103广东省茂名市人民检察院档案数字化信息服务项目第二次招标.docx

1、103广东省茂名市人民检察院档案数字化信息服务项目第二次招标广东省茂名市人民检察院档案数字化信息服务招标项目招标编号：MMGPC2017FG023公开招标文件茂名市公共资源交易中心编制发布日期：2017年7月18日温馨提示一、如无另行说明，投标文件递交时间为投标截止时间之前30分钟内。二、投标截止时间一到，集中采购机构不接收投标供应商的任何相关报价资料、文件。为此，请适当提前到达。三、投标保证金必须于招标文件规定的时间前到达茂名市公共资源交易中心账户（开户行及账号见投标供应商须知）。由于转账当天不一定能够达账，为避免因投标保证金未达账而导致投标被拒，建议至少提前2个工作日转账。四、请正确填写报

2、价一览表。多子包项目请仔细检查子包号，子包号与子包名称必须对应。五、请仔细检查投标文件是否已按招标文件要求盖章、签名、签署日期。六、投标文件应按顺序编制页码。七、如所投产品属于许可证管理范围内的，须提交相应的许可证复印件。八、如投标供应商以非独立法人注册的分公司名义代表总公司盖章和签署文件的，须提供总公司的营业执照副本复印件及总公司针对本项目投标的授权书原件。九、投标供应商请注意区分投标保证金及中标服务费收款帐号的区别，务必将保证金按招标文件的要求存入指定的保证金专用账户，中标服务费存入中标通知书中指定的服务费账户。切勿将款项转错账户，以免影响保证金退还的速度。十、为了提高政府采购效率，节约社

3、会交易成本与时间，本中心希望购买了招标文件而决定不参加本次投标的供应商，在投标文件递交截止时间的3日前，按投标邀请函中的联系方式，以书面形式告知集中采购机构。对您的支持与配合，谨此致谢。 （本提示内容非招标文件的组成部分，仅为善意提醒。如有不一致，以招标文件为准）第一部分投标邀请函茂名市公共资源交易中心（以下简称“集中采购机构”）受广东省茂名市人民检察院（以下简称“采购人”）的委托，对广东省茂名市人民检察院档案数字化信息服务招标项目进行公开招标采购，欢迎符合资格条件的供应商参加。一、项目概况(一)采购项目编号：MMGPC2017FG023(二)采购项目名称：广东省茂名市人民检察院档案数字化信息

4、服务招标项目(三)采购预算： 人民币壹佰壹拾万元整（￥1,100,000.00元）(四)项目内容及需求：档案数字化信息服务。（详见用户需求书)(五)项目类别：非集中采购机构采购项目（服务）二、招标文件公示依据广东省实施办法第三十五条规定，现将本项目招标文件在网上进行公示，由投标人进行自行下载，公示期为自招标文件公示之日起五个工作日，供应商认为招标文件的内容损害其权益的，可以在公示期间或者自期满之日起七个工作日内以书面形式向我中心提出质疑。三、投标供应商资格：(一)投标人应具备政府采购法第二十二条规定的条件具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度，履行合同所必需的设备和专业技术能力，有依法缴纳税收

5、和社会保障资金的良好记录，参加政府采购活动近三年内经营活动中没有重大违法记录的，遵守国家法律、法规。(二)投标人必须是中华人民共和国境内注册的独立法人或其他组织，具有相关经营范围。(三)投标人近三年来没有行贿犯罪案记录。（注：没有行贿犯罪记录证明由投标人所属地区人民检察院出具，自中标公告发布之日起7个工作日内向集中采购机构提交证明，否则，取消中标资格。）(四)必须在采购代理机构报名且购买了招标文件。(五)本次项目不接受联合投标。四、报名购买招标文件的时间、地点、方式及获取招标文件方式(一) 投标报名时间：2017年7月19日至2017年8月8日每日上午8：3011：30，下午14：3017：0

