秘书的办会工作.docx

1、秘书的办会工作秘书的“办会”工作教学目的和要求：通过本章学习，学生应了解会务工作的基本内容及工作程序，学会拟定会议议案，掌握会议组织工作的六个环节，掌握办公会议组织的基本要点。会议是人类社会自古以来就有的一种社会现象。在现代社会生活中，会议已成为一种经常的社会活动形式，而且范围更大、内容更丰富，形式也在不断变化。会议对领导者而言，既是实施领导行为的一种手段，也是领导工作的一个环节。而一个有效的会议，不论是隆重热烈的庆祝会，还是任何一个企事业单位中必不可少的办公会，无不存在着会议组织服务工作，即本章所说的会务工作。秘书人员应熟悉会务工作的程序，掌握会议组织与服务工作的方法和技巧。第一节、会议概述

2、一、会议的含义会议是有的组织、有目的地召集人们商议事情、沟通信息、表达意愿的行为过程。从字面含义上看，“会议”一词中“会”有聚会、见面等意思，“议”是议论、商议的意思，则“会议”的基本意思应包含聚会并商议两层意思。但在现实生活中，会议却有多种形式：有的是聚会并商议，如各种代表大会、办公会、论证会、评审会等；有的是聚会集会，而“议”则用沟通信息取代了，如报告会、传达会、吹风会，记者招待会、新闻发布会等；还有的则是聚会只为表达某种意愿，如誓师会、庆祝会、团拜会、联谊会、欢迎会等。在以上会议的三种模式基础上，交叉融合，各有侧重，又可以演变成各种类型、各种形式的会议。二、会议的种类从不同的角度出发，可

3、以将会议划分为不同的类型。（一）按会议规模分：1大型-千人乃至数千人参加的会议，如政治和群团组织的全国性大会，一些庆祝大会、纪念大会等。2中型百人至数百人参加的会议，如报告会、庆功会、经验交流会等。3小型少则几人，多则几十人参加的会议，如座谈会、办公会、现场会等。在某些地方、某些时候，还有在露天广场举行数以万计的人参加的特大型会议、庆典活动，如万人集会庆典活动、焰火晚会，特大型工程的奠基、开工及峻工典礼等。对于秘书和秘书部门来说，大、中型会议的会务组织工作环节较多，难度较大，需要精心准备，小型会议虽属日常工作范围，但也有些关键环节，需要认真安排。至于特大型会议，则不是秘书部门能独立承担得了的，

4、应由秘书部门会同相关部门临时专门组建的会务工作班子来负责组织。（二）按会议性质分：1规定性会议指依法必须召开的，具有法律效力的会议，如各级人民代表大会；2决策性会议指各级政府的常务会议，省、市、县长的办公会议，企业中厂长、经理办公会等；3专业性会议这类会议具有极明显的专业性，多以各部门名义召开，如教育工作会议、金融工作会议、人事工作会议等；4动员性会议这类会议以宣传动员群众，提高群众认识为目的，如征兵动员会；5纪念性会议纪念重大事件或重要人物的会议，如纪念辛亥革命90周年大会；6外事性会议指与外宾会谈，与外商谈判的会议等；7综合性会议这类会议多以各级办公室名义召开，讨论和研究各种问题。（三）按

5、时间分：1常规型定期会议如学会年会、机关办公例会；2非常规性不定期会议视需要临时召开的会议或处理紧急突发事件而临时召开的会议，比如防汛紧急会、抗震救灾紧急会等。（四）按会议采用的媒介分：1电话会议通过公共通信系统或专用通讯系统提供的电话会议功能，使多个会场实现异地语音交流的会议形式。20世纪中期至末期，这种会议形式，在沟通交流重要情况、传达布置紧急任务方面被普遍采用。2电视会议运用远程数字传输系统，声音和图像在不同地区的多个会场之间相互联通，使相隔千里的各分会场如同在同一会场内很方便的传输文字、图像和语音信息的会议形式。3计算机会议计算机和数字传输设备在网络支持下可实现非常灵活的网上多方对话。

