员工费用报销流程及办法.docx

1、员工费用报销流程及办法员工 费用报销流程 及办法为规范本公司报销程序，提升报销流转速度和精确度，充分发挥会计核算及监督职能，提高管理效益，特制定本办法，请各位同仁配合执行；本办法适用于合富集团全体员工；本办法经总经理批准后立即实行，原来与之相关的其他办法随之失效。一、通则1.任何一种类型之请购及支出，包含物品设备请购、差旅费、车费、 交际费等，必须于事件发生前依照“预算及费用之审核权限”规 定取得权责人的书面核准。2.报销人员必须取得完整真实、合法之原始凭证（发票之单位名称必 须是正确无误（合富生化/合益信息/合康生物），由报销人整齐 地自行粘贴在A4纸大小之粘存单上，同类性质必须粘在一起。“

2、请 款单”和“费用及出差旅费报销申请表”按原始凭证之交易发生 时间分类详细填写，并自行编号以便参照。付款一般采用支票、 转帐及汇入员工帐户等方式，经授权人员核准并经财务部复核通过，方可付款。3.报销以“周”为单位，并附相关凭证，不得几周凭证粘于一起，否则财务部将予以退单处理。当月发生的费用应尽量在当月报销， 最晚不得超过发生月份的次月，如逾期须经总经理书面批准，否 则财务部将不予报销。4.对于报销时出现填写或计算的错误，公司采取只减不加的方式， 针对不写小计数和总计数，报销总额的20%各会被扣除；针对加总 错误，差额部分的50%各会被扣除。5.签名的规定:1所有员工在任何凭单上签字，表示对该凭

3、单所载事项以及金额完全同意，并已尽到诚实申报或认真审核之责。2所有签名应同时附注日期，如不附注日期，当产生争议时，未 签注日期之员工将承担最不利之结果。6.财务复核结果视情况做下列处置：1退回报销单（注明退回原因）。2剔除部分不合格、不合理、说明不全之金额后付款 （附剔除原 因）。3要求报销人员补充说明或补必要单证。4交出纳付（汇）款。7.每周汇员工报销款一次，每月的最后一个周五不汇款。8.每周汇员工报销款后，差异表会 E-mail给各部门主管及秘书或助理，各位员工如有疑问可向各部门秘书或助理查询。9.在报销流程前，所有单据未齐备的，必须补齐手续后方可进入报销流程。二、报销流程：1.事先核准及

4、事后报销表单流程如下：实物报销：报销条件为发票、验收（入库）单、米购单原件，三者缺一一 不可，特别情况为采购单带支票提货，请先填写公洽借款单，经核准 入帐后再开出支票，三日内缴回支票签收之存根及发票、验收单。1出 差：“出差（预算）申请书”宀“费用及出差旅费报销申请表”和“交通费用报销单”（附已经核准之“出差（预 算）申请书”）；销售人员须另附行动周报及时间分 配表。2交 际费：“出差（预算）申请书（交际栏）” T “报销请款单”或“费用及出差旅费报销申请表”（附已经核准 之“出差预算申请书（交际栏）”）。3车 费：“合富用车申请书”7“费用及出差旅费报销申请表”和“交通费用报销单”（出租车车

5、费，附已经核准 乘坐出租车之“合富用车申请书”）。4验收 单据：公司自用物品采购验收，请填写事务用品验收单，生产，经营用存货验收，经IQC核验后填写入库 单。5“采购单”（如有借款，应附“公洽借款单” ）或“费用及出差旅费报销申请表”（如有借款，应附“公洽借款单”； 如有相关费用，应附“出差（预算）申请表” ）一一部门主管一一财务复核一一财务长一一总经理签准一 出纳报销。三、途中交通费标准和说明：1.标准：1员工出差或培训应以最经济、有效的方式到达目的地，员工出 差乘坐交通工具的规定按车程时间限定标准： 6小时以下乘坐硬座或长途汽车；68小时可乘坐硬卧；816小时可乘坐软 卧；16小时以上可乘

6、坐飞机。员工超标申请特批乘坐飞机的， 公司准予按上述规定标准报销途中费用之外，最多再增加 2002外地应聘者到上海总部来面试，由公司负责来往异地交通费用，如超过10小时以上，可报销火车硬卧车票；如 10小时以 下，可报销火车硬座费用。如需搭乘飞机，需事先经总经理核 可预算申请。员工因公出差（到常驻工作地之外地区工作）,应事先填写“出差预算申 请书”（各地人员应传真或电子邮件送至上海），详细注明出差地点、准 备搭乘交通工具及其它各项预计支出内容、金额；并依照审批权限核准 后，方可作为报销的必备附件交财务存档。员工出差回来后应在一周内 将合法的报销单据整齐粘贴后，依核准权限核准后再交财务部；报销费

