书生电子公文系统使用手册飞天key.docx

1、书生电子公文系统使用手册飞天key书生电子公文系统使用手册(飞天key)第一章系统简介公文（俗称红头文件）是我国行政机关实现上情下达的法定方式，印章则是文件有效性的表现形式。目前，越来越多的行政机关在开展电子政务建设时都选择公文无纸化传输作为突破口，取得了非常好的应用效果。但普通的电子邮件是不具备正式公文的效力的，必须使用专门的电子公文系统才能搭建理想的“数字神经系统”，书生电子公文系统正是其中的佼佼者。书生电子公文系统是采用数字化技术传输红头文件的电子政务软件。它在不改变现有工作流程的情况下，使发送红头文件像发送普通电子邮件一样快捷，同时能保留红头和公章，符合现行所有公文和公章管理制度，保证

2、文件的有效性、规范性、严肃性，安全程度有质的提高，适合中国国情。它既与现行有纸办公方式兼容，又是通向未来无纸办公的桥梁，是各行政企事业单位开展电子政务的最佳突破口。该产品被列入北京火炬计划，通过了信息产业部组织的部级鉴定，获得国家科技型中小企业技术创新基金无偿拨款支持。已有客户广泛分布在全国除台湾外的每个城市和2000多个县以及欧美澳洲等多个国家。目前，已与有关单位结成合作伙伴，通过了国家有关部门组织的安全认定，并获得国家最高行政机关国办认可和推荐，加快了向全国政府机关进一步推广的步伐。第二章系统安装系统安装包括硬件安装和软件安装，下面进行具体介绍。电子公文系统的安装包括：书生套件安装，飞天诚

3、信Key的安装。 开机，启动Windows，将电子公文系统安装光盘放入光驱。2.1 书生套件安装双击“我的电脑光盘驱动器sep套件setup.exe”弹出画面如图21：图21书生套件安装单击“下一步”，出现“许可证协议”对话框，如图22：图22许可证协议选择“我接受该许可证协议中的条款”，单击“下一步”，如图2-3：图2-3目标文件夹安装文件夹默认为C：Program FileSursen ，可根据情况改变目标文件夹路径，单击“下一步”按钮，如图24：图24 安装类型需要重新选择安装路径单击“上一步”，不需要请单击“下一步”，弹出如下图25：图25准备安装若需重新进行设置单击“上一步”，不需要

4、请单击“安装”，弹出如下图26：明已正确安装了加密狗以及驱动程序。第三章电子公文系统使用书生电子公文系统主要的作用是对文件进行加盖公章,浏览文件以及进行公文的打印，系统使用也可以通过中间件的方式嵌入在OA系统中。3.1书生Reader7.2 使用说明3.1.1 Reader 7.2界面介绍单击“开始”“程序”找到“Reader7.2”程序项，单击即可打开Reader7.2，屏幕将显示Reader7.2的主窗口,它包括主菜单、工具条和信息显示区，其中“工具”中的“设置”为高级设置选项。如图3-1所示：图3-1 Reader 7.2界面介绍：从上至下依次为:标题行：Reader 7.2标志。 菜单

5、栏：Reader 7.2可操作的各个菜单项，不同的菜单项有不同的功能。工具栏：Reader 7.2里常用到的一些工具，其中包括打开、保存、打印、适度显示、页面大小调整、翻页等工具。公章快捷工具栏：在这里可以进行公章定位、验证以及对sep文件进行盖章等操作。显示区域：这个区域显示被选择打开的sep、s2、s72、ps2、s92、GW、GD文件以及书生网上的电子书籍。3.1.2 Reader 7.2使用指南3.1.2.1 文件菜单文件菜单可以实现文件的打开、保存、打印及退出等操作， 打开：要打开一个文件有以下三种方式：(1)双击Reader7.2支持的文件格式，直接打开。(2)单击文件菜单，如图3

