集团档案管理制度.docx

1、集团档案管理制度XXXX-00X-XXX（V1.0）档案管理制度2016-01-03发布 2016-01-03实施第一编 档案管理制度第一章 总 则第一条 为了加强总部的档案工作，提高档案管理水平，充分发挥档案在公司运营、决策和其他各项工作中的作用，根据中华人民共和国档案法的规定，特制定本办法。第二条 总部档案是指总部在各项活动中直接形成并具有保存备查的各种形式的历史记录的总和。第三条 档案工作是记录公司历史，提供参考依据，保护公司合法权益的一项重要工作。总部把档案工作纳入公司发展规划，列入议事日程，纳入有关人员职责范围，加强对档案工作的领导。第四条 总部档案实行集中统一管理的原则，确保档案的

2、完整、准确、系统和安全，便于保管和开发利用。第五条 本办法适用于总部的档案工作。第二章 领导体制、档案机构及其职责第六条 总部设综合档案室，归属于综合部，既是总部档案的保管中心，又是总部档案工作的业务管理中心，负责总部档案工作的统筹规划和组织协调。第七条 综合档案室的职责：（一） 贯彻执行国家档案工作的法律、法规和方针政策。（二） 建立健全总部档案工作的各项规章制度。（三） 对分公司的档案工作进行监督、指导和检查。（四） 对总部各职能部门文件材料的形成、积累和整理工作进行指导。（五） 组织分公司档案人员的培训。（六） 负责总部档案的接收、整理、鉴定、编目、保管工作。（七） 开展档案提供利用工作

3、。第八条 总部各职能部门设置兼职档案员。兼职档案员的职责：（一） 负责所属部门日常文件的收发、登记工作。（二） 负责所属部门日常文件的收集和整理工作，保证文件的完整、准确、系统。（三） 按规定时间向综合档案室移交档案。（四） 档案的提供利用工作。第三章 文件材料的归档第九条 总部各职能部门必须指定各部门兼职档案员，负责日常文件的收集、积累和整理，并定期向综合档案室移交。各高层领导的文件由其秘书负责收集、积累和整理，并定期向综合档案室移交。总部所有员工必须将自己处理完毕的档案及时向本部门兼职档案员移交，任何人不得将文件占为私有。（一）公司领导、各部门领导及相关人员外出参加完重要活动后的会议纪要、

4、合同等文件要及时向秘书或部门兼职档案员移交。（二）各部门兼职档案员要主动收集部门的文件。（三）一项重大活动结束后，由承办部门的兼职档案员负责收集相关文件。第十条 归档范围（一）总裁办、综合部、信息部、企业部、安全部、业务部、投资部、内控部、法律部、资金部、财务部及人力部共14个部门的行政类档案。（二）和上述档案配套的各种载体的档案（包括声像档案、电子档案和实物档案）。（三）财务部和人力部形成的为专业档案，具体归档参见人事档案管理细则(参考)和会计档案管理细则(参考)，暂由各部门自行保管和存档。（四）其他相关部门的归档范围详见文件归档范围和保管期限表。第十一条 归档时间（一）总部综合部、信息部、

5、业务部、企业部、安全部及投资部，内控部，投资部，法律部及各高层领导的每季度的档案于次季度第一个月的10日前向档案室移交。（二）牵涉及国际业务部的合同、信用证等在完成所签合同后于半年一次向档案室移交。（三）总部的声像档案（照片、录音带、录像带、光盘）和实物档案（荣誉品、纪念品等）在产生后及时向综合档案室归档。（四）凡能电子化的档案，电子文件必须随其对应的文件材料一起归档。（五）各部门的部分重要文件需及时移交综合档案室，具体见及时归档文件清单。第十二条 归档文件材料的质量要求（一）归档的文件材料要准确、齐全、完整。（二）归档的文字材料应符合规范，字迹工整，采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨

6、水，禁止使用易褪色的书写材料，如铅笔、圆珠笔、彩笔、纯蓝墨水、红色墨水等。（三）归档的文件材料一般应为原件。（四）电子档案实行双套制，纸质文件和配套的电子文件一起归档，以防电子文件的破坏和损失，维护档案的完整与安全。第十三条 归档文件的移交手续（一） 总部各部门兼职档案员按规定的时间向综合档案室移交档案。（二） 移交方填写移交清册目录。（三） 交接双方根据移交目录认真清点、核对后，在移交清册目录上签字确认。移交清册一式两份，交接双方各存一份备查。第四章 档案的整理第十四条 整理应遵循文件材料的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，区分不同的价值，便于档案的保管和利用。第十五条 档案整理。总部档

