中国电信OA系统演进策略研究.docx

1、中国电信OA系统演进策略研究1中国电信OA发展回顾20世纪70年代末期，在部分发达国家出现了能够帮助企业实现办公自动化的产品，也就是如今大家所熟知的OA办公系统。OA走入中国电信集团是在20世纪90年代初，屈指算来OA在中国电信内部已经历经了10多年的时间，其发展经历了不同的阶段。(1)第一阶段：文件型OA在1997年以前，处于初级阶段的办公自动化实际上从单机版的办公应用软件开始，例如WPS、MSOffice、Lotus1-2-3等，当时许多人把OA称为“无纸化办公”。本阶段主要关注个体的工作行为，提供文档电子化等服务，实现了数据统计和文档写作电子化，完成了办公信息载体从原始纸介质向电子介质的

2、飞跃，实现了个体工作的自动化，提高了文件管理水平，同时也暴露出不少问题：文档处理能力较差，没有实现协作型工作处理。(2)第二阶段：工作流自动化伴随群件技术和企业内部局域网的兴起和发展，中国电信开始关注并探索实施企业工作流程的自动化。在1997年原邮电部选择LotusDOMINO作为OA标准应用与开发平台后，OA系统在中国电信内部各级机构得到了蓬勃发展。但是当初恰逢全国实施邮电分营，邮电行业内部自上而下地进行职能调整，机构设置，人、财、物的分离等工作。中国电信集团对IT系统建设管控力度较弱，没有及时推出OA系统建设规范和指导意见，导致了OA系统建设混乱，以致到2002年前，各省地市甚至比较发达的

3、县级市都各自为政，纷纷上马各自的OA系统。本阶段OA系统仅仅立足于简单地解决单位内部的沟通问题，以公文管理为主，辅以简单的公共信息发布和公共服务管理，实现了工作流程自动化，收发文从传统的手工方式向工作流自动化方式飞跃。但不可否认的是：本阶段的OA系统只是有限的工作流程自动化系统，难以实现随时随地、移动的办公，因而难以实现企业资源的延展以及最大程度的利用。(3)第三阶段：知识型OA从2003年开始，随着中国电信MBOSS的开发、部署，用户需要访问多个业务系统，并经常浏览企业内部网中的相关信息资源。由于用户在访问不同业务系统时每次都需要输入用户名和密码，因此无法快速地获得相关业务信息并加以分析利用

4、。为了减少重复输入用户名和密码的次数，用户迫切需要一个统一的信息资源认证访问入口。随着OA系统应用的逐步深入，企业的员工每天上班做的第一件事情可能就是登录OA系统，收邮件，看公司最新的新闻，处理自己今天需要待办的工作等。OA自然而然地成为一个日常工作的基础平台。中国电信OA系统以“门户”为技术手段，不断地整合企业内的信息和资源，逐渐发展成为一个企业进行知识管理的基本平台，担负起更加复杂、综合的作用。2中国电信OA系统现状和面临的问题2.1现状中国电信企业门户与OA系统按集团和省级公司两级架构建设，集团公司企业门户与OA主要面向集团总部用户，并为各省级公司提供资源访问服务;省级公司企业门户与OA

5、系统主要面向省级公司和本地网用户，如图1所示。各省级公司在原有的基础上加大固化企业内控管理流程，建设和优化了OA系统，按照两级架构的原则，本地网已建的OA系统集中到省公司，实现了省公司与本地网OA系统之间的版本统一、流程协作、邮件互通，并且在集团与省级公司之间的纵向信息互访、流程协作上做了探索性的尝试工作：集团用户可以直接访问省公司门户网站，在集团的门户中集成了各省公司相关业务数据，方便集团领导掌控;实现了集团和各省、直辖市电信公司的邮件互发以及各省、直辖市电信公司之间的邮件互发;在公文传输方面，目前通过基于Internet的安全认证平台进行邮件传输。2.2面临的问题尽管中国电信OA系统得到了

6、广泛使用与不断优化，OA系统已逐渐成为企业内部员工日常办公、工作协作的基础平台，但随着集团、省组织架构、业务流程、应用系统的变化和调整，现有的OA系统已经远不能适应以上的变化，主要体现在以下方面。?电信企业的竞争日渐激烈，中国电信集团为对使用国际国内跨区域通信及网络应用的政企客户提高服务水平，推出了一站式服务，但OA系统并没有及时改造以应对新的业务模式。对于省公司间的协作，相关人员目前还是靠电话沟通，不能方便地掌握业务开通和工程进度情况。?目前OA系统还是以传统公文管理为主，随着管理信息系统的广泛和深入应用，用户迫切需要能够在系统中实现业务管理流程，但是在管理信息系统中实现流程非常困难，因此O

