公关营销部工作流程及实施细则.doc

1、公关营销部工作流程及实施细则 作者：营销部 职业餐饮网 餐饮管理 2010年09月06日 点击数： 129 【收藏本文】【字体：小 大】 一、市场调研分析的操作程序和实施细则操作者：公关营销部经理调研选题确定方法收集资料综合分析撰写报告1、调研选题：收集、了解同行业酒店的动态和旅游系统的有关销售策略与安排；根据市场及酒店经营状况，确定调研的科目和内容，提出要调研的问题性质和范围。2、确定方法：结合本酒店的技术力量及财务状况，确定本次市场调研所要采取的方法。3、收集资料：采取各种形式，广泛听取各有关方面的意见；对所收集的材料进行系统的整理与分类。4、综合分析：组织酒店各相关部门根据所得的资料进行

2、讨论分析，提出各自的看法和建议。5、撰写报告：综合讨论分析的各种观点，综合当前客源市场的特点及本酒店经营管理的现状，写出本次调研报告，并报总经理审阅。二、大中型公关促销活动的操作程序和实施细则操作者：经理形式程序准备组织实施总结1、形式酒店应利用每年的国庆节、春节、元旦、圣诞节等节假日举办各种促销活动；具体形式如下：春节年夜饭、圣诞晚会、中秋赏月晚会等；举办目的是广泛招揽客源，扩大酒店影响，增加产品销售，提高设施利用率并获得一定的社会效益与经济效益。2、程序：酒店每次大中型公关促销活动应有营销部、餐饮部或康乐部等部门提出活动创意和初步活动方案，并报总经理批准；总经理召集各有关部门经理召开专门会

3、议，研究这一促销活动的可行性。具体内容有：活动目的、预定规模、活动方式、工作步骤、所需资金、预期效益等；如活动内容可性，由总经理作出举办决定。如可行性较低，特别当预测的经济效益和社会效益均不够理想时，由总经理和部门经理协商作出取消或暂缓举办的决定；酒店大中型公关促销活动决定举办后，由总经理召集营销部、餐饮部、康乐部、前厅部等有关部门经理召开专题会议，共同分析这一活动可能达到的规模、客源组织方法、客源多寡、工作步骤等，并在此基础上形成大中型公关促销活动的具体方案；根据上述方案，抽调人员组织临时工作小组，落实各有关责任人。3、准备：根据举办时间、举办地点，由所在部门经理负责场地准备，如：餐厅、宴会

4、厅、夜总会等；场地准备要明确场地使用时间、场地布置要求等，以保证届时活动的需要，同时又尽可能不影响举办前的正常营业；根据活动内容、活动方式和场地布置要求，由所在部门经理与工程部、公馆营销部美工等共同研究，拟订环境布置方案；具体环境布置应根据活动内容、活动方式和布置方案而确定，务求做到环境布置与促销活动内容、形式、性质相符，保证环境美观、典雅、舒适，对前来参加的客人有形象吸引力；酒店大中型公关促销活动多以食品销售、娱乐活动、酒水销售为住。正式举办活动前，应由餐饮部、康乐部经理根据预测参加的人数，与财务部协商，提前准备好食品原材料、酒水饮料和客用消耗品。若以餐饮为主，则应提前拟订好菜单，保证原料、

5、用品适合活动的需要；促销活动举办前一天或当天上午，由总经理、营销部、餐饮部和其他相关部门的经理共同检查活动场地卫生、设备布置、环境布置、桌椅摆放等是否符合要求。若存在问题，应及时提出改进措施，迅速督导落实，保证大中型公关促销活动的如期举行。4、组织根据大中型公馆促销活动的需要，由酒店营销部经理负责，提出在报纸、电视电台上做宣传广告的方案，并与有关媒体取得联系，确定宣传方式、宣传稿件，了解宣传公关所需费用、分析预期效果。在可行性分析的基础上，由营销部经理将广告宣传方案与费用预算向总经理汇报，经审批同意后，落实具体方案；每次活动的广告宣传一般提前1530天进行。正式活动前710天，完成广告促销工作