6、0时（节假日除外）。(二) 报名方式：网上报名，供应商在本中心的报名保证金系统以供应商名称实名注册，填写投标报名及招标文件发售表并缴纳标书工本费购买采购文件，人民币150元整/本；供应商须以单位开户银行基本户交款，并在系统上传银行交款底单。(三) 获取采购文件：采购文件可在茂名市公共资源交易网或广东省政府采购网上下载，需要纸质印制的，可以递交响应/投标文件时在茂名市公共资源交易中心服务前台获取。五、投标保证金：(一) 本项目投标保证金金额：￥15,000.00 元(二) 网上交纳投标保证金时间：自2017年7月19日08时30分至2017年8月8日17时00分。(三) 保证金到账截止时间：20

7、17年8月8日17时30分。（提示：为确保保证金缴纳有效，请投标人在投标保证金截止时间前三天内缴交保证金。成功缴纳保证金时间以银行到达系统为准，逾期视为供应商自动放弃投标资格，由投标供应商自行承担责任。）(四) 投标保证金提交的要求：网上系统缴纳，报价供应商缴纳保证金前须报名购买了采购文件，报价供应商通过茂名市公共资源交易网（ “保证金管理系统”栏目进行系统登陆，对所投项目（请认真核对项目名称、项目编号，并附上报名购买采购文件的交款银行底单）进行投标保证金账号申请，获取系统随机生成的保证金账号后按时足额交纳保证金。保证金需以转账方式从公司银行基本账户一次性提交，提交保证金的账户应与系统注册时的

8、公司银行基本账户一致，不接受现金或分批次缴款。非投标供应商缴纳的投标保证金无效。六、递交投标文件（样品）时间、投标保证金及投标截止时间、开标时间及地点：(一) 投标文件递交及开标地点：茂名市油城七路三号市行政服务中心六楼开标厅(二) 投标文件递交时间：2017年8月10日08：45-09：00(三) 投标截止及开标时间：2017年8月10日09：00七、集中采购机构联系人：潘小姐/邱小姐 联系地址：茂名市油城七路3号大院（茂名市行政服务中心）七楼茂名市公共资源交易中心邮编：525000电子邮箱：*八、集中采购机构期望得到的协助与配合如对招标文件有任何澄清修改，集中采购机构将会在茂名市政府采购网

9、和茂名市公共资源交易中心网等媒体上发布公告，在投标截止日前可能会有更正公告，投标截止前3日可能会有延期公告，请采购文件收受人予以高度重视。 茂名市公共资源交易中心 2017年7月18日第第二部分用户需求书1概述随着时代科技不断进步，档案资源逐渐的受重视，档案的价值在企业日常运营过程中显得十分重要。目前茂名市人民检察院需在档案信息化管理及利用工作上需要加强改善。现状问题具体表现为：1、档案管理系统版本旧现有的档案管理系统由于版本旧，而且为单机版档案管理软件，系统功能未能满足现有的档案管理及利用的需求，只能进行简单的条目管理，受客户端数量控制。而且不能实现通过网络进行多人登录访问，如继续维护升级会

10、增加后续更大的维护成本。2、档案数字化不完善 目前还存在有一部分时间年份较久的纸质档案未进行数字化工作，由于工作量大，并且需要专业的人员和工具。2需求分析2.1档案数字化需求 目前茂名市检察院需档案数字化内容包括：文书档案约12000件，约2300卷；诉讼档案约10800卷；会计基建技术约2100卷；文书档案纸张以A4纸为主。2.2电子文档数据中心系统需求2.2.1档案管理的需求1.提供符合国家档案管理相关标准与规范的词汇、表格。 2.适用于档案管理各环节（数据的录入、分类、检索、编目、统计、鉴定、利用管理等）；3.具备对各类档案目录、原文、照片、图像、图纸及多媒体进行管理的功能。4.可根据需

