全宗卷规范.docx

1、全宗卷规范全宗卷规范一、主要内容与适用范围定义 :是档案馆 （室）在管理某一全宗过程中形成的， 能够说明该 全宗历史情况的有关文件所组成的专门案卷。全宗卷规范适用于在座各位在整理各单位全宗卷时， 都是要按 照此规范的要求去做。二、编制原则档案馆（室）对其所管的每个全宗都应以全宗为单位编制全宗 卷。全宗卷的各种文件材料， 包括凭据 （各类交接文据） 、清册（各 门类的销毁清册） 、报表（各种反映档案情况） ，应做到准确、 齐全、 规范。全宗卷内的文件材料， 应按照其固有的特点、 保持文件材料间 的有机联系，问题相对集中 （检索工具、各种规章制度、统计报表 等） 相对不是绝对。以便于保管和利用。三

2、、全宗卷的主要内容所有与档案有关，但不应立卷归档的东西放入全宗卷内 档案的收集。1、收发文登记本（ 一般只存 15 年，可作文件销毁清册） ；2、档案交接文据；3、移交目录： 文书档案 ：归档文件目录 永久、长期（ 30年） 3套，短期（10年）1套;会计档案：财务报告类案卷目录、全引 目录3套，会计帐簿类、会计凭证类案卷目录 1套；专业档案：案卷 目录和全引目录根据行业部门的要求而订; 科技档案 ：总、分类目录; 声像档案 ：永久、长期的案卷目录和全引目录 3套，短期的案卷目录 和全引目录 1 套； 资料目录 。档案的整理1、 分类方案或分类大纲，要科学、实用； （ 图表、文字说明都 行，最

3、好图表）2、 目录对照表； （欠帐单位若以“件”整理的需要说明）3、 整理档案工作小结 。（ 心得、经验）档案鉴定1、鉴定领导小组名单； （若有文件汇编可放入汇编中， 领导变更， 名单也要变更）2、 档案保管期限表； （ 各门类、载体，有制度的跟制度走）3、 鉴定报告，销毁档案清册与批复。 （写清是什么门类、载体 的档案，哪一年的，多少卷，应该保存多少年，已保存了多少年）档案保管1、 档案库房温湿度记录； （放入全宗卷内编号后再拿出来，每天 上下午两次）2、 档案安全检查记录； （检查、温湿度是否超标；消防器材是否 要更换；线路、火警是否失灵； ）3、档案抢救与修复情况 （定期对档案进行抽样检

4、查，是否生虫、 变脆、发黄）；4、重点档案的特殊保护措施。所有的检查记录可写入档案日志中， 也可自行设计一个统计的 表格。档案统计1、档案数量统计；2、档案移进、移出登记表。 （主要针对档案馆，红 P212）档案利用1、开放利用和控制使用档案的范围； （针对档案馆，红 P）2、档案汇编和公布出版情况； （全宗介绍、组织沿革、大事记、 史志、招商引资汇编、利用事例汇编、专题概要、基础数字汇编、数据 分析、利用档案史料拍摄宣传片、专题片）3、借阅、利用效果登记簿；4、档案产生社会效益、经济效益典型事例。四、全宗卷的整理以盒为卷，装满为止；1、 全宗卷内的文件排列没有固定顺序，只是相对集中；2、 全

5、宗卷内不编页码；3、 全宗卷没有目录号。 不允许全宗卷内文件按时间顺序逐件编件号， 在每件上盖档号章，盖在每个的首页上。混年按盒编大流水号，一盒一卷。全宗介绍、组织沿革若有变化可以后序，若无不序。卷盒面、卷脊内容一致。全宗号：若已进馆就有全宗号，盖章，阿拉伯数字； 全宗名称：规范化的简称； 案卷题名：责任者（单位规范化的简称） +全宗卷内内容； 编制日期：全宗卷内文件的起始日期； 卷号：每盒一卷，阿拉件数字全宗卷内编写情况前面放卷内目录， 把页数改为件数；（可用文书卷的卷内目录， 也可按照标准自行设计，不限）后面放备考表，立卷人、检查人、时间。全宗卷管理全宗卷放在整个全宗之前；编制全宗卷的案卷

