WPS专题之五论文我不怕长文档排版专辑.docx

1、WPS专题之五论文我不怕长文档排版专辑WPS专题之五论文我不怕长文档排版专辑WPS专题之五论文我不怕长文档排版专辑 通常一篇正规的长文档是由封面、目录、正文、附录组成的,至少要有目录与正文,。如果要撰写一本书则还会包括扉页、序言、参考文献等等部分。试想一下在编辑一些长达几十或是几百页的文档时如不掌握一定的方法和技巧那您将花大量的时间在翻动滚动条上这样的文档在结构上层次不清在内容上难于查找从而使编辑效率大大降低。WPS是目前应用广泛的文字处理软件功能十分强大。其中一些用于编辑长文档的功能具有很高的实用价值。 长文档编辑技巧之一:写作前的准备 什么是长文档, 长文档通常是指一篇页数在10页以上的文

2、档，当然这个“长”也没有准确的定义。也有人把长文档称为“大文档”，意思是一样的。如果严格区分的话，以“长文档”来表示则相对比较准确(因为“长”表示内容多、篇幅长，如50页的文档;而“大”表示文件大小，如50M的文档，可能只有两三页，只不过有几个超大的图而已)。 因此，长文档通常提指那些文字内容较多，篇幅相对较长，文档层次结构相对复杂的文档。 例如一本科技图书，一篇正规的商业报告，一份软件使用说明书等等都是典型的长文档。 通常一篇正规的长文档是由封面、目录、正文、附录组成的(至少要有目录与正文)。如果要撰写一本书，则还会包括扉页、序言、参考文献等等部分。 谁应该学，为什么要学, 经常对长文档进行

3、编辑或排版的人应该学习长文档的操作技巧。其中主要包括: 经常自己用WPS写书或写商业报告人(自己一边写、一边完成排版); 经常用WPS排版长文档的人(将已写好后的文档进行合理的排版)。 学习长文档排版的理由: 1.学会长文档编辑会使自己的写作重点放在写作的内容上，形式上交给WPS文字来处理。 2.学会长文档编辑会使自己从简单、重复的劳动中解脱出来。 如果您经常发现文档的编号不能“随心而动”时;如果你在文档中改了一处后，其它地方也需要手工再修改时;如果你每次写一篇长文档都感到非常痛苦时;如果你想从原始劳动力中解脱时 这就是学习长文档操作技巧的最佳时机了。 写作前的准备 我们知道做任何重要的事前都

4、要做好准备，写长文档也是一样，在写长文档前一定要对长文档的写作过程及最后的效果有大致的了解。 写作长文档的大体操作步骤如下: 1.确定模板，定义页面大小，定义相关的样式等; 2.一边写大纲一边应用样式，再充分利用WPS提供的丰富功能来方便和美化我们的文档等; 3.自动生成目录等; 下面以WPS Office 2005新增功能介绍(以下简称介绍)的写作为例详细说明一下长文档的写作过程及各步骤的知识点，大体的效果如图1。 图1 选择合适的模板 在WPS文字中，提供了大量的文档模板供用户使用。我们在写作开始之前，通常会看看系统中是否有合适的“模板”可以套用，如果有相同或类似的模板，就可以直接调用或稍

5、加修改即可使用。 操作方法: 选择“文件,本机上的模板”菜单项，打开“模板”对话框，查看相应的选项卡下的模板是否有所需要的模板。如果有，双击打开它，WPS就自动新建一个基于此模板的文档(如图2)。 图2 进行页面设置 在确定模板之后，就需要设置正确的页面，防止做好后不必要的返工。 通常在写一篇长文档前应该确定这个文档做好后需要如何输出是打印成纸质品，还是输出为电子文档(通常为PDF格式)。纸张大小是设为A4，还是B5，或是别的自定义大小。 这些设置都应该在准备写文档前就确定下来的，虽然说这个不是必须的，但建议读者这样做，尤其对于有很多图片的文档。如果在由很多图片组成的一篇很美观的文档中，改变一