7、案实行各职能部门兼职档案员初步整理，综合档案室最终整理的制度。初步整理的步骤：（一）各部门兼职档案员按照不同部门不同文件类别分类，结合文件归档范围和保管期限表中的分类要求，准备若干档案盒，在档案盒的盒脊上用铅笔填写“年度”、“机构（问题）”的内容。具体地“年度”栏位填写文件的生成年度，如“2007”“2008”。“机构（问题）”填写部门名称或简称及文件的类别，部门和文件类别之间用“-”隔开，如“企管部-合同管理”或用规范化简称。（二） 日常文件处理完毕后，按照文件归档范围和保管期限表所列的归档范围，对文件进行鉴别和剔除，将需要归档的文件放入所属类别的档案盒内，在每件文件的右上角用铅笔编制件号，

8、并编制归档文件目录，从而实现档案的初步整理。（三） 一个季度档案的初步整理完毕移交后，下一个季度的档案属于同一类的接着上一个季度的顺序编号，新加类别的从“1”开始编号。初步整理需使档案按类分盒装好，并有对应的归档文件目录。如不符合以上要求，综合档案室有权退回档案，要求各部门重新整理。第十六条 综合档案室于次年6月底完成当年档案的最终整理。档案最终整理方法见文书档案整理细则。第五章 档案的保管第十七条 总部的档案装具为档案柜，待形成规模后，设立档案库房。第十八条 存放档案的排架方法为自上而下，从左至右，整齐排放，便于查找。第十九条 保持档案装具的清洁卫生，做到防尘、防火、防盗、防光、防潮、防虫、

9、防鼠，保护档案安全。保持适当的温度（16-26为宜）和适当的湿度（相对湿度45-60%为宜）。第二十条 档案库房严禁吸烟和存放易燃物品。第二十一条 档案工作人员严守档案信息内容安全，防止档案信息泄密。第六章 档案的鉴定和销毁第二十二条 鉴定销毁的原则（一） 对超过保管期限的档案进行鉴定，提出存毁意见。（二） 确定无保存价值的档案进行销毁。第二十三条 档案的保管期限分为二种，永久、定期两种。定期一般分为30年和10年。第二十四条 分管档案工作的领导、各部门负责人和综合档案室组成鉴定小组。第二十五条 综合档案室列出超过档案保管期限的档案清单，按照档案类别报送各相关所属部门、及分管档案工作的领导，由

10、部门负责人及分管档案工作的领导对超过档案保管期限的档案批示档案销毁意见。第二十六条 经过鉴定，对确定已经失去保存价值需要销毁的档案，由综合档案室编制销毁清册，经分管档案工作的领导最终审批后，进行销毁。第二十七条 销毁档案由档案管理人员进行，各部门派一名兼职档案人员负责监销。销毁完毕，销毁人和监销人在档案销毁清册上签字，档案销毁清册作为永久卷保存。第二十八条 不在归档范围之列的一般性、临时性文件由各部门自行保管，保管2年后（具体时间可以征询部门负责人），由部门总经理或负责人及分管领导审批同意后，可进行销毁。第七章 档案的利用和保密第二十九条 总部内部人员，因工作需要可到综合档案室查阅、借阅档案，

11、并填写档案借阅登记表。第三十条 总部内部人员如因工作需要，需要借阅档案时，进行借阅登记后可进行借阅。借阅限三日内归还，需延续借阅时，需办理续借手续。第三十一条 查阅或借阅秘密、机密档案，需文件形成部门的总经理签字同意后方可查阅或借阅。查阅或借阅绝密档案需经副总裁或执行总裁签字同意后方可查阅或借阅。第三十二条 所借档案，不得转借他人，不得涂改、损坏、拆散、剪贴，更不得丢失、泄密。如有其他人员借阅同一档案，必须向档案室登记后，方可借阅，不得私自授受。第三十三条 档案的归还，需当面核对点清和办理归还手续。第三十四条 本公司人员调离、离职前，须将所借的档案如数归还综合档案室，办理归还手续。第三十五条

12、借阅公司绝密、机密档案的内部人员严格遵守公司的保密制度，在保管和复制方面要严加防范和控制。第三十六条 公司对使用频繁和重要的档案资料采用科学手段，实现电脑网络化管理，借阅人员用完之后应及时删除。第八章 附 则第三十七条 本标准由总部综合部负责解释。第三十八条 本标准未尽完善之处，由总部综合档案室按实际需要做出修订。附件1：总部档案工作网络图 附件2：归档章式样附件3：档案移交清单档案移交清单部门名称/分公司名称:序号类名/案卷题名所属年度卷数文件数备注合 计:移交人: 接收人: 日期:附件4：及时归档文件清单及时归档文件清单序 号文 件 内 容部 门1分公司营业执照、批准证书、组织机构代码证企

