哈佛档案网站的特色及其对我国高校档案网站建设的启示.docx

1、哈佛档案网站的特色及其对我国高校档案网站建设的启示哈佛档案网站的特色及其对我国高校档案网站建设的启示罗宝勇/乔健2012-11-22 17:20:39来源：档案学通讯(京)2010年5期【英文标题】The Characteristics of Harvard University Archives Website and Its Inspiration to Construct Universities Archives Websites in China【作者简介】乔健，四川大学公共管理学院副院长、教授、硕士生导师，教育部档案学学科教学指导委员会副主任委员，中国档案学会常务理事，四川省档案学

2、会副理事长。发表论文近30篇，合作出版专著、教材等5部。四川大学公共管理学院 成都 610064罗宝勇，四川大学公共管理学院硕士研究生。四川大学公共管理学院 成都 61006【内容提要】 哈佛大学档案网站以用户为中心的服务型功能定位、富有人文特色的档案信息内容建构、方便快捷的人性化检索工具设计，在我国高校档案网站建设中值得学习和借鉴。我国高校档案网站建设应以观念创新为关键、内容重构为基础、技术创新为依托，为利用者提供及时、全面、有效的档案信息服务。We can learn a lot from the ministrant functional location of Harvard Univ

3、ersity archives website which serves mainly for the users, the construction of the archives content which is full of cultural characteristics, and the designation of searching tool which is very convenient and rapid to make progress in building the archives websites of university in China. In buildi

4、ng the archives websites of Chinese universities, we should focus on conception creating, base on the construction of the content and rely on the technology creation. Meanwhile, we should provide the rapid comprehensive, and effective archives information service for the users. 【关 键 词】哈佛大学/档案网站/高校档案

5、网站Harvard University/Archives websites/Archives websites of universities1 哈佛大学档案网站的特色分析1.1 以用户为中心的服务型功能定位在个性化信息需求日益增长的网络时代，以用户为中心(User-centered)的信息服务思想显得尤为重要。面对多样化用户群体多元化的档案信息需求，网站设计者应该寻求一种符合用户个性行为特征的针对性服务方式。众所周知，美国是一个相互服务意识较为浓厚的国家。不管是公共部门，还是私人机构，人们都把“付出劳动”看做是“换取服务”的唯一途径。因此，各行各业的服务理念相当明显1。在这样的氛围下，哈佛

6、大学档案网站2理所当然也把服务作为主要的功能定位。该网站设有10个一级类目，功能性类目占主导地位，有利于加强档案馆与用户的交流和互动，拉近档案馆与用户的距离；二级类目设置也具有很强的交互性，便于访问者从浩瀚的数据海洋中找到自己所需的档案信息内容。哈佛大学档案网站可以为利用者提供图片档案的翻转、显示尺寸以及局部聚集等功能，满足用户对照片的多样化需求；网站提供的个性化的信息服务，目标是满足特定用户在特定时间的档案信息需求和服务，如网站为计划做一项研究的访问者提供针对性服务，在来馆查找之前的5个工作日内可以通过E-mail方式先同档案馆联系，明确其研究的目的和所需档案信息，以便档案馆提供更丰富、更全

7、面、针对性更强的档案资料，充分体现人性化特色。另外，网站除了为大众提供常规的信息服务以外，还为弱势群体开设特别的查找阅读服务。哈佛大学档案网站还设有FAQ(Frequently Asked Questions)常见问题解答栏目，罗列出最近用户向档案馆提出的具有代表性的问题并解答，方便其他浏览者查看利用、排忧解难；站点地图(Site Map)给出了网站的索引和链接，用户可以快捷迅速找到自己需要的网页及档案信息。该网站交流互动性也很强，如设置了一些反馈信息栏和读者意见与建议箱，实现用户与档案馆进行交互式操作和双向交流，有利于档案馆更好地了解档案用户的信息需求，对用户信息需求进行深度挖掘，适时掌握用

8、户的个人习惯、爱好、兴趣和信息利用行为，为用户提供“量身定做”的个性化档案信息服务。1.2 富有人文特色的档案信息内容建构档案网站的建设不是实体档案馆的再现，而是开辟了一个多层次、多项目、全方位的服务空间，应具有独特的人文特色和文化特色。在内容建构上，哈佛大学档案网站不但具有浓厚的档案专业色彩，还具有很强的人文特色。哈佛大学档案网站上的“网上展厅”提供了历史展览、发展成果展览、历任校长的个人信息和论文成果展览及反映本校特色的档案信息展览，为访问者提供了一个全方位、多角度的了解本校的科技创新、风俗文化的一个全新的服务窗口。该网站呈现的118个故事记录了哈佛大学的历史和传统，具有很强的人文特色；网

