设计院财务报销制度.docx

1、设计院财务报销制度设计院财务报销制度财务报销制度及报销流程第一部分总则第一条 为了加强公司内部管理，规范公司财务报销行为，倡导一 切以业务为重的指导思想，合理控制费用支出，特制定本制度。第二条 本制度根据相关的财经制度及公司的实际情况，将财务 制度分为审批权限管理制度、借款管理制度、发票报销制度、财务报 销制度、科研经费使用管理制度。第三条 本制度适用公司全体员工。各地分公司参照执行。第二部分审批权限管理第一条本制度所指审批权限是对各类财务支出、包括借款具有 的签字审批权。各部门具有签字审批权限为：院部为院领导；生产部 门为签订承诺协议的所长（主任）、书记；职能部门为部门主任或副 主任（主持工

2、作）。第二条根据关于审批权限管理的规定及其补充规定（华东 院字2007第14号、15号），审批权限汇总表如下：审批权限汇总表部门 /金2万以内（含）2-3万（含）3-5万（含）5万以上额职能 部门部门负责 人部门负责人、分管院长部门负 责人、分 管院长、 总经理、董事长生产 部门部门负责人部门负责 人、分管 院长部门负 责人、分管财务 院长、总 经理、董 事长科研 项目项目负责人、分管院长项目负 责人、分管科研 院长、总 经理、董 事长专 项、 事项专项、事项负责人及分管院长专项、事 项负责 人及分管院长、 总经理、 董事长分包20万以 内（含） 部门负责 人及财务 分管院长20-50 万（含

3、） 部门负责 人、财务 分管院 长、总经 理50万以上 部门领 导、财务 分管院 长、总经 理、董事 长第三部分借款管理规定及流程第一条借款管理规定（一） 除员工出差借款可借支现金外，其他借款原则上不能支付 现金，应通过支票、转账、电汇形式支付。（二） 投标押金借款时，应提供标书复印件及收款方账号，且必 须通过银行支付。（三）以现金支付的出差借款金额超过 5000元应提前两天预约，以便财务备款（四）借款逾期未还者原则上不得再次借款。第二条借款的归还期限根据华东院财字2007第01号中对各类借款归还期限要求如 下：出国类借款60 天内结清；项目投标保证金借款 6 个月内结清；其他个人借款 30

4、天内结清；第三条借款流程（一） 借款人按规定填写三联式 借款单，注明借款事由、借款 金额（大小写须完全一致，不得涂改）、支付方式。（二） 审批流程：所借款项在借款人所在部门负责人的审批权限 范围内的，由部门负责人审批；超过其审批权限的，由部门负责人审 批后，逐级审批。（三） 财务付款：凭审批后的借款单及必要的附件到财务部办理 付款手续。第四部分发票报销规定第一条发票报销的一般规定（一） 可用于报销的发票有增值税专用发票及非增值税发票两类。 应尽量取得可抵扣的增值税专用发票用于报销， 涉及以下费用类型的 发票必须取得增值税专用发票： 分包支出、资产采购支出、软件购置 支出、车辆修理支出、汽油费支

5、出、效果图模型费。（二） 取得发票为非增值税发票的，发票抬头准确、内容清晰，且真实、有效、符合发票开具要求和管理规定。 发票大写与小写金额 应一致，且不得涂改。（三） 取得的发票为可抵扣专用发票的， 发票上的单位名称、纳 税人识别号、地址、电话、开户行及账号必须准确，且能够通过税控 系统认证。（四） 各类发票的取得途径，应合法合规。通过伪造、变造等途 径取得的发票，不得用于报销。（五） 可用于报销的发票，应在发票的有效期内。发票的使用期。 限以税务机关通告为准，或新版发票代替旧版发票的日期为准、第二条发票报销的特殊规定（一） 一次性购买大宗同类商品，发票上不能逐一标明商品名称 的，发票内容可填

6、写“详见清单”，但清单内容必须与实物一致，且 清单必须加盖与发票一致的“财务专用章”或“发票专用章” 。（二） 可抵扣的发票共有两联，分别为作为报销凭证的“发票联” 和作为计算进项税额依据的“抵扣联”。（三） 对发票内容为礼品、化妆品、虫草、健身、按摩、洗浴、 娱乐、旅游、烟、酒等与企业经营无关的项目不得作为报销凭证。 第五部分财务报销制度第一条报销一般规定（一）必须取得相应的合法票据，且一般为当年度开具的发票。 相关规定见发票报销规定。（二）现金报销应在 Oracle系统中的“费用报销”模块填制报 销单据；通过银行支付的报销单据应在“无合同应付”模块或“合同采购订单”模块填制。（三） 涉及增

7、值税发票的现金报销单据应在“无合同应付” 模块 填制。（四） 按照审批权限管理制度的要求， 对报销单据采取书面签字 审批及Oracle系统审批的双重审批制度。（五） 一次性现金报销金额大于 5000元的，需提前二天预约， 以便财务备款。（六） 企业与企业之间，支付款项过万元得，应签订相关合同， 未过万元应签订相关协议。（七） 在一个预算期间内，各项费用的累计支出原则上不得超出 预算。第二条各类报销的具体规定（一） 设计分包类1、 发票的取得：属于“营改增”试点范围地区的分包单位，应 提供可抵扣的增值税专用发票；非试点地区的分包单位，应提供加盖 分包单位公章的工程设计资质证书复印件。2、 “营改