7、A系统为管理信息系统提供流程引擎服务能力的需求日趋加大。?随着中国电信的转型和业务的发展，需要在外办公的情况越来越多，目前90%的OA系统都不支持移动办公。如何保证在出差、外出及无计算机状态下能够实现及时、有效的办公，提高管理效率已成为企业用户日益迫切的需求。?中国电信集团内部的知识管理和即时协作系统建设之初没有统一规划，知识管理系统在各IT系统中都有分布，在省级都没有形成统一的知识库。即时协作系统也是在省范围内应用，不利于全集团的沟通交流。 图1 中国电信OA 总体构架3 中国电信OA系统发展策略根据CTG-MBOSS规划，OA办公系统将会成为一个综合知识管理和信息共享的平台，但具体应该如何

8、实现呢?笔者认为，为了更好地提高中国电信的管理水平和业务服务水平，OA应针对现状的不足，按步骤依次进行优化，以此来提升OA系统对管理和业务水平的贡献力。首先应该打通集团范围内的办公流程，构建集团大OA系统，提升公文上传下达的便利性和及时性，实现对跨省流程的实时监控，提高集团整体办公效率;其次应提升OA流程引擎的服务能力，为其他IT系统提供流程服务，全面提高电信IT系统使用便利性;在实现OA流程引擎改造后，再实现移动OA，满足随时随地办公的需求，最后实现知识管理系统和即时协作服务。具体实现方法如下。3.1打造集团级协作平台集团协作平台应能将现有集团、各省和直辖市的应用充分进行信息交互，建立相关的

9、数据交换接口，消除目前这种各地域大型信息孤岛的局面，使中国电信在全国范围内能够充分进行信息交互和信息共享，提高协同工作范围。全集团协作平台的应用类型主要有信息发布类型、应用协作类型和流转审批回复、监控类型，下面分别对这三种类型的实现方式进行简述。(1)信息发布类型信息发布类型，就是上级单位把信息传送给下级单位，下级单位不需要进行回复，对传送来的信息进行查阅即可，如新闻、公告之类。集团在将信息发布给集团内员工浏览的同时发布到相关省公司，其实现架构如图2所示。集团公司的DOMINO服务器上有一个信息类数据库，称为信息数据库1，对应建立一个和信息数据库1同样结构的信息数据库2，信息数据库1中需发布到

10、各省电信公司的信息，首先在信息数据库2中建立拷贝，并对不同省、直辖市设置相应的阅读权限。各省、直辖市电信公司在OA平台上设置信息数据库2的复本信息数据库2，实时地把信息数据库2中的数据复制过来，即可进行查阅。(2)应用协作类型应用协作类型是指互相传达、交互的信息只需直接回复，填写意见或办理结果即可，回复和办理的地域不需对事务进行流程化办理，传达地域也不需要关心被传达地域的办理情况。这种类型的实现方式以集团下达信息给省或直辖市电信公司为例。集团将需下达给各省或直辖市的信息数据库，在各省或直辖市建立复本，且这两个对应的数据库之间是相互复制的关系。集团需要省或直辖市答复的事项复制到相应地域的复本中，

11、并通过邮件或短信方式提示相关人员有新的工作，当相关事项得到答复后，答复结果再由复本复制到原来的信息数据库中，同时也用上述的提醒方式提示相应下达工作的人员。 图2信息发布实现架构(3)流转审批回复、监控类型流转审批回复、监控类型是指互相传达、交互的信息必须要回复，在最终回复前，受传达的一方须对信息进行流转或审批的工作，传达方对受传达方的某项工作的办理情况需要监控或查询，其实现构架如图3所示。集团公司各部门所建立的信息数据库须和各地域电信公司中相应部门所建立的数据库进行对应，以集团进行信息传达为例，集团公司的某个信息数据库要向某个省或直辖市电信公司下达一项信息，首先要在集团的DOMINO平台上建立

