行政文秘第十三章秘书文案.docx

1、行政文秘第十三章秘书文案办文工作学习目的和要求：了解文案工作的基本要求和文案制作的基本环节，学习办公文件的撰制、传递和处理的方法，掌握文案工作的操作技能。学习重点：文案制作基本环节；办公文件的撰制、传递和处理；文件编辑、排版、校对和印制。一、秘书文案工作的要求文案是各类机关、组织和企事业单位在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文案，是依法行政和进行公务活动的重要工具。办文，即文案的制作和处理是秘书最主要的工作之一，其中文案制作是办文的第一步。 从广义上来讲，秘书的文案工作包括各种文案的制作、编辑、处理、整理（立卷），从文案形成到办理完毕，单位的领导人、秘书人员及其他有关的业务人员都共

2、同参与的一系列工作。如领导人对文案予以签发、批办，业务人员、秘书人员进行承办、注办、撰拟文稿、文件归档等。文案工作对于保证机关组织政务畅通，文件办理准确、及时、安全具有重要作用。在具体介绍文案工作的具体内容之前，首先来进行一个自我测试，看看你对文案工作的基本认识：1开始写公文之前，我能明白这份文件的目的。（ ）2开始写之前，我能明确考虑读者的特点。（ ）3每写一篇之前，我自信我可以写好它。（ ）4看到什么，感觉到什么，我都会用笔记下来，积累起来。（ ） 5我会把最重要的内容放在公文开头或结尾部分。（ ）6定稿的时候会检查标题、时间、名称是否有误。（ ）7用最简洁的语言表达最为清晰的意思。（ ）

3、8我总是用以前写过的文件格式来做样本，仅做内容上的改动。（ ）9我每次都会抽时间对我的文章进行修改和润色。（ ）10我不明白的东西不会写在文章里。（ ） 以上10个问题每打一个“”得1分，得分低于5分，说明你对文案工作的缺乏认识，必须认真学习本章内容；得分6-8分，说明你有一定的文案写作知识，需要通过本章内容加以总结和提高；得分9-10分，说明你的文案写作功底不错，应该重点看看本章一些理论性强的内容。 （一）秘书人员文案工作的内容文书工作的基本任务是：准确、及时、安全地处理各类公文，当好领导的参谋和助手，为改革开放和社会主义现代化建设服务。其具体任务主要有以下几个方面：1.发文处理。包括文件的

4、交拟、拟稿、核稿、签发、印制、校对、用印、登记、封发、传递等工作。2.收文处理。包括收进文件的签收、登记、传阅、拟办、批办、承办、催办、注办等工作。3.文件管理。包括公文材料的日常管理和收发文办理过程中形成的文书档案资料的整理、分类归档、提供利用等工作。4.文件保密。搞好文件保密教育和检查，恃别是“三密”文件的登记、保管、清退和销毁等工作。5.文件贯彻落实情况的督促检查工作。6.领导人交办的有关文书处理的其他工作。 （二）文案工作的要求根据国家行政机关公文处理办法第一章第四条，“公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。” 1及时 及时是对文案工作的效率要求，也是文案工

5、作特性的具体体现。及时并不等于迅速，从文案工作总体上讲，及时的原则要求应根据所要处理文件内容的轻重缓急进行处理，有些文件收到就处理是及时，有些文件搁置几天再处理也是及时。因此，及时办理文件，关键是做到不积压、不拖延、不误时、不误事。为此，首先，必须明确办文的时限，即规定每个具体文案处理工作环节的时间，以确保文案工作的整体效率；其次，要简化办文手续和难度，如提倡“报刊行文”、“网上行文”等；最后，要采用现代化的办公手段，以加快办文的速度。2准确准确是对文案工作的质量要求，是文案工作的基础。保证文案及文案工作的质量，关系到文案效用的正常发挥，甚至关系到国家及社会组织的根本利益。作为文案工作的要求，

