实验四.docx

1、实验四实验四 实验四 总账系统日常业务处理 一、实验准备 已经完成了实验三的操作。可以引人 C:My Documents300 账套备份(2-1)总账初始化 的账套备份数据。将系统日期修改为 2003年 1 月 31 日,由 001 号操作员注册进入总账系统。二、实验要求 1、由 001号操作员设置常用摘要,由 002号操作员对除设置常用摘要以外的业务进行操作 2、填制凭证 3、审核凭证 4、出纳签字 5、修改第 2 号付款凭证的金额为 800 元 6、删除第 1 号收款凭证并整理断号 7、设置常用凭证 8、记账 9、查询已记账的第 1 号转账凭证 10、冲销第 1 号付款凭证 11、账套备份

2、 三、实验资料 1、人员分工 制单人为王东,审核人及记账人为周健,出纳为张平。2、常用摘要 摘要编码 摘要内容 1 购买包装物 2 报销办公费 3 计提折旧费 3、2O03年 1 月发生如下经济业务 (1)1月 8 日,以现金支付购买包装箱货款 600 元。借:包装物 600 贷:现金 600(2)1月 8 日，以工行存款 500 元支付财务部办公费。借:管理费用办公费（财务部）500 贷:银写存款工行存款（转账支票 3356）500(3)1月 12 日,销售给光华公司库存商品一批，货税款 93600 元(货款 80000 元,税款 13600)尚未收到。借:应收账款（光华公司）93600 贷

3、:主营业务收入 80000 应交税金增值税销项税额 13600(4)1 月 22 日,收到杨明偿还借款 1000 元。借:现金 1000 贷:其他应收款一杨明 1000 4、常用凭证 摘要:从工行提现金,凭证类别：付款凭证，科目编码:1001 和 100201。四、实验指导 1、设置常用摘要 操作步骤(1)在总账系统中,单击 凭证|常用摘要打开 常用摘要 窗口。(2)在 常用摘要 窗口中,单击 增加 按钮。(3)录入摘要编码 1,摘要内容 购买包装物 。依此方法继续录入其他的常用摘要。如图 2-2-l 所示。(4)单击 退出 按钮。提示：*常用摘要在设置后可以在填制凭证时调用。也可以在填制凭证

4、时设置常用摘要。*常用摘要中的“相关科目”是指使用该摘要时通常使用的相关科目,如果设置相关科目,则在使用该常用摘要时系统会将相关科目一并列出,可以修改。2.填制第 1 笔业务的记账凭证 操作步骤:(1)在总账系统中,单击 系统|重新注册,更换操作员为 002 号。(2)单击 凭证|填制凭证,打开 填制凭证 窗口。（3）在 填制凭证 窗口中,单击 增加 按钮或者按 F5 键。(4)单击凭证类别的参照按钮,选择 付款凭证 。(5)修改凭证日期为 2003 年 1 月 8 日 。(6)在摘要栏录入 1(即调用第 1 号常用摘要),或单击摘要栏参照按钮,选择第 1 号常用摘要,或者直接录人摘要。(7)

5、按回车键,或用鼠标单击 科目名称 栏,单击科目名称栏的参照按钮(或 按 F2 键),选择 资产 类科目 1221 包装物,或者,直接在科目名称栏输入 1221。(8)按回车键,或用鼠标单击 借方金额 栏,录入借方金额 600。(9)按回车键(复制上一行的摘要),再按回车健,或用鼠标单击 科目名称 栏(第二行),单击科目名称栏的参照按钮(或按 F2 键),选择 资产 类 科目 1001 现金,或者,直接在科目名称栏输入 1001。(10)按回车键,或用鼠标单击 贷方金额 栏,录入贷方金额 600,或直接按=键。如图 2-2-2 所示。提示：*检查当前操作员,如果当前操作员不是 王东,则应以重新注

6、册的方式更换操作员为 王东 。*凭证填制完成后系统会自动保存。*凭证填制完成后,在未审核前可以直接修改。*如果凭证的金额录错了方向,可以直接按空格键改变余额方向。*凭证日期应满足总账选明中的设置,如果默认系统的选项,则不允许凭证日期逆序。3、填制第 2 笔业务的记账凭证 操作步骤：（1）在 填制凭证 窗口中,单击 增加 按钮或者按“F5”键。(2)单击凭证类别的参照按钮,选择 付款凭证 。(3)修改凭证日期为 2003 年 1 月 8 日 。(4)在摘要栏录入 2(即调用第 2 号常用摘要),或单击摘要栏参照按钮,选择第 2 号常用摘要,或者直接录入摘要。(5)按回车键,或用鼠标单击 科目名称