13、业部2分公司税务登记证（国税、地税）财务部3分公司验资报告、审计报告财务部4项目股权变更的协议、合同企业部5与政府之合作合同、框架协议，合资或独资合同、章程企业部、投资部6以上合同变更或补充企业部7其他重要文件制单人： 审批人：附件5：文件归档范围和保管期限表文件归档范围和保管期限表一级类目二级类目三级类目四级类目归 档 文 件保管期限定 期永久10年30年文书管理类综合部党务党委工作会议、纪要文件党务决议、办法、通知、通报等文件党员学习教育与党工作中形成的文件党委评先创优文件材料下属单位关于党务工作请示及报告 工会工作计划、总结、会议纪录、决定、通知工会管理、文体活动等形成材料工会选举、任命

14、等文件企业文化总部期刊和印刷公司的宣传画册公司重大新闻及汇编企业活动的相关文件（方案、报告、批复）企业重大活动的相关文件行政管理综合部各类管理制度综合部年度工作计划、总结、报告分公司报送的文件材料（重大问题的专题报告）总部的正式通知、函年会的通知、与会名单、议程、报告、领导人讲话、大会发言讨论通过的文件决议、纪要行政管理公司营业执照、批准证书、组织机构代码证、税务登记证、外汇登记证、工商注册材料公司合同、章程及补充公司董事会的会议纪要、领导讲话公司召开工作会议、专题会议机动车调拨、保险、事故、转让等文件车辆证照XX集团公司制发的关于本公司领导人任免、人员编制等文件材料XX集团公司制发非本公司主

15、管业务但要贯彻执行的文件房产、土地所有权和使用权的文件出国考察、参加国际会议、接待来访等外事活动形成的文件材料（含签订协议、协定、备忘录、考察报告、会谈记录）档案管理档案管理的年度计划和总结档案移交清册、归档文件目录、销毁清册档案工作的制度、规定等总务管理总部办公楼租赁、合同协议及补充各类请示、报告及批复办公设备及用品、机动车等采购审批手续，购置等文件企业部按分公司分综 合企业管理制度年度工作计划和工作总结反映本企业活动的报刊（如简报）综合给政府的请示及政府的通知、批复、会议纪要分公司关于企业管理一般性的文件的请示验资报告、审计报告、公司章程、评估报告关于分公司筹备的请示、批复分公司营业执照、

16、批准证书、组织机构代码证、税务登记证、工商注册材料等经营计划与考核经营目标与计划明细表年度经营计划及预算经营目标责任书关于经营计划与考核的请示、批复、方案统计经营统计月报表及统计分析法律事务按 项目公司分法律事务的管理制度规范分公司上报备案的合同、协议纠纷事件处理的相关文件合同谈判会议纪要对内外法律函件其他法律文件业务部按分公司分国内业务管理制度重要活动的总结、重要专题的调研材料对外发的各类函件关于市场开发营销方案、奖励方案的请示、报告及批复年度经营计划、工作总结，中长期经营发展方案业务部按分公司分国内业务销售合同、采购合同分公司上报的一般性文件和总部批复。客户服务年度工作计划、总结分公司上报

17、的关于客户服务的一般性文件计划、总结、统计、调研等方面的材料（年度以上）计划、总结、统计、调研等方面的材料（年度以下）国际业务各类合同、信用证、开证审批表、合同审批表(按每单或每船)对外发的各类往来函件公司各类请示、批复文件年度工作计划和工作总结安全部按项目公司分安全管理制度工程项目招投标文件合同、审批类文件会议纪要应急预案安全检查报告项目协议书其他类重要文件信息部各项管理、规章制度各类通知、批复、请示文件应急预案年度工作计划和总结投资部按分公司分规章制度各类合同、协议书公司基本情况介绍，所在省市的基本开发部及地图等，公司的财务报表、资产损益表、资产负债表、资产明细表、房地产证市场分析报告、尽

