湖北高速公路建设项目施工单位及监理部分.docx

1、湖北高速公路建设项目施工单位及监理部分湖北省高速公路建设项目竣工文件立卷归档实施指南施工单位的职责1.明确建设项目档案工作分管领导， 按照“谁形成谁负责”的原则， 落实项目竣工文 件材领导人负责制 , 建立临时挡案室，配置档案专柜，配备具有相关工程专业知识、能够 适应项目文件材料立卷归档工作需要的专职档案管理人员，并保持其稳定性；2.建立施工文件资料与施工同步收集、 同步整理、 同步归档有效的管理机制， 按照项 目文件的形成、收集、整理、立卷、编制、归档的要求。及时完成施工文件资料的收集、 整理、归档和报送及保护工作，确保项目竣工文件材料的收集、整理归档工作与工程建设 同步和项目竣工文件材料的

2、准确、完整、系统和安全；3.建立施工文件资料收集、整理、归档台帐，定期向驻地监理工程师，指挥部及总监 办档案管理部门报告；4.接受指挥部建设项目档案工作领导小组、指挥部及总监办档案管理部门、驻地监理 工程师的监督检查；5.工程交工前，向驻地监理工程师，指挥部及总监办档案管理部门提出项目档案自检三）监理单位的职责够适应项目文件材料立卷归档工作需要的专职档案管理人员，并保持其稳定性；2.按照项目文件的形成、编制、收集、整理、立卷、归档的要求，负责监理工作文件 材料的编制、收集、整理、立卷、归档、保护和档案信息报送工作，确保项目监理工作竣 工文件材料的收集、 整理归档工作与工程建设同步和项目监理工作

3、文件材料的准确、 完整、 系统和安全；3.落实监理单位的监管职责，积极协调施工单位的关系，加强对施工单位的施工文 件资料收集、整理、归档工作管理 、 指导、监督和检查，确保施工文件资料与施工同步收 集、同步整理 、同步归档；及时全面审查施工单位上报的竣工文件， 认真行使个人签字权， 对已签认文件资料的准确性 、 真实性和完整性负责，及时闭合和完善监理与施工单位之间 交叉的文件材料；定期或不定期向指挥部及总监办档案管理部门报送施工单位竣工文件资 料收集、整理、归档、编制工作的评价信息；4.接受项目档案工作领导小组 、指挥部及总监办档案管理部门的监督检查，建立监 理文件资料收集、整理、归档台帐；5

4、.施工单位工程交工前， 审查施工单位竣工文件的质量和档案自检报告 ，审查验收合 格后，在施工单位档案专项验收申请上签字报指挥部档案管理部门，配合指挥部档案管理 部门组织验收工作；6.向指挥部档案管理部门组织提出监理工作档案自检报告和档案专项验收申请，经验 收合格后，送指挥部档案进行统一汇总编目。建立预立卷制度工程档案预立卷是工程档案文件资料立卷的基础，就是将公路工程建设项目产生于工程建设不同阶段和不同时期的文件材料进行初步立卷，待工程项目完工后再正式立卷 归档，项目各参建单位应根据公路工程项目建设程序的不同阶段和文件材料产生的自然过 程，按照公路工程立卷归档要求，分别做好预立卷工作。2、预立卷

5、卷内文件材料的收集按照本指南公路工程档案文件材料收集范围进行收集和整理，建立档案文件材料收集目录和档案文件材料收集台帐，确保一个单项工程完工， 相应的档案文件资料必须收集、整理完毕；单位、分部、分项工程施工完成，相对应的工 程档案编制、收集、整理工作也同步完成；并由专人专室专柜保存项目文件资料。3、预立卷的封面和脊背的档号、案卷题名、编制单位、日期、保管期限内容可用铅笔或易擦写笔填写。卷内目录和备考表待卷内文件材料整理完毕，检查确认符合规定要求 后，编制打印，装在案卷的首页和案卷的末页。第二节 文件收集责任分工施工单位 负责收集、整理公路工程施工阶段形成的文件材料、竣工图表及新技术应用、推广的

