文书工作与档案管理实务教材.ppt

1、文秘11级,文书工作与档案管理实务,项目二,文书处理,教学规划,教学目的 1、掌握文书行文制度 2、能够按规范进行收、发文办理;3、能够按规范进行文书传阅。教学重点 1、发文处理 2、收文处理 3、文书传阅教学难点 1、发文处理流程 2、收文处理流程教学方法 讲授、讨论、实训教学手段 多媒体教学时数 10课时,项目构成,任务一：发文办理,任务二：收文办理,任务三：文书传阅,发文处理是公文形成的重要阶段,是指各种社会组织为制发公文所进行的公文创制、处置与管理活动。具体环节包括：草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等环节。,任务一：发文办理,情景任务,（秘书办公室内）王俐（对刚招聘进来的

2、秘书）：小胡，最近正值公司业务旺季，公司人手紧缺，可又不能招人太多，所以经常要加班，按照李总的意思，加班费如何计算，他让我们先拿出个初步意见来，他同意后下个通知，所以你先起草一下这个通知，注意一定按国家相关法律法规来写。胡：好的，我马上就写。,第二天：王俐：小胡，昨天让你写的通知草稿写怎么样了？小胡：哦，早完成了，昨晚我就放到李总办公台上了。王俐：放李总那去了？这么快？小胡：有什么不对吗？不是说李总看过同意了就发吗？王俐：那你的底稿还有吧？拿来我先看一下。小胡：你也要看？对不起，我不知道，喏，这是，你看吧。,风光公司关于加班费计算方法的通知,各位同仁：鉴于目前公司业务红火，大家加班劳累，比较辛

3、苦，但这是没办法的事，不可能再招较多员工，只好大家咬紧牙关，共渡难关。当然，不会让大家白忙活，公司一定会根据国家相关法律法规发放加班费的。下面将有关事项通知如下：一、发放对象：公司所有员工。二、发放的时段：八小时以外。三、发放的标准：个人每小时平均工资的三倍。四、注意事项：加班员工要有部门领导签字和最少一位同事口头或书面证明。办公室二五年六月二日,情景思考,小胡的发文程序有问题吗？按照你的理解，说说她应当如何做。,以本单位名义制发公文的过程,一、发文办理的含义温故而知新,发文办理,2.发文记录了本单位内外工作活动过程，为本单位积累档案奠定了基础,1.通过发文行使法定的职权、表达意图、传递信息。

4、,发文办理,3.单位发文的形成与过程是由众多工作人员共同参与的组织行文。,二、发文办理的实质,草拟,审核,签发,复核,缮印,用印,登记,分发,三、发文办理的流程(P19),发文办理,4修改文稿,3.会稿与会商,1.领受任务与准备,2.起草,引用公文应当先引标题，后引发文字号。,日期应当写明具体的年、月、日,结构层次序数，第一层为“一、”第二层为“（一）”第三层为“1”第四层为“(1)”,公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字,形成文稿,1、拟稿,小胡按照王俐的意思草拟文稿：1）交拟环节：领会领导

5、意图 2）准备环节：收集组织材料 3）构思：提纲 4）撰文：初稿形成（进行必要的会商）,情景任务小胡该如何拟稿呢,（1）核稿的范围与内容,1）是否确需行文,2）文种是否恰当,3）内容是否合法,2、审核,4）措施和办法是否切实可行,5）涉及多个部门的事项是否协商一致,6）拟办的公文用语是否恰当,经审核发现属于总体方面的问题，应提出原则性修改意见，退撰稿人或撰稿部门进行修改。审核文稿宜在纸质发文稿纸上进行。,（2）审核工作的分工,业务部门负责人审核，审改的重点是文稿中涉及的有关业务工作的有无与现行政策法规相抵触之处、文稿中引用的材料是否准确、反映的情况是否如实、所作结论是否恰当。,（3）核稿的结果

6、,情景任务草拟环节规范动作：,审核：小胡将完成的初稿交由王俐审核就情景案例而言王俐审核的要点有：1、有无行文的必要：刘俐应首先权衡有无下发该通知的必要，以及就公司实际情况对公司支付加班费的能力及基本数据进行评估。2、文种：文种适当，但标题不能达意。改为：关于发放加班费的通知。3、文稿内容：不合法。4、措施、办法是否切实可行：1）用语不当，影响可行性（公司所有员工、八小时以外）；2）缺少必要的附件支撑，导致模糊混淆不易落实；3）需设计制作工作用表，并以附件形式加入：加班费申请表；加班证明。5、公文用语：过于口语化，需修改。1-3-26、由于是公司内部发文，且为制度性文件，不涉及其他单位，故无须会