6、这种网络上多方对话同时也是计算机网络技术支持下的会议组织和管理的新形式。此外，按会议地域划分，如国际性会议、全国性会议、地方性会议等；按会议召开的阶段划分，如预备会议和正式会议；还有像前文按会议目的划分，如为商讨研究的会议、为沟通信息的会议、为表达意愿的会议等。以上会议分类方式都只是相对而言，没有绝对的标准。三、会议的申报与审批会议无论大小，都有提议和决定召开该会议的过程或者程序。这种程序，视会议性质、内容、规模而不同。对于例行的常规性工作会议，如经理办公会，需要提议和审定的往往不是会议本身的必要性，而是会议应讨论研究的内容及议题。而对于更多的非例行、非常规的会议，比如企业的客户联谊会、年终表

7、彰会、产品鉴定会、订货会，则这一程序应包括对会议的必要性、会议的内容形式、规模、出席范围、经费预算等一系列内容的申报和审批。1会议申报与审批的形式一般而言，会议申报与审批大体有三种形式。一是口头申报形式。对于小型座谈会、简短的碰头会、一般问题的现场会、报告会等，由职能部门负责人口头向主管领导人提出召开会议的要求，由主管领导视情况当即答复或讨论研究后答复。二是书面申报形式。由申办会议的部门将需召开的会议的目的、议题、规模、形式、时间、场地、出席范围、所需经费等项写成综合性文字材料，上报机关领导，经研究协调后，由领导审定批复，或责成秘书部门按领导研究意见予以回复。三是会议申报形式。在办公会、联席会

8、议或其他工作会议中提出要召开某一个会议的要求级会议的大体方案，在会议上由领导研究，决定是否批准该要求和方案。对于一些较复杂的大型会议，即使办公会议上领导人原则同意后，仍需要责成秘书部门会同有关职能部门综合协调，反复研究后，修改、制定出详细的会议预案，再次交办公会审定或报主要领导人审批。为避免会议的重复，“会出多门”，或者会海现象，以及议而不决，甚至劳民伤财，有必要加强会议的申报与审批工作。2会议审批的原则尽管各种会议的申报与审批形式不同，但精简从严的审批原则却大体一致。秘书部门对有关职能部门申报召开的会议，要本着精简从严的审批原则，严格把好审批关。要分析会议是否有必要开，能否合并开，可否用其他

9、方式解决问题等。对于可开可不开的会议，要向职能部门说明情况，协商变通解决。如仍不能取得一致意见，应上报领导裁定。对必须召开的会议，也应本着严格控制的精神，在规模、规格、时间、经费方面从严把握，在与申办会议的职能部门会商一致后，报领导批准。在企业中虽不至于形成某些党政机关“会海成灾”的现象，但这种精简从严的会议审批原则对提高管理效率、避免资源浪费，仍是十分必要的。会议审批还应遵循“一枝笔”的原则。与前所说不同的是，精简从严的原则是针对会议本身而言，会议审批“一枝笔”的原则是针对会议审批管理而言。在一些党政机关、大型企业中，众多的部门，复杂的事务，使得拟议需要召开的会议甚多。为加强管理，避免会出多

10、门、会海成灾，必须由机关的一个部门负责会议审批把关，以更好的执行会议审批精简从严的原则。在党委、政府机关里一般由秘书长把关，在企业中也大都授权由办公室主任或行政事务部负责人审批把关。第二节、会务工作的具体内容所谓会务工作是指有关会议的具体筹备、组织和服务工作的总称。以单位名义组织的各种会议，大都由该单位秘书部门参与筹备和组织，有许多会议直接由秘书部门召集。至于大型会议的秘书处，更是专门为组织筹备会议而设立的机构。要开好会议，使会议有效率，达到预期目的，就必须认真组织好会议。有人认为开会很简单，通知一下，几个人就可以在一起开会了。而事实上，没有认真做好组织工作的会议，是很难开成功的，不是不欢而散

11、，就是开成了马拉松式，解决不了问题。所以有人说，开会容易，开好会难，是有道理的。精心组织的会议，会议的主持者只是幕前指挥者，而大量的工作是由后台工作人员会议筹备者去完成的。开好会议，需要会议各方面的“角色”（即会议的主持者、参加者、组织者和服务者）共同努力，才能达到预期目的。在通常情况下，会议的组织者、服务者、即会务工作人员的工作情况是影响会议质量和效果的重要因素。一、指导会务工作的原则1准备充分会议不论大小，都应有充分准备，围绕会议的目的展开调查研究，搜集必要的背景资料和统计数据，了解群众的看法和意见等等。重要会议还要事先准备好会议文件，如动员会中的领导人报告、经验交流会中的发言材料等。决策

