大型企业采购信息系统设计.docx

1、大型企业采购信息系统设计目录1引言 12课程设计详解 32.1生产型企业采购分析 32.1.1 采购的定义 32.1.2生产型企业采购管理中的特点 42.1.3企业采购管理中存在的主要问题 52.1.4 企业采购管理五要素 72.2 管理信息系统简介 72.2.1管理信息系统的定义 72.2.2管理信息系统在现代企业采购管理中的作用 82.2.3企业采购中的信息流程 102.2.4可行性分析 112.3企业采购信息系统结构设计 122.3.1系统的功能模块设计 122.3.2代码设计 132.3.3数据库设计 142.3.4逻辑设计 172.3.5采购信息系统设计中应注意的问题 192.4企业

2、采购信息系统实施 203结论 243.1系统评价 243.2自我总结 24参考文献 25附录 26生产型企业采购信息系统设计1引言随着全球经济一体化进程的加快,物流已经成为中国进入21世纪后经济活动中的一个热点问题,现代企业面临着需求多样化和个性化的双重挑战,需要物料的采购和供应环节能够满足生产过程对物料多样化及其质量的要求。物流管理是当前企业管理的重要方向,通过业务重组和优化提高供应链的效率,降低成本,提高企业的竞争能力。从物流的角度来看,对生产企业而言,为销售而生产,为生产而采购是一个环环相扣的物料输入输出动态过程,依次是采购物流、生产物流和销售物流,采购物流在整个生产企业物流系统中处于基

3、础性地位,离开了采购物流,生产企业的制造、销售过程就无法正常进行。企业采购物流的关键作用不容忽视,一是通过采购物流,保证企业所需物资的正常供应;二是通过采购物流,能够从市场上获取支持企业进行物资采购和生产经营决策的相关信息;三是与供应商建立长期友好的关系,建立企业稳定的资源供应基地。然而,就目前企业的管理现状与经营水平来说,国内企业与世界先进企业相比尚存在着较大的差距,尤其在中国加入世贸组织之后面对白炽化的市场竞争趋势已显得力不从心,不知所措和难以应对。尤其是采购物流管理是企业的薄弱环节,拥有知名品牌,生产优质产品,经济效益却不高,其中的主要原因是企业的采购流程不科学,采购机制不合理,物流采购

4、供应链采购成本太高,不利于生产和销售。鉴于上述情形,企业必须要敢于面对现实,积极研究对策,不断改善经营,提高管理水平,增强核心竞争力才是唯一出路,否则就会被市场竞争所淘汰,这已是不争的事实。当今社会是一个信息社会，信息已成为继劳动力、土地、资本之后的又一大资源。谁控制的信息越多，谁利用信息资源的效率越高，谁就会在各方面的竞争中占有一席之地，谁就会有更多的优势。商品管理信息系统是一个销售单位不可缺少的部分,它的内容对于公司的决策者和管理者来说都至关重要，所以商品信息管理系统应该能够为用户提供充足的信息和快捷的查询手段。但目前还有一些小型企业仍使用传统人工的方式管理，这种管理方式存在着许多缺点，如

5、：效率低、保密性差，另外时间长了，将产生大量的文件和数据，这对于查找、更新和维护都带来了很多困难。采购是企业经营的重要组成部分，它可以体现企业的经营情况和效益。企业采购系统可以有效的提高企业宏观控制和经营管理的质量，是企业现代化管理的重要组成部分。本系统正对企业的采购任务而设计，主要用于制造企业的采购任务，该公司采购部接到采购通知，通过商品的物料计划，设计出采购物料清单，经过审核通过发送给供应商，供应商按时间交货后完成一次采购任务。 介于手工填写采购单、进行物料分析、查找商品物料表、数据备份等的繁杂工作，本系统的使用会明显的减少人力、设备费用，提高处理业务的速度，降低采购成本，更加科学有效进行

