档案室的建立及规范管理工作项目可行性计划方案.docx

1、档案室的建立及规范管理工作项目可行性计划方案 档 案 管 理 工 作 计 划档案管理是科学化、系统化的管理工作，除了对专业方面的要求之外，对软件方面的制度建设和硬件方面的设施配备等也提出了严格的要求。主要从以下几方面，谈谈对档案工作的简要理解和认识及下一步的工作计划。1、档案室的建设档案室是档案管理的基础和前提，档案室的筹建要遵循一定的原则和要求。 （一）档案室建设规范1、适用范围为适应公司档案管理需要，使档案室建筑设计符合功能、安全、卫生等方面的基本要求，制订本规范。 档案室建筑设计除应符合本规范外，尚应符合国家现行有关强制性标准的规定。 2、档案室设计原则（1）原则上档案室设在办公楼二层-

2、三层，一层太潮湿，顶层太暴晒。（2）档案室应集中布置，自成一区。区内不应设置其他用房，其他用房之间的交通也不得穿越档案室。（3）档案查阅室应与档案室分开自成一区。朝向以北向为宜，避免朝西，不宜设在地下室。3、档案室建设要求（1）档案室面积不应小于40平米，以能存放20-30年档案为佳。档案库房和档案员办公室分开，最好为里外套间形式。（2）档案室内净高不应低于2.4m。当有梁或通风管道时，其局部净高不应低于2.2m。（3）档案室内墙及地面都应做好防水处理。（4）档案室的温湿度要求应符合表3.1的规定。每昼夜波动幅度要求温度不得大于2、相对湿度不得大于5%。档案室的温湿度要求 表3.1温湿度范围采

3、暖期夏季温度1424不小于14不大于24相对湿度45%60%不小于45%不大于60%（5）档案室楼面均布活荷载应为5kNm2。采用密集架时，不应小于12kNm2，或按实际需要确定，考虑楼层板承受力。（二）档案库房管理制度 档案库房要有专人管理，钥匙专人保管，钥匙要集中存放，不准随身携带。非本室工作人员未经许可，不准擅自进入档案库房，确保档案安全。1、确保档案室安全，门窗及时关闭上锁，非工作人员不经允许不准进入档案室，节假日、周末要进行安全检查。2、库房内严禁吸烟和堆放易燃易爆品及其他杂物，落实“六防”措施，保持库房整洁。 （1） 防火。室内严禁吸烟，严禁放易燃品。（2） 防尘。门窗缝隙要密封，

4、经常打扫卫生，保持整洁。（3） 防潮。室内放温度计、湿度计，要经常观测室内温度、湿度变化情况。（4） 防虫。室内每年放置一次性杀虫药剂。（5） 防鼠。室内每年放置一次防鼠药剂。（6） 防强光。门窗设不透明布帘，以防曝晒。3、 做好库房温湿记录，并根据季节的变化采取适宜措施，以延长档案的寿命。4、库房内橱柜要排列整齐，统一编号，橱柜从左到右，橱内从上到下编号排列，档案橱、架等设备，要注意保养维修。5、对库内档案要经常检查，发现问题及时解决。正确使用库房内的设备，不断进行维修保养，使之安全运转。6、档案管理人员要增强事业心和责任感，严格查阅制度，每次下班前对库房门窗、电源等进行详细检查，杜绝以外事

5、故的发生，确保档案的安全。二、档案室设施配备（一）档案室设施配备1、原则上采用密集架存放档案，档案室内配备适量组密集柜。楼面均布活荷载不满足密集架要求时采用铁皮五节档案柜存放档案。档案室内装具排列的各部分尺寸：主通道净宽不应小于1.00m，两行装具间净宽不应小于0.80m，装具端部与墙的间隔不应小于0.60m。2、档案室配备一台不小于两匹的壁挂式冷暖空调进行室内恒温；同时配备足够数量的自动灭火器。3、档案室配备办公桌一个，桌面面积不小1500*700mm，用于整理档案资料。4、档案室应安装防盗门，档案室位于建筑物5层以下设有窗户的应安装防盗窗护栏。5、配备除湿器，保持室内合适湿度。温度计、湿度

