新一佳业务管理流程 精品.docx

1、新一佳业务管理流程 精品新一佳超市系统业务流程二一年十一月制定目 录一 新建合同流程二 新建商品流程三 供应商资料变更流程四 商品资料变更流程五 食品、百货补货流程六 生鲜补货流程七 赠品订货流程八 特殊进价商品流程九 收货流程一十 供应商退货流程一十一 收货部发现审核后的验收单差异流程一十二 商品报损流程一十三 收银流程一十四 联营销售流程一十五 顾客退换货流程一十六 组合销售流程一十七 DM促销调价流程一十八 店内促销流程一十九 单品促销折让流程（暂不使用）二十 单品时点促销折让流程二十一 商品削价处理流程（暂不使用）二十二 进售价调价流程二十三 赠品领用流程二十四 行政领用流程（暂不使用

2、）二十五 供应商领用流程（暂不使用）二十六 销售领用流程二十七 会员卡申领流程二十八 财务验收单记帐核算流程（待定）二十九 结算流程（待定）说明：本流程是用于，与商业电脑系统相关的业务流程，与系统无关的业务流程未包括其中。一、 新建合同流程（一）、 流程说明1. 采购员与供应商谈定交易条件及确定品项后，填写供应商资料单（手工）；2. 地采填写合同和供应商资料单，部门经理签字。资料带到总部采购部；3. 采购经理审核（包括对品种的取舍、结算方式及进场费等），并签字确认；4. 采购总监审核，并签字确认。传真供应商资料单到录入组；5. 合同一份传财务、合同一份传资料室；6. ALC录入员根据采购总监审

3、核后的供应商资料单录入，保存后与原单核对做制单审核、质检审核、物价审核；(进入采购管理子系统/合同管理/新建合同/新建单据中录入)7. 财务核对合同正本，在系统中进行合同审核，生效；(进入采购管理子系统/合同管理/物价审核合同中审核)8. ALC将传真的供应商资料单存档备查。（二）、 合同资料表格部门： 地采、总部采 年月日供应商名称名称缩写地址公司传真 ，公司电话 ，传呼/手机联系人开户银行邮政编码经营范围帐号经营性质国营、集体、私有、外资、合资、合作、有限责任纳税号法人代表质检证号卫检证号一般纳税人标志一般小规模纳税人采购员默认结算方式付款方式支票、银行转帐、电汇、现金、汇票合同内容扣项名

4、称扣项类型分段金额分段扣项类型点数（%）或金额制单人： 部门经理： 采购经理： 采购总监：（三）、 新建合同流程图地采填写“供应商信息登记表”、“商品价格确认表”，部门主管、处长签字总部采购员谈定供应商填写“供应商信息登记表”、“商品价格确认表”资料带到采购部采购经理审核并签字总经理审核并签字合同一式四份，商品部、结算中心、供应商、电脑部各一份合同盖章“供应商信息登记表”“商品价格确认表”商品部行政秘书录入、保存，核对后做制单审核、质检审核、物价审核信息传送各分店、各部门财务核对合同正本，在系统中合同审核，生效做合同审核二、 新建商品流程（一）、 流程说明1. 采购员与供应商谈定交易条件及确定

5、品项后，填写商品资料单；2. 地采确定品项后，填写商品资料单。传真传到采购部。3. 采购经理审核（包括对品种的取舍、进价、售价、结算方式等），并签字确认；4. 采购总监审核，并签字确认。传真商品资料单到录入组；5. ALC录入员根据采购总监审核后的商品资料单录入，保存后与原单核对做制单审核；(进入采购管理子系统/合同管理/新建合同/增加中录入)a) 如是原有供应商，直接在该供应商里增加新品；b) 如是新建供应商，先做供应商资料录入，再录入新品；6. ALC在系统中做质检审核、物价审核；(进入采购管理子系统/合同管理/质检审核合同/商品明细数据中审核)7. 财务进行审核，最终审核生效；(进入采购