6、决策以及提高人员利用率等。 采购员进入创建订单模块，可以通过选择商品名称，系统自动显示商品的物料组成清单，包括物料名称、所需物料数量、物料单位等信息，通过选择供应商，可以直接显示出物料单价、供应商地址，经审核同意即可发送给供应商，等待回应；在商品管理模块、供应商管理模块、物料管理模块以及用户管理模块中，对其数据的维护与更新提高对采购订单的管理效率。2课程设计详解2.1生产型企业采购分析近年来，企业逐渐认识到采购对于提高企业效益的重要作用。采购的地位逐渐得到重视，开始将供应链管理理论引进到采购管理中。采购管理的研究一般是以工业企业为背景进行的，由于生产型企业管理的复杂性，虽然一些研究者对采购管理

7、作了初步研究，都强调了对采购管理的研究，但总体来说企业的信息化建设的步伐还是比较缓漫。 2.1.1 采购的定义(一)采购的定义采购，是指企业在一定的条件下从供应市场获取产品或服务作为企业资源， 以保证企业生产及经营活动正常开展的一项企业经营活动。是指个人或单位在一定的条件下从供应市场获取产品或服务作为自己的资源，为满足自身需要或保证生产、经营活动正常开展的一项经营活动。(二) 采购的意义和作用在现代企业管理中，采购一显得越来越重要。采购已经成为企业经营的一个核心环节，是获取利润的重要来源，在企业的产品开发、质量保证、供应链管理及经营管理中起着极其重要的作用。采购环节是整个经营中关键的一环。因此

8、，正确确定采购对企业中的作用是非常需要的，也从一定上影响着企业在市场的竞争力，也是企业竞争优势的来源之一。采购在企业中的地位。1.采购成本控制上的作用。有资料表明，在企业产品成本构成中，采购的原材料及零配件的成本占总成本的比重随着行业的不同而不同，大约在3090之间，平均水平在60以上。从这个比例我们可以看出，采购成本是企业成本控制的核心部分，采购成本控制对企业发展是很重要的。2.采购在供应链中的作用，从生产到交换的整体供应链中我们看出，每一企业都即是顾客又是供应商。企业只有将供应商纳入自身的产生经营过程，将采购及供应商的活动看作是自身供应链的有机组成，才能加快物料及信息在整体供应链中的流动，

9、从而可以将顾客所希望的库存产品向前推移为半成品、原材料，这样既可减少整个供应链中物料技资金负担。又可以及时将原材料、半成品转化为最终产品以满足客户需求。在整体供应链管理中，“即时生产”是缩短产生周期，降低成本和库存，同时又能以最快的交货速度满足客户需求的有效做法；而供应商的“即时供应”则开展“即时生产”的主要内容。因此，采购是供应链管理中“上游控制”的主导力量。3.采购在企业经营中的作用。随着现代经济的发展，许多企业都将供应商看作自身企业产品开发和产生的延伸，从而与供应商建立合作伙伴关系。在自己不用直接进行投资的情况下，充分利用供应商的能力为自己开发生产产品。这样一方面可以节省资金，降低投资风

10、险，另一方面又可以利用供应商的专业技术和现有的规模生产能力以最快的速度形成生产能力，扩大产品生产规模，现在很多企业对供应商的利用范围逐渐扩大，从原来限制的原材料及零配件扩展到半成品甚至到产品。由此我们可以了解到，采购对于一个企业不仅仅是买东西，也是企业经营的核心环节，是企业获取利润的主要资源。也是在企业的产品开发、质量保证、供应链管理及经营管理中起着极其重要的作用。因此，现在的采购不是传统上的采购。4.采购在项目管理中的作用。我们知道任何项目的执行都离不开采购活动，采购工作是项目实施中的重要环节。如果采购工作出现失误，例如采购方式不当或管理上出现问题，所采购的货物、辅助工程和相关服务达不到项目

11、所要求，这样不仅影响项目的顺利的实施，而且会影响项目的预计效益，甚至会导致项目失败。 2.1.2生产型企业采购管理中的特点生产型企业物资采购有以下两个特点：(1)采购物资的多样性：一方面，企业产品与其他工业产品相比，体形格外庞大，因此需要大量的企业材料、制品、构件和配件，且其复杂的生产过程也需要大量的生产机械设备。而且由于制品、构配件没有统一的标准，为了符合企业设计的要求，同一种材料也会有不同的规格。因此生产企业采购的物资品种繁多、规格复杂占据物资的十八大类五万多个品种。另一方面，由于企业设计者的水平技术高低不同，欣赏水平和爱好存在差异，以及生产企业的经济、技术、自然条件和社会条件的不同，使得

