办公管理管理办法.docx

1、办公管理管理办法办公室制度管理规定第一章总则第一条为规范部门的管理，做到有章可依，增强部门的文件化建设，特制订本制度。第二条本制度适用于集团公司办公室。第二章具体规定第三条部门制度制定的程序：部门工作所需责任人拟定初稿部门讨论部门领导审核定稿公司审核颁发。第四条部门制度制定的原则：（一） 以公司相关制度原则为前提拟定本部门制度，若出现与公司制度相冲突的条款则以公司制度为准。（二） 拟定制度须客观、公正、科学，保证制度的严谨性和实用性。（三） 制度的格式、编号等符合公司制度管理部门的相关要求。（四） 尽可能保持与前期制度的兼容性，并考虑到后期制度的拓展性。（五） 制度的总体思想须保持与公司高层管

2、理思想的高度统一，一些关键性条款还须当面征求高层领导的意见和认同。第五条部门制度管理的相关要求：（一）制度颁发后要在部门内积极贯彻、落实，涉及到其他部门的还须及时发放到位，并做好沟通和协调工作，保证制度的有效落实。（二）制度无论是书面形式还是电子形式，发放、借阅、保存等都须严格按照档案管理要求管理，以保证制度的保密性和严肃性。（三）随着部门的发展及工作流程的调整，需要调整的制度条款要及时修订，以保证制度的有效性和适用性。第三章附则第六条本制度解释权、监督执行权归办公室。第七条本制度自颁布之日起正式执行，前期相关规定自行废止。办公室矩阵式管理制度第一章总则第一条为了响应集团公司矩阵式管理思想，结

3、合办公室事务，特制定本制度。第二条本制度适用于集团公司各部门及各子（分）公司办公室。第二章具体细则第三条办公室矩阵式管理相关事务（一）公关工作。包括公关接待工作、礼（赠）品管理制度、相关公关工作要求；（具体操作请见公关管理制度）（二）档案工作。包括文件管理工作、档案管理、运行工作；（具体操作请见发文管理制度、收文管理制度、档案管理制度、档案运行管理制度）（三）法务工作。各子（分）公司分设一名法务人员，集团法务人员对其进行定期培训并不断对相关法律进行考核。（具体请见法务管理制度）（四）信息、资料反馈。办公室经常需要各部门、各子（分）公司反馈的一些资料，第四条 具体考评标准序号公司名录企管办员工的

4、稳定性(15)文件格式是否按标准执行（10）对集团办公室所需资料反馈速度(15)接待是否按集团公司下发的标准执行(15)礼品管理是否按集团公司标准(15)法务人员基本法律知识的培训考核(10)合同管理办法执行情况，是否按照规定程序进行合同管理(10)诉讼法律事务的及时反馈情况(10)得分以上标准会根据每月办公室工作重点进行相应变更，办公室将会及时通知。第五条考核办法（一） 办公室每月安排人员到一部分子（分）公司进行实地检查。（二） 各子（分）公司针对以上标准进行自检并于月末18日前反馈至集团公司办公室。（三） 当月未检查到的公司，考核主要是由各子（分）公司自检加上实际能了解到的情况。（四） 办

5、公室每月对各子（分）公司进行各项考核并汇总，分深加工和屠宰两个系统进行排名，并在月会上进行通报。第三章附则第六条本制度解释权、监督权归办公室。第七条本制度自颁布之日起生效。办公纪律管理办法第一章 总则第一条为了提高办公效率、维持良好的办公秩序，特制定本条例。第二条本条例适用于雨润集团办公室各科室办公人员，各下属分公司参照执行。第二章工作要求第三条爱岗敬业，保持积极的工作状态，认真负责地完成本职工作和领导布置的工作任务。（一） 员工须服从领导安排；（二） 对工作范围内的事务尽职尽责，对个人能力范围内的工作行为须负全部责任；（三） 承诺或会议任务应按期完成；第四条保持良好的工作秩序，树立良好的工作