6、管理子系统/合同管理/质检审核合同/商品明细数据中审核)8. ALC将审核的商品（新建）资料明细单存档备查。（二）、 商品资料单年 月 日商品名称商品条码部类名称部 区域 大类 小类部类编号销售单位销售规格包装材料色码商品标志价格因子进项税率 %销项税率 %编码类型0=普通 1=保留 2=称重 3=金额码 4=组合商品 5=自用原料 8=基本码 9=代收银经营类型0=自营1=联营(不管理库存)原产地品牌编号默认件装默认件装条码默认物流模式售价 元进价 元结算方式倒扣率 %首次订货数量首次订货日期 年 月 日试销期 天交货周期 天填单人填单人： 部门经理： 采购经理： 采购总监：（三）、 新建商

7、品流程图地采填写“商品价格确认表”，部门主管、处长签字总部采购员谈定商品品项填写“商品价格确认表”传真到采购部采购经理审核并签字总经理审核并签字商品部行政秘书录入、保存，核对后做制单审核、质检审核、物价审核财务进行审核信息传送各分店、各部门单据存档备查商品订单流程三、 供应商资料变更流程此流程适合于，供应商合同资料内容的变更工作。流程与“新建合同流程”相同，需填写合同资料表格。四、 商品资料变更流程此流程适合于，商品资料内容的更改工作。流程与“新建商品流程”相同。需填写商品资料单五、 食品、百货补货流程此流程适合于，食品、百货的人工补货工作。（一）、 流程说明1. 理货员核实库存量及日均销售量

8、，确定补货量，并填写补货申请表；2. 楼面主管依据日均销售量及库存量审核补货数量并确定订货量，签字确认；3. 楼面经理依据日均销售量及库存量审核补货数量并确定订货量，签字确认；4. ALC录入员根据楼面主管审核后的补货申请表上的订货量录入，保存；(进入采购管理子系统的采购管理中的订货目录里录入)5. 总部采，由采购部门经理修改确认后，Email到录入组，预订货单传真给供应商。6. ALC在系统中进行单据修改审核，生成订货单； 订货单未改动：ALC录入员根据审核后的订货单在系统中进行单据审核确定工作； 订货单改动：ALC录入员根据审核后的订货单在系统中进行修改，进行单据审核工作；7. 地采，AL

9、C打印审核后的订货单，并将订货单传真给供应商进行订货，并确认对方已收到；8. ALC将资料存档备查。（二）、 补货申请表部门： 年 月 日商品编号商品描述单位DMS库存数量备注申请人： 主管： 经理： 采购部经理： （三）、 ALC打印订货单食品、百货补货流程图六、 生鲜补货流程此流程适合于，永续订单（无订单）形式的补货工作。（一）、 流程说明某供应商第一次下永续订单时，需对其经营的所有商品下订单。如有新品增加，需对其经营的所有商品重新下订单。1. 主管根据库存情况填写永续订单，填写清楚初定进价、数量等；2. 楼面经理审核永续订单的初定进价、数量等，并签字确认；3. 主管将楼面经理审核后的永续

10、订单传真给供应商；4. 主管确认供应商已收到订单；5. 供应商送货时，主管根据商品的品质及当天的批发价格与供应商确定进价；6. 收货部按无订单收货流程收货。（二）、 送货时主管根据商品的品质等同供应商协商进价生鲜补货流程图七、 赠品订货流程此流程适合于，赠品订货工作。供应商提供的各种赠品，都必须下赠品订单。用于销售的的赠品，需建立相应的分类的商品资料，有售价、进价为零；用于非销售的赠品，需建立第9部类的商品资料，售价和进价都为零。（一）、 流程说明1. 系统中建立赠品编号，建立赠品流程与新品建立流程相同；2. 在做订货申请流程（含赠品的商品）时，同时做赠品订货工作；3. 赠品订货流程与商品订货

11、流程相同。（二）、 赠品订货申请单部门： 管理部类： 年 月 日厂商编号厂商名称赠品编号赠品名称售价订货量商品编号商品名称搭赠条件申请人： 采购主管：八、 特殊进价商品流程此流程适用于，供应商单批次给予我公司的优惠进价商品，在系统中订货时进价更改，售价不可改变。（一）、 流程说明此流程与食品、百货补货流程相同（在特价商品中录入）。（二）、 特殊进价商品申请单部门：管理部类：有效期： 年 月 日厂商名称厂商编号结算方式商品编号商品名称销售单位原进价现进价库存量订货量主管： 采购经理： 采购总监：九、 收货流程新一佳超市收货分四种情况：常规收货、永续订单收货（无订单收货）、紧急收货、赠品收货（一）