6、-2：图3-2 文件菜单 选择“打开”，弹出如下界面，如图3-3:图3-3 打开窗口双击需要浏览的文件或选择文件并单击“打开”按钮。如图3-4：图3-4 书生阅读器(3)启动Sursen Reader 7.2，单击打开按钮，打开如图3-3的窗口，然后依照(2)随后的方法操作，即可打开选定文件。 关闭：关闭当前打开的文件； 保存：保存修改后的文件。 属性：如果打开电子书籍，则在属性中会显示该书籍的一些相关信息和所具备的权限，如图3-5:图3-5 文档属性 打印：打印当前显示的文件，选择相应的打印机，进行打印；也可以对打印文件的纸张和页边距进行设置，如图3-6:图3-6 打印设置 退出：退出Sur

7、sen Reader 7.2。3.1.2.2 编辑菜单编辑菜单包括2个选项，如图3-7：图3-7 编辑菜单拷贝：将所选择的文字进行拷贝操作，实现拾取内容。查找：查找文件中的相关文字或内容，如图3-8：图3-8 查找 ：在文件中向上查找。 ：在文件中向下查找。3.1.2.3 视图菜单视图菜单包括18个选项，如图3-9：图3-9 视图菜单工具条：显示或隐藏工具条。包括如下5个工具条：文件工具、翻页工具、缩放工具、基本工具、基本布局。如图3-10：图3-10 工具条（1）文件工具：（2）翻页工具：（3）缩放工具：（4）基本工具：（5）页面布局：浏览器：加载IE浏览器的功能可以进行网页浏览。历史记录：

8、记录最近3个月内阅读过的文件或电子书籍。收藏夹：可以将阅读过的文件或电子书籍保存到收藏夹中。图书管理：可以将阅读过的文件或电子书籍保存到图书管理中，图书管理和收藏夹的区别是保存到图书管理的文件是进行了归类保存。而收藏夹中的文件只是一个链接。目录：显示电子书籍的目录。缩略图：显示文件或电子书籍的缩略图，可以快速方便的进行页面间的跳转。书签：通过创建电子书签，进行阅读管理。实际尺寸：显示文件的实际大小即100%。适合宽度：整宽显示版面。适合页面：整页显示版面。适合可见：内容适应显示区的显示。翻页： 图3-11 翻页页面布局： 图3-12 页面布局旋转：对文件的页面进行旋转，便于横向图片的浏览。图3

9、-13 旋转图形模式：进入图形阅读模式。自动滚屏：自动滚屏显示整个文件，单击鼠标左键可以停止滚动。滚屏的速度可以进行设置，请参照本手册3.1.4节设置里面的显示设置。全屏幕：文件以全屏模式显示。3.1.2.4 工具菜单工具菜单包括4个选项，如图3-14：图3-14 工具菜单基本工具： 图3-15 基本工具（1）手形工具：文件版面的上拉、下拉操作，方便文件的阅读。（2）选择工具：选定文字可以进行批注和拷贝操作。（3）页面快照：对选择的文字进行版面拷贝。（4）OCR识别：通过OCR功能对图片的文字进行识别。缩放工具： 图3-16 缩放工具（5）放大：鼠标指针变为放大镜，用于放大版面。（6）缩小：鼠

10、标指针变为缩小镜，用于缩小版面。（7）显示比例：当前文件的显示大小，并可通过修改数字调节显示比例大小。（8）放大工具：通过选定次工具，可在显示区直接进行放大操作。（9）缩小工具：通过选定次工具，可在显示区直接进行缩小操作。设置：Sursen Reader 7.2的基本运行设置,如图3-17：图3-17 设置（1）通用： 图3-18 通用语言：Reader7.2应用界面的语言选择。有简体中文和英文2种方式。（2）显示：启动Reader7.2的默认显示比例和自动滚屏速度的设置。如图3-19：图3-19 显示（3）皮肤：图3-21 皮肤（4）文件关联：Reader7.2可以支持的文件类型列表，其中S

