公文写作中常见问题解析.docx

1、公文写作中常见问题解析公文写作中常见问题解析公文写作是要求一名机关工作人员具备的基本素质，应该说我们每天都在和它打交道，工作总结、计划，活动通知、会议纪要、请示、报告、领导讲话等。公文是办理公务的重要工具之一，是具有法定效用与规范格式的文件材料。写作要求极具规范性，国家也专门出台了国家机关公文处理办法，对公文种类、格式、行文规则、发文办理、收文办理、归档、管理等方面都做了全面的规范要求。我单位也进行过相关的培训，但在实际工作中，我感觉还是有许多拿捏不准的地方，近几天，我上网查找了相关资料，现将学习心得和各位作以交流。今天，我将和大家交流四个方面的问题，一是公文中的称谓；二是公文中的简称使用；三

2、是公文中数字的用法；四是常用词语辨析。一、公文中的称谓正确使用称谓语是交际深入进行的重要环节，惟有“名正”，才能“言顺”。在公文写作中，由于受语言简约性要求的制约，行文中的称谓语常常隐匿于“抬头”和“落款”之中，使全篇的语句成为“无主句”。且不足以表现双方的微妙关系，因此，在强调发文的主体、发文的受体，或语意转折时，称谓语就被凸现出来。这时，表述者就要斟酌选择称谓用语，使行文得体。受不同行文的语体规范及称谓语的语用效果制约，公文行文中的称谓语运用有极强的习惯性。习惯性就是规律性。1、下行文的称谓习惯。下行文自称一般用发文机关名称，显其庄严肃穆，而不用带第一人称代词的称谓，如“我（们）”、“我（

3、本）市”等。一般来说，用第一人称表述，表述者置身事内，显得真实、亲切、富有人情味；用第三人称表述，表述者置身事外，显得客观、冷穆。用本机关名称作自称，形成第三人称表述，切合下行文或庄重严肃，或严谨缜密，或威严果断的语体规。下行文对称一般用“你（们）”、“你县”等，而不用受文机关名称，有叮咛嘱咐、严而可亲之感。2、上行文的称谓习惯。上行文自称一般用带第一人称代词的称谓，如“我（们）”、“我（本）市”等，而不用发文机关名称，有真实、恳切之感；对称用“上级、领导”或受文机关名称，而不用“你（们）”、“你部”、“你省”等，有尊重、避讳之意。上行文的自称和对称与下行文正好来了个换位，这与第一人称、第三人

4、称不同的表意功能有关。任何一个上级机关都希望下级机关为自己提供真实、准确的情况，因此，上行文在向上级机关汇报工作、反映情况、请示事项时，自称宜用“我（们）”、“我省”、“我市”、“我部”、“我局”等带“我”字的称谓，形成第一人称表述，以示真实、准确。若用本机关名称作自称，变成第三人称表述，则有置身事外，事不关己之感，且语气生硬。对称用“上级、领导”或受文机关名称，有尊重、避讳之意；若用“你（们）”、“你部”、“你省”、“你市”、“你县”等，则有吩咐、指点、督促之3、平行文的称谓习惯。平行文自称一般用“我（们）”、“我市”等，对称用“你（们）”、“你部”、“你市”等，显得亲切平易，不打官腔。平行

5、文的语体规范是亲切平易，相互尊重。以商洽的口气说话，不能因有求于人而屈膝卑躬，曲意奉承，也不能因人有求于我而趾高气扬。4、领导的职务称谓。在公文中介绍领导的时候会经常出现，该怎么介绍呢？咱们拿介绍刘主席为例。现在我有两种介绍方法，大家分别听一下。副主席刘毅和刘毅副主席。大家同意前一个的请举手，同意后一个的举手。一个是职务在前、姓名在后，一个是姓名在前、职务在后。两者在表达效果上有些区别：前者是客观性表述，后者则含有敬意（敬称）。公文一般采用前一种方式，即客观性表述；当然，如果介绍上级领导，也可使用敬称。介绍离职领导经常用到“原”字，“原”的位置也有讲究。例如，“原科协副主席李恒宝”和“科协原副

