采购管制程序供应商管理.docx

1、采购管制程序供应商管理QP0705采购管制程序页 次第 1 页 , 共5页 1.目的:为使本公司所获得之材料,零组,件商品等,符合规格需求,特定本作业办法,以供遵行.1. 使用范围:适用于本公司一切向外采购之物品及委外加工品.2. 权责:参考流程图3. 名词释义: 为方便作业执行特将所有物品区分为四大类,分别以A.B.C.D代表之,并说明如下.3.1 直接用料(A):材料,零组件等商品供作加工或组装并直接用于产品上,例如:原材,螺丝,包装材料等.3.2 间接用料(B):生产必须使用之物料,但非直接用于产品上,例如:表处药品,焊接用氩气,机器用润滑油,洗手膏.制造之刀具等.3.3 行政用品类(

2、C ):非直接用于产品上之材料,仅系支持生产使用者,例如:纸张,办公用品.3.4 资产类(D): 1.生产器具 2.机械设备 3.模具 4.不动产.根据以上四大类其采购权责,作业流程,财产建帐以及保管等分叙如下:4. 流程图:4.1 采购管理作业程序不合格流 程责 任 单 位说 明使 用 表 单生管及需求单位采购品保工艺品保工艺采购生管需求单位请购动作依供应商管理程序(QP0706)执行送样合格,工艺下发样品确认书,由采购发厂商并保存.依供应厂商管理程序(QP0706)执行采购单(FR07026)请（采）购单修改通知单(FR07029)建议采购单(FR07028)请购单(FR07027)供应厂

3、商评鉴表(FR07033)合格供货商名录(FR07036)核 准 审 核制 订1.12000V修117刘建文2003.01.08徐 雄版 次修 正 依 据修 正 者日 期2003.01.08 D: ISO9001:2000版QP QP0705文 件 编 号采购管制程序生效日期2002年10月1日QP0705页 次第 2 页 , 共5页流 程责 任 单 位说 明使 用 表 单采购采购进料检验采购仓储依采购管制程序(QP0705)执行依采购管制程序(QP0705)执行依进料检验作业办法(QP0707)执行依不合格品管制程序(QP0804)执行依物料管理办法(QP0712)执行采购单FR07030)

4、(电脑)采购单(FR007026)退货单FR(07012)物料库存管制卡(FR07093)6. 内容6.1直接用料6.1.1 请购单位以请购单(FR07027)或建议采购单(FR07028)提出请购经核准后由采购Key in 入电脑开立采购单(FR07026)并经核准后发给合格厂商. 6.1.2 供料商送货时,物料部收料员先作数量之检视,如数量不足不得签收,执行有困难时立即通知采购经办人员协助处理. 6.1.3 数量符合之物料签收后,即开立验收单并通知品保部检验. 6.1.4 合格或特采(参照特采作业办法W10804)之物料即由物料部登帐入库并依领料单通知需求单位提领,不合格物料由采购通知厂商

5、换货.6.2 间接用料: 6.2.1 间接用料需求单位提出采购单(FR07030)经核准后转采购单位采购.6.2.2 供料商送货时,物料部收料员先作数量检视符合后开立验收单由品保单位依规格功能,或试用等方法完成验收后入库,由仓管人员依领料单发给使用者. 6.2.3 不合格物品则采取换货.退货方式,如特殊状况得请厂商调整,检修后再检验达到使用者功能后予以验收.6.3 行政用品:由管理处经办人员依各单位申请状况开立采购单取得主管核准后径行向合宜厂家采购,交货后由采购者或会同使用单位进行验收.6.4 资产类: 6.4.1 同上述之 6.2.16.4.2不合格者应通知供货商更换之.6.4.3 作业流程

6、与间接用料同.2002.10.01 D: ISO9001:2000版QP QP070 版次:V1.1文 件 编 号采购管制程序生效日期2003年1月13日QP0705页 次第 3 页 , 共5页6.4.4 具有“ 维修需求”物品(如复印机.计算机等),于采购时需考量订定 “维护合约”,以保护该项物品之正常使用及寿命延长.6.5 委 6.5 6.5 委外加工：6.5.1采购外包人员对需委外加工的料件要进行数量清点及交接,如有数量不符则修改相关表单数量并交原开立部门确认.*6.5.2委外加工的料件在发外前，采购必须向品保部全检班报验，检验员针对料件的外观及包装进行检验，合格后在制令入库单（FR07

