文件与资料控制程序.docx

1、文件与资料控制程序 文件编号编码原则目的：有效管理公司内部文件及记录表单等文件编号具有唯一性、统一性、识别性、控制性，达到信息资料可追溯性、可延伸性的有效运转.适用范围： 适用于公司内部所有文件及表单记录文件的管理.3文件用语定义：受控文件：维持本公司质量管理体系运作，相关部门必须遵照执行的文件。受控文件在发放之前由总经办盖“受控”章识别，发放和回收时均应办理登记手续。一级文件：管理手册；二级文件：程序文件；三级文件：作业标准书、设备说明书、检验标准书、技术文件等，凡在业务环节流程、制程上须使用的规范化作业管理文件均属之； 四级文件：表单、记录编号格式：非受控文件:质量文件的参考资料或与产品品

2、质无直接关系的文件。分发及回收时办理登记手续，修订时可不作版本控制，废止后按规定回收销毁。a.部门管理文件；格式结构：JWH/（）-作业名称（劳动合同）-编号举例：人力资源部2012年第8份劳动合同，则编号为：JWH/-劳动-2012-0008b.公司级管理文件：内容涉及多个部门，需由多个部门协调配合才能完成某项业务并以公司名义发出的文件。格式结构：发文题目JWH汉字简称金包制字【】-（第*号）c.外来文件：包括行业、地区、国家、国际标准；客户提供的技术文件、图纸；国家颁布的有关政策、法规。其他外来部门的文件、资料。外来文件说明：有编号的外来文件用原编号，无编号的外来文件，由办公室行政助理（文

3、件管理员）按以下方法编号：格式结构：JWH/WL（）-代号说明：WL代表中文“外来”的缩写，其他符号说明同D.合同文件：公司所有合同都应按统一标准进行分类并连续编号，电子文档文件名称可以企业名称简称加作业项目简称加合同流水号组成。合同文件-T：补充协议与合同共用一个编号的前提下，根据补充协议的签订顺序在流水号后用扩号以一位阿拉伯数字标识。合同协议的编号格式为：jwh或企业名称字母首拼-yyyy -T-nnn（日期/顺序号）yyyy：阿拉伯数字、英文字母，文件级别代码及部门代码。T：合同类型 编码基本项目为4DTY-销售合同 （制作） 编码基本项目为4DYS-设计合同 编码基本项目为4DSG-采

4、购合同 编码基本项目为4DGC-策划服务、合作协议 编码基本项目为4DCH-劳动合同 编码基本项目为4DHO-其它合同 编码基本项目为4DO：分层编号各部门针对部门需要按文件类型和方便工作可继续向下分层编号（英文字母小写或首个英文字母大写）物料采购-cg 或 wL 、制作-zz 、购销-gx 、设计-sj 、策划-ch-、外协-wx、策划-chnnn：（日期/顺序号）内容说明受控文件格式结构：一、二级公司文件通用格式：JWH/-基本格式：企业标准文件缩写文件级别及文件名称编号文件编号版本号日期编号三四级部门内部文件通用格式：JWH-【可省略】-基本格式：企业标准文件缩写文件级别及文件名称编号文

5、件编号版本号日期编号【表单页眉位置应用格式：部门代码及文件类型代码企业名称或产品作业名称日期编号文件编号顺序号、编号说明： JWH代表公司缩写，即“金文化质量标准文件”的缩写4代表“主管部门代号”： 制（P）公司、（营（）-业务部、生（）生产部、物（）物控部、总（）-总经办 工（）工程部、外（）印刷外协部、设（）设计部、计（）计划管理部、财（）财务部、采（）采购部、（）人力资源部5代表“文件类型代号”：QS 质量管理文件【总】，公司运转过程中的各类文件和记录。质量手册ZL、 规章制度（指公司颁布执行的各种规章制度）RR ；程序文件CX、管理文件GL、设计文件SJ人资文件-HR 作业指导书ZY、

6、质量记录ZJ、外来文件WL工作单据 职能说明书-zn各部门针对部门需要按文件类型和方便工作可继续向下分层编号（英文字母小写）：职能说明书-zn 报价文件bj 印刷文件ys 打样文件dy 物料采购计划-wl 外协文件-wx 生产文件- sc 生产计划文件-jh采购文件-cgdd代表“文件级别的代号”，具体分类如下: 一级文件级别代码代表制度文件二级文件级别代码代表程序文件三级文件级别代码代表作业文件四级文件级别代码代表表单文件代表“文件顺序代号”：以阿拉伯数字编写 各部门针对部门需要按文件类型继续向下分层编号4代表“日期号”:以每一年为准，一年整归零。年月日的后两位数字。4.2.7文件的修改及版