6、下页面设置后常变得“不堪入目”。所以，最好在写作前设置好纸张的大小(如图3)。 方法:选择“文件,页面设置”，打开“页面设置”对话框，进行适当的设置。本例介绍中的纸张大小使用了默认大小:A4纸张。 图3 了解样式和格式 通常情况下，很多读者不习惯使用样式来进行编辑，但如果需要多次对部分段落或者文字设置相同的格式时，大家都喜欢使用格式刷工具，但是如果在几十页甚至上百页的长文档中进行这样的操作，工作量可想而知。这时候，如果使用样式进行编辑就可以减少过多重复的人为劳动，从而提高编辑长文档的工作效率。 因此，在进行页面设置以后，读者最好先定义好长文档中要使用的样式。其中使用修改现有的样式或添加新样式都

7、是一个不错的选择。那么到底什么是样式呢,样式是字体、字号和缩进等格式设置特性的组合并作为集合加以命名和存储。应用样式时，将同时应用该样式中所有的格式设置。 在WPS文字中，样式分为“段落样式”和“字符样式”。 段落样式是存储整个段落定义的样式，包含字体、段落、制表位、边框、编号等的样式。单击“样式和格式”任务窗格中的“新样式”按钮，打开“新建样式”对话框(如图4)。 图, 字符样式是仅仅存储字符的样式，包含字体、边框的样式，打开方法同上，把“样式类型”框的“段落”改为“字符”即可(如图5)。 图5 注意:在WPS的日常使用中比较常用的是段落样式，尤其是对于长文档编辑，字符样式只有在对个别字符需

8、要强调、突出时才使用，本技巧以段落样式为主进行介绍。 长文档编辑技巧之二: 对样式的设置与修改 使用系统内置样式 在使用样式中尽可能使用WPS内置的样式，这样可以减少我们的工作量。 内置样式是指WPS文字中本身自带的样式，包括:正文、标题1、标题2、标题3、默认段落字体等样式，当打开一个新的WPS文档时，通常在“样式和格式”任务窗格中可看到这四个，如图6所示。 当然，内置样式不仅仅就这几个，单击“样式和格式”任务窗格的“显示”框，选择“所有样式”，如图7，这时显示的是WPS内置的所有样式和格式(包括段落样式与字符样式)。 图6 图7 如何修改样式 当内置样式无法满足我们文档格式的要求时，就应该

9、考虑修改样式，使其“为我所用”。WPS的“样式和格式”任务窗格提供了可以方便修改和新建样式的界面。修改样式的方法是:鼠标移到“样式和格式”任务窗格中“请选择要应用的格式”的样式(如“标题1”)上点击右侧的下拉框，在下拉菜单中点击“修改”按钮，弹出“修改样式”对话框，按需要设置相应的格式(如图8) 介绍的样式设置: 在修改样式对话框中单击“格式”按钮，单击“编号”，在“项目符号和编号”对话框，选择“多级编号”选项卡的列表编号的最后一种样式，点击“确定”即可，这样标题样式就有了正规的编号。 如何自定义样式 如果你觉得修改样式不能满足你的要求，又不想破坏系统内置的样式，你需要DIY自己喜欢的样式，那

10、么就使用自定义样式吧。默认的“正文”样式首行是顶格的，而我们中国人的习惯是首行空二格，所以，这里需要新建样式。方法:单击“样式和格式”任务窗格的“新样式”按钮，在“新建样式”对话框中“名称”框为新样式起一个有意义的名字，其它也可作相应的设置。(如图9) 图9 介绍的设置如图10，即新建一个样式的名称为“首行空二格”的样式，其它的不变。相同的方法，也可修改或新建其它样式。 图10 在文档使用多级编号 定义好样式以后，就要考虑多级编号的使用了，因为通常在长文档中会经常要描述有“层次感”的知识点，例如像大纲这种层次很清晰的结构，同时多级编号还可以把编号与样式动态链接起来。 操作方法: 选择“格式,项

