XX大型集团办公用品管理制度.docx

1、XX大型集团办公用品管理制度1.目的与适用范围1.1为规范办公用品管理程序，维护办公设备的完整、安全和有效使用，避免人为损坏和丢失，保证正常办公的顺利进行，特制定本制度。1.2本制度适用于集团公司及其子公司所有部门办公用品的管理。2.办公用品分类2.1一次性消耗的办公用品类：笔、墨、材料纸、等。2.2管理用品类：2.2.1基础办公用品:办公桌椅、文件柜、计算器等.2.2.2办公设施(含公司配备的办公用小车):空调、电扇、电暖器、电话机等价值较高或使用寿命较长的物品。2.3办公自动化用品类:电脑、打印机、传真机、U盘等物品。2.4文印耗材类：墨盒、油墨、碳粉、硒鼓、复印纸、打印纸等。2.5保洁用

2、品类：拖把、扫把、水桶、塑料盆等。3. 办公用品的发放标准3.1办公用品的配置标准：集团公司董事长、总经理；集团公司副总经理；集团各部部长；集团各部副部长；集团各部一般员工；集团所属子公司总经理、副总经理、部长、副部长、车间主任、车间副主任、部室一般员工、车间一般管理人员的配置标准见附件5-11。3.2集团公司所属子公司:总经理与集团公司副总经理标准相同；副总经理与集团部长标准一致；部长在集团副部长的基础上加一部电话；副部长、车间主任和集团一般员工标准一致；车间副主任、部室一般员工和车间一般管理人员标准见附件3.3一次性消耗的办公用品个人发放标准3.3.1一般管理人员：10元/月3.3.2中层

3、管理人员：20元/月3.3.3高层管理人员：30元/月3.4根据实际情况,每半年对办公用品的费用定额调整一次。4.办公用品实行专人专管:集团企管部为主管部门，在该部设置一名办公用品专职管理员,负责集团总部和公司办公用品的直接管理,负责集团所属其他公司办公用品的垂直管理；集团企管部设一名兼职人员负责办公用品的库存保管和发放管理。 之外的子公司办公用品由所在公司经营规划室(或办公室)负责自我控制,但须接受集团企管部的垂直管理.5.办公用品需求计划5.1一次性消耗品类需求计划5.1.1各部门应于每月26日前编制下月的办公用品采购申请单（临时急需计划可按以下程序随时编制上报）一式五份，由申请人、申请部

4、门负责人、申请单位主管领导签字后报办公用品主管部门专职办公用品管理员，核实公司办公用品库存和闲置情况提出新购或调配建议，经办公用品主管部门负责人审核，集团行政副总签批后报集团采购部采购。5.2基础办公用品类、办公设施类、办公自动化用品类、保洁用品类需求计划5.2.1新进公司员工办公用品需求5.2.1.1集团人力资源部根据月份人力资源需求计划,每月向集团企管部预报送新进人员到职情况表。5.2.1.2每位新员工到职，集团人力资源部均向集团企管部出据一份员工到职单，集团企管部依据员工到职单编写办公用品领用单。5.2.2当员工岗位发生变化时,按新岗位调整办公用品计划。5.3办公耗材类需求计划：各办公设

5、施使用部门向集团企管部申报计划，由办公用品管理员核实后按程序报批。5.4办公用品采购计划在500元以下且在配置标准范围内的由集团行政副总批；500元及以上的由集团总经理审批。5.5标准之外的特殊办公用品需专题报告，经集团公司总经理批准后，方可购买，不受定额限制。5.6 经核准后的办公用品采购申请单申请部门一份，集团企管部留存一份，采购部三份。6.办公用品的采购6.1采购部门须根据已审批的办公用品采购申请单及时采购，保质保量供应。6.2所有办公用品的采购任务均由采购部统一负责,在规定的时间内采购回厂。7.物品入库7.1固定资产类办公用品的入库手续由装备部以设备验收单的形式负责办理，并组织入库到指

6、定的仓库。7.2非固定资产类的办公用品由集团企管部负责入库的验收工作，并放入指定的地点纳入仓库管理范畴.7.3对于符合规定要求的入库办公用品，由集团企管部办公用品管理员登记建帐；对不符合要求的，由采购人员负责办理调换或退货手续。7.4采购回厂的办公用品由采购部负责采购建帐。7.5办公用品在保管期内确保完好,出现破损由保管部门责任人负责赔偿。7.6采购部办理办公用品入库手续时,一并出据采购价格表供建帐使用.8.办公用品的领用8.1所有办公用品的领用（新增和调剂）,均填写办公用品领用申请单（见附件2）。8.2价值2000元以上的办公用品的领用,必须由相应的财务部门在办公用品领用申请单上签字盖章,仓

