合同管理会签制度.docx

1、合同管理会签制度_公司合同管理制度 第一章 总 则 第一条 为适应市场经济的需要，进一步提升本公司的管理水平，建立科学合理、切实可行的合同管理模式，全面提高合同的管理质量，预防因合同管理失误造成的企业利益损失，维护企业的合法权益，防止公司蒙受不必要的经济损失，特制定本办法。 第二条 合同作为明确合同双方权利和义务的依据，具有法律约束力，故凡在经营管理活动中以公司名义与外界发生的一切经济往来，应当签订合同。 第三条 合同管理实行分级管理原则和法律顾问归口管理原则，并实行承办人制度、审核会签制度和合同备案制度 第四条 本办法所指合同均采用书面形式，有关修改合同的文书、图表、传真件等均视为合同的组成

2、部分。本办法所指的合同包括： （1）公司的经济、技术合同。 （2）项目融资合同； （3）资产抵押、转让、出售、收购、租赁合同； （4）担保合同； （5）购销合同； （6）企业合并、兼并、联营合同； （7）公司认为有必要审查的其他合同。 第五条 公司根据业务类型，指定相关法律顾问对合同进行动态-1- 监督管理，有关合同的订立、履行、变更、解除和终止等重要事宜由法律顾问对各部门实行指导。 第六条 法律顾问对公司管理人员及员工进行合同的管理培训。 第二章 合同的审查和订立 第七条 在合同签订前，合同承办人或承办部门应对合同另一方当事人的主体资格和资信进行了解和审查： （1）主体资格合法：具有经年检的

3、营业执照，其核载的内容与实际相符； （2）欲签合同标的应符合当事人经营范围，涉及专营许可的，应具备相应的许可、等级、资质证书； （3）由代理人代签合同的，应出具真实、有效的法定代表人身份证明书、授权委托书、代理人身份证明； （4）具有相应的履约能力：具有支付能力或生产能力或运输能力等。必要时应要求其出具资产负债表、资金证明、注册会计师签署的验资报告等相关文件； （5）具有履约信用：过去三年重合同、守信用，无违约事实，现时未涉及重大经济纠纷或重大经济犯罪案件。 （6）重大项目合同还应对其可行性进行论证。 第八条 合同承办人应根据审查结果提出审查意见书，并与有关真实资料一同送合同归口管理机构验核。

4、 第九条 合同对方当事人履约能力或资信状况有瑕疵的，不应与其签订合同；必须签订合同时，应要求其提供合法、真实、有效的担-2- 保。其中，以保证形式作出的担保，其担保人必须是具有代偿能力的独立经济实体，并应对担保人进行必要审查。 第十条 上述所列各种文件为合同不可缺少的组成附件，其文本为复印本时，须加注“与原件核对无误”字样，并由核对人签字。 第十一条 有关部门认为重要的或标的额较大的合同谈判，必须有法律顾问和经济技术等专业人员参加。 第十二条 与外界达成经济往来意向，经协商一致，应订立书面合同。合同除即时清结者外，一律采用书面形式。凡国家或行业有标准或示范文本的，应当优先适用。当事人协商一致的

5、修改、补充合同的文书、电报、电传、图表等是合同的组成部分。计划单、调拨单、任务单（书）、预算单（书）等一类文件可以作为合同的组成部分，但不得以其替代合同。 第十三条 合同的草拟。 合同的起草应由己方或以己方为主承担，语言应严谨、简练、准确。 合同中的术语、特有词汇、重要概念应设专款解释。 合同涉及数字、日期时须注明是否包含本数。 除特殊情况外，合同文本应当正式打印或印刷制成。 合同应当包括以下内容： （）合同各方的法定名称、地址、邮政编码、电话，法定代表人姓名、职务，代理人姓名、职务、联系方式； （）签约的目的和依据； -3- （）标的； （）数量和质量，包括检测标准和方式； （）价款或酬金，