12、企业产品在规模、形式、构造、装饰、生产、组织等方面千变万化，并经常需要运用新结构、新材料、新技术、新工艺等。(2)物资供应的多变性：企业产品的生产地点是统一的、固定的，使用单位是全方位的，这就决定了企业产品生产的不固定性。生产企业根据用户的不同需要生产出用户满意的产品，生产中使用的材料不仅要随着产品的变动而变动，需求的规格也是多变的，由于市场逐利原因不是畅销材料常常采购不到，直接影响生产的正常进行。这就需要做好材料的代用工作，从而增加了物资供应的不确定性。因此不能使材料的采购供应规范化、标准化，而需要灵活多变的物资供应才能满足生产的需要，否则可能会造成生产的混乱。2.1.3企业采购管理中存在的

13、主要问题(一) 对供应商的管理不善供应商管理包括供应商的筛选，资信评估，合作评估及合作制度等。许多企业现在并未重视这项工作。通常的情况是，采购大权是由某为负责人独掌；对供应商缺乏评价，即采用招标制，考察的内容也局限于价格，从而导致不能选择合格的供应商，并在日后的合作中遭受损失；对供应商的合作状况没有记录与评估，产品及服务得不到改进。与现有供应商之间的关系难以协调且不易发展新的供应商。即使是以招标发生的采购，在传统模式下，也同样面临着地域限制，流程不透明，过程烦躁，人力与资金耗费巨大等限制。如上述因素造成了企业的采购成本的居高不下，难以面对激烈的市场竞争而形成规范高效的采购管理。采购管理成为企业

14、在传统模式中提高企业竞争力的瓶颈。(二) 与供应商的战略合作伙伴关系尚未建立采购是供应链管理中非常重要的一个环节。一般来说，生产型的企业至少要用销售额的50来进行原材料、零配件的采购。采购的速度、效率、订单的执行情况会直接影响到企业是否能够快速灵活地满足下游客户的需求。采购成本的高低会直接影响到企业最终产品的定价情况和整个供应链的最终获利情况。传统采购的重点放在如何和供应商进行商业的交易活动上，特点是比较重视交易过程在的供应商的价格比较，通过供应商的多头竞争，从中选择价格最低的作为合作者。具有以下几点不足：1.信息的私有化，不共享：采购、供应双方都尽量隐瞒自己的信息，不能有效地进行信息共享，导

15、致信息不对称，引发相互不信任。2.共享关系是临时的火短期的合作关系：这种合作关系造成了竞争多于合作，导致采购过程的不确定性，阻碍合作的通畅进行。3.响应用户需求能力迟钝：由于供应和采购双方在信息的沟通方面缺乏及时的信息反馈，在市场需求发生变化的情况下，采购方不能改变供应方已有的订货合同，缺乏应付需求变化的能力。4.对于质量和交货期进行事后把关：采购方很难参与与供应商的生产过程和有关质量控制活动，不能对采购品进行交付时跟踪查询。(三)缺乏健全的规章制度制约中国企业科学管理水平提高和企业持续健康发展的一个最大问题是人为因素的作用超过制度因素的制度，制度化因素少，是中国企业由于人事更替人为因素的随意

16、性大而带来很大的经营风险。采购管理方面也是如此，随着买方市场的形成，超过部门逐渐成为企业中最有权力最重要、也是最敏感的部门之一。由于社会上腐败现象的存在和一些业务人员、管理人员利己动机的驱动，在企业超过活动中暗箱操作舍好求次舍贱求贵舍近求远不正常现象一度相当普遍，不仅造成企业资产和效益的大量流失，而且严重破坏企业了企业的境遇风气，扰乱了公平竞争的市场秩序。耍解决企业采购管理在存在的问题，堵塞采购管理的黑洞，关键是加强采购管理上的制度建设，加强有效的监督制约。使包括经营者在内的所有人员都能做到有法可依、有章可循、违者必究，使采购管理走上规范化、制度化的轨迹，使采购活动实现阳光操作。(四) 人员管