6、形象。（一） 工作时间不大声喧哗、不唱歌、不打闹嬉戏；（二） 上班时间不得穿背心、短裤、拖鞋；男职员不得蓄长发、留胡须；女职员必须化淡妆；第五条认真履行保密义务，做好保密工作。（一）严格遵守公司规章制度，做到不该去的地方不去，不该问的问题不问，不该说的不说；（二）未经同意，任何人不得乱翻别人桌上的文件、物品；（三）办公室无人时，须锁好门窗。离开办公地点时应将桌面上文件收起放好，并将电脑处于锁定或其他状态。第六条注意办公环境卫生，养成良好工作习惯。（一）厂区内不准随地吐痰或乱扔杂物；（二）厂区或者库区不准吸烟；（三）办公场所注意讲究卫生，保持良好的工作环境，做到办公场所无蚊蝇、无灰尘。第七条爱护

7、公司财物，养成勤俭节约的良好习惯，提高成本意识。（一） 不浪费水、电、纸等资源和办公易耗品；（二） 按照相关要求使用办公用品或车间设备；（三） 爱护公司财务，不损坏公司财物。第八条礼貌待人、文明用语，树立良好个人形象。第九条爱岗敬业，严肃工作纪律，上班期间不做与本职工作无关的事。（一）不窜岗、闲聊、吃零食、唱歌、谈论（包括利用电话谈论）或政治与工作无关的事；（二）不看报纸、杂志等与工作无关的资料；（三）不会见朋友、亲属等与工作无关的人员；（四） 接听私人电话应尽量控制在3分钟内；（五） 上班时间内不偷懒睡觉。第三章 附则第十条本规定执行监督权和解释权归办公室。第十一条本规定自颁发之日起生效。电

8、话管理规定第一章 总则第一条 为规范公司电话的使用和管理，特制定本规定。第二条 本规定适用于集团公司各部门电话的使用管理，下属各子（分）公司参照执行。第二章 电话使用基本要求第三条 使用电话时要轻拿轻放。第四条 电话应保持洁净无灰尘，话筒应定期用酒精消毒。第五条 任何人员在利用电话进行交谈时应有强烈的保密意识，不得与无关人员谈论公司事务，不得在无关人员在场的情况下讨论涉及公司秘密的事项。第六条 总机接线员应经常检查电脑话务员的工作状态，发现电话锁定应及时消除，发现不能处理的故障应及时报告电话维修员和领导，以免影响工作。第七条 不利用公司办公电话拨打私人电话；第三章 电话接听第八条 办公人员接听

9、电话时必须使用礼貌用语，应有较强的随机应变能力；第九条 重要电话应做好电话记录工作，将电话接听内容记录并及时传达、回复；第一十条 语言要求：规范礼貌、简洁耐心；（一） 电话接听时说：“您好+单位名称”；电话结束时说“再见！”。（二） 对方拨错号码时，不要说“打错了”就马上挂断电话，而应礼貌地说：“我想您拨错号码了”。第一十一条 时间限制（一） 接听电话要及时，一般电话铃响不得超过3声。（二） 为防止电话长时间占线，接听电话一般不宜超过3分钟（特殊情况时可适当延长）。（三） 经领导批准后接听私人外线一律不得超过3分钟。第一十二条 领导无暇接听电话或拒绝接听电话时，须灵活处理，其具体程序为：（一）

10、 甄别电话，摸清对方身份：“请问您哪里”；（二） 了解对方用意：“请问您有什么事需要转告吗？”；（三） 决定是否由领导接听电话。第一十三条 若正在接听电话时另外有电话打进来，可礼貌地请通话方销等片刻，先接听另外一个电话，但切忌将接听的电话搁置在一边而忘记接听。第一十四条 接听电话时，若另外有紧急的事需处理，可先礼貌地请通话方销等片刻；与其他人讲话时，必须将通话听筒捂住，切忌对着话筒大声对别人讲话。第一十五条 在办公室拨打外线电话或发送传真，使用后及时在电话使用记录表（见下表）上登记。外线电话使用记录表日期部门电话号码通话时间通话原因使用人备注第一十六条 办公室将根据登记情况，在月底进行月结，所