12、、 紧急收货流程常规收货（二）、 永续订单收货（无订单收货）商品验收单一联、商品预验收单一联、及送货单财务审核记账（三）、 紧急收货使用权限：需楼面填写紧急验收申请单，经部门经理批准，方可使用。并需在做完收货后，传真紧急验收单到营采中心备查。1. 紧急验收申请单部门： 供应商名称： 厂商编号：商品编码商品名称单位进价数量说明申请人： 楼面经理： 收货部主管：2. 紧急收货流程楼面填写紧急验收申请单二联，经理签字（四）、 赠品收货赠品验收单一联、赠品预验收单一联、及送货单财务审核记账（五）、 收货清单年 月 日供应商号码：收货编号：商品类别： 送 货 人： 审 核：供应商号码：收货编号：商品类别

13、：送货人：审核：供应商号码：收货编号：商品类别：送货人：审核：供应商号码：收货编号：商品类别：送货人：审核：供应商号码：收货编号：商品类别：送货人：审核：供应商号码：收货编号：商品类别： 送 货 人： 审 核：供应商号码：收货编号：商品类别：送货人：审核：供应商号码：收货编号：商品类别：送货人：审核：供应商号码：收货编号：商品类别：送货人：审核：一十、 供应商退货流程（一）、 流程说明1. 退货所有表格填写必须清晰，不得涂改，若有涂改必须有双方人员签字。否则，收货部可以拒绝收退货；2. 货物与退货手工申请单同行到收货部；3. 退货商品归位、退货资料归档应有明显标识；4. 供应商接收退货时，需登

14、记身份证号或车牌号；（二）、 退货申请单（手工）部门： 供应商名称厂商编号商品编号商 品 名 称单位数量原因说明申请人： 楼面经理： 年 月 日（三）、 退货作业流程收货部打印退货通知单一十一、 收货部发现审核后的验收单差异流程此流程适合于，收货部收货、退货验收单审核后，发现差异的处理流程。与总部联系使用传真。（一）、 流程说明收货部将验收单（系统内）审核后发现有差异，找出原因并记录下来。1. 实际验收数量与送货数量不相符（1）. 实际收货数量比送货明细单数量少a. 查明原因，确认实际收货数量比送货明细单数量少b. 经运营总监同意后，做紧急验收单补齐相差数量，收货部做空收处理。厂商在紧急验收单

15、上签字确认；c. 收货部在紧急验收单上注明原因及原验收单号，一联交供应商、一联存档备查、一联上交财务部对账；（2）. 收货数量比送货明细单数量多a. 查明原因，确认实际收货数量比送货明细单数量多b. 经运营总监同意后，做退货单减去相差数量，收货部做空退处理。厂商在退货单上签字确认；c. 收货部在退货单上注明原因及原验收单号，一联交供应商、一联存档备查，一联上交财务部对账；2. 实际进价与送货单进价不相符（1）. 厂商送货明细单进价错误a. 查明原因，确认是厂商送货明细单进价错误；b. 厂商更改送货明细单进价，并签字确认；c. 收货部将送货明细单及一联验货单交财务部对帐。（2）. 验收单进价错误

16、a. 查明原因，确认是验收单错误；b. 经运营总监同意后；c. 经销财务做厂商应付账款冲减，厂商签字；d. 代销财务做库存商品调价（进入商品调价界面），录入组录入商品调价单确认，厂商签字。3. 单商品明细与厂商送货明细单商品明细不相符a. 查明原因，确认正确的商品品项、进价、实际收货量；b. 经运营总监同意后，将此批货做空退处理，厂商在退货单上签字确认；c. 收货部将此批货紧急验收单，将错误的地方更正后做空收处理，厂商送一份正确的送货明细单并在两张单据上签字确认。（二）、 验收单差异流程图收货部将单据上交财务部对帐，并留一联存档备查一十二、 商品报损流程此流程适合于，店内销售的商品由于破损或过

