物业前期接管工作流程说明范本.docx

1、物业前期接管工作流程说明范本工作行为规范系列 物业前期接管工作流程说明（标准、完整、实用、可修改） 编号：FS-QG-69240物业前期接管工作流程说明Pre-takeover workflow of the property说明：为规范化、制度化和统一化作业行为，使人员管理工作有章可循，提高工作效率和责任感、归属感，特此编写。项目物业前期接管工作流程说明*签订物业管理委托合同由开发商选聘物业公司，并签订物业管理委托合同。*委任物业公司总经理，招聘高、中级管理人员1.由总部委任或对外招聘具有多年物业管理经验的总经理1名。2.招聘各部门经理、主管、员工综合部:经理1名、行政主管1名、总经理秘书1

2、名、采购员1名、文员(兼库房管理员)2名;财务部:经理1名、会计1名、出纳1名;管业部:经理1名、客务主管1名、内务主管1名、客务代表2名、前台接待2名;保卫部:经理1名、消防主管1名、保安主管1名、消防执机员4名(含领班1-2名)、保安员4名(含领班1-2名);工程部:经理1名、强电主管1名、弱电主管1名、空调(生活水)主管1名、土建主管1名、技工2-3名/专业(约12人);建议:在招聘技工时，可以选聘项目工地施工队中对本物业项目(本专业)较为熟悉、了解，技术、素质水平较高的人员，纳入公司编制。说明:因物业公司组建之初，所招员工对本物业及大厦工程具体情况不很熟悉，招聘施工队的人员可以从旁协助

3、工程部经理、主管尽快了解大厦工程情况。“公司初期人员架构图”附后*筹备前期物资，编写前期文件，并到相关政府部门备案1.各部门共同汇编的文件:.房屋使用、管理、维修公约.房屋质量保证书.房屋使用说明书.房屋交付(入住)通知.入伙授权书.业主(使用人)服务指南.装修管理规定.办理装修流程说明.治安、消防协议书.二次装修施工区域治安、消防承诺书.二次装修协议书.业主联络资料登记表.收楼须知.物业管理费收费标准.公约承诺书备注:房屋使用、管理、维修公约编制后需经开发商确认，并到北京市居住小区管理办公室进行备案，备案生效后执行。建议:公约承诺书与治安、消防协议书可装订成一册(一式三份)，在业主收楼时发给

4、业主，由业主签字(盖章)认可、执行;公约、房屋质量保证书、房屋使用说明书、业主(使用人)服务指南、装修管理规定、办理装修流程说明可合装成一册，作为业主收楼时的用户手册。同时，在用户手册正文内容前增加:“总经理致辞”。2.各部门在前期阶段编制的文件、规定，以及需要在前期办理的事宜。综合部.编制员工手册，经公司领导批准后，统一印刷成册。.制订员工考勤制度，建立“考勤登记表”、“月考勤汇总台帐报表”。.制订员工奖惩条例，建立“员工过失单”、“奖励审批单”。.制订员工聘用办法，建立“应聘面试登记表”、“入职循环单”、“转正审批表”、“离职结算表”、“调动通知单”、“劳动合同续签审批单”。.制订员工培训

5、规定、培训计划，建立“培训审批表”、“培训协议”。.制订物资采购、验收、入库、报销流程。.制订员工工服管理规定，建立“制作工服通知单”、“工服更换通知单”。.制订员工请假制度，建立“休假申请单”。.制订薪金实施细则，建立“工资报表”、“薪金明细表”。.制订印章管理规定，建立“公章启用、报废、移交登记表”、“用印申请”;统计公司各种印章，经总经理审批后统一刻制(公章、管业部章、保卫部章、工程部章、财务专用章、文件传阅章、审批合格章、餐票专用章、浴室专用章)。.制订库房管理规定，建立“物品入库登记单”、“物品领用单”、“物品入库验收单”、“库存物品台帐”、“月收、发、存报表”、“采购申请单”。.制

6、订内部行文管理规定，建立“文件签收表”、“内部请示报告”。.制订档案管理规定，建立“档案分类表”、“档案(一、二、三级)目录表”、“档案借阅登记表”。.制订部门运作手册:人员编制、岗位职责(经理、行政主管、总经理秘书、库房管理员、文员)、工作程序、管理制度。.联系印刷厂，对需要印刷的各种表格、信封，经总经理审批后统一印刷。.制订开办费使用方案，统计、制订前期开办物资的配置内容、标准，并负责前期采购工作;建立“固定资产台帐”、“个人办公用品台帐”。.制订合同、协议审批制度、合同、协议管理办法，建立“合同、协议审批单”、“合同、协议付款内签单”。.制订计划性工作管理办法，建立“年度(月度、周)工作

