上海电力学院文件.docx

1、上海电力学院文件上海电力学院文件沪电院院200623号 上海电力学院关于印发上海电力学院关于公文规范的若干规定的通知各二级院系、机关处室、相关部门： 为了使我校对外和校内重要公文行文规范化、制度化、科学化，依照国家行政机关公文处理办法等相关文件精神，结合我校的实际情况，学校制定了上海电力学院关于公文规范的若干规定，并提供了我校常用公文的标准范例。请各部门组织相关人员认真学习，并遵照执行。附件：上海电力学院关于公文规范的若干规定上 海 电 力 学 院 二六年二月二十七日主题词：公文 规范 通知 抄送： 市科教党委办公室、市教委办公室 。 上海电力学院院长办公室 2006年2月27日 印发 上海电

2、力学院关于公文规范的若干规定学校在校内管理和对外交流过程中形成的公文是具有一定法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具，也是学校对外交流重要渠道。为了使对外和校内重要公文行文规范化、制度化、科学化，依照国家行政机关公文处理办法等相关文件精神，结合我校的实际情况，制定本规定。凡以学校名义对上级部门及其他单位行文以及校内重要公文需严格执行，校内以部门名义行文请参照此规定。一、合理确定所用公文的基本文种类型根据我校的实际，常用公文文种主要包括：决定、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。按照发文单位与主送单位的行文关系划分为上行文、下行文、平行文。具体使用

3、范围如下：（一）决定（下行文）适用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关部门和人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。（二）公告（下行文）适用于向外宣布重要事项或法定事项。（三）通告（下行文）适用于公布有关方面应当遵守或者周知的事项。（四）通知（下行文）或（平行文）适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下属部门办理和需要周知或者执行的事项，任免和聘用干部等。（五）通报（下行文）适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神和情况。（六）报告（上行文）适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。（七）请示（上行文）适用于向上级机关请求指示、批准。（八）批复

4、（下行文）适用于答复下级机关、下级单位的请示事项。（九）意见（上、平、下行文）适用于对重要问题提出见解和处理办法。（十）函（平行文）适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。（十一）会议纪要（平、下行文）适用于记载、传达会议情况和议定事项。二、严格遵照行文基本程序（一）草拟公文。 1行文部门的拟稿人草拟公文后，请各部门拟稿时合理选择文种，注意规范，行文应确有必要，注重简练、规范、实用，可参照基本格式可参照范例4各文种基本范例，凡对外上行文和重要公文格式参照范例2对外公文格式范例，对校内公文格式参照附件3范例。2. 对外与重要公文拟文稿纸统一用A4型报告纸，不得

5、在装订线外、天头线以上、地脚线以下书写，格式与纸张应按公文规格的要求，正文标题用三号宋体字，正文用四号宋体字，行距.，一般每页22行，每行28字，附件要求格式规范统一。对校内及一般事务公文未作硬性要求，以简洁、实用、美观为原则。（二）核稿各部门经办人拟稿后，由部门负责人认真审核公文的标题、内容、格式、文种、主题词、附件、抄送单位是否准确、规范后并签名，填写范例5上海电力学院公文稿纸（可校办主页下载）。对外上行文及重要公文请送党委办公室、校长办公室进行复核。（三）签发。以学校名义印发的公文需经党委办公室、校长办公室审核，送相应分管校领导签署后，再送校主要负责人签发。1以本单位名义制发的上行文须由

6、校主要负责人签发；2以本单位名义制发的平行文、下行文由校主要负责人或者由各分管校领导签发；3以党委办公室、校长办公室名义印发的公文，须经分管校领导或党委办公室、校长办公室主任审批签发。4. 以部门名义制发的由部门主要负责人签发，重要文件报送党委办公室、校长办公室。5.涉及校内其他职能部门，由拟稿部门和共同经办部门负责人会签后，分送党委办公室、校长办公室。（四）编号登记 对外公文与重要公文由校主要负责人签发后，由党委办公室机要秘书统一登记后按照公文所属基本类别以范例1的标准编“党”或“院”等单字号，编好后将公文返还各拟稿部门，并在正式发文后与发文稿纸一同归档。其他公文由各部门负责人签发后，报党委

