数据透视表在宜张高速项目物资管理中的应用概要.docx

1、数据透视表在宜张高速项目物资管理中的应用概要数据透视表在宜张高速项目物资管理中的应用摘 要：本文重点对工程项目的物资管理及数据透视表功能进行简要介绍，通过数据透视表在宜张高速项目物资管理中的实际应用，说明数据透视表工具可以提高物资核算工作效率800%，是项目管控物资成本的高效工作。 关键词：数据透视表 工程项目 物资管理1、工程概况宜张高速公路主线里程36.271公里，双向四车道高速公路标准建设，设计速度80km/h，路基宽度24.5米；本项目起讫桩号K55+725-K78+600，总计长22.875km，主要工程量为挖方485.5万方，填方375.5万方，大桥4976.65m/14座，中桥1

2、39.08m/2座，隧道3141.75m/4座，互通式立交2处，服务区1处，收费管理站1处。项目合同工期30个月，自2013年12月15日至2016年6月14日，合同段中标价格为11.67亿元。2、物资管理的意义国内高速公路项目物资材料一般占工程直接费成本支出的55%至75%，是工程项目最大费用项，物资管理是项目盈亏的关键因素。物资管理包含内容丰富，包括原材料市场及潜在供应商调查、物资采购总体计划、合格供应商管理、物资出入库管理、现场管理、物资核算与支付等内容，从管理角度来讲是一个完整的PDCA循环过程。国内高速公路项目施工周期短、规模大、构造物复杂、工作面多，造成短期内使用材料种类繁多、数量

3、巨大。仅笔者所在施工企业物资编码就包含五个层级，近10000细目项，具体划分为7大类，详见表1。普通工程项目虽不可能包含所有物资编码细目项，但基本涵盖7大类物资，且细目项一般在200至500项之间，其中主要材料细目项在100项以上。如此大数量、短周期的物资消耗对项目物资出入库数据统计、分析、核算、管控提出很高的要求，“控则赢、费则损”。序号一级名称二级名称1主要材料各类钢材、金属制品、水泥、木材、地材、沥青、半成品、锚具锚杆、支座、伸缩缝、添加剂、土工材料、管道及通信材料。2燃润油料液体燃润料、固体燃料、燃气。3结构件混凝土类结构件、其它类结构件。4电器件线缆、高低压电器。5低值易耗品工具用具

4、、劳保用品、小型机具、其他用品、安全用品。6周转材料及非动力设备周转材料、非动力设备。7其他材料辅助材料、化工材料。表1：企业物资分类名称本文以宜张项目2013年12月19日至2015年1月2日部分物资出入库统计数据作为研究对象，共6464项源数据。数据包含类别、进场日期、材料名称、材料规格、单位、当日进量、单价、金额、供应商、调拨单编号、卸货地点和备注12项字段信息。3、物资出入库及物资核算管理3.1物资管理软件及Excel表格物资出入库、物资核算管理是物资管理的重要组成部分，也是笔者本次通过数据透视表这种信息化手段来展现物资管理应用的核心内容。笔者所在公司自2004年起开始使用物资管理软件

5、，先后使用过用友ERP、浪潮ERP、同望企业管理系统OA、协同办公平台OA等。用友和浪潮软件强调物资数据与财务数据的转换对接，同望和协同系统强调物资数据与工程数据的对比核算。物资管理软件的出现和不断完善提升了施工企业物资管理标准化、信息资源快速共享、业务部门数据统一、分析核算自动化、总部远程监控等方面的能力，在减轻业务人员工作强度的同时也为管理层高效决策提供及时依据。物资管理软件的应用有利于企业成本的管控，有利于实现内部资源的高效利用。但与此同时由于高速公路、高速铁路等大型基础设施修建地点地处偏远、自然环境恶略、且易受极端情况影响，电力和通讯经常中断，物资管理软件的应用部分受到影响。一方面，物

6、资管理软件的功能设置通常基于整个行业或某公司整体管理情况进行标准化，有利于关键数据的统一提取，但缺失项目管理中某些更具体细化的重要功能；另一方面，物资管理软件中也存在某些系统bug（缺陷），常造成物资管理软件不能正常使用；因此项目管理中常用Excel表格。使用Excel表格统计、分析、核算物资数据是项目最常使用的重要工作方式，施工企业项目经理部使用Excel表格统计数据有以下三方面优点：一、Excel表格数据统计更加灵活，可以根据公司标准化要求及项目管理特点增加源数据基础信息，方便按照不同管理角度来分析、核算统计数据。二、Excel表格可以作为源数据导入到物资管理软件，解决了项目所在地网络通讯