6、准确既包括文案本身的质量，也包括文案处理程序各环节的质量。首先，在文案的拟制过程中，要求严格执行党和国家的法律、法规和政策，做到观点正确，格式规范，用语确切；其次，在文案处理过程中要体现严肃、认真的工作作风，做到程序完整，手续齐全，运转到位；最后，为确保文案与文案工作的准确，要建立、健全文案工作的规则，合理设计文案处理程序，提高秘书人员的素质，改进秘书人员的工作作风。3安全安全是对文案工作的管理要求。维护文案工作的安全，首先要保证文件内容的安全，特别是一些涉及国家机密的文件，要严格遵守中华人民共和国保守国家秘密法的有关规定，建立完善的拟制、处理和运转管理制度，消除和防范不安全因素，尤应注意在计

7、算机和网络环境中保证公文内容不被窃取、篡改或损毁。其次，要保证文案实体的安全。包括使用比较耐久的字迹材料和合乎要求的载体材料，减少文案的各种人为或自然损坏因素，注意防火、防潮、防虫蛀、防丢失，确保文件安全。4精简精简是对文案工作的数量要求。主要指控制发文数量，克服官僚主义、形式主义和文牍主义。公文虽然是行政工作不可缺少的工具，但它也不是万能的。行文过多不仅无益，反而有害，容易使各级领导干部陷入“文山”，成天批阅文件，无法深入实际，深入群众，从而助长官僚主义；同时也使大批机关工作人员陷入“文渊”，把主要精力用于写文件，闭门造车，纸上谈兵，从而助长文牍主义；也使一些领导干部把发文件作为唯一的工作手

8、段，产生不发文件不重视、不加“红头”不正规、不转发文件担责任的错误观点，从而助长了凡事必发文的形式主义。由此可见在文案工作中力求精简公文，具有十分重大的意义。秘书人员必须坚持精简原则，注重实效，严格把好行文关、审核关，凡是发可不发的公文，一律不发，可长可短的公文，一律要简短。5统一统一是对文案工作的组织要求。文案工作的统一，一是要实行统一领导，一般由办公室及其秘书部门统一领导和管理机关的文案工作；二是实行统一的公文处理制度，以实现公文处理的规范化、制度化和科学化；三是实行统一的公文处理渠道，应由公文处理部门或公文处理人员统一负责文件的收发、分办、拟办、核稿、用印、整理和销毁等；四是实行统一的公

9、文格式。二、秘书文案的撰写与编辑文案的结构 文案的结构是指公文的各个组成部分，国家行政机关公文处理办法第八条规定，“公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。” 为了保证文案的严肃性、权威性和规范化，文案的各个部分都应遵循有关规定：（一）涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限，其中，“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号。（二）紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。其中电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。（三）发文机关

10、标识应当使用发文机关全称或者规范化简称；联合行文，主办机关排列在前。 （四）发文字号应当包括机关代字、年份、序号。联合行文，只标明主办机关发文字号。 （五）上行文应当注明签发人、会签人姓名。其中，“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。（六）公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。（七）主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。 （八）公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。 （九）公文除会议纪要和以电报形式发出的以外，应当加盖印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发

11、的公文，发文机关都应当加盖印章。（十）成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。电报以发出日期为准。（十一）公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号标注。（十二）公文应当标注主题词。上行文按照上级机关的要求标注主题词。（十三）抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。 文案的撰写机关组织的文案与一般的文章不同，其撰写和编辑也有特定的要求。秘书的文案以公文及应用文为主，其文体是一种兼有议论文、说明文、记叙文一般特点的应用文，但在具体撰写上又明显有别于以上三种文种。1标题的撰写文案的标题一般由发文机关、事由和文种三

12、部分组成。如：有限公司关于加强职工职业道德建设的通知。这三部分一般要求写完全，但有时也可以省略某些部分：省略发文机关，如：企业财务通则。省略事由，如：有限公司决定省略发文机关和事由，如：会议纪要。公文标题一般标识在红色反线下空2行处，函的公文标题在发文字号下空2行处；居中排版，用2号小标宋体字；如果字数偏多，则分行排列，分行时不要把各行上下对齐排成等长，可视字数多少居中排成一行或二至三行，不得将两个字以上的词（语句、语意群）拆开排在不同行的首尾，要做到语意完整、排列对称、间距恰当。2正文的撰写 （1）正文的内容要符合党的路线、方针、政策和有关规定，符合国家的法律、法规，提出新的政策规定要注意保

