电子公文管理.docx

1、电子公文管理电子文件 electronic records 指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。真实性 ：电子文件的内容、结构和背景信息等与形成时的原始状况一致。 完整性 ：电子文件的内容、结构、背景信息、元数据等无缺损。有效性 ：电子文件的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。安全性：元数据描述电子文件的背景、内容、结构及其整个管理过程的数据1、 电子文件的稿本代码2、 草稿性电子文件M3、 非正式电子文件U4、 正式电子文件F从格式上分：文本文件、数据文件

2、、图形文件、图像文件、音频文件、视频文件、命令文件电子文件类别代码文本文件（Text） T图像文件（Image） I图形文件（Graphics） G影像文件（Video） V声音文件（Audio） A程序文件（Program） P数据文件（Data） D各类电子文件通用格式文本文件XML、DOC、TXT、RTF表格文件XLS、ET图像文件JPEG、TIFF图形文件DWG影像文件MPEG、AVI声音文件WAV、MP3从来源上分：一类电子公文是指在办公自动化系统环境中处理后形成的电子公文；二类电子公文是指通过省委、省政府统一配置的电子公文传输系统处理后形成的电子公文；三类电子公文是指在非办公自动化

3、系统环境中形成的电子公文。四类电子公文是指除一类电子公文以外的通过电子邮件系统接收处理后形成的电子公文；发文：（一）制发的电子公文原文；（二）制发的电子公文在处理过程中形成的修改痕迹；（三）发文流程处理单信息（应包括主办部门、拟稿、主办部门意见、核稿意见、会办部门意见、签发、会签、主送、抄送、附件、主题词、印刷、份数、校对、封发日期、标题等主要项目）；收文（上级业务系统来文）：（一）通过文字处理技术获得的文本电子公文或通过扫描仪等设备获得的以TIFF、JPEG等规范格式存在的图像电子公文；（二）收文流程处理单信息（应包括来文机关、文号、来文日期、附件份数、收文编号和日期、事由、办公室意见、领导

4、批示、处理结果等主要项目）。5、 整理：以件为单位，独立编号。目录：括载体内电子档案顺序号、档号、责任者、题名、日期、密级、电子档案名称、公开属性、参见号、备注等内6、归档6、 存盘、一式三套。载体：脱机存储电子档案的载体应采用一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等。移动硬盘、优盘、软磁盘等不宜作为电子档案长期保存的载体。4、搞好文档一体化：电子文件归档与管理工作历程：1、GB/T18894-2002电子文件归档与管理规范，国家质量监督检验检疫技术总局2002年12月4日发布，2003年5月1日实施。2、国家档案局6号令，电子公文归档管理办法，2003年9月1日施行。3、浙江省档案局关于印发浙

5、江省省直单位电子公文归档管理暂行办法的通知（浙档200656号）2006年8月31日印发。4、中共中央办公厅、国务院办公厅关于印发电子文件归理暂行办法的通知（厅字200939号），2009年12月8日印发 中央领导、国务院领导同意5、中共浙江省委办公厅、浙江省人民政府办公厅关于开展电子文件与数字档案登记备份工作的通知（浙委办2009140号），2009年12月28日印发6、中共浙江省委办公厅、浙江省人民政府办公厅关于切实加强电子文件管理的实施意见（暂行）（浙委办201126号），2011年3月14日印发。7、国家档案局关于印发电子档案移交与接收办法的通知（档案20127号），2012年8月29

6、日印发8、2013年3月29日梅家坞全省信息化工作会议A、公务电子邮件归档与管理规则（DA/T32-2005） B、文书类电子元数据方案（DA/T46-2009） C、版式电子文件长期保存格式需求（DA/T47-2009） D、基于XML电子文件封装规范（DA/T48-2009）二、电子文件移交与接收电子档案移交与接收办法 国家档案局档发20127号 2012-08-29 第一章 总 则 第一条 为规范电子档案移交与接收工作，确保电子档案的真实、完整、可用和安全，保存党和国家历史记录，促进档案信息资源开发利用，按照国家有关法律法规和相关规定，制定本办法。 第二条 本办法所称电子档案，是指机关、

