门负责价值管理，正确核算固定资产的原值、折旧和净值；

5、使用部门负责对资产实物管理。三部门各负其责、确保账实相符，定期盘点。（二）子公司：综合管理部负责本公司固定资产的管理，综合管理部和财务部门分别为本公司固定资产实物管理和价值管理的归口管理，每年底向集团公司归口部门报送本公司固定资产增减情况、帐实情况。第四条 固定资产购置（一）集团公司：固定资产的日常购置由使用部门或子公司（总部直管）提出申请，综合管理中心根据固定资产年度预算，于每月末汇总购置申请，列出每月固定资产购置计划，报集团公司审批后统一采购。因工作需要临时增置固定资产，申购部门、子公司须提出购置申请，经分管领导或本公司总经理同意，交综合管理中心审核，按管理权限逐级上报审批后采购。（二）子

6、公司：各子公司固定资产的日常购置由使用部门提出申请，综合管理部根据固定资产年度预算，于每月末汇总购置申请，根据固定资产购置计划，预算范围内的由本公司总经理及财务部门批准后自行采购；预算外的须报集团总经理审批，获准后安排采购。第五条 固定资产验收、登记和转移（一）集团总部或各子公司固定资产购入后由使用部门、综合管理中心（子公司综合管理部）、财务管理中心会同验收，填写固定资产验收单，由经手人、使用人签字确认。（二）集团综合管理中心、各子公司综合管理部分别负责统计集团总部、子公司固定资产的统计，并填写固定资产登记表（电子纸质文本），一式两份，一份留存综合管理中心(或子公司综合管理部)，一份交财务管理

7、中心进行明细核算。（三）集团公司内所属部门或子公司之间固定资产的转移，由转入方根据公司领导批复的文件，填写固定资产转移单交综合管理中心，申报获准后作转移处理，同时通知财务管理中心做账务处理。第六条 固定资产的清查、盘点（一）集团公司各部门、各子公司固定资产由财务管理中心统筹进行财清查盘点，每年进行一次全面的盘点清查。（二）集团各部门、各子公司的年终资产盘点必须有财务人员参加。（三）财产盘点清查后发现盘盈、盘亏和毁损的，均应填报损益报告表，书面说明亏损原因。对因个人失职造成财产损失的，必须追究主管人员和经办人员的责任。（四）凡已达到自然报废条件的固定资产，财产归属部门或公司应会同财务管理中心组织

8、评估，评估情况上报公司主管领导，由主管领导决定处理意见。（五）凡尚未达到自然报废条件，但已不能正常使用的固定资产，使用部门应查明原因，如实上报；属个人责任事故的，应由有关责任人员负责按折旧赔偿损失；属自然灾害或其他不可抗力原因造成损失的，应上报总经理，决定处理意见。第七条 本制度由集团行政部负责制定、解释及修订。第三节 印章管理制度第一条 为加强印章管理，规范印章使用，制定本制度。第二条 印章的管理（一）集团公司授权综合管理中心负责公司的印章管理工作，负责刻制、改制、发放、回收及销毁公司印章，行使印章的保管和使用职能。（二）各子公司印章均由集团公司统一刻制，根据具体业务授权给各子公司综合管理部

9、进行保管和使用。（三）公司印章主要包括公章、合同专用章、财务专用章、发票章、法定代表人个人印章。公司印章均要填写印章呈批表，交由公司综合管理中心存档。第三条 印章刻制公司印章刻制均须报公司总经理批准，由综合管理中心统一办理刻制。印章的形体和规格，按国家有关规定执行。经集团公司审批同意，子公司和集团各部门可以根据需要申请刻制内部或对外业务用章。第四条 印章启用新印章须做好戳记，并留样保存。印章启用应事先颁发启用通知，注明启用日期、发放单位和使用范围。启用印模应用蓝色印油，以示首次使用。第五条 印章的保管、交接和停用（一）公司各类印章必须设专人保管。集团公司及直接管理的子公司的公章、钢印章、业务章