7、库见盖有财务印章的领用申请单后方可发货。8.3各部门须指定专人领用和管理低值易耗品类办公用品。8.4新到职员工持员工到职单，按经营规划部的通知领用办公用品。8.5员工岗位变动时,由经营规划部门按新岗位调配办公用品,通知本人办理调配手续.8.6办公耗材的领用,经交旧换新后,方可发放.8.7对办公用品的领用从公司、部门和个人分别单独建帐、实行一帐一表（部门/员工个人办公用品领用签字表）,定额管理,原则上超支不发。部门办公用品领用发放时,要求建立二级台帐,以规范部门办公用品的使用。8.8部门或个人领用的办公用品因质量问题无法使用,经部门负责人确认后可退回采购部实行“三包”。8.9对于各部门办公用品使

8、用情况，经营规划部办公用品管理人员应做好季度和年度统计，填写办公用品使用情况统计报表一式两份,经营规划部和财务部门各一份，两部门分别建帐，一季一汇总一季一兑帐。子公司每季末向集团企管部报送一份办公用品使用情况报表,接受集团企管部的日常管理,对出现的违规现象提出考核意见.8.10电脑、桌椅、打印机、空调、电扇、电暖器、文件柜、电话机由经营规划部门负责统一编号，实行编码管理。8.11办公用品领用流程:使用部门领用人提出申请主管部门填写办公用品领用申请单领用人签字办公用品主管部门签字2000元及以上办公用品需送达财务部门签章仓库保管员签章保管员发货由保管员将签章发货后的票据于当日下午下班前0.5小时

9、内送达办公用品管理员或财务部(2000元及以上用品)财务部门和办公用品主管部门建帐。9.办公用品的日常管理9.1集团企管部负责办公用品的计划、入库、保管、发放、部门间调配、组织盘点、员工调、离职交接、报废、及其台帐的建立健全等管理工作；财务部负责管理类、自动化办公用品类等的登记建帐(各种用品按财务管理分类标准进行建帐,集团财务部负责建帐的业务指导工作,财务部从资产管理角度建帐,经营规划部门建立办公用品日常管理台帐)、以及赔偿兑现等工作；集团采购部负责办公用品的采购工作；装备部门负责固定资产的入库验收工作；集团公司由经营规划部、子公司由经营规划室负责员工离职时办公用品的监交工作（附：公司高管/中

10、层领导/一般员工离职时工作交接分别由监事会/分管副总/部门负责人负责监交）。特殊情况下的调动和离职监交由审计部负责。9.2办公用品的使用分个人使用和部门使用两种情况。两种使用情况均执行签字制度,除个人签字外,部门由单位负责人签字。9.3经营规划部分个人和部门两种情况登记建帐,一季度一盘点，一季度一考核.9.4一次性消耗类办公用品不列入办公用品个人和部门签字登记范围,但在部门或个人办公费用中列支；管理用品类、办公自动化类列入个人和部门办公用品签字登记范围，但不在办公费项目中列支；文印耗材类除复印纸、打印纸外其它不记入办公费用消耗, 纸张按各使用单位的实际印数摊入办公用品费用中；保洁用品类不记入办

11、公费用消耗。9.5技术部门、财务部门、生产部门、质量部门(包括QCD部门)、经营规划部门（负责文印部门）打印、复印纸按文印管理制度SJZY/WM-22严格执行签字限额使用。以上单位打字复印纸张的消耗不记入部门办公费用消耗之中,单独列支。9.6管理用品和办公自动化用品更换时均需交旧换新.其它办公用品不在此范畴.9.7办公用品的调剂 9.7.1闲置办公用品的管理9.7.1.1办公用品出现闲置,经营规划部门应将闲置用品妥善管理. 员工离职,办公用品交接时,原则上办公用品主管部门要收回离职人员的办公用品,但若有直接接交使用人,可直接办理办公用品过户使用手续；若无直接接交人，应视客观实际情况分别管理：不

12、易搬动的办公用品，由部门负责人办理代管手续实施代管；易搬动的办公用品，全部收回主管部门统一调剂使用。原办公用品使用部门无权截留，也无权挪作它用。若出现部门撤销无代管人时，放入库房由经营规划部门办公用品管理员负责保管。9.7.1.2闲置办公用品统一纳入正常管理,单独建立台帐,定期维护保养,定期盘点.9.7.1.3闲置办公用品的调配流程:使用部门使用人申请使用部门负责人签字经营规划部办公用品管理员核实经营规划部长签字集团行政副总签字个人或部门办公用品领用签字办公用品管理员建帐调剂发放使用.9.7.1.4办公用品 (主要为低值易耗品类) 费用可月度间调剂使用，但不得跨季、跨年使用。每季结算、考核一次