7、076）或手开加工及包装处理验收单（FR7087）或手开委外加工单（FR07044）上签名确认.*6.5.3 采购接到合格验收单即开立委外加工单或手开采购单经核准后发给合格专业厂商.6.5.4 采购外包人员每日需查对收货记录簿,做销帐手续,如有应交未交之料品应立即做跟催动作.* 6.5.5 外包料品回厂时,收料人员需仔细清点数量,如确实短少,收料员应据实修正原送货单上数量为实际数量，并签名确认，不另行开立退货单.财务以修正后数量结款.6.6 采购管理执行办法: 6.6.1采购方针 (1) 选择优良供应厂商,确保货源稳定及品质合宜,并积极开发对抗厂商与对抗品. (2) 适当管制采购作业进度及时效

8、,期能适时供应各部门所需.(3) 不断提高采购作业效率及人员的工作品质.(4) 防止采购作业异常发生,针对异常与问题点能迅速妥善处理.6.7 供应厂商的开发与选择 6.7.1 供货商开发原则: (1) 在新的料品制作开发新的供货商时,同时要开发三家或三家以上的厂商,避免延误品质和交期. (2) 新的厂商开发必须会同品保部、工艺部工程师对厂商作评鉴(参考QP0706) (3) 开发新的厂商必须事先送样,取得样品合格确认书,采购方可下发订单和合约签订 (4) 样品制作时要求供货商至工艺部项目工程师进行品质重点,工艺要求探讨,必要时至供货商辅导之. 6.7.2 供应厂商选择原则（1）具有公司(工厂)

9、营利事业登记者.（2）品质、价格、交期及服务等条件良好者. 6.7.3 供货商之评鉴(参阅QP0706 6.2节) 6.7.4 供货商之考核(参阅QP0706 6.2.2节) 6.7.5 供货商之管理(1) 供货商评鉴等级分为A.B.C三级,采购单位以此评价作为采购之优先级.(参考供货商管理办法QP0706)(2) 采购单位将评定之等级通知供货商,并知会品保部参与.2003. 01.08 D: ISO9001:2000版QP QP0705文 件 编 号采购管制程序生效日期2002年10月1日QP0705页 次第 4 页 , 共5页（3） 因应供应厂商之需求本公司可适时提供必要之辅导与协助. 6

10、.8 交期管理6.8.1 厂商交货依据(1) 订购单之交期,依物料或需求单位请购时提出之需要日期为准并协调供应厂商同意后确定之.(2) 供应厂商应于采购单上注明之交货期限前交货完毕. 6.8.2 跟催及管制为确保厂商交货不影响需求,采购人员应予指定进料日期三天前进行跟催活动.此一活动可用电话.信函.传真或亲自前往以确保物料能适时的供应.6.8.3 交期变动供应厂商若违反合约之交期规定影响本公司即有生产进度及产品交期及公司信誉者,本公 司可无条件将订单取消之. 6.9价格管理6.9.1 价格之分析与决定【RMB20000（含）之以下厂商，价格、规格不变的情况下，授权采购组长签发】(1) 报价单之

11、提供以已获得本公司评鉴合格供应厂商为优先考虑对象.(2) 每一类料品原则上均需两家以上之供应厂商报价.(3) 采购人员须就各报价单进行价格分析整理后,呈报裁决.6.9.2 议价.比价.招标之处理.进行采购作业时,经办人员必须要时应进行询价.比价.议价或公开招标.6.9.3 下列情形可不必开标.比价手续,径行与厂商议价签约采购. (a). 独家制造者. (b). 独家代理者 (C). 专卖或专利者 (d). 原厂零配件,无其它厂商生产者. (e). 客户指定之厂商者.6.10品质缺失处理.6.9.1 不良材料退货须依进料检验管制程序(QP0707)执行.6.9.2 特采需经权责人员签字并特采评审