10、、合同专用章、法定代表人个人印章由集团公司综合管理中心授权专人保管；其他各子公司的公章、业务章、合同章由本公司综合管理部负责人保管；财务用章由财务部门经理负责保管；各部门业务用章由各部门指定专人负责保管。印章保管人长期外出时须将印章妥善移交，以免贻误工作。（二）印章保管必须安全可靠。集团各部门、各子公司印章须放在保险柜，不得擅自拿出办公室和随身携带，不准委托他人代管。（三）印章保管须有印章名称、颁发机构、启用日期、保管人等信息的记录。印章移交时须办理相关手续，签署移交证明，注明移交人、交接人、监交人、移交时间、图样的信息。第六条 印章的停用（一）有下列情况，印章必须停用：1. 公司变动或公司名

11、称变更；2. 上级部门通知改变印章图样；3. 印章使用损坏；4. 印章遗失或被窃，声明作废。（二）印章停用须经公司领导批准，及时将停用印章送制发机关封存或销毁，建立印章上交、清退、存档、销毁的登记档案。第七条 印章的使用范围(一) 集团公章：用于以集团名义上报、下发、平送的各类文件、报表、通知、函件、聘书、任命决定、奖状，以及以集团公司名义开具的证明、介绍信、委托书、员工异动证明等。(二) 集团合同章：用于以集团名义签署的合同类的文件。(三) 集团业务章：用于集团业务范围内的文件或材料。(四) 子公司印章：根据具体业务使用相应的印章。(五) 部门印章：用于部门业务范围及以下部门名义签发的文件。

12、(六) 财务专用章：用于财务会计业务的报表、文件、票据等。第八条 印章使用程序(一) 使用印章，一律实行审批制。所有用章都必须填写印章呈批表，经部门负责人与综合管理中心（子公司综合管理部）负责人、公司分管领导批准后方可盖章，凡不符合用印要求的，均应拒绝盖印。(二) 使用印章，一律实行登记制。填写印章登记表，注明用印章事由、数量、申请人、批准人、用印日期。两页纸以上的合同及法人证明等重要文件，一律须加盖骑缝章。(三) 部门印章在部门负责人的监督下使用，无须经上述程序。第九条 印章外借特殊情况下，可根据需要申请外借印章，但需走印章审批流程。借章人要保证印章的完整、安全，保持严谨的态度，不得乱用公章

13、，用完印章后需立刻归还公司保管。第一十条 印章责任(一) 印章保管人必须严守用印规定，严禁在空白的文件、合同、报表上用印， 严禁在未经本制度规定的程序下擅自用印。(二) 印章保管人必须妥善保管印章，如有遗失，应立即报告公司领导并保护现场，配合有关部门进行查处。(三) 印章保管人违反本规定使用印章，因主观因素给公司造成经济损失的，承担全部的经济损失；因客观因素造成的经济损失，按具体情况来定，集团公司由综合管理中心报董事会、各子公司报集团公司决定赔偿的金额，公司造成重大损失，情节严重、触犯法律的，提交国家相关部门依法处理。第一十一条 本制度由集团行政部负责制定、解释及修订。第四节 电话、名片管理规

14、定第一条 为保证公司通讯渠道畅通，确保公司信息的及时传递，提高效率;同时为规范公司名片管理，统一对外形象，特制订本规定。第二条 电话管理（一）集团总部由综合管理中心统一进行电话管理，各子公司由综合管理部统一进行管理。（二） 使用公司电话洽谈公事应简洁扼要，私事禁止使用公司电话。（三）凡遇电话铃响，应尽快接听，先报本公司名称，要求音量适中，谈吐文雅。（四）凡代接电话人员必须记下对方电话内容，公司名称、姓名、电话号码、对方希望回电话时间等，交接话人处理。第三条 名片管理（一）名片格式是由集团统一依据公司形象设计，如有修改，由综合管理中心将最新版本发给各子公司综合管理部负责人。（二）印制名片申请者填

15、写名片印刷申请单，经公司领导审批后由综合管理中心（子公司综合管理部）负责印制。（三）因工作需要，经上级同意可以印制比实际职务高的头衔名片，但不享受该等级职务的待遇及权限。（四）离职人员名片应回收，统一销毁。第四条 本规定由集团行政部负责制定、解释及修订。第二章 公文、档案管理制度第一节 公文管理规定第一条 为使公司的公文处理建立科学、合理、规范，使公文处理准确、及时，提高公文处理的工作效率和公文质量，特制定本规定。第二条 集团公司所有文档的收发、登记、存档工作，由综合管理中心负责，各子公司由综合管理部负责。第三条 收文。公司文件由综合管理中心（子公司综合管理部）统一接收，填写文件处理签，交相关

