物资设备部工作制度.docx

1、物资设备部工作制度xxxxxxxx有限公司物资设备部工作实施细则编制部门：物资设备部2016-08-01目 录总 则 1物资设备采购基本规定 3材料供应质量管理制度 8仓库管理制度 13施工现场材料管理制度 24料具存放制度 29周转材料管理制度 37机械设备管理制度 39劳动保护用品管理制度 52物资设备管理制度总 则1、为提高集团公司物资设备管理水平，实现物资设备工作程序化、规范化，达到降低采购成本、加速资金周转、保证工程质量、减少浪费、提高经济效益的目的，根据企业经营管理制度对物资设备部的规定，特制订本制度。2、集团公司自营项目经营生产所需物资、材料、机械、设备的采购、存放、领用、租赁、

2、报废等，均属本制度管理范围。3、集团公司下设物资设备部，负责指导和监督集团公司各自营项目的物资设备采购、存放、领用、租赁、报废等工作。4、各项目部的物资设备采购、存放、领用、租赁和报废应遵守集团公司企业经营管理制度的相关规定和本制度的规定。5、本制度自2016年8月1日起生效，解释权归集团公司物资设备部。物资设备采购基本规定做好工程物资设备采购管理是增加企业经济效益、防范风险的一项重要工作。为合理调配使用工程物资、设备，保障工程项目顺利实施，特制定本流程。一、物资、设备采购流程1、大宗物资采购流程：（1）本规定所指大宗物资系总量在2万元以上的物资以及有特殊要求的物资。（2）项目部应在成立之初，

3、对各大宗物资进行需求统计，同时向采购员和物资设备部提交需求计划，计划中应列明物资名称、规格、技术要求、数量、单位、预计需求时间等；物资设备部收到计划后，应及时进行询价谈判（必要时编写采购分析报告报领导审批）并草拟合同；（3）物资设备部将合同初稿报法务部审校；法务部审校完成后报上级领导审批。（4）总经理批准，正式签订合同；（5）项目部根据施工进度计划，在合同约定的交货期之前向物资设备部发出采购申请（填写xxx项目部物资采购申请表，必须有项目部库管员、项目部技术负责人和/或项目经理/项目执行经理/项目实际负责人），并由物资设备部发出采购订单统一采购；（6）对于尚未签订合同的大宗物资采购，原则上应提

4、前一个月以上向采购员和物资设备部提交需求计划，对于需要定制、加工的物资，原则上应提前两个月以上提交需求计划，物资设备部按规定签订合同之后，按第（5）条执行；（7）项目部安排专人与供应商接洽，联系物资接收、检验和入库，并在验收完申请采购的物资后一个工作日内通过采购申请结案回执的形式向物资设备部汇报该批申请采购的物资是否按照约定的品牌、数量、质量、规格、型号如期送达指定位置。2、零星物资、设备采购流程（1）本规定所指零星物资、设备系总量在2万元以下的物资和设备。（2）对于（总价在20000元以下）零星物资设备和特别紧急物资设备的采购，价格在预算价格90%以下的，经项目经理/负责人和库管员签字后可由

5、项目部采购员采用统一格式的订单直接进行采购，同时将采购订单发物资设备部备案；（3）材料验收入库、填写入库单。（4）集团公司物资设备部可随时对项目部的采购工作进行抽查，如发现价格过高的，项目部应及时进行纠正。明显有渎职行为的，应按规定进行惩处。3、大型机械设备采购租赁流程（1）项目部应根据施工需要提前一个月向物资设备部报送设备需求计划；（2）物资设备部应在两个星期内进行市场调查，并会同工程管理部、总工办、项目部以及相关领导对其经济性、必要性、采购型号（功率、容量等）进行联合审查，必要时编写采购/租赁分析报告报请领导审批；（3）联合审查或采购分析报告审批通过之后，由物资设备部牵头、项目部配合、工程

