行政各管理流程.docx

1、行政各管理流程 规章制度的制定流程1、企业的管理人员对企业现状进行分析、预测，提出哪些制度需要确立，哪些制度需要变更。2、确认提出的制度是否有制定的必要性。3、制度的具体撰写，既要根据企业现实，还要不能违反劳动法及国家的法律、法规。4、交由有关部门讨论，如有必要根据讨论意见作必要的调整，最后提交上级批准或通过。5、公示、告知公司所有在职员工，开始执行。 公司行文流程及管理办法 为规范公司各种文件的起草、签发和管理流程，做到政令畅通，令行禁止，正确指导公司的各项工作，特制定本规定。1、行文管理主要内容：外部函、电、来文，本公司内部下发的各种文件、资料、收发的各种传真及邮递件等。 1、内部发文管理

2、 公司内部发文分为一般事务性文件、公司各项规章制度和公务文书。一般性事务文件包括：通知、说明、各种统计表格等；公司各项规章制度是公司在管理中的各项规定、办法、措施等；公务文书包括：请示、报告、批示、布告、公告、通告、批复、通知、通报、决议、函、会议纪要等；公司下发的公文由行政部统筹管理，各部门、分公司一律不得自行向上、向下发送公文。公文字号由行政部统一编制。涉及公司各项规章制度以及对外宣传、联络的文字材料，由行政部以公司名义发文。 2、外部文件的管理外部文件为公司以外来文，包括信函、公文、传真等。2、发文处理程序与要求 1、发文处理程序一般事务性文件的发文，应事先向相关领导提出口头申请。公文及

3、各种规章制度的发文，应事先向总经理提出口头申请。各类文件拟稿承办部门：（1）公司总部对外文件由行政部负责拟稿；（2）各分公司对外文件由分公司负责拟稿；（3）各部门（含分公司）间的往来文件由本部门负责人拟稿；（4）职能部门各种一般事务性文件，由发文部门拟稿。（5）公司各项管理制度由相关管理部门负责拟稿。 各类文书拟稿要求： 观点明确、陈述清楚、条理清晰，标点符号使用正确。规章制度类要符合国家相关的政策、法律，符合公司的实际情况。各项规定要明确具体、切实可行。要做到观点明确、文字精练、条理清楚、层次分明，篇幅力求简短，章节排列一目了然。各类文件拟稿后进行审核签发：首先送行政部初审。经行政部审查修改

4、后的文稿，送公司主管领导核稿。以总公司名义对外文件由总经理核稿；各分公司对外文件由分公司经理核稿；公司各部门（含分公司）间的往来文件由副总经理核稿；公司各种一般事务性文件，由下发部门负责人核稿；公司各种规章制度由各部门负责人核稿，总经理会审。会签、发送：文稿审核会签后，按批准权限的规定分别呈送相关领导审定批准签发。公司行政公文、规章制度，在行政部署意见后，由总经理签发；公司一般事务性文件由分管领导签发，重要文件由副总经理以上领导签发。经各位领导审阅签发的文件承办部门将发文原稿送行政部存档，并由行政部负责打印、校对、登记后发布。行政公文、规章制度签发后，承办部门将发文原稿送行政部存档，并由行政部

5、负责打印、盖章、装订、登记、分发、存档。发文日期以领导签发日期为准。发文编号由行政部收发文管理员按年份流水号码一文一号编列。2、收文的处理收文一般为公司的外部寄送来的信函、电邮、快递、单据、通知、传真、报刊资料等文。公司外部来文，有指名收件人为部门的由行政部收发员负责登记、签收、直接交给指名部门负责人。如系公文，统一由收发员送行政部负责人处理，行政部负责人把公文内容通知总经理后送相关部门处理。为避免文件积压误事，应在收文当天阅签完，紧急文件要即阅即办。公司内部文件的收文，以部门或公司为单位，指定专人负责收文工作。公司内部文件收文处理程序：登记、部门或分公司负责人批示、传阅、归档。凡是收到公司内