6、包括支付方式； （）履行的地点、期限和方式； （）争议解决方式； （）违约责任； （）变更或解除条件； （）根据法律或合同性质必须具备的条款或双方当事人共同认为必须明确的条款； （）正副本份数、存放地点； （）生效的时间和条件； （）约定的联系方式； （）附件名称； （）签约的地点、日期； （）签约各方开户银行及账号； （）签约各方公章或合同专用章； （）法定代表人或代理人 签章。 一般合同由各经办人自行拟稿，合同内容包括标的（指货物、劳务、工程项目等），数量和质量，价款或酬金，履行的期限、地点和方式，违约责任等主要条款。公司反复使用的合同，应制定规范的合同文本。 重要合同由法律顾问负责拟稿。

7、 第十四条 重大合同会审制度 -4- 合同签订之前，承办人应将合同草案及与合同有关的证明材料提请本业务机构、财务机构、审计机构、法律顾问顺序审核后，报送法定代表人或其授权人签订合同。 业务机构、财务机构、审计机构、法律顾问在审查合同草案时，可根据需要，要求承办人提供与合同有关的补充证明材料。 业务机构及财务、审计机构应对审核的合同出具审核意见书；法律顾问应对审查的合同出具法律意见书。意见书必须有有关审核机构负责人及具体审核人员的签章。对不具备各审核机构审核意见书的合同草案，法定代表人或其授权人可拒绝签署。 审核意见应明确、具体，禁止使用“原则同意”、“基本可行”等模糊性语言。 业务机构、财务机

8、构对合同审核的内容包括： 合同的经济性； （）市场需求情况属实； （）市场需求预测可靠、合理； （）投入产出核算经济、准确。 合同的技术性： （）工程技术依据真实、可靠； （）技术措施完备、可行； （）技术标准和参数科学、真实、可行。 合同的可行性： （）整体项目技术具有可靠性； -5- （）经济效益或社会效益具有真实性； （）资产、资金使用效果的财务可行性； （）具有可操作性。 合同的安全性： （）涉及的知识产权已采取相应的保护或限制措施； （）无损本公司商誉、商业秘密及其他利益。 业务机构、财务机构认为必须审核的其他内容。 审计机构、财务机构对合同的审核内容包括： 资金、资产的合法性： （

9、）资金来源合法，资产的所有权明确、合法； （）资金使用和资产动用的审批手续合法； （）资金、资产的用途及使用方式合法。 价款、酬金和结算的合理、合法性： （）价款、酬金的确定正确合理、合法； （）资金结算、酬金支付方式明确、具体、合法； （3）与资金、资产等有关的其他事项。 索赔条款的合法性。 审计机构、财务机构认为需审核的其他内容。 法律顾问对合同的审核内容包括： （一）合法性： （）主体合法，签约各方具有签约的权利能力和行为能力； （）内容合法，签约各方意思表示真实、有效，无悖法律、法-6- 规、政策及计划，无规避法律行为，无显失公平内容； （）形式合法； （）签约程序合法。 （二）严密性

10、： （）条款齐备、完整； （）文字清楚准确； （）设定的权利和义务具体、确切； （）相应手续完备； （）相关附件完备； （）附加条件适当、合法。 （三）可行性： （）资信可靠，有履约能力； （）担保方式切实、可靠。 （四）合同承办形式审核： （）承办人无误； （）符合规定程序； （）各审核部门审核意见书齐备； （）合同文本文字无误，正副本及附件份数齐备。 （5）法律顾问认为需审核的其他内容。 第十五条 各审核部门根据其职责范围对合同签订程序、履行情况及履行结果进行监督。承办人向有关部门提交合同草案时，应预留个完整工作日供其审核。各审核机构遇特殊情况需延长审核时-7- 间时，应向承办人申明理由并

11、征得同意，且延长后累计审核时间最长不得超过个完整工作日。涉外合同的审核时限累计最长不应超过个工作日。各审核部门在审核合同草案时，发现重大错误、遗漏、不妥时，应在审核意见书中予以明确并提出修改意见，需要退改时，应连同全部文件退还承办人。承办人修改之后应重新申请审核，审核期限重新计算。各审核部门须及时地提出审核意见，不得拖延。法律顾问结束审核后，应将法律意见书、其他审核部门意见书连同合同草案退还合同承办人，由合同承办人报送法定代表人或其授权人审核签署。法定代表人或其授权人根据各审核部门及法律顾问的审核意见书，决定是否签约。决定签约时，应在全部文本上以同一形式签字；决定不予签约时，应以书面形式明示意