13、持连续性，提法要同已公布的文件相衔接； （2）正文的格式应符合特定文种的要求，与文种的格式、用语相一致；（3）正文反映的情况、问题、数据等必须真实可靠，提出的措施和办法，切合工作实际，切实可行； （4）内容涉及的有关部门要经过协调、会商，取得一致意见； （5）在文字表达上要概念准确，观点鲜明，条理清楚，层次分明，篇幅简短，实事求是，合乎语法规范，正确使用标点符号。特别提醒公文写作时的忌讳 总是等到上级提出要求的时候才开始着手收集材料。 喜欢用过多的成语或感情色彩浓厚的词句。 请听这一例文 喜欢用过多的专业术语来炫耀。 数字的用法不符合要求。 语言文字存在歧义 滥用简称文案的用语文案用语要注意规

14、范化、专业化，要符合现代汉语规范和语法，一些方言、口语、不太正规的名词、简称、字符尽可能不要出现在文案中。文案在使用过程中形成了许多常用语，秘书人员应熟悉和掌握这些用语，并在文案的写作中加以运用，增加文案的语气和规范性。（1）开头用语文案开头部分用于说明发文原由、意义、根据，或介绍背景材料及情况等，一般可以用：为、为了、根据、按照、依照、遵照、鉴于、由于、目前、当前、兹（现在）、兹有、兹将、兹派（2）承启用语文案中用于连接开头与主体部分，或者是各部分之间可以用：根据现决定、根据特通告如下；依据公告如下；为了现决定；为通报如下；为此，现就问题请示如下；现将报告如下；现就问题，提出如下意见；经批准

15、，现将有关事项通知如下；拟采取如下措施；经研究，答复如下等。（3）引述用语：文案中如需要引用原文或其他文案中的内容，可以使用引述用语。批复或复函引述来文作为依据的用语，如：悉、收悉、敬悉、欣悉批转用语，如：批转、转发、印发（4）称谓用语文案中如提到不同的称谓，可以用：我、贵、你、本、该等。（5）经办用语文案中涉及到事情经办时，可以用：经、业经、兹经、未经、拟、拟办、拟定、施行、暂行、试行、可行、参照执行、审定、审批（6）表态用语文案如需要对具体问题进行表态，可以用：同意、不同意、原则同意、可、不可、照办、望协助办理、尽快见复。（7）结尾用语文案的结尾部分应使用规范的结尾用语，比如：“请示”可用

16、：当否，请批示；以上意见如无不妥，请批准为荷“函”可用：请研究后函复；盼予函复；不知尊意如何，盼函告“报告”可用：特此报告，请审阅；请指正“批复、复函”可用：此复；特此批复；特此函复；特此专复知照性公文可用：特此公告大陆、香港、台湾公文用语比较表大陆香港台湾开端语根据、为了、按照、兹因、鉴于、现将查、兹因、按照、兹、因查、关于、谨查、任、特派、任命称谓语本、我、你、贵、该贵、钧、台端、阁下、敝君、该、本钧、大、贵、钧长、钧座、台端、先生、女士、职表态语同意、可行、不可、照办、迅即办理、现予转发不、不可、可、不得应予照准、准予照办、未便照准、应毋庸议、应予驳回期请语请（恳请、拟请、即请）、希（务

17、希、恳希）、望、盼请、希望、切望、至盼、敬请、希、予、尚祈、如蒙请鉴核、请核示、备查、请查照见复、请核备、希照办经办语经、兹经、业经、责成、现经、拟定委任（托）、经遵经、遵即、业经、经已、均经、迭经结尾语此（复、令、布）、特此、为（要、盼、感、荷）、希（研究执行）、以上报告，请批复，当否，请批复，敬请函复此、特此（通告、布告）此致、谨致谨呈、谨陈、敬陈、右陈、此致、此上3、文案中数字的用法文案中的数字目前使用时随意性较大，不仅显得混乱，而且容易造成歧义现象，影响工作的正常开展。文案中数字的运用应遵循以下规则进行：（1）统计表中的数值必须使用阿拉伯数字。（2）定型的词、词组、成语、惯用语、缩略语