7、 栏,单击科目名称栏的参照按钮(或按 F2 键),选择 资产 类科目 550201 管理费用办公费,或者,直 接在科目名称栏输入 550201。(6)按回车键,出现 辅助项部门 对话框,单击 部门 栏参照按钮,选择 财务部,或直接录入财务部的编码 2。录入借方金额 500。(7)按回车键(复制上一行的摘要),再按回车健,或用鼠标单击 科目名称 栏(第二行),单击科目名称栏的参照按钮(或按 F2 键),选择 资产 类科目 100201 工行存款,或者,直接在科目名称栏输入 100201。按回 车键,出现 辅助项 对话框,单击 结算方式 参照按钮,选择 转账 支票结算,或输入结算方式编码 3,输入

8、支票号 3356。(8)录入贷方金额 500,或直接按=键。如图 2-2-3 所示。依此方法,分别录入第 3 笔业务的转账凭证和第 4 笔业务的收款凭证的内容。提示：*在填制凭证时如果使用含有辅助核算内容的会计科目,则应选择相应的辅助核算内容,否则将不能查询到辅助核算的账务资料。*凭证中最后一个科目的金额可以按=键由系统自动生成。*如果在设置凭证类别时已经设置了不同种类凭证的限制类型及限制科目,则在填制凭证时,如果凭证类别选择错误,在进入新的状态时系统则会提示凭证不能满足的条件,凭证不能保存。4、审核凭证 操作步骤：(l)重新注册更换操作员为 周健 。(2)单击 凭证|审核凭证 。打开 凭证审

9、核 对话框。(3)在 凭证审核 对话框中,单击 确认 按钮,打开 凭证审核 情况窗口。(4)在 凭证审核 情况窗口中单击 确定 按钮,打开待审核的第 1 号 收款凭证 。(5)单击 审核 按钮(审核了第 1 号收款凭证,并且翻页到了第 2 张待审核的凭证),再单击 审核 按钮,直到将已经填制的 4 张凭证全部审核签字。(6)单击 退出 按钮退出。提示:*系统要求制单人和审核人不能是同一个人,因此在审核凭证前一定要首先检查一下,当前操作员是否就是制单人,如果是,则应更换操作员。*凭证审核的操作权限应首先在 系统管理 的权眼中进行赋权,其次还要注 意在总账系统的选项中是否设置了 凭证审核控制到操作

10、员 的选项,如果设置了该选项,则应继续设置审核的明细权限,即 数据权限 中的 用户 权限。只有在 数据权限 中设置了某用户有权审核其他某一用户所填制凭证的权限,该用户才真正拥有了审核凭证的权限。*在凭证审核的功能中除了可以分别对单张凭证进行审核外,还可以执行 成 批审核 的功能,对符合条件的待审核凭证进行成批审核。*在审核凭证的功能中还可以对有错误的凭证进行 标错 处理,还可以 取消 审核。*已审核的凭证将不能直接修改,只能在取消审核后才能在填制凭证的功能中进行修改。5、出纳签字 操作步骤:(1)重新注册更换操作员为 张平 。(2)单击 凭证 出纳签字 。打开 出纳签字 对话框。(3)在 出纳

11、签字 对话框中,单击 确认 按钮,打开 出纳签字 情况窗口。(4)在 出纳签字 情况窗口中,单击 确定 按钮,打开待签字的第 1 号 收款凭证 。(5)单击 签字 按钮,单击 下张 按钮,再单击 签字 按钮,直到将已经填制的所有的收付凭证进行出纳签字。(6)单击 退出 按钮退出。提示:*出纳签字的操作既可以在 凭证审核 后进行,也可以在 凭证审核 前进行。*进行出纳签字的操作员应已在系统管理中赋予了出纳的权限。*要进行出纳签字的操作应满足以下三个条件,首先,在总账系统的 选项中已经设置了 出纳凭证必须经由出纳签字,其次已经在会计科目中进行了 指定科目 的操作,再次,凭证中所使用的会计科目是已经