11、要进行档案数据库的建立、修改、删除及管理。系统提供的参数（如档号定义）、功能（如多门类档案的管理的档案门类扩充）、格式（如统计表、打印格式等的调整），给用户留有一定的自定义空间。5.历史档案数字化后入库需求，提供将纸质档案扫描处理后，能批量挂接到档案系统对应条目中的功能。6.为保证档案数据的传输、交换、长期保管和长期可读性，为各种不同类型的档案数据，提供通用格式转换接口；提供数据备份和还原功能。7.按照国家标准，提供文件归档功能。同时支持传统方法与新方法两种组卷方式进行人工或自动组卷；允许用户自定义组卷条件，对各种专门类型档案进行自动组卷；自动生成档案管理所需案卷号、件号、起止号等各种序号。文

12、书档案具备国家标准的主题词库。8.自定义档案类型功能，可根据需要，增加或修改档案类型的录入界面，浏览界面等。能自定义档案条目要素，如：照片档案主要是对六要素的录入等；工程项目档案主要是对工程的名称及内容、时间、责任者等；须根据国家对各类档案的要求来进行设置；并能对原文中文字、图像、多媒体等多种格式电子文件以及纸质文件材料直接扫描存储到档案系统中。9.系统提供设置功能，如设置档号组成方式、案卷号的生成，其它设置等。录入项的设置等。如：应用下拉窗口，时间选项框，提高录入效率。10.档案报表打印，提供灵活报表打印，可自动生成符合档案工作相关标准及各类档案的案卷目录、卷内目录、案卷封面以及备考表等各种

13、表格和标签；提供多种地区、行业报表模版，报表格式可以任意定义扩充。超强报表设计器，可以快捷制作专业报表，并能根据实际需求，对各类表格进行调整和补充。11.档案统计，提供各类档案的接收、立卷、查借阅的统计，以及各分类档案的统计功能。如：年度、月立卷情况统计表、资料接收统计表、借查阅统计表等。12.档案借阅管理，功能分为利用人管理、利用登记管理、利用查询管理、归还管理、利用统计等模块。具有档案资料借阅、查阅登记、打印借阅单等功能、在查借阅登记时，能自动生成查借档案题目，编号等，登记借阅利用情况，超期自动催还，提供在线申请功能和网上查借阅预约功能。13.档案销毁，通过销毁鉴定后，具有自动生成销毁清册

14、及标志的功能。14.档案迁移和转换，档案系统应提供对原有档案系统的数据进行迁移和转换，保证原档案数据能正常在新的档案系统中使用，满足档案资料迁移和转换。15.档案用户管理，提供用户分级权限控制，系统有详细的权限设置功能，可定义从系统管理员级到系统访问者级用户的各项权限 ，并能通过网上在线申请各项权限。系统采用事务追踪，从登录系统，到修改、删除资料的所有操作都一一登记，用户可按权限随时查阅数据处理信息。16.档案的安全保密管理，实现严格的系统访问权限控制，包括系统功能权限和数据查询权限，可以按照角色进行赋权，对数据访问权限的控制应该达到条目级，具有防止越权操作的技术措施。要保证系统对档案数据的采

15、集、存储、处理、传递、使用和销毁按照国家有关保密规定进行。系统安全保密监控必须能对系统中各种操作实现严格的监控并加以记录。2.2.2档案收集的需求具有档案数据的输入、存储、修改、删除等功能；提供键盘录入、文件扫描等多种数据输入方式。2.2.3档案利用的需求1.采用B/S模式网络查询利用方式。2.可以根据用户权限来分配查询不同内容的管理功能。3.查阅者可以通过利用平台对档案资料及图纸进行（通过普通查询、高级查询）条目及原文浏览及打印所需资料。4.具备对各类档案目录、原文、照片、图像、图纸查看的功能，并支持多种检索方式或者支持多格式文件混编显示。5.具备多种途径检索查询的功能，可以设置文件题名、责

16、任者、主题词等检索项；支持普通检索和分类检索。6.能根据检索项提供多条件组合查询，并能对常用检索途径进行优良化，满足用户对查全、查准的要求。7.能对查询结果进行显示、排序、打印或原文下载等技术处理。2.2.4服务器硬件需求根据电子文档数据中心系统的部署要求，重新配置服务器、数据库、存储等设备各一套。3建设目标（一）实现档案信息资源共享 当前的档案管理中，档案实物资料与现有业务系统中存储的电子信息数据是相对独立的，没有进行关联整合，这就形成了多个信息资源孤岛。实施本项目数字化加工后，通过校正和补充相关电子目录和图像数据，建设完整的档案数据库，同时把档案实体数字化形成的电子数据与电子目录数据关联整