12、见。 第十六条 财务部根据财务制度和资金情况对合同草案审核并签署意见，同意则转法律顾问，否决则由承办人根据情况退回，或者要求继续流转同时财务部意见予以保留。 第十七条 法律顾问根据法律要求对合同草案审核并签署意见，同意则继续流转，法律顾问对合同草案予以否决的、则由承办人根据情况退回，或者，要求继续流转的合同草案，法律顾问意见予以保留。 上述流程中财务部、法律顾问予以否决，而根据承办人要求继续流转的合同草案，必须最后经法定代表人或其授权人审核。 第十八条 所有合同均需法定代表人或其授权人审批通过后，方能交印章保管人用印生效，否决则退回。 第十九条 审核意见签署在合同流转单上，审核同意的应同时在-

13、8- 其中合同签字，作为财务部做财务处理的依据。 第二十条 合同签章后，其中合同正本交财务部作为财务处理的依据。各相关人员签署意见的合同流转单和另外一份合同原件或复印件由档案室归档，合同复印件及有关的业务资料由相关的业务部门保管。 第二十一条 印章的管理。 凡订立、变更、解除的经济合同，应当盖章方可生效。 印章由专人保管，任何部门、人员不得借用，违反规定造成的后果，由印章保管人负责；发生遗失，应及时报告处理。 第三章 合同授权管理办法 第二十二条 公司董事长是公司的法定代表人。公司董事长可授权委托公司相关人员签署有关合同。 第二十三条 公司董事长可以用年度授权的形式对公司相关人员进行授权。 第

14、二十四条 受公司法定代表人书面授权委托代理签订合同者，必须忠实履行代理职责，维护公司合法权益，对公司及公司法定代表人负责。 第二十五条 受公司法定代表人书面授权代理签订合同者，必须在授权范围内签订，不得超越权限订立合同；不得以公司的名义同自己或者同自己所代理的其他人签订合同，更不得与对方通谋签订损害公司利益的合同。 第二十六条 受公司法定代表人书面授权委托代理签订合同者，-9- 应向合同对方当事人出示授权委托书。 第二十七条 因各种情况不适宜继续代表公司签订合同、协议的，公司法定代表人可随时收回授权，公司总经办应根据公司法定代表人的决定收回授权委托书。 第二十八条 授权委托书由公司总经办统一管

15、理和发放。授权委托书内容包括：授权委托人的姓名、职务、授权委托的范围、代理权限；授权委托的日期、有效期限；授权委托单位和法定代表人签章等。 第二十九条 授权委托书的发放一般应按申报、审批、发放的程序办理。即由合同承办部门提出书面申请、写明被授权人的姓名、职务；要求授权、委托的范围、权限；时间期限等，送公司主管领导或部门负责人审查签字后，由公司总经办办理授权委托书签发手续。 第三十条 涉及下列合同时，须每次单独一次性特别授权： （1）担保合同； （）资产抵押、租赁、转让、出售、收购合同； （）投资合同、股东协议、出资协议； （）项目投资合同； （5）企业合并、兼并、联营合同； （6）需要授权的其

16、他合同。 第四章 合同的履行 第三十一条 合同正式生效前，不得实际履行合同。 第三十二条 合同生效后，应全面、及时履行合同，除法律另有-10- 明文规定、合同约定、特殊情况经公司领导同意外，不得替物履行或转让、转卖合同。 第三十三条 合同的承办人、承办部门负责人及财务负责人应对合同的履行情况进行适时监控。关注对方当事人履约能力、商业信誉变化，对方的履约情况，出现异常情况时采取预警措施、即时上报。关注法律、法规以及时事政策的变化对合同履行的影响，并采取相应的处理措施及风险防范措施。 第三十四条 任何人发现对方不履行或不全面、不适当履行合同时，应立即通告承办人或其部门负责人，承办人应在法定或约定期

17、限内以法定或约定方式向对方提出异议。异议文件须经法律顾问审核并备案。 收到对方履行异议时，承办人应及时向其部门负责人汇报，取得处理意见后，亦应在法定或约定期限内以法定或约定方式予以答复。 第三十五条 合同的变更和解除 变更或解除合同，须符合法定或约定的形式及程序。 变更或解除合同的通知或答复须在法定或约定期限内作出。 变更或解除合同未达成书面协议前，原合同有效。 合同变更或解除的程序与合同签订程序相同。 第三十六条 第三十七条 作废的合同应依上述流程履行手续，并将所有份数合同随附，最后由档案室归档。 第三十八条 有关合同变更、解除等事宜使用印章，以合同的订-11- 立程序为准。 第五章 合同纠