11、10,MPS,以及图像文件只能打开不能打印（.tif文件除外），如图3-23：图3-23 文件关联（5）配置文件：如图3-24：图3-24 配置文件列表（6）历史记录：设置历史记录的最大记录数量。如图3-25：图3-25 历史纪录（7）插件设置：书生阅读器自动集成了电子印章及文档解析等插件使软件功能更加强大，操作更加方便，如图3-26：图3-26 插件列表3.1.2.5 帮助菜单帮助菜单包括4个选项，如图3-27：图3-27 帮助菜单帮助主题：显示Reader7.2的帮助内容。包括Reader7.2帮助的目录和索引等。关于书生阅读器：显示Reader7.2的版本号、版权信息等。在线更新：通过互

12、联网在线升级书生阅读器。检测和修复：检测漏洞并进行修复。3.2SEP Writer介绍3.2.1 SEP Writer（sp）设置 通常文件转换时直接使用系统默认参数即可，如果有一些特殊情况，可以通过对SEP Writer(sp)相关参数进行设置来满足要求。设置方法如下：用左键单击SEP Writer(sp)工具栏中的图标，弹出SEP Writer(sp)的“属性”对话框。如图3-28：图3-28 SEP Writer(sp)属性1、页面设置。在页面附签中主要设置纸型选择，默认的纸张选择为“A4”，如需要用其它类型的纸张，或改变纸张方向，请先把“自动设置纸型和方向”前对号去掉，再选择纸张方向；

13、方向默认为“纵向”，也就是标准纸型，如果需要用横向输出时可选择“横向”；页边距默认设置上、下、左、右都是10，一般按默认设置即可。2、图章设置。对于公章定位图片的设置。如图3-29：图3-29图章设置 “图像压缩率”是指图片转换生成SEP文件时图像的压缩率，系统默认值为“50”，用户也可以进行自定义设置。“公章设置”是对公章定位图片的设置，系统默认有四种规格，用户也可以通过“添加公章”进行自定义设置。3、在“字体替换”附签中可设置字体替换，选中字体替换后，从列表中选择目标字体，如图所示3-30：图3-30字体替换使用“字体替换”功能要先在“使用字体替换”前打勾，在选择好原字体及替换字体后单击确

14、定。如根据需要生成SEP文件后“黑体”替换成“宋体”。4、在“字体嵌入” 附签中设置中嵌入的字体，如图3-31：图3-31 字体嵌入首先在“使用字体嵌入”前打勾，根据实际需要选择好需要嵌入的字体后单击确定。选择此功能后SEP文件加载了字体信息，所以比普通SEP文件稍大。5、在“保存选项”附签中设置保存成sep相关的选项，如图3-32：图3-32保存选项“指定文件路径”项是指转换时用户可自己选择路径，否则系统会按默认路径，自动生成扩展名为SEP的文件；“文件自动保存到缺省目录下，缺省路径为”项是指生成的SEP文件存放在系统缺省的文件路径下面，“系统缺省文件路径”缺省为“C:”，可通过“浏览”按钮

15、进行其它路径的设置；“如果目标文件存在，覆盖前提示”项是指转换后，若在当前目录下SEP文件已经存在时，系统将提示您是否覆盖原文件；“浏览生成的SEP文件”项是指转换生成的SEP文件后，系统自动调用SEP文件浏览器进行浏览；“保存显示进度条”是指转换时显示进度条；“嵌入字库”项包括“只嵌入补字”、“嵌入补字和非汉字”、“只嵌入GB2312外字库”、“嵌入全部字库”四项，一般选择“嵌入补字和非汉字”是指排版时若使用windows补字，SEP Writer3.0转换时自动嵌入补字信息，以保证整个SEP文件的完整性；“生成微缩版面”项是指在生成SEP的同时系统自动生成SEP文件的微缩版面，并可通过阅读

