采购工作流程图调整版.docx

1、采购工作流程图调整版供应商谈判流程图新供应商联系供应商来访或电联供应商商品报价和样品对样品进行讨论，确定样品是否可以引进二轮谈判，采购总监及相关人员参与销售不佳新品淘汰新品开始下单，门店试销，销售良好，所有门店铺货供应商谈判流程图A采购提前7天通知供应商年度合同的谈判时间、地点和双方参与人员有合作供应商年度谈判采购根据年度供应商评估结果，确认需谈判年度协议供应商，根据供应商年度档案表进行年度供应商合同条款的修订，年度合同的谈判准备B. 采购根据供应商年度合同条款确定谈判条件和底线C.采购总监审批年度合同条款确定的谈判条件和底线参与人员根据年度合同条款逐一进行谈判，并做好谈判记录采购在年度合同条

2、款谈判结束后提交所有合同条款的谈判结果和纪要供应商年度合同谈判过程采购审核合同协议谈判结果并上报采购总监审核，采购总监报总经理室审核。采购与供应商确认合同谈判结果，供应商逐条填写在合同空白处供应商根据已经确认的合同文本要求签字/盖章确认，并提报财务总监审核财务总监审核后报总经理审批采购将审批后的合同条款提报信息部录入，完成合同监管报表样品讨论流程图样品相关资料的准备淘汰样品质量审核样品包装（颜色，形状，款式等）的分析及样品的品尝（颜色，形状，口感等），了解商品特性样品价格比对样品促销内容和进场条件等谈判，确认是否引进。不引进备用引进新商品促销内容和进场条件等谈判合同条件申报及签订流程采购针对合

3、同条件与供应商进行谈判。谈判完成，根据谈判结果拟定合同文本初稿重新谈判采购总监批复并报总经理批复总经理批复后提报财务总监审核经财务部、总经理室审核通过后定稿采购将已确认合同内容提交信息部建档与供应商签订合同。注：正式文本一式二份留存，一份供应商，一份行政部备案。商品订货流程审核确认后传真供应商确认并通知供应商送货提报商品订单（其他类）至采购总监、总经理处审核采购核定商品库存，预判商品缺货品项，下单订货须标注商品库存及月销量提报商品订单（现采）至财务总监、总经理处审批 采购总监、财务总监及总经理处审批商品送货方送货到岸或者物流送货，仓库按照收货流程收货办理采购借款申请确认的审批订单（现款）交现金

4、会计汇款，并登记在册采购联系采购渠道进行采购，并验货通知供应商送货。仓库按照收货流程收货商品送货方送货到岸或者物流送货，仓库按照收货流程收货采购办理借款，结清业务注：确认的审批订单（现采和现款）一式四份，一份交财务审核留存，一份交现金会计留存（原稿），一份交采购总监留存，一份由采购留存。确认的审批订单（其他类）一式两份，一份交采购总监留存，一份由采购留存。付款流程代销仓库针对库存退货情况，提交仓库退货说明给财务作为对账依据。采购总监、财务总监及总经理处审批提报商品订单（现采）至财务总监、总经理处审批 现采财务核对相关单据和金额，收取供应商相关费用采购提交供应商费用扣款清单给财务部用作财务对账依

5、据。采购汇总供应商每月销售数据采购提交供应商费用清单给财务部用作财务扣款对账依据确认的审批订单（现款）交现金会计汇款，并登记在册办理采购借款申请结款单据交采购总监，总经理，财务总监审核财务核对相关单据和金额，收取供应商相关费用。采购联系采购渠道进行采购，并验货通知供应商送货。供应商开具相关发票，财务确认支票日期结款。仓库按照收货流程收货结款单据交采购总监，总经理，财务总监审核商品送货方送货到岸或者物流送货，仓库按照收货流程收货采购办理借款，结清业务财务每月汇总经销商结算汇总表交总经理办公室供应商开具相关发票，财务确认支票日期结款财务每月汇总经销商结算汇总表交总经理办公室。注：确认的审批订单（现

6、采和现款）一式四份，一份交财务审核留存，一份交现金会计留存（原稿），一份交采购总监留存，一份由采购经理留存。确认的审批订单（其他类）一式两份，一份交采购总监留存，一份由采购经理留存。到货后出现问题的处理流程仓库管理员或门店及时发现商品存在的问题（质量，包装等），第一时间通知采购和上级管理层。同时对问题商品先做下架处理。采购与供应商联系，并以书面形式通知供应商，供应商将相关处理意见以公函形式回复采购对已确认的问题商品第一时间通知其余门店或总仓下架，同时进行统计汇总和上报。对供应商同意退换货的商品，通知门店或仓库退换货建立问题商品供应商的登记台帐，年度合同签订时考核相关资质。商品定价、变价流程提报

7、商品变价清单至总经理审批提报商品变价清单至财务总监审核提报商品定价清单和价格市调表至总经理处审批 提报商品定价清单和价格市调表至财务总监处审核信息部数据维护并存档信息部数据的维护并存档对门店调拨单制作流程信息部新品调拨单制作：新品到货后根据新品到货量和各门店的实际销售情况进行各门店的新品调拨单的制作 采购每天关注商品库存，根据商品动销情况对滞销门店库存进行店间的调拨通知，同时通知运营部进行跟踪 对门店临时性的团购商品进行商品库存的统计，统一进行团购商品的店间调拨，并通知运营部进行跟踪 对临期商品集中销售时，采购通知运营部对滞销门店进行统一调拨单的制作 商品批发变价流程总经理室根据批发客户需求提