12、委员会认可,依特采作业实施规定(WI0804执行) 6.9.3 于制程(使用过程)中若发现品质变异不符需求则依其不符合状况要求品保执行再确认动作.6.11资料管理6.11.1图面及采购或检(试)验规范(以下简称资料)管理.(1) 蓝图与资料由采购至资管室取得最完整的最新版(如图纸,SIP/SOP,模具或解剖图等)资料交付供货商.(2) 资料送交供货商,须有记录存查.若更换资料时,应将新资料送交厂商.(送交供货商之蓝图或资料不需收回).2002.10.01 D: ISO9001:2000版QP QP0705文 件 编 号采购管制程序生效日期2002年10月1日QP0705页 次第 5 页 , 共

13、5页（3）蓝图规格修订后,已发采购之料品必须依新版交货时,则由采购协调厂商修改延后交期.6.11.2订购单管理(1) 订购单应在权责主管签核后才生效采购存根联应整理后存盘.订购单送交供应厂商经承认后才作业完成.(2) 如接到需求单位修改资料申请时,由采购依据修订内容协调厂商另发修正采购单(注明修改内容与通知单号).或修正原采购单内容并注明版别后,通知厂商.(3) 本公司如拟在供应厂商处验证采购之产品时,须于采购单上注明.7. 相关文件及表单.7.1供应厂商管理办法:QP07067.2采购单:FR070307.3请购单:FR070277.4建议采购单:FR070287.5请(采)购单修改通知单:

14、FR07029)7.6(电脑)采购单:FR007026.7.7 JIT料件交货通知单:FR070317.8 请(采)购管制卡:FR070322002.10.01 D: ISO9001:2000版QP QP0705 文 件 编 号供应厂商管理办法生效日期2002年10月1日QP0706页 次第 1 页 , 共4页 1.目的:1.1 为掌握供货商之品质、交期、价格及服务,使采购、制造、装配等作业能有效进行.1.2 本办法符合品质手册中第7章之规定.2.使用范围:本公司产品所需之原(材) 、物料零组件之供货商及委托加工之协力厂.3.权责:参考流程图4.名词释义: 无5.流程图流 程责 任 单 位说

15、明使 用 表 单采 购采 购品保部工艺部采 购采 购采 购品保部采 购品保部采 购采 购采 购供应厂商列等级采购可开始试下订单每年举行二次针对旧有所有供应厂商采购仅依据合格供应厂商名录内之供应厂商之订单以口头或公司正式函件通知供应厂商评鉴表FR07033合格供应厂商名录FR07036供应厂商管理卡FR07035供应厂商考核表(FR07034)合格供应厂商名录FR07036供应厂商管理卡FR07035核 准 审 核制 订徐 雄版 次修 正 依 据修 正 者日 期2002.10.01 D: ISO9001:2000版QP QP0706文 件 编 号供应厂商管理办法生效日期2002年10月1日QP0

16、706页 次第 2 页 , 共4页6. 内容 6.1 管制方法6.1.1新厂商评鉴 6.1.1.1 评鉴时机:(1) 当本公司有新产品需要外包制作时,或原产品品质或产量要求提高或为降低购买成本.非现有厂商能作出者,为能获得新优良之供货商,则成立评鉴小组视实际情形可至厂商处予以评鉴或以送样之品质、价格、交期作出评鉴基础.(2) 参考外协辅导小组作业办法(WI0704)之6.0节执行. 6.1.1.2 一般商品化产品,供货商不须经评鉴送样手续. 6.1.1.3 下列厂商不需经过评鉴手续,可径行视同合格厂商,登录于本公司合格供应厂商名册(FR07036)内.(a) 97.10月前为本公司之原、物料供

17、货商,且品质合乎要求,无连续三次退货记录者.(b) 国内、外知名厂商(如中钢、宝钢等).(c) 经公正单位认证合格者(如 ISO、CNS、JIS等)(d) 经试用合格者(限试用合格及同性质之产品)(e) 经送样检验合格者(限送样合格及同性质之产品)(f) 经客户指定之厂商者(g) 享有专利者. 6.1.1.4 评鉴表由采购制订循行政后由副总以上(含副总)人员核定. 6.1.1.5 评鉴人员:由采购部门召集,会同品保、工艺部组成评鉴小组.(成员需经内部稽核训练合格) 6.1.1.6 评鉴小组前往厂商调查后,应填具供应厂商评鉴表 (FR07033)并依分数列等如下,A、B级列为标准供应厂商.分数等