16、器进行浏览查看。6、在“版本信息”附签中查看本产品的版本信息。如图3-33：图3-33 版本信息3.2.2创建SEP文件您可以通过SEP Writer将各种应用程序创建的文件转换成sep文件，sep文件保留了源文件中的字体、格式、图形、颜色等信息，可通过SEP Reader进行阅读、打印、摘录、批注等操作。转换Microsoft应用程序文件对于Microsoft应用程序生成的文件可在应用程序中直接另存成sep文件，通过菜单中的快捷图标（保存为uoml文档），单击此图标弹出选择文件名的对话框，如图3-34：图3-34 保存文件名及路径选择输出路径、输入文件名后单击“保存”按钮，转换完成，系统会自

17、动调用阅读器打开SEP文件，如图3-35：图3-35 浏览SEP 文件SEP文件不能修改，若修改就必须重新修改相应的Word文件，再重新转换成SEP文件。注意：必须在安装SEP Writer前安装Microsoft应用程序，否则在菜单中不会出现此图标。转换Microsoft应用程序及非Microsoft应用程序文件选择“文件”菜单中的“打印”菜单项，在弹出的对话框中选择“名称”为“SEP Writer(SP)” （用户可根据实际需求更改设置）的打印机，如图3-36：图3-36打印设置弹出“选择输出文件名”的对话框，如图3-37：图3-37 保存文件名及路径选择输出路径、输入文件名后单击“保存”

18、按钮，转换完成，系统会自动调用阅读器打开SEP文件，如图3-38：图338浏览SEP文件SEP文件不能修改，若修改就必须重新修改相应的Word文件，再重新转换成SEP文件。3.3电子公文系统各功能介绍3.3.1设置通过此操作进行路径设置、系统初始化，打印机设置。单击“开始”“程序”“书生电子公文”“书生电子公文系统7.4”如图339：图339操作界面设置包括路径设置和打印机设置两项。路径设置单击“路径设置”，如图340：图340 路径设置待盖章文件的默认路径：是指盖章时选择版式文件的初始路径。待浏览文件的默认路径：是指浏览文件时选择文件的初始路径。待脱密文件的默认路径：是指进行文件脱密时选择文

19、件的初始路径。待转发文件的默认路径：是指进行文件转发时选择待文件的初始路径。待拆离附件的默认路径：是指拆离附件时选择文件的初始路径。盖章后生成文件的默认路径：是指盖章后的文件保存的路径。待打印文件的默认路径：是指打印文件时选择文件的初始路径。脱密后文件的默认路径：是指脱密后的文件保存的路径。转发后生成文件的默认路径：是指文件进行转发操作后保存的路径。已拆离的附件默认路径：是指附件被拆离后保存的路径。打印机设置 单击“打印机设置”，弹出对话框，如图341：图341打印机初始化在该对话框中选择正确的打印机类型。说明：（1）当您使用视频接口的打印机时，除了选择“Canon(Pecan BIOS)”类

20、型外，本系统都直接控制视频卡，不需要视频卡附带的驱动程序，本系统可以直接控制系统支持的打印机，不需要安装驱动程序。（2）“空设备”选项是用作测试故障的，用户不宜选择此类型。（3）打印机必须是通过数据线直接连到计算机并口上。“打印机属性设置”用于输入输出设备共同的一些固定参数，如幅面和分辨率。“打印机附加设置”设置当前打印机所特有的一些较为固定的参数，如打印口、打印模式等。在“属性设置”中我们一般不用做任何改动，按系统默认即可。单击“激光机附加设置”，如图342：图342 激光机附加设置“附加设置”对话框的内容因外设而异，对于使用普通打印口的打印机，在该对话框中将设置其使用的打印端口，系统默认的