6、计。6、配备现代化管理设备：具体电脑、放像机、刻录。机、照相机、摄像机、复印机、录音机（笔）、扫描仪、移动硬盘、U盘、打孔机、订书机、粉碎机等现代化设备。7、档案盒（文书档案盒和科技档案盒两种）；档案专用章；其他办公用品等。8、档案管理软件，可根据情况选用。（二）档案现代化设备管理使用制度1、档案现代化设备要专人管理，经常检查、保养，不准外借。2、电脑操作要专人负责。程序运行要严格按照操作规范和系统要求进行。操作员不准私自更改运行的程序。要自觉接受领导的监督和指导，自觉遵守各项管理制度。 3、工作期间，严禁个人使用放像机、摄像机等设备进行娱乐，否则视情节轻重给予经济处罚。4、凡本单位人员因公借

7、用照相机、摄像机者，其所拍照片和录像要完全由档案管理人员决定是否存档。5、微机室的管理人员，要经常检查门窗、电源，杜绝一切隐患，确保各种机器的安全运行。三、档案管理制度（一）管理思路 1、为加强档案管理工作，提高档案管理的整体水平，使档案管理工作更好地为生产、经营、基本建设等各项工作服务，根据国家有关法律、法规等一系列规定、规范、标准，结合山东泉利置业有限公司(以下简称“公司”)具体情况制定本办法。 2、公司档案是指各部门在生产、管理、开发、建设、经营等活动中形成的、有保存和利用价值、并按归档要求整理归档的文件资料、音像制品、奖品实物等全部资料。3、档案管理工作是公司工作的重要组成部分，是企业

8、管理的主要基础工作之一。公司各部门应把档案管理工作纳入本部门重点工作。（二）管理原则 公司档案是公司各项工作活动的真实纪录和历史凭证，必须实行集中统一的管理原则，确保各类档案达到完整、准确、系统、安全和有效利用。（三）管理目标综合行政部是公司档案管理工作的归口管理部门，综合行政负责人对档案管理负直接责任，对公司档案管理工作进行统一管理。主要任务是：1、贯彻和组织实施党和国家有关档案管理工作的方针、政策；接受档案主管的领导、检查和监督；研究制定公司各类档案管理的实施办法、规范、标准和制度；对公司各部门的档案工作进行检查、监督和指导；直接管理公司的档案。2、综合部设专职档案管理人员，具体负责公司文

9、件资料、实物和音像制品的档案管理工作，业务上接受上级档案管理部门的检查、指导和监督。同时与各部门的兼职档案员进行工作上的联络和对接。（四）管理重点1、各部门是档案工作的日常管理部门，承担文件、资料、图纸和实物档案的收集、积累、整理、立卷归档工作，并应定期按有关要求向综合行政部移交。移交的档案资料应达到“齐全、完整、系统、准确”的要求，并应在移交书面文件材料的同时移交电子版材料。2、财务部具体负责公司会计档案资料的管理，规范会计档案的借阅、保管及销毁手续，保证会计档案的完整及保密，以充分发挥会计档案的作用。财务档案也可以根据公司实际情况同文书档案归档在一起。3、综合部具体负责公司人事档案资料的整

10、理、立卷、鉴定和管理工作，做好档案统计，保证档案的安全和质量。4、各部门或个人均有权查询、借阅与本职工作有关的档案资料，并应按规定办理必要的手续。（五）主要管理措施档案的管理主要从归档范围、归档要求、归档时间、档案保管、档案保密、档案借阅利用、档案复印、档案统计、档案鉴定销毁等方面进行。1、归档范围（1）文书档案董事会、公司召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料。董事会下发的与业务有关的决定、指示、命令、条例、规定、计划、通知等文件材料。董事会普发的法规性和其它有查考利用价值的文件材料。 计划经营工作文件资料：关于发展项目的可研、立项报告、申报材料、上级批复、发展规划、资本、资产运营效益分析、