6、部的单据（包括：发票、账薄、凭证、报表、税票等）收文员应做好详细记录，根据文件规定的传阅范围或领导指示由接收人签字接收后为办结。传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家和公司办公场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。经办人如未能如期按要求办妥交办事宜，应于处理期限届满前，请示相关领导同意后，以口头方式通知公司或部门收文员更改处理期限以保证文件的及时传阅。公司外来文件和内部文的收文编号，由行政部收发员和部门收文员按年份流水号一文一号编制。3、关于收、发传真及快件的管理 1、发传真时必须标明传真内容、收发单位、发件单位、收件人、发件人、传真电话、

7、传真页数、传真日期、接收人的电话等事项，发送传真后须确认传真是否收到，并在行政部记录。2、收传真时不得随意丢弃、扣压拖延传真内容，有接收人及时传送收件人并核实传真页数、收件单位、发件单位、发件人、收件人等事项，无接收人的及时交给行政部负责人，行政部负责人根据传真内容转送给相关部门处理。3、总部发送、接收快件一律在行政部登记，由行政部通知收件人签收，凡收到的快件要当面打开，由行政部登记邮件资料明细方可交给收件人。收件人收到后务必将需转交他人资料及时交与应收人。4、公司内部各分公司传给总部和各分公司之间的收、发快件双方必须记录所邮寄资料明细，由直接收发人记录，以便查询。 公司外事处理 接待管理制度

8、1、目的 为树立公司良好形象，扩大公司对外联系和交流，本着“热情礼貌、服务周到、厉行节约、对口接待、严格标准、统一管理的原则。2、范围本标准适用于公司各种接待工作和相关部门。3、管理行政部为公司接待工作的归口管理部门，负责接待工作的安排和管理，拟定重要来宾的接待计划，协调相关部门落实接待任务，提供后勤保障；公司各部门接到重要来访预约后，可报行政部，并协助拟定接待计划，需公司领导出面、行政部协调的重要接待，应提前2天告知行政部。4、计划与准备 1、行政部在接到公司领导通知或相关部门来访预约时，对来宾接待，应了解来宾基本情况：来宾职务、来访具体时间、人数、本地逗留日期、目的和要求等。在这基础上拟定

9、接待计划，排出日程安排表，酌情安排接待标准。 2、行政部根据来宾情况按计划通知参加会晤的领导、陪同人员、落实会晤时间及场所。 3、行政部根据来宾情况提前按接待标准预定好酒店，酌情安排酒水、用餐标准；提前按接待标准预约好来宾下榻酒店，酌情在房间内准备相关资料、招待用品等 4、行政部根据情况计划安排来宾考查路线、游览路线等。 5、因特殊会议需要行政部须准备安排会场花卉、水果、烟、茶、音响设备、投影设备、领导席签、横幅、制作欢迎牌、指示牌、安排礼仪人员、安排摄影摄像等。 6、行政部根据情况安排接待所需车辆，保证车辆清洁，安全性能良好，司机车辆听从行政部负责人和主接待人员协调安排，统一调度。5、迎接介

10、绍应注意事项接待人员引见介绍主、宾时，要注意顺序，先介绍主人，后介绍客人；先介绍职务高者，后介绍职务低者。 6、接待礼仪： 1、仪表：面容整洁、衣着得体。 2、举止：稳重端庄、从容大方。 3、言语：语气温和、礼貌文雅。 4、态度：诚恳热情、不卑不亢。 5、接受名片时：要双手接过，默读一下后收入上衣口袋中。 6、进电梯时：要告诉客人上几楼，让客人先进、先出。 7、座谈时：奉茶顺序，先客人、后主人，先领导、后同事。 8、送客时：根据身份确定，可送至公司门口、汽车旁，招手待客人远去，方可离开。7、注意事项接待中涉及机要事务、秘密文电、重要会议，要特别注意保密，接待中既要熟练介绍公司情况，又要内外有别