17、合起来集中管理，形成统一的数据库。（二）保障实体档案的安全性 利用电子化档案，可以实现管理创新和服务创新。实现档案在线查阅，节省档案调阅时间和节约办公成本，减少对原始档案资料的损坏。实体查阅的重要环节是在库房中取出档案，再进行复制、摘抄等，档案纸张容易出现污浊、折皱等损坏事故发生，且档案载体脱离库房温湿度环境后会加快老化速度，不利于档案长期保存的要求，完成档案整理建库后，对受损档案完成了修裱，同时生成实体档案对应的电子数据库，能减少纸质档案存取的次数，保障了档案实体安全。利用数字化的档案增强档案管理的安全性，杜绝私自涂改档案现象的发生，有利于加强廉政建设。（三）统一标准、规范管理通过纸质档案影

18、像化以及电子目录数据采集录入，使得档案实体和电子档案数据保持高度的一致，更加规范，更加准确。能形成统一数据格式、建立统一的操作规程、实现统一的利用方式，充分发挥管理系统在信息管理、信息利用方面的作用，将电子档案信息的价值最大化。完成档案数据库整合工作后，工作人员可以通过内部网络在线查询档案，只需简单输入查询条件就可以查询到指定档案。提高电子文档的利用率，能有效地辅助政务工作，发挥窗口作用，更好地为政务工作服务。（四）档案管理信息化实现完整的档案信息收集、整理、归档、统计、编研、鉴定、销毁、移交、查阅、借阅、管理等全方位的高效信息化管理，提高档案管理工作的效率；（五）档案管理规范化通过档案管理系

19、统建设，梳理并制定档案系统业务的流程、标准和规范，并固化到系统中，促进档案馆的档案管理工作规范化。（六）文档管理一体化电子文件按照规范自动、完整地采集到档案管理系统，实现文档管理一体化；（七）档案的全面收集与共享利用对档案业务工作进行全面规划，实现档案信息的共享，在保证应收顺利的情况下，促进档案信息的利用，同时为档案管理工作的有效监督与指导提供电子通道。4电子文档数据中心建设规范标准项目建设遵照执行国家颁布的与档案管理有关的现有标准以及即将推出的各类标准规范；符合国家有关电子文件、档案管理的要求、规范、法律和法规制定的有关标准。系统开发从需求分析、设计编码、系统测试到正式运行的全过程遵循软件工

20、程规范要求，同时也要遵循信息化工作的统一规划及相关规范。电子文档数据中心的设计遵守以下法律法规和档案行业标准：1.中华人民共和国档案法（中华人民共和国主席令第七十一号 1996年7月5日）2.中华人民共和国档案法实施办法（国家档案局令第5号 1999年6月7日）3.档案管理软件功能要求暂行规定（国家档案局 2001年6月5日）4.电子文件归档与管理规范（GB/T18894-2002）5.电子公文归档管理暂行办法（国家档案局令第6号 2003年7月28日）6.文件管理国际标准ISO15489；7.开放档案信息系统（OAIS）模型；8.国家的电子文件元数据标准（国家档案局网站）；9.档案分类标引规

21、则（GB/T 15418-94）；10.电子文件管理基本术语（DA/T-2000）； 11.档案管理软件功能要求暂行规定； 12.软件的设计的质量标准参照ISO9002质量认证体系的相关标准； 13.软件的开发，参照软件过程成熟度模型（CMM）的关于软件开发过程的相关标准； 14.中华人民共和国保密法；15.中华人民共和国计算机系统安全保护条例；16.纸质档案数字化技术规范（DA/T312005）17.档案著录规则（DA/T 181999）18.档案分类标引规则（GB/T 1541894）19.档案主题标引规则（DA/T 191999）20.中国档案分类法21.中国档案主题词表5电子文档数据中