17、理不善，造成采购中出现腐败行为，破坏企业文化一是采购人员的专业素质不高，缺乏准确的市场分析能力，不具备丰富的商品知识或相关物料知识，不能熟练的掌握商品、原材料、零配件及半成品的成本构成、利润，计算原理，采购时机，批次，批量等相关理论与方法，这些都是直接影响采购管理的合理性与有效性。而采购中所出现的系列问题，诸如商品销售不对路火物资采购与企业所需的不同，质量不过关，缺货，不能准确的地完成上级下达的任务等等都是和采购人员专业素质不高有关系。二是由于缺乏对采购人员有效的计划管理，造成采购人员日常行为懒散，工作效率不高，采购计划得不到贯彻与实施。三是绩效管理不严格。很多企业管理者对因人为所造成的采购中

18、的腐败行为痛恨而束手无策，尤其在大型的商场百货，由于实行引场进店模式，厂家为了得到长期稳定的进店保证，就在商场采购环节除了给予适当的优惠外还利用其他一些手段贿赂相关的采购人员。采购中腐败行为不仅侵蚀着企业的利益，而且对整个企业文化造成破坏性的影响。采购人员在谈判中无原则的让步，合同之外的私下的利益承诺，会对采购活动的绩效产生负面影响。 (五)信息化采购技术应用程度不高由于业企业本身还没有充分意识到信息化采购的重要性，没有足够大的经济实力购买相当数量的信息化技术设备，缺乏高素质的专业采购人员。都使得信息化采购技术得不到广泛有效的应用。很多业企业仍然是“闭关自守”，缺乏网络的有效应用，缺乏供应商，

19、竞争者乃至消费者的交流与沟通，不能准确的把握市场的动态，易贻误销售时机。同时，也加大了采购业务操作的复杂度。(六)采购绩效评估制度不健全当完成一项工作后，如果不对之进行有效的相应的评估，就不会找到现在工作的不足，也不会为将来的工作提供借鉴，当然采购工作也一样。然而，在现实中，采购绩效评价指标体系不健全，采购流程绩效评估指标模糊，缺乏指标评价的客观性和实际的可操作性，这不利于建立企业的激励机制，也不便采购质量的管理，极易导致采购成本的失控。2.1.4 企业采购管理五要素第一，要确定供应商的资格。以确保供应商有良好的供货能力。对于大型制造企业而言，这点尤为重要，因为供应商的稳定供货能力对于企业的稳

20、定生产具有关键性的作用，因此这些企业有一个合格供应商名录，采购只能限于名录内的供应商，而且要由企业的技术和标准化部门来核定这个名录。第二，采购价格形成机制。为了对采购价格进行有效管理，通常企业需要有一个价格小组来核定采购物品的价格上限，这个小组的成员应该由高层主管、财务和采购部门共同组成，从而防止采购业务人员与供应商在价格上有合谋私利的行为。第三，付款方式的确定。这是实际的利益，企业应尽最大的努力，争取好的付款方式。第四，数量核查。供应商货品到货后，应该由检验部门核查到货数量。第五，质量核查。对于有质量要求的货品，需要质检部门的检验。2.2 管理信息系统简介2.2.1管理信息系统的定义管理信息

21、系统（Management Information System，简称MIS）是一个以人为主导，利用计算机硬件、软件、网络通信设备以及其他办公设备，进行信息的收集、传输、加工、储存、更新和维护，以企业战略竞优、提高效益和效率为目的，支持企业的高层决策、中层控制、基层运作的集成化的人机系统。它能提供信息，支持企业或组织的运行、管理和决策。这个定义说明了管理信息系统的组成要素：计算机硬件、软件、数据库、模型库和用户，说明管理信息系统的目标、功能，即管理信息系统是在高、中、低三个层次（决策层、管理层和运行层）上支持管理活动。信息管理系统利用计算机的硬件和软件，手工规程、分析、计划、控制和决策用的模型