18、或具有修辞色彩的词语中作为语素的数字，必须使用汉字。（3）公历世纪、年代、年、月、日以及时间中的时、分、秒要求使用阿拉伯数字。年份一般不简写，必须写全4位数，如2005年。但是中国干支纪年和夏历月日要求使用汉字。这类纪年不应与公历月日混用，并应采用阿拉伯数字括注公历。如：秦文公四十四年（公元前722年）含有月日简称表示时间、节日和其他意义的词组如果涉及一月、十一月、十二月，应用间隔号“”将表示月和日的数字隔开，并外加引号，避免歧义。涉及其他月份时，不用间隔号，是否使用引号，视事件的知名度而定。如“一二九”运动（12月9日）又如：五四运动、“三一五”行动（4）物理量量值必须用阿拉伯数字，并正确使

19、用法定计量单位。（5）非物理量一般情况下应使用阿拉伯数字。（6）相邻的两个数字并列表示概数，必须使用汉字，连用的两个数字之间不得用顿号“、”隔开。如：十二三岁、一两个小时等三、文案排印与校对文案的字体或字号1、文案字体文案的字体分为汉字字体、外文字体和数码字体三种，如下所述：（1）汉字字体，常用的有宋体、黑体、楷体和仿宋体四类，此外，还有长牟体、扁黑体、隶书体等，但秘书人员在公文写作中常用的主要有黑体、宋体和仿宋体，其实艺术性强的字体一般不宜在正式的公文中。（2）外文字体，常用的有白正体、白斜体、黑正体、黑斜体，此外还有手写体、花体等。（3）数码字体，常用的为阿拉伯数码，有白正体、黑正体、白斜

20、体和黑斜体等。此外还有各式圈码（如阳码、阴码）及角码（如上角码、下角码）等。2、文案字号文案的字号可以分号数制、点数制、级数制三种，如下所述：（1）号数制是用以计算字面大小的制度，常用的有11种：初号（边长为14.76mm）、小初号(12.0mm)、1号(9.8mm)、2号（7.35mm）、3号（5.6mm）、4号（4.9mm）、小4号（4.2mm）、5号（3.675mm）、小5号（3.15mm）、6号（2.8mm）、7号（1.8375mm）等。按字号之边长，能计算出倍数的关系分类，如，初、2、5、7号；1、4号；3、6、8号的边长均成倍数关系，为计算、变换安号提供方便。（2）点数制是国际上通

21、用的计算字面大小的制度，以“点”数多少区别字面的大小，级数制是照排计算字面大小的制度，以“级”数多少区别字面的大小。文案的排版文案的排印是秘书人员的一项基本功，文案撰写、修改、定稿以后，为了让读者更好地阅读和了解文案的内容，往往通过排版来达到醒目、美观、清晰的目的。为保证公文的严肃性和规范性，一般不得随意改换字体和字号，不要采用各种艺术字体，或者同一篇文案中采用几种字体。公文文字从左至右横写、横排。公文应左侧装订，不掉页，。保证公文的封面与书芯不脱落，后背平整、不空。公文用纸一般采用国际标准A4型（210mm297mm），左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。公文页边与版心尺寸：公文

22、用纸天头（上白边）为：37mm1mm ，公文用纸订口（左白边）为：28mm1mm，版心尺寸为：156mm225mm（不含页码） 文案的规范排版具体要求如下：（1）秘密等级和保密期限 如需标识秘密等级，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级各保密期限之间用“”隔开。 （2）紧急程度 如需标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。 （3）发文机关标识 由发文机关全称

23、或规范化简称后加“文件”组成；对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称。发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm。对于上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。 发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但是最大不能等于或大于22mm15mm。 联合行文时应使用主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布；如联合行文机关过多，保证公文首页显示正文。 （4）发文字号 发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“ ”括入；序

24、号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。 发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。 （5）签发人 上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人后标全角冒号，冒号后用2号楷体字标识签发人姓名。 如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红反线与之的距离为4mm。 （6）公文标题红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。 （7）主送机

25、关 标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。 （8）公文正文 主送机关名称下一行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。 （9）附件 公文如有附件，在正文下空1行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码（如：“附件：1.”）；附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一