7、 用如超过所申请的出差费用，应详细说明理由并获得总经理批准，否则， 超过部分费用将不予报销。说明：1火车、长途汽车，应以火车、汽车票根为报销依据。2员工遇规定以外的紧急公务必须搭乘飞机者， 应事先填写“定 票单”，并报总经理批准，由公司相关人员统一订票、购买、 结帐，但员工必须在抵达目的地后一周内将票根交还给订票 经办人员，并不得再报销此费用。搭乘任何交通工具，必须 尽量利用下班时间。3出差期间，由于其它与工作无涉的事情所发生的费用，或由于员工本人的原因导致发生的额外费用（如退票费等），一律由 该员工本人承担。4已参加公司商业意外保险的员工，不得再另外报销飞机意外保 险。四、市内交通费用标准和

8、说明：1.标准：1凡从事销售、业务、维修等经常公出工作的员工，经部门经理 批准日常工作所需的交通费可以选取以下方法之一：a）据实报销：凭公交车票据实全额报销，凭出租车票按本办 法第3点规定限额报销出租车票。b）定额报销：在上海由公司行政管理人员每月集中购买与报销最高 限额每人每月200元的当地公共交通卡，领卡者在当月内不得再 报销任何市内交通费。2除销售、维修、业务之外的部门员工的出租车票报销标准，公 交车票可据实全额报销。出租车费依本办法第 3点规定执行。3员工在常驻工作当地公出，单次可以乘坐的出租车路程以单次 最高车费为15元为限（从出发地到目的地单程最高只能报销出租车费15元，而不是单张

9、票据最高只能报销出租车费 15 元），深夜（22： 00以后，6： 00前）允许单次报销50元为限。4员工异地出差，在出差目的城市内允许在出差预算批准范围内 报销出租车费。一般不允许报销两个城市间的跨市出租车费。5公司个人汽车、摩托车报销规定：a）申请报销个人汽车、摩托车费用必须事先填写异动审批表，被核准后方可报销相应费用b）公司行政人员个人汽车、摩托车只有在办理公司事务的前提下，才能给予补贴。采用实报实销的办法，汽车的最高限额为每月 800元，若有到机场接送高层主管或公司客人，可增加每单程 30元报销标准，超过800元 须经总经理签字认可后方可报销；异地出差可报销来回过桥费及相关 油费；摩托

10、车的最高限额为每月 400元，超过400元必须经总经理签 字认可后方可报销。办理报销手续时，都必须提供相应单据（如停车 费、过桥费，汽油费等）的原始发票实报实销。受此补贴的员工原则 上都不得再另行报销其他与其有关的费用，如出租车费用等。说明：员工已享受任何其他车贴福利者，不享受本办法规定待遇。公司公务用车的优先安排次序为：a） 客户或来宾机场接送与参观；b） 副总级以上高级管理人员公务用车；c） 工程师紧急维修响应；刃 d）携带贵、重物品或机要资料、票证的公务活动；e） 单次车程在30公里以上的远程紧急公务活动；f） 其他公务用车。凡符合上述规定需要首次申请限额 200元的上海公共交通卡的员工

11、， 请填写人员异动审批表经部门经理审批后在每月 25日前交人事部集中报批处理，凡经批准采用公共交通卡的员工以后每月第一周内 凭单张公共交通卡冲值发票一次性报销上月交通费。五、住宿费用标准和说明:1.标准:办事处住宿标准:员地点八、卜籍（包括台港澳籍）人员及 副总级以上人员（以上人员限额内实报实销）其他员工（参照本规定的标准享有出差补贴）北京福建大厦（四星、距办事处车程10分钟）398元单人出差：豪威大厦（距办事 处车程10分钟）标间224兀、 单人间190元。二人以上：汇园公寓（属酒店式公寓，距办事处步行5分钟）： 一室标间12人300元；二室 标间34人350元。凯康国际酒店（四星、距办事处

12、车程10分钟）360元五洲大酒店（四星、距办事处 步行3分钟）12月至次年3月360元；4月8月及11月420 元；910月550元。济南华能大厦267元金伯利酒店（距办事处步行 5分钟）：单人间180元标间160元广州三寓宾馆（距办事处步行 20分钟）:骏晖楼322元三寓宾馆（距办事处步行20分 钟）:春晖楼216元华泰宾馆（距办事处车程15分钟）：207元非办事处住宿标准:地点单人双人共计三人共计天津、重庆、深圳、东莞、福州、杭州、南京、青岛、大连、厦门250300350其他省会城市200250300非省会城市180230280常驻住房补贴:职位地区北京、广州其他城市部门经理2500元/月

13、1500元/月非经理员工1500元/月1200元/月六、餐费补贴说明：1.员工因公到常驻地以外的城市出差（不含上海），每天有50元的伙食津贴，逢法定假日津贴加倍（不得再另行申请加班工资） ；如有申请报销交际餐费（含早茶，夜宵）者，则不再享受该餐津贴。 伙食津贴填写金额应为早餐10元，中餐和晚餐各为20元；可享 受报销的时间限定条件是：早餐为& 00 am以后、午餐为1: 00pm 以后、晚餐为19: 00pm以后仍在出差途中。2.司机的餐费补贴按合富工作时间与加班管理办法规定执行。3.员工因公到上海工作，一般不得享受相关出差餐费补贴的福利待遇，但在公司未提供餐饮的情况下，在休息日可申请早餐 1