12、在总账系统中设置为 日记账 辅助核算内容的会计科目。*如果发现已经进行了出纳签字的凭证有错误,应在取消出纳签字后再在填制凭证功能中进行修改。6、修改第 2 号付款凭证 操作步骤:(1)由操作员 张平 单击 凭证|出纳签字 。打开 出纳签字 对话框。(2)单击 凭证类别 栏下三角按钮,选择 付款凭证,再在 凭证号 栏输入 2。(3)单击 确认 按钮,打开 出纳签字 情况窗口。(4)在 出纳签字 情况窗口中,单击 确定 按钮,打开第 2 号付款凭证窗口。(5)在第 2 号付款凭证窗口中,单击 取消 按钮,取消出纳签字。单击 退出 按钮。(6)重新注册更换操作员为 周健 。(7)由操作员 周健 单击

13、 凭证|凭证审核 。打开 审核凭证 情况窗口。(8)单击 凭证类别 栏下三角按钮,选择 付款凭证,再在 凭证号 栏输入 2,单击 确认 按钮,打开第 2 号付款凭证窗口。(9)在第 2 号付款凭证窗口中,单击 取消审核 按钮,取消审核签字。单击 退出 按钮。(10)重新注册更换操作员为 王东 。(11)由操作员 王东 单击 凭证|填制凭证 。打开 填制凭证 对话框。(12)在 填制凭证 对话框中,单击 下张 按钮,找到第 2 张付款凭证。(13)在第 2 张付款凭证中,将借贷方金额分别修改为 800,单击 保存 按 钮。(l4)再更换操作员,由 周健 对第 2 号付款凭证进行审核,由 张平 对

14、第 2 号付款凭证进行出纳签字。提示:*未审核的凭证可以直接修改,但是,凭证类别和凭证日期不能修改。*已进行出纳签字而未审核的凭证如果发现有错误,可以由原出纳签字的操作员在 出纳签字 功能中取消出纳签字后,再由原制单人在填制凭证功能中修改凭证。*如果在总账系统的选项中选中 允许修改、作废他人填制的凭证,则在填 制凭证功能中可以由非原制单人修改或作废他人填制的凭证,被修改凭证的 制单人将被修改为现在的修改凭证的人。*如果在总账系统的选项中没有选中“允许修改、作废他人填制的凭证”只能由原制单人在修改凭证的功能中修改或作废凭证。*已审核的凭证如果发现有错误,应由原审核人在 审核凭证 功能中取消审核签

15、字后,再由原制单人在填制凭证功能中修改凭证。*被修改的凭证应在保存后退出。*凭证的种类不允许修改。*凭证的辅助项内容如果有错误,可以在单击含有错误辅助项的会计科目后,将鼠标移到错误的辅助项所在位置,当出现笔头状光标时直接修改辅助项的内容,或者按 Ctrl+S 键调出辅助项录入窗口后修改。7、删除第 1 号收款凭证 操作步骤:（1）由操作员 周健 单击 凭证 凭证审核 。打开 审核凭证 对话框。(2)在 凭证审核 对话框中,单击凭证类别栏下三角按钮,选择 收款凭证,在凭证号栏录入 1,单击 确认 按钮,打开 凭证审核 情况对话框。(3)在 凭证审核 情况对话框中,单击 确定 按钮,打开第 1 号

16、收款凭证窗口。(4)在第 1 号收款凭证窗口中,单击 取消 按钮,取消审核签字。单击 退出 按钮。(5)重新注册更换操作员为 张平 。(6)单击 凭证|出纳签字 。打开 出纳签字 对话框。(7)在 出纳签字 对话框中,单击 凭证类别 栏下三角按钮,选择 收款凭证,再在 凭证号 栏输入 1。(8)单击 确认 按钮,打开 出纳签字 情况窗口。(9)在 出纳签字 情况窗口中,单击 确定 按钮,打开第 1 号收款凭证窗口。(10)在第 1 号收款凭证窗口中,单击 取消 按钮,取消出纳签字。单击 退出 按钮。(11)重新注册更换操作员为 王东 。(12)由操作员 王东 单击 凭证|填制凭证 。打开 填制