11、产生的费用将通过财务部划拨到各部门。第四章 考核办法第一十七条 拨打、接听电话用语不规范的,扣除责任人奖金5元/次。第一十八条 上班时间将话筒支起，致使部门间无法联系的，扣除责任人奖金50元/次。第一十九条 上班时间接听私人电话超过3分钟的，扣除责任人奖金20元/次。第二十条 利用公司电话拨打私人电话的，一经发现，扣除责任人该电话实际费用10倍的奖金。第二十一条 拨打外线电话未在外线电话使用记录表上登记的，一经发现，扣除责任人奖金5元/次。第二十二条 若总机出现故障而话务员没有及时报修，从而影响公司正常业务的，扣除责任人奖金20元/次。第五章 附则第二十三条 本制度解释权归办公室。第二十四条本

12、制度从颁发之日生效。会议管理制度第一章 总则第一条 为有效利用会议，确保会议达到预期的效果，规范会议管理，特制定本制度。第二条 本制度适用于集团公司及所属各子（分）公司、部门会议的召开。第二章 会议的分类第三条根据会议涉及范围的不同，会议可分为公司级会议、部门级会议、科务会议和班组（小组）会议等。第四条根据会议性质的不同，将会议分为专业会议、专题会议、研讨会等。第五条根据会前计划与否，将会议分为计划内会议和计划外会议。第三章 会议计划第六条任何部门应该有计划地召开会议（一） 公司级会议计划：1 各部门经理于每月15日前，应将该部门下个月需跨部门召开的所有会议列在公司级会议计划表中，报办公室，由

13、办公室根据具体情况统畴安排，并于20日前将安排结果用电子邮件发往各部门。2 各部门在收到办公室发来的会议安排后，应将邮件打印出来，并妥善存档。（二） 部门级会议：各部门经理根据本部门具体情况，结合公司级会议的安排，于每月22日前列出本部门会议计划表（如下表），并以电子邮件形式发往本部门各科室。各科室收到邮件后，将其打印存档。（三） 科务会、班组（小组）会各科室、各班组（小组）负责人根据本科室具体情况，结合部门会议计划，于每月25日前将本科室、本班组（小组）下一个月需要召开的会议，列在会议计划表-2上，交部门经理审核批准后，将计划打印存档。第三条 对于会议计划表中一些要素的说明：（一） 会议要达

14、到的目标：会议的目标必须明确，且能够在较短的时间内被实现。（二） 会议参会部门（人员）：参会人员必须与会议讨论内容密切相关，与会议无关或关系不大的人员严禁列入会议计划。（三） 主持人：1 公司级会议由总经理或总经理授权的人员主持。2 部门会议由部门主管或其指定负责人主持。3 会议主持人对会议将要讨论的问题的背景应有充分完善的了解，能够驾驭会议。（四） 记录人员：会议应安排较为固定的会议记录人员，记录人员应符合以下要求：1 有较强的反应能力、理解能力和语言组织能力。2 记录速度应能与会议速度保持一致，能够完整记录会议内容。任何会议的召开必须严格按计划进行，未经上级领导同意，任何部门不得擅自变动计

15、划内会议，更不得擅自召开计划外会议。召开公司级计划外会议应先征得办公室的同意；召开公司级以下计划外会议应征得部门负责人同意。第四章会前准备第四条 会前的通知工作：（一） 会前会议组织部门应以电子邮件、电话等适当形式通知参会人员会议的开会时间、地点及应带的材料。（二） 对于计划有变动的：1 若召开公司级计划外会议或公司级会议不能按计划召开的，应提前一天通知各相关部门和人员。2 若召开部门级（含以下）计划外会议或部门级（含以下）会议不能按计划召开的，应提前半天通知相关人员。第五条 会议材料的准备（一） 软件材料的准备：1 会前会议组织部门应广泛收集会议所需材料，并加以分析、整理和汇总。2 若有资料