7、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中形成的对国家和社会具有保存价值并归档保存的电子文件。 第三条 移交与接收的电子档案应当真实可靠、齐全完整和安全可用；涉密电子档案的移交与接收应当符合国家有关保密安全的要求。 第四条 各级档案行政管理部门负责对电子档案的移交、接收工作进行监督和指导。档案移交单位和各级国家综合档案馆应当切实履行电子档案移交和接收职责。 第二章 电子档案移交 第五条 属于国家综合档案馆接收范围的电子档案，应当向同级国家综合档案馆移交。 第六条 档案移交单位一般自电子档案形成之日起5年内向同级国家综合档案馆移交。对于有特殊要求的电子档案，可以适当延长移交时间。涉密电子档案移交

8、时间另行规定。 第七条 电子档案移交的基本要求： （一）元数据应当与电子档案一起移交，一般采用基于XML的封装方式组织档案数据； （二）电子档案的文件格式按照国家有关规定执行； （三）电子档案有相应纸质、缩微制品等载体的，应当在元数据中著录相关信息； （四）采用技术手段加密的电子档案应当解密后移交，压缩的电子档案应当解压缩后移交；特殊格式的电子档案应当与其读取平台一起移交； （五）档案移交单位应当将已移交的电子档案在本单位至少保存5年。 第八条 电子档案移交的主要流程是：组织和迁移转换电子档案数据、检验电子档案数据、移交电子档案数据等步骤。 第九条 电子档案的移交可采用离线或在线方式进行。 第

9、十条 离线移交电子档案应当满足下列基本要求： （一）移交单位一般采用光盘移交电子档案，光盘应当符合归档要求； （二）移交单位一般向同级国家综合档案馆移交一套光盘，光盘应当单个装盒； （三）移交单位应当按照有关要求进行光盘数据刻录及检测；（四） 存储电子档案的载体和载体盒上应当分别标注反映其内容的标签（标签的标注方法见附件1）；附件1电子档案载体标注内容 载体标识：全宗号年度载体顺序号。 载体盒标注：全宗号、年度、载体顺序号、数据量、密级、保管期限、存入日期、运行环境、套别等。 1. 全宗号是档案馆分配给立档单位的编号； 2. 年度是该载体内档案起止年度如2001年至2006年即标定为2001/

10、2006； 3. 载体顺序号是电子档案载体排列的顺序号，由阿拉伯数字组成； 4. 数据量是载体内档案存储容量； 5. 密级按存储在载体内电子档案的密级标注，保管期限按存储在载体内电子档案的保管期限标注； 6、存入日期是将电子档案拷贝至载体的日期，格式为年月日，如2011年2月8日即写为20110208； 7. 运行环境即识别或操作电子档案的软、硬件平台； 8. 套别是指档案馆存储电子档案载体的套号，用大写英文字母A、B、C表示。A表示封存保管，B表示查阅利用，C表示异地备份。附件1示意图载体标识：J103-2006/2007-001 全宗名称：台州市档案局全宗号：J103 年度：2011 载体

11、顺序号：数据量： 密级保管期限： 存入日期运行环境： 套别：备注：复制时间：（五）移交载体内电子档案的存储结构见附件2。附件2电子档案的存储结构移交载体内电子档案的存储结构如下图所示：（一）说明文件命名为“说明文件.TXT”，一个载体只有一个说明文件，存放本载体有关信息，包括载体参数(如载体容量、载体类型等)、载体编号、载体保管单位、载体制作单位、载体检查单位、读取本载体内档案所需要的软硬件环境及其他各种有助于说明本载体的信息。（二）目录文件命名为“文件目录.XML”及“案卷目录.XML”，存放有关档案的目录信息，目录文件与每份电子档案相对应，根据电子档案具体归档方式进行文件级描述或案卷级描述