7、次文件版号采用“英文字母/数字”的两段方式。英文字母表示版本状态：第一版为A版、第二版为B版依此类推；数字表示修改状态：0为本版未经修改、1为第一次修改、2为第二次修改依此类推。如“B/1”表示第二版修改过一次。同一版本最多可以修改9次，第10次以上的修改则需要换版，如A/9版再修改则升为B/0版。特殊情况下的换版可不受此限制。4.2.8文件附件：所有文件，如另外附有文件附件、相应表格、补充文件等，采用在原有文件编号后附加：- M nn(-NA)M：附加内容类别；T：表格 A：附件 S：补充文件 nn：附加文件流水号文件编号原则： 文件编号要求：一般文件编号由企业标准代号Q、公司名称（用公司拼

8、音最前一个字母大写）、文件类型(文件级别)、部门代码（用部门英文字母最前一个字母大写）、文件日期/文件名称代码（三到四个数字或字母）、文件编号/版本号（用三个数字/A0Z0表示）组成.文件编号格式：公司规章制度和管理文件公司规章制度和管理文件的编号格式为：QJ1Z(-DN)-TT.AB-ddDN：大写英文字母，部门代号，如该制度是公司级文件，适用于公司全体人员，该部分编码省略；如该文件是部门内部管理制度，则应标记部门编号，表示该制度由部门内部使用。TT：大写英文字母，文件类型；RR 规章制度，指公司颁布执行的各种规章制度；QS 质量管理文件，公司运转过程中的各类文件和记录。AB：文件名称dd：

9、文件版本号。主文件编号格式（、级文件）操作文件编写格式日常使用文件表单（、级文件）.工作程序（附流程图）5.1文件与资料的编制、批准5.1.1质量手册和程序文件由总经理指派专人编制，其它文件与资料由各相关职能部门编制。5.1.2文件与资料审批：文件类型文件名称初审核准受控文件质量手册、程序文件管理者代表总经理作业文件、质量记录、表单部门主管管理者代表非受控文件部门管理文件部门主管总经理公司级管理文件总经办总经理5.3文件与资料的发布5.3.1经批准的质量手册、程序文件、作业文件、质量记录表统一由文控员编目，并负责填制“受控文件清单”，报管理者代表审批发放。5.3.2部门内部管理文件发放前，必须

10、报管理者代表审批发放、厂长备案。5.3.3所有经批准的文件与资料均由文控员负责发放，并必须在“文件收发登记表”上签字。5.3.4发放的受控文件在封面盖“受控”章。5.4文件与资料的修改和作废5.4.1每年年底对质量手册、程序文件、作业文件的有效性进行评审，必要时可以作出修改。5.4.2文件的修改，由申请修改的部门填写“文件修订申请表”，报总经办核准批，转相关职能部门草拟修订内容，递交原审批部门负责人审批。5.4.3形成文件的基本条件发生重大变化，因而需进行大幅度修改时，由原编制部门进行换版，原文件收回作废。5.4.4经审批后的“文件修订申请表”由厂长办保存，并执行5.3。5.5文件与资料的存档

11、、销毁。5.5.1已发行的文件与资料的原稿（正本），均由文控员列册存档，保存的原版文件加盖“原版文件”章。5.5.2各类表单、记录由相关部门或指定人员按规定保存期限存档，保存期终止时交文控员按规定程序销毁。5.5.3现场使用的文件可置于现场，非现场使用的文件由使用部门集中保管。5.5.4已作废的文件和资料由总经办文控员负责收回，收回的失效文件需加盖“作废”章。5.5.5收回的失效文件资料和过期表单、记录积存时间已达到销毁时限的规定时，由文控员填写“文件记录销毁申请单”，经管理者代表批准后按规定程序销毁。5.6文件与资料的使用和更新5.6.1颁发有效版本文件时，必须同时回收失效文件，回收数量是原

12、颁发数量，并登记“文件收发登记表”。5.6.2确有保留需要的文件，由使用人员填写“文件留用申请单”经部门主管同意，总经办批准、备案后，在保留的失效版本上加盖“参考使用”章，作为特殊情况留用。5.6.3文件使用部门因文件丢失、损坏、缺页等，可以用书面方式向总经办申请，由文控员核实并对责任人按制度处罚后，予以补发。5.6.4文件补发程序同5.3.3-5.3.4。5.6.5总经办资料室需准备一套文件与资料的副本，并加盖“副本”章。由文控员负责版本或修改版的及时更新。注：文件模板见下页ISO9001:2008质量管理体系文件三级文件文件名称: 应收款管理办法 文件编号： -Q/-0 版本号： 1.0 生效日期： 2013-03-19 受控状态： 受控 更 改 记 录更改页码、条款更改内容描述更改人更改日期此份文件未经管理者代表的特别授权，不得转借、复印或应用于其它目的。批 准审 核编 制培训成绩评估被培训者： 日期：培训者：日 期：培训内容：印刷性包装材料印版管理程序 被培训者应该正确回答以下关键问题：一、填空题1. 为了印版的保密，计划供应部应与供应商签订 。2. 印版变更修改等同于印版的 ，应执行 。二、问答题 简述终止印版的处理方法？培训者声明：被培训者已具备了合格的能力，并且该培训已记入了培训档案。 被培训者签名： 日期：培训意见： 签字： 日期：