7、不畅通或欠发达情况时的数据共享和远程监控问题，方便公司总部对项目物资的管控。三、Excel表格功能更多，可以更加智能的实现项目领导层以项目成本控制为核心的管理思路，可以生成数据透视表、数据透视图等交互式表图，且表图可以继续编辑到最适合的格式。3.2物资核算管理的日常要求高速公路、高速铁路等项目日常工作中对物资出入库、物资核算管理主要体现在物资计划管理和物资统计管理。物资计划管理体现在工程进场后，项目经理部依据工程施工图及施工组织设计，编制物资采购总体、年度、季度、月度材料计划，计划要尽量周详，个别急需材料可以做到旬或周计划。施工时，在计划的周期末核对计划的执行情况，找出偏差，分析原因，及时调整

8、后期计划，编制出更切实的滚动计划。工程设计或施工方案发生修改调整时，工程技术部门及时将调整后的材料采购计划报物资部，以便调整采购计划。物资统计管理体现在能够及时掌握材料的使用情况，对每天进场的各类材料进行台帐登记。了解各作业工区到场材料的情况，对大宗材料可为各作业工区分别设置一份钢材、水泥等调拨数量统计表，结合各作业工区上报的材料计划量分析是否相对应，以便防止浪费，造成超进。如有超进应及时协调，统筹安排，取长补短。材料出入库时，必须做到记账有凭证，修改有记录，盈亏有原因，损坏有报告，调整有依据。要求做到账面整洁、清晰、账物相符、账帐相符。每月进行盘点，在达到物资采购总体计划30%、60%、90

9、%时要核算盈亏状况（简称“369盈亏分析”），及时调整。在账务设置方面，建立材料收发存明细账、总账；供货商资金账；各施工队资金账。每月作一次盘点表，账面结存余额要与财务材料账面结存余额相一致。3.3物资统计数据的日常操作项目经理部经常使用物资统计数据Excel表格的人员主要包括物资副经理、总会计师、总经济师和物资机械部、财务部、合同部员工。其中物资机械部员工具体负责物资数据的统计、分析、核算，其他人员根据相应职责和工作范围可能全部或部分使用物资数据。项目经理部每月进行材料盘点核算时是物资机械部员工最忙碌，最辛苦的时候。通常需要对账并统计各物资供应商、各作业工区的材料金额和数量，并形成相应报表。

10、项目常规做法是使用Excel表格中的筛选功能对每个供应商和作业工区进行少则十项、多则百项材料的制表、汇总计算，专业人员对Excel表格中的筛选功能已经十分熟悉，且易学易懂，此处不再赘述具体操作过程。此项工作通常需要有经验的物资会计2至3天才能完成。根据笔者在项目经理部的实际调查研究，使用Excel数据透视表功能仅需要2至3个小时就能完成此项工作，既1小时完成原先8小时的工作量，工效比800%。实实在在可以为项目物资机械部员工降低工作强度，提高工作效率，掌握Excel数据透视表功能可以从容应对月度材料盘点、“369盈亏分析”或领导临时交办数据统计任务。项目其他人员，特别是项目领导层只要掌握Exc

11、el数据透视表功能，仅需要各类原始统计数据，就可以根据自身需要快速的分析问题，解决问题。4、数据透视表功能简介4.1数据透视表简介数据透视表（Pivot Table）是一种交互式的表，可以进行某些计算，如求和与计数等。所进行的计算与数据跟数据透视表中的排列有关。之所以称为数据透视表，是因为可以动态地改变它们的版面布置，以便按照不同方式分析数据，也可以重新安排行号、列标和页字段。每一次改变版面布置时，数据透视表会立即按照新的布置重新计算数据。另外，如果原始数据发生更改，则可以更新数据透视表。4.2数据透视表的创建本文中笔者皆使用Microsoft Excel 2010软件（以下简称Excel）进

12、行数据透视表相关功能操作。若要创建数据透视表，请运行“数据透视表和数据透视图”模块，从工作表列表中选择源数据。软件为您提供报表的工作表区域和可用字段的列表。当您将字段从列表窗口拖到分级显示区域时，Excel自动汇总并计算报表,详见图1系列。图1-1 数据透视表的创建1图1-2 数据透视表的创建2图1-3 数据透视表的创建3创建数据透视表后，可对其进行自定义以集中在所需信息上。自定义的方面包括更改布局、更改格式或深化以显示更详细的数据。4.3工作表数据您可以将Excel工作表中的数据作为报表的数据来源。该数据应采用列表格式，其列标签应位于第一行。后续行中的每个单元格都应包含与其列标题相对应的数据

13、。目标数据中不得出现任何空行或空列，且不得出现任何合并单元格，详见图1-1。Excel 会将列标签用作报表中的字段名称。笔者建议初学者使用时应将数据透视表和数据源放在同一Excel工作薄中。5、数据透视表实际应用以宜张项目物资管理过程中的两个应用实例来详细说明数据透视表的创建思路和操作过程。5.1统计拌合站混凝土产量。混凝土，是施工构造物的主要构成材料。目前高速公路、高速铁路项目一般情况下采用自建拌合站生产混凝土的方式，确保施工周期内混凝土的质量和产量满足合同要求。根据笔者的经验，常规项目施工正常后，混凝土用量每月在7000立方米以上，对于项目成本控制来讲，是需要重点监控的材料。一方面要对比构