18、职调查报告公司的验资报告、审计报告公司的组织情况、人员情况分公司的管理制度公司的章程公司的营业执照、组织机构代码证、土地使用证政府各种批文、通知、函公司的通知、通报、报告内控部按分公司 分公司规章制度等行政性文件年度工作计划和总结内控审计报告类文件各类请示、批复文件资金部公司规章制度各银行综合授信合同各单笔借款合同各类请示、批复年度工作计划和总结人力部公司规章制度等行政性文件人事任免文件员工录用、辞职、转正等文件员工考核、职称评审工作等文件材料职工名册员工调动工作的行政、组织关系的材料终端经营管理事业部公司各类规章制度文件年度工作计划、总结、统计、调研工作计划、总结、统计、调研（年度以下各类请

19、示、批复、通知、报告分公司报送的文件材料（重大问题的专题报告）分公司报送的年度以上的计划、总结、统计材料财务部公司各类规章制度等文件各类请示、批复、通知年度工作计划和总结声像类实物类人力资源类财务类保管期限详见会计档案管理期限表备注：1、总部的正式通知由档案室归档，各部门无需归档总部的正式通知，以免重复。2、各部门的文件由各部门归档，各部门收到的其他部门参考性、告知性的文件无须归档，以免重复。3、分公司上报的各种周报由各部门自行保管，保管35年后报部门领导及分管领导可进行销毁。4、临时性文件无须归档。附件6：文件归档范围和保管期限表（总部）文件归档范围和保管期限表（总部）编制说明：1、根据国家

20、档案局第8号令规定结合公司具体情况，制订文件归档范围和保管期限表，此表仅适用于公司总部。2、此表用来确定文件归档范围和保管期限，并体现文件分类方案。3、保管期限分为二种，永久和定期。定期一般分为30年和10年。4、分类大纲一级类目与代号二级类目三级类目四级类目文书管理类（WS）党政管理类按分公司分按部门职能细分部门行政类文件声像类（SX）不设二级类目实物类（SW）不设二级类目人事类（RS）财会类（CK）（1）一级类目共分5大类，二级类目根据部门分。二级类目有综合部(ZH)、信息部(XX)、企业部(QG)、安全部(AQ)、业务部(GN)、国际业务部(GJ)、投资部(TZ)、内控部(NS)、法律部

21、(FL)、终端经营管理事业部(ZD)，人力部（RL）、资产管理部（ZG）、财务部（CW）。(也可用拼音简称)（2）三级类目通常按照不同分公司或项目分。不适合按分公司或项目分类的，结合三级类目的问题分类。综合部、信息部、资金部、人力部、财务部、终端连锁管理事业部不设三级及以下类目。（3）综合部的四级类目包括党务、企业文化、行政管理、总务管理，企业部包括综合、经营计划与考核、统计。业务部的包括国内业务和国际业务。其他不设四级类目。5、在实际的分类过程中，可根据文件数量的多少对类目进行组合。附件7：档案盒封面和盒脊式样附件8：备考表式样备 考 表盒内文件情况说明 注：情况说明填写盒内文件缺损、修改、

22、补充、移出、销毁等情况 整理人： 检查人： 年 月 日附件9：归档文件目录封面式样归档文件目录年 度 机 构 保管期限 附件10：归档文件目录式样归档文件目录件号责任者文号文件题名日期页次盒号备注附件11：档案借阅登记表档案借阅登记表序号借 阅 档 案借阅部门借阅人领导审批借阅时间归还时间利用方式备 注附件12：档案销毁清册档 案 销 毁 清 册序 号案 卷 或 文 件 题 名年 代盒号卷号或文号卷内文件件数保存期限销毁原因备 注附件13：档案销毁清册审批表档 案 销 毁 清 册 审 批 表该销毁清册销毁档案共计 （卷件） 起止年度：其中因 请准予销毁。鉴定领导小组负责人 （签字）： 年 月

23、日部门负责人（签字）： 年 月 日监销人 （签字）： 年 月 日第二编 文书档案整理细则为了实现公司档案管理的系统化、标准化，为公司的经营发展提供有效的档案利用，根据归档文件整理规则（DA/T22-2000）结合公司特点，特制定本细则。一、整理原则遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分文件不同价值，便于保管和利用。二、释义：文书档案是指公司各部门在企业管理、投资发展、安全生产管理、国际国内业务管理、行政管理等活动中形成的以文字和纸质为主要信息记录方式的有利用价值保存备查的文件。三、整理步骤1、装订归档文件以“件”为整理单位进行装订。正本与定稿为一件；正文与附件为一件；转发文与被转发文为一件；原件与复制件为一件；来文与复文为一件；文件处理单与文件为一件；报表、名册、图册等每册（本）为一件。（1） 件内稿本、文本的排列。 装订时，正本在前，定稿在后；正文在