6、管理部提供支持，与供应商磋商草拟合同，并报法务部审校；法务部审校完成后报上级领导审批；（4）总经理批准，合同签订；（5）物资设备部根据合同约定采用统一订单进行采购；（6）项目部安排专人与供应商接洽联系，负责设备验收和入库，并在申请采购的设备验收完毕后一个工作日内通过采购申请结案回执的形式向物资设备部汇报该批申请采购的设备是否按照约定的品牌、数量、质量、规格、型号如期送达指定位置。二、物资采购遵循原则1、市场询价原则：物资采购应在满足设计功能和使用要求的前提下做到“三比一算”（即比质量、比价格、比服务、算成本），货比三家，多方询查，合理确定采购对象，加强采购环节的核算，降低采购成本。2、采用合同

7、的原则：所有物资、设备的采购/租赁均应签订采购/租赁合同，或以统一格式的订单代替合同（零星材料或急需物资除外）。3、计划采购的原则：根据生产所需有计划进行采购，按生产进度安排物资采购时间、品种、规格、数量和质量要求。按照施工现场状况确定进货批量，按照项目资金状况制定结算计划，以较少资金占用，获得最大的经济效益。三、物资供方的选择和评价1、进行评价前采用调查、搜集同行信息或提供证明材料的形式，调查物资供方的生产供应能力、供应质量状况、价格状况、供应的历史业绩、信誉、环保、安全、生产、资金状况等，经销商其库存、运输能力应满足工程需要。2、按公司所需物资的具体要求，评价物资供方提供产品的能力，根据公

8、司质量认证要求，填写评价表，列入合格物资供应商花名册。供应商随信息波动而调整。四、合同签订根据前期的市场调查，草拟合同，报公司合同科审核。报批同意后方可与供应商签订合同。采购合同应合法有理，条款齐全清楚，内容包括物资名称、规格、数量、价格、质量要求、交货方式、交货时间、运输方式与责任、保证、付款方式、违约条款等。合同分发机关部门存档。五、物资设备的验收所有采购物资必须由公司物资设备部根据情况指定专人进行验收，并对质量、数量、规格型号验收负责，且要求验收人员填写材料验收单或入库单，以及向供方索要相关数量、质量、规格的证明文件（合格证、检测证、报关单等）等相关资料。六、不合格品的控制严禁不合格品投

9、入使用。发现采购材料不合格时，通知相关人员和公司物资设备部，按公司规章制度和合同违约责任相关条款执行。七、合同结算1、供方提供结算资料到项目部，项目部按公司规定走报销付款流程；2、物资设备部按公司相关规定复核签字，再报主管领导和计财部审核；3、计财部审核后报常务副总经理审批；4、总经理审批签字；5、项目部财务付款。6、项目部财务人员书面告知物资设备部付款进度情况。材料供应质量管理制度1、为更好地满足施工生产对材料质量的要求，确保工程质量，加强材料供应质量的管理，完善材料供应质量的保证体系，制订本制度。2、材料供应过程中的质量管理（1）加工订货的质量把关1）正确选择进货渠道，对生产厂家及供货单位

10、要进行资格审查，内容如下：a. 要有营业执照、生产许可证、生产产品允许等级标准、产品鉴定证书、产品获奖情况；b. 应有完善的检测手段、手续和试验机构，可提供产品合格证和材质证明；c. 应对其产品质量和生产历史情况进行调查和评估，了解其他用户使用情况与意见，生产厂方（或供货单位）的经济实力、赔偿能力、有无担保及包装储存能力等。2）建立严格的审核制度。a. 计划人员和技术人员要严格把关认真审核各类计划；b. 对材料、构配件、设备等加工订货计划中的品名、规格、型号、材质要求等要进行逐项审核；c. 对构配件和设备计划的标准图集编号及非标准件加工图要详细核对。确认无误后，向业务人员做技术交底（或会同与厂

11、方交底），计划落实执行后，与订货合同一并归档。3）严格履行合同手续与程序。a. 材料业务人员在加工订货时，必须与生产厂方（或供货单位）签订加工订货合同（或购货合同）。b. 合同除了按标的数量和质量、价款或酬金、履行的期限、交货地点与方式、违约的责任等主要必备条款签订外，还应严格按照（加工承揽合同条例）的条款签订，特别对供货质量、验收标准和验收办法，对出现质量问题的处理及经济责任（索赔违约金、赔偿金）等要详细明确地列出。c. 双方应严格履行合同的各项条款，不得擅自通融、变更和解除。4）加强供货渠道及各种计划、合同的管理。a. 供货渠道要相对稳定；b. 加工订货应本着“先内后外和就近原则，以国产材