6、目录， 放在全宗卷一边； （不放入全宗卷内，放在外面，方便查找）五、全宗卷内的表格填写说明卷内备考表填写说明本卷情况说明： 填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁 等情况。 案卷立好后发生或发现的问题， 由有关的档案管理人员填 写并签名、标明时间。立卷人： 由责任立卷者签名 检查人： 由案卷质量审核者签名。 立卷时间： 填写完成的立卷日期。 借阅档案登记簿填写说明 序号： 用阿拉伯数字从 1 起依次标注。 日期： 填写查阅档案的年月日。单位： 填写查阅人的所属单位。案卷或文件题名： 填写借阅人查阅的案卷和文件题名（标题） 的全称。利用目的： 填写查阅档案的用途。 期限： 填写其划定的保管期限

7、。 卷号： 目录内案卷的顺序编号。借阅人签字： 借阅人的亲笔签字。 归还日期： 填写借阅人归还案卷的年月日。备注： 填写需要说明的问题。 档案利用效果登记簿填写说明 日期： 查阅档案的年月日。 单位： 借阅人的单位全称。姓名： 借阅人的姓名。 目录名、案卷号： 填写所查案卷的目录号和案卷号。 利用目的： 填写查阅档案的用途。利用效果： 填写查阅档案后，所起到的社会效益和经济效益。 为证明经济效益和社会效益正确，可在文后加盖单位的印章。档案销毁清册填写说明1、会计档案销毁清册填写说明序号： 用阿拉伯数字从 1 起依次标注。类别： 填写全宗内分类方案的第一级类目名称。 案卷号： 每个案卷在该目录内

8、的流水号。 起止日期： 指案卷最早形成年月日至最后年月日。 卷内张数： 指卷内会计材料的总张数。保管年限： 指该案卷所确定的保管期限。 已保管年限： 指在档案室已保管的年限。 2、档案销毁清册填写说明 序号： 用阿拉伯数字从 1 起依次标注。 案卷或文件题名： 填写案卷或文件题名（标题）的全称。 年代： 填写案卷和文件的所属年代。目录号： 填写案卷所属目录的编号。 卷号或文号： 填写销毁案卷的卷号或发文单位给的文件字号。 件卷内文件页（数） ： 填写文件或卷内文件的总页数。 原期限： 填写原来的保管期限。销毁原因： 填写销毁档案的理由。 备注： 填写需要说明的问题。档案数量统计填写说明登记日期

9、： 收进或移出（移交或鉴定后销毁）档案的时间。 接收或移交单位名称： 接收或移交单位名称应填写全称或规范 化通用简称。档案类别： 按档案的不同门类、不同载体分别填写保管期限：按国家规定划定的档案保管期限。收进档案数量：按档案类别分别填写收进已编目档案和未编目 档案的数量。填写内容包括：文书档案的案卷卷数和上架排列长度 （米八科技档案的卷数和底图的张数、声像档案（影片档案）的盒数 和照片档案（底片）的张数及其它 专门档案（会计档案、诉讼档案、地 名档案等）和 各种资料的卷（册、盒）数。移出档案数量：按档案类别分别填写移出（移交或鉴定后销毁） 已编目档案和未编目档案数量。现有档案数量：按档案类别分