21、打印机端口为“第一打印口”，即主机板上的并口（LPT1），如果是usb口，则在打印端口选择usb口。如果打印机可以双面打印，就选中“双面打印”选项。综上所述，在打印机的“附加设置”中，我们不需要做任何改动，如果打印时报“打印端口不存在”就检查一下打印端口，如果不能双面打印，就检查一下是否选中“双面打印”。3.3.2公文浏览通过此操作对版式文件、公文文件、脱密文件进行浏览。电子公文阅读器可以阅读版式文件（*.S2、*.S72、*.PS2、*.S92、*.SEP）、归档文件（*.GD），在安装加密卡的机器上还可以阅读电子公文文件（*.GW、*.GW2）。在阅读的同时还可以进行文字查找，摘录其中的文

22、字以及打印等操作。进入“书生公文系统7.4”，单击“浏览”，弹出对话框，如图343：图343选择文件首先选择文件的类型，公文文件是盖章后生成的文件（gw,gw2）、书生版式文件是通过SEP Writer（SP）文档转换器生成的版式文件(sep)、二扫文件是通过方正生成或通过其他格式转换生成的大样文件（s2,s72,ps2,s92）。单击“打开”，就可以阅读文件，如图344：图344阅读文件快捷工具条介绍:翻页功能:依次表示第一页、上一页、下一页、最后一页，用户需要进行翻页操作时，单击快捷工具条按钮即可进入相应页面。 缩放功能:依次表示“放大”、“缩小”、“实际大小”、“适合页面”、“适合宽度”

23、、“显示比例”，可以选择相应的方式来改变文件显示的大小。 移动页面、拾取文本功能:当用户需要对某段文字进行摘录时，可选中快捷工具条中选中箭头字样的按钮，此时鼠标指标变为|形式，按住鼠标左键并拖动鼠标，选中相应的文字，单击右键“选拷贝选择的内容到剪切板”完成复制，可粘贴到相应文档中,如图345：图345将选择的内容拷贝到剪切板4、打开、打印、搜索功能等详见阅读器的帮助文件。3.3.3公文盖章通过此操作可对版式文件进行加密并加盖公章。先制作生成版式文件，同时在版式文件中定义公章的位置，盖章的过程是对版式文件的加密、加盖公章的过程。浏览盖章前的文件，如图346： 图346 浏览版式文件操作步骤：进入

24、公文传输系统，见图3-39。单击“盖章”按钮弹出对话框，如图347：图3-47 盖章对话框选择待盖章的版式文件(源文件)，单击“源文件”后面“选择”按钮，如图3-48：图348 选择源文件选择加密盖章的版式文件后，单击“打开”，弹出盖章对话框，如图349：图349盖章对话框设置公文密码与打印份数公文密码：密码为不少于六位的数字或字母，注意区分大小写；公文密码一般由上级单位事先规定。公文密码：重新输入公文密码，确保两次输入的一样,否则不能进行盖章操作。打印份数：规定公文最多打印的份数。公文附件：公文经常会包括一些附件，附件与正文又经常不在同一文件中，而附件一般情况下也需要加密，进行盖章操作时就要

25、把附件“添加”进来，这样，盖章的同时附件与正文就生成密不可分的包。添加附件的操作是：单击“添加”，弹出对话框，如图350：图350 添加附件单击“打开”，文件就附加上了，用同样的方法，可以添加任意多个任意格式的附件文件，如添加错误，我们可以选中文件，单击“删除”即可。附加文件后准备盖章，如图351：图351 准备盖章插入公章盘，单击“确定”，弹出“选择公章”对话框，如图352：图352 选择公章选择要加盖的公章，单击“确定”，弹出输入公章密码对话框, ，如图353：图353输入公章密码输入正确的密码，单击“确定”，弹出盖章成功对话框，如图354：图354盖章成功公文盖章的过程结束，盖章后自动调