22、心建设技术路线5.1 设计技术支撑系统采用先进的内容管理技术、知识管理技术、信息固化、存用分离技术。 内容管理技术：实现对电子文件内容的采集、管理、数据挖掘、存储、组织、检索、发布利用的文件信息生命周期的管理。将不同类型的数字内容全部以数字化的方式妥善保存起来，并利用足够的信息、高效的查询手段对所保存的数字资产进行检索，用数据挖掘的技术实现对数字内容的智能分析处理，最终使得这些数字内容能够等到最充分的利用，价值不断地提升。 知识管理技术：以数据挖掘技术为核心建立起来的隐性知识发现与辅助智能分析处理的能力。以信息技术为基础，帮助对知识资源进行明晰化、系统化的管理，智能地挖掘潜在的知识规律，利用知

23、识自动化处理替代人工劳动，建立知识共享网络，让所有人都能快速而方便地访问到所需要的信息和知识。知识管理的核心技术包括：自动分类、自动消重、自动摘要提取、最新文件、热点文件自动更新。 存用分离技术：提出电子文件存储和利用格式分离，一方面保证电子文件以原信息形态存储在相对稳定的环境中，另一方面保证电子文件在利用过程中不失真，在保持电子文件原信息形态的情况下，可以方便快捷地利用电子文件全信息，同时力求电子文件提供利用时占用较小的网络资源，并探讨电子文件利用时版权保护方式。5.2 系统软件支撑a)操作系统文件服务器、应用服务器支持使用Windows操作系统。b)数据库数据库支持Oracle、Ms Sq

24、l Server，系统只需更改配置即可实现不同数据库间的转换。5.3 档案集中式应用通过集中式的应用，各部门通过网络协议访问服务端部署的电子文档数据中心系统，通过系统自带的高精度权限控制系统，控制不同的部门归属档案数据的访问、使用权限。各部门采集的数据集中共享在档案系统所部署的服务器内，实现各部门数据的即时在线移交，最大化的体现了档案数据收集后的共享程度从而实现各部门电子档案数据的互查利用。通过系统的各种规范，为单位内在档案信息化建设上提供了统一的管理标准。从真正意义上实现了单位档案的统一管理，集中利用。5.4 系统体系架构软件系统在设计上采用三层结构，开发中采用B/S业务（面向服务）软件架构

25、的方式。由于采用了数据层中间层应用层三层架构(计算模式) ，用户应用层被独立分离开来，这样不仅减轻了客户端的负担，而且当机构改组、人员调动和系统升级时都非常方便。Web应用服务器提供标准浏览器接口，用户端可采用微软的MS IE /Netscape等工具便可完成电子文件的传输。对于适应复杂的档案系统的应用以及Internet的迅猛发展，这种技术模式无疑是最合适的。系统将Java、JavaScript、HTML等成熟技术应用到Internet中，从而大大丰富了Intranet应用的功能和表现形式，对提高基于多网互联的用户之间的交互极为有利。同时，各种电子文件、图像、图形、声音、视频等的引入，极大的

26、提高了系统的实用性，方便系统的使用和维护工作。 数据层：数据层为Oracle数据库系统，可以存储包括文本、图形、声像等各种数据资料，支持数据备份、恢复，以及提供和其他类型数据库的访问接口。 中间层：主要为后台服务系统，实现文件的综合管理，工作流程控制系统，支持工作流程的柔性定义，项目进展人物监控等。通过应用系统支持Web信息的发布。实时数据库管理、监控系统负责实时数据库接受与发送。安全管理系统，用户管理系统，数据资源使用权限的严格控制。 应用层：应用层对应用客户端Web浏览器。用户可以通过浏览器进行收发电子邮件、数据传输、信息发布等一系列的操作。以全Web方式进行。后台支持系统，工作流系统，管