6、主席李恒宝”，前者表示科协已不存在，当然李恒宝也不是副主席了；后者表示虽然副主席换了，但科协仍然存在。所以大家一定要甄别使用。与此类似的还有“前”字，如“前苏联”。但是“前”只用于国家、政党及其政要等，我们的“级别”不够，只能用“原”而不能用“前”。采用客观性表述时，很多人习惯在职务和姓名之后加上“同志”二字，如“副主席刘毅同志”。其实，这是口语的习惯说法，书面语中这个“同志”是多余的。公文使用“同志”一词还需注意两点。这个词有特指和泛指两种含义。干部任免文件中，如果是党委任免干部，被任免人姓名之后要加“同志”二字，这里的“同志”特指党内干部，是“党内互称同志”的体现；如果是行政任免，一般不加

7、“同志”，因为行政干部不一定都是党员。以上是特指的例子；而领导讲话或工作报告里的“同志们”则是泛指。主送本系统、本单位的公文，对于众所熟知的领导，可以仅用“同志”称谓而不必冠以职衔。例如印发省科协党组书记、副主席康捷在某次会议上的讲话，标题可拟为关于印发康捷同志在会议上的讲话的通知。这样既节约用字，又淡化“官位”意识。二、公文中的简称使用简称又称缩略语，它是事物的名称或固定词组简化了的称谓。简称不单纯是全称在数量上的减少，而是全称的科学概括和浓缩。使用简称以后，丝毫不影响全称的特定含义。在公文写作中，为使语言表达简洁凝练，富于概括性和表现力，往往要使用简称。特别是那些内容复杂、篇幅较长的公文，

8、诸如会议纪要、工作报告、工作总结、综合性简报等，更是如此。（一）单位名称公文中要经常涉及机关单位名称的表述问题，不仅版头部分用，发文字号中用，公文标题、落款（发文机关署名）以及印章中也要用。至于正文部分的写作，使用得就更多。但在表述时究竟是用其全称还是规范化简称，并无硬性规定，一般情况下二者是通用的。但有时需要根据具体情况作适当处理。主要有以下几点：1、视行文关系而定。下行文的版式中，发文机关名称既可用全称，也可用简称，但上行文版式中的发文机关名称一般只能使用全称。以党委名义所发的文件，如系采用中共文件形式的版头，例如中共中央文件其发文机关名称可以使用简称。但如系采用中国共产党委员会（）形式的

9、版头，其发文机关名称则需用全称，以示郑重。2、视文字繁简而定。例如公文版头、标题、发文机关署名（落款）中所涉及的发文机关名称，究竟以使用全称还是简称为宜，应当根据实际情况酌定。一般而言，如果机关名称字数较多，为简洁起见，则通常应当使用简称，以使行文趋于简洁，并求得文面布局的醒目、匀称、美观。但需要注意的是，发文字号中的机关代字必须是简称，而且是高度浓缩了的称谓；印章中的发文机关名称则应使用全称，以示庄重、严肃。3、视内容性质而定。就一般而言，对于系统或机关单位内部运行的公文，其发文机关名称可以使用简称，既不会令人费解，又会使行文显得简练，便于接受；但对于那些政策性、规定性较强的公文以及会议性公

10、文，如公报、决议、会议纪要等，则应以使用全称为宜，以体现行文的庄重性和严肃性。4、要注意讲究规范。根据公文处理法规的规定，在公文写作中第一次使用机关名称时应当使用全称并用括号注明简称，下文再出现相同名称时，则始可用简称。（二）简称形式一般来讲，公文写作中使用的简称，其构成形式主要有以下几种：1、标数概括。这种简称具有多种表现形式，其总的特点是由数词加名词或名词化的词、词组这样两部分组成，如“讲学习、讲政治、讲正气”简称为“三讲”，“一个国家，两种制度”简称为“一国两制”，“坚持社会主义道路，坚持人民民主专政，坚持党的领导，坚持马列主义、毛泽东思想”简称为“四项基本原则”等；在这一总的特点之下又

11、可将其划分为如下三种类型：一是单重式。这种标数概括简称通常由一个数词加名词或名词化的词、词组构成，例如“两个务必”、“五条禁令”、“三个代表”等；二是双重式，即由两个数词加名词或名词化的词、词组构成，如“一个中心两个基本点”、“双增双减”、“一国两制”、“三大纪律八项注意”、“八荣八耻”等；三是多重式，即由三个或三个以上的数词加名词或名词性的词组构成，如“五讲四美三热爱”、“两参一改三结合”、“五有六定七不准”等2、取前舍后。如“清华大学”简称为“清华”、“蹲点调查”简称为“蹲点”；“蹲坑守候”简称为“蹲坑”、“非典型肺炎”简称“非典”等。3、舍前取后。如“中国人民解放军”简称为“解放军”、“