22、，以及数据库对信息进行收集、传输、加工、保存、维护和使用。因此信息管理系统是一个信息处理系统。信息管理系统作为各项业务、技术、工作自动化及高水平管理的方法和模式,正在得到越来越广泛的应用。早期的信息管理系统通常是以各单位为主体,独自进行开发和应用。从技术上看,大体是以局域网或客户机/服务器模式组成应用系统平台,在操作系统和数据库管理系统的平台上开发应用软件系统。但是,由于技术的发展和进步以及应用、管理和数据共享的需要等诸多原因,把分散开发且分布在各个地域的独立的管理信息系统互相连接起来,实现系统硬件、系统软件、应用软件及数据的共享,已经成为越来越迫切的任务。管理信息系统一词在中国出现于20世纪

23、70年代末80年代初，人们逐渐认识到：认为管理信息系统就是计算机应用是一种误区，管理信息系统强调管理的功能和性质，计算机只是一种工具。由于管理信息系统是一门正在发展的新兴边缘学分。制度经济学中，制度的定义是由人制定的规则，它抑制着人际交往中可能出现的任意行为和机会主义行为。“制度为一个共同体所有，并总是依靠某种潜在的惩罚得以贯彻。如果各种相关的制度之间是彼此协调的，它们就会促进人们之间合作的可靠性，这样就能很好的利用劳动分工的优越性和人类的创造性。制度的关键功能是增进秩序，它具有系统性与非随机性，是易于被理解的。在社会混乱的地方，社会的相互交往必然成本高昂。制度鼓励信任与信赖，并减少合作成本。

24、”当公众参与成为发展项目的一个选择组织化参与。实行组织化参与可以降低成本。并且可以达到两个目的：（1） 可以减少信息成本。由于公众中成员成分的多样化，其社会地位，知识背景各不相同。当每个人都积极行动起来时，大家都可以发挥自己的作用，相互间予以互补，解决单个人在面对问题的信息成本太高的问题。（2） 可以减少搭便车行为。在难以预期他人行为时，搭便车的行为增加，而在预知他人都会积极作为时，搭便车的行为减少。2.2.2管理信息系统在现代企业采购管理中的作用管理信息系统是一种较复杂的信息系统。它是在业务信息系统基础上发展起来的。它能收集、传输、存储、加工、输出、维护信息。管理信息系统在现代企业采购管理中

25、的作用主要表现在以下几点：(1)大幅提升公司形象，建立现代化信息管理体制。 (2)规范并优化企业内部各部门、各办事机构的业务流程，再造业务规范，对重点业务实行全面质量监控。(3)实现各部门间的协同作、无纸办公。 (4) 达到公司内部各部门、使用权限明了，杜绝互相推诿现象。(5) 开发决策支持系统，为企业决策层提供图形化、报表化的市场分析数据，能够对未来的公司业务发展、客户需求发展、市场发展作出预测。 (6) 预留标准的EDI数据接口，可以方便地实现与关系部门的数据共享和交换。 (7) 建设企业INTRANET/INTERNET网络平台。 (8) 通过INTERNET实现全天候实时服务，充分满足

26、客户的各种需求，全面提升客户服务水平，大大加强与客户的紧密度，将应用企业塑造成国际化企业的首选品牌。信息对于采购决策的作用1. 提高了采购效率实施了ERP，通过产品结构和物料清单，定义了每个物料的期量标准，把企业的产供销三项主要业务信息集成起来，同步地将生产计划和采购计划一次生成。如果需求有了变化，半个小时内，就可以将上千种物料的计划重新编排。采购计划员从忙碌的事务中彻底解放出来。2.降低了采购成本采购信息化决不仅仅是为了提高响应效率，更重要的是见到效益。采购管理要见效益，首先要改变采购管理观念、规范采购工作。ERP系统通过业务处理流程规范化，降低了企业的采购成本，其具体表现在： 争取优惠。通

27、过物料分类查询，对每一类物料，按需用的频度规定优选原则、简化物料的品种规格，保持一定批量，争取优惠。 周密计划。ERP的计划可以延续到未来某个任意日期，这样不但可以按需采购，而且可以保证有足够的采购提前期和采购预算，防止因突发性采购而增加额外的采购费用。 设置目标成本。企业通过运行ERP的模拟成本，严格控制成本的限额。控制库存量。ERP规定了每一种物料的最大储存量和最长储存期限。超过最大值时，系统会发出提示信号，以便管理人员采取纠正措施。严格控制付款程序。付款前，系统将自动进行全面对帐，如物料规格性能、合格数量、交货日期是否与采购单一致，报价单与发票金额是否一致。只有全部相符才能执行付款程序，