16、要发放，会议组织部门应事先将其复印好，并于会前一天发放到各参会人员手中。3 会议组织部门应准备好会议签到薄。（二） 硬件材料的准备：1 会议组织部门应根据参会人员的数量，布置好会场。2 会议组织部门应于会前准备好会议所需仪器，如电脑、投影仪、扩音器等。第五章会场管理第六条 会场纪律：（一） 参会人员须在会议签到薄上签到（要求字迹清楚）。（二） 参会人员须提前5分钟到达会议现场。（三） 参会人员不得无故缺席会议（除政府来人需要其接待或生病外，参会人员不得请假）。（四） 会议开始后，参会人员应关掉手机、BP机等通讯工具，并禁止交头接耳、瞌睡等行为，以免引起会场混乱。（五） 参会人员在没有得到主持人

17、许可的情况下，不得中途离开会场。第七条 会场秩序的维持：（一） 公司级的会议，由总经办负责安排人员维持会场秩序；（二） 公司级以下的会议，由部门内部考核员负责维持会场秩序。第八条 会议一般过程：（一） 参会人员在会议签到薄上签到。（二） 主持人检查会议出勤情况。（三） 分发会议所需材料。（四） 会议开始。（五） 会议结束。第九条 会议过程中对主持人的要求：（一） 为提高会议效率，会议主持人应严格控制会议进程，如无特殊情况，不得超出计划时间。（二） 对于讨论性质的会议，会议主持人应加以正确引导，防止讨论偏离主题。第六章 会后管理第一十条 会议纪要：（一） 公司级会议的会议纪要：1 由记录人员整理

18、后交办公室相关负责人审核。2 审核后的会议纪要按阅读范围交相关人员签字后由办公室存档。3 按阅读范围将会议纪要发放到相关人员（注意会议内容的保密）。（二） 部门级会议的会议纪要由部门指定人员记录整理后，以电子邮件形式发往各科室；科室会议及班组（小组）会议的会议纪要由档案员打印后分发给科室人员。第一十一条 总经办负责考核各部门的人员应对各部门会议精神的贯彻落实情况进行跟踪、监督和考核。第七章 考核办法第一十二条 对于不按要求作会议计划的，给予相关责任人50元/次罚款。第一十三条 对于不按计划召开会议的，给予会议组织部门负责人50元/次的罚款。第一十四条 没有经过相关领导的同意擅自召开计划外会议的

19、，给予部门负责人50元/次罚款。第一十五条 会前通知不到位的，给予相关责任人50元/次罚款。第一十六条 会议组织部门没有布置好会场或没有准备好会议所需仪器的，给予相关负责人50元/次罚款。第一十七条 会议组织部门没有广泛收集材料，至使会议内容不充实的，给予会议组织部门负责人50元/次罚款。第一十八条 会前会议组织部门没有布置好会场，给会议的进行造成影响的，给予部门负责人50元/次罚款。第一十九条 参会人员违反会场纪律中的任何一条的，给予当事人50元/次罚款。第二十条 由于会议主持人控制不力，至使会议不能达到预期效果或会议超出计划时间的，给予会议主持人50元/次罚款；连续三次出现这种情况的，取消

20、其主持人资格。第二十一条 会议组织部门没有安排会议记录的，给予组织部门负责人50元/次罚款。第二十二条 公司级会议的会议纪要没有审核就交相关人员签字，或虽审核但未交相关人员签字就存档的，给予档案员和会议纪要审核负责人各50元/次。第二十三条 会议纪要超出规定范围发放的，给予相关责任人100元/次罚款。第二十四条 对于公司级会议上布置的任务，总经办负责考核各部门的人员没有进行跟踪监督的，给予总经办相关负责人员50元/次罚款。第八章 附则第二十五条 本制度监督权归办公室。第二十六条本制度自颁发之日起开始生效。保密管理制度第一章总则第一条 为保守公司秘密，维护公司权益，特制定本制度。第二条 本制度适