11、，严守本公司商业机密，对不宜摄影摄像的场合，应向参观人员说明。8、信息反馈 接待人员应及时把与来访者交流中取得的有价值信息及时通报有关部门领导。9、公司内部来客接待 公司各职能部门组织召开的专业性较强、涉及面不大、参加会议人员不足30人的一般性会议、培训等，需提前通知行政部予以配合。如发生费用，组织部门事前必须申请，公司总经理批准后，由组织部门配合行政部予以实施。就餐管理：本着从减节约的原则，有效控制经费开支，对分公司一般人员实行工作餐制，标准10元/人，负责人标准 20元/人。陪客人数不得超过来客人数的五分之一。公司水电管理制度为让全体员工树立以公司为家，以节约水电为己任，以厉行节约为美德的

12、主人翁意识，管好用好水电资源，减少水电费用开支，特制定此办法。一、用电管理1、公司各部门人员应认真负责所在办公室灯光使用情况，做到人走灯灭，电器在不使用时需关闭电源，长期不用应断开电源，减少待机状态的耗能。2、会议室的空调、照明、等设备应在使用前半小时内开启，使用完毕后应立即关闭所有用电设备。3、公司内公共场所照明灯，在每天办公人员全部离开后由各部门负责人负责关闭，行政部检查。4、空调开启时，夏季最低温度不得低于26度，冬季最高温度不得高于20度。5、严格控制使用大功率的电热设备（如电热取暖器等）。二、用水管理1、公司各部门人员应认真负责所在楼层的水龙头使用情况，做到人走水停，如出现故障导致无

13、法关闭水龙头的，应及时报修。2、日常厕所清洁用水及日常卫生用水应在确保清洁的前提下厉行节约，严禁出现浪费行为。三、其他相关管理1、有故障的水电问题应及时到行政部报修，并做好日常维护，确保水电处于正常使用状态，节约水电资源。2、每月水、电费财务部认真核对，详细记载，如有较大出入应立即查明原因，妥善处理。3、行政部负责检查控制水电设施，发现私拉乱接水管、电线等行为应及时制止并处理。四、处罚办法本管理办法由行政部负责检查，并将每月检查结果报至财务部，由财务部在当月发工资时扣除。1、各办公室出现人员离开未关闭灯光、电脑、空调者每次罚部门负责人20元。 2、会议室、档案室由行政部负责管理，出现无人使用时

14、空调运转的，每次罚行政部负责人20元。3、公共场所照明灯一楼由川汇点负责，二楼由行政、财务负责，三楼由审核部负责，发现下班后未关灯一次罚部门负责人20元/次。4、各办公室出现未经申请批准，擅自使用大功率电热设备的，并对使用者及所属部门领导经济处罚10-100元。5、水电设备日常维护、维修由行政部负责，出现水电设备报修但未及时维修的，每次罚负责人10元。因个人原因造成损坏维修费用由责任人负担维修费用。 卫生管理制度一、卫生清理的标准是：门窗(玻璃、窗台)上无浮尘;地面无污物、污水、浮土；四周墙壁及其附属物、装饰品无蜘蛛网、浮尘；照明灯、空调上无浮尘；文件柜、镜子上无浮尘、污迹，文件柜顶无乱堆乱放

15、现象；办公桌上无浮尘，物品摆放整齐，水具无茶锈、水垢；桌椅摆放端正，干净整洁;电脑、打印机等设备保养良好，无灰尘、浮土；卫生间墙面、地面、便池清洁干净，无杂物、无异味。 二、卫生清理实行部门责任制，部门负责人为责任人。各部门办公室的卫生，由各部门负责日常清洁。公共卫生清理实行区域负责，区域划分为：一楼包括门前为川汇点负责，二楼由行政部和财务部负责。三楼大厅由培训部和审核部负责。两处楼梯由行政部负责。 三、责任区卫生清理每天进行一次，由行政部检查，发现不合格者罚款10元/次。员工工装管理制度为规范公司员工工装管理，使公司员工着装规范化、整齐化，树立和保持公司良好的公众形象，特制订本制度。一、适用