28、严格控制资金流出。3.建立了完备的控制体系ERP系统运用“事前控制、事中监督、事后分析”的管理理念，建立了完备的控制体系： 审批严格 监督有方 分析预测 4. 全面降低企业运作成本，提高公司的整体运作效率，大幅拓展业务，争取企业利润最大化，进一步提高企业的竞争力。2.2.3企业采购中的信息流程1.采购系统业务流程图经过对原有业务的分析，为了更加合理的利用现有的人力、财力和设备，充分的利用计算机带来的便利，规划出系统的业务流程图如图2.1：图2.1采购系统业务流程图2.数据流程图在采购系统业务流程图的基础上设计出采购业务过程中的数据流程图，如图2.2所示。图2.2采购系统数据流程图2.2.4可行

29、性分析1.技术可行性a.开发软件可行性结合本项目实际，本企业的业务量很大，但是其操作流程并不是很复杂，各种结构及流程十分清晰，可以设计出符合实际需求的信息管理系统。vf6.0非常擅长对数据表和其间关系进行简单的操作，无论是查询，统计还是用报表进行数据输出，都能顺利完成。因此，从软件角度讲是vf6.0是完全可以胜任的。b.开发硬件可行性开发本系统所使用的vf6.0软件对于计算机的要求比较低：WINDOWS 98以上版本80486或更高的处理器MS WINDOWS支持的VGA或更高分辨率的显示器应用程序要求8MB RAM这样的要求市场上的计算机配置都能够达到，所以硬件的可行性也可达到。2.经济可行

30、性 由于生产企业目前完全采用手工方式完成业务，进行报表制作，对数据进行综合分析等。管理系统建成后由于不是直接用于生产，因此直接经济效益较小，但是一定会间接的创造出十分可观的经济效益。由此可见，开发此系统在经济上是完全可行的。而且，由于系统在未来较长的时间内稳定发挥作用，这对于提高公司的综合管理水平、简化日常业务操作都将会起到很大的帮助。3.操作可行性生产企业的大多数员工从未使用过类似的管理系统，但是WINDOWS友好的界面和本系统简易的操作设置，可以使企业的内部员工很快掌握其各种操作。不仅如此，系统还附有详细的使用帮助文件，为本系统的正确使用给以图文并茂的形式加以说明。同时，在开发过程中，我们

31、还可以尽量给用户以方便，充分考虑到用户需求的实际情况，在输入界面，查询界面、报表打印等部分添加注释或提示，并尽可能的采用相关联的数据自动输入的功能，帮助用户尽快掌握系统的使用和减少数据的输入，以提高本系统的使用效率。2.3企业采购信息系统结构设计2.3.1系统的功能模块设计采购管理信息系统的功能主要包括:采购订单管理、商品管理、物料管理、用户管理和供应商管理等业务。其功能模块图见图2.3图2.3系统功能模块图从图中可以看出，本系统共分为五个模块：订单管理模块：主要对订单文件进行操作，创建、删除、审核订单以及对生成的订单进行审核，通过后可以发送最终到货检验合格后确认到货；商品管理模块：主要对商品信息的操作，可以对商品进行添加与修该等；物料管理模块：对物料信息的操作，针对商品信息的修改或添加，相应的对物料信息进行修改或添加；供应商管理模块：对供应商信息的操作，针对供应商方信息的变化，对供应商进行添加、修改、删除的操作；用户管理模块：主要对用户名以及用户密码进行添加、修改、删除的操作。2.3.2代码设计此阶段对数据库中出现的代码进行设计以便于识别和操作。订单号设计：OX1X2X3X4X5X6X7订单号标识供应商顺序码物料顺序码顺序码商品代码设计：GX1X2商品代码标识顺序码物料代码设计：MX1X2物料代码标识顺序码供应商代码设计：CX1X2供应商代码标识顺序码用户代码设计：