8、报商品明细及报价至总经理室审批 审批确认后与批发客户进行数量及价格的确认确认后填写批发客户批发变价申请单，写明货号、商品名称、批发数量、原进价、现批发进价、原售价、现批发价，提报总经理室审批、财务审核后提交信息部进行变价，完成客户批发销售 信息部与供应商退换货流程采购对破包商品及问题商品进行统计，并通知门店在规定的时间段内退回总仓仓库 门店采购对所需退货的商品进行统计，并将需退货的商品明细与供应商进行确认仓库及采购供应商确认供应商签字确认后回传 采购按签字确认的回函提交信息部制作退货单 信息部供应商及仓库供应商送货时按退货单商品明细进行退货 采购部每周业务工作会议采购、运营每周六为周业务工作会

9、议。参加人员：采购、运营部 采购对商品品项、新品、畅销、滞销商品进行分析，听取运营部意见和建议意见采购部对会议内容汇总提报，并对合理化建议进行实施每周新品与店长交流流程每周二上午采购对新品信息和新品样品进行准备 采购周二利用店长例会对新品信息及分布的门店的通报，同时对新品进行介绍门店及采购意见采购了解各门店新品销售动态，听取门店店长对新品意见和建议 采购部对合理的建议进行实施调整 每月促销商品档期计划流程 根据公司促销活动档期和内容要求拟定促销活动计划 采购部总经理室对每档期促销活动内容进行提报申请采购及供应商根据已确认的促销活动计划采购提前一个月与供应商对下档档期的促销活动商品进行洽谈 采购

10、对确认的促销商品进行下单订货及到货跟踪 做好促销档期的商品变价申请，提报采购总监、总经理室、财务总监审核 信息部总结活动结束后销售分析总结 活动实施前采购对已经审核确认的促销信息明细下传电子商务、运营部和各门店，并对门店促销商品的陈列进行检查指导 门店采购、运营部活动开始跟踪各门店商品销售及库存动态 采购、运营部活动结束后销售分析总结 对应收款和应付款的管理流程应付款应收款每月财务对供应商的账款进行核对，按合同规定对应付款金额签字确认 现采产生的供应商欠款，需供应商在欠款发生的3日内进行回款 财务转交采购进行审核签字确认 相关费用的收取：（1）以现金形式支付，需填写供应商费用单，供应商持现金和

11、费用单到财务交款，由财务开据相关的收据或税票（2）以帐扣的形式支付的费用，需采购填写供应商费用单，经供应商签字后给财务作为扣款依据，扣款后由财务开据相关的收据或税票 经采购总监、财务总监、总经理室层层审批后，由财务汇款至供应商指定的汇款账号，如供应商更改账号，需持相关证件到财务部更改，备案 对临期商品的管理流程总仓商品的临期，仓库统计数量，需提报具体原因及处理意见。门店商品的临期，每月25号需门店提报临期3个月商品明细给采购。采购确认是否可以退换货可退货商品采购部统一发函（书面形式）至运营部，通知退总仓不可退换货的商品采购提报促销清单，提报采购总监，总经理，财务总监审批提交信息部数据维护门店在

12、有效期内退总仓。采购协助维护商品价格及库存的调拨门店在有效期内促销商品，营运部根据各店销售情况，及时进行调拨。采购联系供应商退货门店或总仓因为不能及时发现和处理临期商品的，由各自相关门店和总仓负责人负责。对商品库存管理流程采购每周两次对仓库各自所管类别商品的查看（包括商品的库存及保质期），对高库存、不动销、日期差商品的调拨采购对门店商品库存的查看，对个别高库存门店通知运营部进行商品的调拨采购每天查看商品的库存，对低于库存50%商品进行提报，申请订货营运部负责调拨并检查相关工作营运部跟踪调拨后各门店销售和商品库存 每周市调流程采购每两周市调一次，第二周的周三为市调日市调对象：同行、大型超市市调形

13、式：针对性商品市调、全品项市调采购对市调品项进行分析，对异常价格提报调整申请将已经调整的数据上传电子商务、运营部和各门店提交信息部数据维护采购总监、总经理室、财务总监审核新品开发和滞销商品的工作流程新品开发滞销商品采购通过展会、市调、网站等相关信息获取新品来源并联系供应商新品进场后，有3个月的试销期，由采购跟踪各门店的销售情况，并做调整 确定采购需求，选择供应商，并通知供应商寄样或登门谈判对市场商品动态、市场占有率、市场销售动态和同行竞争对手销售状况的了解；与同属性商品的比较、对新品在市场有无竞争优势、新品价格、产地、货源、商品包装、规格等的了解经过调整后，3个月后新品仍然不动销，视为滞销商品

14、 由采购梳理相关滞销商品进销存，提报总经理室，经讨论后确定为滞销，则终止下单，该商品淘汰并禁止样品经过公司相关部门（运营部、总经理室）讨论确认后，与厂家沟通相关合同细节问题对滞销商品与供应商联系退货，若不可退货统一进行促销处理，并提报总经理室、财务总监审核并禁止提交信息部数据的维护建档提报采购总监、总经理室、财务总监审核对确认的新品进行建档申请，并与供应商签订合同提交信息部数据的维护建档每周巡店流程每周三为采购部固定巡店日，各采购经理负责到辖区门店巡店。巡店内容包括：商品陈列，缺货，标识等采购关注问题，并对门店商品动销情况及门店需求的了解 运营部跟踪问题门店整改进度每周四汇总巡店问题，上报总经理室和营运部，并对问题门店提出整改建议采购部在限定时间内跟进问题门店整改情况涉及问题门店采购部第二周重复巡视，检查问题跟进情况