7、办公室参照范例1标准统一编部门字号。（五）印制、校对：1凡对外公文，各行文处室的拟稿人印制、校对后，需经部门负责人按规定的公文格式校对审核；2重要公文实行两校制度，即：拟稿人校对后，在校对人上签名，交两办修改，两办修改后，由行文部门负责复校。实行文责自负。（六）用印 需申请用学校印章，各部门经办人需填写用印申请单（校办主页下载），并将公文送党委办公室、校长办公室审核后盖章。其它由部门负责人审核后用部门印。三、常用公文拟写注意事项（一）、行文请示应当做到：1、请示应当一文一事； 2、 一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送下级机关；3、不直接报送领导个人，一般不越

8、级请示。校内请示统一由两办转交校领导。4、切勿“请示报告”并用5、行文应当注明签发人姓名。其中，请示应当在附注处注明联系人的姓名和电话。（二）、行文报告不得夹带请示事项，不出现请批复、请审批等字样。（三）、校内部门除党委办公室、校长办公室外，不得以本部门名义对上级单位正式行文。学生处、组织部、教务处、成教学院、校产业管理办等部门确有需要以部门名义对外正式行文，需相应在党委办公室、校长办公室备案。（四）、请注重对外与重要公文的标题、内容、格式、文种、主题词、附件、主送和抄送单位简练、准确、规范。（五）、行政系列中公文正文日期落款请用大写标准格式，例二五年月日。党务系列公文正文日期落款请用规定格式

9、，例2005年*月*日。四、对外要求统一标准公文格式 公文格式一般包括发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、发文单位、印章、印发日期、抄送机关、印发机关、主题词等部分。（一）发文单位标识应当使用发文单位全称或者规范化简称；联合发文，主办单位排列在前。（二）发文字号应当包括单位代字、年份、序号。联合行文只标明主办单位发文字号。请参照附件1：各部门以学校名义发文及部门名义报告发文字号规定（三）公文标题应当准确、简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文单位。公文标题除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。（四）主送机关指批文的主要受理机关，应当使用全称或者

10、规范化简称、统称。（五）公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。（六）公文除会议纪要形式发出的以外，应当加盖印章。联合上报公文，由主办单位加盖印章；联合下发的公文，公文单位都应当加盖印章。（七）成文日期以负责人签发的日期为准。联合行文以最后签发单位负责人的签发日期为准。（八）抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其它机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。（九）公文应当标注主题词。主题词按照国务院公文主题词表的要求标注。公文应按要求标注主题词，词目一般不超过5个，标引顺序是先标类别词，再标反映公文内容的类属词，最后标反映公文形式的类属词。当词表中找不出准确反映公文内容的词时，可选择适当的词标

11、注。五、补充说明本规定从2006年3月1日起执行，有相关未尽事宜请以国家相关文件为准。范例1：各部门以学校名义发文及部门名义报告发文字号规定范例2：上海电力学院文件样式（对外）范例3：上海电力学院文件样式（对内）范例4：常用文种基本范例范例5：上海电力学院发文稿纸 上海电力学院 二六年三月一日附件1 ：各部门以学校名义对外发文及部门名义发文字号范例如下：部 门需以学校名义对外和校内重要公文（需用党委、校部印章）发文字号部门名义发文字号校党委名义沪电院党20061号党委办公室沪电院党办20061号组织部沪电院组20061号沪电院党组20061号宣传部沪电院宣20061号沪电院党宣20061号纪委

12、沪电院纪20061号沪电院党纪20061号团委沪电院团20061号沪电院团委20061号工会沪电院工20061号沪电院工会20061号妇委会沪电院妇20061号沪电院妇委20061号退管会沪电院退20061号沪电院退管20061号校部名义沪电院院20061号校长办公室沪电院办20061号南汇校区办沪电院南办20061号外 事 处沪电院外20061号沪电院外事20061号实验室与设备管理处沪电院设20061号沪电院设备20061号人 事 处沪电院人20061号沪电院人事20061号教 务 处沪电院教20061号沪电院教务20061号学 生 处沪电院学20061号沪电院学生20061号保 卫 处沪

13、电院保20061号沪电院保卫20061号科 研 处沪电院科20061号沪电院科研20061号财 务 处沪电院财20061号沪电院财务20061号研究生处沪电院研20061号沪电院研生20061号综合管理处沪电院后20061号沪电院综合20061号校 建 办沪电院建20061号沪电院校建20061号校产业管理办沪电院产20061号沪电院产业20061号审 计 处沪电院监审20061号沪电院审计20061号监 察 处沪电院监察20061号图 书 馆沪电院图书20061号成人教育学院沪电院成教20061号现代教育技术中心沪电院现教20061号能源与环境工程学院沪电院能环20061号电力与自动化工程学