12、高致病性禽流感”简称为“禽流感”等。4、选取全称中有代表性的语素或词。如“中国共产党中央委员会”简称为“中共中央”，“全国人民代表大会”简称为“全国人大”，“国家语言文字工作委员会”简称为“国家语委”，“科学技术”简称为“科技”、“调查研究”简称为“调研”、“中央电视台”简称“央视”、“非典型肺炎”简称“非典”等。5、合并相同成分。亦即省略两个词中的一个相同的语素，如“企业、事业”简称为“企事业”，“离休、退休干部”简称为“离退休于部”，“复员军人、转业军人、退伍军人”简称为“复转退军人”；“病害、虫害”简称为“病虫害”等。6、标义概括。例如1987年公安部颁发的公安机关办理刑事案件程序规定简

13、称为“一百二十条”，它没有从表面上将其简称为“规定”，而是根据该法规的条款数目(共计120条)而进行归纳，此即所谓“标义概括”。7、取全称首尾。亦即将全称的首字和尾字保留，省略其余的内容，如“中华人民共和国”简称“中国”，“扫除文盲”简称“扫盲”，“归国华侨”简称“归侨”，“微型计算机”简称“微机”，“整顿党风”简称“整风”，“外交部长”简称“外长”、“军人家属”简称“军属”等。8、舍全称首尾。例如“中央企业”简称“央企”，“快速记录”简称“速记”，“物理化学”简称“理化”，“历史地理”简称“史地”，“人民警察”简称“民警”等。（三）注意事项1、要有可接受性。亦即所使用的简称必须是已经约定俗成

14、或者为公众所认可的，否则不宜使用。如“奥林匹克运动会”简称“奥运会”，“调查研究”简称“调研”。2、新创简称应力求表意准确、清晰，切忌含糊隐约，生僻晦涩，令人难解其意。例如“整办”，究竟指“整党办公室”，还是“整顿市容办公室”，令人费解。据报载，“文革”时期，哈尔滨市一机构的门前挂有“三两办”的牌子，“三两办”所指究竟为何，让人莫名其妙。后经询查，方知是“两个阶级、两条道路，两种思想斗争办公室”。这种含混模糊的简称，还是以不用为好。3、使用简称，尤其是新创或较少使用的简称，除“知名度”较高者如“一国两制”、“四项基本原则”、“一个中心两个基本点”等外，必须先用全称，并用括号标注说明。对此，国家

15、行政机关公文处理办法第二十八条第六项已作出明确规定。如不予标注说明，就会给人以突兀之感，不知所指。如有一篇会议纪要写道：“五月份除搞好选举和开好人代会外，集中精力，认真抓好经济工作包括县、乡、镇企业，两户一体和农业)。县四大部门及咨询处的领导同志分片深入下去，直接听取乡、厂长的汇报。重点抓新建厂、大厂、亏损厂、倒退厂和第一季度进展不大的地区。看责任制和三权、”三制是否落实。要开展时间过半任务完成超半的竞赛活动，对好的单位要进行表彰。”这段简短的文字，总计使用了“两户一体”、“四大部门”、“三权”、“三制”等四个简称。这些简称，其具体含义究竟为何，并非所有人都能理解，如不作出必要的说明，往往容易

16、造成文势不通，前后阻滞，给阅者准确理解和把握公文内容带来困难。4、要尽量避免使人产生歧义。例如将“上海市测绘研究所”简称“上测所”，“人造肉加工厂”简称“人肉厂”，打击经济领域严重犯罪活动办公室”简称“打经办”等，应当坚决加以避免。三、公文中数字的用法国家行政机关公文处理办法规定：“公文中的数字，除了成文时间、部分结构层次序数、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数码。”（一）应当使用阿拉伯数字情况根据国家标准出版物上数字用法的规定，阿拉伯数字是指“0、1、2、3、4、5、6、7、8、9”等。1、公历世纪、年代、年、月、日、分、秒，要求使用阿拉伯