6、有关的批复文件与合同、主要负责人名单、试验记录和分析、计算数据，应用、 推广情况记载，使用成果及图片、声像资料等。其中开工报告、施工组织设计、施工计划、施工日志及中间验收等，分别按合同段的完成顺序整理。各项施工原始记录、竣工图表按 路线进行方向，结合单位工程 （含分部、分项 ） 及不同专业，分别整理组卷。凡实行总承包的，由总承包单位进行汇总并负总责，各分包单位应各自完成分包部分 的施工文件，向总包移交，由总包汇总整理后向建设单位移交。监理单位负 责收集、整理公路工程施工监理工作形成的监理文件材料。监理通知、开（ 停、复）工令、备忘录、有关会议纪要、施工质量检验分析、合同管理文件、计划进度 管理

7、文件、工程质量控制文件、安全、环保与水保管理文件、与总监及参建单位的来往函 等由监理单位按阶段、问题分类整理，监理独立检查、抽查的标准试验或平行试验，按单 位、分部、分项工程排序单独整理。施工、设计、监理单位在完成各自的编制、收集、整理工作后，交建设单位汇总、整理。、文件材料收集总体要求2）供货商提供的原材料及产品质量保证文件为复印件的，须在复印件上加盖销售单位公章并注明原件存放处后归档保存 ;热敏纸复印件 ,需复印保存 ,复印件应清晰 ;3）勘测及测量基础资料、施工原始记录，若需清稿 , 须将原始记录与清稿后的记录文件一并归档保存。2.及时：在每道施工工序和公路工程中所形成的文件材料都应该及

8、时收集和整理，并 按要求及时报送审核和归档。1）按照与施工同步收集整理归档的原则，各文件材料收集责任单位应及时收集各自形成的文件材料。合同书、协议书、上级指示 上级批准文件、往来函件、会议纪要、 变更令、停工令、复工令、工作指令、进度计划、月报、开工报告、施工工序记录材料、 索赔、事故处理等文件应及时收集整理并检查，特别是施工工序记录材料、工序完工后下 道工序开工前，工序记录材料必须归档，按指南的要求分别存入相应的预立卷中。2）及时编制文件材料收集台帐和卷内目录（临时），文件材料收集台帐以电子文件的方式报送驻地监理、总监办、指挥部档案领导小组，以便核对与查阅。3.准确：指试验检测数据的记录、计

9、算过程、计算结果准确，控制的技术指标、检测 频率符合公路工程技术规范、规程的要求等。监理工程师在审查施工单位的资料准确性时，要确保归档的项目文件资料能同它所反标注清楚；同一个项目的文件材料相互之间在内容上应当协调一致；文字说明与图表、成 果报告与试验记录、评定文件与原始文件应保持衔接一致。4.真实：文件材料真实可靠。数据真实，特别是文件材料试验检测原始基础数据要真实，应能真实地反映工程建 设的实际过程和实际情况相符，没有涂改和编造痕迹。勘测及测量基础资料、施工原始记录，若需清稿 ，须将原始记录与清稿后的记录文件一并归档保存，保持文件资料原始性 ; 签名和日期不得涂改。按规定需要签字文件材料 签

10、字齐全、按规定需要盖单位公章的文件资料盖章齐全，文件资料真实有效；严禁伪造、捏造数据，严禁闭门造车、“会议录式”编写资料，监理工程师应对施 工单位的资料真实性进行审查。5.完整：收集文件资料应齐全完整、不缺项、不缺份、不缺张，无遗漏，该闭合的资 料要闭合，如停工令整改报告复工令等资料一定要闭合。要保证整个项目的各类文件应齐全完整，不能缺项。要保证单项文件材料应完整，各份文件应齐全，不能缺份、缺张。要保证单份文件材料的应完整，正文和附件要齐全，表格内部填写完整，签字手续 要完备，包括评语、签名和日期等。要保证该闭合的文件资料一定要闭合，批复与请示闭合；监督机构、指挥部、监理 下达的整改指令与整改

11、后的文件材料必须是一套完整的闭合资料。6 .规范：指表格填写规范、术语规范、字迹规范，文件材料分类、科目编排科学、合理，符合规范要求。7 .美观：要求文字清新、幅面整洁，符合档案存档规定。文件材料质量具体要求1.名称填写规范：包括项目、部位名称、合同号、单位名称要统一、规范。2.术语规范：包括外观描述、试验结论用语、自检用语、评定用语填写规范。3.字迹规范: 书写要规范书写工整，字迹、线条清晰，端正、耐久、书面要整洁，竣工文件材料中凡是需用手始记录、签名等文件材料应使用不易褪色的蓝黑墨水、黑墨水，现场记录可使用HB铅笔 书写。严禁使用圆珠笔、铅笔、红墨水、纯蓝墨水等易褪色的书写工具书写。 修改