14、院沪电院电自20061号管 理与人文 学 院沪电院管文20061号国际交流学院沪电院国交20061号计算机与信息工程学院沪电院计信20061号直属外语系沪电院外语20061号直属数理系沪电院数理20061号直属体育部沪电院体育20061号高等职业技术学院沪电院高职20061号注：需新增、修改相关字号向党办、校办申请。范例2：对外公文统一标准 秘级紧急程度上海电力学院文件 沪电院2006号 关于的文种（上行文及对外单位）主送单位： 正文附件：1. 2. 上海电力学院 二六年一月一日 主题词：全角冒号；词目用小3号标宋体字；词目之间空1字。 抄送：左空1字用小3号仿宋体字；全角冒号；换行对齐；在最

15、后标句号，按重要程度排序。 印发机关标机关的办公室或文秘部门；小3号仿宋体字。 年月日 印发 （共印份）附件3上海电力学院文件沪电院2006号关于的文种（下行文、校内行文）主送单位：（校内公文字体、行间距等参照对外公文统一标准，亦可适当修改以美观、实用为宜）上海电力学院二六年一月一日主题词：全角冒号；词目用小3号标宋体字；词目之间空1字。 抄送：左空1字用小3号仿宋体字；全角冒号；换行对齐；在最后标句号，按重要程度排序。 印发机关（标机关的办公室或文秘部门；小3号仿宋体字。） 年月日 印发（共印份）附件4：各文种的基本范例1、请示（上行文）范例：上海电力学院文件沪电院2006号 签发人：关于的

16、请示主送单位： 正文（一文一事）（一）、起因（二）、事由与理由（三）、请示事项（四）、结尾语 妥否，请批复。上 海 电 力 学 院二六年一月一日（附注：联系人电话）主题词：教育 * 请示 抄送：左空1字用小3号仿宋体字；换行对齐；在最后标句号，按重要程度排序。 上海电力学院院长办公室 2006年1月1日 印发（共印份）2、报告（上行文）范例：上海电力学院文件沪电院2006号 关于的报告主送单位： 正文（可一文多事）（工作总结报告为例）（一）、总述（包括结论、过渡语）（二）、成绩（三）、做法（体会）（四）、不足（五）、下步打算（六）、结尾语（以上报告，如有不当，请指示！或特此报告！） 上海电力学

17、院二六年一月一日主题词：工作 * 报告 抄送：左空1字用小3号仿宋体字；换行对齐；在最后标句号，按重要程度排序。 上海电力学院院长办公室 2006年1月1日 印发 （共印份）3、下行文类型（）：通知、决定、通报、通告上海电力学院文件沪电院2006号关于的通知（决定、通报、通告同类校内下行文）主送单位：正文写法：（一）、总述（背景、目的、依据、过渡语）（二）、通知事项（三）、结尾语（特此通知）上 海 电 力 学 院 二六年一月一日主题词：* * 通知 抄送：左空1字用小3号仿宋体字；换行对齐；在最后标句号，按重要程度排序。 上海电力学院院长办公室 2006年1月1日 印发 （共印份）3、下行文类

18、型（2）：批复、意见上海电力学院文件沪电院2006号 关于*的批复（意见同类校内下行文）来文单位：第一段：引述来文第二段：表明意见结束语：如用特此批复等上 海 电 力 学 院 二六年一月一日主题词：* * 批复 抄送：左空1字用小3号仿宋体字；换行对齐；在最后标句号，按重要程度排序。 上海电力学院* 2006年1月1日 印发 4、平行文类型：函、通知上海电力学院文件沪电院2006号（或无需字号）关于的函（或对外平行单位的通知）主送单位： 正文上 海 电 力 学 院二六年一月一日 上海电力学院校长办公室（部门） 2006年*月*日印发 附件5：上海电力学院发文稿纸文号：沪电院 号 年 月 日封发 密级： 公文事由：主题词：主送单位：抄送单位：主办部门：拟稿人：签发： 年 月 日核稿人：备注：注：所有公文请根据需要确定印发份数，其中务必将正式定稿后的正文附在此发文稿纸一起归档保存，“党”和“院”等单字号公文统一相应由办公室归档，其他由各部门归档处理。