11、报告、办法、制度、合作协议、经济活动分析、经营承包等文件资料。上级领导检查、视察工作时的指示、讲话、题词等材料。公司在工作活动中形成的具有保存价值的文件材料。公司与有关部门或单位签订的合同、契约、协议等文件材料。公司制定的工作条例、章程、制度、历史沿革及反映本公司重要活动的文件材料。宣传本单位的新闻、通讯报道等文件资料。行政文件资料：关于领导分工、启用印信、机构设置、治安保卫、租赁、购置办公场所、车辆，低值易耗品等管理办法、经理办公会、行政例会会议记录、纪要，外事工作管理规定、中外互访形成的协议、大事记等文件资料。安全生产管理文件资料：关于安全监察、生产管理、技术管理、教育培训等文件资料。（2

12、）科技档案属于公司管理的生产建设工程的初步可行性研究、可行性研究、初步设计、施工图、国家级或省（部）级重点工程的竣工图、工程管理方面的文件材料及图纸；科学技术研究成果申报、鉴定、评审、推广等文件材料。公司高、大、精、尖或引进设备的原始资料。公司所属单位大修、技改项目文件资料。（3） 会计、人事档案会计档案包括公司投资运营财务、基建财务、综合财务管理过程中形成的报表、账薄、工资表、凭证等。人事档案包括上级机关颁发的法规命令、指示、决定、决议、人事通知、人事任免、人事计划、规章制度等；公司人事通报、机构调整、任免、奖惩、人事计划、人事工作总结及规章制度等。（4）实物档案公司各项工作中所获得的荣誉奖

13、状、奖杯、奖牌、及各类奖励证书。上级领导或有关人士来公司视察工作或进行公务活动中所赠的题词、字画或礼品等。有关生产、经营、管理等方面所取得的资质证书等各类具有法律效力的证件。对外友好往来的单位、团体和个人赠与公司的具有纪念意义的物品。（5）音像档案主要领导人和行业领导人来公司视察工作或参加业务活动形成的音像资料。公司领导参加重要活动形成的音像材料。公司组织或参加重要外事活动形成的音像材料。公司召开的工作会议及其他重要专题工作会议形成的音像材料。公司重要表彰、庆祝及其他具有纪念意义的音像材料。记录公司重大事件、事故、遭受自然灾害的音像材料。国内外著名专家、学者知名人士来公司讲学及从事其他重要科研

14、、学术活动形成的音像材料。反映公司重大工程项目、科研技术、生产建设成就的音像材料。反映公司自身基建项目工程基地原貌、改造工程、竣工验收的音像材料等。不同时期录制的公司情况介绍或汇报，对公司发展具有特殊意义的音像材料以及其他反映公司主要职能活动和工作成果的音像材料。其他具有保存价值的照片、录像带等。2、归档要求各部门生产、开发、基建、科研、技术业务、经营等每项任务完成后，均要有完整、准确、系统的文件材料交公司档案部门归档保存。不是所有的文件资料都能归档，文件归档前应进行系统整理，经项目负责人和公司主管领导审定并签字(见附表归档审批表）。对暂时不能归档的重要文件材料，应列出清单交综合部保管。（1）

15、文书档案文件材料必须齐全、完整、层次分明，保持文件之间的历史联系，符合其形成规律。文件材料必须准确地反映公司生产、基建、经营、科研等各项活动的真实内容和历史全过程。文件材料必须经过系统整理，组成卷宗，符合案卷的质量要求，做到分类科学，排列系统，保管期限划分准确。文件材料应使用符合档案要求的字迹材料。文件材料应编制移交目录一式两份，交接时双方应在移交目录上签字，各存一份备查。（2）科技档案凡归档管理的科技文件材料，应齐全完整，能准确地反映工程项目的真实内容和历史过程。立卷应层次分明，符合形成规律，达到国家标准GB/T11822科学技术档案案卷构成的一般要求的规定。（3）会计档案会计档案归档时应做