12、料为主，进口为辅，市内为主，市外为辅”的原则；c. 业务人员对下达执行的各类计划和签订的合同，应分类编号存档管理，建立计划及合同管理台账。（2）市场采购材料的质量把关1）材料采购人员应做好市场调查和预测工作，采购应坚持“比质、比价、比运距，以集中批发为主，就近零星采购为辅” 的原则。2）采购时必须向供销单位索取产品合格证及有关检测试验等资料，对无合格证的材料及产品一律不得采购。3）采购批量产品时，一律签订合同。（3）纪律与要求1）负责加工订货和市场采购的业务人员，应模范遵守物资政策及物资工作纪律，廉洁奉公，不得搞不正之风；认真学习合同法和有关工矿产品购销条例等法律、法规，学习材料基本知识，掌握

13、材料性能、用途与质量标准；要以科学有效的工作质量，保证材料供应质量。2）要坚持先看货后订货的原则，不得盲目采购与订货。必要时，应与技术质量人员事先进行产品质量考察工作。3）集团总公司、公司两级配套供应单位要配置质量技术人员，指导、监督材料供应质量工作。4）做妤售后服务工作。业务人员应及时和定期了解供应到现场的材料及产品质量情况，发现验收不合格的材料及产品，要按合同要求和法律、法规的时效及有关规定去办，及时找厂家或供货单位洽谈，做到包退、包换、包损失。3、材料验收的质量管理（1）双控把关：为了避免因质量问题造成拒收，确保进场材料合格，对预制构件、钢木门窗、各种制品及机电设备等大型产品，在组织送料

14、前，由两级供应部门业务人员会同技术质量人员先行看货验收，无质量问题再送料。现场收料人员接料时再行验收签证。（2）联合验收把关：对直接送到现场的材料及构配件，收料人员可会同现场的技术质量人员联合验收；进库物资由库管员和材料业务人员一起组织验收。（3）收料员验收把关：收料员对地材、建材及有包装的材料及产品，应认真进行外观检验；查看规格、品种、型号是否与来料相符，宏观质量是否符合标准，包装、商标是否齐全完好。（4）验收结果的处理1）验收质量合格，技术资料齐全，可及时登入进料台账。2）验收质量不合格，不能点收时，可做拒收，并及时通知上级部门（或供货单位）。如与供货单位协商作代保管处理时，应有书面协议，

15、并应单独存放，在来料凭证上写明质量情况和暂行处理意见。3）已进场（进库）的材料，发现质量问题或技术资料不齐时，收料员应在3日内上报（材料质量验收报告单）（或电话报告）给上级部门，以便及时处理；情况紧急或重大的，应立即上报，并暂不发料、不使用，原封妥善保管。4、质量资料的管理（1）资料内容：包括产品合格证、材质证明及其他有关资料（资格审查资料、产品认证评价资料、试验资料、市场调查资料、产品广告说明、产品使用情况、用户使用意见等）（2）材料及产品范围1）钢材、水泥、油毡、沥青、焊条、橡塑及化工制品、水暖、电气配件；2）预制混凝土构件及其他制品、门窗及机电设备产品；3）地材及新型建筑材料、新型防火材

16、料；4）技术质量部门要求的其他材料及产品。（3）管理要求1）物资设备部和各项目部都要建立材料质量证明的管理台账和严格的交接签发手续。并分类整理存档；竣工资料需用时应及时转交技术部门；2）材料人员要学习、了解、掌握材料质量标准及有关规范，逐步完善材料质量管理的标准化工作，为现代化管理创造条件。仓库管理制度 一、入库管理制度1、仓库收料（1）车站、码头、民航提货1）提货时应根据运单及有关资料详细核对品名、规格、数量。注意外观检查（包装、封印完好情况，有无玷污、受潮、水渍、油渍等异状）。2）若有短缺、损坏情况，应当场要求运输部门检查。凡属铁路方面的责任，应做出商务记录；属于其他方面责任需要铁路部门证