12、要规范写错的文字，用斜线划去，在旁边书写正确文字，并盖上修改人的私章。不允许用涂 改液修改或用刀刮改。原始记录资料不得随意更改，如测量资料、试验资料、检测资料等 如果必须更改，不能涂改只能杠改，并在旁边签名。 签名要规范1所有的签名栏应由本人亲自手签，并签全名，不能采用打印或图章。特殊情况需要 代签，代签人应持有应签人的委托书，在签字处盖上应签人的签名章（用红色印泥），并 在盖章处右侧签上代签人的姓名。不允许直接代签应签字人的姓名；表格中的签名应签在 格规定的位置上，关键签名不能由一个人重复签署，如计算与复核不能是同一人签名。2文件材料签字应注意签字人的签字权限，严禁越权签字。3开工申请批复单

13、、变更申请批复单、单位工程、分部工程、分项工程评定表、检验 申请批复单、中间交工证书这五种文件上的盖章单位应为施工单位（项目部）和监理单位总监办）等需要单位盖章的资料应盖红色图章。 纸张纸质优良，规格统一1除房建图纸外，文件材料用纸均采用 A3 A4两种尺寸。竣工图及与其合订在一起的文字材料、表格一律使用 A3纸，图纸允许加长，但不能加宽，如桥梁布置图可以加长,但不能加宽；其他文件材料统一使用 A4纸（除上级红头文件），小于 A4纸规格的出厂证明、产品合格证等要粘贴在 A4纸上；书写材料应符合耐久性要求。，严禁使用热敏纸、复写纸等不耐久的材料；当使用 A3纸时，则需折叠成A4纸大小（297X

14、210）。2归档文字材料上的批语、签注意见写在文件装订线上的，应予以粘贴补宽，对纸张 规格大小差别较大的文件应适当补贴或折叠。字体、字号应统一，规范。符合国家档案相关规定要求。1各类总结、报告、正式文件严格按国家公文管理办法执行，并参照如下规定:验收或鉴定证书、各类总结、工程概况、编制说明等非工地现场填报的文字材料或图 表均需打印，字体以印刷体为宜。各种特殊字符用国标宋体，文件标题名用 2 号方正小标 宋体；文件编号用 4 号仿宋体，文件内容、说明及其标点符号用 3号仿宋体，行距为单倍行距。“主题词”三个字用 3 号黑体，内容为 3号方正小标宋体；抄送单位用 3号仿宋体。竣工图所有文字均采用宋

15、体，宽高比一般取。字高采用以下高度或类似字号：尺寸标注数 字字高为毫米 （特殊情况可放宽至 3 毫米。2竣工图图名字高为 4毫米，“竣工说明：”字高为 4毫米，“竣工说明：”的内容字高为毫米；图框标题栏内，建设单位名称和竣工图名字高为 5毫米（一排装不下，必须用两排时，字高为 4 毫米） ，其它图框各栏字高为 4 毫米。3高速公路工程建设三大主体（指挥部、监理、施工）各自负责的文字材料或图表使 用激光打印机打印，不允许使用喷墨打印机和针式打印机。计算机印制的文字材料和图纸 应采用激光打印机打印，表格式样应铅印或用计算机激光打印。4.各种工程建设用表使用和填写规范正确选用工序用表工程建设各种用表

16、见本指南规范化表格，表格的种类和数量多，正确选用统一制 定的表格样式，填报字体应与表格字体相适应，达到协调、美观的要求。表格填写规范1表格内容除意见签署和签名外，其他内容均可手工填写或打印，但质量监督部门要 求备查的原始资料需要用手工填写。2表头的填写必须完整统一。3表格如果有附件必须详细注明附件名称和数量等。4表格中工程名称的填写统一规范，如果分左右幅必须注明左幅或右幅。5自检意见、监理意见应明确，签署手续完备，字迹清晰，复印清楚。6表格中的技术指标控制值，应符合有关设计、规范的要求。7表格中的意见、结论填写用语必须严谨规范，描述准确。8表格中的时间填写应符合实际，不能前后矛盾。9成套表格前