26、起装订，就在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件（或带序号）。 （10）成文时间 用汉字将年、月、日标全；“零”写为“O”。 （11） 特殊情况说明当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。（12）附注公文如有附注，用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文时间下一行。（13）主题词“主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字；词目之间空一字。（14）抄送公文如有抄送，在主题词下1行；左空一字用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送机关间用顿号

27、隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关标句号。如主送机关移至主题词之下，标识方法同抄送机关。（15）印发机关和印发时间位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占1行位置；用3 号仿宋体字。印发机关左空1字，印发时间右空1字。印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。（16）页码用4号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm。单页码居右空1字，双页码居左空1字。空白页和空白以后的页不标识页码。（17）公文中的表格公文如需附表，对横排A4纸型表格，应将页码放在横表的左侧，单页码置于表的左下角，双页码置于表的左上角，

28、单页码表头在订口一边，双贾码表头在切口一边。公文如需附A3纸型表格，且当最后一页为A3纸型表格时，封三、封四（可放分送，不放页码）应为空白，将A3纸型表格贴在封三前，不应贴在文件最后一页（封四）上。 知识链接文书的稿本文书的稿本是指文书的文稿和文本。同一内容和形式的文件，根据其在撰制印刷过程中的作用，根据其使用时的不同需要，往往形成不同的文稿和文本。一、文书的文稿： 草稿：草稿是指内容和文字表述都还未成熟的文书原始稿件。 定稿：指公文的草稿经过修改并由领导人审阅、签发或者会议讨论正式通过的最后完成的定型文稿。只有定稿才能形成正式文件。二、文书的文本： 正本：是根据已经签发的定稿所制发的正式文件

29、文本。 正本具有标准规范的格式和生效标志，具有法定效力，其证据价值得到法律的认可和保护。正文又可分为：定型本、试行本、暂行本、修订本。 副本：是指公文形成之后，由于实际工作的需要，往往使正本文件发生许多增值或变态文本，这种根据公文正本复制、誊抄的其他文本称为副本。副本又称抄本。 存本，是指发文机关印制一份文件的正本后留在本机关的除草稿、定稿以外印制本。四、文案的审核和签发文案的审核 审核又称核稿，是指文稿在送交机关领导签发之前，对文稿的内容、体式等进行全面的检查审定。具体来说，审核的重点应包括以下几点：（1）是否确需行文；（2）行文方式是否妥当；（3）是否符合行文规则和拟制公文的有关要求；（4

30、）公文格式是否符合国家行政机关公文处理办法的规定； （5）文稿的文字表述是否简明、通顺，是否符合语法、逻辑规范，标点符号的使用是否正确，文字有无错漏，文稿的段落、条款之间是否有相互矛盾，前后不一致以及重复交叉等现象。 审核的重要在于文案的必要性，可行性以及内容上的合理性。签发 签发是机关单位主管领导对已经审核的文稿进行最后的审定后，在发文稿纸上签署批准发文意见，并签注自己的姓名和日期的环节。 签发是发文处理过程中最重要的一个程序。签发的原则主要有以下几条： 1、以本机关名义制发的上行文，由主要负责人或者主持工作的负责人签发；以本机关名义制发的下行文或平行文，由主要负责人或者由主要负责人授权的其

31、他负责人签发。 2、由部门拟稿，以机关单位名义的发文，应先由部门负责人审稿和文秘部门负责人审核，再交领导人或主管该部门事务的副职领导人签发；以部门名义的发文，由部门负责人签发，其中涉及重要问题的或部门把握不准的发文，还应报领导人核签或加签，或者报请领导人签发。 3、经会议通过的发文，由主持人或秘书长签发；机关单位内部会议通过的，可由正职或副职领导人或者办公厅（室）主任签发。4、与其他机关单位联合发文，应与有关机关单位会签。复核 复核是指公文在正式印制前，文秘部门对其进行复查审核，主要包括：审核处理程序、附件材料、文件格式等方面。 1审批、签发手续是否完备； 2附件材料是否齐全； 3格式是否统一、规范。五、文案的缮印和校对文案的缮印缮印，是根据发文定稿制成文件正本的过程。文案在经过审核和复核后，确定正文及其形式上准确无误，即可进行缮印。缮印应注意以下问题：1必须忠实于经过审核签发的定稿，不允许随意改动原稿的文字、标点符