17、明的，应做好普通记录，并请有关部门签字。3）记录内容与实际情况相符后方得提货。（2）供应商上门交货1）仓管员应会同采购人员一起按照采购单、送货单、采购合同等单据，仔细核对商品名称、数量/重量、规格型号等，必要时可抽检部分货品。 2）如发现实物与“采购单”上所列的内容不符，保管人员应立即通知采购人员和主管。在这种情况下原则上不予接受入库，如采购部门要求接收则应在单据上注明实际收料状况，并让采购部门会签。 3）如发现所装载物料有倾覆，破损、变质、受潮等现象，经初步估算损失在2000元以上者，保管人员应立即通知采购人员、公证人员等前来公证井通知代理商前来处理，此前应尽可能维持原来状态以利公证作业。如

18、未超过2000元，可按实际数量办理入库，在“采购单”上注明损失程度和数量，并要求卖方或送货人签字确认。4）受损物品经公证或代理商确认后，保管人员开具“索赔处理单”呈主管批示。再送财务部门及采购部门办理索赔。入库以后，保管人员应将当日所收材料汇总填入“入库统计表”作为入账依据。5）交货数量超过订购量的部分原则上应予退回，但对于以重量或长度计算的材料，其超交量在3%以下时，可在备注栏注明超交数量，经请示采购部门主管同意后予以接收，并由卖方或送货人签字确认。6）交货数量未达订购数量时，原则上应予以补足。但经采购部门主管同意后，可采用财务方式解决。届时保管部门应通知采购部门联络供应商处理。7）紧急材料

19、入库交货时，若保管部门尚未收到“材料采购计划表”，收料人员应先询问采购部门，确认无误后，方可办理入库。8）验收与退货检验报告表上注明具体评价意见，经主管核实处理办法，转采购部门处理并通知请购单位，通知保管部门办理退货。9）对于检验不合格的材料办理退货时，应开具“材料交运单”并附“材料检验报告表”呈主管签认，作为退货凭证。2、物资入库 （1）、材料入库前，保管人员必须对照“采购单”、“装箱单”、送货单等相关单据，对物料名称、规格、数量、送货单和发票等一一清点核对。确认无误后，在外包装上贴妤标签，详细填写批量、品名、规格、数量及入库日期等信息，填写“物资验收入库单”，按物资类别、来源和入库时间等分

20、门别类归档存放。如果是进口材料的，还应核对报关单、原产地说明书等相关证明。 （2）在填写入库单时，应根据物资类别，分别按建筑材料（钢筋、混凝土、河沙、石粉、水泥、管材等）、施工低值消耗品（小直径电线、水管、弯头、石棉瓦、油漆等）、劳保用品（安全帽、安全鞋、雨靴、雨衣、手套等）、油料（柴油、汽油等）、可重复使用施工用具（模板、钢管、电缆、水管、围挡、施工警示标牌等可重复使用用具）、施工机械和仪表（泵机、发电机、电锤、风镐、全站仪、水准仪、GPS、水平仪、测量仪、对讲机等）、五金工具（锤子、扳手、錾子、铁铲、老虎钳、十字镐、电钻等）、办公生活耐用品（电脑、打印机、复印机、计算器、订书机/装订机、空

21、调、冰箱、洗衣机、热水器、燃气灶、床、桌、椅、柜、棉被等）以及办公日用低值易耗品分门别类填写入库单；对于类别不明确的物资，按“其他”类填写入库单。（3）、根据权责发生制对材料入库的要求，对于当月材料到而发票未到的，应以暂估入库的方式入账，具体做法为：第一步：在入库单上批注“xxx公司暂估入库”；第二步：次月或以后收到发票后，用红色笔（红色复印纸）开具相同的入库单，并在“xxx公司暂估入库”前加批“冲抵”二字冲抵暂估入库”；第三步：重新开具不带任何批注的新的入库单。二、出库管理制度1、根据项目部具体情况，各协作队和相关人员在领用材料时必须严格按设计要求和实际需求用料，用料时应厉行节约的原则，杜绝

22、浪费和乱用料现象发生。2、对主要物资发放实行以限额发(领)料为中心的目标成本管理制度。其他部门要支持并协助物资部门限额发料工作。3、材料设备科/库管要建立完善的领料出库统计台帐：（1）按项按次填写出库单，出库单中必须填写领用材料的名称、规格型号、数量、单位、单价、金额和使用目的且必须有领用人真实签名。（2）出库单应根据材料类别分别填写。1）建筑材料（钢筋、混凝土、河沙、石粉、水泥、管材等）、施工低值消耗品（电线、水管、弯头、直接等）、劳保用品（安全帽、安全鞋、雨靴、雨衣、手套等）和油料（柴油、汽油等）应随用随开；特别说明：建筑材料的领用出库，必须有施工负责人/施工员注明材料的使用目的、位置、施