17、后的系列应该闭合（特别是检验时间和签认时间的前后一致性问题）， 如果出现验收不合格的记录表或质检表，应该在随后重点体现其再次验收合格的对应表 格。三其他要求1.参建单位应建立电子文档，并做好各类台帐数据资料的复制、登记与保管工作。片资料数码照片应先冲印出 6 英寸纸质照片，用统一的相册归档。3电子文件及纸质文件数字化形成和保存应符合国家档案局电子文件归档与管理规范（GB/T18994-2002）、CAD电子文件光盘存储、归档与管理要求和纸质档案数 字化技术规范（DA/T31-2005）的要求。4.为避免文件材料在收集过程中的遗漏和重复，所有普发性文件、函件、通知等资料 一般由发文单位收集、整理

18、。收文单位可不再重复收集。针对性文件、函件、通知等资料 由收文单位收集、整理，发文单位可不再重复收集。请示、批复等文件，由请示单位收集。第四章 项目文件材料的整理第一节 文件材料的分类件、施工和监理独立抽检文件材料按单位、分部、分项工程的划分（祥见第六节四、工程 质量评定资料的编制（二）单位、分部、分项工程划分）施工工序整理组卷；党群文 日常宣传报道等及行政管理文件不属公路建设项目文件四. 施工文件整理的要求及方法一） 施工管理文件1.施工综合管理文件：先按内容分类，再按时间顺序整理。业主和监理普发性文件由 业主和监理归档，针对文件由所针对的施工单位归档2.进度控制文件： 以合同段为单元， 按

19、以上类别分类、 再按时间顺序排列， 先总后分， 即总体性、年度性在前，季、月在后，组成案卷。3.投资控制文件：以合同段为单位按资料类别和时间顺序整理装订成册，每册厚度符 合规定的要求。计量支付文件及其附件虽然不作为施工单位归档的范围，但施工单位需递 交一套给业主 （业主存档的除外 ） ，作为备查使用。4.合同管理文件：以合同段为单位按资料类别和时间顺序整理装订成册，每册厚度符 合规定的要求。 工程变更文件由施工单位提供一套， 另外一套由业主提供， 作为备查使用。5.安全及文明施工文件：以合同段为单位按资料类别和时间顺序整理装订成册，每册 厚度符合规定的要求。6.施工日志及其它文件： 施工日志可

20、利用原记录本， 不需另行拆装； 施工日记、 开工、 完工记录，天气、温度及自然灾害均以合同段为单位，按施工日期依次整理装订；各工序 程和施工日期整理装订，各册厚度符合规定要求。二）施工质量管理文件1.工程质量往来文件、工程质量事故及处理情况报告、补救后达到要求的认可证明文 件按内容分类，按文件材料的时间顺排列，组成案卷。业主和监理处下发的文件，只需将 针对本合同段的文件归档。如果请示、问函等有批复、复函的，应配套放在一起，批复、 复函在前，请示、问文在后。建设单位普发性文件由建设单位归档，其他单位可不归档。2.桥梁荷载试验报告、桥梁基础检验汇总、交工验收施工单位的自检评定资料，资料 按单位工程

21、、分部工程和里程桩号顺序排列，组成案卷。3.检验结果汇总表按单位工程、分部工程和里程桩号顺序排列，组成案卷4.原材料及标准试验、配合比设计与试验质量保证文件属单位（分部、分项）工程专 用的按单位（分部、分项）工程分别整理组卷。除此之外凡带有公用性的资料可以合同段 为单位按水泥、钢材、砂石材料、沥青、 路基用土等分类的顺序和试验日期依次整理装 订。分别整理组卷。5.外购材料和设备的合格证书、预制场和集中拌和场的试验检测资料以合同段为单 位，按试验的类别和日期依次整理装订。以上试验、检测报告和记录，如果是试验室、工地预制场、集中拌和场集中进行试验 和检测的（即公用性的 ） ，就归入本册；如果是现场