7、签。,情景任务王俐该如何审核呢,3、签 发,签发内容务必明确、完整、规范，明确签署核准意见，完整地签上姓名与时间。,签发的分工,以本单位（部门）名义制发的上行文，由主要负责人或者主持工作的负责人签发；以本单位（部门）名义制发的下行文或平行文，由主要负责人或者由主要负责人授权的其他负责人签发。,联合行文的会签,联合行文一般由主办机关首先签署意见，协办单位依次会签,签发是绝大多数公文生效的必要程序，文稿只有经过签发后方能成为定稿，具有正式文件的效用。,情景任务草拟环节规范动作：,签发：王俐将审核通过的文件发文稿纸交由分管领导签发。总经理在签发意见栏明示：同意发文签上自己的姓名填写日期1-3-2,情

8、景任务领导该如何签发呢,4、复 核,复核的含义,公文在正式印制前，秘书部门进行的再次审核工作。,复核的内容,处理程序：审批、签发手续是否完备？附件材料：是否齐全？文件格式：是否统一、规范？（按照国家行政机关公文格式）文件的形式：是否有错字漏字、标点,情景任务草拟环节规范动作：,复核：王俐对文件定稿进行再次审核。经审核，签发手续已完备；附件材料已齐全，公文格式规范，可送交缮印。,情景任务王俐该如何复核呢,5、印制文件 P26,缮印,校对,校对内容和校对格式：包括发文的用纸大小、版面设置、行距、字距、公文中各组成部分的标识等是否符合有关规定。,缮印的种类：打印、胶印、铅印和复印,校对的要求1、人员

9、组织上注意弥补个人局限性。2、正确使用校对符号。3、用另色笔工整、清晰标示。4、签署意见和注明校对人。,缮印，指根据发文定稿进行排版印制文件正本的过程。,要求：准确、规范、及时、美观,情景任务草拟环节规范动作：,就情景案例而言缮印与校对的要点有：1、将签发稿送到公司文印室进行缮印；2、缮印过程中将印制出来的文本清样与定稿再次进行字、句、标点的校对，尤其注意数字、地名、人名等关键词，以及公文数据。注意排版格式，字体、字号、格式统一。3、校对无误后，填写缮印登记表。,情景任务该如何缮印与校对,6、用印,印制的有特定版头的普发性公文外，其余绝大部分文件印制完毕必须按规定用印，以示发文机关对文件生效的

10、认可,对此负有法律责任。,发文原则上以谁的名义文，就用谁的印章,联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。,联合上报的公文，由主办机关加盖印章,在印好的文件正本的落款处加盖单位公章,情景任务草拟环节规范动作：,就情景案例而言用印的要点：1、注意用印的文件必须是已签发的文件；2、用印要做到上不压正文，下骑年盖月，印章端正，印色朱红，浓淡适宜，印迹清晰。见1-3-2,情景任务该如何用印呢,6、发文登记,文件发出前对文件的相关项目进行记录，以便对发文进行统计、核查等。,情景任务草拟环节规范动作：,见1-3-4,情景任务该如何登记呢,7、发文传递与公布,发文传递,直接送达收文机关,普通邮寄,机要通信,机

11、要交通,文件交换,电信传递,发文传递是连接文件的发文程序与收文程序的通道。,签定合同、协议书、意向书等文件时往往采取互换文本的方式进行传递。,文件的公布,文件公布是将发文单位的意图最快地传递给收文者的有效方式。,情景任务草拟环节规范动作：,就情景案例而言分发的要点有：1、封装文件。注意：有无附件、密级、数量、文件完整度、有无盖章等2、书写文件封面。注意：清楚正确；不滥用简称和不规范的字体；如有紧急、密级等特殊要求必须在封面上加盖相关戳记。3、装封。注意：文件要短于封口，封口要牢靠严实，不能用订书钉，密级文件要贴密封条，并骑缝加盖密封章。4、发送。注意：发送渠道主要有电信传送和人工传达。本情景任

