工程监理档案管理细则.docx

1、工程监理档案管理细则XXX工程监理档案管理细则1、目的通过制定和实施本公司工程监理档案管理细则，使公司的监理档案符合规定要求；为每一工程监理项目全过程的监理活动，提供可追溯的工程质量、投资、进度的控制记录和监督管理的可靠资料。2、适用范围本细则适用于本公司每一个工程项目监理活动所形成的工程监理档案的管理。3、术语工程监理档案是指在每项工程监理过程中形成的具有归档保存价值的文字、技术数据、图表等形式的原始记录。4、职责4.1档案组职责4.1.1负责组织制定工程监理档案管理的规章制度并负责组织贯彻实施、业务指导、督促与检查。4.1.2组织公司年度工程监理档案归档计划的实施。4.1.3组织档案业务学

2、习，不断提高档案人员的素质。4.1.4组织工程监理档案的鉴定与销毁。4.1.5负责档案库房建设，完善档案保管条件和保护设施。4.1.6负责档案的移交、编目、保管、考核统计和利用工作。4.2监管部职责4.2.1会同档案组对项目监理部的工程监理资料的管理进行指导、检查和督促。4.2.2负责检验各项目监理部待归档工程监理资料的规范性、完整性、有效性。4.3项目总监理工程师职责4.3.1认真贯彻档案管理部门对工程档案方面的有关规定，学习专业知识，不断提高业务素质。4.3.2按项目监理部内业资料整理办法组织编制本项目工程监理资料的归档计划，并进行指导、监督、检查。4.4各项目兼职资料员职责4.4.1负责

3、本工程监理资料的收集、整理、分类、编目、保管和统计工作。4.4.2负责做好工程监理档案的分类、立卷工作、案卷质量要符合技术档案案卷质量的要求。工程项目监理部监理档案分类按工程项目监理部内业资料规存标准执行。4.4.3在工程竣工1个月内向公司档案组办理工程监理档案的移交工作。5、工作程序5.1业务培训：视工作需要公司档案组不定期派出档案人员参加档案管理专业培训，以提高管理水平。5.2检查与考核5.2.1由监管部会同档案组每年对各项目监理部的工程监理资料的管理情况进行业务指导、检查与考核。5.2.2检查、考核结果，应形成书面资料，进行通报。5.3收集5.3.1按照公司归档计划，在工程即将竣工前后必

4、须将监理过程中形成的具有归档保存价值的文字、技术数据、图表、照片等形式的原始的监理记录收集齐全。5.3.2归档文件的质量要求5.3.2.1归档的工程文件应为原件。5.3.2.2工程文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符合。5.3.2.3工程文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易褪色的书写材料，如：红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔等。5.3.2.4工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。5.3.2.5工程文件中文字材料幅面尺寸规定宜为A4幅面（297mmx210mm）。图纸宜采用国家标准图幅。5.3.2.6所有竣工图纸应加盖竣工图章。5.4整理、立卷5.4.

5、1在资料收集齐全的基础上进行分类整理完毕，并按规定方式进行编目、立卷归档。5.4.2根据收集的档案资料，按照单位工程、分部工程、专业、阶段等的系统联系排系组卷。5.4.3编写案卷页号5.4.3.1案卷内档案材料均以有书写内容的页目编页号。5.4.3.2页号编写位置a）单面书写的档案在右下角编写页号。b）双面书写的档案材料，正面在右下角，背面在左下角编写页号。折叠后的图纸一律在右下角。C）成套图纸或印刷成册的科技文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页码。5.4.3.3案卷封面、卷内目录（原有图样目录除外），卷内备考表不编写页号。5.4.4卷内目录的编制5.4.4.1卷内目录式

6、样见附表。5.4.4.2卷内目录的项目包括：序号文件编号、责任者、文件材料题名、日期、页次、备注。a）序号：用阿拉伯数字从“1”起依次标注。b）文件编号：文件应填写文件号；质量记录应填写其编号；图样应填写图号。c）责任者：填写文件材料的直接编制部门或主要责任者，有多个责任者时选择主要两个责任者，其余同等代替。d）文件材料题名：亦称文件标题，应照实抄录。e）日期：填写编制文件材料的年、月、日。f）页次：填写每份文件材料首页上标注的页号，最后一份文件填写起止页号。g）备注：填写需要补充、修改等情况的说明和解释。5.4.4.3卷内目录排列在案卷文件材料的首页之前。5.4.5卷内备考的编制5.4.5.

7、1卷内备考表的式样见附表C。5.4.5.2卷内备考要标明案卷内科技文件材料的件数、页数（照片张数）以及在组卷和案卷使用过程中需要说明的问题。5.4.5.3卷内备考表排列在案卷内科技文件材料的尾页之后。5.4.6案卷的装订5.4.6.1案卷装订时必须取掉金属物。5.4.6.2案卷内不同规格的科技文件材料或图纸要折叠为统一幅面（图纸采用风琴式折叠法，幅面为A4）。5.4.6.3案卷材料要求左边、底边保持整齐，为了美观可以使右边翻口处整齐，但保证案卷材料不脱落。5.4.6.4案卷左侧装订处留有20mm宽的装订低舌，采用三孔一线装订法，取中心点左右相距各80mm。5.5移交5.5.1每一个工程监理项目