22、质量控制进行试验和检测的，则归入相 应册（ 分册）的质检文件中。三）施工工序文件资料施工原始文件，包括就施工质量控制问题下发的整改指令性文件、整改报告及相关验 证资料等，均应按照分项（分部、单位）工程，结合施工工序归入相应部分，分别整理组 卷。1.路基工程土石方工程1合同段为单位，以自然段为分类基础。先按照分部工程 （1-3公里）分类，然后按照清表、软土路基处理、 路基填筑、台背回填、路基沉降观测、 其它路基处理的顺序分类，卷内文件按自然段分处或分区分层排列组成案卷。2组卷时，根据文件材料的多少和规定厚度，一个自然段的文件可以组成一个或几个 案卷，也可以几个自然段的文件合并组成一个案卷。3施工

23、原始记录归档及其排列顺序可参考附件 3，下同。排水工程以合同段为单位，以每处排水工程为分类单元，分左右侧，按里程桩号顺序排列，组 成案卷。小桥渡槽工程以合同段为单位，按每座桥或渡槽所在桩号的顺序排列归档涵洞通道工程1以合同段为单位，以每座涵洞、通道为分类单元，每座涵洞、通道的文件，按工序 的顺序排列组成案卷。2根据文件的多少和规定厚度，一座涵洞、通道的文件可以组织成一个或几个案卷, 也可以几个涵洞的文件合并组成一个案卷。当一座涵洞、通道的文件不只一个案卷时，不 要将一部分文件组织成一个案卷，而将另一部分文件与别一座涵洞、通道的文件合并组成 一个案卷。在这种情况下，一般应将这个涵洞、通道的文件组

24、成两个或两个以上的案卷。防护工程以合同段为单位，按分项工程排序分处整理，然后按每处防护工程所在桩号顺序合订 成若干本。2.路面工程施工工序原始文件资料以合同段为单位，按分项工程和里程桩号排序分类整理装订3.桥梁工程施工工序原始文件资料以合同段为单位，以每座桥为分类单元，先按分部工程分类 （基础与下构、上部构造预制与安装、桥面系等），再以里程桩号顺序按墩台（跨）（如0#台、1#墩，第一跨、第 二跨），再按施工工序进行分类组卷（如桩基、系梁、立柱、盖梁）。根据文件的多少 和规定厚度，一个墩 （台）或一跨（孔）的文件可以组成一个或几个案卷，也可以几个墩 （台）或几跨（孔）组成一个案卷。但当一个墩 （

25、台）或一跨（孔）的文件不只一个案卷时，不要将这个墩（台）或一跨（孔）的一部分文件组织成一个案卷，而将另一部分文件与另一个墩 （台）的文件合并组成一个案卷。在这种情况下，一般应将这个墩 （台） 的文件组成两个或两个以 上案卷。4.隧道工程施工工序原始文件资料以每座隧道为单元，按分项工程的顺序分类整理装订，每册厚度符合规定的要求，然 后以合同段为单位，按每座隧道的桩号顺序排列归档。5.交通安全设施施工原始文件以合同段为单位，以 1-3km 为一段，按分项工程的排序和规定的厚度整理装订成册。6.互通立交工程施工原始文件以每处为单位按分部分项整理，各分部参照路基、路面、桥梁工程7.收费站及房建工程原始

26、文件资料施工资料应按照专业、系统划分组卷，每一专业、系统再按上述资料类别顺序排列， 每册厚度符合规定的要求；竣工验收文件按单位 （ 子单位 ） 工程组卷。8.机电工程施工原始文件1）机电工程施工原始文件按监控系统、通讯系统、收费系统、供电照明设施系统、隧道机电设施分别组卷2）监控系统、通讯系统、收费系统合以同段为单位，按照监控分项、通讯分项、收费分项工程分类，以里程桩号顺序，按设备进场 （开箱） 、安装、调试等工序顺序排列， 组成案卷。每册厚度符合规定的要求。3）供电照明设施系统 : 以合同段为单位，按分部工程排序整理装订，每册厚度符合规定的要求。4）隧道机电设施 : 以合同段为单位，按分部工

27、程排序整理装订，每册厚度符合规定的要求。9.景观、环保、水保、绿化工程施工原始文件以合同段为单位，按里程顺序分类整理装订，每册厚度符合规定的要求。10.缺陷责任期施工原始文件以合同段为单位，按资料类别和时间顺序整理装订成册，每册厚度符合规定的要求。五）监理文件整理的要求及方法：1.监理管理文件：先按类别，再按时间顺序整理2.工程质量控制文件1）工程质量控制管理文件，先按内容分类，再按时间顺序整理，其中，与施工单位往来文件，有针对性的指令及回复先按合同段分类，再按时间顺序整理，每册厚度符合 要求。业主的普发性文件由业主归档，针对性文件由所针对的监理处 （ 含该监理处所管辖 请示、指令在后。2）材