12、务，封装文件发给三个分公司即可。5、归卷。文件分发文毕，文秘人员将发文稿纸、定稿和文件正本归档，以备查考和年终立卷归档。,情景任务分发要点,本节补充,签发类型：正签、代签、核签（加签）、会签签发的权限签发的原则：先核后签签发规范：发文稿纸“发”、“急发”；代签时标注“代”“代签”字样。需核签或加签的要明确“请某某同志审阅后发出”查办 方式和要求,本节小结,1、发文处理流程？2、各环节操作要领？3、发文处理中使用的工具载体？,1、发文的实质；幻灯片 162、发文流程；幻灯片 123、发文各环节操作要领。,本节知识应用,应用知识点,案例分析,宏利公司南昌分公司成立不久，公司各方面的工作还在适应和调

13、整之中。这天，公司销售部王经理代拟了一份以公司名义发出的急件，他将文稿打印在空白的复印纸上送到公司办公室。秘书小李一看是急件，二话不说就盖了公章，王经理拿着盖了章的文稿急忙送到总经理处签字。总经理一边看一边用笔对文稿做了一些修改，最后在文稿的下方空白处签上了自己的姓名和日期，吩咐秘书立即发送出去。任务：评述案例中的发文处理（是否正确，为什么？）注意思维逻辑与语言表述。温故而知新,案例总结,文件是制定政策、发布法规、开展对外联系的重要工具，文件的内容是单位最高权利意志的体现，具有权威性和约束力。文件的制发一定要按照规范的程序进行。宏利公司南昌分公司的发文处理程序极不规范。首先部门经理的文稿不能随

14、便打印在复印纸上，应该启用公司的专用文件纸；其次秘书在接到这份待发的文件后应先请领导审阅，领导签发后方可盖章，而不是未经审核就擅自盖章；第三，总经理在已盖章的文件上进行修改，就不能用修改稿作为最后的成文发出，而应重新打印一份盖章后发出。,实务训练,经理让高洁起草一份“药材展销会保卫工作意见”并于两日内发出。如果你是高洁会怎样完成这个发文处理任务呢？请各小组在讨论的基础上：1、写出本小组具体的发文处理流程；2、进行简单的模拟演练。温故而知新,总结：高洁的发文处理流程,1、遵照草拟文件的要求，拟写文稿。2、对字词、格式、标点符合等进行检查后，交经理审核。3、经理对文件内容进行仔细审查，对文稿进行了

15、个别修改。4、高洁将经理改动的地方在电脑上进行了相应的修改，并再一次核对修改后的文件。核对无误后，用空白A4纸输出该文件并附上文件签发单一并交给经理审查。签发单 5、经理确认无误后在签发单上签上了自己的名字和日期。6、高洁回到办公室按现有格式重新用公司的文件纸打印了二十份，分别盖上公司的公章，然后在公司发文登记簿上作了登记。7、高洁将文件分发到各个部门，并要求他们在收文单上签字。,秘书锦囊：退回的公文该如何处理,公文被退回时，应先看退回的理由说明，然后根据具体情况具体办理；如果是一般公文格式的问题，只需要重新修正后再上报即可；如果是未经协商独自办理的公文，应按程序重新履行会签程序，取得一致意见

16、或列明各方理由后再报；对内容改动较大或有实际性改动的公文，应送有关领导人重新审批后签发。修改后的公文仍可用原编文号，但必须将原印发件做废处理。,温故而知新,学完上一次课最大的收获是什么?案例分析 实务训练 文件的制发一定要按照规范的程序进行！1、这个规范的程序知道了吗?(知)2、如何按照这个程序来做 各环节的操作要领(行)3、发文处理能够知行合一了吗？知识迁移,知,行,任务二 收文处理,收文处理是否也如发文处理一样 需按照规范的程序来进行？学习重点：1、认知收文处理的规范程序 2、行为程序内各环节的操作要领,舒美服饰有限公司的张秘书收到一份市政府的通知。通知说明将在12月8号组织召开冬季防火工作会议，要求全市所有大中型企业的主要负责人都参加，并且要准备好相应的汇报材料，通知还特别提到如果发现在这次会议中出现无故缺席或汇报材料不详细的企业，将给予一定的处分。张秘书粗略一看标题，认为是常规性的工作安排，跟总经理直接说就可以了，因此没有把文件交给总经理过目，而是直接放进了档案盒张秘书的处理妥当吗？为什么？文件作为各单位行使职能的重要工具，频繁进出于各组织各部门，那么，秘书收到文件后该如何规范