13、。9.8严禁员工将办公用品带出公司挪作私用。9.9员工离职时应依员工个人办公用品领用签字表所领物品一并退回。9.10凡属部门公用办公用品,部门负责人调动和离职时办理好交接手续。9.11办公用品的维修流程:需维修的部门通知经营规划部门经营规划部门办公用品管理员现场查看能够内部维修的由经营规划部门通知相关部门外部维修的由经营规划部门通知采购部采购部负责联系外部维修单位并负责谈价催办维修进度和办理资金结算有关工作经营规划部办公用品管理员具体负责督办内外维修的整体协调工作维修完毕由使用单位、经营规划部门和维修部门一同检查验收维修不合格返工合格办理维修合格手续交付使用人签字使用。10.办公用品报废10.

14、1管理用品类、办公自动化用品类因使用时间过长，已丧失性能或丧失主要性能不能继续使用需要报废注销时，使用部门或使用人应提出书面报废申请，经部门负责人审核，并报集团总经理批准后，到集团企管部办理报废注销手续。11.办公用品赔偿处理原则11.1由于下列主观原因发生事故，造成办公设备或物品的损失，应予赔偿：11.1.1不遵守操作规程或不按规定要求进行工作的；11.1.2未经批准，擅自动用拆改办公设备和物品的；11.1.3粗心大意，操作不慎的；11.1.4由于其它不遵守规章制度等主观原因造成办公设备和物品损失、丢失的；11.1.5公物私用造成损失、丢失的。11.2由于下列客观原因造成办公设备和物品的损失

15、，经过技术鉴定或有关负责人证实，可不予赔偿。11.2.1因办公设备和物品本身的缺陷或因长期使用，接近损坏程度，在正常使用时发生的损坏和合理的自然损耗。11.2.2由于其它客观原因造成的意外损失。11.3处理办法11.3.1发生办公设备设施损坏和丢失时，必须在0.5个小时内报告部门负责人；一小时内由部门负责人报告分管副总和总经理；2小时内上报集团分管副总和集团总经理。11.3.2 赔偿费用在月工资1/3费用范围内,可从工资中一次扣清,超过1/3者,逐月扣除；数额较大无赔偿能力者，公司可提请司法程序。12.考核规定 12.1采购部未按规定的时间将办公用品采购回厂，考核责任人50-100元/次。12

16、.2采购回厂的办公用品质量差,不能正常使用,除退货外,考核责任人50-200元/次.12.3采购回厂的办公用品未及时办理入库,导致不能领用的，考核采购部50元/次.12.4部门领用办公用品未按本制度要求建帐的,考核责任人50元/次.12.5已发货使用后的办公用品领用申请单在当日下班前0.5小时内未报办公用品主管部门和（或）财务部，考核仓库保管员20元/次。12.6经营规划部办公用品管理员对各部门的费用未执行预警制度,任其超额领用,考核管理员50元/次.12.7办公用品未做到月结季考,考核责任人50-100元/月.12.8办公用品无台帐分别对责任部门负责人和直接责任人给予50元和100元的考核.

17、12.9办公用品台帐出现误记和漏记考核责任人50元/次.12.10员工离职未交接办公用品,由部门负责人通知本人在规定的时间内办理，若离职员工不回公司办理，则不得结算工资；若部门负责人未通知到人，考核部门责任人50元/次；已造成损失的，按损失金额的10%赔偿。12.11员工工作调动和离职人员离职办理交接时,相关部门无人监交,考核50元/次.12.12办公费用若有节约，按节约额的30%奖励到节约部门。13.附则:本制度由集团企管部负责起草,并由其负责解释；本制度自发布之日起实施。附件1：办公用品需求申请单附件2：办公用品领用申请单附件3：部门/员工个人办公用品领用签字表附件4：办公用品交接清单附件

18、5-11办公用品个人使用档案表附：办公用品管理流程图：使用部门（人）申请（一式五份）申请部门负责人签字申请单位主管领导签字集团企管部门核查并提出新购和调配建议经营规划部长审核集团行政副总批准调配或新购计划（500元以下用品）500元及以上用品报集团总经理签批集团企管部和相应财务部各留存一份已批准的采购计划报集团采购部三份用于采购和入库用品回厂入库验收（不合格的退货）办理入库建帐手续集团企管部库存管理办公用品领用（一式四份：使用部门/人一份、经营规划部门一份、财务部一份、仓库一份）（属固定资产的财务部要加盖印章）经营规划部和财务部分别建帐领用部门二次建帐经营规划部一月一统计汇总与财务对帐，并对违