18、级80(含以上)A6179B60(含)以下C 如未经实地评鉴,则由采购、品保以实际送样,或交货之品质状况、 交期予以提供总结意见后予以评定,评定结果直接记录于供应厂商评鉴表意见总结栏,评比合格则列为准供货商. 6.1.1.7 撤销合格厂商条件:(A) 厂商在交期、数量、包装等条件无法配合公司需求者.(B) 年度评比列为C级之厂商.(C) 价格过高.(D) 财务状况不良,无法稳定供货者.(E) 连续三月内有三批退货者 6.1.1.8 各评监人员评监完成后送采购,由采购人员汇整在同一张表上,并将评分(平均) 6.1.2 供应厂商考核:对已有合约来往之厂商,以其实绩加以评估.2002.10.01 D

19、: ISO9001:2000版QP QP0706文 件 编 号供应厂商管理办法生效日期2002年10月1日QP0706页 次第 3 页 , 共4页(1) 考核方式:由采购. 品保 .物料部评核.(2) 考核项目不良批(a) 品质: 根据品质月报所评分之资料在每年1月,7月提出考核修正.不良率= 总批数 100% 评分=（1-不良率）40100% （注：对于消耗产品之供应商或品质状况无法由品保人员检验之供应商，其品质总评分均以40分计算）品质总评分=月评分总和 总月数（b）交期：由采购评分:100% 评分=（1-逾期率）35 总批数逾期批数逾期率= 价格：价格水准评 分低于其它厂商平均价格10%

20、以上10低于其它厂商平均价格5%以上95%以内8高于其他厂商平均价格5%以上6高于其他厂商平均价格10%以上4（d）服务：由物料部分 评分之内容分为：1.交货时之包装是否符合规定. 2.退货处理是否迅速. 3.急件处理之配合态度等.服 务评 分非常满意15满意13普通10不佳8非常不佳5(e) 以上各单项之评比完成后,交由采购依单位评比结果,作汇总后分级.由总经理核准后备用.2002.10.01 D: ISO9001:2000版QP QP0706文 件 编 号供应厂商管理办法生效日期2002年10月1日QP0706页 次第 4 页 , 共4页 (3) 评分单位及等级.评估项目得分标准等 级评分

21、单位品 质40%80(含)以上617960(含)以下品 保交 期35%采 购价 格10%采 购服 务15%物 料总 评100%ABC采 购 (4) 采购部门每年会同品保等部门考核二次并填具供应厂商考核表(FR07034)，并将考核结果知会对应供应商。列入A、B级之厂商为合格厂商,作为采购人员采购优先考虑对象.列为C级之厂商应取消合格供货商资格,同时本公司品保单位施予适当辅导,再重新考核，达B级方可重新列入合格名录。在达B级以前，应停止对其所有物料的采购。 6.1.3 供应厂商管理 （1） 采购部门应建立合格供应商名录(FR07036)依供货商考核表等级据以登录,作为采购人员参考,并提供一份汇整

22、资料给品保部门参考,(须保有最新版). (2) 除特殊状况外采购部门须选择合格之厂商,以确保产品品质；当须更换供应商时，采购需知会业务部，由业务部通知相关客户. 7.相关文件:7.1 采购管制程序:QP07057.2 外协辅导小组作业办法:WI07047.3 外协送样作业办法:WI07058. 相关表单:8.1供应厂商评鉴表:FR070338.2供应厂商考核表:FR070348.3供应厂商管理卡:FR070358.4合格供应厂商名录:FR070362002.10.01 D: ISO9001:2000版QP QP0706物料部品保部品保部品保部品保部品保部生管组物料审核委员会(MRB)物料部依据

23、采购单开立料品验收单、委外加工及送货签认单收取物管送来上述二种单据一并签收之图面取出如有附件亦须一同取出.根据物料部开立验收单找出相关的蓝图和SIP等其他的检验依据进行检验.于物品上贴品检不合格标识.在检验记录上作判断,并填入验收单.须上呈至权责主管作裁决后再将结果填入验收单内进行后续作业.特采依特采作业实施规定(WI0804)执行料品验收单(FR07045)委外加工及送货签认单(FR07044)品保部检验记录(FR07037)品检不合格标识(FR07041)特采申请单(FR07038)异常料品改善检讨书(FR07010)核 准 审 核制 订邬 加 弟版 次修 正 依 据修 正 者日 期2002.10.1 D: ISO9001:2000版QP QP0707