17、期，需报损时的工作流程。（一）、 流程说明1. 楼面主管填写报损申请单，填写清楚商品编号、名称、报损数量、报损原因等项；2. 楼面经理审核报损申请单，并签字确认；3. ALC根据楼面经理审核后的报损申请单录入，保存后打印报损单；4. 店长审核报损单，并签字确认；5. ALC根据店长审核后的报损单在系统中审核，并留一联存档备查；6. 稽核员核对报损单是否与报损商品名称、数量相符，确认后稽核员及楼面人员签字并各留一联存档备查；7. 楼面持报损单及报损商品出稽核门；8. 楼面到指定位置将报损商品销毁。（二）、 报损申请单部门： 管理部类： 年 月 日商品编号商品名称单位单价数量报损原因申请人： 部门

18、经理： 店长：（三）、 报损流程图报损单一传楼面一十三、 收银流程此流程适合于，店内收银员的POS机操作流程。（一）、 收银流程图服务下一位顾客（二）、 流程说明1. 登录：即收银员在开机后，进入POS收银系统前出现一个登录窗口，收银员需根据窗口提示输入正确的ID和密码才能进入。收银员登录（联机）图一收银员登录（脱机）图 二2. 空单：在当前单没有销售、收银信息且没有执行任何功能键时叫空单状态，在空单下，信息区没有任何显示。3. 信息区：位于POS机屏幕中部，用来显示销售、收银记录以及一些功能键执行的提示信息（例如：柜组转换）4. 特显区：位于POS机屏幕下部，用来放大显示最近一笔销售记录或当

19、前收银情况。5. 状态行：在POS机屏幕的倒数第二行，反白显示POS系统当前所处状态以及一些操作提示，在该行的右边有联机/网络故障/手工单机提示，反映POS系统目前处于何种网络状态。6. 输入/收银区：位于POS机屏幕低部，介于特显区与状态行之间，该区用来输入销售商品的条码（编码）和收银金额以及显示本单的收银情况，包括：应收、已收、待收（或找赎）。状态行7. 挂单：在一单没有完成结算前将该单先挂起以进行下一单销售，被挂起的单即称为挂单，在适当的时候，收银员可将该单取出继续对单的销售或结算。销售前状态系统不允许挂空单。有挂单时，屏幕上方日期前会显示“挂单1”。8. 收银员更改密码：在联机且空单状

20、态下，已成功登录的收银员可以更改自己的密码。密码更改时必须输入原来的密码；新密码必须输入两次。密码更改成功后，下次登录须使用新密码。按改密码健，系统将弹出更改密码窗口。请输入您的新密码 联机注：密码更改后，状态行提示密码已被更改！按任意键继续9. 数量：售货时，在商品代码输入前，可以输入商品数量。如果不输入，则默认数量为1。状态行提示：数量“20”销售状态10. 更正：在销售过程中，若收银员发现本单某商品的销售有错误，则可以用更正键更正。操作方法是：1） 按更正键（状态行显示“更正状态”）；2） 输入欲更正商品的数量；3） 按数量键；4） 输入欲更正的商品代码。11. 即更商品代码输入完成后且

21、屏幕已提示出价格、金额等信息后，若发现其中有输入错误，则可以按即更键立即更正。即取消该笔商品销售交易。屏幕会首先提示一行“即更”信息，然后显示被即更的商品信息，其中数量与金额显示为负数，在特显区会放大显示被更正商品的信息。即更仅对销售有效，对退货、收银或其他功能键均无效。12. 加/解锁：只在空单下有效，按下“加/解锁”键后，POS机已被锁定，除加/解锁键外，任何其他键都将被锁住，在加锁状态，按下该键后，屏幕提示输入解锁密码。输入加锁人的密码后，系统解锁，恢复为销售前状态。POS解锁，请输入用户密码 联机13. 银行卡：收银时，若顾客要求用银行卡支付，收银员在银行POS机上刷卡扣款成功后，在收