28、料、试验检测文件以合同段为单元，在每个合同段内，先按工程类别分类，再按里程桩号和时间 （或编号 ） 顺序排列、组成案卷。3）监理独立抽检文件1路基工程独立抽检文件土石方工程先按合同段分类，在一个合同段内，按工程类别分类 （如土石方、排水、小桥渡槽工程、涵洞、防护等 ） ，再按分项工程、里程桩号和时间顺序组织案卷。各分项 工程中，按照施工工序的顺序编排。线外工程按工程类别分类 （ 如土石方、排水、小桥渡 槽工程、涵洞、防护等 ） ，与相应类别的文件材料一起组卷，排列在其后面。2路面工程独立抽检文件先按合同段分类，再按工程类别分类 （底基层、基层、面层等） ，再按分项工程、里程桩号和时间顺序整理装

29、订。各分项工程中，按照施工工序的顺 序编排。3桥梁工程独立抽检文件先按合同段分类，在一个合同段内，以每座桥梁为单位，再 按分部（分项） 工程、里程桩号和时间顺序组成案卷。 根据抽检记录的多少和规定装订厚度， 一座桥梁的抽检记录可以组 织成一个或几个案卷，也可以几座桥梁工程的文件组织成一 个案卷，但不要把一座桥梁工程的部分抽检记录分散到另一座桥梁工程案卷里。4隧道工程独立抽检文件先按合同段分类，在一个合同段内，以每座隧道为单位，按 施工工艺顺序编排，组成案卷。根据抽检记录的多少和规定厚度，一座隧道一个工序的抽 检记录可以组成一个或几个案卷，但是不要把一座隧道或一个工序的抽检记录和另一座隧 道或另

30、一个工序的抽检记录组织在同一个案卷内。5交通安全设施独立抽检文件先按合同段分类，再按工程类别 （标志、标线、隔离栅 （墙） 、防眩 板等 ）、里程桩号顺序排列组成案卷。各分项工程中，按照施工工序的顺序编6互通立交工程独立抽检文件先按工程类别分类 （如桥梁、路基路面、匝道工程等 ） ， 再按分项工程、 里程桩号和时间顺序整理装订。 各分项工程中， 按照施工工序的顺序编排。7收费站及房建工程独立抽检文件按国家和建设部颁发的行业标准和有关规定进行整理。8机电工程独立抽检文件按合同段分类，在一个合同段内再按工程类别 （监控系统、成案卷。各分项工程中，按照施工工序的顺序编排。9环保、水保绿化工程独立抽检

31、资料先按合同段分类，在一个合同段内再按工程类别 分类，按分部 （分项） 工程、里程桩号顺序排列，组成案卷。各分项工程中，按照施工工序 的顺序编排10交工验收工程质量评定文件先按合同段分类，在一个合同段内再按单位工程、分部 工程、分项工程的顺序整理，然后按里程桩号顺序排列组成案卷。3.工程进度计划管理文件按类别分类，再按时间顺序排列，先总后分，即总体性、年 度性在前，季、月在后，组成案卷。4.工程合同管理文件按内容分类，按文件的内容分类并按时间顺序排列，组成案卷。5.安全及环保、水保管理文件1）按文件的内容分类并按时间顺序排列，组成案卷。2）安全管理文件按照厅质监局有关要求，先按照类别，再按照时间顺序组成案卷。6.监理日志及其它文件按文件的内容分类并按时间顺序排列，组成案卷。监理日志、 巡视、旁站记录等如果已装订成册，可不另行拆装六）竣工文件整理的要求及方法1.验收文件：1）竣工验收文件：竣工验收文件按附件 1附录 1相关内容及竣工验收委员会各专业检查组意见收集整理，按附表的表号顺序装订，结论性文件应放在前面。（2）交工验收文件公路工程交工验收报告、交工验收合同段工程质量评分一览表、公路工程 （合同段）交工验收证书、公路工程 （合同段）交工验收申请书格式建议