11、目符号和编号”，在“多级编号”选项卡中单击“自定义”按钮，打开“自定义多级符号列表”对话框，单击“高级”按钮，可看到右下方的“将级别链接到样式”(标题1)，这个就是把多级编号与样式链接起来的地方。 编号格式:“级别1”对应于“标题1”，“级别2”对应于“标题2”，以此类别，这样编号就跟标题样式链接起来了(如图11)。 图11 结合样式编辑文档大纲 在“页面设置、样式定义、多级编号”都设置好后，就应该开始为长文档写大纲了，大纲是整个写作过程中最重要的一步，它好比一棵大树的主杆，主杆粗壮、结实，才能长出茂密的枝叶。通常写作的顺序是先写好大纲，再在大纲中添加相关的内容。 建议一边写大纲，一边设置样式

12、，这样，在文档结构图就会及时显示所对应的大纲级别。(如图12) 图12 然后就是向大纲中写具体正文的过程，在写作过程中要养成一边写作一边设置对应的样式的习惯。 在此过程中可能会使用到的功能有: 1.多级编号:对于有的内容是有次层时可以使用，这样层次比较清晰。 2.项目编号:对于同层次或一类的内容则可使用。 3.格式刷:对于设置相同格式的字符样式或段落样式很好用(尤其是不习惯于用“样式和格式”的人)。 提示:如果希望对某段设置指定的样式，最快捷的方法是将光标定位到该段的任何位置，设置段落样式即可，而不需要全选该段落。 利用文档结构图查看大纲结构 制作大纲时，用户往往都希望及时看到大纲的层次，利用

13、“文档结构图”就是最好的选择。“文档结构图”是一个独立的窗格，能够显示文档的大纲级别列表。使用“文档结构图”可以对整个文档进行快速浏览。之所以我们制作的大纲标题能够显示在文档结构图中，正是因为系统内置的标题样式(标题1标题9)与文档中的大纲级别相对应。如图13。 图13 打开文档结构图的方法通常两种方法: 1.单击“常用”工具栏上的“文档结构图”按钮，文档左侧便显示“文档结构图”窗格。 2.单击“视图,文档结构图,靠左”菜单项，文档左侧便显示“文档结构图”窗格。 这样就可以准确及时的浏览到整个文档的大纲结构，在写作的过程中也可以快速的定位到每一个标题所在的位置。 长文档编辑技巧之三: 对页眉页

14、脚的编辑 为文档添加页眉和页脚 很多长文档都有漂亮的页眉和页脚，有的是书的名称，有的是公司的logo，还有页码等等，这些使用“页眉和页脚”就可以轻松完成。 “页眉和页脚”是指文档中每个页面页边距的顶部和底部的区域，在长文档中通常在页眉上放上公司的名称或书的名字，页脚放上页码。(如图14) 图14 操作方法:选择“视图,页眉和页脚”，这时光标定位到页眉，同时“页眉和页脚”工具栏显示出来。其中各个按钮对应的是:插入页码、插入页数、设置页码格式、插入日期、插入时间、页面设置、同前节、在页眉和页脚间切换、显示前一项、显示后一项。当光标在第一节的页眉和页脚时“同前节”按钮为灰色不可选，在长文档中经常要为

15、某一节设置为不同的页眉和页脚。 操作方法:光标定位在页眉和页脚位置，分别单击“同前节”按钮，使其处于非激活状态，这样对本节的页眉和页脚设置就就只对本节起作用(如图15) 图15 利用分节符为文档设置不同的页眉和页脚 如果长文档每一部分要设置不同的页眉和页脚在使用上面的方法后，就发现这个是不能完成的，难道只有新建文档能完成这个仅仅是换一个页眉和页脚的事吗,当然答案是否定，利用“节”就可轻松完成每节都有独立的“页眉和页脚”。 “节”是指文档的一部分，可在其中设置某些页面格式选项。如果要更改文档的部分“页面设置”或“页眉和页脚”等就需要创建一个新的“节”。一个文档可以由几个“节”组成，“节”相当于文