14、0元，午餐20元，晚餐20元的补贴。遇到法定节假日公司安排外地员工来沪执行特定紧急工作任务，且公司没有统一安排就餐，员工也不申报加班补偿的情形下，员工可按公司既定出差 餐费补贴政策申请补贴。即早餐 20元、午餐40元、晚餐40 元标准申报出差补贴。七、 交际费用说明：员工外出聚（就）餐、请客：为加强公司内部员工之间的沟通，或为 某一特别的主题、或作公关和销售活动，公司经理级以上员工（如有 必要，销售人员）可以安排公司内部的员工聚（就）餐；为公关或销 售的目的，公司经理级及以上员工（如有必要，销售员）可以请客， 但必须遵守以下规定：a.属于事先预知的情况，必须事先取得书面核准；属于临时发 生的紧

15、急情况的，必须在事后补得上述书面核准。b.这类费用产生的原因必须是有必要的、合理的和可解释 的。c.所产生的费用必须由当时在场的最高主管进行报销，并在报 销时向其上一级主管说明具体原因。d.各级经理有责任和义务对此类费用的发生加以控制和管 理。e.报销时应注明所有在场人员姓名。八、 杂费报销说明：1. 劳务费：总部劳务费需事先填报使用临时劳务人员申请表，经核准后由人事部统一报销，非总部所在地发生 大宗货运，如有大批货物（仪器、试剂）到公司或各办事处而人手不够时，在取得部门主管同意后可外请人员帮忙。如无法取得完整、真实、有效的原始凭证，请相关人 员另签签收单并附该外请人员之身份证复印件以备报销。

16、其它费用：除另有特别规定外，一律以合法之凭证为可否报销之依据九、手机费用标准和说明：1.标准：合富集团手机费用报销标准内勤外勤 |销售类工程类职级高销额 最报限职级最高报销限额r职级最高报销限额有 办 事 处无 办 事 处有 办 事 处无 办 事 处兼职工程师台籍内勤经 理/总监/财 务长350副总、总 监、台籍 经理及 以上职 务500550800手机450负责1-3台机50元;负联系全国部门经理、驾驶员200销售经理250350维修经理250300责4台及 以上 机的70元主任；助理100其他销售类人员180280其他维修人员180200其他因公休息日经常待命职员50凡属于管理类经理费用报

17、销参照上述销售、维修经 理标准，其余不属于管理类经理一律参照其他人员 标准。2.说明:1员工必须严格按照“合富集团手机费用报销标准”规定的 部门，职务和级别，报销限额标准等进行报销。2报销必须凭手机费发票（帐单），填写“费用及差旅费报销 申请单”进行报销，其他非手机费发票（帐单）一律不得 报销。3凡在公司报销手机费用的员工，必须提供其手机号码，每 天8 00-23 : 00开机。如发现由于关机联系不上，且无合 理原因，则员工直属经理有权决定停止该员工报销手机费。4凡在“合富集团手机费用报销标准”上未列出的其他员工， 若确因工作需要报销手机费的或遇公务需要用自己手机的，须经总经理批准后，方可比照

18、“合富集团手机费用报 销标准”进行报销。若当月确有特殊情况，造成持公司手机的员工手机费超出正常的报销 标准，有总经理特批后方可报销，否则超出部分从其报销中扣除。原 则上除在以上情况以外的其他情况下，员工将不被允许报销手机费。5异地临时支援是指员工为完成维修、装机等临时专项任务 被公司安排至常驻地以外城市临时工作 1-3个月的情形。a） 员工除临时工作城市外不需要在到其他城市出差的，员工 可以在临时工作地城市购买充值卡，用于在当地的通讯， 限额报销标准为200元/月，凭定额发票报销。同时员工 可继续使用其本人原有手机卡，方便与原常驻工作地的联 系，原有卡的报销保持原有标准。期间停止享受一般的出 差手机报销标准增加额。b） 员工在异地临时支援时若还需到临时工作城市以外城市 短暂出差的，员工可以购买异地临时工作城市的手机卡，凭定额发票报销，报销标准为 200元/月，同时可以享受（除常驻地及临时工作地以外的）短期出差手机费报销增加标准，但需停止享受原常驻地的月度手机报销标准。 在原常驻地的手机费报销额不得高于短期出差手机费报销 增加标准。6员工报销异地手机费必须将手机号码事先通知行政专员公 告全体员工，否则不得享受本规定的报销待遇。员工个人手机费用变更情况，由人事部每月集中提供变更表，经集团人事行政副总裁批准后转财务部审核执行。