16、到装订结实、整齐美观，编目齐全完整、标题书写工整，封面整洁，在封面上注明形成日期、卷内页数，并编造移交清册。（4）实物、音像档案实物、音像档案归档时，应对获得的时间、地点、内容等加以必要的文字说明，然后交档案室编号、保管并办理交接手续。3、归档时间（1）文书档案在各项生产、管理工作中形成的文件材料以及项目（产品）开发、基建工程、科研或其它经济活动中形成的合同、协议、图纸以及有保存价值的音像材料等，在任务完成或告一段落后，由文件材料形成部门负责立卷交公司档案室归档。一般在次年6月份之前完成上年度文书档案的归档。（2）科技档案公司重点建设项目、自身建设形成的文件材料、图纸在工程竣工验收后六个月内分

17、别向工程管理处等有关部门负责收集、整理、立卷，由项目专责人向综合档案室移交档案。科学技术研究档案资料，由具体负责部门于次年三月底前移交档案室。大型设备档案材料，由主管部门在设备开箱验收后一个月内向档案室移交。（3）会计档案财务管理中形成的会计档案在财务部保存一年后向主管部门移交。（4）实物档案实物档案应在获得后一周内向档案室移交。（5）音像档案音像档案形成后，一般应在二周至四周内由摄影部门移交档案室。4、档案保管（1）专职档案员在接收、移交档案时必须认真清点，核对登记。档案进库必须认真履行登记手续。每年10月对所保管档案进行一次清点核对，做到卷帐相符，并写出自查报告。（2）专职档案员应经常检查

18、档案保管状况，对破损或变质的档案要及时采取补救措施，进行修补或复制，并建立登记制度。（3）存放档案必须用专用橱柜。档案橱柜应有统一的反映存放档案内容的标牌，统一编号。档案排架的方法要科学，做到整齐美观，存放有序，系统反映档案类目设置的具体顺序，保证查找迅速。（4）档案保管要做到防潮、防水、防火、防光、防霉、防虫、防止有害气体的侵蚀、防止机械磨损。（5）使用档案时，不要将其放在近阳光、易淋雨、潮湿处。档案受潮后，禁止阳光曝晒，要在阴凉通风处晾干。（6）档案库房应配备温湿度控制和调节设备，其温度应控制在14-24，变化幅度不超过2,相对湿度控制在45-60%,变化幅度不超过5%。，并保持通风良好。

19、5、档案保密（1）公司档案管理部门负责公司纸质档案、电子档案及各种载体档案的保密工作。（2）凡属密级档案，由档案部门统一保管。（3）档案部门应当认真执行保密制度，完善保密措施，明确职责，确保档案机密的安全。（4）查阅档案的手续：查阅绝密级档案，必须经公司主要领导人签字审批后，由经手人拆封，方可借阅。查阅机密级档案，必须经公司主管领导和档案主管签字批准。查阅秘密级档案，必须经公司档案主管签字批准。查阅党内文件，查阅者必须是共产党员。（5）利用者借阅密级档案，必须履行审批手续，并只限在档案阅览室利用。（6）本公司在对外经济、技术交流与合作中需要提供档案资料的，必须经公司保密委员会审查，并经公司领导

20、批准同意。凡需提供涉密档案资料的，应以一定形式明确当事人须承担的保密义务和责任。（7）利用者必须维护档案机密的安全，不得抄录、复制档案机密，不得外泄、扩散档案机密。（8）专、兼职档案人员必须按照档案接受、保管、借阅利用制度，认真履行核对、签字、登记、注销手续。专、兼职档案人员要严守保密纪律，不得私自摘抄、复制涉密档案，不得传播档案机密。（9）任何人不得携带涉密档案或其复制件外出参观、游览、探亲访友和出入其他不利于档案保密的场所。（10）采取现代保密技术和防护措施，防止档案机密泄露。对泄露档案机密的，应视其情节轻重，按照有关规定给以必要的处理或处分；情节严重者移交司法机关处理。6、档案借阅利用（

21、1）专职档案人员必须树立明确的服务意识，具有高度的责任心和良好的服务态度，本着安全保密、方便利用、简化手续的原则，积极做好档案利用工作。（2）档案人员应熟悉所藏档案情况，及时了解公司各项工作对利用档案的需求，为档案利用者提供方便、介绍情况，努力满足档案利用需要。（3）借阅本本门业务范围内的档案需填写档案借阅登记单（附表档案借阅登记单），借阅超越本部门业务范围的档案及查阅党委会、总裁办公会纪要，审计等有关工作的档案材料，需同时填写档案利用申请单和档案借阅登记单。（4）外单位人员查阅本公司档案材料时，必须持所在单位介绍信，或能证明查档者身份的证件，经公司主要负责人同意方可查阅，并只限于介绍信写明的