8、增”试点地区，报销时应提供的材料，增值税专用发票、 实收系统中开具负数的设计收费通知单、由项目经理签字确认付 款阶段的合同、经审批的合同采购付款申请表。非试点地区，还 应提供工程设计资质证书复印件。（二） 出国考察类1、出国考察包括技术类出国考察与非技术类出国考察两类。技术类出国考察，须提供经审批的因公出入境专业化考察审批表 ，非技术类出国考察，须提供经审批的因公出入境审批表 。2、 技术类出国考察通过旅行社办理出入境事宜的，可按合同额的70%预付，待考察结束后支付余款。预付时应提供经审批的借款单。3、 出国考察报销时，应提供材料：发票、签订的出国考察合同、 员工出入境审批表，经审批的合同采购

9、付款申请表。技术类考察 还应提供考察成果备案表。（三） 资产购置类1、 资产购置需预付的，须提供经审批的固定资产请购单复 印件，按要求的填制的、经审批的三联式借款单。2、 一次性大批采购及车辆购置应签订资产采购合同。3、 采购的资产由综合办验收并入库。4、 资产购置类报销时，提供以下材料：增值税专用发票、 固定 资产请购单原件、资产入库单、经审批的付款申请单、资产采购 合同。5、 资产的实物管理由综合办负责。（四） 职工福利类1、 发放给职工的劳防用品等各类物品、 卡券，应由领受人签收。 签收单作为报销凭证的附件。2、 旅行社开具的发票内容为：团费，机票、酒店，考察费，差 旅费的发票可以作为职

10、工旅游费的报销。 若多人组团旅游的，应通过 旅行社办理并签订相应的旅游合同。 合同签订形式，应与院相关规定 一致。3、 员工自助旅游的，在旅游地实际发生的交通费、住宿费、餐 费等，符合报销规定的、取得发票合法的有效的，可作为旅游费报销.4、 临时聘用人员发放劳务费，应按要求详细填写劳务费发放 通知单，按审批权限审批后，先交人力资源部审核，再交财务审核 审核无误，由本人领取或有发放部门代为领取。（五）其他类1、 差旅费报销时应详细填写外埠差旅费报销单。2、 其他各类报销按照一般报销规定办理。第六部分科研经费管理制度第一条 所指科研经费是公司从事各类科研活动所获得的经费。 按其来源分为四类：1、

11、国家级、市级项目经费：指由国家自然科学基金、国家社会 科学院基金、国家各部（委）的专利项目研究经费、各类开放实验室 基、市或区科委、市或区经委下达的项目研究经费等。2、 外部项目经费：指由公司企事业单位、大专院校、厂商批准 立项、签订合同以及联合开展的科研所获得的科研经费。3、 集团项目经费：指由集团公司下拨的科研经费。4、 院部项目经费：指由本公司独立开展的科研项目所需的，由 企业内部调拨的科研经费。第二条 技术部统一管理各类经费来源的科研项目。 科研项目经 费的申请、预算的编制、经费的使用，应按照技术发展经费使用管 理规定执行，财务部仅审核科研项目经费使用是否符合财务报销的 相关规定。第三

12、条 科研项目经费支出预算包括基本费用、专项费用、人力 资源费和其他费用等。（1）基本费用具体如下：1、 办公费，包括办公用品、手机费、电话费、邮费、快递费等；2、 差旅费，一般不大于院内拨款总额的 20%包括：市内交通 费、外埠差旅费；差旅费是指在课题研究过程中开展科学实验 （试验）、 科学考察、业务调研、学术交流等所发生的外埠（国内）差旅费、市 内交通费用等。差旅费的开支标准应参照国家有关规定执行。3、 出版物/文献/信息传播/知识产权事务费是指课题研究过程中 需要支付的出版费、资料费、专业软件购买费、文献检索费、专业通 信费、专利申请以及其他知识产权事物等费用。打印、复印、印刷、 制版、照

13、相、文献检索入网费及书籍购买费等各项费用可在该项预算 中列支。4、 会议费，指课题研究过程中为组织开展学术研讨、专家咨询 以及协调课题等活动而发生的相关费用。应严格控制会议规模、会议 数量、会议开支标准和日期，并提供详细说明。5、业务招待费，不大于院内拨款总额的 5%第四条科研经费的使用实行支出登记制度，项目组在向财务部门 报销费用时应注明预算项目、金额。财务部门报销相关费用时，发现 属于下列情况之一的，不予报销：单项使用累计金额超出单项的总预算额；累计使用总额超出当前的已拔经费总额； 违反院其他相 关财务规定的情况。第五条 科研经费均实行按项目建账，独立核算。科研经费的使用由项目负责人全权负责。项目负责人经在制度允许的范围内， 依据 申请时所列经费适用范围，自主合理支配项目科研经费的使用。第六条 科研项目报销的一般规定1、 科研项目各类报销单据，按非科研项目一般报销规定在Oracle系统中填制。2、 报销单据的审批，按照审批权限的规定执行。3、 各类科研的，试验、测试费，出国考察费等大额支出应与对 方单位签订相应合同。4、 院级科研项目原则上不得购置资产，其他经费来源的科研项 目，按照预算执行。5、 经费使用严格按照预算执行。按比例拨付款项的，在拨付款 项的额度内使用。6、 对集团科研管理系统中的科研项目，按照实际发生数， 逐个项目逐笔维护。