6、，取得必要的广告宣传品的效果；酒店大中型公关促销活动以内部宣传画、招贴画、活动告示牌、门前彩旗、横幅、会标等广告宣传为主。具体工作由营销员、员工与有关部门经理协商，提出设计方案、制作出各种宣传品，并在活动举办前35天完成；宣传画等应在酒店门前、电梯、举办场地门前等适当场地张贴、悬挂，以烘托活动气氛，扩大宣传效果；根据酒店大中型促销活动需要，除由营销部拟订邀请来宾名单和设计出邀请函件外，还应直接打电话询问，邀请客人参加。5、实施促销活动举办当天，有接待部门落实具体人员，迎接客人的到来。接待人员应主动引导客人进入活动场所；在准备好食品、饮料和各种用具、用品并在摆放整齐的基础上，由主办部门经理宣布活

7、动开始，总经理向客人致欢迎辞，宣布活动内容、活动方式、活动目的，欢迎客人参加，并由次拉开酒店本次促销活动的序幕；每次大中型公关促销活动正式开张后，每天由活动举办部门根据活动方案做好客源组织、客人接待服务等工作，以满足客人的消费需求；公关营销员和服务人员应随时征求客人意见，改进服务质量，力争获得良好的经济效益和社会效益。6、总结：每次大中型公关促销活动结束后，由财务部收款审计人员统计每天客人数、食品、饮料、娱乐项目收入和分析经营效果，支撑报表分送总经理和部门经理；每次活动结束后，由总经理召集专题会议，总结活动经验、收入效果，分析存在问题，提出改进建议，表扬先进部门和先进员工；举办活动的部门和营销

8、部经理召集本部门主管和有关人员开会，总结部门活动经验，肯定成绩，表扬好人好事，分析存在问题，提出改进措施，推动酒店公关促销活动的发展。三、公关广告促销的操作程序和实施细则操作者：销售部经理预算制作跟踪1、预算：每年11月由公关营销部经理和公关营销员协商，根据本酒店市场开发策略制定公关广告计划，提出制作广告的次数、时间、主要媒体、广告价格，然后做出下一年度的广告预算，并纳入酒店公关营销部的年度预算之中，并经总经理审批，形成酒店广告预算；根据需要，在年度预算的额度范围内，做出本次公关广告促销活动的经费预算。2、制作：每次刊登广告，应由公关营销员事先联系好广告媒体，谈妥价格并设计广告样式，报经理和总

9、经理审批后，与广告公司或广告媒体签订协议；请媒体制作广告清样，经公关营销部经理审批后，再正式定稿并予以刊登。3、跟踪：酒店广告刊登后，由营销员取得广告宣传样本，留一份存档，其余样本送总经理和有关部门经理，同时调查广告效果、客户反映；对一些重要的广告应设法请客户观看，以扩大酒店的影响。四、酒店宣传册制作的操作程序和实施细则操作者：营销部经理设计制作审批发放1、设计：制作宣传册应有营销部负责，与有关部门经理协商，提出设计要求然后由酒店摄影人员或外请专家摄制酒店设施或服务项目等精美照片，交美工设计制作样本，拟订配合照片的宣传文字；将样本报公关营销部经理和总经理审查，提出修改意见后，再修改定稿。2、制

10、作：由酒店营销员联系制作厂家或出版社，询问价格，草签协议，报总经理审批后再签订正式协议进行制作；由于这类宣传品一次制作量较大，使用时间长，因而制作单位一般应选择三家以上进行比较，然后再选定制作厂家或出版社，确保对制作质量和成本的控制。3、审批： 制作厂家或出版社确定后，要按合同或协议事先审核做好样本，若质量存在问题，必须请制作单位进行修改，确保宣传品色彩、样式、纸张、文字排版等方面均达到最佳效果，然后才能正式投入引制。4、发放：酒店宣传册和有关宣传品制作完成后，应分送客房、前厅、餐厅等部门，由服务员向客人发放，或由客人自取或张贴在电梯、前厅等适当部位；余下的宣传册和宣传品由公馆营销部送仓库统一