12、性会议应将讨论的方案预先印出，会前送有关与会者审阅。这样开会讨论时与会者才不会感到突如其来，发表意见毫无准备，避免出现职能部门用一两个月制定的方案，却可能要求与会者在一二十分钟里表明取舍态度的现象。2组织严密会议有些什么具体内容、会议如何开、讨论议题可能出现什么情况，会前都要逐项研究，安排到周密制定的预案之中，使会议过程中的各项工作有条不紊。规模较大的会议，组织工作更为重要。3服务周到对会议服务工作的各个细小环节都要考虑周到，以免因小失大，造成忙乱现象。某地有一次召开咨询会，请各方面专家谈本地区发展规划。各方准备一应俱全，但临到开会时，专家准备演示事先准备好的文稿，却出现了找不到投影仪遥控器的

13、尴尬局面。一时，台上台下，手忙脚乱，影响了会议进行。秘书人员应从类似小事中吸取教训。对琐碎的会务工作尽可能地考虑周全，服务周到。4确保安全大型或特大型会议由于人数众多，要特别注意安全；有少年儿童和重要来宾参加的会更要确保安全。会议组织者应将安全问题作为一个特别重要的方面予以考虑。的994年，新疆某市一次教育系统汇报演出中，当会场出现火警时，由于疏散通道被堵，竟使300余人葬身火海，其中大多数为参加汇报演出儿童。这一沉痛教训应使每一个会议组织者，特别是大型会议组织者引以为戒。二、大中型会议的组织工作各种会议类型不同，内容各异，规模也有差别，会务工作的项目也不同，这里重点分析大中型会议会务工作的一

14、般要求。大中型会议工作内容繁多，且视会议议题，规模不同而有差别，但概括起来说，大都有以下六个环节：会议预案；会议文件准备；会议通知；会前检查；会间调度；会后整理。（一）制定会议预案所谓会议预案就是会议的筹备方案，制定好预案是开好会议的前提。会议预案一般包括以下内容。1会议名预案中首先明确会议名称。会议名要名副其实。会议名称不同，其性质、规模也不同，如座谈会于报告会不同，表彰大会于总结会议有差别。因此，首先要给会议“正名”。2会议时间会议时间包括会议何时召开和会期长短两项。会期长短应与会议内容联系起来考虑，能够在半天开完的会，就不要免强拉长到一天，更不应该预先毫无估计，开到何时算何时。预案中应写

15、明会期，由领导人最后拍板通过。3会场开会地点，会场设置，要结合参加会议的人数和会议效果来综合考虑。一两百人的会议，就不要勉强在可容1,000余人的大礼堂召开。党政机关和企事业单位的秘书部门，平时要掌握本单位或附近的主要会场、礼堂、宾馆的数据资料，包括会场、招待所可容人数，会场座号排列方法、舞台大小，宾馆单、双、多人房间数等基本情况。代表须集中住宿的会议，会场安排还要与宾馆或招待所一起考虑，按会议的规格、出席人数等因素选择适当的会议地点。4出席范围会议出席人数事先要有比较精确的计算。会议开到哪一级（总公司、分公司、部门或车间），哪些单位派什么人出席，哪些单位应有人列席，都应心中有数。这也需要秘书

16、部门平时注意掌握本公司、本系统的基本资料（如下属单位数、部门数、某级干部人数等等）。大型会议活动，应专门成立“组织组”负责考虑会议参加者的范围、人数及名单分配。5会议票证小型会议的票证很简单，凭会议通知或介绍信即可。大型会议则需要专门印刷入场证和其他票证，重要会议还要为工作人员印发证件。比如大型游园联欢和重要集会，应有各种入场证、各种工作证、各种汽车通行证。重要的代表大会有出席证、列席证、请柬等。会议票证制发的应兼顾会场安全和工作方便2方面。6会议筹备班子的职责分工会议筹备班子中有关方面（比如会务组、秘书组、后勤组）或有关人员的职责，一定要在会议预案中划分清楚，以便预案中规定的各部门分别按照其