10、别填写收和数减去移出数后结存 的已编目档案和未编目档案数量。（六）档案交接文据填写说明移出单位名称：填写移交档案单位全称或规范化通用简称。接收单位名称：填写增收档案单位的全称。交接性质：分为移交、寄存、征购或收购、捐赠四种，由交接 双方共同填写。移交：机关、团体、企事业单位和其它组织与档案馆之间、档案馆 与档案馆之间及本单位内部的档案交接属移交。寄存：集体所有和个人所有的档案交档案馆（室）保管、保管期间其所有权仍归移交者属寄存。征购或收购：国家依法收买属集体所有的和个人所有的档案， 交接后其档案为国家所有。捐赠：无偿向国家献出集体所有的或个人所有的档案， 交接后基档案为国家所有。档案所属年度

11、：应由档案移交单位填写所交各类档案形成的最 早或最晚时间。档案类别： 按档案的不同门类、 不同载体及档案与资料区分类 别，一类一款顺序填入。数量：档案以卷为计量单位，资料以册为计量单位，零散文件 以长度（米）为计量单位，声像档案以张、盘为计量单位填写。检索及参与工具种类： 填写按规定随档案一同移交的有关材 料，如案卷目录、全引目录、资料目录、全宗介绍、组织沿革、大 事记和著录卡片等材料。检索工具及参考资料的数量单位为册（套） 。移出说明： 由移出单位填写有关档案交接或需要说明的事项。A、 档案有无损坏、虫蛀鼠咬、纸张变质、字迹模糊等情况。B、 档案内容在有无涉及国家机密，在档案被利用时需限制使

12、用或 禁止使用的范围、内容。C、 有无在档案交接中产生的其它文件。D其它需要说明的事项。接收说明： 由接收单位填写交接过程及验收意见。A、 交接过程中有无需要记录的事项。B、 由移出方填写的各栏是否属实。C、 依据档案法及档案行政管理机关的有关规定，对所接档案 做出评价。各栏如书写不下，可另纸书写。附在本文据之后，并注明相应 栏目领导人：应由单位现任的具有法资格的领导人或能承担责任的单位内的部门负责人签名。经办人：由对档案交接负有直接责任的人员签名。移交和接收日期应当相同。上述各栏填写完毕后，应加盖单位印章。（七）科技档案总目录填写说明总登记号：是档案管理部门对接收科技档案按照归档时间先后以案

13、卷为单位登记的流水编号。归档时间：是案卷归档的实际时间（交档案室的时间） 、按年月日填写。档号：即档案号，包括全宗号、目录号、分类号和案卷顺序号。案卷题名：即本卷标题，主要包括项目的名称、代字、代号、 及件其组件、部件阶段的代号和名称等。张（页）数：卷内的总张数、页数（装订的案卷应填写总页数 或总张数）。密级：依据保密规定填写。编制单位：指科技文件的形成单位或主要责任者。变动情况：填写案卷和案卷内科技文件变动情况。备注：填写需要说明的问题。科技档案分类目录填写说明保管期限：填写划定的保管期限。其它各项同科技档案总目录。（九）底图目录填写方法序号： 是底图归档的顺序号，按照归档时间顺序流水登记。

14、 归档时间： 是底图经形成单位整理后移交档案部门的时间。 档号： 填写底图对应兰图所在案卷的档号。底图号： 是每张底图给定的图号。底图名称： 是揭示每张底图给定的图号。幅面张数： 按一般的机械制图要求， 底图一般分为 0#-5# 六种 幅面，每张底图按不同幅面对应填入其数量。编制单位： 是指底图的形成单位。编制日期： 是指本底图完成编制日期。备注： 填写针对每张底图需要说明问题。六、编研材料全宗介绍： 包括立档单位历史沿革简介、全宗历史概况、全 宗内档案内容与成分的介绍三个组成部分。 其中全宗内档案内容与 成分的介绍是全宗介绍的主体， 立档案单位历史沿革简介、 全宗历 史概况则是为了人们利用该