14、造物分项工程的设计和实际混凝土用量，另一方面要核算拌合站混凝土出库产量和砂石、水泥的入库进量，通过两方面的对比核算来控制混凝土的成本，找出节约或超用的原因，并以此对相关责任体进行考核。通常情况下，项目每月都要对各工区混凝土用量和拌合站混凝土产量进行统计，各工区材料用量核算在下一应用实例中详述。本实例主要描述宜张项目拌合站混凝土2014年10月产量的快速统计。步骤一：数据透视表创建从工作表列表中选择源数据，如图1-1、1-2进行操作，得到空白数据透视表，如图2-1。图2-1 空白数据透视表步骤二：创建思路A、根据物资材料数据源统计列表可知，混凝土在“材料名称”字段中，“材料规格”字段中包含不同标

15、号的混凝土，可将这两个字段同拖入行标签区域，且“材料名称”在上，“材料规格”在下，形成包含关系，如图3-1。混凝土材料的单位统一都为立方米，所以在此处未将“单位”字段拖入行标签区域，实际操作中可根据具体需求判断是否将其拖入行标签区域。以下拖入报表筛选、列标签、数值区域的操作均与图3-1类似，不再单独图例说明。 图3-1统计拌合站混凝土产量1 图3-2统计拌合站混凝土产量2B、在电脑屏幕左侧表格中，选择“材料名称”弹出窗口中的混凝土项，如图3-2。C、将“供应商”字段拖入到列标签区域，数据透视表会根据数据源自动填入行标签中混凝土材料对应的供应商。D、将“当日进量”字段拖入到数值区域，注意此时电脑

16、屏幕左侧表格中显示的数据为计数值，记录的是次数，而非求和项。点击工具栏中按值汇总，选择下拉菜单中的求和项，详见图3-3。此时电脑屏幕左侧表格中显示的数据为各种规格混凝土的汇总方量。图3-3统计拌合站混凝土产量3E、将“进场日期”字段拖入到报表筛选区域，选择“进场日期”弹出窗口中属于2014年10月的日期，如图3-4。数据透视表字段已放入对应区域，如图3-5。 图3-4统计拌合站混凝土产量4 图3-5统计拌合站混凝土产量5步骤三：创建完成，编辑表格。步骤二完成后，将生成宜张项目拌合站混凝土2014年10月产量，如图3-6。整个过程操作时间不超过5分钟，用筛选功能完成此表格至少需要40分钟以上。如

17、果需要检查某项数据，双击鼠标左键即可，数据透视表将自动截取源数据组成此项数据的列表格式。目前所生成的表格仍然可以继续编辑，一方面可以与本月所完成构造物的设计量对比，另一方面按配合比核算后可与砂石、水泥的入库进量对比，核算两方面的节超情况，及时控制混凝土成本。这里不再对后续编辑表格进行详述。图3-6统计拌合站混凝土产量65.2核算作业工区的钢材用量。钢材在工程项目中应用广泛，常用类型包括建材、管材、板材、型材，建材含螺纹钢、圆钢；管材含无缝管、焊管；板材含冷、热轧板、中厚板等；型材含工字钢、角钢等。根据工程的复杂程度不同所使用的各种钢材种类也是千差万别，数量大小不一。但总而言之，钢材是工程项目种

18、类最多、数量最大的材料成本之一，需要在整个施工周期内重点控制，核算节超。通常情况下，项目每月都要对各工区钢材用量进行统计核算，本实例主要描述宜张项目对隧道和预制梁场劳务队伍2014年10月钢材领用量的快速统计。步骤一：数据透视表创建从工作表列表中选择源数据，得到空白数据透视表。步骤二：创建思路总体创建思路与混凝土统计一致，不同之处为将“卸货地点”字段拖入到列标签区域，数据透视表会根据数据源自动填入行标签中各型号钢材对应的卸货地点，此处的卸货地点既对应工区及劳务队伍，详见图4-1。图4-1统计钢材用量1步骤三：创建完成，编辑表格。生成宜张项目灯盏窝隧道和二号预制梁场劳务队伍在2014年10月的钢

19、材领用数量，如图4-2。生成的表格仍然可以继续编辑，考虑库存后与本月所完成构造物的设计量对比，可以核算钢材的节超情况，防止非正常损耗情况发生，严控钢材成本。图4-2统计钢材用量26、总结 数据透视表是一种工具，特别在处理大量数据的分类统计方面有很强的功能，非常适用于大型工程项目的管理。掌握好这种工具，不光可以用来管控项目物资材料，也可以更多的应用于工程项目的计划、统计和各类成本核算工作。让工程项目各类管理人员更加轻松高效的管控项目，但工具仅可以提高工效，项目效益成败的关键因素还在于管理思路。参考文献：1.中交二公局物资编码手册 V1.0，20112.数据透视表，XX百科，20153.成元海 浅谈高速公路施工物资材料管理，学术纵横，2011年第04期