17、职责要求去完成会议筹备和会议其他工作任务。特别是临时组织起来的大会指挥部、秘书处、会场的工作人员，平时缺乏分工协作的实践，更应在预案中明确各方的任务和协作要求，以期密切配合、共同努力，组织好会议。7会场布置会场通常为方形、长方形，也有布置成马蹄形、圆型、八角形、山字型、而字型，视会议需要而定。会场布置要讲究“气氛”。庆祝会要布置得气氛热烈，履行法定程序的会场要布置得庄严，追念哀悼性的会场要布置的肃穆。会场的布置，包括会场主席台上方会标字体与横幅颜色的选择，会场周围标语、口号的制作以及台口花卉的摆放。会场的布置也包括场地的划分以及进场退场的路线。人数很多的大型会议，如在体育场、露天广场上召集的会

18、议，应有会场平面布置图。要特别注意，大型集会中与会者是分散进场集中退场的，应避免出现由于集中退场而通道不畅，发生人群拥挤，践踏伤人事件。此外，会场音响效果、照明设施、通风设备、菜水杯盘、录音录像设备、场地卫生设施、会场保安设施等，都应在会场布置中考虑如何妥善安排。会场音响事先调试妥当，不要临场调试，避免会场出现强烈的回输啸叫声。会议期间，在多路话筒语音信号同时接入时，音响控制室工作人员应密切注意会场发言人的转移变换，在多路调音台上适时将某路话筒传输信号强度提升或消除。特别要避免在主发言人信号输出时，其他多路话筒中却传出与会议无关的声响，比如主席台上就座的某些人员与其他人员讲述无关会议主题的声音

19、，影响会议效果。重要会议的录音工作要有专人负责，录音工作人员应全程监听录音效果，适时更换磁带。使用无线话筒录音时，特别要避免由于无线话筒的频率飘移或信号减弱，造成录音不清晰，甚至一片空白，以致留下无法弥补的遗憾。会议进行中，如有现场摄像工作，要充分考虑摄像照明对会场供电负荷的影响。若多个至摄像照明灯接入同一相电源中，可能造成某一相电流过大而致使断电。即使马上采取紧急措施，也会严重影响会场气氛。8主席台主席台是会议参加者注目的地方，也是会场布置的重点，应在预案中单独列为一项。主席台布置除前面提到的会标外，还有国徽或纪念人画像、旗帜等的悬挂问题。重要会议的主席台座次名单也是会务工作中必须考虑的重要

20、问题，常常由秘书部门负责人亲自安排，并及时送领导审定。至于一般会议，则不必把众多的领导请上主席台，只要主持人和发言人上台即可。主席台上的座位安排，应根据领导审定的座次名单事先用名签（席次卡）标明。主席台上若有外宾，名签上面对外宾一面应使用其本国文字或英语。话筒布置也要注意选择最佳位置。主席团或负责同志的休息场所应有专门安排。9会议议程会议议程通常是指会议所要解决、处理问题的大体安排，一般须经大会通过。会议议程必须体现在妥善安排的日程中。也就是说，议程比较概括，日程比较具体；各项议程在会议期间何时进行，要在日程中显示出来。将日程具体分解，可以看出半天或一天的会议内容的先后顺序，这就是会议进行的程

21、序。大型会议的议程、日程、程序必须划分得很清楚。小型会议则将三者合而为一，统称之为议程。小型会议，议程可由主持人掌握。大型会议议程影印发给主席团全体成员。秘书工作人员在制定会议预案时，应首先了解会议议程，并以此作为初步日程安排，由有关领导人审定通过。会务人员在会议期间应根据议程或日程，事先做好准备。例如举行经验交流会，会务人员应事先将发言人提前请上后台等候或在台下前排就座，并由专人负责联系，不要在会上喊发言人上台或到处找发言人。10经费预算会议活动的经费视会议规模大小、规格高低而定。但只要会议涉及经费问题都要事先做好预算，以备领导审核。以上十项是一般会议预案的主要内容，有些会议还有选举、发奖、