16、档中的“子文档”。 方法有两种: 光标定位到需要重新开始一节的位置，选择“插入,分隔符,下一页分节符”菜单项，此时光标就跳到下一节的开始(如图16)。 图16 光标定位到需要重新开始一节的位置，选择“文件,页面设置”，对下一节进行相关设置后，选择选项卡下的“预览”的“应用于”为“插入点之后”，单击“确定”(如图17)。 根据实际情况，选择合适的分节符类型。 图17 相关解释如下: 下一页分节符:插入一个分节符，新节从下一页开始，通常就使用这个。 连续分节符:插入一个分节符，新节从同一页开始，通常很少用。 偶数页分节符:插入一个分节符，新节从下一个偶数页开始，如果光标位置的页码是2，插入分节符后

17、，光标的位置的页码就是4。 奇数页分节符:插入一个分节符，新节从下一个奇数页开始，如果光标位置的页码是1，插入分节符后，光标的位置的页码就是3。 如一个长文档分为“封面、目录、正文、附录”，则可以分成四节，这样，可以对每一节设置各自独立的页眉和页脚。如果有一张表格的列数太多，可考虑把那一张横着放，这时就需要在表格前后各插入一节分节符(如图18，文档被分成三节)，再把表格所在页的“页面设置”的方向设为“横向”。 图18 将文档保存为模板 在做好上面设置后，很多人一定很困惑，难道每次写这样的长文档都要这么做一次,当然不用，“模板”就是解决这个问题最好的方法:“仅此一次，下不为例”。 当所有的设置完

18、成以后(如图19)，我们就可以把其设为模板(.wpt)，这样可以方便以后重用，当需要编写相同或类似的文档时调用此模板，就会生成基于此模板的新文档。 19 图操作方法是: 选择“文件,保存”菜单项，打开“另存为”对话框，选择“保存类型”为“WPS文字 模板文件(*.wpt)”，给模板起一个有意义的名字(如图20)。 图20 以后使用时的方法是:选择“文件,本机上的模板”，弹出“模板”对话框，双击我们定义的模板即可生成基于此模板的新文档(如图21)。 图21 模板通常保存在:X:Documents and Settings用户名Application DataKingsoftoffice6temp

19、lates目录下。 其中:X:表示用户的操作系统安装的盘符;用户名:是当前操作者的用户名。 长文档编辑技巧之四: 开始写长文档及常用技巧 开始写作 在一切设置好，就要正式进入写作的过程中，在此过程中要使用的方法很多，包括快速的添加、删除内容等等，在此过程也是充分利用WPS文字各种技巧的过程，下面简要介绍在长文档中会经常使用的技巧。 巧用文字工具进行快速排版 “文字工具”是WPS中最有“中国特色”的、非常人性化的文字处理工具。在写作长文档的过程中，经常会在其它地方如Internet上复制一些资料，可是从因特网上或别的地方复制过来的内容，通常会有一些空段或空格等等(如图 22)，利用WPS的“文字

20、工具”可轻松处理这些问题。 图22 操作方法: 选择“工具,文字工具,智能格式整理”菜单项(如图23)，WPS会智能对段落进行整理，非常人性化(如图24)。其它的如“删除段首空格”等菜单也会经常使用。 图23 图24 用图片来美化文档 使用“文字工具”处理后，再来看看图片的使用技巧，图片可使文档更易于“平民化”。 在大多数长文档中大部分都包含图片(少数法律法规与文献除外)，图片可以减少读者阅读时的疲劳感，降低文档的难度，增加文档的活泼性。 插入图片的方法: 选择“插入,图片,来自图片”菜单项，打开“插入图片”对话框，在其中找到相应的图片双击鼠标来进行添加(如图 25) 图25 如果在修改文档的

21、时候发现某个图片需要更改，以前常用的办法是删除现有的，再插入新的图片。 现在只要把鼠标移到图片上单击鼠标右键，在弹出的下拉菜单中选择“更改图片”(如图 26)，在弹出的“插入图片”对话框中插入新的图片即可。这种“更改图片”会保持原来图片的大小及相应设置，这个功能在修改同类图片时非常方便。 图26 图片对文档的大小有很大的影响，利用WPS的压缩图片功能，可以有效减少含有大量图片的文档体积。 操作方法: 双击图片，打开“设置对象格式”对话框，单击“图片”选项卡，单击“压缩”按钮，弹出“压缩图片”对话框，按实际进行合适的设置，然后全部单击“确定”即可(如图 27)。 图27 如何为文档插入题注 图片