17、数字。如，公元前9世纪、公元前221年、20世纪80年代、1949年10月l日、15时20分45秒等。年份一般不用简写，如: 19801995年不能写作198095年、2005年，不应简写成05年。2、记数与计量(包括正负整数、分数、小数、百分比、约数等)。例如：1302，1/16，4.5倍，34%，31，45万元，500多种、60多万斤等。3、物理量量值必须使用阿拉伯数字，并正确使用法定计量单位。如，300kg、l5cm、35等。如果是多位的阿拉伯数字，不能换行。非物理量，一般情况下应使用阿拉伯数字，如235元，11个月、l00名。但小学和初中教科书、非专业书刊的计量单位可使用中文表示。如:

18、200kg(200千克)。4、部队番号、文件编号、证件号码和其他序号，须用阿拉伯数字。例如:92493部队、葫科协发2010号文件、T37/T38次快车，HP3000型电子计算机、90号汽油、维生素B1等。5、引文标注中的版次、卷次、页码，除古籍应与所据版本一致外，一般要使用阿拉伯数字。例如:列宁:新生的中国，见列宁全集中文2版，第22卷，208页，北京，人民出版社，1990。6、表示数字的范围也有写法的讲究。例如:3万8万，不能写成 “3万”；5%15%不能写成“515%”。应用时还要注意：第一，一个数值的书写形式要照顾到上下文。不是出现在一组具有统计意义数字中的一位数(一、二九)可以用汉字

19、，如一个人，四种产品，六条意见，重复三遍。第二，5位以上的数字，尾数零多的，可改写为以万、亿作单位的数，一般不得以十、百、千、十万、百万、千万、十亿等作单位(千克、千米、千瓦等法定计量单位不在此列)。如：34000可以改写为3.4万。第三，一个用阿拉伯数字书写的多位数不能移行。（二）应当使用汉字的情况根据国家标准出版物上数字用法的规定，汉语数字通常是指“一、二、三、四、五、六，七、八、九、十”及其大写“壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾”等数字。1、数字作为词素构成定型的词、词组、惯用语、缩略语或具有修辞色彩的语句。例如：“十二五”规划、一律、二万五千里长征、第三世界、相差十万八千里、三心

20、二意、四平八稳、五星红旗、六神无主、七上八下、八国联军、九死一生、十万火急、零点方案、星期五、第三季度、不管三七二十一、十六届四中全会等。2、邻近的多个数字(一、二九)并列连用，表示概数(连用的多个数字之间不应用顿号隔开)。例如七八十种、一千七八百元、五六万套、三四天、五六米、七八个、十五六岁、三四百里、四十五六岁。3、星期几一律用汉字，如星期三。4、中国历史纪年、干支纪年、夏历月日、各民族非公历纪年等，均使用汉字。如:万历十五年、丙寅年十月十八日、八月十五中秋节、正月初五等。有时为了表达得更加明白，可以在它们的后边用阿拉伯数字括注公历。如:藏历阳木龙年八月二十六日（1964年10月1日）、日

21、本庆应三年(1867年)等。5、行政机关公文和军队系统公文成文时间用汉语数字。但党委系统公文成文日期应按规定使用阿拉伯数字。6、含有月日简称表示事件、节日或其他特定意义的词组，应用汉字数字。如果涉及一月、十一月、十二月，为避免歧义，要将表示月和日的数字用间隔号“”隔开，并外加引号。如: “一二八”事变（月日）、“一二九运动”(12月9月)等。涉及其他月份时，不用间隔号，是否使用引号，视事件的知名度而定。一般来说，知名度高的事件如“五一国际劳动节、三八妇女节”不需外加引号，而“五二”声明、“九一三”事件就需要外加引号加以说明。7、用“几、多、余、左右、上下、约”等表示约数时，使用汉语数字。如：几