11、进行保管，需要时再由各部门到仓库领取。五、参加展览会、博览会的操作程序和实施细则操作者：营销部经理精心选择认真准备积极参展总结评估1、精心选择：酒店是否参加展览会、博览会，应由营销部经理按以下标准选择：A)会议或活动目的是什么；确切内容是什么；估计有多少人参加，参加人员是否对酒店的产品销售和客源组织有较大实质性的作用；B)会议或活动的参加费用需要多少；酒店是否可以承担这些费用；这些费用支出和参展后能否给酒店带来较大宣传或销售效果；C)参加这种会议或活动，酒店需要那些参展用品或宣传品?其费用支出如何，参展后能否联系或扩大酒店客户；D)酒店能否抽出人员参展；参展人员能否在规定时间内准备好参展资料、

12、图片。如公关营销部经理决定参加，则应以书面形式报总经理并获批准后，方可参加。2、认真准备：经总经理审批同意参展后，由营销部经理和有关参展人员提出参展指导思想、参展原则、参展用品，并报与总经理审批，获同意后做好相应的准备工作；根据展览会、博览会通知要求，结合本酒店实际，组织人员，参展用品和资料，包括酒店产品介绍、宣传照片、分发客人的宣传资料和预定单、协议书等，保证参展需要；根据主办单位要求，事先联系好展位，设计好展台。展台设计要做到美观、大方、醒目，展台前的酒店名称、酒店标志要十分突出，能够引起客户的注意。3、积极参展：参展人员应提前在参展场地布置展台，将图片、照片、宣传资料、解说词等按照展方设

13、计要求，布置在展台上。保证美观、大方，形象突出；参展活动正式开始后，展台应指派专人值班，并配妥解说人员。当有客人或客户前来参观时，要主动介绍，热情接待，大力宣传酒店产品和服务。尽可能达成签订用房协议意向，扩大酒店影响；对国内外旅游公司、商社、为酒店提供过客源的参展老客户，应主动上门拜访，向他们介绍酒店的新变化和新的服务项目，积极脱销，必要时达成意向或签订协议；对参加展览会、博览会的有关新闻单位记者要重点接待，请他们参观酒店展台、拍照，并向其散发宣传小册子和有关资料。必要十可单独接触，请他们为酒店参展做好宣传。力争能将酒店参展资料见报，以扩大酒店影响。4、总结评估：对前来参观酒店展台的客人或客户

14、，应主动征求意见，并请他们留下名片或留言薄上留言；对重点客户、重点客人、新增加的客人和客户，必要时可请他们参加座谈会、小型聚餐会，一方面征求意见，一方面落实和联络客户关系。对各种客户均应做好记录并存档；对参观本酒店展台的客户数量、散发宣传资料的数量、接待重要客户的单位主粮、有意向的客户数量、记者发稿或意向等参展效果均要作出必要的统计；参展人员在参展工作结束一周内写出参展工作总结，并向总经理汇报，总结经验，表扬先进，改进不足之处。六、公关赞助活动的操作程序和实施细则操作者：营销部经理选择审批实施跟踪1、选择：举办公关赞助活动既是提高酒店声誉，树立公众形象的良好形式，又是酒店必要的社会责任；酒店可以赞助的公益活动很多，包括赞助文化活动、教育事业、残疾人事业等。酒店具体选择那些公益活动赞助，要根据实际需要和社会影响确定；在选择公益赞助活动项目后，公关人员要分析赞助活动内容、赞助形式、赞助所需要的费用、赞助工作步骤、赞助活动的影响等，并写出赞助活动计划。2、审批：赞助活动计划制定后，营销部经理要以书面形式详细向总经理汇报计划内容、必要性、可行性以及赞助工作的具体细节。以获得总经理同意后加以实施。3、实施：联系被赞助单位，并落实具体时间、地点、赞助方式、会场或场地布置、参加人员等；提前联系新闻媒体和记者，向他们散发赞