8、，所形成全部监理档案资料；在工程竣工后一个月内向公司档案组移交归档。移交之前，由公司档案组与监管部对待移交的监理档案资料的完整性、分类准确性、有效性进行验收，经验收合格的方能办理移交手续。对应交而缺少的资料应限期由责任人负责补齐。5.5.2公司档案组与监管部对项目监理部档案验收时，应重点验收以下内容：5.5.2.1工程档案齐全、系统、完整。5.5.2.2工程档案的内容真实、准确地反映工程建设活动和工程实际状况。5.5.2.3文件的形成、来源符合实际，要求单位或个人签章的文件，其签章手续完备。5.5.2.4文件材质、幅面、书写、绘图、用墨、托裱等符合要求。5.5.3移交时应填写移交清单，其式样见

9、附表F。5.5.4移交清单的项目包括：工程名称、建设单位、施工单位、建设周期、档案资料题名、份数、页数、移交单位、接收单位、移交人、接收人、移交时间、接收日期。5.5.4.1工程名称：填写工程项目的全称。5.5.4.2建设单位：即业主、填写工程项目所属的全称或通用简称。5.5.4.3施工单位：填写工程项目施工的单位。5.5.4.4建设周期：填写开工和竣工的日期。5.5.4.5序号：填写工程监理档案资料的卷数。用阿拉伯数字从“1”起依次标注。5.5.4.6档案资料题名：填写案卷内文件材料的内容。5.5.4.7页数：填写案卷内文件材料的总页数。5.5.4.8移交单位：填写移交单位全称并加盖项目监理

10、部公章。5.5.4.9接收单位：填写接收单位全称并加盖公章。5.5.4.10移交人：填写具有移交经办人的姓名。5.5.4.11接收人：填写具体接收经办人的姓名。5.5.4.12移交日期：填写档案资料移交时的具体时间。5.5.4.13接收日期：填写档案资料接收时的具体时间。5.6鉴定与审核5.6.1工程监理档案移交归档后，档案材料的内容是否符合有关规定，档案管理人员进行鉴定和审核，具体鉴定、审核验收表见附表I。5.7分类、编号5.7.1工程档案的代号为“C”。5.7.2分类编号的构成：C项目编号按年份排序，如2002年承接的项目编号为C-02xxx注：序号以合同编号顺序进行。二级目录：01020

11、3040506综合资料质量控制资料投资控制资料进度控制资料合同管理资料协调管理资料5.7.3工程监理档案的编号方法如下。例：C02001-02-001若同个监理合同有多个单位工程时，可在项目部编号以26个英文字母顺序区分不同的单位工程。例：金明苑新村有两个监理合同，第一个监理合同为3#、6#、2#、8#，第二个监理合同由7#、9#、10#，现对5#楼工程监理档案质量控制的编号方法如下：C02008B-02-0015.8案卷封面的编制5.8.1案卷封面可采用案卷外封面和案卷内封面两种方式。5.8.2案卷封面印刷在卷盒、卷夹的正表面的形式为案卷外封面。5.8.3使用内封面时，应将内封面排列在卷内目

12、录之前，再将案卷装入档案盒。5.9案卷封面的编制5.9.1案卷封面的式样见附表D；案卷脊背式样见附表。5.9.2案卷封面的内容应包括：档案号、档案馆代号、案卷题名、编制单位、起止日期、密级、保管期限、共几卷、第几卷。5.9.2.1档案号：填写档案的分类号、项目号和案卷顺序号。5.9.2.2档案馆代号：由档案馆填写。5.9.2.3案卷题名：填写卷内文件材料的内容。文字要求简明、准确。5.9.2.4编制单位：填写案卷内文件材料的形成单位或主要责任者。5.9.2.5起止日期：填写案卷内文件材料形成的起止日期。5.9.2.6密级：分为绝密、机密、秘密三种。同一案卷内有不同密级的文件，应以高密级为本卷密

13、级。5.9.2.7保管期限：分为永久、长期、短期三种期限。各类文件的期限详见附录A。5.10工程监理档案登记用的材料规定按文书档案管理办法执行。5.11利用与统计按文书档案管理办法执行。5.12鉴定和销毁按文书档案管理办法执行。6、建筑工程监理文件归档范围和保管期限（见附录A）7、附表7.1卷内目录（附表）按文书档案管理办法7.表7.2备考表（附表）按文书档案管理办法7.表7.3案卷封面表式（附表）按文书档案管理办法7.表7.4案卷脊背（附表）按文书档案管理办法7.表7.5工程技术档案移交清单（附表）按文书档案管理办法7.表7.6档案利用登记表（附表）按文书档案管理办法7.表7.7档案统计报表

14、（附表）按文书档案管理办法7.表7.8监理工程竣工档案验收表（附表）序号归档文件保存单位和保管单位建设单位监理单位城建档案馆1工程监理招投标文件长期暂存2监理委托合同长期长期3监理规划长期短期4监理实施细则长期短期5监理部总控制计划长期短期6监理月报长期长期7监理会议纪要长期长期8工程开工/复工审批表长期长期9工程开工/复工暂停令长期长期10不合格项目通知长期长期11质量故事报告及处理意见长期长期12预付款报审与支付短期暂存13月付款报审与支付短期暂存14设计变更、洽商费用报审与签认长期暂存15工程竣工决算审核意见书长期暂存16监理通知长期长期17工程延期报告及审批永久长期18费用索赔报告及审批长期长期19合同争议、违约报告及处理意见永久长期20合同变更材料长期长期21专题总结长期短期22月报总结长期短期23监理工作总结长期长期24工程质量评估报告长期长期25检验批、分项、分部（子分部）工程验收记录长期长期26基