16、范围本办法适用于公司全体员工。二、工装构成按季节不同，工装原则上分为秋冬装和春夏装。 1、秋冬装：男士要求：以西装为工装标准，颜色（深蓝色或黑色）为宜，整套工装包括西服、长袖衬衫、领带、西裤。女士要求：以西装为工装标准，颜色（深蓝色或黑色），整套工装包括西服、长袖衬衫（有领）、西裤。 2、春夏装：男士要求：穿净面短袖衬衣、领带、西裤、皮鞋，颜色参照秋冬装标准。女士要求：穿净面短袖衬衣（有领）、西裙或西裤、皮鞋，颜色参照秋冬装标准。三、着装时间 原则上春夏装为每年5月1日至9月30日；秋冬装为每年10月1日至次年的4月30日，每周一至周五着工装，周末可随意着装但要整洁、大方。四、穿戴要求 1、员

17、工应按公司规定统一穿着工装上班。 2、工装应保持干净、整齐、无破损，不得卷起裤脚。 3、着衬衣时，男员工衬衣下摆扎系于裤腰内，并扎系腰带，女员工着衬衣要自然得体，衬衣内着内衣时，内衣不得外露. 4、女员工穿着裙装时，应穿着肉色透明丝袜，丝袜袜口不得裸露在裙子外面，且无破损。 5、保持工装干净、整齐，不得出现掉扣、错扣、脱线、破损、污损现象。五、监督检查 行政部负责着装检查，发现一次未穿工装或未按规定着装者罚款当事人10元，部门负责人10元。每月三次以上者在会议上通报批评。 工牌管理制度一、目的为建立企业形象，提高员工荣誉感；增进员工相互了解，以达成员工统一识别之目的。二、适用范围本公司之全体员

18、工。三、定义工牌：是员工个人身份识别的标示物，主要组成内容有公司名称、所属部门、姓名、编号、个人1寸彩色照片等。四、职责行政部：负责工牌的统一制作、发放、回收工作。各部门：负责配合、督促属下员工遵守本规定。五、内容（一） 员工工牌为员工出入公司办公场所识别之用。（2）员工在工作场所、工作时间一律佩戴工牌，未按规定佩戴工牌者 禁止出入。（三）所有员工正式入职时需缴纳工牌费10元/人。（四）员工应珍惜、爱护好各自的工牌，保持工牌整洁，严禁在工牌面上胡乱张贴或涂画。（五）故意毁坏自己或他人工牌者、一经查实罚款20元。（六）工牌由于正常消耗损坏（佩戴一年以上），凭原工牌可免缴工本费，可以予以更新工牌。

19、（七）因公损坏时应报部门负责人鉴定后，交行政部补发，免缴工本费。 （八）因个人原因损坏工牌，应到人事行政部更换工牌，每个缴纳工本 费10元。（九）若因个人原因遗失工牌，及时到人事行政部补办，每个缴纳工本费10元。 （十）员工遗失/损坏工牌必须第一时间到人事行政部补办，超过次日仍未补办者将以未戴工牌处理。（十一）员工工牌不得转让他人使用，员工之间不得自行对员工工牌进行调换。（十二）不得擅自涂改工牌内容或伪造工牌，一经查获，严惩不怠。（十三）任何员工离职时，应将工牌交回人事行政部注销，未交或损坏工牌者另追缴10元工本费。（十四） 各部门负责人应督促所属员工佩戴工牌，并由行政部负责追踪、监督，未戴者

20、按员工奖惩办法有关条款执行。（十五）凡有下列情形之一者，视情节轻重予以处分或移交司法机关： 1利用工牌在外作不正当的事情者； 2将工牌借给非本公司同仁，而在外破坏本公司名誉或肇事者。 办公用品管理流程1、领用人根据实际需要，向本部门负责人提出申请，部门负责人同意后向行政部签字领取。2、办公用品采购原则上由各部门根据工作需要填写请购单，部门负责人同意签字后交到行政部，行政部核准后递交总经理审批，总经理审批后交与财务部统一采购；应急物品采购由部门领导及总经理签字同意后另行购买，凭票据报销。3、物品采购回来后，由财务和行政共同查验，票据和实物是否相符，如无问题，行政部建立库存记录，每月底整理用量、库