22、处理好后，现在要给图片加题注，没有题注的图会给人一种在找图的感觉:内容与图片有时难以一一对应，只有少量的图或表可以不用添加题注。 题注是可以添加到表格、图表、公式或其他项目上的编号标签，例如“图 1”、“表格 2”或者“图表 3”等等，应该在长文档中给图片或表格插入题注。 操作方法: 选择“插入,引用,题注”菜单项，打开“题注”对话框，选择合适的“题注”，单击“确定”按钮即可(如图28)。 图28 为文档自动生成目录 长文档的大纲、正文、图片、表格等等内容全部制作完成后，通常就需要为文档添加目录，利用WPS的插入目录功能就可以自动生成动态的目录。 操作方法: 步骤1 按下组合键，光标定位到文档

23、的开头; 步骤2 插入一种分隔符(通常是分节符)，再把光标定位到文档的开头位置; 步骤3 选择“插入,引用,目录”菜单项，打开“目录”对话框(如图29)，在此进行相应的设置。 步骤4 点击“确定”按钮。这时WPS就会为生成了相应的目录。 图29 如果要使目录的页码从第一页开始，则需要在第二节(即正文节)中选择“插入,页码”，打开“页码”对话框，设置“起始页码”为“1”，“页码应用范围”为“应用于本节” (如图30)，这样目录的页号就从第一页开始，目录所占用的页码就不会算在内了(如图31)。 图30 图31 长文档编辑技巧之五: 长文档写作中的其他技巧 其他技巧 上面仅仅介绍了写作长文档经常使用

24、的技巧，不可能囊括所有的技巧，下面再列出在写作长文档中可能会使用到的其他技巧。 为文档添加超链接 如果长文档要生成电子文档(通常是PDF格式)，可以相应的位置放上超链接，这样一方面方便浏览，一方面方便把文档的内容扩展开来。而且为文档添加超链接是电子文档经常使用的技巧之一。 操作方法是: 步骤1 选中要设为超链接的区域， 步骤2 选择“插入,超链接”菜单项，弹出“插入超链接”对话框，在“要显示的文字”中输入相应的文字，“地址”框输入地址(如图32)。也可以在“链接到”选择链接到“本文档中的位置”或“电子邮件地址”。 图32 步骤3 最后点击“确定”按钮即可为文本添加超链接。 插入书签 如果要经常

25、浏览或修改一篇长文档，就可以利用“书签”，方便以后打开文档后，利用书签准确定位到以前留下的书签处，继续浏览或修改。 可以通过设置书签来方便我们的定位。书签是以引用为目的在文件中命名的位置或文本选定范围，它相当于夹在书中的书签。 操作方法是: 选中要设置为书签的文字或表格等区域，选择“插入,书签”选项卡，然后在“书签名”中输入预定义的名字(如图33)。 图33 以后需要定位到书签时，有如下两种方法: 选择“编辑,定位”菜单项，在书签输入对应的书签名，或点击下拉按钮找到对应的书签名，点击“定位”，书签所定义的区域即会被选中。 选择“插入,书签”菜单项，选中书签名，单击“定位”按钮(如图34) 34

26、 图使用字数统计 在长文档写作完成后，有时候会想知道长文档一共写了多少字，或者选中一块文字后，想知道有多少字，利用“字数统计”就可以知道这些信息。 在写作过程中经常想知道文档中已经写了多少字或选中的区域有多少字等信息。这时，就要用到WPS的“字数统计”功能。 操作方法: 选择“工具,字数统计”菜单项，在弹出的字数统计对话框就能清楚地看到页数、字数等(如图35)。 注意:在不选中任何区域时统计的是文档的所有的内容的字数统计信息，否则就是选中区域的字数统计信息。 使用查找和替换协助编辑 在长文档编辑过程中“查找和替换”是经常使用的，如在写作的早期使用了“电脑”一词，交稿或审阅时感觉改为“计算机”可

