OA系统管理办法.docx

1、OA系统管理办法OA系统管理办法辽宁大禹防水科技发展有限公司OA系统管理办法第一章 总 则1.1 为加强公司办公自动化系统（以下简称OA系统）管理，保证其高效、安全运行，充分发挥OA系统的作用，特制定本办法。1.2 OA系统内容包括协同办公、公文管理、电子邮件、文档管理、知识管理、个人设置、综合办公、常用工具等功能，旨在实现公文无纸化传输、信息共享和交流，规范管理流程，提高办公效率和降低管理成本。1.3 本办法适用于集团及所属各分公司。第二章 组织管理与职责2.1 集团综合行政部负责OA办公系统的管理、规划、实施、培训和检查工作;其主要职责:（一）办理系统使用单位的注册、名称变更、撤销、权限设

2、置等相关手续的审核工作；权限设置应严格按公司领导确定的使用权限设置，权限变更需经公司领导审批。（二）按照相关的具体工作流程和制度在系统中进行搭建、测试；（三）负责OA系统公文种类流程的修改及修订工作；（四）征询各使用单位的意见和建议，协调解决各使用单位在使用过程中出现的情况、问题；（五）培训各使用单位系统管理人员和使用人员；(六)负责全公司办公自动化系统资源（软、硬件）的配置、升级； (七)负责OA系统的安全技术防范，定期就公司所有计算机设备及运行系统进行严格检查；（八）负责办公终端安全策略软件的安装；（九）负责OA系统的数据备份，并对系统运行情况进行监控，保证系统安全稳定运行；（十）做好其他

3、相关工作。2.2 各使用单位必须明确一名领导分管OA系统工作，同时确定一名系统管理人员负责日常管理。各分级系统管理人员的职责是：（一）负责本单位办公自动化的日常管理；（二）指导和监督该系统在本单位的运行；（三）负责与综合行政部的衔接工作。2.3 集团各部门及所属各分公司用户是OA系统的终端用户，各使用单位应结合本单位实际情况，制定相应管理办法，并指定本部门信息员，负责本部门的办公信息的收发、处理、存档，以及本部门OA办公系统终端的日常维护、人员培训等技术支持工作。第三章基础管理3.1 为使公文流转真正地落到实处，并能提高员工对必须对自己的个人信息进行添加，如联系方式等，以便同事之间联系时查找方

4、便。3.13 OA系统流程模板涵盖范围内的办公流程，涉及的相关单位（部门）应按照系统流程实行网上办公，流程定制发起的单位（部门）应督促系统模板的使用。第四章 工作程序4.1 综合行政部应建立OA办公系统用户台账，详实记录用户所属信息，包括账号信息、权限信息等。4.2 OA账号的申请。申请人填写OA办公系统变更申请单（见附件1），经部门负责人和主管领导审批后，送综合行政部；综合行政部审核通过后，由OA系统管理员进行操作调整，并填写OA系统台帐进行登记。4.3 OA流程管理。公司各部门需在OA系统中增加电子流程审批，由各申请部门填写OA办公系统变更申请单，经相关领导签批后，报送综合行政部，并提供已

5、签发的制度、表单及流程图。由综合行政部根据OA办公系统变更申请单在系统中进行搭建、测试。需求部门的试用通过后，综合行政部负责发布流程，并在OA门户中发布启用公告。4.4 OA账号信息变更。因公司人事调动，账号的信息发生变化时，由人力资源部填写OA办公系统变更申请单，经部门负责人审核后，提报综合行政部。综合行政部收到单据后，由OA系统管理员进行相应的调整。4.5 OA组织管理。因公司组织架构调整，造成OA用户相关信息发送变化的，由人力资源部填写OA办公系统变更申请单，经部门负责人审核后，上报公司总经理审批，审批后的变更单提报综合行政部。综合行政部收到变更单后，由OA系统管理员进行调整。第五章 O

6、A系统升级管理5.1 综合行政部接到OA厂商升级通知后，首先了解新版本性能，并且向主管领导汇报，得到主管领导同意后，配合OA厂商对系统版本进行升级。5.2 OA系统管理员应对系统使用期间的问题及时进行跟踪处理，并在OA系统台账中进行登记。第六章 信息安全保障6.1 各单位使用人员对各自的登录密码、印章密码严格保管。必须在第一次登录系统后立即修改个人密码，不得再使用初始密码，离开办公室时应退出办公系统，防止他人进行非法操作，密码泄漏所造成的损失自负。6.2 网络管理员应定期检查、维护计算机网络，发现问题应及时排除，无法排除的，应立即与相关技术人员联系，确保系统正常运行；不得乱设、私设系统的使用人

7、员。6.3 知识文档管理员应对文件资料的保密性、正确性、完整性、发布范围负责，不得将涉密信息、带病毒文档录入系统。 6.4 使用系统时，所有涉密信息不得利用电子邮箱转发至无关人员，公文流转严格按规定范围进行流转，严禁扩大范围，也不得存储在与该系统相连的介质内（U盘、移动硬盘等）。6.5 严禁公司员工利用任何手段侦测、盗用他人OA账号和密码，刺探网络配置、服务器配置和数据库信息。6.6 每台办公电脑必须安装安全策略管理软件，使用人不得随意删除或更改。6.7 禁止在本机电脑安装游戏、与工作无关的网络软件。 6.8 严禁外来人员未经允许连接我公司办公网络系统，若有违反而导致病毒向公司内部传播或公司商

8、业秘密向外部传播而造成公司损失的，将根据公司规定对相关责任人进行处理。第七章 罚 则7.1 OA办公是非常严肃的事情，对处理延误造成工作积压的3次以内每次考核责任人50元，三次以上的每次考核100元（延误是指以系统的记录时间计超过公文处理时限仍未处理待办事宜）。7.2 对长期不使用OA系统、不按统一要求提供共享数据；网上办公数据不准确，随意删除安全策略软件，对工作造成不良影响的，视情节处以50-500元罚款。7.3 侦测、盗用他人账号和密码，刺探网络配置、服务器配置和数据库信息，造成公司保密文件泄密的对责任人处以行政处罚并处罚款5001000元，损失重大的予以开除处理，并保留追究其法律责任的权利。7.4 遗失或泄漏账号、密码等安全认证信息，对公司造成损失的，对责任人处以严重警告以上行政处罚并处罚款500-1000元，损失重大的予以开除。第八章 附 则8.1 本办法由综合行政部负责解释。8.2 本办法自发布之日起实施并生效。综合行政部2016.10.12附件1 OA系统变更申请单申请人部门申请日期变更事项主管领导意见人力资源部意见总经理意见注：此表单分两个流程，申请权限请用流程2，其余事项用流程1.流程1无需总经理审批，流程2需经总经理审批。