22、摄影等活动，也应列入预案之中。11选举投票的组织工作各种代表会议往往有选举投票工作。投票地点、票箱的设置、唱票间隙的活动，都应在预案中有所安排。如果用计算机处理选票，会务工作人员也应做好相应的准备工作。12发奖活动的组织工作表彰大会往往都有发奖活动，气氛既要热烈，又要防止错乱，预案中应就此列出专项，做好安排。例如台上奖品的排列顺序应与领奖人上台顺序相符。重大会议的发奖仪式，应将领奖人员安排在台下前排按顺序就座，必要时事先可预言，以便事先发现问题，避免错乱。会务工作人员应预先向领奖人说明上台领奖的礼仪和程序。如果有现场摄影录像活动，更应将注意事项先通知有关人员。领奖后，如发现奖品错发，可以会后再

23、进行调整，不宜在会场上调换。13集体摄影活动组织工作大型会议的集体摄影活动看起来不过是几分钟的事，但会务工作人员往往要为此花费很多精力。会议预案中应对集体摄影活动周密安排。人员队列安排应有平面布置图；在人数众多的集体摄影中，进入摄影场地路线和进退场先后次序应有明确规定；摄影场地的站台长度计算准确，并留有余地，各排应留有足够的高度差；领导人座次应在椅背上将姓名作出标示，整个摄影活动要有专人统一指挥。14特殊活动的安排有些特殊性的会议，如节日的焰火晚会，也应列入节日庆祝预案之中。如焰火施放地点与联络方法应作明确规定。应当指出的是，特大型会议内容较多，组织工作复杂，预案往往是由大会整体实施方案和各组

24、具体工作实施方案（如秘书组、组织组、宣传组、保卫组、后勤组等各组具体实施方案）组成。大会筹备处和办公室从整体列出各组工作要求，而由各组再行拟定具体方案。会议预案形成文字后，经过审批，由各个方面遵照落实，并作为会后检查的依据。（二）会议文件准备会议审议的文件材料，应在会前数日分送与会人员审阅，让他们有时间准备意见，特别是研究工作方案、审议工作计划的会议，这一环节很重要，会直接影响会议的效率。为了准备好会议的主要文件，秘书部门应根据领导意图，有的放矢地进行调查研究，提出解决问题的方案，拟出文件。如有必要和可能，还应将拟定的初稿，分送有关单位征求意见，然后修改定稿。会前做好有关文件的准备工作，可以使

25、会议议题比较集中，保证会议的基本目标得以实现。会议文件一般不宜过长、过多。特别是经验交流会的典型材料，一要真实，二要简短，以千字为好，要力求短、小、精（即篇幅宜短，题目宜小，内容要精），不要长、大、空，要使人听后有“看得见、摸得着、跟着学”的感染力。会议文件应事先打印好。印刷会议文件，应认真校对，避免差错，特别是统计数字、计量单位、人名地名、要力求准确，务必反复核对。文件印刷份数要比预计发放份数多些。文件宜在代表报到时发给，不要开会时在会场上散发，影响秩序，干扰会议。（三）会议通知会议通知必须简明扼要。那种用“为了”起句，然后摆出1一大堆依据，把会议时间、地点放在最后的写法，不能使人开门见山地

26、得到会议信息，应尽量避免。会议通知必须具备“七要素”（也有称之为“七个清楚”）：会名、会期、开始时间（月、日、星期，上、下午或晚上几时）、地点、参加会议人员范围、入场凭证、筹办会议的联系单位等。会议通知的一般体例是：兹定于月日（星期）午时在地点召开会议，会期天，参加人员为，凭入场，有关会议的具体事宜，请与联系（电话号码）。如果是本单位内部组织的会议，最后两项可省去。会议的住宿、膳食安排，携带文件或其他特殊要求，也应视需要写入。对于参加会议的人员范围，应注明出席对象、人数、职务，切忌含糊不清，把出席范围笼统地写成“有关负责同志”，使人不得要领。会议通知的信封应注明是“会议通知”，并要注明送到日期

27、，这样，可以作为急件及时递送，避免误时误事。重要会议的会议通知发出后，还应跟踪落实，用电话与参加会议人员联系，检查通知是否送到，了解对方是否能如期出席会议。特别是对会议中的关键人物，通知发出后一定要注意落实。会议通知可将会议的有关票证一起附上，如入场券、汽车通行证等。但分发票证时，应留有必要的机动数，以解决不可预见的临时需要。重要会议的通知发出时，还应准备好代表座次、住宿房间、就餐安排、乘车号码、小会地点、编组名单和其他准备事项。这些事项附件能随通知附上，则一起发出；不能一起发的，至少要在会议参加者报到时通知他们。（四）会前检查会前检查是落实预案、保证开好会议的重要一步，重要会议在会前要多次反