12、对应的一系列信息数据库的函件收集器，同时在相应地域的电信公司的DOMINO平台上也要建立对应的信息数据库和函件收集器，且把这些数据库和相应的函件收集器对应起来。某个信息先从集团的信息数据库中发出，经过集团电信的函件收集器，传到相应地域电信公司的函件收集器中，再由人工选择到相应的地域信息数据库中，到这里，这份信息将按照地域定义的流程进行流转。为了能让集团公司及时地对工作情况进行监控，流转信息将通过两者之间的函件收集器反馈给集团公司的相应部门的相应人员，并可以邮件或短信方式提醒，反之亦然。3.2拓展OA流程引擎服务能力改变原OA系统仅作为公文流转系统的传统观念，实现业务系统流转，最终实现所有业务的

13、审批都集中在OA系统中实现。目前需要集成的业务大部分涉及与MSS的数据交换，这些MSS有招投标审批、结算审批、决算审批等，除了与工程管理相关的业务外，还会有与财务系统的接口。因此需要在OA系统上开发这些MSS流程审批应用，并同MSS进行集成，主要包括以下内容： 项目立项审批通过OA系统发文下达任务书给申请部门，将批准的立项信息导入项目管理系统，创建项目; 概预算审批通过OA系统进行，通过的概预算审批信息返回到相应系统中创建概预算记录; 招投标审批在OA系统上进行，通过的招投标审批信息返回到项目管理系统; 图3流转审批回复、监控类型实现架构 合同审批通过OA办公系统进行，通过的合同审批信息返回到

14、项目管理系统; 初验和终验审批工程建设管理部门在项目管理系统进行项目信息维护，项目完工后，提交给OA系统进行项目的初验和终验审批，审批通过信息返回项目管理系统; 结算和决算审批通过OA系统由财务部门进行，通过的结算和决算审批返回财务系统。3.3实现移动OA移动办公系统是基于固定网络和移动网络，针对客户使用的PC终端和移动终端所搭建的应用系统。系统提供公文处理、移动通信录、企业短(彩)信、移动电邮、日程管理、手机文件柜、信息发布、协同通信、客户关系管理等丰富功能，以满足随时随地办公的需求。其架构如图4所示。3.4构造统一知识管理系统知识管理系统在中国电信已经实施多年，基本实现了知识的获取、分类、

15、组织、存储、传播、维护、共享等功能。系统能自动或通过人工的方式获取针对某一组织主题的知识，并能按一定的模式进行分类、编码，能对各种结构和类型的知识进行集中或分布存储，为用户提供良好的知识共享环境，并能动态地对其中存储的知识进行即时的更新和维护。目前中国电信的知识管理零散分布在各省不同的系统中，企业管理系统、业务运营支撑系统和运维系统中都有自己的知识管理模块，这些分散的知识管理系统尚不能实现集团范围内的知识共享和传播。为促进知识资产的传递利用，实现不断地创造出新的知识、进行知识更新的最终目标，在新的知识管理体系架构方面，应利用OA互联平台，并且和不同系统的知识管理模块做接口，实现从不同系统中采集

16、知识，建立以集团为中心、覆盖到各省的知识库系统。集团和省公司的知识库可通过复制的方式来实现知识的发布和共享。3.5依托集团统一目录服务，实现即时协作服务中国电信集团已经在集团公司和省公司构建了LDAP目录服务，建立了企业级安全认证和统一身份管理体系。目录服务系统管理着集团所有的用户信息，为实现集团级即时协作服务提供了全国统一地址簿。即时协作服务应能利用全国统一地址簿实现完整集成的、实时的服务，为全集团用户提供会话、数据协作的工具，帮助企业实现知识的快速交流。即时协作服务可以分为以下两大类。 会议服务：包括共享白板、共享程序和在线文档的功能。会议服务提供了一个基于服务器的会议中心，用户可以事先安排在线会议，存储会议议程和管理其他会议资料。另外用户还可以根据需要选择记录会议，以便将来的回放。 图4移动OA总体架构 即时通信服务：包括即时通信和安全会话功能。使用人员列表，用户就可以感知到现在谁在线并可以进行交流(或谁在线，但不希望被打扰)，发送或接收即时消息，参与一人或多人的会话。4结束语站在整个中国电信集团的制高点，根据不断变化的业务需求，进一步优化完善OA办公系统及其各项功能，充分发挥集团大OA的优势，一定会使OA系统成为一个综合知识管理和信息共享的平台，进一步发挥企业信息和应用的价值，更好地展现中国电信企业信息化水平。文章来自OA软件 M8H5编辑