22、范围。（5）借阅档案，要提出申请并办理借阅登记和填写利用目的。查阅档案，一般只限在档案阅览室内进行。需出具档案证明的，由借阅人摘录后注明档案年代、卷号（盒号），经档案室核对后加盖档案专用章。（6）利用者未经允许不得摘抄、复制档案。确需摘抄、复制时，应按规定经批准后由档案工作人员进行，不得复制与所查阅内容无关的档案，公司资质及机密、绝密文件复印件一次有效，在复印件空白处做“复印无效”标记。（7）公司档案资料原则上不外借，因工作需要确需外借时，一般文件须经档案部门负责人同意，重要文件须分管领导批准。外借档案原件一次最多不超过5份，借阅时间一般不超过5天，到期后仍需利用的，应向档案室说明情况，并办理

23、续借手续。（8）借阅或归还档案材料时，双方需详细检查清点，当面清销。利用者归还档案时，档案人员应及时检查档案的磨损情况。如有损坏遗失档案等情况，应及时报告主管领导，所发生的后果由借阅人全部负责，并按国家档案法等有关法律、法规处理。（9）原则上凡属秘密以上的档案、资料一律不得外借。需要查阅时，利用者持批准件征得综合部负责人同意后方可在指定地点查阅。（10）档案利用者必须爱护与妥善保管所借档案材料，严禁拆散、涂改、圈划、加注、更换、抽页、裁剪、折皱、销毁、污损及转借他人。严格遵守档案保密规定，不准自行拍照、复印，不得丢失或私自发表。（11)档案管理员应注意了解档案利用情况，对有明显利用效果或获得经

24、济效益的利用实例，应组织编写档案利用实例文字材料。(12)员工调离公司时，必须归还借用的所有档案资料，经档案室专职管理人员确认签字后，人事部门方可办理调离手续。7、档案复印（1）涉密文件一般不能复印，确属工作需要，必须经领导批准才能复印，并且履行登记手续。（2）保证复印材料的质量，复印的文件要清晰整齐，便于装订。（3）个人复印档案数量要严格控制，同份文件最多只能复印两份，废页不能外传，应及时销毁。8、档案统计（1）统计的内容数量的统计：包括档案的收集、整理情况、归档实存等，依据案卷目录、接收移交登记等有关方面记录进行。保管状况的统计：包括遗失、损坏等情况的统计，对遗失损坏的统计应注明人员、内容

25、、数量及原因。利用情况的统计：包括借阅、调卷及复制情况的统计，依据借阅、调卷登记及有关记录等统计人次和利用效果。鉴定情况的统计：包括保存（短期、长期、永久）、销毁的统计，依据目录及鉴定、销毁清单进行。人员设备的统计：包括对专、兼职档案人员的统计；库房及办公用房、设备、设施等的统计，依据实际情况进行。其它方面的统计：包括对“三率”（归档、查全、查准）及上级单位的要求内容等（依据实际情况进行）。（2）统计的时间属档案管理文字性的统计资料，应在次年的1月份完成。属档案管理实物性的如库房、装具、设备及其它设施等，添置时统计，年度汇总统计。上级机关要求填报的统计报表，按上级有关要求时限统计并上报。（3）

26、统计的要求按档案类别进行分类统计并汇总。会计档案的统计应于6月底以前完成并交档案室一并汇总。属上报的统计资料应复制一份并汇总，统计资料按年度汇总造册。（4）要确保统计数据的严肃性，各类数据应实事求是；要有原始资料为依据，不得随意估算、虚报；统计的资料要字迹清晰。9、档案鉴定、销毁（1）档案鉴定工作应以档案有关法律、法规和本单位档案保管期限表等为依据，坚持整体价值观和动态价值观的原则，全面分析档案的现实作用和历史作用，准确划定档案的鉴定销毁范围。（2）档案的鉴定应采取逐卷逐件审查的直接鉴定法，一般不拆卷进行鉴定。（3）档案鉴定工作一般每5至10年进行一次。（4）档案鉴定工作程序：档案管理部门拟写