27、理工作流程。系统图：5.5 系统业务流程设计5.6 档案整体数据流程设计6 电子文档数据中心功能设计方案实现档案业务的综合管理，功能涵盖数字档案信息管理的全过程：档案信息采集、档案信息管理、档案信息查询利用等方面的所有环节。该系统是以局域网为平台，内部应用。它以建立档案核心资源总库为目标，涵盖了信息资源的采集、接收、整理、保管、鉴定、统计等全过程规范化管理，由此建立档案数字化综合应用平台，提高档案业务管理的效率和资源服务的安全可靠性，满足档案利用者和档案管理者需求。6.1管理平台系统功能设计管理平台功能是给档案管理员、业务人员提供档案收集，整理，档案管理，借阅利用管理功能的平台。系统给档案管理

28、人员和业务人员提供统一的登陆通道，进入后系统根据预设的权限给不同的用户显示不同的功能菜单，主要功能有：档案采集，接收电子目录和电子原文，录入新的文件或档案。6.1.1档案采集主要是进行数据整理和预归档整理。采集分为未归档文件整理（未归管理）、未入库档案预归档整理（案卷管理、卷内管理、归档文件管理、资料管理）。6.1.1.1未归管理未归管理数据采集主要是对（数据管理模块中）文件管理、现行文件、本地指定位置文件的数据进行采集，在库的文件进行手工录入、修改、删除、查看、排序设置、查重、打印、导出Excel等操作。采集后的数据可以进行归档，归档方式提供立卷归档，件卷归档方式，对于不用归档的数据，可以归

29、到资料管理，供一段时间的查询利用，归档后的文件将在文件管理中同时存一份做备份。6.1.1.2归档管理归档管理：归档管理数据采集主要是已整理的档案目录数据进行采集，提供对未归采集的文件数据进行预检查和整理和对已整理完成的档案进行手工录入、插件、折卷、修改、删除、查看、排序设置、数据查重、打印、导出Excel等操作。6.1.1.3卷内管理卷内管理：卷内管理数据采集主要是已整理的档案目录数据进行采集，提供对未归采集的文件数据进行预检查和整理和对已整理完成的档案进行手工录入、插件、折卷、修改、删除、查看、排序设置、数据查重、打印、导出Excel等操作。6.1.1.4案卷管理案卷管理：案卷管理数据采集主

30、要是已整理的档案目录数据进行采集，提供对未归采集的文件数据进行预检查和整理和对已整理完成的档案进行手工录入、插件、折卷、修改、删除、查看、排序设置、数据查重、打印、导出Excel等操作。6.1.1.5资料管理资料管理：资料管理数据采集主要是已整理的档案目录数据进行采集，提供对未归采集的文件数据进行预检查和整理和对已整理完成的档案进行手工录入、插件、折卷、修改、删除、查看、排序设置、数据查重、打印、导出Excel等操作。6.1.2审核管理审核管理主要是对已采集存储在临时库中的数据进行审核，判断是否可以将数据转到正式库中。主要功能有入库、退回和日志查看功能。入库：将审核通过的档案，入库到数据管理（

31、正式库）对应的模块下。退回：将审核不通过的档案退回到档案采集对应的模块下，并可查看到退回原因。查看日志：查看数据审核接收的日志。6.1.3数据管理数据管理主要对正式库中的档案数据进行管理，包括未归管理、归档管理、卷内管理、案卷管理、资料管理、销毁查看模块。6.1.3.1未归管理未归管理的数据来源于手工录入待整理归档的文件，对待归档的记录进行补充著录、修改、插件、关联、整理后对记录进行分类归档、光盘导出、批量修改等操作，可以采集各个业务系统中有保存价值的电子数据，可导入保存于个人工作电脑中的文字、图纸、图表、声像等电子数据，可手工录入文字、图纸、图表、声像等电子数据，支持多种类型的数据作为数据源，如： XML文件、HTML文件、TXT文件、PDF文件、WORD文件、EXCEL文件、JPG、WAV等，以及各级档案管理法规、规范、制度中要求支持的数据类型。6.1.3.2归档管理归档管理主要新归档方法（文件归档）的数据进行管理,提供手工录入、修改、批量修改、查看、删除、排序设置、