18、纷的处理 第三十九条 合同发生纠纷时，应首先采用协商、调解方式解决。协商或调解能够达成一致时，应依合同签订程序签订书面协议。 第四十条 协商或调解不能达成协议时，可依合同约定选择仲裁或诉讼方式解决纠纷。 第四十一条 合同发生纠纷时，承办人应及时通知有关机构和人员，并报法律顾问备案，同时应迅速收集下列有关证据： （1）合同文本，包括附件、变更或解除的协议、有关电报、信函、图表、视听材料等；（电子文档） （2）有关的票据、票证； （3）质量标准的法定或约定文本、封样、样品、鉴定报告、检测结果等； （4）证人证言； （5）其他有关材料。 第四十二条 合同发生纠纷后，承办人及承办部门须及时将纠纷及处理

19、情况报法律顾问，并在公司主管领导主持下，会同法律顾问商讨处理意见。 第四十三条 仲裁或诉讼解决纠纷时，承办部门应与法律顾问确定诉讼代理人、诉讼方案等，并向法定代表人或授权人报告。 调解书、协议书、裁决书、判决书应与合同一并由法律顾问整理并移交档案室归档，副本或复印本经公司总经理批准后可交承办人、-12- 有关机构或人员使用。 第四十四条 法律顾问和各业务部门应在各自管理权限内对合同建立档案并对文本妥善保管。 对方当事人逾期不履行生效协议、裁决、判决时，承办部门应及时与法律顾问商议并经法定代表人或授权人同意，向人民法院申请强制执行。 第六章 合同资料的管理 第四十五条 合同作为公司对外经济活动的

20、重要法律依据和公司内部明确职责的凭证，有关人员应保守合同秘密，并及时按机密程度专门归档。 第四十六条 合同正本一份存财务部，一份存档案室，只有一份正本的，正本存财务，其他存档案室。 第四十七条 各有关人员应妥善保管与合同有关的资料，包括有关的文书、图表、传真件以及流转单等。 已成文盖章生效的合同，承办人员须对合同主要条款、主要收、付款时间节点、主要合同义务履行环节以固定版式进行整理提示，贴于合同首页。以便相关人员能迅速掌握合同内容。 第四十八条 每一合同履行完毕或长期合同的每一阶段完成，各有关人员应及时将上述有关资料整理清楚，交档案管理人员存档。以上资料不得随意放置、销毁、遗失。 第七章 合同

21、管理的责任 第四十九条 法律顾问对公司的合同管理工作实施监督与指导。 -13- 第五十条 合同管理列入有关部门、岗位的目标计划指标和考核范围。 第五十一条 各单位应自觉检查合同的订立、履行、管理工作，发现问题及时纠正。 第五十二条 公司将对在合同管理工作中作出成绩者及避免或挽回经济损失者予以表彰和奖励。 第五十三条 有下列情形之一，情节严重造成重大经济损失或扩大经济损失的，对责任人予以通报批评、要求赔偿；构成犯罪的由司法机关追究刑事责任。 （1）不按本办法规定签订合同的； （2）签订有重大缺陷或无效合同的； （3）审核人员无正当理由延误审核的； （4）因审核人员疏忽未审出合同缺陷的； （5）未

22、依法律和本办法规定变更或解除合同的； （6）丢失合同文本及相关文件的； （7）提供虚假资料的； （8）超越授权或滥用授权签约的； （9）未按规定进行授权或委托的； （10）发生纠纷后，隐瞒或不及时向有关部门汇报或不及时采取措施的； （11）合同及相关文件未按规定报法律顾问审核的； （12）应当或可以追究对方违约责任而擅自放弃的； -14- （13）在合同签订或履行当中，与对方或第三人恶意串通或收受贿赂的； （15）泄漏合同意向、商业秘密或有关机密的； （16）使用非法手段签订合同的。 -15- _公司合同会审制度 第一章 总则 第一条 为防范和控制合同可能的风险，加强对合同制定的监督，规范公司