12、（将标识中的“文件”二字改为“案卷”），每个条目中包括载体内电子档案顺序号、档号、责任者、题名、日期、密级、电子档案名称、备注等内容。 目录文件XML信息格式如下（encoding属性值可以是“GB18030”、“GB2312”、“UTF8”）： （三）电子档案文件夹命名为“电子档案”，存放电子档案及其元数据，一般按年度类别文件的层次设置文件夹。根据档案整理和分类方法以及实际情况可对存储结构中的类别、案卷、文件等层级进行取舍。 （四）其他文件夹命名为“其他”，存放各种其他存入载体的文件，主要包括：所采用的元数据规范、数据封装规范、分类编号规则、文件命名规则、XML模式及交接信息（包含交接、迁移

13、、转换、保存等元数据和电子档案移交与接收登记表的扫描件或电子签名件）等等，这些文件应采用TXT、XML和符合长期保存要求的格式。 第十一条 在线移交电子档案的单位应当通过与管理要求相适应的网络传输电子档案，传输的数据应当包含符合要求的电子档案及其元数据，数据结构一般为一张或多张光盘载体内电子档案的存储结构组合，单张光盘的数据量小于光盘的实际容量。第十二条 档案移交单位在向国家综合档案馆移交电子档案之前，应当对电子档案数据的准确性、完整性、可用性和安全性进行检验，合格后方可移交。 第三章 电子档案接收 第十三条 国家综合档案馆应当建立电子档案接收平台，进行电子档案数据的接收、检验、迁移、转换、存

14、储等工作。 第十四条 电子档案接收的主要流程是：检验电子档案数据、办理交接手续、接收电子档案数据、著录保存交接信息、迁移和转换电子档案数据、存储电子档案数据等步骤。 第十五条 国家综合档案馆应当对接收的电子档案数据的准确性、完整性、可用性和安全性进行检验，合格后方可接收。 第十六条 电子档案检验合格后办理交接手续，填写电子档案移交与接收登记表（见附件3），由交接双方签字、盖章，各自留存一份；电子档案移交与接收登记表可采用电子形式并以电子签名方式予以确认。 第十七条 国家综合档案馆应当将电子档案交接、迁移、转换、存储等信息补充到电子档案元数据中。 第十八条 国家综合档案馆应当对电子档案数据迁移和

15、转换前后的一致性进行校验。 第十九条 国家综合档案馆应当对接收的电子档案载体保存5年以上。 第二十条 国家综合档案馆对电子档案载体应当按照DA/T 38电子文件归档光盘技术要求和应用规范和DA/T 15磁性载体档案管理与保护规范进行管理。第四章 附 则 第二十一条 本办法适用于各级档案移交单位和各级国家综合档案馆，其他单位和档案馆可参照执行。 第二十二条 本办法由国家档案局负责解释。第二十三条 本办法自发布之日起施行。附件3电子档案移交与接收登记表交接工作名称按移交单位或全宗号、移交档案的年度、批次等内容描述本次交接工作。内容描述交接档案内容、类别、数据类型、格式、交接方式、过程等说明事项移交电子档案数量交接档案的文件总数和案卷总数移交数据量一般以GB为单位，精确到小数点后3位载体起止顺序号在线移交时，按载体内电子档案的存储结构组织数据，并标其顺序号。移交载体类型、规格在线移交时，填写“在线”检验内容单位名称移交单位：接收单位：准确性检验检验移交档案的内容、范围的正确性及交接前后数据的一致性，可填写检验方法。完整性检验移交的档案和档案数据的完整性检验可用性检验检验电子档案的可读性等安全性检验对计算机病毒等进行检测载体外观检验检查载体标识、有无划痕、是否清洁等填表人(签名)年 月 日年 月 日审核人(签名)年月 日年 月 日单位(印章)年 月 日年 月 日