16、部门领导对文件进行审阅、回复、批办以及其他必要的处理。第四条 上级机关、领导部门、子公司或其他单位来文处理程序（一）外来文件由综合管理中心（子公司综合管理部）专人负责签收、登记，并于接收当日报送相应领导、部门，不得积压延误；急件应在接件后及时报送。（二）承办部门或个人要在规定的时限内遵照领导对来文的批示予以贯彻落实 ，解决问题。并将办文结果向领导和来文单位报告。（三）综合管理中心（子公司综合管理部）负责对来文承担工作进行检查和督促，以保证文件办理的质量和时效。第五条 公司文件处理程序（一）由综合管理中心（子公司综合管理部）负责起草和审核的文件，公司领导签发；公司各部门的文件由各部门负责起草，综

17、合管理中心（子公司综合管理部）审核，公司领导签发。（二）文件签发后，送综合管理中心（子公司综合管理部）统一安排编号，由起草部门校对无误后方能打印、盖章、发送（纸质或电子版）。（三）属于秘密或急件的文件，核稿人应注明“秘密”或“急件”字样，并确定报送范围。秘密文件按保密规定，由专人印制、报送。第六条 公文的立卷、归档（一）公司文件在结办后3天内，交综合管理中心（子公司综合管理部）档案室归存，按“完整、有序”原则对文件整理、检查，按类别、年代立卷，整齐存在文件柜内。（二）个人不得保存公司公文原件。凡参加会议带回的文件，应及时交综合管理中心（子公司综合管理部）登记保管。调离公司的员工应将文件和记录本

18、清理移交。（三）任何个人不准擅自销毁文件，或以废纸处理。第七条 本制度由集团行政部负责制定、解释及修订。第二节 档案管理规定第一条 为了规范公司档案管理工作，保证档案的完整性及保密性，杜绝资料流失，特制定本规定。第二条 公司档案是指公司在生产经营和管理过程中形成的、办理完毕的、具有保存价值的各种文字材料、图表、实物、音频、影像等不同形式的历史记录总和，包括园区开发、建筑设计、运营等各项业务活动中形成的档案。第三条 档案管理职责（一）公司的档案管理工作以集团综合管理中心为核心，集团公司各部门、各子公司授权专（兼）职档案管理员，负责本部门、本公司档案文件（纸质、电子、声像、实物等）的收集、整理、并

19、填写档案汇总表定期向集团档案室移交归档。（二）集团公司各部门、直接管理的子公司在经营管理中形成的综合性文件材料、证件/照资料、园区开发建设档案、设备采购档案、法务档案、销售（招商）档案、租赁档案由集团公司综合管理中心统一管理；人事档案、财务档案分别由人资管理中心、财务管理中心独立管理。（三）其他下属子公司在工作中形成的综合性文件材料（证件、行政管理、经营管理）由本公司综合管理部统一管理，其他档案由集团综合管理中心管理。第四条 档案立卷范围集团公司各部门、各子公司在经营管理中形成的综合性文件材料（证照资料、规章制度、收发文件）、园区开发建设档案、设备采购合同档案、法务档案、销售（招商）档案、租赁

20、档案、照片影像资料（发展历程和重大活动）、人事档案、财务档案等文件资料属于归档范围。第五条 档案归档时间(一) 集团公司各部门、各子公司在经营管理过程中形成的综合性文件、合同等材料，一般应在办理完毕后于7个工作日内由档案管理员组织收集、整理、归档。(二) 销售（招商）档案、租赁档案应在办理完成相关手续后，15个工作日之内交集团公司综合管理中心归档。(三) 工程档案、人事档案、财务档案应于次年3月底前整理完成上一年度的，并分别将整理清册交综合管理中心备案。(四) 照片、声像、实物档案，由公司各部门按照声像档案的整理要求整理完成后于移交综合管理中心。(五) 子公司档案应于每年12月30日前将档案清

21、册交集团公司备案。（六）下列文件材料应随时归档1原没有及时归档的零散文件材料；2公司筹备、设立、运营、合并、重组、年检、变更、修改、补充等证照资料或文件材料；3设备仪器的维修、更换零部件等文件材料；4、应归档的非纸质载体材料；5、其它临时活动中形成的文件材料。第六条 档案归档形式应归档的文件材料一般归档一份原件，重要的和使用频繁的文件材料可根据需要确定归档份数。录音、录像和计算机盘片应归档一式二份，各子公司重要的相关证件、材料需复印一份交到集团综合管理中心。第七条 档案移交文件材料归档时，由承办部门填写归档材料移交清单，重要项目文件材料归档时还应编写归档说明，并经过负责人审核签字。交接双方根据