23、工节点等信息并亲自签字确认；还必须由领用材料的劳务班组指定的人员签字确认。柴油、汽油的领取以车辆/设备为记账主体，按加油时间登记加油日期和加油数量并由驾驶员和油管员签字确认，工程机械驾驶员加油前让施工员/记工员填写前一次加油到此次加油之间的工时，油管员在加油时应对上次加油数量和工时进行初步核对，如果发现油耗与工时有不符的，应及时上报项目部和物资设备部，如果发现油耗与工时有严重不符的，可拒绝加油，并立即向项目负责人和物资设备部汇报；劳保用品以领用人为记账主体，按领取时间登记领取物品和数量并由领用人签字。2）可重复使用的施工用具（模板、钢管、电缆、水管、围挡、警示标牌等可重复使用用具）、施工机械和

24、仪表（泵机、发电机、电锤、风镐、全站仪、水准仪、GPS、水平仪、对讲机等）、五金工具（锤子、扳手、錾子、铁铲、老虎钳、十字镐、电钻等）以及办公生活耐用品（电脑、打印机、复印机、计算器、订书机/装订机、空调、冰箱、洗衣机、热水器、燃气灶、床、桌、椅、柜、棉被等）自购入之日或调配入库之日起开具出库单，领取人为库管员，负责前述物品的在库保管和维护，并建立具体的领用登记台账，由具体的领用人负责保管维护，原则上执行退旧领新制度，遗失按规定赔偿；使用完毕归还后在领用登记台账上销账并由材料设备科/库管负责保管维护，在项目结束时统一盘点并计算折旧；彻底损坏、达到报废或使用价值基本实现的低价值耐用品丢失时，开具

25、物资毁损出库单，由库管、最后使用人和项目负责人签字确认，计入项目损益；3）办公、日用低值易耗品（打印纸、纯净水、一次性纸杯、签字笔、笔记本、文件夹、鱼尾夹、）每批次入库后按批次开具出库单公用物品或不宜签字领用的，如纯净水、纸杯等，由项目负责人或项目负责人指定的代管人签字；由私人领用的，例如笔记本、签字笔、订书机等，由领用人在领用登记表上签字；4）对于类别不明确的物资，按“其他”类填写出库单。（3）项目部库管员每个月底将物资领用出库统计表提交物资设备部备案。4、对钢筋、砂石水泥等主要材料发放时，应根据下料单或配合比单所需的实际用量加定额损耗量进行限额发放。5、对无物资消耗定额的零星辅助材料和一般

26、材料，可根据经验和统计的消耗规律以及实际使用情况，实行数量限额或金额限额。6、物资发放应按照先进先出的原则，超出限额量的物资，用料单位必须提供报领导批准的书面资料，物资部门据此予以发放。7、物资发放过程中要严格执行领料/具签认制度。任何部门、个人领用物资、料具须由相关人员签字后方可办理出库手续领取。否则，物资人员有权拒绝发料。分包队伍由负责人或其书面授权人领料。9、每月、季末25日作为物资核算日，项目库管员应对当期出入库情况进行统计，并对库存物资进行盘点，向物资设备部提交项目部出入库统计表、项目部库存物资盘点表和项目部材料收支存统计表；工程管理部、计财部联合项目施工技术人员对当期完成的工作量进

27、行验工，核算实际工作量，将核算结果交物资设备部，物资设备部根据项目部材料收支存统计表和工程管理部提交的当前工作量核算清单，确定当期单项工程的盈亏，并查漏补缺、陟罚臧否。10、每周六12点前，项目部库管员应填写本周大宗物资使用明细表并主动提交物资设备部。三、库存管理为提高集团公司、各自营项目仓库管理水平，实现仓储管理程序化、规范化，达到及时供应，减少浪费，保证工程质量和工期，提高经济效益的目的，特制订本制度。1、库存物资盘点检查制度（1）项目部库管员应每月对库存物资进行盘点，并向物资设备部上报项目部库存物资统计表。在自点中发现的盈亏，凡属合理损耗的，库管员可填制单据，经项目部相关负责人签字确认后