19、反程序者提出考核意见，经部门负责人和主管领导审核后报监事会考核经营规划部组织相关部门人员季度和年度盘点经营规划部负责组织离职人员办公用品交接用品报废时办理报废申请经集团总经理批准后报废收回仓库集中处理。 附件1： 办公用品采购申请单 NO：申请部门： 申请日期: 年 月 日序号名称型号规格原有数量计划数量单位批准数量用途备注集团总经理核批： 核准部门主管领导： 核准部门负责人： 核准部门核准人： 申请部门主管领导： 申请部门负责人： 申请人：注：本单一式三份：使用部门一份；办公用品主管部门一份；采购部门一份。附件2： 办公用品领用申请单 NO：领用部门： 领用日期: 年 月 日序号名称型号规格

20、计划已批准数量单位领用数量单价（元）供货厂家备注仓库保管员签章： 财务部门签章： 办公用品主管部门签字： 领用人签字：注：本单一式四份：领用人一份；办公用品主管部门一份；财务部门一份；仓库保管员一份。附件3： 部门/员工个人办公用品领用签字表 NO:制表单位： 填表日期： 年 月 日序号用品名称规格型号用品编号数量领用日期新旧程度目前状况部门负责人/领用人签字签字日期备注注：本表一式三份：使用人一份；用品主管部门一份，财务部一份附件4： 办公用品交接清单 NO:使用部门： 接收部门： 岗位： 姓名： 交接日期： 年 月 日序号办公用品名称规格型号数量单位交接时完好状 况备 注财务部： 主管部门

21、： 监交人： 接交人： 交接人：注：本单一式五份：财务部、主管部门、监交人、接交人：交接人各一份。附件5 办公用品个人使用档案表 NO：部门：总经理办 岗位： 集团董事/总经理 姓名： 年 月 日序号配置标准实际使用单价金额使用日期新旧程度备注名称型号规格数量单位1笔记本电脑品牌机1台2U盘品牌机128M1个3空调机品牌机1台4高档沙发品牌4组1套5高档茶几品牌2件/组1组6老板桌椅品牌1套7文件柜品牌2件8办公电话1部9自动饮水机1台10计算器有三角函数1部11文件夹A410个12文件架A42个13高档笔记本1本用完再领14高级钢笔1支/年15衣架1个16废纸篓1个批准： 审核： 制表： 附

22、件6 办公用品个人使用档案表 NO：部门：集团副总办/子公司总经理办 岗位：集团副总/子公司总经理 姓名： 年 月 日序号配置标准实际使用单价金额使用日期新旧程度备注名称型号规格数量单位1笔记本/台式电脑品牌机1台2U盘品牌机128M1个3空调机品牌机1台4沙发1组1套5茶几1件/组1组6老板桌椅品牌1套7文件柜2件/组2组8办公电话1部9自动饮水机1台10计算器有三角函数1部11文件夹A410个12文件架A42个13高级笔记本1本/年14订书机1部15高级钢笔1支/年16衣架1个17塑料盆/废纸篓各1个批准： 审核： 制表： 附件7 办公用品个人使用档案表 NO：部门：集团各部/子公司副总办

23、公室 岗位：集团各部部长/子公司副总经理 姓名： 年 月 日序号配置标准实际使用单价金额使用日期新旧程度备注名称型号规格数量单位1台式电脑1台根据工作性质而定2U盘128M1个3空调机（电扇和取暖器）1台4办公桌椅1套5文件柜2件/组1组6办公电话1部7暖水瓶1个8计算器1部9裁纸刀1把10塑料直尺50CM1把11文件夹A45个12文件架A41个13工作日志本1本 用完再领14订书机1部15塑料盆1个16废纸篓1个批准： 审核： 制表： 附件8 办公用品个人使用档案表 NO：部门：集团/子公司各部办 岗位：集团各部副部长/子公司部长 姓名： 年 月 日序号配置标准实际使用单价金额使用日期新旧程

24、度备注名称型号规格数量单位1台式电脑1台根据工作性质而定2U盘128M1个3空调机（电扇和取暖器）1台与部长同一办公室的不再配置4办公桌椅1套5文件柜2件/组1组6电话机1部子公司部长7暖水瓶1个8计算器1部9裁纸刀1把10塑料直尺50CM1把11文件夹A45个12文件架A41个13工作日志本1本 用完再领14订书机1部与部长同室不配15塑料盆1个1个/办公室16废纸篓1个批准： 审核： 制表： 附件9 办公用品个人使用档案表 NO：部门：集团/子公司各部办 岗位：集团各部一般员工/子公司副部长 姓名： 年 月 日序号配置标准实际使用单价金额使用日期新旧程度备 注名称型号规格数量单位1台式电脑1台视部门情况而定，按批准情况配置2办公桌椅1套