22、银系统中可以进行银行卡收银。输完欲付金额后，按“银行卡”功能键，屏幕弹出“银行卡类型”窗口，输入类型后，屏幕接着弹出“XX银行卡付款”窗口，并提示请刷卡。当刷不了银行卡时，可采用手工输入：先输入银行卡类型号例如“01”，再输入银行卡号（输入实际卡号前加输“00”），之后按“=”，最后回车。请输入银行卡类型 联机14. 会员卡：请刷卡 联机注：蓝色字为输入卡号后15. 联/单机切换：联/单机切换仅在任何状态下均有效，收银员按下“联/单机”键：若当前是联机状态，则需要经过授权可以进入手工单机状态；若当前状态为网络故障则提示将进入手工脱机；若当前状态为手工单机则系统自动测试是否可联机，若联机成功则进

23、入联机状态，否则仍恢复为手工脱机。在收银系统中，状态行右边始终有联机/网络故障/手工单机提示。手工授权选择16. 单品折扣：对单品折扣商品的销售，操作与普通商品销售完全一样，只是在信息区和小票上会打印出所享受的折扣率和折扣额。单品折扣无数量限制，系统提供三级折扣，当某单品折扣商品在一单中的销售数量达到第一级折扣率的起折数时（例如10个）开始享受第一个折扣（例如：%5），若在该单中继续销售该商品数量又达到了第二级折扣率的起折数时（例如：20个），则可以享受第二个折扣率（例如：%10），以此类推。信息区出现：信息区提示授权人ID和口令，录入后出现折扣输入；状态区提示：请输入所享受的折扣（例如：若打

24、八折，输入80；若打七五折，输入75；）17. 整类折扣商品的销售：操作与普通商品销售完全一样，只是在信息区小票上会打印出所享受的折扣率和折扣额。整类折扣无数量限制，系统提供三级折扣，当某类中的某个单品在一单中的销售数量达到第一级折扣率的起折数时（便如10个）开始享受第一个折扣（例如：%5），若在该单中继续销售该商品且又达到了第二级折扣率的起折数时（便如：20个），则可以享受第二个折扣率（例如：%10），以此类推。注： 用法及提示同（15）18. 单品促销商品的销售：对单品促销商品的销售，操作与普通商品销售完全一样，只是在信息区和小票上会打印销售价和原价两种价格信息。单品销售分定量和非定量，对

25、于非定量单品促销，在一定规定时间区间内都以促销价进行销售；而定量单品促销只是在一定促销数量区间内进行促销价销售，如果销售超过了定量值则POS系统会自动以原价销售。19. 退货：当顾客凭销售小票要求退货时发生。退货操作必须经过授权。先按退货键，在系统提示下输入授权人的代码和密码，授权成功后输入商品代码和数量，电脑即自动计算应退还顾客的金额。退货处理后须确认是否需要变价。电脑显示的是最新价格，如果显示要退还顾客的货款与原小票打印的没同，则按确认键进入变价处理；否则按放弃键完成本笔退货进入销售状态。如果授权失败，则提示错误，并退回销售状态。销售状态 联机图 一退货状态 联机图 二确认键将变价，放弃键

26、进入销售状态 联机图 三一十四、 联营销售流程此流程适合于，店内联营柜台手工开销售小票销售商品，商品部管理到单品或不管库存的销售情况。（一）、 流程说明1. 销售流程(1). 顾客在联营柜台购买商品。(2). 营业员根据顾客购买商品详细填写二联销售小票中的厂商编号、货号、商品描述、单价、数量及总计金额，并签字确认(3). 一、二联交顾客到收银台交款。(4). 收银员根据销售小票打印电脑销售单，收取商品款后，分别在一、二联销售小票签字和电脑销售单上盖货款收讫章，销售小票第二联留存收银台。(5). 顾客持第一联销售小票和电脑销售单交到柜台取商品。(6). 营业员核实后收回第一联销售小票并将商品交于顾客。(7). 顾客持电脑小票和商品出稽查口。2. 日结对帐流程(1). 营业结束后营业员填写柜组日销售班结表（两联）；(2). 收银员填写联营收银台班结表（两联）；(3). 营业员持柜组日销售班结表及第一联销售小票到