26、出阅读器对文件进行阅读。输入公文密码如图355：图355输入公文密码 注意盖章完毕后请收好电子公章盘。盖章后公文浏览结果如图356：图356浏览盖章后文件公文盖章的过程中要注意的是：正确选择版式文件；公文密码一定要按照规定来设置；公章盘妥善保管好。3.3.4公文打印通过此操作可对版式文件、公文等进行打印。进入公文传输系统，单击“打印”按钮，弹出打印设置对话框，如图357：图357打印设置选择正确的打印方式并浏览选择需要打印的文件，然后点击“确定”按钮，系统会弹出打印输出设置对话框如图3-58：图358打印输出设置在此界面上可以重新选择需要打印的文件并输入该文件的密码，设置正确页码范围，设置好打

27、印份数等打印设置后，单击“确定”，如图359：如图359 完成打印页码范围：“全部页”表示打印全部内容；“红头印章页”表示只打印含有红头的那一页和含有印章的那一页；“黑白文字页”表示只打印黑白文字页，不包含红头那一页也不包含印章页；“页码范围”，可以输入指定页、连续页进行打印。打印设置：“打印份数”表示本次打印的份数，这里的份数不能多于发送方指定的打印份数。“不含红头红章”表示打印出来的文件没有红头，没有红章，只有黑白文字。“不含红头红章”与“黑白文字页”的区别是包含红头红章页的黑白文字。“逐份打印”只有打印多份时才用到，选中此项后，文件打印完一份再打印下一份，打印速度相对要慢一些。 “拆页”

28、在双面打印拼版时才会用到，也就是在一张纸上双面输出若干页的内容，选中此项打印后，折叠起来装订，内容是按起始顺序排列的。一般我们用A3的纸双面打印A4幅面时会用到。增强功能：设置了书生系统特有的打印功能，即其它打印系统中没有的功能。单击“增强功能”，弹出对话框，如图360：图360 增强功能增强功能中我们不用做任何改动，特殊情况下输出时才修改相应参数。一般情况下选择源文件，直接打印即可。3.3.5公文转发此操作将红头红章的加密公文转变成黑头黑章的加密公文并更换新的公文密码。进入公文传输系统，单击“转发”按钮，弹出对话框，如图361：图3-61 转发对话框选择“源文件”和目标文件，如图3-62：图

29、362 选择待转发文件选择文件后单击“打开”，输入转发文件的密码，如图363：图363 转发设置单击“确定”按钮，输入源文件密码，如图364：图364源文件密码确定后系统显示完成信息，如图365：图365完成信息3.3.6公文脱密此操作将红头红章的加密文件脱密，变成后缀为GD的脱密文件。脱密文件可以在阅读器直接浏览，不需要key。脱密文件用于存档或内部流转。进入公文传输系统，单击“脱密”按钮，弹出对话框，如图366：图3-66 脱密对话框单击“添加”，选择脱密文件，如图3-67：图367 选择待脱密公文选中需要脱密的文件，单击“打开”按钮，系统返回，如图368：图368 脱密输入公文密码后并选

30、择保存脱密后生成文件的保存路径，单击“确定”，就在指定的目录下新建日期文件夹并生成脱密文件，弹出完成信息，如图369：图369脱密成功3.3.7拆离公文附件此操作将电子公文文件包拆开取出附件。进入公文传输系统，单击“拆离附件”按钮，弹出对话框，选择待拆离附件的公文文件以及目标路径的位置，设置拆离方式，如图370：图3-70 拆离附件输入公文密码，如图3-71：图371输入公文密码单击确定，完成拆离附件，如图372：图372 完成拆离附件选择确定，完成拆离，选择打开，打开拆离的附件。拆离方式：覆盖：直接覆盖目标文件存放路径下相同文件名的文件；重命名：重新对拆离出来的附件进行命名；彻底拆离：将附件拆离后，原公文里将不再带有附件。3.3.8帮助信息此操作可进入公文传输系统在线帮助，用户可查看系统版本、及产品使用权信息等。进入公文传输系统，