28、复检查落实。会前检查，一般分为由领导人听取大会筹备处各组汇报和现场检查这两种方式。其中，现场检查是主要形式。检查的重点是会议文件材料的准备、会场布置以及安全保卫工作等等。大型会议的会前检查还包括警卫部署，票证检验人员的定岗定位，交通指挥及主席台服务人员的就位，供电安全、疏散通道的检查，特别是会议播放乐曲的光碟或磁带的检查等等。有的大型会议活动因为播放乐曲的光碟、磁带检查不认真，出现笑话甚至严重的错误而导致会场秩序哗然，影响会议进程。（五）会间调度1会议签到制度会议签到可以及时了解该到会的人是否到会，准确的统计到会人数。对于股东大会、董事会来说，这关系到是否达到法定人数，选举结果和通过的决议是否

29、有效的大问题。为了保证执行签到制度，有的会议还采取了周密的签到卡、签到图的措施。在规模较大的会议中，采取划片安排座位的办法，由会务工作人员核对其介绍信或入场券，执行签到制度。2候会制度有些会议，议题较多，与前一议题无关但必须参加后一议题汇报讨论的人员，秘书部门可根据预计的各个议题讨论时间，通知他们在讨论前到达，另行为他们安排地方候会。这是保证会议有条不紊进行的必要措施，也是保证各议题讨论内容不致扩散的重要措施。秘书部门应指定专人管理这件事，对各项议题讨论时间的估计应尽可能大体准确，以免候会过久。坚持候会制度也是改进会风，减少不必要的“陪会”现象的一种办法。3会议特殊情况的应急措施会议进行过程中

30、可能发生临时变动，如调整议题、临时动议、增加与会人员以及其它特殊情况。秘书部门要根据情况，采取应急措施，做好临时调度工作，始终有人在场服务。4做好会议记录，写好会议简报会议记录是本单位的核心机密，也是重要的文书档案和会议内容与进程的真实凭证。秘书人员要认真做好记录，做到主要观点不遗漏，重要决定不错漏。字体要工整，并使用专用记录纸，必要时会后还应加以整理。记录要用钢笔、毛笔，不要用铅笔、圆珠笔、红色笔。会议内容应保密。会议简报是用来交流会议情况，指导会议进行的重要工具，要求新、求实、求短、求快，迅速反应值得注意的动态与问题。5大型集会的现场指挥大型会议活动，要有现场指挥，并运用现代化联络手段（如

31、有线广播、无线电对讲机和其他联络信号等）来调动队伍，处理突发事件，保证集会的顺利进行。（六）会议结束和会后整理会议结束和会后整理工作包括会议内容总结、会议纪要、代表离会工作、会议新闻报道、会务经验总结等。1会议总结并非所有的会议在结束时都要有总结，如各种代表大会、劳模会、表彰大会，闭幕时可根据需要作一简短的“闭幕词”。但有些会，如一年一度的计划会议、科技会议、教育会议等，大都需要在会议结束时作总结。这些会议牵涉到事业发展规划以及各有关方面需要承担的责任，对于会议中提出的各种方案、意见，经过讨论之后，应由负责同志在会议结束时作出结论，以便大家有所遵循。秘书部门协助领导人准备会议总结时，切忌照搬会议开始时的工作报告，应将讨论的内容进行集中归纳，概括总结，内容要具体，措施要得力，行得通，办得到。一般小型会议，可由主持人即席小结，不必写成书面总结。2会议纪要如果会议讨论、决定的事项涉及到几个部门、几个单位，需要有案可据，协同行动，可写出会议纪要，以便分工负责，贯彻执行会议的决定。3会议代表离会工作对于外地来开会的代表，会务工作人员应做好他们离会的安排工作，事先了解他们返回的日程和交通工具，代为购买车船票、飞机票。个别需要暂留的代表，应妥善安置他们的住宿生活。4会议新闻报道需要发布新闻报道的重要会议，既可发综合消息，也可发典型报道。本单位有报纸的，必要时还可配上评论、社论。