21、用于雨润集团公司各部门、科室的保密管理工作，下属各分、子公司参照执行。第二章范围和密级确定第三条 公司秘密指关系公司权力和利益，依照特定程序确定，在一定时间内只限一定范围人员知悉的事项。根据保密程度的不同，公司秘密分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。（一） 绝密级：公司经营发展中，直接影响公司权力和利益的重要决策、文件资料为绝密级，如公司尚未付诸实施的经营战略、公司的管理方法、制度、公司生产车间的操作程序、产品的技术配方等，它是公司最重要的秘密，泄露会使公司的权力和利益遭受特别严重的损害。（二） 机密级：公司的规划、财务报表、统计资料、重要的会议记录、公司经营情况等为机密级，它的泄露会使公司

22、的权力和利益遭受严重损害。（三） 秘密级：公司人事档案、合同、协议、员工工资性收入、尚未进入市场或尚未公开的各种信息等为秘密级，它的泄露会使公司的权力和利益遭受损害。第三章 保密基本原则第四条 公司保密工作应遵循既确保秘密又便利工作的原则，任何部门和个人都应有强烈的保密意识，但不得以“保密”为由阻碍公司的正常工作。第五条 公司附属机构及员工的保密义务（一） 各部门、科室应对本部门、科室业务事项的保密工作负责。（二） 公司员工不得以任何方式向无关人员传递公司秘密，更不得出于不良动机探取公司秘密：1 严禁带无关人员参观厂区及车间。2 严禁与无关人员谈论公司秘密；严禁在公共场合谈论公司秘密。3 未经

23、允许不得翻看其他部门的文件资料。4 未经允许不得使用他人电脑。5 不得对外泄露总裁及副总的手机号码、内线电话和外线电话；6 不得对外泄露总裁及副总的行踪和日程安排等；7 严禁他人进入办公重地（如公司档案室、机要室、配料房、财务室等）。（三） 组织涉及公司秘密的活动（包括召开秘密会议）时，主办部门应采取下列保密措施：1 选择具备保密条件的活动场所或会议室。2 严格限定参加活动人员的范围以及活动内容的传达范围。3 会议或活动中发放的资料，若有必要，应及时收回。4 会议形成的会议纪要等文件资料必须严格保密和存档，不得到处乱放。（四） 公司废旧纸张（无保存价值、涉及工作内容的文字材料、图纸等）均须作销

24、毁处理，不得当作无用垃圾随意乱扔。（五） 公司员工发现公司秘密已经泄露或可能泄露时，应当立即向总经办反映，并在力所能及的情况下及时做出相应的补救措施。（六） 凡属于保密范畴的电子文件，必须加有密码，且密码的要求必须是数据和字母的组合。（七） 严禁自带磁盘、光盘等电子文件载体到公司，各部门的磁盘、光盘等电子文件载体必须由档案员进行统一保管并编号，公司将不定期进行检查；若因损坏不能再使用的，必须按档案的要求进行销毁。第四章 保密具体措施第六条 公司员工在与公司签定劳动合同时，均应附签一份保密协议和保密协议补充条款。第七条 公司秘密形成过程中的保密工作（一） 选择具有保密条件的制作场所；（二） 严格

25、限制公司秘密的知悉范围。第八条 公司秘密的传递（一） 各部门应严格限制本部门业务范围内秘密的知悉范围。（二） 在对外合作中，如确需向对方提供公司秘密事项的，须征得部门负责人同意，并与对方签定保密协议；第九条 秘密文件的保密措施（一） 以下所说秘密文件统指绝密、机密、秘密文件。（二） 秘密文件须标明密级和阅读范围，要发放的秘密文件，还应注明分发号。（三） 秘密文件的发放与传阅1秘密文件的发放与传递由各部门（或相关科室）档案工作人员负责。档案工作人员应保证将文件交到相关人员本人手中，并严格控制文件的传阅过程，防止文件的积压、泄露和丢失。2秘密文件应严格按阅读范围进行传阅和发放，且要求文件阅读者（或

26、接收者）在发文登记簿上签字，同时发文登记簿必须按要求存档。（四）秘密文件的保存1部门内部秘密文件由各部门（或相关科室）档案工作人员负责保存。2生产车间的各种工作操作程序、配料配方，须由专人专管，无关人员一律不得过问；如因工作调动，文件的交接必须有详细清楚的交接手续，并由部门档案员存档。（五）秘密文件的借阅1知悉范围内的人员借用秘密文件应征得文件保管部门主管的同意；2知悉范围外的人员借用秘密文件（1） 向文件保管部门主管出具本部门主管的书面借用证明；（2） 文件保管部门主管在借用证明上签字；（3） 借用人持经文件保管部门主管签字后的证明到文件保管员或档案员处借用文件。3 借阅秘密文件必须按要求文