9、站还把哈佛大学1640年任职的第一任校长邓斯特(Duster)的个人信息和论文全面数字化，访问者从网上就能查到档案全文，再现历史的真实性，让我们仿佛走进了一条历史的长河，感受到历史的魅力。哈佛档案网站收录的哈佛大学为“二战”复员战士提供教育和职业培训的档案信息和退伍军人管理指导手册（传单），c.1945等相关档案信息，以及关于哈佛大学和美国革命、美国南北战争等方面的资料，满足不同层次档案利用者的不同程度的需求。另外，哈佛大学档案网站的特色资源整合程度较高，能够充分发挥档案的文化娱乐、历史教育功能。其链接对象也很丰富，如与哈佛大学首页、哈佛大学图书馆、哈佛大学图书馆门户网站、霍利斯目录、隐私保护

10、政策的链接，在保持专业特色的基础上同时注意文化特色资源的建立，有助于网站的宣传和推广，能够更有效、更迅速地吸引访问者，扩大网站的影响力。档案用户可以通过链接实现信息的多途径沟通、全方位共享，有利于各高校档案网站之间和其他档案机构的信息的相互交流、互相学习，提高档案网站内容的集成性和便利性。1.3 方便快捷的人性化检索工具设计网络环境下，用户信息需求呈现出多元化个性特征，表现出对信息的新颖度、及时性和针对性的关注。用户需要“一站式”检索和个性化信息提供服务，需要统一界面方便快捷地获取分散在网络信息资源中的符合其个性要求与特征的分布式异构信息，实现统一检索界面、统一检索平台、统一用户认证下的针对性

11、服务3。档案网站的建设是为用户服务的，应该树立用户至上的服务思想，提供易用性、高效率的检索工具。信息时代也要求高校档案信息网站应具有人性化、个性化的信息检索工具，以利于满足访问者多样化信息需求。哈佛大学档案网站的检索系统技术水平很高，可以为用户提供站内检索、站外检索、复合式检索和全文检索等多种检索手段。值得一提的是，哈佛大学档案网站提供的检索实例选登，为初次使用网站检索系统的用户提供检索帮助，方便用户准确、快速找到需要的档案信息。网站提供的全文检索功能，相对于目录检索，更能全面地、全方位地满足档案利用者的需要。浏览哈佛大学档案网站，我们发现该网站还为用户准备了可视信息通道VIA(Visual

12、Information Access)检索系统和在线档案检索信息系统OASIS(Online Archival Search Information System)。VIA检索系统是哈佛可视资源的一个公共联合目录，这个系统包含有丰富的关于绘画、雕像、照片、印刷品、建筑、装饰艺术品、剧院设计、地图和计划等描述性的记录和图片资料。VIA作为可视资源中心，访问者在这里可以很方便地找到哈佛大学的图像材料。VIA是面向公众开放的，每个人通过这个系统都可以获得他所需要的关于图像和照片等方面的描述资料。OASIS是哈佛档案网站检索系统的联合目录，为哈佛大学馆藏档案检索工具提供了一个集中访问的空间。通过这个检

13、索系统，访问者可以按字母顺序浏览哈佛档案网站的检索工具。OASIS还为各个检索工具提供了很详细的介绍，以便利用者选择适合自己的检索工具，快速查找所需档案。2 哈佛大学档案网站的特色对我国高校档案网站建设的启示2.1 观念创新，树立以用户为中心的信息服务理念我国高校档案网站的建设应该解放思想，转变观念，实现“展示型”向“服务型”功能定位的转变。建立高校档案网站的主要目的是通过网络向档案利用者提供方便快捷的档案信息查询服务，并通过网络完成档案信息的传输服务，所以档案网站在建设时就必须树立以用户为中心的信息服务理念。然而，我国高校档案网站的类目设置很多是展览性的，服务功能低下，服务方式单一，只能告诉

14、访问者“我们有什么”，而在具体提供服务上却不能告诉访问者“我们可以为你做什么”。为了改变这一现状，必须树立用户至上、服务第一的思想，可从以下几方面加强：一是服务应以用户需求为导向。网站设计者应该对社会公众的信息需求和使用习惯进行调研、分析，设计出用户满意的档案信息网站。二是网站要体现易用性。网站有丰富的信息资源，并能提供强有力的检索工具，才能有效查阅信息。网站要尽可能提供“站内检索”、“站外检索”甚至向“复合检索”发展。易用性还体现在网站设计要结构合乎逻辑、界面友好4。三是重视与用户的交互。通过开设读者意见及建议箱、用户留言本、反馈信息栏、在线咨询等栏目，加强浏览者与网站的交流，力求在互动中增