15、全宗的档案、 便于人们理解关于档案内 容与成分的介绍而编写的。大事记专题概要组织沿革： 内容包括组织成立、调整、合并、撤销、复建；组 织性质、职掌、隶属关系；人员编制、主要负责人任免、升迁、调 转；内部机构设置等方面的情况并将其沿袭、变革反映清楚。人物简介： 内容包括姓名（字号） 、性别、族别、出生年月日、 卒年、籍贯、主要职务（职称）、主要学历、简要经历、思想学说 （主要事迹、突出成就）、代表性著作等。编写人物简介是一项很 有意义的工作，它对于进行爱国主义教育、爱岗敬业教育、对于激 励士气、尊重人才、促进发展，有着特殊的作用。会议简介：会议的准确名称、会议时间（预备会议时间、正式 会议时间）

16、、出席会议的正式人员（或代表）的人数、列席人员人 数、会议地点、会议的议程或基本过程、会议主要主持人、报告人 （一般由领导作）及报告题目、主要讨论议题、主要发言人及发言 题目、会议通过的文件、会议通过的重要文件最后形成的决议、会 议的选举事项及选举结果等。 会议的特殊作用，可通过介绍会议议程、报告、发言、决议时突出中心议题， 突出会议提出的新的方针、 口号、措施、涉及的重大成果等方式来体现，一般不作专门评论。 时间久远的会议一般用二三百字，近期的会议也不超过六七百字。自然灾害简介：对自然灾害的种类、发生时间、地区、级别、 灾情、损失、成灾原因分析、预防措施、抗灾救灾措施、灾后修复 诸方面信息，

17、尽量全面、准确地进行浓缩、汇总。基建、设备简介基建工程简介。即对本企业、本单位各项基建工程中形成和科 技档案内容做简要介绍。 基建工程简介既可对本单位生产性基建档 案，如厂房建设、矿井建设、铁路建设、公路建设、电讯建设、电 站建设、农田水利建设等做专门介绍， 也可对本单位生产性基建档案与民用性基建档案做全面介绍； 既可以仅仅包括已完工投入使用的工程项目，也可以包括在建项目及正在规划、设计的项目。基建工程简介：一般包括工程名称、工程子项名称、工程占地 面积、工程建筑面积（或里程）、工程基本结构（框架或混凝土） 及标准、整个工程造价概算决算、以此投入使用时间、工程竣工图 档号等。对工程的重大改建、

18、扩建、应作为单独项目介绍，排在原 基础项目之后。基建工程维修工作简介： 以本单位基建工程项目中重要维修事 项的简介。可包括维修项目名称、主要维修部位、维修形工时间、 维修竣工时间、维修承包单位、维修费用、维修前存在的主要问题、 维修后的效果、维修中对原档案的利用情况、 维修中局部非重大改建而形成的档案的档号等。设备简介汇编。即对本单位作为固定资产组成部分的机器、 仪器、仪表、车辆、船舶及各种办公、通讯、观测、勘探等设备的简 介。可以对全部设备做一览性简介， 或对其中某一部类设备做专题简介，或仅对主要关键设备做简介、或按自制专用设备、外购通用 设备、国外引进设备分别简介。设备简介的项目可包括设备

19、名称、型号、数量、附件与备件、 订购协议或合同书档号、 制造厂家或自制单位、 制造或购进设备资 金、安装费用、设备安装时间、启用时间、重要大修时间及项目、 设备年月日，使用天数（或时间数）、设备预定使用年限、报废时 间、设备主要文件档号等。重大技术改造项目简介。 即对本单位基建项目或主要关键设备 进行重大技术改造情况的简介。 可以对自本单位建立以来所有的重 大技术改造项目进行介绍，也可仅对某一阶段（如近十年，或某五年计划期间等）的重大技术改造项目进行介绍。简介内容可包括重 大技术改造项目的名称、项目立项、实施与完成时间、主要承担单 位、所用资金、技改前存在的主要问题、技改的主要对象、部位与 措施（如在原料、能源、工艺、配方、结构、原理等方面的变化） 技改前后主要指标变化与国产化水平、 技改后已获得或预计获得的经济效益、技改中形成的主要文件的档号。