22、文件材料移交清单清点，核对无误后，由交接双方和监交人在档案移交清单上签字，档案移交清单由三方各保留一份。第八条 档案借阅(一) 借阅档案必须在办理借阅登记手续，填写档案借阅登记表后方可借阅，秘级以上档案文件须综合管理中心经理以上级别领导批准方可借阅。复印公司档案资料时，须填写档案复印登记表。(二) 档案不许借出，只供在档案室查阅。(三) 借阅档案的人员必须爱护档案，严禁在档案上划、涂、改，不得擅自复制、拆散、损坏，不得转借他人或外单位，档案利用后及时归还，如有遗失，要追究责任。(四) 借阅档案期限一般不超过一天，必须当天归还到期后仍需查阅的，应向档案室说明情况，补办公司证件档案外借手续。退还档

23、案时，档案管理人员应当面核点，确认无误后方可做归还登记，如发现有缺页、缺卷等现象，应立即追查处理第九条 档案保密及责任 档案管理员及负责人、使用人损毁、丢失或擅自泄露机密的，应根据情节轻重，给予纪律处分，情节严重应追究相应的法律责任。第一十条 档案的销毁(一) 对超过保存期限，失去保存价值的档案，由档案室提出销毁申请，经公司领导批准，编制“档案销毁清册”后方可销毁。(二) 销毁档案时，应认真清点，须由2名以上监销人员负责监销，并在“档案销毁清册”上签字、注明销毁日期。(三) “档案销毁清册”要永久保存。第一十一条 本规定由集团行政部负责制定、解释及修订。第三章 日常事务管理制度第一节 办公室日

24、常管理制度第一条 为规范办公区域的管理，创造文明、整洁的办公环境，维护正常的办公秩序，树立良好的企业形象，提高办公效率，利于公司各项工作的开展，特制定本制度。第二条 本制度适用于集团公司、各子公司、各管理处办公室。第三条 员工应严格遵守考勤制度，按时上下班，上下班时间按现有规定执行。第四条 上班打卡后不得在办公室吃早餐，不得外出吃早餐或办私事，且上班时间内不得用餐、吃零食。第五条 不得将可能影响办公环境的与工作无关的物品带入公司。第六条 员工上班时必须着装整洁、得体，不得穿休闲装（周末允许）、不得穿露出脚趾及后跟的凉鞋及其他不适宜的装束，不准佩戴夸张、异类、过大的饰物上班。第七条 办公时间因私

25、会客需向直管领导报备，时间不得超过30分钟；因私打电话必须简短。第八条 上班时间内办公区不得大声喧哗、嬉戏打闹、闲聊、玩游戏、浏览与工作无关网站；任何时候不得使用不文明语言和肢体动作。第九条 个人所属的桌椅、设备、垃圾桶由各使用人自行清洁；部门所属的存储柜、文件柜内部由各部门指定专人负责整理和清洁。第一十条 办公室环境要求：环境整洁、摆放有序、物品及时归位；办公室内不得摆放鞋、雨伞等有碍形象和环境的杂物（鞋、雨伞存放于指定场所）；严禁随地吐痰、乱丢纸屑；垃圾桶不超过3/4满。第一十一条 公司办公区域、公用区域严禁吸烟，如有需要需到指定的场所进行。第一十二条 工作期间和午休（餐）时间不得喝酒，不

26、得带有酒精状态上班；接待公司客人的除外。第一十三条 下班或离开办公室30分钟以上的，须关闭不使用的电器、空调、电灯等耗电设备，午餐期间应关闭显示器和电灯；公文、印章、票据、现金及贵重物品等须锁入保险柜或抽屉内，关窗、锁门后方可离开；下班需提前半个小时关空调。第一十四条 遵守保密纪律，保存好各种文件及技术资料，不得泄露公司机密。第一十五条 文明用厕，节约用纸，注意保洁。第一十六条 办公区内不得擅自添加办公家具。第一十七条 爱护公司财产和设备，发现损坏及时向办公室报修，无法修复的应注明原因申请报废；因故意或使用不当损坏公物者，应予以相应赔偿。第一十八条 本规定由集团行政部负责制定、解释及修订。第二