27、档案鉴定工作申请，报分管领导批准。鉴定工作申请包括鉴定工作的目的、范围、参加人员、所需时间等。成立档案鉴定小组。档案鉴定小组由企业分管档案工作的领导具体负责，档案部门和有关人员参加。学习国家及企业有关规定，统一档案鉴定标准。鉴定小组成员按分工分别对档案进行初鉴，提出鉴定意见。集体审查，形成鉴定小组意见，对失去保存价值，需销毁的档案进行登记造册，并向公司领导提交档案鉴定报告。报企业主管部门和市（区）档案行政管理部门备案。（5）销毁档案应有两名监销人。监销人在销毁档案前，应对待销毁档案认真清点复核，档案销毁后，在销毁清册上签名盖章。任何单位、部门或个人均不得将应销毁的档案做其他用途或当作废纸出售。

28、公司档案室应及时做好档案变更、检索工具调整等善后处理工作。档案鉴定过程中形成的鉴定工作的申请、报告、销毁清册等材料应立卷归档、妥善保存。四、工作计划为进一步规范我公司档案管理，加强档案管理的科学化、规范化建设，提高单位档案管理的整体水平，更好地为档案管理工作做好各项服务，认真完成各年度各门类文件材料并做好归档工作，结合我公司工作实际，总的来说档案管理工作计划有以下几点：（1）配合公司，根据国家法律法规、结合公司实际，完成档案室的筹建及相关设施的配备工作。（2）根据国家档案方面的法律法规，起草编制山东泉利置业有限公司档案管理制度与技术规范（试行）。（3）加强档案知识的宣传，提高大家对档案工作重要

29、性的认识。（4）加强档案业务学习，提高职工的档案业务素质；尤其是档案人员要坚持不断的学习、熟悉和掌握档案知识，提高自身业务素质和管理水平；（5）通过自学、集中讲授等方式，不定期的参加档案专业知识学习和培训。（6）加强档案工作管理，规范操作流程；完善档案借阅制度，做好日常档案工作的收集整理。（7）树立服务意识，为公司各生产、经营等提供更好的档案服务，发挥档案的提供利用价值。 附件：附件1.档案工作的基本术语附件2.文书档案、科技档案整理原则附表：表1.资料归档审批表表2.文件保管期限及移交单位列表清单表3.暂不归档资料清单表4.实物及音像档案归档标识表5.文件移交清单表6.档案利用申请单表7.档

30、案借阅登记单表8.销毁档案目录表9.销毁申请表表10.销毁清册流程图：图1.档案收集、整理阶段流程图图2.归档管理流程图图3.档案借阅流程图附件1：档案工作基本术语1、一般概念 （1）公司档案公司在各项活动中形成的全部档案的总和。包括党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理、财务审计、人事劳资、产品(生产)、科学技术研究、基本建设、设备仪器等档案。（2）档案管理档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用等活动。（3）文件材料记录和反映公司各项活动的文字、图样、图表、声像等不同形式和载体的文件总称。 （4）文书档案反映党务、行政管理等活动的档案。（5）科学技术档案反映科学技术研究、生产、基本

31、建设等活动的档案。（6）专门档案反映专门领域活动的档案。 2、档案收藏（1）保管期限归档文件保管期限的简称或代码。(2）案卷由一组关系密切的单份文件组合而成的档案保管单位。(3）件归档文件的整理单位。每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与补转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文可为一件。（4）案卷目录登记案卷的题名及其他特征，并按案卷号次序编排而成的一种档案目录。（5）卷内目录登记案卷内文件材料名称及其排列次序的表格，排列在卷内文件之前。（6）归档文件目录归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制目录。（7）全引目录 将案卷目录与卷内目录相结合，按一定的次序编排而成的一种档案目录。（8）卷内备考表说明案卷内文件材料状况的表格，排列在卷内文