28、，报计财部和物资设备部审批，及时进行调整；不属于合理损耗的，则放在项目结束时或年终统一处理。（2）在盘点中发现的差错和盈亏，要查明原因，由库管员填制盈亏明细表册，报上级部门审批。经批准后进行账务处理，没有批准前不得自行改账。（3）每年年中和年终库管员对自己所管物资都要定期盘点一次（可代替当月/季度盘点），并做出明细表册，报上级有关业务部门。年终盘点后库管员要在自己的保管账上盖划二条红线，并注明“年终结账”字样以表示年度结转。（4）除了上述规定的定期盘点、自点以外，库管员应经常进行不定期的自点、自查工作，了解和掌握库存动态，做到心中有数。自点、自查内容如下：1）查质量：库存物资的质量是否变化，是

29、否有生锈、霉烂，干裂、虫炷、变质、鼠咬等情况；2）查数量、账、卡、物是否一致，单价是否准确；3）查保管条件：堆垛是否合理稳固，覆盖物是否严密，库房有无沥雨，料区有无积水，门窗迥风口是否良好等；4）查安全：各种安全措施和消防设备是否符合安全要求；5）查计量工具：磅秤、皮尺是否准确，其他工具是否齐全，使用和保养情况是否良好。2、仓库规划管理制度（1）物料管理室应依成品缴出库情况、包装使用方式等规划所需库位及其面积，以使库位空间有效利用。（2）库位配置原则应依下列规定1）配合仓库内设备（例如油压车、手推车、消防设施、通风设备、电源等）及所使用的储运工具规划运输通道。2）依产品类别分区存放，同类产品中

30、计划产品与订制产品应分区存放管理。3）收发频繁的成品应配置于进出便捷的库位。4）将各项成品依品名、规格、批号划定库位，标明于“库位配置图”上，并随时显示库存动态。3、仓库安全防火管理（1）各项目部仓库应依据中华人民共和国建筑法、重庆市建设工程施工现场消防安全管理规定等有关规定，开展消防安全工作。（2）施工现场使用的电气设备必须符合防火要求，临时用电必须安装过载保护装置。电闸箱内不准使用易燃、可燃材料，严禁超负荷使用电气设备。（3）易燃、易爆物品。必须有严格的防火措施。指定防火负责人。配备灭火器材，确保安全。（4）施工材料的存放、使用应符合防火要求，库房应采用非燃材料支搭，易燃、易爆物品应专库储

31、存，分类单独存放，保持通风，用电符合防火规定。（5）在施建筑物内不准作为仓库使用，不准存放易燃、可燃材料，因施工需要进入在施建筑物的可燃材料，要根据工程计划限量进入并采取可靠的防火措施。（6）氧气瓶、乙炔瓶工作间距不小于5m，两瓶与明火作业距离不小于10m，在施建筑物内禁止氧气瓶、乙炔瓶存放，禁止使用液化石油气钢瓶。4、库管员岗位责任制（1）认真学习国家物资政策、业务技术和仓库管理的基本知识，提高政治、业务索质，管好仓库所储物资，为施工生产一线服务。（2）严格遵守国家和单位的各项物资政策和纪律，严格执行仓库管理的各项规章制度和物资的进出库手续。（3）所有进出库物资手续均按库存物资收、发料制度的相关要求实行。认真对货物的名称、规格、型号、单价、数量、质量逐项核对，确认无误后，与对方签认交接。手续如出现差错，库管员应负行政责任和经济责任。（4）对其所管物资，要实行“四定位”、“五五化”和“五十摆放”等科学方法进行管理，按类分账，新、旧、废分堆，标志鲜明。材质不混、名称不错、规格不乱，做到对号入座，井然有序，库房料架摆放纵横成行。卡片悬挂成线、横平竖直。库内、库区经常打扫，做到无垃圾、无杂草、无尘土，并保持清洁卫生。（5）应根据材料技术管理和库存物资维护保养制度的相关要求对其所管物资进行维护保养。（6）在工作时间内必须要坚守岗位和“两检查”制度，即班前