21、存后交给财务部。4、员工离职时，应认真清点办公用品，到行政部填写交接清单并签字。办公设备管理流程1、各部门根据各自工作的实际情况，提出切实可行的申请要求(内容具体翔实、理由充分)，经部门经理签字同意后，抄送给行政部。2、行政部根据各部门现有的设备资产情况对申请进行核实，并对各部门要求从真正的客观需求出发，遵循设备申请原则，提出解决建议和意见(调拨或购买)。3、如果采取“调拨”程序，行政部将调拨计划上报行政部负责人签字确认后实施。4、如果采取“购买”程序，行政部将采购申请报与总经理确认签字，然后交予财务部采购。5、采购由行政部统一申请、财务部组织购买，过程遵循“价廉物美”的原则，在满足各部门需求

22、的基础上，注意设备的性能价格比，多压价比价、厉行节约。设备采购结束后统一由行政部和财务部组织验收核查；固定资产登记后，由各部门登记领用，责任到人。6、所有资产在使用者离开公司或调离本部门时应收归行政部仓库，并在行政部设备管理记录上登记。管理流程1、每天上午上班后，用部门到行政部签字领取，详细登记领用的数量、编码、领用人。2、每天下午下班后，把交回行政部，并签写还时间；行政部核对该部门交回是否与领用的数量、编码相符，如相符则入库，如不相符马上查找，直到完全交回为止。3、当天未交回者，下班后行政部去部门查找并收回，并记录当天责任人是谁，给予处罚，每次罚款20元。 印鉴管理流程1、公司印章刻制均须报

23、总经理批准，由行政部凭公司介绍信统一到公安机关办理刻制手续。2、下属企业和部门根据实际需要申请刻制内部或对外用章，但须经总经理批准。3、印章由总经理指定专人负责保管；印章使用及保管须有记录，不能委托他人代管。4、用印人填写用印登记簿，注明用印事由、数量、申请人、批准人、用印日期。5、经分管负责人在该表上签批后方可盖章。 复 印 管 理 流 程1、公司所有复印文档工作原则上由行政部统一负责，未经行政部确认，各部门不得私自将公司办公用资料拿到公司外复印。2、复印操作人应自觉在行政部复印管理台帐上登记。3、如行政部发现复印操作人未填写复印数量或数量不符，除责成其重新填写外，将限制该部门使用复印机,直

24、至落实责任及相关处罚。4、任何人不得利用公司机器复印与工作无关文件，行政部一经发现，有权根据公司有关规章制度,进行处罚。电脑管理及群管理流程1、电脑管理制度1、一楼办公区域七台电脑密码由川汇点胡路腾、李书园统一管理，每天由固定一人开机输入密码。2、二楼行政部办公司电脑由邵军管理，财务三台电脑由王坤管理，每天由固定一人开机输入密码，三楼审核部电脑由魏武星管理。3、每台电脑定期（以一月为单位）更换密码，以防止密码外泄，所有密码登记至行政部做备档。4、对每台电脑定期（以一月为单位）做客户资料清理，重要资料用u盘或移动硬盘保存。交至行政部统一进行保存。5、针对外围业务人员，禁止使用电脑，如特殊因素需用

25、电脑必须有公司人员在旁边看着并在前台登记使用。6、外来人员禁止使用公司电脑。7、公司员工禁止下载与工作无关的软件，如游戏、视频软件等。2、群管理制度1、翼龙贷网公司内部群名称为“翼龙同行”（群号为：“243496556”）和“商丘翼龙同行”（群号为：“426555515”）。本制度适用于群内所有人员。2、各部人员申请进入翼龙贷网公司内部群由固定人管理，并核实其真实性，确有其人后同意申请。3、各部新入职人员满两周后才可申请进入公司群。4、公司群管理定期（以一周为单位）核实本部及各运营部人员离职状况，针对离职人员及时清理。5、申请加入本群后更名为“地区姓名”的格式，必须是真实姓名。6、禁止在群内及