22、千年、百多次、十余年、八万左右、三十上下、约五十人等。如果文中出现一组具有统计意义和比较意义的数字，用“多、约”等表示约数时，为保持局部体例上的一致，其约数也可以使用阿拉伯数字。如:该省从机动财政中拿出近2000万元，调拨钢材3000多吨、水泥3万多吨、柴油1400吨，用于农田水利基本建设。四、公文中常用词语辨析用词准确是起草公文的基本要求，但是达到这个要求有时并不容易。究其原因，往往是对一些词语的词义及用法不甚了解。笔者根据工作实际，挑出公文中容易用错的一些词语试加辨析。1、主管、分管这两个词的意思很接近，但在词性上有区别。“分管”是动词，“主管”兼有动词、名词两种词性。常用词组如“财务主管

23、”、“一级主管”，“主管”都是名词；作为动词，主管的意思是“负主要责任管理（某一方面）”，口语中用得较多。起草班子成员分工的文件，应使用动词“分管”，如“副主席刘毅分管学会部和科技馆”。2、出席、列席、参加出席和列席都是参加，区别在于：法定成员参加本组织的会议叫做出席，其他人员（上级领导除外）参加叫做列席。例如召开局党委会议，局党委委员出席会议，非党委成员哪怕是局领导只能列席。原则上，列席人员没有表决权等。上级领导参加会议也叫出席，不能“降格”为列席，尽管上级领导并不参与表决。这种“出席”，姑且算做特例3.制订、制定前者强调过程，后者侧重结果（含有确定下来的意思）。两者在词义上难以区分，基本可

24、以通用。“制定”即制作、定出。公文中习惯用在较大场合，以制定党和国家的路线、方针、政策、法律和法令等，如：“党的第十六次代表大会，为我们制定了全面进入小康社会的总任务和政治路线。”“制订”即制作、订立。公文中习惯用于具体规章制度的订立。如：“我们单位相继制订了防火、门卫等安全管理制度。”4.施行、实施词义十分接近。对于法令、政策和规章制度，既可施行，也可实施。只不过在习惯上，“本条例（规定、办法等）自公布之日起施行”用“施行”；而条例“施行”之后，还可以制订“实施”细则。同“制订”、“制定”一样，笔者认为“施行”、“实施”的使用只有习惯上的区别，而没有对错之分。语言中的“习惯势力”非常强大，有

25、些用法单从语法上、逻辑上很难判定谁是谁非。例如，纪要是把会议、会谈的情况“记”下来，但习惯上写成“纪要”而不是“记要”；“年轻（人）”、“年青”和“青年”，分清他们之间的差别很伤脑筋。还有极难区分的“作”和“做”。“写作”、“作文”、“作报告”都用“作”，“做文章”却用“做”；“做人”用“做”，“作为的人”却用“作”；“当做”、“叫做”只用“做”，而“做客”和“作客”、“做成”和“作成”、“做法”和“作法”的用法都是规范的如此等等，连语言学家也为之头疼。诸如此类解释不清的问题，只好归为“习惯用法”。掌握习惯用法，只有“不讲道理”地死记硬背，舍此似无更好的办法。“施行“付诸实施，执行。多用于法规

26、性文件“附则”的末尾，与时间结合用以表明文件的时效。例：本条例自公布之日起施行。多用于发布令的结尾，例：物业管理条例已经2003年5月28日国务院第9次常务会议通过，现予公布，自2003年9月1日起施行。5、其他、其它其它”仅指事物，“其他”既可指物、指事也可指人（词典第1070页）。“他”用于指物并不鲜见，如：他乡、他日、他山之石。笔者意见，一律使用“其他”而不用“其它”，似乎更加保险。“他”也不仅限于指代男性。古汉语没有“她”字，“她”是“五四”时期刘半农先生发明的，所以古典小说里无论男女一律都用“他”作代词；现代汉语中，“他”同样可以用做不分性别的泛指，例如指称有男有女的若干人时，用“他

27、们”而不用“他（她）们”或“他们和她们”。6、权利、权力权力总与职务相关联，有职才能有权（力），所以树立正确的权力观只是对领导干部提出的要求。普通人享有的是“权利”，如公民的权利、党员的权利等，当然领导干部作为普通公民、党员的时候，这些权利同样享有。权利同义务相对应，具有法定性。公文中使用“权利”的场合比“权力”要多一些。“权力”即可以管辖、统治、支配别人的权柄，受其管辖者必须服从。权利”即指一定的人被规定赋予的可以享受的权益。如：“公民有监督公共权力正确行使的权利。”“权力在职权范围内的支配和管理指挥的力量。有的是强制力，如国家权力；有的是支配力量，如大会主席权力。例：我国宪法规定，一切权力