17、凭证 对话框。(13)打开第 1 张收款凭证窗口,单击 制单 菜单 单中的 作废/恢复 菜单,该张凭证打上 作废 标志。如图 2-2-5 所示。(14)单击 制单|整理凭证 菜单,选择凭证期间 200.11 后单击 确定 按钮,出现 作废凭证表 对话框。(15)双击 作废凭证表 对话框中的 删除 栏。(16)单击 确定 按钮,出现 是否还需整理凭证断号 提示。(17)单击 是 。提示:*未审核的凭证可以直接删除,已审核或已进行出纳签字的凭证不能直接删除,必须在取消审核及出纳签字后再删除。*若要删除凭证,必须先进行 作废 操作,而后再进行整理。如果在总账系统的选项中选中 自动填补凭证断号 及 系

18、统编号,那么在对作废凭证整理时,若选择不整理断号,则再 填制凭证时可以由系统自动填补断号。否则,将会出现凭证断号。*对于作废凭证,可以单击 作废/恢复 按钮,取消 作废 标志。*作废凭证不能修改、不能审核,但参与记账。*只能对未记账凭证进行凭证整理。*账簿查询时查不到作废凭证的数据。8、设置常用凭证 操作步骤：(1)单击 凭证|常用凭证 。打开 常用凭证 窗口。(2)在 常用凭证 窗口中,单击 增加 按钮。(3)录入编码 1,录入说明 从工行提现金,单击 凭证类别 栏下三角按钮，选择“付款凭证”。如图 2-2-8所示。（4）单击“详细”按钮，打开“常用凭证付款凭证”窗口。（5）单击“增加”按钮

19、，录入科目编码“1001”，再单击“增加”按钮，在第 2行“科目编码”栏录入“100201”，如图示-2-9所示。（6）单击“退出”按钮退出。提示：*在填制凭证时可以单击 制单|调用常用凭证 菜单,调用常用凭证,或在填制凭证功能中单击 F4 调用常用凭证。*调用的常用凭证可以修改。9.记账 操作步骤:(1)由操作员 周健,单击 凭证|记账 。打开 记账选择本次记账范围 对话框。(2)在 记账选择本次记账范围 对话框中,单击 下一步 按钮,打开 记账记账报告,再单击 下一步 按钮,打开 记账记账 对话框,如图 2-2-10 所示。(3)单击 记账 按钮,打开 期初试算平衡表 窗口。(4)在 期初

20、试算平衡表 窗口中,单击 确认 按钮,出现 记账完毕 提示信息。(5)单击 确定 按钮。提示：*如果期初余额试算不平衡不允许记账,如果有未审核的凭证不允许记账,上月未结账本月不能记账。*如果不输入记账范围,系统默认为所有凭证。*记账后不能整理断号。*已记账的凭证不能在“填制凭证”功能中查询。10、查询已记账的凭证 操作步骤：（1）单击“凭证”“查询凭证”菜单，打开“凭证查询”对话框。（2）单击“凭证类别”栏下三角按钮，选择“转账凭证”，在“凭证号”栏录入“1”。如图 2-2-12所示。（3）单击“确认”按钮，打开“查询凭证”情况窗口。（4）单击“确定”按钮，打开第 1号转账凭证。如图示 2-2

21、-13 所示。（5）单击“退出”按钮。提示:*在 查询凭证 功能中既可以查询已记账凭证,也可以查询未记账凭证。而在填制凭证功能中只能查询到未记账凭证。*在 查询凭证 功能中还可以查询 作废凭证 、有错凭证,某制单人填 制的凭证、其他子系统传递过来的凭证以及一定日期区间,一定凭证号区间的记账凭证。*已记账凭证除了可以在查询凭证功能中查询之外,还可以在查询账簿资料时,以联查的方式查询。11、冲销记账凭证 操作步骤：(1)单击 凭证|填制凭证 菜单,打开 填制凭证 窗口。(2)单击 制单|冲销凭证 菜单,出现 冲销凭证 对话框。(3)单击 凭证类别 栏下三角按钮,选择 付款凭证,在 凭证号 栏录入 1。如图 2-2-14所示。(4)单击 确定 按钮。(5)单击 退出 按钮。提示:*冲销凭证是针对已记账凭证由系统自动生成的一张红字冲销凭证。*冲销凭证相当于填制了一张凭证,不需保存,只要进入新的状态就由系统将冲销凭证自动保存。*已冲销凭证仍需审核、出纳签字后记账。12、账套备份 操作步骤:(l)在 F:My Documents 300 账套备份文件夹中新建(2-2)总账日常业务 处理 文件夹。(2)将账套输出至(2-2)总账日常业务处理 文件夹中。