7、计划、总结报表”、“计划、总结考核统计表”。财务部.制订财务报销管理制度，建立“付款申请及报销单”。.建立二次装修“付款内签单”、“装修押金登记表”、“装修管理费统计表”.制订现金支出管理规定。.编制部门运作手册:人员编制、岗位职责(经理、会计、出纳)、工作程序、管理制度、。.制订预算管理制度，建立“年度预算报表”。.编制固定资产购置方案。.制订库存盘点制度。.制订内部收支报表制度，建立“月度收支报表”。.制订发票、收据有价票据的管理制度。管业部.制订物业管理收费标准明细:物业管理费(押金)、车位费(押金)、租线费(押金)、装修管理费(押金)。.制订业主(使用人)收楼流程，建立“缴款通知单”、

8、“工程返修单”、“返修工程验收单”、“钥匙交接表”、“备用钥匙封存表”、“业主签到表”、“业主档案”，并告知此流程中涉及的部门。.制定业主(使用人)二次装修管理流程，建立“业主(使用人)装修施工申请表”、“装修审批单”、“装修施工许可证”、“验收申请表”、“施工变更单”、“业主装修区域巡检表(管业部)”、“施工人员出入证”。.制订有偿服务价格表:维修费、车位费、电话费、装修管理费、能源费、特约服务费。.制订部门运作手册:人员编制、岗位职责(经理、客务主管、内务主管、客务代表、前台接待)、工作程序、管理制度。.编写车位租赁(购买)协议书、电话租线(购买)协议书。.落实垃圾房的位置，业主垃圾放置地

9、(楼层垃圾间)。保卫部.制订停车场管理规定、自行车场管理制度。.制订巡视管理规定，建立“治安巡视记录表(公共区域)”。.制订物品出门管理规定，建立“出门条”。.制订钥匙使用管理规定，建立“钥匙发放记录表”、“钥匙使用登记表”。.制订备用钥匙启用管理规定，建立“备用钥匙启封审批表”。.制订一装、二装交叉施工管理方案，建立“施工、装修期间巡视表”、“夜间情况检查表”、“消防设备、设施日检记录表(业主装修区域)”、“二次装修施工现场检查表”。.制订灭火器租用管理办法，确定租金费用(押金)，建立“灭火器材配置记录表”。.制订施工违规级别明细，建立“违章通知单”。.制订成保人员岗位职责，建立“成保人员月

10、度工作考核表”.制订中控室(监控室)管理规定，建立“录像磁带台帐”、“消防中控系统记录表”、“治安监控系统记录表”。.制订警具使用、管理办法，建立“警具台帐”、“警具启用、报废登记表”、“特殊警具使用审批表”。.制订部门运作手册:人员编制、岗位职责(经理、主管、领班、保安员、消防执机员)。.制订明火使用管理规定，建立“动火许可证”。工程部.制订物业接管前巡检办法、计划，建立“工程遗留问题跟进记录”，并随时将工程遗留问题通知开发商。.制订专业机房管理规定:强电专业(变配电室、柴油发电机房)、弱电专业(电话机房、电梯机房、卫星电视机房、电脑机房)、空调生活水专业(空调机房、新风机房、生活水箱间、中

11、水处理机房、消防泵房、污水泵房、隔油池)。.联系物业办公用房，确定装修方案，并负责跟进装修施工进度。.制订项目接管验收细则，建立“验收单元交接书”，按专业、具体内容划分。.建立业主(使用人)二次装修“装修质量验收表”。.从项目工地施工队中选拔对该项目工程了解全面的专业技术人员，聘用至工程部。.经理带领部门主管、员工学习、熟悉物业内全部工程、设备内容。.编制部门运作手册:人员编制、岗位职责(经理、主管、领班、技工、工作程序、管理制度).制订设备运行保养检修计划(各专业设备)，建立“设备保养卡”、“设备保养计划表”*联系政府部门、相关单位，办理相关手续1.联系工商所，办理企业营业执照2.联系税务所

12、，办理税务登记3.联系银行，开通公司帐号4.联系劳动局，电梯审检，领取合格证、特殊工种报检(开发商)5.联系北京市居住小区办公室，核准公约6.联系供电局，确定供电方案及价格(开发商)7.联系自来水公司，确定供水方案及价格(开发商)8.联系节水办，确定节水方案(开发商)9.联系煤气公司，确定通气方案及价格(开发商)10.联系热力公司，确定供热方案及价格(开发商)11.联系电话局，电话报装开通及产权分界12.联系交通大队，报车场管理方案13.联系邮电局，为物业通邮14.联系环卫局，落实垃圾清运价格、方式15.联系绿化队，确定绿化维护方案及总体费用(开发商)16.联系物价局，报物业管理收费标准(开发商)17.联系当地派出所，报社区门牌号码(开发商)18.联系外管局，报涉外关系(开发商)19.联系广电局，报光缆信号传输相关手续(开发商)20.联系公安局，报内保关系21.联系安全局，报卫星电视的涉外节目(开发商)22.联系防疫站，报检生活水箱，取合格证(开发商) 请输入您公司的名字Foonshion Design Co., Ltd