15、强服务功能。四是服务具有主动性。档案馆应根据用户各自不同的信息需求，将“人找信息”改为“信息找人”，针对不同的信息用户采用不同的服务策略和服务方式，提供不同的档案信息服务内容。2.2 内容重构，加强高校档案网站信息资源整合力度，实现档案专业性和文化性的良好融合档案网站信息资源整合是指根据档案用户的利用需求，结合档案网站信息资源的特点，利用先进的技术，按照一定的原则、规格及标准，实现一定范围内的档案网站信息资源的抓取与优化，并组织成一个集关联性、动态性和实用性于一体的有机整体或统一的利用平台5。相对于哈佛大学档案网站等国外大学网站，我国高校的档案网站大多只对馆藏作简单介绍，缺乏人文特色信息资源的

16、整合。笔者认为可从以下几方面改进：首先，加强馆藏档案数字化建设，为档案网站信息资源整合做好充分的准备。构建数据仓库，用来整合多个馆藏数字化档案数据库和现行文件数据库，也可以用来整合多个网站零散的档案信息资源，如特色档案、编研成果等。其次，加强特色资源整合力度。特色档案往往最能反映一个馆藏机构的价值，是馆藏的精华所在，可以为用户提供文化娱乐、历史教育的好处。我国高校档案网站特色资源的整合一般只限于本馆馆藏内部的整合，故整合范围比较狭窄。为了改变现状，可以选择与其他高校档案馆藏特色资源、编研成果资源进行整合，以实现经济效益的最大化，满足用户的最大需求；也需要加强与其他相关网站的友情链接，扩大档案网

17、站的特色资源整合范围。最后，我国高校档案网站不应只满足于与本校首页和国内其他著名大学档案馆的链接，还应与博物馆、图书馆等文化机构链接，实现专业性与文化性的良好交融。2.3 技术创新，构建功能齐全的信息检索工具信息检索服务是面向用户需求，利用相应的技术手段和方法汇集、存储信息，以方便用户索取的形式所提供的信息查询和获取的服务。用户的信息需求是多元化的，档案网站的设计者应该对用户的信息需求有尽可能多的了解与分析，设计出方便、准确、快捷的检索系统6。由于我国高校档案网站长期以来“重宣传，轻利用”的原因，其检索系统普遍存在着检索源匮乏、检索范围过于狭窄等问题。在网络技术飞速发展的今天，构建高效率、高性

18、能的信息检索工具势在必行：首先，应加快将档案二次、三次信息和档案全文信息上网，建立网上档案信息数据库，从源头上解决“巧妇难为无米之炊”的尴尬局面。其次，应丰富检索工具的类型，提供一些站内检索、复合式检索和站外检索等不同于目录检索的检索工具，满足用户的个性化需求。另外，我国高校档案网站还应加大力度提供全文检索工具，“相对于档案原件来说，档案目录信息、原文摘要等所能反映出的档案内容是非常有限的，档案馆为了提供更为准确的检索、更优质的服务，必然需要信息系统能够提供全文检索的功能”7，全文检索技术将是未来档案网站检索的主流趋势。最后，提供适合用户的查询结果处理方式。用户不同，对检索结果的选取原则和排序

19、方法也可能不同，例如根据信息相关度、时间、单位名称等顺序排列，所以应充分考虑用户的需求和查找习惯，以最适合用户的方式呈现检索结果，满足不同利用者的多样化需求。另外，对于初次使用本网站检索系统的访问者来说，提供检索实例也是必要的，可以帮助用户找到确切所需的信息，防止新用户不熟悉该网站的检索工具进而失去浏览的兴趣。3 结语我国高校档案部门应该也可以借鉴哈佛大学档案网站建设的特色和成功之处，根据本校的具体情况权衡利弊，加强总体规划，以观念创新为关键、内容重构为基础、技术创新为依托，设计出高效率、高水平、高科技的档案网站，为广大档案利用者提供高质量的信息服务。【参考文献】 1黄霄羽，柳凤敏.服务新视角

20、：对中美档案网站内容建设的思考J.中国档案，2004(11):46-47。2哈佛档案网站的网址：http:/hul.harvard.edu/huarc。3胡昌平.信息服务和用户M.武汉：武汉大学出版社，2008:280。4詹衍玲.档案信息网站的建设要点与人文特色J.档案学通讯，2008(5):11-12。5杭珊，吴建华，钱耀明.档案网站信息资源整合现状及分析以江苏省地市级综合档案馆为例J.档案与建设，2009(9):15-18。6罗铮.信息构建与档案网站建设研究D.苏州大学硕士学位论文，2007年4月：31。7薛四新，彭荣，陈永生.档案信息化应用系统建设M.北京：机械工业出版社，2006:242。