23、合同制定行为，制定本制度。 第二条 本制度适用于公司各类格式合同、部门合同文本的制定，以及对业务经办人员与合同对方拟定的合同的会审。 第三条 本制度所称会审，指合同在拟稿以后、正式生效之前，由合同关键条款涉及的其他专业部门（如技术、财务、审计等相关部门）会同公司法律顾问对合同文本进行审核。 第二章 合同的会审内容及要点 第四条 合同拟定。 （1）法律顾问会同各部门起草公司格式合同、各部门拟定本部门合同文本以及业务经办人与合同对方拟定合同的，分别由法律顾问、各部门负责人及业务经办人负责合同在会审过程中的传递。 （2）合同拟定者须按公司规定在“合同会审单”上填写合同会审部门及人员名称。 （3）合同

24、拟定者负责合同连同“合同会审单”在整个会审过程的传递，直到合同盖上合同专用章后结束。 第五条 合同会审主体及内容。 （1）法律顾问主要负责对合同对方当事人身份和资格的审查及合同争议解决方式的审核。 （2）技术部门主要负责对合同标的物是否符合国家各项标准（产-16- 品质量、卫生防疫等）、公司技术标准等进行审查。 （3）财务部主要负责合同对方资信情况、价款支付等的审查。 （4）法律顾问和财务部负责违约责任条款的审查，包括违约金的赔偿及经济损失的计算等。 第六条 合同会审要点。 （1）合法性。包括合同的主体、内容和形式是否合法；合同订立程序是否符合规定，会审意见是否齐备；资金的来源、使用及结算方式

25、是否合法，资产动用的审批手续是否齐备等。 （2）经济性。主要指合同内容是否符合公司的经济利益。 （3）可行性。包括签约方是否具有资信及履约能力，是否具备签约资格；担保方式是否可靠；担保资产权属是否明确等。 （4）严密性。包括合同条款及有关附件是否完整齐备；文字表述是否准确；附加条件是否适当合法；合同约定的权利义务是否明确；数量、价款、金额等标示是否准确。 第三章 合同会审管理规定 第七条 参与合同会审的部门应根据会审职责安排人员按时参加会审工作。 第八条 会审人员应对合同中相关内容认真仔细审查，发现疑问之处，应及时与合同拟定部门进行沟通。 第九条 会审中发现合同中确有不妥之处的，应责成合同拟定

26、部门修改或重拟，直至确认无误。 第十条 各会审部门对合同的会审工作时间累计不得超过 -17- 个工作日。 第十一条 根据法律规定及公司需要，会审通过后的合同文本应及时报经国家有关主管部门审查或备案。 第十二条 会审通过的合同报总经理审批后，应统一进行分类连续编号，并由合同档案管理人员专人保管。 第四章 附则 第十三条 本制度由公司法律顾问制定并负责解释。 第十四条 本制度经总经理批准后自 年 月 日实 施。-18- _公司合同会签审批表 填制日期： 合同编号: 序号： 合同承办部门负责合同金小写)合同的技术(、合同的可行(相关业其它说、合同的安全()部门意、资金落实和调配的合理()、收、付款条

27、款的合理、合规()、发票是否符合规()、索赔条款是否合理合()财务部、合同的概预算情况是否合理、清() 、其他说审核部门负责期期、合同内容的合法()、合同内容的严密() 法律顾、仲裁条款的合理()、其它说法律负责 分管负责人 分管负责人 ： 意见 日 期 ： 公司总经审批意 _公司合同档案表 序合同名合同双合同内合同期合同金合同执行情责任 合同管理流程 流程图1：经济合同（合作业务合同除外） 公司合同承办 草拟经济合 合同审查部 审 各职能部门（人、财、物、市场、信息 不同 审查合 法律顾 合同审查部 填写合同审批表 审批 总经理/副总经理 不通过 批复通过 公司合同承办人 执行合同、归档、 备案 流程图2：合作业务合同 公司市场部合同承 起草业务合 公司市场 不通 审核通 公司各职能（人财物、信息 审 公司法律顾审查法律条公司市场 填写合同会审单（副）经/ 批复通过不通过 公司市场部 执行合同、归档、 备案