27、能在这本书更准确，使用WPS“查找和替换”能轻松完成这种功能。 操作方法如下: 步骤1 选择“编辑,替换”菜单项，或者按下组合键，打开“查找,替换”对话框。 步骤2 在“查找内容”框中输入:“电脑”， 步骤3 在“替换为”框中输入:“计算机”。 点击“高级”按钮(图36的截图是在点击“高级”按钮后展开的效果)，选择“搜索选项”下的“搜索”范围为“全部”; 步骤4 单击“全部替换”即可。 图36 小结 长文档的写作大体步骤是: 1.修改模板(如果有类似的模板); 2.设置页面大小、设置样式和格式、多级编号; 3.一边写大纲，一边应用样式，设置合适的页眉和页脚; 4.保存模板(如果想以后重用);

28、5.文字工具的使用，插入、修改图片，题注的使用、自动生成动态的目录; 6.其他常用的技巧(超链接、书签、字数统计、查找和替换); 当然写作长文档不是一定要遵照以上的一步一步来做，上面的方法只是推荐相对比较好的方法，你也可以寻找属于你自己的快速、高效的方法。其实在写作长文档中要使用的方法及技巧还有很多很多，一篇文章不可能囊括所有的技巧，只有在日常使用中经常整理收集，用时自然就能做到“得心应手”。 为横向页面加上纵向页号 在用WPS文字制作文件过程中，有时需要加入横向的图表。但是，在横向页面中，页号也是在页面的底部，即宽边一侧，在装订时，就显得与纵向的页号不够统一。下面我们利用文本框，让横向页面也

29、拥有与纵向页面一致的页号。 第一步:横向页面与纵向页面一般都是用“下一页分节符”分隔开来的，因此，先把光标定位在横向页面的首页(很多时候可能只有一页)，从【视图】?【页眉和页脚】进入页眉页脚编辑状态，在“页眉和页脚”工具栏上点一下“同前节”按钮(图1)，断开与上一节的链接，如果横向页面后面还有纵向内容，也用同样的办法断开其链接，使“横向页面”处于“孤立”的状态。 图1 第二步:在“页眉和页脚”状态下将横向页面的页号剪切到剪贴板备用，然后插入一个“竖排文本框”，把页号粘贴到文本框中，在文本框属性中将线条色设置为“无线条颜色”，“内部边距”均设置为“0”(如图2)。 图2 第三步:在【版式】选项卡

30、中选择【高级】，在【图片位置】选项卡中将“水平对齐方式”设置为“左对齐”，“垂直对齐方式”设置为“居中”，按“确定”按钮退出(图3)。然后再根据需要手动做适当的微调即可。 图3 从样式到目录-跟我一起为文稿设置目录 来看几个简单而又重要的问题: 对于一篇已经设置好章节细目的文章，如何添加目录, 目录的格式不满意，应该怎么办, 两个问题都是与目录有关，这也是笔者在实际最常遇到读者问询的问题之一。很多朋友们都还不知道WPS文字有自动添加目录的功能。目录的添加在WPS文字中不是一个单独的功能，它是要配合样式的设置来完成的，而样式则是大多数读者不熟悉的内容。是要想熟练的使用目录添加功能，必须对样式有所

31、了解。这次我们就从开始提出的问题入手，亲手实践一下目录的相关操作，熟悉样式的含义。 我们一般主张目录的设置在文稿结束后完成，这样您可以专心致志来对目录进行处理。现在朋友们看到的就是一篇设置好章节目录的文稿，但是还未设置具体的格式，因此它看上去并不美观。 对于带有格式的文稿，建议的处理方法是首先清除格式，方法是这样的: 将文稿的内容全选，打开“样式和格式”(“格式”“样式和格式”)。 如何添加目录? 为目录标题附加样式，再从利用自动生成目录的功能完成。 那么怎样为目录添加样式呢,回到需要设置的文稿中来。 所谓样式，就是应用于文档中的字符、段落和编号的一套格式特征，比如我们需要同时为某段文字附加“黑体”、“五号”、“居中对齐”等三个属性，我们只要定义一个样式包含这三种属性后，直接应用样式就可以了，相当于一个批处理过程。样式在篇幅较长的多格式文档中较常使用，因为可以同时附加目录的级别属性，所以需要首