28、属于人民，人民行使国家权力的机关是人民代表大会。“权利”公民或法人依法行使的权力和应享受的利益（与“义务”相对）。例：依照我国宪法的规定，我国公民的基本权利有：选举权和被选举权；言论，出版、集会、结社、游行、示威的自由；宗教信仰自由；人身和人格不受侵犯的权利；批评、建议、检举、申诉的权利；通信自由和通信秘密的权利；社会经济权利以及受教育的权利等。“权利”与“权力”的区别：权力，着重于“力量”上，带有某种权威性；权利，着重于“权益”上，具有某种享有性。7、莅临、光临光临是敬词。称宾客的来到。莅临是来到、来临的意思。特用于下级对上级光临的一种褒义词，属于客套的书面语。 后者是强调上级对下级的关系的

29、。8、按照、根据它们是近义词，侧重点不同。按照一般来说不必有自己的意见，别人如何说如何做你照做说行。同依照、遵循、遵照。它们均可用作动词，都有“以某事物为依据、依照”的意思。“按照”可用于上级的指示、精神、命令等外，还可用于情况、季节、次序、时间、道理等，适用范围更大，是中性词。例：我一定按照你说的去做。根据是在别人的意见上加以评判采纳。同依据，证据，它们都有“作为行动、言论的凭据”的意思。“依据”侧重指“结论或言行的凭据”。例：这一理论没有事实根据。9、当前、目前当前和目前都是现在的意思，当前比较紧急重要，目前是比较平缓的，没有紧迫性。10、担纲、担任“担纲”不只是“担任”，而是担任主角或主

30、力。“担纲”不能及物，不能说“担纲主角（主力）”，因为用词重叠；“担任”则可用“担任主角（主力）”。句中既无所谓“主角（主力）”之说，又不好说“承担重任”，故“担纲”改为“担任”为好。11、罚款、罚金看一则报道：南京16起涉毒案昨集中宣判无业男制毒被判12年半：“（倪某）2003年因犯非法持有毒品罪被判处有期徒刑1年半，罚款1万元。”“对戴某判处有期徒刑8年，罚款6000元”“罚款”，是指行政机关强制违法者缴纳一定数量的钱，是一种行政处罚；“罚金”，是指司法机关强制罪犯缴纳一定数量的钱，是一种刑事处罚，常作为附加刑使用。文中的“罚款”应改为“罚金”。12、嘱托、嘱咐嘱托，有托付的意思，托人之意

31、，而嘱咐，则是吩咐，对对象的口气要降下来一些。13、游览、游历“游览”是玩、观光；“游历”不仅去观光，还要学习一些东西。14、条例、规定、办法条例与规定和办法相比，主要特点是所涉及事物和问题的性质更重要，范围比较宽；内容高度概括；有效的时间与空间范围广阔，稳定性强；对制定与发布机关的地位有较严格限制，如行政系统只有国务院有权使用，国务院各部门和地方人民政府制定的规章不得称条例（见1987年4月21日国务院发布的行政法规制定程序暂行条例）党的系统也只限用于党的中央组织制定规范党组织的工作、活动和党员行为的规章制度（见1996年5月3日中共中央办公厅印发的中国共产党机关公文处理条例）；一般属于自主

32、的规范性公文，即自身即可创造新的规则。规定的特点是使用范围广泛，对制定和发布机关的地位无严格限制；所涉及事物和问题不如条例重大，范围相对窄一些；内容详尽具体，针对性强；一般既可是自主的规范性公文，也可以是补充的规范性公文（内容为依法或根据授权补充其他规范性公文的内容，对其加以细化和完善），也可以是执行的规范性公文（直接为有效执行其他规范性公文而制定，自身不创造新的规则，只是对这些公文在何种情况下适用做出具体规定，对有关概念和问题做出精细的解释说明）。但从实际使用情况看，规定更适合作为自主的和补充的规范性公文。办法比规定所涉及的事物和问题的规模要更小一些，性质也相对轻一些；针对性更强，内容也更加详尽、具体而精细，更重直接的可操作性；除了一部分为自主的公文外，大部为执行的规范性公文，如各种实施办法即均具备这种性质。15、起草、草拟“草