27、节 会议管理规定第一条 为使公司的会议管理规范化和有序化，提高会议的效率，特制定本规定。第二条 会议类型（一）周例会周例会于每周一上午8:30召开，集团各部门及各子公司于每周五下午17:00前将周工作总结及计划提交综合管理中心。各子公司周例会应该在集团公司周例会之前召开。（二）月度经营计划会月度经营会于每月第一周周六(遇法定节假日顺延)上午9:00召开，集团各部门及子公司于经营计划会召开前1日将当月工作总结及下月计划提交集团综合管理中心。财务部与综合管理中心于会后第一个工作日进行汇总列出集团各部门、各子公司重点工作表和预算表并下发执行。（三）季度经营计划会议季度与每季度首月月度经营计划会一同召

28、开,需将季度经营计划表提交给综合管理中心，会议时间安排参照月度会议。（四）年度经营分析会议1、年度经营分析会由集团公司总经理或总经理主持，公司副总经理、各部门负责人、各子公司总经理及相关人员参加。每年年底召开，会期1-2天。2、会议主要任务：（1）对公司本年度的经营管理、业绩情况进行总结分析；（2）对公司经营存在问题、如何改进、保证措施等进行具体分析；（3）对下一年度经营目标及总体思路进行安排及部署。（五）临时会议根据公司发展及业务进展情况，临时组织的相关专题会、讨论会、员工大会、培训会等。第三条 会议管理(一) 集团公司及直管的子公司会议由综合管理中心统一管理，所有会议均须在综合管理中心审批

29、或登记备案。(二) 会务工作主要由综合管理中心承办；其他部门主办的会议，综合管理中心应予协助。集团公司组织召开的会议由综合管理中心主办、相关部门协办；各部门业务会由相关部门主办，综合管理中心协办。(三) 各子公司会务工作由综合管理部统一管理。(四) 各部门、各子公司主办的会议资料各自存档外，应报公司备案。会议资料由综合管理中心整理，立卷、存档。(五) 根据会议要项拟订会议通知，并提前发送。出席会议的人员，应通过电话等方式确认是否能如期出席，并做出相应安排。(六) 会议结束后，根据需要整理出会议纪要，会议纪要发给与会者或按会议精神下达文件。第四条 会风管理（一）参会人员必须准时达到，除出差外，对

30、会议缺席或迟到人员，按公司考勤制度处理。（二）会议期间不得随意走动、接听电话、私下议论及传递纸条等。（三）会议应集中于规定议题，不得无节制地胡侃乱议或争论不休，且与会者须按规定保守会议秘密。第五条 本规定由集团行政部负责制定、解释及修订。第三节 法律事务管理规定第一条 为规范公司法律事务，做到依法治理公司，制定本办法。第二条 公司聘请法律顾问作为公司的法务人员。第三条 公司法务人员从法律角度为公司经营管理活动和手段提供法律依据。积极主动地为公司经营管理提供法律意见和建议。发挥监督职能，防止公司生产、计划、物资、供销、运输、财务、劳工、纳税、融资等方面偏离国家法律轨道。第四条 公司建立律师审查制

31、。凡公司重大经营活动、决定、文本和合同，必须先经过各部门负责人、各公司综合管理部及总经理进行初审，提交到集团综合管理中心，最后由律师审核，并出具法律意见。第五条 法律顾问对其职责履行负有连带责任。第六条 本规定由集团行政部负责制定、解释及修订。第四节 合同管理办法第一条 为加强合同管理，规范各类合同履行程序，避免失误，提高经济效益，根据合同法及其他有关法规的规定，结合公司的实际情况，特制定本办法。第二条 合同的审核(一) 重大合同签订之前，必须严格履行审核和报批手续。一般合同根据主办单位的申请可以进行审核。填写合同审批表。(二) 集团公司和二级公司的承办人应将合同草案及与有关的材料先依次提请本部门负责人、本公司的行政部、财务部、总经理；涉及投资或预算外的合同需报集团综合管理中心、集团法律顾问、集团投资管理中心、集团财务部及总经理审核。财务部、集团综合管理中心和法务人员在审核合同时，根据需要可要求承办人补充有关的材料。(三) 提请合同审核时，主办单位应预留1至3个工作日给审核部门。