26、通过邮件向群员散播非法商业广告和不健康的信息，严禁在群内发送盗号网站和的网站链接。7、禁止在群内谈论借款人详细信息泄露电话、地址、身份证号等信息。 档案管理制度及流程一、总则 1、为加强本公司档案工作，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，有效地保护及利用档案，为公司发展服务，特制定本制度。2、公司档案，是指公司从事经营、管理中客户提供的资料、签订的各项文件协议以及其他各项活动直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。3、总结完成后及时归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。 二、文件材料的收集管理流程 1、公司指定专人

27、负责文件材料的管理。2、客户材料的收集及成功借款后的签订的各项文件由经办人员负责整理，交行政部审阅后归档。3、一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门人员收集，交行政部备案。 4、会议记录文件由行政部收集并整理，各部门主管确认签字后，由行政部做好记录存档。三、归档范围 1、重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等。2、本公司业务往来中的客户资料及签订的各项文件与合同。3、本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。 4、本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。5、本公司员工档案（包括：面试表、身份证复印件、

28、毕业证复印件、征信报告、升职调薪通知、奖惩记录等、绩效考核）等方面的文件材料，该档案在员工离职后保管一年后销毁。 6、本公司的大事记及反映本公司重要活动的新闻、照片、录音、录像等。 四、归档要求1、档案质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。 2、归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。3、在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、定稿、请示与批复、转发文件与原件，分别放在一起，不得分开。 4、档案文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；其它文件材

29、料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。 5、档案文件材料应按一定顺序整理排放，提交人签字确认无误后进行编档。五、档案管理人员职责1、按照 有关规定做好 文件材料的收集、整理、分类、归档等工作，各个档案建立明细目录附于档案袋上，建立管理总目录，方便查阅。2、按照归档范围、要求，将文件材料按时归档。3、工作人员应当遵纪守法、忠于职守，努力维护公司档案的完整与安全。 4、过期客户资料的销毁：缺6、档案的提取或查阅准则1、公司档案只有公司内部人员可以提取或查阅，查阅者都要填写申请提取/查阅单，报部门主管批准后，方可提取或查阅。2、档案提取或查阅的最长期限为两周；对提取档案，档

30、案管理人员要定期催还，发现损坏、丢失或逾期未还，应写出书面报告报行政经理处理。3、必须严格保密，不准泄露档案材料内容，如发现遗失必须及时汇报，追求责任。4、不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等；不得任意摘抄或复制档案内容，如确有需要，必须经领导批准才能摘抄或复制。5、必须爱护档案，保持整洁，不准在档案材料中写字、划线或作记号等。6、不准转借，必须专人专用。7、用毕按时归还，如需延长提取时间，必须通知档案管理人员另行办理续借手续。名片管理流程1、公司名片格式统一化，由行政部依据统一标准审核无误后联系印刷。2、印制名片申请者填写名片印刷申请单，经部门领导签字后交由行政部负责印制。3、名片

31、印制前需确认名片职务、职称、部门是否相符，姓名、联系办法等需确认无误。4、公务、客户名片须在公司内作为共享资源。5、自确认名片内容起，一周内到行政部领取。会议管理流程1、公司会议分为年会、月会、周会、晨会、临时性安排会议。2、公司行政部统一管理会议制度，所有会议均须及时通知行政部, 便于安排和登记备案。如有必要由行政部发出会议通知确认。3、会议承办人需提交会议时间、会议地点、所需准备等，便于行政部配合工作。会前由行政部派人做好会场布置及设备调试。4、除其他部门主办的会议资料各自存档外，会议资料由行政部整理、立卷、存档。5、会议结束后由行政部和培训部派人清理会场，查收设备。 车辆管理流程1、公司现有车辆主要供公司重要活动及主要业务活动使用，公司人员如要用车，请遵循以下管理条例：2、公司车辆由行政部门负责管理，请出车前告知行政人员出车人员、使用原因、出发时间；并核对公里数登记。3、尽职调查员要告知客户行驶里程数及收费标准（以便于客户否认公里数）造成财务收费麻烦。4、车辆使用完毕，使用人员、驾驶人员须填写“车辆使用实际情况及返公司时间”，将钥匙交于行政部管理。5、公司