27、件借阅登记薄上登记；4文件借用人不得将秘密文件带出指定阅读地点，未经文件保管部门负责人同意，不得摘抄文件内容。（六）秘密文件的复制1应征得部门负责人同意并在文件借阅登记薄上登记；2应使用特定的档案资料借用（复制）申请单，该申请单一式两联，一联交文印室，文印室按经保管部门主管签字的申请单进行复制，并将申请单交办公室档案员存档，一联由文件保管部门存档；3文印员在复印绝密、机密、秘密文件时，不得有意窥探文件内容，更不得将复印好的文件随便乱放；复印作废的文件，一律作销毁处理。第五章 考核办法第一十条 公司人员有违反保密协议及保密协议补充条款的，一律按协议及其补充条款追究其法律责任。第十一条出现下列情况

28、之一的，一经发现，一律开除，并视情况追究其法律责任：（一） 掌握公司秘密的人员出于不良企图故意泄露公司秘密；（二） 出于不良企图窃取或试图窃取公司秘密；（三） 无意中泄露公司重大秘密。第十二条无意中泄露公司秘密未造成损失的，视情节严重性给予违纪当事人警告直至记过处分。第十三条秘密文件的借阅、传阅、发放、复印、销毁过程中，有违反规定的，给予违纪当事人20元/次处罚。第六章 附则第十四条本制度执行、监督权归总经办，解释权归办公室。第十五条本制度自颁布之日起生效。用章、受控章、化验章、合同评审章等，此类印章法律效力仅限于本业务范围。（五）私章：刻有本人姓名的印章（未经总经理批准,任何人员不得在工作中

29、使用私章）。第一章 印章的刻制第一条 印章刻制的申请程序（一）需求部门负责人提出书面请示（内容包括申请部门、印章名称、印章模型及其使用范围）交公司办公室；（二）公司办公室审核后将请示呈总经理审批；（三）请示经总经理批准后，公司办公室根据申请部门印章刻制的具体要求统一请购。第五条印章的出库：公司办公室负责出库印章，在确定印章符合原定要求且未曾使用过红色印油后登记出库。第六条印章的领取（一）各部门人员到公司办公室领取印章时，须在印章保管登记表（见附表）上登记。（二）领取者做好保管登记后将印章交部门主管，部门主管确认印章无误后将其交指定人员保管。第二章 印章管理办法第七条印章保管所有印章均须指定专门

30、人员进行妥善保管及定期保养，同时须与委托人签定相关法律文件。（一）集团公司法定代表人私章由公司财务部主管或其授权人负责保管；各公司法定代表人私章由该公司财务科主管负责保管；（二）集团公司章由办公室负责人或其授权人负责保管；所属各公司章由该公司总经理负责保管；（三）部门章由各部门主管或其授权人负责保管；（四）各种业务专用章由主管该项业务的人员或其指定负责人保管。第八条用印范围（一）所有印章均应明确确定其用印范围，以便印章保管人员正确用印。（二）部门章用印范围由部门负责人确定；业务专用章用印范围由专管该项业务的负责人或其授权人确定；（三）公司行政公章使用范围：1、以公司名义发出的对内与对外公文、公函，上报政府机关的材料、报表等各类文件；2、以公司名义签章的经营性协议、合同等；3、以公司名义签章的证明、委托书、公证书等；4、以公司名义办理的信贷用担保合同、抵押合同、借款、借据、借款申请书等；5、以公司名义办理的延缓还款周期、减缓（减免）各类税费等申请性材料；6、其他经公司法人代表审批同意签章的；（四）总经理私章用印范围由总经理或其授权人确定。第九条印章使用（一）非业务专用章1用印审批：由用印人填写用章